时间管理培训课件(PPT 59页)3dpcv.pptx

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1、时间管理时间管理主讲人：刘苹博士主讲人：刘苹博士1333099337013330993370E-mail:E-mail:二二OOOO七年七月七年七月热身活动热身活动对号入座对号入座 有三类工作方式，请你看看自己属于哪一种？1、唐先生在一家生产和销售电表的公司工作。他形容自己的工作就像是“救火队”，一件急事还没处理完，另一件火烧眉毛的任务又来了。“从踏进公司，一直到回家，我连一分钟的喘息时间都没有。老板总希望每件事都已经现成做好了。这有点问题，老唐你马上把它挑出来。老唐，你去检查一下库存。这批货很急，我们要在星期三发给顾客，这可是头等大事！在公司，每一件事情都是头等大事，我就这样一件急事赶着另一

2、件急事，真烦人。”2、张小姐是一家繁忙超市的班组长，管着8名营业员，张小姐向商店经理曹先生汇报工作，但同时还向副经理黄先生汇报有关职工、库存和顾客信息的情况。超市忙的时候，张小姐的班组全部都在收银处和柜台上。张小姐本人大部分时间在收银处旁边，处理发生的任何问题。顾客少的时候，张小姐就会督促员工往货架上补货，或者向曹先生和黄先生汇报工作。她发现自己总是到处转悠，从一个区域到另一个区域，处理各种小事和要求，答复询问，在办公室和库房登记。用她的话来说，“到了周末，我都没时间坐下来想一想自己做了些什么。对班组里的所有员工，对推销员，当然还有顾客，我都随叫随到。我总是在忙，不过事情越多，我越高兴。”3、

3、杜女士是本地一家公司的行政部门经理。部门的工作一向是“月初游西湖，月底打老虎”每月最后一周总是忙得不可开交，前几周则波澜不兴。办公室管理的工作相当简单而有规律。杜女士有时很羡慕那些能够激动人心的工作，就象唐先生那样救火也行。她说“我的工作就像在推磨，你每天往前推呀推，但永远在原地打转，有时候真不愿意从床上爬起来去上班。”反思 1、你在时间管理上面临着什么问题？2、加强时间管理能给你带来什么好处？卓有成效的管理者卓有成效的管理者井井有条井井有条卓有成效的管理者卓有成效的管理者忙忙碌碌忙忙碌碌授课目标v意识自己在时间管理上的问题意识自己在时间管理上的问题v树立良好的时间管理观念树立良好的时间管理观

4、念v掌握有效做事的工具掌握有效做事的工具时间管理的时间管理的意识与视角意识与视角做正确的事做正确的事正确地做事正确地做事培训框架1.时间管理的意识与视角时间是什么？1 1、时间是（、时间是（）？）？2 2、当以下事件的时间相冲突时，你会选择做哪、当以下事件的时间相冲突时，你会选择做哪一件事情？一件事情？A A、老板安排的会议老板安排的会议B B、必须完成的工作必须完成的工作C C、你和伴侣结婚十周年的纪念日你和伴侣结婚十周年的纪念日D D、最好的朋友急症入院最好的朋友急症入院F F、大客户的宴请大客户的宴请为何会出现选择的差异？为何会出现选择的差异？nB（信念）信念）事情应该是怎样的？事情应该

5、是怎样的？nV（价值观）价值观）我能拿到什么？我能拿到什么？nR（规条）规条）实现信念、拿到价值的安排实现信念、拿到价值的安排价值观在时间管理中的意义每日行动每日行动近近 期期 目目 标标远远 期期 目目 标标价价 值值 观观反思反思n你的人生目标是什么？你的人生目标是什么？n你准备怎样度过今后三年时间？你准备怎样度过今后三年时间？n如果你知道自己会在六个月后被雷如果你知道自己会在六个月后被雷电击中，你会怎样度过这六个月的电击中，你会怎样度过这六个月的时间？时间？进一步思考进一步思考n分别对上述长、中、短三类目标按重要分别对上述长、中、短三类目标按重要程度排序。程度排序。n你现在每天的时间安排

6、与目标的重要程你现在每天的时间安排与目标的重要程度是否一致？度是否一致？n按照你现在的工作或生活方式，是否能按照你现在的工作或生活方式，是否能够实现你的目标呢？够实现你的目标呢？时间管理是管理什么？时间管理是管理什么？l时间管理其实就是自我管理。时间管理其实就是自我管理。l时间管理最需要的是行动。时间管理最需要的是行动。你是否同意这样的说法？时间管理的第一个任务n记录并诊断自己的时间记录并诊断自己的时间练习:你昨天做了什么？回忆你昨天回忆你昨天2424小时是如何渡过的：小时是如何渡过的：1 1、主要做的事及用时、主要做的事及用时2 2、有多少是有计划的？、有多少是有计划的？3 3、有多少时段记

7、不起做什么？、有多少时段记不起做什么？4 4、超时、超时/浪费多少浪费多少 （总和（总和/各项）？各项）？5 5、时间利用率是多少？（即工作用时之和、时间利用率是多少？（即工作用时之和/法法定工作时数）定工作时数）按每周工作按每周工作5 5天，每天天，每天7 7小时，每年小时，每年251251个工作日计算个工作日计算年薪（人工成本）每天价值每小时价值每分钟价值￥60,00060,000￥239.04239.04￥34.1534.15￥0.570.57￥70,00070,000￥278.88278.88￥39.8439.84￥0.660.66￥80,00080,000￥318.73318.73￥

8、45.5345.53￥0.760.76￥90,00090,000￥358.57358.57￥51.2251.22￥0.850.85￥100,000100,000￥398.41398.41￥57.9257.92￥0.950.95￥110,000110,000￥438.25438.25￥62.6162.61￥1.041.04￥120,000120,000￥478.09478.09￥68.3068.30￥1.141.14￥130,000130,000￥517.93517.93￥73.9973.99￥1.231.23￥140,000140,000￥557.77557.77￥79.6979.69￥1.3

9、31.33￥150,000150,000￥597.61597.61￥85.3785.37￥1.421.42时间管理的第二任务时间管理的第二任务n诊断自己的时间管理风格诊断自己的时间管理风格你了解自己的时间管理风格吗？你了解自己的时间管理风格吗？1 1、你每天都随身携带日历上下班吗？、你每天都随身携带日历上下班吗？2 2、你会复印每份你签字的文件吗？、你会复印每份你签字的文件吗？3 3、你的车上或提包里会带地图吗？、你的车上或提包里会带地图吗？4 4、在你家里有一个固定的地方放钥匙吗？、在你家里有一个固定的地方放钥匙吗？5 5、你会把大多数产品的维修手册放在你随时都能很快找得到的地方、你会把大多

10、数产品的维修手册放在你随时都能很快找得到的地方吗？吗？6 6、你的电话旁边放着写字的纸笔吗？、你的电话旁边放着写字的纸笔吗？7 7、如果你生病了，是否能找到合适的人有效地替代你的工作？、如果你生病了，是否能找到合适的人有效地替代你的工作？8 8、如果你房间的照明灯坏了，是否可以在家里找到可以替换的灯炮、如果你房间的照明灯坏了，是否可以在家里找到可以替换的灯炮？9 9、你去看病或办事时，是否会随手携带一些材料或文件在等待时处、你去看病或办事时，是否会随手携带一些材料或文件在等待时处理？理？1010、你会尽量在接到电话的、你会尽量在接到电话的2424小时内给予答复吗？小时内给予答复吗？小结小结时间

11、管理是最重要的/最难的v时间对每个人都是公平分配的v时间对每个人都是有限的资源v时间观体现了你的价值观，时间管理即自我管理v 时间管理伴随你一生2.在有限的时间内做正确的事你通常如何安排时间?1.完成自己的本职工作任务完成自己的本职工作任务2.参加工作参加工作/管理例会管理例会3.检查工作进度检查工作进度 4.与其他部门进行工作沟通与其他部门进行工作沟通5.与员工与员工/同事谈心同事谈心6.处理急等回复的电话处理急等回复的电话7.自身业务的学习提高自身业务的学习提高8.为向经理为向经理/老板汇报工作老板汇报工作(做准备做准备)9.处理随机发生的重要事处理随机发生的重要事10.处理随机发生的一些

12、急事处理随机发生的一些急事11.回复一般联络性电话回复一般联络性电话12.考虑本部门考虑本部门/本人较长期的改进方案本人较长期的改进方案/建议建议13.许许多多的应酬许许多多的应酬14.给员工给员工/同事做业务培训同事做业务培训/提供帮助提供帮助15.经常性的询问经常性的询问/批准批准/协调协调 16.外出休假外出休假/陶冶身心陶冶身心/和家人在一起和家人在一起 你通常如何安排时间?对上述事情如何分配你的时间？对上述事情如何分配你的时间？I.首先做首先做II.完成完成 I 再做再做III.完成完成 I&II 再做再做Iv.完成完成 I,II&III再做，如无剩余时间，则放再做，如无剩余时间，则

13、放弃弃你如何评价其重要性?I.最重要最重要II.重要重要III.比较重要比较重要IV.不重要不重要V.最不重要最不重要什么是你时间的杀手？什么是你时间的杀手？时间管理矩阵重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急不紧急不紧急不紧急不紧急危机；危机；紧急的问题；紧急的问题；限期的任务，会议，限期的任务，会议，限期的准备事项。限期的准备事项。I干扰，一些来电干扰，一些来电;信件信件/报告的处理报告的处理;许多急事许多急事;许多需应付的活动许多需应付的活动安排。安排。III准备/预防工作；团队建设价值观的澄清；计划；关系的建立真正的休闲充电 II琐碎的工作一些不重要的电话浪费时间的事“

14、逃避性”活动无关紧要的信 IV时间管理的原则时间管理的原则（1）永远应先做最重要的事永远应先做最重要的事v最大的最大的危险危险是总是让紧急的事挤掉做重是总是让紧急的事挤掉做重要事的时间要事的时间v问题是要知道什么是重要的事问题是要知道什么是重要的事什么是更重要的事什么是更重要的事?小李做销售很有经验,业绩突出,提升为销售经理后,工作更加努力,心中常想:“以往的销售业绩已成为过去,今后我如何将工作做得更好”.行动中也以此为激励.老板肯定了他的工作态度,另方面却说:“你这样下去可不行”老板的意思是?如何判断事情的重要性如何判断事情的重要性影响的影响的范围范围影响的影响的强度强度影响的时影响的时间长

15、度间长度时间分配时间分配重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急不紧急不紧急不紧急不紧急高度优先高度优先象限象限 I快简象限快简象限 III计划象限计划象限II垃圾象限垃圾象限 IV时间管理的原则（时间管理的原则（2）帕雷托80/20法则-20%的工作占整个工作80%的价值集中80%的精力做此20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作避免平均分配时间和精力避免平均分配时间和精力 如何做？如何做？列出要做的工作列出要做的工作按价值按价值/重要性对工作分类重要性对工作分类价值价值80%的工作的工作价值价值20%的工作的工作事项1事项2事项3事项4事项5事项6价值价值80%的工作

16、的工作价值价值20%的工作的工作事项1：2小时集中精力事项2：1小时不受干扰事项3：2小时高状态时间事项4：授权下属做事项5：选择时间做事项6：没时间就不做分配时间与精力分配时间与精力一般做法一般做法 vs 80/20一般做法一般做法接听所有电话接听所有电话出席所有会议出席所有会议听取所有建议听取所有建议阅读所有文件阅读所有文件会见所有客户会见所有客户每天要做完所有的事每天要做完所有的事结果：忙碌结果：忙碌按按80/20原则原则-结果：结果：案例案例:市场部的市场部的取舍取舍 市场部提议对公司现有产品进行改型,考虑涉及到追加投资,公司总经理临时要求市场部在股东会上做个有关市场需求方面有影响力的

17、演示.为完成好任务,市场部认为要做的事包括:做个较为广泛的市场问卷调查,与主要客户座谈,针对性的收集竞争对手最新信息,从研发和生产部门提炼本公司在此方面的竞争优势,对调查及座谈结果进行分析,确定演示内容并制作幻灯片,利用创意的手段创造最佳演示效果以增强影响力.但市场部经理在估算人力及时间之后,发现市场部根本无法在股东会前完成上述所有的事,但在股东会上做好演示是要保证的为实现此目的你如何对这些事的重要性排序?如果由于时间有限最终有三件事不能做,你会舍弃哪些?工作ABCA-在特定阶段的头等/主要工作 B 围绕A的/增强/指导性的工作C 其它次相关/具体/零散/的事 时间管理的原则（时间管理的原则（

18、3）避免避免事事都想做完事事都想做完,学会取舍学会取舍如何做如何做?将工作分为三类：A 必须做（土建工程）B 应该做（配套工程）C 可以做（装修工程）什么事可能属于什么事可能属于 C类类 v 做做与与不做不做不影响工作实质不影响工作实质v 做做带来的的结果比由于带来的的结果比由于做做带来的对其带来的对其它事的影响要小它事的影响要小（e.g.做做C而减少做而减少做B的时间的时间)v 下属做与自己做下属做与自己做差别不大差别不大v 为满足最后期限而必须为满足最后期限而必须牺牲牺牲的事的事时间管理的原则（时间管理的原则（4）n第一次就把事情做对。第一次就把事情做对。（Do It Right The

19、First Time）管理学家克劳士比管理学家克劳士比小结小结v做正确做正确(你应做你应做)的事的事v正确理解目标的要求和需要，明确角色期望v始终围绕目标的要求,确定工作重要性v根据重要性,明确轻重缓急,掌握取舍v为了减少犯错成本，第一次就把事情做对3.在有限的时间内正确地做事2.5万美金的故事万美金的故事 某钢铁公司总裁向效率专家请教如何更好地执行计划的方法.效率专家说他会在10分钟内给该总裁一样东西,可使公司业绩提高50%.然后他递出一张白纸:“请在上面写出你明天要做的最重要的事”.总裁用5分钟写完.效率专家接着说:“请标明这些事的重要顺序”.总裁又用了5分钟写完.效率专家说:“明日一上班

20、,先做第一件,直至完成,再做第二件 以此类推.如你没完成,也不要紧,因你总在做最重要的事每天都要如此,如你相信这个方法,要求你公司的人也这样做.这个实验你做多久都行,然后寄张支票给我,你认为值多少就给多少.一个月后效率专家收到了2.5万美金的支票及总裁的信,信上说,那是他一生中最有价值的一课.5年后,该钢铁公司一跃成为世界上最大的钢铁跨国公司之一时间管理的方法（时间管理的方法（1）n时间日志时间日志记录或计划一天中做的每一件事，以及每件事记录或计划一天中做的每一件事，以及每件事用的时间。用的时间。n分类分类简单时间日志简单时间日志格式化的时间日志格式化的时间日志n利弊分析利弊分析利利弊弊格式化

21、的时间日志（例）格式化的时间日志（例）计划计划完成情况完成情况问题问题下一步下一步行动行动时间时间行动行动目的目的行动行动效果效果计划内计划内外外日期：日期：第第 页页时间管理的方法（时间管理的方法（2）n目录法或报事贴法目录法或报事贴法 帮助制定周计划或日计划，并确定优先次序帮助制定周计划或日计划，并确定优先次序n步骤步骤第一步：写下你要做的所有事情，列成一份目录第一步：写下你要做的所有事情，列成一份目录第二步：决定你处理目录上各项任务的先后次序第二步：决定你处理目录上各项任务的先后次序第三步：决定你在每项任务上花多少时间第三步：决定你在每项任务上花多少时间日计划日计划(营销经理营销经理)检

22、查展览会布展工作(30分)打电话给5个潜在经销商(每个10-15分)访问客户A(约好下午2点,会议60分,路程20分)访问客户B(约好下午3点30分,会议约60分)做汇报(前)准备向总经理汇报(订好上午10点,30分)阅读/处理email需要的内部电话反馈 x,y,z(每个约5分钟)思考/起草下次宣传活动文案(本周内完成)你会怎样安排这一天的时间你会怎样安排这一天的时间?日计划日计划当天待做的事优先顺序预留/完成时间完成确认概阅email/做汇报准备A9-9:30am处理重要/紧急emailA9:30-10am向总经理汇报A10-10:30am打电话给潜在经销商A10:30-12am检察布展工

23、作B1-1:30pm访问客户A A2pm访问客户B A3:30pm思考下次宣传活动B4:30-5pm起草下次宣传活动文案B5pm 之后/本周完成明日继续需要的电话反馈/处理一般emailB12am 之前/5pm 之后明日继续时间管理的方法（时间管理的方法（3）制订可操作性的计划制订可操作性的计划v帮助你获得清楚的想法，确保先做最重要的事v帮助你拒绝干扰，有效控制时间v帮助你知道哪里是关键环节,哪里可以在执行适当灵活 计划的五个步骤计划的五个步骤n明确目标和交付结果明确目标和交付结果(SMART)n确定里程碑确定里程碑n工作分解工作分解:确定一系列可量化的任务确定一系列可量化的任务(完完成每项任

24、务的所需时间成每项任务的所需时间)n分配管理的任务分配管理的任务/职责职责n制定行动时间表制定行动时间表 (留出处理不可预计事务的时间留出处理不可预计事务的时间)什么是里程碑（例）什么是里程碑（例）楼宇安全控制系统楼宇安全控制系统安装项目安装项目 监控监控 系统系统 报警报警 系统系统 巡更巡更 系统系统 门禁门禁 系统系统 规划规划 设计设计 设备设备 采购采购 线路线路 安装安装 检测检测 调试调试 验收验收完成设计完成设计完成采购完成采购完成安装完成安装完成调试完成调试完成验收完成验收日期日期日期日期日期日期日期日期日期日期里程碑的作用里程碑的作用v使目标定义细化使目标定义细化(一项工作

25、划分阶段一项工作划分阶段).v描述项目完成之前必须经过的不同的描述项目完成之前必须经过的不同的/相关相关联的阶段联的阶段v为检查计划实施过程的进度提供依据为检查计划实施过程的进度提供依据 练习练习:建立里程碑建立里程碑新办公室能容纳新办公室能容纳15名员工工作名员工工作需要购买需要购买 5台新电脑和一台复印机台新电脑和一台复印机v确定里程碑是什么（准备工作包括什么阶段确定里程碑是什么（准备工作包括什么阶段)?)?v估算达到各里程碑所需的时间估算达到各里程碑所需的时间?v估算整个迁址工作所需的时间估算整个迁址工作所需的时间?练习参考练习参考:里程碑里程碑办公室迁址办公室迁址 规划规划 设计设计

26、设备设备 采购采购 准备工作准备工作 迁址迁址 通告通告完成设计完成采购完成准备完成迁址 完成通告日期日期日期日期日期日期日期日期日期日期B类工作类工作C类类工作工作B类工作类工作C类类工作工作A类工作类工作一天中的典型能量周期Marion E.Haynes8:00am中午中午 5:00pm100%0尽可能在脑力高峰时做重要的事尽可能在脑力高峰时做重要的事日计划的制定原则日计划的制定原则v把待做事情表与目标对应,分清主次v保证第一时间做优先的工作v使时间增效:-考虑个人精力能量变化周期-考虑他人精力能量变化周期v包括每件事的完成状况v头天下班时拟定次日计划提高做事效率的简易方法每做一件事前每做

27、一件事前,问自己五个问题问自己五个问题:v能不能取消它能不能取消它?v能不能把它与其它事合并起来做能不能把它与其它事合并起来做?v能不能用更简便的方法做能不能用更简便的方法做/取代它取代它?v什么时间做合适什么时间做合适?v是自己做还是安排他人做是自己做还是安排他人做?小结小结v制定有时间限制的计划v确定里程碑以检察进度v进行工作分解以确定优先顺序v在月/周/日计划中保证固定的时间做优先的工作时间管理的时间管理的意识与视角意识与视角时间是有限的且随时消耗的资源,不能有效的利用时间,就是浪费时间正确地做事正确地做事确定优先顺序和关键路径确保优先关键任务的完成做正确的事做正确的事围绕目标,先做最重要的事避免平均用时,学会取舍时间管理是一种习惯时间管理是一种习惯有效的时间管理是我们最缺少的东西之一.缺少它的原因不是因为缺乏时间管理工具,而是我们没有真正重视它谢谢