如何做好时间与自我管理ddot.pptx
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1、時間管理時間管理 TipsTips陶幼慧陶幼慧義守資管副教授義守資管副教授推廣教育中心組長推廣教育中心組長ytaoisu.edu.twytaoisu.edu.tw如何做好時間管理、自我管理、如何做好時間管理、自我管理、文書檔案管理以提高工作效率文書檔案管理以提高工作效率3/24/20231時間管理Tips前言前言時間管理、自我管理與文書檔案管理時間管理、自我管理與文書檔案管理知識知識技能技能態度態度知識的發揮知識的發揮需要需要適當的技能適當的技能與與正確的態度正確的態度蒐集蒐集技巧技巧或或經驗法則經驗法則歸納歸納與與實踐實踐出自己的出自己的自我時間管理方法自我時間管理方法缺一不可缺一不可3/2
2、4/20232時間管理Tips大綱大綱I.I.時間管理經驗法則之蒐集時間管理經驗法則之蒐集36 36 Time Management Tips:Time Management Tips:Finding Time-Finding Time-Breathing Space for Women Who Do Too MuchBreathing Space for Women Who Do Too Much II.II.歸納推導自己的管理方式歸納推導自己的管理方式 時間管理的架構時間管理的架構實踐自我管理的途徑實踐自我管理的途徑文書檔案管理文書檔案管理3/24/20233時間管理Tips1.Manag
3、e Others Expectation1.Manage Others Expectation 確實瞭解他人對自己的期待是什麼,不管在工作確實瞭解他人對自己的期待是什麼,不管在工作上或生活上,重點在給予對方真正要的,而不是上或生活上,重點在給予對方真正要的,而不是做的多或做得久或做得多完美,並且要坦然說明做的多或做得久或做得多完美,並且要坦然說明你達不到的事。你達不到的事。了解主管要什麼,可以給他什麼了解主管要什麼,可以給他什麼?解釋給學生做什麼,學生應該可以說給我什麼解釋給學生做什麼,學生應該可以說給我什麼?溝通、傾聽、適當的期待溝通、傾聽、適當的期待3/24/20234時間管理Tips2.
4、A Little Padding Never Hurt 2.A Little Padding Never Hurt AnyoneAnyone 如果事情沒那麼緊迫,就不要承諾一個太緊的如果事情沒那麼緊迫,就不要承諾一個太緊的截止日。要仔細評估完成所有環節所需的全部截止日。要仔細評估完成所有環節所需的全部時間,務必留給自己充裕的時間來完成它。時間,務必留給自己充裕的時間來完成它。主管通常高估或誤判部屬的能力與彈性主管通常高估或誤判部屬的能力與彈性學生估計研究論文時間過於樂觀學生估計研究論文時間過於樂觀任務、時間估計、能力拿捏、品質任務、時間估計、能力拿捏、品質3/24/20235時間管理Tips3
5、.Learn to say No to others and 3.Learn to say No to others and Yes to YourselfYes to Yourself 如果你直覺自己無法做到,就客氣的拒絕不要如果你直覺自己無法做到,就客氣的拒絕不要勉強自己。要管理時間不要讓時間管理你,先勉強自己。要管理時間不要讓時間管理你,先暫停一下思考過再承諾,聽從自己內心的聲音暫停一下思考過再承諾,聽從自己內心的聲音且要懂得說且要懂得說 不不。主管交代下來,常常覺得無法拒絕或討論主管交代下來,常常覺得無法拒絕或討論交代學生任務,學生往往沒有疑問,但時間到交代學生任務,學生往往沒有疑問,
6、但時間到了又交不出成果了又交不出成果理性、平等、誠懇、言之所當言之理性、平等、誠懇、言之所當言之3/24/20236時間管理Tips4.Punt when its forth and long4.Punt when its forth and long 當你無法於時間內達成原應允的事時,當你無法於時間內達成原應允的事時,請及請及早告知對方讓對方有時間另謀對策,或者你可早告知對方讓對方有時間另謀對策,或者你可提出可行的替代方案。坦承自己也有無法辦到提出可行的替代方案。坦承自己也有無法辦到的事,不是一種示弱的行為,而是另一種力量的事,不是一種示弱的行為,而是另一種力量的呈現。的呈現。定時告知主管工
7、作進度,尤其落後時定時告知主管工作進度,尤其落後時學生時間到了硬者頭皮討論,或臨時通知改期學生時間到了硬者頭皮討論,或臨時通知改期目標、進度告知、狀況處理、合理時間目標、進度告知、狀況處理、合理時間3/24/20237時間管理Tips5.Build solid time blocks-limit 5.Build solid time blocks-limit interruptionsinterruptions 專心一意,避免干擾專心一意,避免干擾!坦誠告知對方你坦誠告知對方你的時間底限,掌握約會的進程。並要懂的時間底限,掌握約會的進程。並要懂得適時關起門來,不要接受打擾。得適時關起門來,不要
8、接受打擾。主管要求工作項目過多,干擾相對增加主管要求工作項目過多,干擾相對增加學生沒有規劃工作時間區段學生沒有規劃工作時間區段時間區段、干擾排除、告知時間區段、干擾排除、告知3/24/20238時間管理Tips6.The phone-Your Friend and Foe6.The phone-Your Friend and Foe妥善的運用電話妥善的運用電話!它可以幫你完成很多它可以幫你完成很多事也可能讓你事情永遠作不完,重點在事也可能讓你事情永遠作不完,重點在掌握會談重點和時間並且避免干擾。掌握會談重點和時間並且避免干擾。主管電話聯絡,簡明扼要討論議題主管電話聯絡,簡明扼要討論議題學生不會
9、運用電話與指導教授約時間學生不會運用電話與指導教授約時間工具、目的、開關工具、目的、開關3/24/20239時間管理Tips7.Be reachable7.Be reachable讓別人可以容易聯絡到你,不管是用電讓別人可以容易聯絡到你,不管是用電話、大哥大或電子郵件,要養成習慣經話、大哥大或電子郵件,要養成習慣經常去讀或聽取留言並立即回應。即使無常去讀或聽取留言並立即回應。即使無法立即給予允諾或答案,也要讓來電者法立即給予允諾或答案,也要讓來電者知道你已知悉並會於稍後回覆。最糟的知道你已知悉並會於稍後回覆。最糟的狀況是完全不予任何回應。狀況是完全不予任何回應。不回應不回應vs.vs.事事詢問
10、事事詢問連絡線索、回覆、誠意連絡線索、回覆、誠意3/24/202310時間管理Tips 8.Help your family help 8.Help your family help themselvesthemselves 讓你的家人學著自己照顧自己,可以讓你有時讓你的家人學著自己照顧自己,可以讓你有時間照顧自己,適時分攤工作給每位家人,不必間照顧自己,適時分攤工作給每位家人,不必事事親力親為。即使你的家人所做的結果不會事事親力親為。即使你的家人所做的結果不會跟你一樣,也不需全都攬在自己身上做。給他跟你一樣,也不需全都攬在自己身上做。給他們有學習的機會,他們終將會改善並進步。們有學習的機會,
11、他們終將會改善並進步。如果你老是為他們做所有的事,那他們將永遠如果你老是為他們做所有的事,那他們將永遠無法學會也不可能進步。無法學會也不可能進步。釣竿釣竿 vs.vs.現魚現魚工作切割、分工、學習、參與、家和萬世興工作切割、分工、學習、參與、家和萬世興 3/24/202311時間管理Tips9.Brushing your teeth isnt fun,9.Brushing your teeth isnt fun,its necessaryits necessary 要養成習慣,去規劃時間如同你每天早上刷牙要養成習慣,去規劃時間如同你每天早上刷牙一樣的規律和自然。不用每天列下新的工作事一樣的規律
12、和自然。不用每天列下新的工作事項表,而是不斷更新舊表,找出優先次序然後項表,而是不斷更新舊表,找出優先次序然後去完成。去完成。沒有規劃工作時間表沒有規劃工作時間表從頭來並不有效或必要從頭來並不有效或必要規劃、習慣、更新、優先順序、進度規劃、習慣、更新、優先順序、進度3/24/202312時間管理Tips10.First thing first:Its 10.First thing first:Its matter of Prioritymatter of Priority 分清事情的輕重緩急,優先處理緊急重要的事,分清事情的輕重緩急,優先處理緊急重要的事,根本不重要又不做也無所謂的事就不要做。
13、想根本不重要又不做也無所謂的事就不要做。想要全面去做每件事的結果是沒一件事做得好。要全面去做每件事的結果是沒一件事做得好。沒有進度百分比的觀念沒有進度百分比的觀念不知道優先順序如何判定不知道優先順序如何判定需求、重要性、處理順序、專注需求、重要性、處理順序、專注 3/24/202313時間管理Tips11.Schedule personal time11.Schedule personal time 保留及規劃屬於自己的時間,要為自己留個時保留及規劃屬於自己的時間,要為自己留個時間做自己真正喜歡做的事。一個快樂的人、才間做自己真正喜歡做的事。一個快樂的人、才會是有生產力的員工和好配偶、好父母。
14、會是有生產力的員工和好配偶、好父母。主管的類型影響部屬的規劃主管的類型影響部屬的規劃學生的自由度過大,但常常無當學生的自由度過大,但常常無當生活型態、工作態度、快樂的工作、價值感生活型態、工作態度、快樂的工作、價值感3/24/202314時間管理Tips12.Elephants Remember,People 12.Elephants Remember,People DontDont 沒有人可以記得所有生活工作中的點點滴滴而沒有人可以記得所有生活工作中的點點滴滴而不遺忘的,要善用有日曆的記事本去記下約會、不遺忘的,要善用有日曆的記事本去記下約會、應做事項等等。記事本可以讓妳便於追蹤所有應做事項
15、等等。記事本可以讓妳便於追蹤所有事務的進展和過程。事務的進展和過程。指導教授給我資料夾指導教授給我資料夾送學生行事曆送學生行事曆抄筆記抄筆記行事曆、動手、過程、了解發展行事曆、動手、過程、了解發展 3/24/202315時間管理Tips13.Why we have two ears for one 13.Why we have two ears for one mouthmouth 學習傾聽,要懂得聽懂對方真正的需求學習傾聽,要懂得聽懂對方真正的需求而不是表面的言語,真正的理解才能事而不是表面的言語,真正的理解才能事半功倍的解決事情。半功倍的解決事情。下屬不習慣發問下屬不習慣發問老師希望學生真
16、的即時了解老師希望學生真的即時了解100%100%的講解的講解傾聽、分析、理解、績效傾聽、分析、理解、績效3/24/202316時間管理Tips14.In sight is top of mind14.In sight is top of mind善用月曆善用月曆(日曆日曆)並記下待辦事項,每天勤於翻並記下待辦事項,每天勤於翻閱和比對,以確認事情的進展在掌握中。要把閱和比對,以確認事情的進展在掌握中。要把日曆日曆(記事曆記事曆)放置在明顯易見,可以時時提醒放置在明顯易見,可以時時提醒自己的地方。並可在家中一個固定的地方放置自己的地方。並可在家中一個固定的地方放置 “待辦事項待辦事項”的紙條,以
17、方便全家大小都可的紙條,以方便全家大小都可以隨時看到和記住要做什麼事。以隨時看到和記住要做什麼事。便於攜帶、勤於更新、不離眼睛範圍便於攜帶、勤於更新、不離眼睛範圍擅用工具、養成習慣、讓其他人知道擅用工具、養成習慣、讓其他人知道 3/24/202317時間管理Tips15.Clean up after yourself-Tie 15.Clean up after yourself-Tie loose endsloose ends 當做完自己部份的工作時,最好能完全將自己當做完自己部份的工作時,最好能完全將自己抽離。有些事最怕剪不斷理還亂,留著個尾巴抽離。有些事最怕剪不斷理還亂,留著個尾巴沒說清楚
18、,會讓自己被該事纏繞不休永無止境。沒說清楚,會讓自己被該事纏繞不休永無止境。養成任何工作或任務,每次都有一個清新的開養成任何工作或任務,每次都有一個清新的開始始不執行工作時,工作環境可隨時會客不執行工作時,工作環境可隨時會客定義、執行、善後定義、執行、善後3/24/202318時間管理Tips16.Nobodys system is as good as 16.Nobodys system is as good as your ownyour own 最好的時間管理系統就是自己所慣用的系統,最好的時間管理系統就是自己所慣用的系統,只有在自己做得很自然且可以持之以恆的情況只有在自己做得很自然且可
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