缩短工程任务下达办理时间dtpg.pptx

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1、缩短工程任务下达办理时间缩短工程任务下达办理时间广西电力工业勘察设计研究院安科公司生产管理QC小组 1 小组概况小组概况1.1 小组注册情况小组注册情况 表1 小组注册情况表小组名称生产管理QC小组课题名称缩短工程任务下达办理时间课题类型管理型课题组长黄黎明小组成立日期2011年2月18日本课题注册日期2011年2月18日小组注册编号安科2011-011.2 小组成员情况小组成员情况 表2 小组成员情况表序号序号姓名姓名性别性别/年龄年龄文化文化程度程度专业专业组内组内职务职务职称职称/职务职务组内分工组内分工1黄*男大学地质组长高工/副总工/生产技术部主任 策划、组织、协调2谢*男大专电子组

2、员高级工程师/高级技术专家编写报告书，QC 知识培训3黄*男大专地质组员工程师/生产技术部副主任 进度监督 4李*女研究生工民建组员助理工程师/管理员 活动记录5肖*女大学土木工程组员助理工程师/管理员资料管理、活动记录6舒*男大学软件工程组员软件工程师编写软件1.3 小组活动情况小组活动情况小组本课题活动情况见表3。表3 本课题小组活动情况表活动时段活动时段2011年2月2011年9月活动次数活动次数9次每次活动平均时间每次活动平均时间2小时平均接受平均接受TQC教育教育48小时/每人出勤率出勤率100%2010年公司的生产例会，生产部门多次抱怨工程任工程任务下达办理时间太长，务下达办理时间

3、太长，直接影响勘察工程进度、工程成本，同时间接影响了我院的质量信誉，是公司生产管理急需解决的突出问题。缩短工程任务下达办理时间缩短工程任务下达办理时间现现状状公司管理方针公司管理方针以人为本，技术创新；产品合格，顾客满意；环保达标，健康安全；规范管理，持续改进规范管理，持续改进。生产技术部管理目标生产技术部管理目标管理水平要不断改进提高管理水平要不断改进提高；工程造价要合理；工程工期要保证率工程工期要保证率95%95%；质量安全要达率100%。公司公司要求要求课题课题选定选定部门部门要求要求2 P阶段（计划阶段阶段（计划阶段）2.1 选题理由选题理由图1：选题理由流程图 制图：谢克 校核：黄黎

4、明 2011年3月1日 第一次小组活动通过2.2 活动计划活动计划为了使活动有计划地开展，小组成员制定了活动计划。图2 活动计划甘特图内容 月份3456789P选题、现状调查制定目标原因分析要因确认制定对策 D对策实施 C效果检查 A巩固措施与总结制图：黄光延 校核：谢克 2011年3月1日 第一次小组活动通过2.3 2.3 现状调查现状调查调查调查1 1：课题确定后，为掌握工程任务下达办理时间的情况，小组成员对2011年1月1日至1月30日的20个工程项目进行调查(见表4),并绘制了工程任务下达办理时间折线图（图3）。表4：工程任务下达办理时间耗时统计表（单位:工日）工程代号12345678

5、910工程任务下达办理耗时（工日）3.02.51.52.02.52.01.53.53.03.0工程代号11121314151617181920工程任务下达办理时间（工日）2.52.02.53.02.02.82.00.52.02.5加权平均：加权平均：2.352.35工日（去掉一个最长工日工日（去掉一个最长工日3.53.5工日，一个最短工日工日，一个最短工日0.50.5工日）工日）制表：李佳 校核：黄黎明 2011年3月11日 第二次小组活动整理 图图3：工程任务下达办理时间耗时统计折线图：工程任务下达办理时间耗时统计折线图制图：李佳 校核：黄黎明 2011年3月11日 第二次小组活动通过耗时工

6、程代号 注注：工程任务书下达办理时间长短与工程大小无关，需走的程序与办理花费的时间基本相同。定义一个工日为8小时。公司现有地质、测绘、物探测试、钻探、施工、岩土设计、机械修配等7个专业，生产任务书需要下达到专业。如果同一工程项目需涉及多个专业完成，则任务书须在所有相关专业和资料管理部门流转，为生产人员作业提供器材和资料。通过调查发现：这20个工程项目任务下达所花的平均时间是2.35个工日。其中办理最长的达3.5工日，最短是0.5工日。经过了解，最短的0.5工日项目仅为特例，因为这一天公司正开生产例会，所有需办理文件审批签字的人员都在同一个会议室，省却了文件审签流转时间。调查调查2 2：小组针对

7、任务下达办理时间长的现状，再按各工作环节内容进行数据调查和数据统计。共对1515个工程的任务下达办理时间各环节耗时进行了分层调查统计，详见表5-1和5-2。表表5-1 5-1 工程任务下达办理时间各环节耗时分层调查表（工日）工程任务下达办理时间各环节耗时分层调查表（工日）工程代号文件审签过程时间交底策划时间各专业间沟通解释时间人员协调派工时间仪器设备领出检查时间其他11.50.20.20.10.100.0521.60.20.10.10.050.1031.50.20.20.10.120.0541.70.20.10.10.100.0551.10.30.20.10.100.0561.70.30.10

8、.10.120.1071.90.10.20.20.100.0581.50.20.10.10.120.0592.10.20.20.20.100.05101.90.30.10.10.100.05111.30.50.20.10.050.10121.80.20.10.10.100.05131.70.30.20.10.100.05141.80.30.20.10.120.05151.90.20.20.20.120.05加权平均时间加权平均时间1.670.240.160.120.100.06制表、制图：谢克 校核：黄黎明 2011年3月11日 第二次小组活动通过 制图：谢克 校核：黄黎明 2011年3月11

9、日第二次小组活动通过表表5-2 勘察工程任务下达办理时间各环节耗时调查统计表勘察工程任务下达办理时间各环节耗时调查统计表耗时分类序号各环节耗时分类平均耗时（工日）百分比（%）累计百分比（%）1文件审签过程时间1.6771.0671.062交底策划时间0.2410.2181.273各专业间沟通解释时间0.166.8188.084人员协调派工时间0.125.1193.195仪器设备领出检查时间0.104.2697.456其他0.062.55100.001.50个工日个工日 现现状状 目目标值标值2.35个工日个工日 通过对各环节耗时分层调查统计得知，任务下达过程有生产任务书、生产、技术及辅助生产管

10、理等文件需要公司领导及相关部门审签，“文件审签过程”的时间占勘察工程任务下达办理时间的71.06%。平均达到1.67个工日。结论：文件审签过程耗时长，是勘察工程任务下达办理时间长的问题症结。2.4 设定目标2.4.1 设定目标值 经过小组充分讨论决定，将本次活动的目标值定为：工程任务下达耗时从现状平均2.35个工日降到平均1.5个工日。详见图4。制图：李佳 校核：黄黎明 2011年3月30日 第三次小组活动通过图图4 目标柱状图目标柱状图 2.4.2 2.4.2 目标设定依据目标设定依据 依据一：依据一：经过调查，工程任务下达办理时间最短记录是0.5工日，虽然那次办理过程是在生产例会中完成，属

11、于非常态办理，但启发了我们。如果能构造一种零距离、无障碍的工作环境，完全可以提高任务下达办理效率。假如能将目前文件审签过程时间1.67工日减少一半，即2.35工日-（1.67/2）工日=1.52工日，就能接近实现目标值。依据二：依据二：我院经过多年的计算机系统开发，目前网上办公OA系统为生产与管理协同工作提供了很好的支撑平台，为我们能够实现零距离、无障碍的工作环境提供了依据。结论：我们认为制定的目标值可以实现。结论：我们认为制定的目标值可以实现。2.5 2.5 原因分析原因分析 小组成员充分开拓思路，集思广益，利用头脑风暴法对导致“文件审签过程耗时长”的问题症结进行了原因分析，并整理出因果分析

12、图。详见图5。通过原因分析，找出了导致“文件审签过程耗时长”的10条末端因素，即：1、审签领导出差在外；2、工程负责人兼职多；3、未接受岗位培训；4、电脑配置低档；5、打印机配备不足；6、电脑数量少；7、审签环节多；8、缺少网上办理管理系统软件；9传递过程走单一流程；10、各项办理审签地点分散。2.6 2.6 确定要因确定要因 小组成员针对因果分析图中的10条末端因素，逐一进行充分的调查分析。原因一：审签领导出差在外确认方法：分析论证确认标准：公司生产管理办法确认人：李佳时间：2011-4-15 公司生产管理办法及领导任命分工的文件，明确了相关领导分管多项工作，需经常出差在外，不可能整日在办公

13、室里等待审签文件。这是小组不能够改变的客观原因。结论：“审签领导出差在外”为非要因。表表7 确认二：确认二：原因二：工程负责人兼职多 确认方法：调查分析确认标准：公司生产管理办法及勘测过程控制程序确认人：肖艳时间：2011-4-15 依据公司生产管理办法文件，为了节省人力资源和成本，工程负责人兼职多是单位的客观事实，是小组不能够改变的客观原因。结论：“工程负责人兼职多”为非要因。表表6 确认一：确认一：表表8 确认三：确认三：原因三：未接受岗位培训确认方法：调查分析确认标准：公司人力资源控制程序确认人：肖艳时间：2011-4-15 查阅公司及部门的培训记录得知，2008年2010年以来，公司与

14、部门通过各种途径有针对性的加大了对员工的培训力度。三年来，负责生产技术及管理工作的员工，每年接受岗位培训与考核不少于5次。如：2010年的地质、物探、测绘三个专业的现场全员培训。以及任务下达各专业办事员培训等。均满足公司人力资源控制程序的基本要求。结论：“未接受岗位培训”为非要因。表表9 确认四：确认四：原因四：电脑配置低档确认方法：调查分析确认标准：公司生产管理办法、设备管理办法确认人：黄光延时间：2011-4-15 查阅公司设备管理记录得知：按照公司设备管理办法的原则，并根据工作需要，分别给生产与管理人员合理进行电脑配置，完全能满足生产管理的需要。结论：“电脑配置低档”为非要因。表表10

15、确认五：确认五：原因五：打印机配置不足确认方法：调查分析确认标准：公司生产管理办法、设备管理办法确认人：黄光延时间：2011-4-15 经查阅设公司设备管理记录得知：电脑按照公司设备管理办法的原则，根据部门工作需要，每个办公室都配备有网络打印机，各部门的办事员与相关人员还独立配置打印机，完全满足日常生产及管理需要。结论：“打印机配置不足”为非要因。表表11 确认六：确认六：原因六：电脑数量少确认方法：调查分析确认标准：公司生产管理办法、设备管理办法确认人：黄光延时间：2011-4-15 经查阅设备管理部的资产管理报表得知，根据公司相关设备管理要求以及生产与管理的不同需求，公司给每个员工都配备有

16、台式电脑，生产部门和一些管理部门还增加配备了笔记本电脑。完全满足日常生产及管理需要。结论：“电脑数量少”为非要因。表表12 确认七：确认七：小组对审签的环节现状进行调查，绘制出流程图。原因七：审签环节多确认方法：调查分析确认标准：公司生产管理办法及生产技术承包管理办法调查人：小组成员时间：2011-4-15 任务审签流程的环节多达13个，每个都是必须走的步骤。因此任务书下达需要来回传递，签字办理的人员比较多，严重影响了各种文件审签的效率。结论：结论：“审签环节多审签环节多”为要因为要因。表表13 确认八：确认八：原因八：缺少网上办理管理系统软件确认方法：调查分析确认标准：公司生产管理办法确认人

17、：黄黎明时间：2011-4-15 公司生产管理办法早已明确任务下达办理流程，而公司生产与管理部门分别在三栋办公楼办公，由于任务下达参与审签的人员多，又缺少网上办公审批平台，靠办事员拿文件在三栋办公楼间的多个楼层来回找人审签，因而耗费了大量的时间。结论：结论：“缺少网上办理管理系统软件缺少网上办理管理系统软件”为要因。为要因。表表14 确认九：确认九：原因九：传递过程走单一流程确认方法：分析论证确认标准：公司生产管理办法确认人：李佳时间：2011-4-15 公司生产管理办法自2007年开始，就明确任务下达办理流程。生产部门的办事员按管理制度要求走流程实施，是必须严格遵守。这是小组不能够改变的客观

18、原因。结论：“传递过程走单一流程”为非要因。表15 确认十：确认十：原因十：各项办理审签地点分散确认方法：分析论证确认标准：公司明确各部门办公地点安排的文件确认人：黄黎明时间：2011-4-15 公司生产与管理部门分别在三栋办公楼办公，因而形成了各项办理审签地点分散的客观事实，但这不是小组能够改变的客观原因。结论：“各项办理审签地点分散”为非要因。通过小组成员的调查、分析论证，确定的要因是：1、审签环节多；、审签环节多；2、缺少网上办理管理系统软件。、缺少网上办理管理系统软件。2.7 制定对策制定对策要因确定后，小组成员按5W1H要求，针对要因的现状、要达到的目标、所采取的措施、计划完成时间、

19、负责人和检查人等进行了认真的讨论，并逐一制定了对策表。见表16。表15 确认十确认十：表表16 对对 策策 表表序号要 因对策目 标措 施地点计划完成时间负责人1审签环节多简化办理环节减少办理环节。使之小于13个1、重新审核原生产任务下达流程；2、小组讨论、修改，提出新的任务下达办理流程方案；3、通过OA系统征求各生产部门意见，确定后报公司领导审批执行。办公室2011.05黄黎明、谢克、黄光延、肖艳2缺少网上办理管理系统软件编写网上项目管理系统软件实现网上审批办理功能1、利用院里VPN远程登录系统建立创建生产任务管理平台，并采用最新的编程工具，编写网上审批系统软件；2、编写审批提醒手机短信插件

20、，并安装在公司内部办公网上；3、按项目分类管理。办公室2011.06舒蜜、李佳、肖艳、黄光延制表：肖艳 校核：谢克 2011年4月29日 第六次小组活动通过3 D3 D阶段（对策实施）阶段（对策实施）3.13.1实施对策一实施对策一3.1.13.1.1措施措施1 1：重新审核原生产任务审签流程2011年5月5日，黄黎明在征得公司主管领导同意后，组织召开公司生产管理扩大会，QC小组成员均参加了会议。会议根据小组的建议，对原生产任务下达环节进行了重新评审，认为原任务下达流程是依据纸质文件传递方式建立的，已经不适应网络生产管理的需要，因此有必要对原任务下达流程进行修订，由本QC小组提出具体方案。效果

21、评价：效果评价：公司生产与管理部门达成了共识，为改进任务下达审签传递环节提供支持。3.1.23.1.2措施措施2 2：小组讨论、修改，提出新的任务下达审签环节方案小组展开讨论分析，认为原任务书办理审签的13个环节，是为纸质任务书传递所设定，如采用网络办公可减少了部门签收任务书及在诸多辅助生产管理部门的来回奔走环节。由黄光延、谢克根据讨论意见提出新的任务下达办理流程方案。表17 任务下达审签流程新、老方案分析表任务下达审签流程新、老方案分析表序号纸质办公环节网络办公环节1生产技术部计划员打印、传递工程任务书下达电子任务书，可省略此环节2生产技术部主任审批下达电子任务书，可省略此环节3生产部门办事

22、员签收下达电子任务书，可省略此环节4生产部门主任审批下达电子任务书，可省略此环节5任命项目负责人保留6写勘察大纲保留7总工审批勘察大纲保留8凭任务书组织生产人员保留9凭任务书到设备部领取设备各部门依据电子任务书同步进行勘察项目的审签和准备。合并为一个环节。10凭任务书到财务部借工程款11凭任务书到资料室借资料12凭任务书到车队安排车辆13凭任务书到供应部领材料 制表：肖艳 校核：谢克 2011年6月3日 第七次小组活动通过效果评价：效果评价：通过分析比较，确定了网络电子任务书审签的流程方案。3.1.33.1.3措施措施3 3：征求生产部门意见，报领导审批 由肖艳将新的任务下达审签流程方案通过O

23、A系统征求各生产部门意见，李佳、肖艳负责收集并汇总各生产部的意见，黄黎明组织生产部门与相关人员对反馈意见进行充分的讨论沟通，达成共识后再行修改。最后确定新的方案，报公司领导批准后执行。效果评价：效果评价：图6 任务书下达审签新老流程比较任务书下达审签新老流程比较 制图：肖艳 检查人：黄黎明 2011年6月3日 第七次小组活动通过3.1.4实施对策一后的效果：实施对策一后的效果：对策一实施后，简化了工程任务下达审签过程，办理审签环节由13个个降到了5个个，从而简化了文件的审签手续。对策实施前对策实施前13个环节个环节对策实施后对策实施后5个环节个环节实现了对策一的小目标！实现了对策一的小目标！采

24、用VB.net技术作为编程工具，编写网上办理系统软件。编写生产管理子界面编写合同管理子界面编写车辆管理子界面合同信息收付费查询业主提供信息工程管理任务下达人员安排任务反馈互提资料车辆管理用车申请用车管理车辆信息集成到项目管理系统3.23.2实施对策二实施对策二3.2.13.2.1措施措施1 1：由：由舒蜜、李佳、肖艳提出利用院里VPN远程登录系统建立创建公司生产任务管理平台的方案，经小组讨论确认后，再由舒蜜并采用现行最新的编程工具，编写网上办理审签的系统软件，黄光延负责生产业务方面知识的指导。VPN远程登录系统及软件系统结构图如下所示。图7 VPN远程登录系统及软件系统结构图远程登录系统及软件

25、系统结构图制图：舒密 校核：黄黎明 2011年6月3日 第七次小组活动通过 效果评价：效果评价：1、通过院里VPN远程登录系统创建生产任务管理平台，出差在外的领导可通过远程登录系统及时了解公司生产管理情况，审签文件。图8 远程登录效果图远程登录效果图制图：谢克 检查人：黄黎明 2011年6月6日 检查地点：岩滩水电站2、利用VB.net编程工具，编写的公司网上项目管理系统，操作方便。图9 安科公司项目管理系统界面安科公司项目管理系统界面制图：李佳 检查人：黄光延 2011年6月8日 检查地点：办公室三个管理子系统界面清晰，容易操作。三个管理子系统界面清晰，容易操作。图10 合同、生产、车辆管理

26、子系统界面合同、生产、车辆管理子系统界面制图：李佳 检查人：黄光延 2011年6月9日 检查地点：办公室编写合同管理子界面编写生产管理子界面 编写车辆管理子界面3.2.23.2.2措施措施2 2：编写审批提醒手机短信插件，并安装在公司内部办公网上 小组利用原有办公系统中的提醒功能，舒蜜编写审批提醒信使插件，安装在有审批权的领导和有关办事人员的计算机中，并放置在状态栏中，以便通知有关人员及时办理各项审签业务。效果评价：效果评价：通过设立系统提醒功能，在外主管人员能在第一时间内了解生产动态，及时登录公司项目管理系统办理文件审签。图11 短信提醒功能及接收效果图制图：谢克 检查人：黄光延 时间：20

27、11年6月8日 检查地点：办公室按项目分类管理图12 管理系统的项目管理系统的项目分类效果分类效果制图：谢克 检查人：黄光延 时间：2011年6月9日 检查地点：办公室舒蜜、李佳、肖艳在设计网页时，为了方便项目检索的便捷，采纳了黄光延、谢克将管理系统中的项目按其规律性进行分类的建议。效果评价：效果评价：项目通过分类管理，检索便捷、快速，管理与生产部门人员很容易通过管理平台查找到自己所需内容。3.2.4实施对策二后的效果实施对策二后的效果 通过利用院里VPN远程登录系统建立创建生产任务管理平台，编写了工程项目管理系统软件、审签提醒信使插件，并将其安装在有审签权的领导和相关办事人员计算机中，提醒信

28、息直接发到审签人员的手机上，审签实现了无距离的限制、无障碍的沟通。相关管理人员可对工程流程的运转状态进行实时的监控，实现了网上办理审签功能，使任务书审签办理人员在同一个平台上办公。实现了对策二的小目标！实现了对策二的小目标！4 C4 C阶段（检查阶段）阶段（检查阶段）4 41 1目标检查目标检查经过小组共同努力，将制定的对策实施后，公司简化了任务下达审签流程，工程项目管理系统的应用，使得文件审签用时最多0.5个工日,最少0.25个工日。任务下达的文件审签平均耗时从原来的平均1.67工日降到平均0.45工日。详见表18。表18 20112011年年6 6月月1111日至日至3030日工程任务传递

29、耗时统计表（单位日工程任务传递耗时统计表（单位:工日）工日）工程代号ABCDEFGHIJ耗时（工日）0.500.250.450.550.350.550.250.650.500.30工程代号KLMNOPQRST耗时（工日）0.650.300.550.450.350.400.550.350.500.55加权平均：加权平均：0.45工日工日小组成员对所有对策实施后缩短工程任务下达办理时间进行了测算：测算公式为：活动后工程任务下达办理时间（平均工日）=活动前工程任务下达办理时间（平均工日）-活动后文件审签节省的时间（平均工日）即：2.35个平均工日-（1.67-0.45）个平均工日=1.13个平均工日

30、活动后缩短为1.13个平均工日，超过了原设定的1.5个平均工日目标值。实现了课题总目标！实现了课题总目标！2.35工日工日 实实施前施前 目目标值标值 实实施后施后1.13工日工日1.5工日工日图图13 工程任务下达办理时间实施效果对比柱状图工程任务下达办理时间实施效果对比柱状图制表：黄黎明 校核：黄光延 2011年7月1日 第八次小组活动通过制图：黄黎明 校核：黄光延 2011年7月1日 第八次小组活动通过 4 42 2经济效益经济效益1 1、节约材料：、节约材料：2011年7月至12月节约任务书打印、复印费用：每张0.3元1000个工程每个工程20张=6000.00元2 2、节省前期工期人

31、工费用：、节省前期工期人工费用：每个人工100元2人缩短（2.351.13）工日800个工程=195200.00元（2011年7月至12月）3 3、成本：短信每条、成本：短信每条0.10.1元。元。0.10.1元元10001000个工程个工程1010人人=1000=1000元。小组活动材料成本元。小组活动材料成本50005000元。成本小计元。成本小计60006000元。元。两项合计除去成本为：两项合计除去成本为：195200.00195200.00元元 据不完全统计，本次活动产生的经济效益约为：据不完全统计，本次活动产生的经济效益约为：195200.00195200.00元。元。注：公司现有

32、地质、测绘、物探测试、钻探、施工、岩土设计、机械修配等7个专业，生产任务书需要下达到各个专业。如果同一工程名称涉及几个专业完成，则任务书就分别下达几个专业。上述所指的工程量是半年7个专业生产任务的总和。4 43 3社会效益社会效益公司生产管理实现无纸化办公，体现了绿色环保功效；节省了人力资源，提高了工作效率；缩短任务下达时间，缩短勘察工期；公司凭良好的声誉赢得了顾客，也赢得了市场。5 A5 A阶段（总结阶段）阶段（总结阶段）51巩固措施巩固措施小组的活动成果提高生产管理的效率，为巩固活动成果，我们采取了两点巩固措施，并得到公司的支持。措施一：2011年7月公司发布关于启用“安科公司项目管理系统

33、”的通知文件，明确正式使用“公司项目管理系统”的网络办公平台，在生产管理过程实现无纸化办公。措施二：建议公司修改生产管理办法，将新的任务下达办理流程在文件中明确。52巩固期效果检查为了进一步确认效果,为判断工程任务下达办理时间是否稳定,小组设三个月为巩固期,对7月至9月份工程任务下达办理时间耗时进行跟踪检查。5 53 3总结回顾总结回顾通过小组活动，每个成员都提高了质量意识、分析问题、解决问题的能力，增强团队精神。自我评价见下图。54今后打算今后打算今后，我们决心在不断完善本次活动成果的基础上,抓住生产管理中的难点,组织后续的QC小组活动。我们打算下一个QC小组活动的课题初步定为缩短工程产值结算的时间缩短工程产值结算的时间，并决心把方法应用到更加广阔的生产管理领域中去。月份及项目数量7月（153个项目加权平均值）8月（164个项目加权平均值）9月（138个项目加权平均值）耗时平均值1.10工日1.08工日1.10工日制表：肖艳 校核：黄光延 2011年9月30日 第九次小组活动通过从2011年7月份至9月的巩固期可以看出，启用“项目管理系统”后，巩固措施有效。表表19 719 7月月99月工程任务下达办理时间耗时统计表月工程任务下达办理时间耗时统计表谢谢大家！