时间管理的有效方法doro.pptx

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1、欢迎参加道明培训的朋友们欢迎参加道明培训的朋友们时间管理时间管理测试下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，

2、以便应对突发事件。9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。结论012分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。1317分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。1822分：你的时间管理状况良好。2327分：你是值得学习的时间管理典范。通过时间管理的学习，想得到什么？课程目标了解有效时间管理概念找到浪费时间因素学习有效时间管理的原则学习有效时间管理方法课程内容第一章时间管理概述第二章浪费时间的原因 第三章时间管理的原则第四章时间管理的方法第五章时间管理总结高效能人士的时间管理第一章第一章时间管理概述时间的特点时间不容变更时间不可储存时间不可增加时间不可转让时间

3、匀速地消逝，一去不复返“逝者如斯夫，不舍昼夜”论语时间时间是无偿的财富，每一个人都有同等的份额时间无可代替，是最宝贵的财富因为时间就是生命时间的基本要素是事件，过去、时间的基本要素是事件，过去、现在、将来的事件现在、将来的事件时间的分配个人发展时间工作时间家庭时间休闲时间时间的划分大块时间零碎时间首要时间弹性时间固定时间安静时间交通时间概念 由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的“管理者自我的管理”。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。关键是对事件的控制什么是时间管理有效的时间管理帮助完成人生目标，提高个人生活品质管理你的时间就

4、是管理你的生活管理你的时间就是管理你的生命四代时间管理理论第一代时间管理-备忘录型第二代时间管理-事先规划安排行程第三代时间管理-规划定优先顺序 操之在我第四代时间管理-以原则为中心 以良知为导向 创造高品质生活有障碍时间管理的四种观念视时间为主宰：太快视时间为敌人：太慢视时间为神秘物：不可了解，听天由命视时间为奴隶：强行安排，违反规律高效能人士的时间管理第二章第二章浪费时间的因素时间管理现状分析打电话给许久没联系的朋友，常说的一句话是什么？为何忙乱？为何忙乱？要抛弃的三个字忙忙盲盲茫茫浪费时间的因素一缺乏人生目标没有优先观念不善做计划电话打扰不速之客权责混淆沟通不力会议低效浪费时间的因素二工

5、作搁置无效授权用人不当危机应付不力贪求过多事必躬亲桌面杂乱无章浪费时间的因素三文件复杂条理不清欠缺自律无力拒绝做事拖延高效能人士的时间管理第三章第三章时间管理的原则1.你的人生愿景是什么2.十年最想做的事3.二年最想做的事4.五个月最想做的事5.一个月最想做的事6.在未来一年内，你会主动安排这些事吗？人生愿景价值观健康家庭友谊爱情工作个人发展金钱兴趣原则一设定人生目标一、目标设定的意义明确人生方向克服懒惰心态专心致志产生热情区别轻重缓急二、目标设定的SMART原则Specific具体的Measuralbe可衡量的Achievable可达成的Realistic现实的Timeframe有时限的三、

6、目标的搜寻勾勒出人生愿景依据时间标准区分愿望目标目标的拟推目标清单的开列四、设定目标的步骤开列好处障碍支持咨讯行动期限五、达成目标的条件拥有强烈的欲望坚定自己的信念明确具体的写下来如果有目标，就找足够理由来思考它如果有目标，就找足够理由来思考它你真的想达到这个目标吗？你真的想达到这个目标吗？原则二帕雷托原则在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。法则80%的销售额来自于20%的客户80%的电视时间用来收看20%你最喜欢的电视节目80%的阅读时间用在20%的报刊和杂志上80%的外餐在20%你最喜欢的餐馆中进行的80%的请

7、假是20%的员工请的不遵循原则的误区面面俱到 都想做好完全主义 都想做完平均分配时间和精力帕雷托原则的应用集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要在琐事上花过多的时间。原则三要事第一案例分析 叶雷是公司销售部主管，由于销售目标压力很大，小叶叶雷是公司销售部主管，由于销售目标压力很大，小叶的工作非常繁忙。的工作非常繁忙。一天小叶刚进办公室，销售部经理来找他，告诉他下个一天小叶刚进办公室，销售部经理来找他，告诉他下个月自己要出差，公司有一个重要的会议，让小叶代为出席发月自己要出差，公司有一个重要的会议，让小叶代为出席发言。小叶非常高兴，他知道这是一次展现自我的好机会。言。小叶非常高兴，他知道这是一

8、次展现自我的好机会。“还有一个月的时间，我一定要好好准备一下。还有一个月的时间，我一定要好好准备一下。”之后，小叶每天还是非常繁忙，没有时间送女儿上学，之后，小叶每天还是非常繁忙，没有时间送女儿上学，晚上还经常陪客户吃饭，出差、应酬不断，朋友聚会也不好晚上还经常陪客户吃饭，出差、应酬不断，朋友聚会也不好推辞。推辞。直到一天晚上，小叶突然意识到后天就要开会了，心里直到一天晚上，小叶突然意识到后天就要开会了，心里不免着急。不免着急。“不过毕竟还有一天时间，明天一定什么也不管了，全不过毕竟还有一天时间，明天一定什么也不管了，全心全意准备会议资料。心全意准备会议资料。”第二天一大早，女儿突然发烧，小叶

9、心中非常焦急。但是，第二天一大早，女儿突然发烧，小叶心中非常焦急。但是，分身无术，只好带着歉意让太太送女儿去医院，自己去上班。分身无术，只好带着歉意让太太送女儿去医院，自己去上班。刚到公司，总经理秘书来找他，总经理找他谈话，他怀着忐刚到公司，总经理秘书来找他，总经理找他谈话，他怀着忐忑不安的心情去见总经理。原来，总经理接到了一封顾客投诉信，忑不安的心情去见总经理。原来，总经理接到了一封顾客投诉信，让他马上调查清楚，下午答复。他不敢怠慢。于是花了一个上午让他马上调查清楚，下午答复。他不敢怠慢。于是花了一个上午的时间终于把事情处理好。的时间终于把事情处理好。中午，当他正想一边吃饭，一边构思发言稿时

10、。一位客户，中午，当他正想一边吃饭，一边构思发言稿时。一位客户，也是好朋友出现在门口，说是顺便路过，想一起吃饭。也是好朋友出现在门口，说是顺便路过，想一起吃饭。小叶当然无法拒绝对方的美意。吃了午饭，回到办公室已经小叶当然无法拒绝对方的美意。吃了午饭，回到办公室已经快下午快下午2 2点了。看到桌上有几份文件，就想先处理完，认为这并不点了。看到桌上有几份文件，就想先处理完，认为这并不会花太多的时间。他在处理文件的过程中，有几个电话打进来，会花太多的时间。他在处理文件的过程中，有几个电话打进来，又有两个下属找他，处理好这一切之后已经是快又有两个下属找他，处理好这一切之后已经是快6 6点了。小叶惦记点

11、了。小叶惦记女儿，不想再加班了，于是回家。女儿，不想再加班了，于是回家。路上正好是交通高峰，塞车很厉害，到家已经快路上正好是交通高峰，塞车很厉害，到家已经快7 7点了。点了。小叶吃完饭，洗完澡，已经是小叶吃完饭，洗完澡，已经是8 8点了，刚巧电视转播足球点了，刚巧电视转播足球赛，小叶最喜欢了，虽有些不安，但还是忍不住坐下来，安慰赛，小叶最喜欢了，虽有些不安，但还是忍不住坐下来，安慰自己说：自己说：“看一会儿，松弛一下，做事会事半功倍看一会儿，松弛一下，做事会事半功倍”。球赛转。球赛转播播完毕，小叶已经在沙发上睡着了。完毕，小叶已经在沙发上睡着了。第二天早上第二天早上4 4点钟，小叶设置的闹钟响

12、了，点钟，小叶设置的闹钟响了，5 5点钟，小叶终点钟，小叶终于爬起来，想写发言稿，但是头晕眼花的，一点思路都没有。于爬起来，想写发言稿，但是头晕眼花的，一点思路都没有。最后，终于写了个开头，由于资料不全，没办法写下去了，小最后，终于写了个开头，由于资料不全，没办法写下去了，小叶提前来到办公室，匆匆忙忙写了个大概，就只好去开会了，叶提前来到办公室，匆匆忙忙写了个大概，就只好去开会了，会上的效果可想而知。会上的效果可想而知。案例讨论1.本案例小叶涉及的事情按轻重缓急 原则应如何划分？2.你认为小叶在时间管理方面问题出 在哪些地方，应如何改善？M2M2高度重要高度重要低度紧迫低度紧迫M1M1高度重要

13、高度重要高度紧迫高度紧迫M4M4低度重要低度重要低度紧迫低度紧迫M3M3高度紧迫高度紧迫低度重要低度重要重要性重要性高高紧迫性紧迫性高高工作价值矩阵M2M2身体健康身体健康建立人际关系建立人际关系发掘新市场机会发掘新市场机会人生规划人生规划人才培养人才培养M1M1危机危机3.153.15投诉投诉有期限的政策制定有期限的政策制定临时发生的重大变故临时发生的重大变故M4M4繁琐的小工作繁琐的小工作某些信件某些信件某些电话某些电话浪费时间之事浪费时间之事M3M3不速之客不速之客某些电话某些电话某些会而不议的会议某些会而不议的会议只为喝酒的酒会只为喝酒的酒会重要性重要性高高紧迫性紧迫性高高工作价值矩阵

14、事务分类表练习请每人列举你最近一周要做的1015件事情。列完后将其分配到四个象限中。思考每个象限的事情给你带来的身心感受.思考每个象限事情大约会占据你日常时间比例。思考每个象限事情的处理原则。M2M2有远见，有理想有远见，有理想自律自制自律自制平衡平衡少有危机少有危机M1M1忙于收拾残局忙于收拾残局/救火救火身体筋疲力尽身体筋疲力尽精神压力大精神压力大M4M4全无责任感全无责任感懒惰成性懒惰成性工作不保工作不保M3M3缺乏自制力缺乏自制力轻视目标与计划轻视目标与计划短视近利短视近利重要性高高紧迫性紧迫性高高工作价值矩阵结果重要，非紧急重要，非紧急重要，非紧急重要，非紧急重要，紧急重要，紧急重要

15、，紧急重要，紧急重要重要紧急紧急M1M1M1M1M2M2M2M2M3M3M3M3M4M4M4M4非重要，非紧急非重要，非紧急非重要，非紧急非重要，非紧急非重要，紧急非重要，紧急非重要，紧急非重要，紧急尽量避免尽量避免尽量避免尽量避免扩大扩大扩大扩大M1M1M1M1（15151515 ）减少或不做减少或不做减少或不做减少或不做M3M3M3M3事情事情事情事情(15%)(15%)(15%)(15%)多投资时多投资时多投资时多投资时间在间在间在间在M2M2M2M2（65656565）避免或不做避免或不做避免或不做避免或不做M4M4M4M4事情事情事情事情(5%)(5%)(5%)(5%)工作价值矩阵时

16、间分配工作价值矩阵法Do it laterDo it now重要重要紧急紧急M1M1M2M2M3M3M4M4DeleteDelegate立刻亲自处理计划性处理授权处理当作没看见工作价值矩阵另一种方法要事第一的意义重要的事情对实现目标有重要意义对事情的处理产生良性循环如何做到要事第一充分认识不断反思目标的正确性建立习惯第二象限工作法(1)工作合理分配到不同象限(2)先做或将多数精力和时间做第二象限的工作(3)第一象限的工作，很多是由于没按照第二象限工作法去做而产生(4)别被第三象限中的假象迷惑(5)制定计划要根据第二象限高效能人士的时间管理第四章第四章时间管理的方法方法一 计划时间计划是为了目标

17、的达成没有计划就是在计划失败有计划就是有准备，有准备比有经验重要时间计划系统年度目标季计划月计划周计划日计划日计划的五步骤确定当天的任务估计时间的长短留些缓冲时间确定优先顺序追踪与检讨日计划五步骤的好处对第二天有较好的心理准备集中在重要的事情上面任务整合达成合理化改进自我控制注意点不好高骛远学习保持弹性用结果代替形式制定计划的结果(1)把握自己的生活(2)把自己的生活安排得井井有条(3)帮你从管理危机中解脱出来(4)缩短赶进度的时间(5)减少拖延和犹豫不决(6)处理好工作负担方法二培养管理时间的习惯选择规划个人方向坚持随时随地地记笔记今天为明天做好准备学习井然有序的做事方式要培养敏锐的观察力方

18、法三授权之道一、为什么不授权知识能力缺乏，自信心不足担心下属做错担心丧失对下属的控制不愿意放弃得心应手的工作找不到可以授权的下属二、为什么要授权授权就是团队成长授权才有机会个人成长三、授权的原则及时明确工作授予权力注意成效由简到繁解决困难不倒授权承担责任方法四有效的组织会议什么情况下有必要开会和不必开会开会的人选如何确定开会的议程怎么准备会前准备会议中如何遵守时间如何主持和控制会议会议的总结方法五根除拖延你属于哪种行为你属于哪种行为模式？模式？狮子型狮子型考拉型考拉型紧迫感紧迫感紧迫感紧迫感喜竞争喜竞争喜竞争喜竞争走路、动作较快走路、动作较快走路、动作较快走路、动作较快进餐迅速进餐迅速进餐迅速

19、进餐迅速讨厌耽搁讨厌耽搁讨厌耽搁讨厌耽搁不耐心不耐心不耐心不耐心放松放松放松放松作决定需要一定时间作决定需要一定时间作决定需要一定时间作决定需要一定时间走路、动作较缓走路、动作较缓走路、动作较缓走路、动作较缓若有所思若有所思若有所思若有所思乐于倾听乐于倾听乐于倾听乐于倾听耐心耐心耐心耐心强调时机不对逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承担责任不适当的目标为了轻松混日子拖延者的借口与拖延决战拖延者最大的问题是以为拖延是解决问题的手段承认：拖延是一种无益的生活方式把大工作分解当机立断，直接面对不愉快的工作给自己设定最后时限奖励自己方法六保持桌面整洁建立3到5个档案（根据你的情况）根据4D原则整理所有文件把

20、”立即做“的工作一件件处理完给待处理事件定下时间并相应存放文件使用活页文件每日清理桌面善用时间的好建议精力旺盛时，先做最重要的工作。一气呵成，完成一件事一天最多做六件事帕金森定律：你安排多少时间，就会用多少告知别人，如果你真的很忙。学会说“不”厌烦某项工作时，别强迫自己继续做。如果周末要工作，周六早上是很好的时机。高效能人士的时间管理第五章第五章时间管理总结成功人生共同特性有明确的目标有积极的态度善于自我激励时间有效利用个人管理方法的标准一致：愿景、角色、目标、计划、重点等之间和谐一致平衡：生活角色之间的平衡有重心：目标有重点重人性：管理的重点是人，不是事能变通：视个人作风可以调整携带方便：管

21、理工具方便携带时间管理心态一、时间管理是一种决心二、应用时间管理中要注意的层面确定行动的目标确定时间管理的目标善用时间管理的技巧的训练个人管理四步骤确定角色选择目标安排进度逐日调整时间管理步骤开列：平衡列出需要做的事组织：为事情分类，分次序，并写出处理方式删除：不必要的删除习惯：养成习惯，个星期成就：帮助他人，成就自我时间管理策略一确定明确的目标分割量化目标目标与价值观吻合方向大于效率要有明确详细的计划每天的目标必须完成制定辅助的方案时间管理策略二固定时间做计划每件事设定期限马上行动分轻重缓急，要事第一改变自我意向做事专心致志一次把事做好提醒勤做练习。时间管理的实践性很强，练习对提高我们的时间

22、管理水平有很大帮助，如果不认真地完成，学习效果将大打折扣。学以致用。时间管理的个性化很强，每个人都有自己的时间管理特色。课程中介绍的原则和方法只有运用到实际中才有效，光记住它们，对改进我们的时间管理是没有意义的。我们最好一边学，一边运用起来，以便印证它们是否真的有效。您应抓紧时间工作，这是成功的代价您应抓紧时间思考，这是力量的源泉您应抓紧时间游戏，这是青春的秘密您应抓紧时间读书，这是知识的基础您应抓紧时间行善，这是走向幸福圆满之门您应抓紧时间梦想，这是升天之路您应抓紧时间去爱，这是真正的人生乐趣您应抓紧时间快乐，这是心灵的音乐如果你不能改变这个世界如果你不能改变这个世界,那就改变你自己，你的世界那就改变你自己，你的世界也就变了！也就变了！了解自己的盲点了解自己的盲点 走出自己的框框走出自己的框框