采购与供应管理流程课件vtz.ppt

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1、采购与供应管理流程采购与供应管理流程采购定单采购定单采购定单有时也被称为采购合同采购定单有时也被称为采购合同2023/3/26 采购作业流程采购作业流程购买决策阶段购买决策阶段1购买阶段购买阶段购后反思阶段购后反思阶段232023/3/26购买决策阶段购买决策阶段1确定战略方确定战略方案选择标准案选择标准购买阶段购买阶段购后反思阶段购后反思阶段231、确定需求、确定需求2、选择采购途径、选择采购途径 内外环境和可行性分析内外环境和可行性分析3、编制采购计划、编制采购计划 确定采购品种、规格、质量、确定采购品种、规格、质量、数量和购买时间数量和购买时间 采购作业流程采购作业流程2023/3/26

2、购买阶段购买阶段2确定战略方确定战略方案选择标准案选择标准购买决策阶段购买决策阶段购后反思阶段购后反思阶段131、物色供应商、物色供应商2、精选供应商、精选供应商3、确定供应商、确定供应商4、签订合同、签订合同（详细购买计划（详细购买计划和需求信息）和需求信息）5、履行合同（运输、入库验收、履行合同（运输、入库验收、支付货款）支付货款）采购作业流程采购作业流程2023/3/26购后反思阶段购后反思阶段3确定战略方确定战略方案选择标准案选择标准购买阶段购买阶段购买决策阶段购买决策阶段121、检查合同履行情况、检查合同履行情况 （不合格品退货）（不合格品退货）2、产、销对供货商的反馈、产、销对供货

3、商的反馈3、采购经济效益总评、采购经济效益总评 采购作业流程采购作业流程采购流程示意图采购流程示意图采购流程示意图采购流程示意图详细采购流程详细采购流程（1）确认需求（2）需求说明（3）选择供应商（4）价格和采购条件的确定（5）发出订单（6）订单追踪与催货（7）验收（8）核对发票（9）不符与退货处理（10）结案（11）记录与档案维护 第一节：采购的基本程序第一节：采购的基本程序o需求确定与采购计划的制定o供应源的搜索与分析o定价o拟定并发出定单o定单的跟踪与跟催o验货与收货o开票与支付货款o记录维护一、需求确定与采购计划的制定一、需求确定与采购计划的制定o需求类型需求类型o需求来源需求来源o需

4、求确认过程需求确认过程o请购单请购单需求类型需求类型o独立需求独立需求 随机，可以通过预测确定随机，可以通过预测确定o相关需求相关需求 可根据其他需求计算出来可根据其他需求计算出来练习一：请选择下面所列需求，哪些属于相关需求，哪些请选择下面所列需求，哪些属于相关需求，哪些属于独立需求？属于独立需求？a.a.对于汽车轮胎的需求对于汽车轮胎的需求b.b.对于鞋带的需求对于鞋带的需求c.c.对于胡萝卜的需求对于胡萝卜的需求需求来源需求来源需求主要来源于以下环节：需求主要来源于以下环节：o生产生产o销售销售o广告广告o办公室办公室o后勤等后勤等需求确认需求确认采购请求采购请求审核审核汇总汇总授权授权下

5、达采购任务下达采购任务二、供应源的搜索与分析二、供应源的搜索与分析 国内外采购指南、国内外产品展销会、国国内外采购指南、国内外产品展销会、国内外厂商发布会、国内外新闻媒体、同事或其内外厂商发布会、国内外新闻媒体、同事或其他采购商推荐、网络平台搜索、专业化的市场他采购商推荐、网络平台搜索、专业化的市场实地考察。实地考察。供应商的搜索渠道供应商的搜索渠道 优先选择的供应商：优先选择的供应商：能力已经被证明，能力已经被证明，且可以节省时间和资源的供应商且可以节省时间和资源的供应商。形成供应商的名单形成供应商的名单 供应商实力供应商实力、以往产品设计上的表现以往产品设计上的表现、质量承诺质量承诺、管理

6、水平管理水平、技术能力技术能力、成本控制成本控制、送货服务等。送货服务等。评价分析供应商的标准评价分析供应商的标准三、定价三、定价确定价格的方法：确定价格的方法：o竞争性报价竞争性报价o谈判报价谈判报价o竞争性报价：由买方向有意愿合作的供应商竞争性报价：由买方向有意愿合作的供应商发出询问。发出询问。竞争性报价竞争性报价o价格是最重要的价格是最重要的o采购量足够大采购量足够大o有足够多的合格竞争者有足够多的合格竞争者o买方没有优先考虑的供应商买方没有优先考虑的供应商竞争性报价适用情况竞争性报价适用情况o谈判报价：当选择供应商不适合使用竞争性谈判报价：当选择供应商不适合使用竞争性报价时，就应进行谈

7、判报价。报价时，就应进行谈判报价。谈判报价谈判报价o存在重要的非价格标准存在重要的非价格标准o采购要求的诸多因素必须达成一致采购要求的诸多因素必须达成一致 （价格（价格、质量质量、交货交货、风险分摊风险分摊、产品支持等）产品支持等）o买方要求供应商早期参与买方要求供应商早期参与o当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（供应商预测成本困难）时（供应商预测成本困难）谈判报价适用情况谈判报价适用情况四、拟定并发出定单四、拟定并发出定单o定单要素定单要素 定单编号、产品名称、规格、品质简介、单价、定单编号、产品名称、规格、品质简介、单价、需求

8、数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。发票单位等。五、定单的跟踪与跟催五、定单的跟踪与跟催o跟踪：跟踪：关键的、大额的、提前期较早的采购事项。定单跟踪目的？定单跟踪目的？o跟催跟催 定单跟催目的？定单跟催目的？六、验货与收货六、验货与收货o货物检验步骤货物检验步骤 检验结果处理？检验结果处理？o货物接收步骤货物接收步骤 接收货物前，采购人员的工作？接收货物前，采购人员的工作？七、开票与支付货款七、开票与支付货款付款程序：付款程序：o查询物料入库信息查询物料入库信息o准备付款单据准备付款单据o付款审批付款审批o付款付款o供应商

9、收款供应商收款采购结算业务示意图采购结算业务示意图入库单采购结算采购发票结算原理结算单制单处理采购结算业务示意图采购结算业务示意图入库单采购结算采购发票分摊结算原理损耗费用结算单制单处理采购结算业务示意图采购结算业务示意图入库单采购结算入库后发生退货开票后发生退货入库单与发票红蓝发票采购发票正常入库，正常开票分摊结算红蓝入库单原理种类损耗费用结算单制单处理八、记录维护八、记录维护o必须保存的记录必须保存的记录o其他其他第二节：采购手册的制定第二节：采购手册的制定 采购手册：采购手册：本质上是交流信息的媒介，用来阐明采购本质上是交流信息的媒介，用来阐明采购政策、步骤、指令、规定等内容政策、步骤、

10、指令、规定等内容 o标准采购作业细则标准采购作业细则 采购手册的格式和内容采购手册的格式和内容 完整手册完整手册应包括：包括：组织架架构构、职务、权责、功功能能、公公司司政政策策、部部门政政策策、程程序序、流流程程、指指示示、规范范及及有关司特殊事有关司特殊事项的指的指导原原则采购手册的内容采购手册的内容o组织机构机构o政策政策o步步骤组织机构机构a:组织机构的机构的结构构图b:采采购部部门每个每个职位的工作位的工作职责c:员工工应知道行政管理的知道行政管理的规定定政策政策o采采购的目的目标、责任和采任和采购职能的能的权力力o政政策策中中说明明的的内内容容还可可以以扩充充到到有有关关价价格格、

11、质量量等等总原原则中去中去o采采购条款和条件条款和条件o与供与供应商的关系商的关系o供供应商的商的选择方式方式o雇雇员直接采直接采购的方式的方式o向管理向管理层汇报的制度的制度步步骤o用文字用文字结合合图表来表来说明采明采购步步骤o关于拒收和退关于拒收和退货的步的步骤o关于关于废料、料、废弃或弃或过剩剩产品的品的处理步理步骤o与与采采购及及其其辅助助业务有有关关的的所所有有文文件件单证的的图解解说明明，并并附附有有它它们的的用用途途和和周周详的的文文字字说明明o有关采购记录的查考和保存维护有关采购记录的查考和保存维护 采购业务流程重组（BPR）BPR：Business Process Reen

12、gineering案例：福特北美汽车公司付款流程重组案例：福特北美汽车公司付款流程重组 福特北美公司预付款部门雇佣员工500余人，冗员严重，效率低下。他们最初制定的改革方案是:运用信息技术，减少信息传递，以达到裁员20%的目标。但是参观了Mazda(马自达)之后，他们震惊了，Mazda是家小公司，其应付款部门仅有5人，就算按公司规模进行数据调整之后，福特公司也多雇佣了5倍的员工，于是他们推翻了第一种方案，决定彻底重建其流程。案例：福特北美汽车公司付款流程重组案例：福特北美汽车公司付款流程重组Ford公司付款的传统流程：1、采购部门向供货商发出订单，并将订单的复印件送往应付款部门;2、供货商发货

13、，福特的验收部门收检，并将验收报告送到应付款部门(验收部门自己无权处理验收信息验收部门自己无权处理验收信息);3、同时，供货商将产品发票送至应付款部门，当且仅当“订单订单”，“验收报告验收报告”以及“发票发票”三者一致时，应付款部门才能付款。而往往，该部门的大部分时间都花费在处理这三者的不吻合上，从而造成了人员，资金和时间的浪费。采购部供应商应付帐款部门验收部采购订单副本采购订单货物验收报告发票付款福特北美汽车公司付款传统流程福特北美汽车公司付款传统流程案例：福特北美汽车公司付款流程重组案例：福特北美汽车公司付款流程重组Ford公司付款重组新流程：1、采购部门发出订单，同时将订单内容输入联机数

14、据库;2、供货商发货，验收部门核查来货是否与数据库中的内容相吻合，如果吻合就收货，并在终端上按键通知数据库，计算机会自动按时付款。采购部供应商应付帐款部门验收部发送采购订单电子数据货物收货确认电子付款采购订单中央数据库发票启示：IT支持业务集成福特北美汽车公司付款重组后的新流程福特北美汽车公司付款重组后的新流程 福特公司的新流程采用的是福特公司的新流程采用的是“无发票无发票”制度，制度，大大地简化了工作环节，带来了如下结果大大地简化了工作环节，带来了如下结果:1、以往应付款部门需在订单、验收报告和发票中、以往应付款部门需在订单、验收报告和发票中核查核查14项项内容，而如今只需内容，而如今只需3

15、项项零件名称、数零件名称、数量和供货商代码量和供货商代码;2、实现裁员、实现裁员75%，而非原定的，而非原定的20%;3、由于订单和验收单的自然吻合，使得、由于订单和验收单的自然吻合，使得付款付款也必也必然然及时而准确及时而准确，从而，从而简化了物料管理工作简化了物料管理工作，并使得，并使得财务信息更加准确财务信息更加准确。Ford公司流程重建的成果公司流程重建的成果 1、面向流程流程而不是单一部门。倘若福特仅仅重建应付款一个部门，那将会发现是徒劳的，正确的重建应是将注意力集中于整个“物料获物料获取流程取流程”，包括采购、验收和付款部门，这才能获得显著改善。Ford公司流程重建的启示公司流程重建的启示2、大胆挑战挑战传统原则。福特的旧原则：当收到发票时，我们付款当收到发票时，我们付款。福特的新原则：当收到货物时，我们付款当收到货物时，我们付款。旧原则长期支配着付款活动，并决定了整个流程的组织和运行，从未有人试图推翻它，而BPR的实施就是要求我们要大胆质疑，大胆地反思，而不能禁锢于传统。Ford公司流程重建的启示公司流程重建的启示业务流程改善的几种方法业务流程改善的几种方法o电子采子采购o信息技信息技术的参与的参与oJIT采采购电子采购模式电子采购模式o买方系统买方系统o卖方系统卖方系统o第三方系统第三方系统/门户（垂直与水平）门户（垂直与水平）演讲完毕，谢谢观看！