2023年公司公文管理办法2023年公司公文管理办法(12篇).docx
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1、 2023年公司公文管理办法2023年公司公文管理办法(12篇)2023年公司公文治理方法 2023年公司公文治理方法最新篇一 为削减发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。 2. 文件治理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。根据分工的原则,全公司各类文件由办公室归口治理。 3. 收文的治理 3.1 公文的签收 3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要留意检查封口
2、和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明缘由,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 3.1.2 对上级机要部门发来的文件,要进展信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,假如其中一项不对口,应马上报告上级机要部门,并登记过失文件的文号。 3.2 公文的编号保管 3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应准时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。 3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应准时分别送交办公室文书进展登记编号保管,不得个人保存。 3.3 公文的阅批与分转 3.3.1 凡正式文件均需分别由办公
3、室主任(或副主任)依据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。 3.3.2 一般函、电、单据等,分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。 3.3.3 为加速文件运转,机要秘书应在当天或其次天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2天(特别状况例外)。 3.4 文件的传阅与催办 3.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场
4、所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 3.4.2 阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3.4.3 阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丧失泄密。 3.4.4 文件阅完后,应送交办公室机要秘书,切忌横传。 3.4.5 办公室机要秘书对文件负有催办检查催促的责任,承办部门接到文件、函电应马上指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应根据有关保密规
5、定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应准时归档周转。 3.4.6 根据阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室机要室通知到机要室阅文。 4. 发文的治理 4.1 发文的规定 4.1.1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 4.1.2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要状况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提动身文申请,并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文,则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司字发文。 4.1.3 对全公司影响较大,涉及两个以上公司领导分管范围的文件,须由经理批准签发。其余
6、文件均由分管公司领导批准签发。 4.2 发文的范围 4.2.1 但凡以公司名义发出的文件、通知、打算、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。 4.2.2 公司下发文件主要用于: 公布公司规章制度; 转发上级文件或依据上级文件精神制订的公司文件; 公布公司体制机构变动或干部任免事项; 公布公司性的重大开发、工程、经营治理、政治工作、生活福利等工作的打算; 公布有关奖惩打算和通报; 其他有关公司的重大事项。 4.2.3 公司上行文、外发文主要用于: 对上级机关呈报工作规划、请示报告、处理打算; 同兄弟单位联系有关公司重大开发工程、人事劳资、物资供给、科研、基建、经营治理等事宜。
7、 4.2.4 在公司日常工程开发和经营治理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管公司领导批准后,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件公布。 4.2.5 凡各业务部门如开专题会议所作的打算,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用工作简讯发会议纪要。 4.2.6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。 5.文件的立卷与归档 5.1 文件的归档范围 5.1.1 凡以下文件统一分别由两办负责归档: 上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复; 公司发出的报告、指示
8、、打算、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类规划统计、季度、年度报表等; 经理办公室、总务会、公司治理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录; 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等; 有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果; 参与上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等; 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进展汇报的提纲和材料; 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品; 公司日志和大事记; 公司向上级恳求批复的文件及上报的有关材料。 5.1.2
9、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。 5.2 立卷要求 5.2.1 文件立卷应根据内容、名称、时间挨次,分门别类地进展整理归档。 5.2.2 立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。 5.2.3 要坚持平常立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要准时立卷归档。 5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。 6. 文件的销毁 6.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司机要室应定期清理
10、造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。 6.2 经审核同意销毁的文件,应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。 2023年公司公文治理方法 2023年公司公文治理方法最新篇二 为使公司(以下简称公司)公文处理工作标准化、制度化、科学化,提高工作效益和办理公文质量,结合公司实际,特制订本治理规定。 2 适用范围本规定适用于公司机关、分子公司及各单位。 3 标准性引用文件 以下文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。但凡注日期的引用文件,其随后全部的修改单(不包括订正的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓舞依据本标准达成协议的各方讨论是否可使用这些
11、文件的最新版本。但凡不注日期的文件,其最新版本适用于本标准。 国家行政机关公文格式 集团公司机关公文处理方法 集团公司公文治理方法 4 职责 4.1经理(党委)办公室负责公司机关部门公文治理和对分子公司公文的治理、检查、指导工作。 4.2各分子公司办公室或相关部门负责本单位公文治理工作。 4.3公司主要领导负责公文的批阅签发工作。 4.4行文部门负责公文的拟办和发文手续办理工作。 4.5公司档案室负责公文的归档指导工作;按归档范围,催促检查、指导工作。 5 活动描述 5.1 治理原则 5.1.1公司和子公司形成的公文,是在履行治理职能过程中形成的具有法定效力和标准体式的公务文书,是传达、贯彻、
12、落实党和国家的路线、方针、政策,请示和报告问题,批复和部署工作,商洽和沟通状况的重要工具。 5.1.2 公文处理是指公文的办理、治理、整理、归档等相互关联、连接有序的工作。公司经理(党委)办公室是公文处理的治理部门,负责公司的公文处理工作,并负责指导公司分子公司和机关部室公文处理工作。 5.1.3 公文处理必需坚持实事求是、精简高效的原则,做到精确、准时、安全,统一收发、分办、传递、催办、用印、审核、立卷、归档和销毁。 5.1.4 公文处理必需严格执行国家和企业有关保密法规,确保国家隐秘和企业商业隐秘安全。 5.2 治理内容 5.2.1 公文种类 5.2.1.1 通知:用于转发上级、同级和不相
13、隶属单位的公文,批转下级单位公文;传达要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项;任免和聘用人员。 5.2.1.2 通报:用于表彰先进,批判错误,传达重要精神或状况。 5.2.1.3 报告:用于向上级汇报工作,反映状况,提出建议或者意见,答复上级询问的事项。 5.2.1.4 请示:用于向上级恳求批示、批准的事项。 5.2.1.5 批复:用于答复下级单位的请示事项。 5.2.1.6 打算:用于对重要问题或重大行动做出安排及决策。 5.2.1.7 意见:用于对重要问题提出见解和处理方法。 5.2.1.8 会议纪要:用于记载和传达会议状况和议定事项。 5.2.1.9 函:用于不相隶属单位之间相互商洽
14、工作、询问和答复问题,恳求批准和答复审批事项。 5.2.1.10公告:用于向公司内外、国内外宣布重要事项。 5.2.2 公文格式 公文一般由眉首(密级、紧急程度、文头、发文字号、签发人),主体(标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注),版记(主题词、抄送单位、印发单位和日期)三局部组成。 5.2.2.1密级和紧急程度 涉及国家机密和商业经济隐秘的公文,标明密级。涉及紧急事项的公文,标明紧急程度。 5.2.2.2 文头 用发文单位全称或标准化简称;分为公司、部室、子公司三类文头。 5.2.2.3 发文字号 包括单位代字、年份、序号、形式为“代字 年份序号”。公司文头发文代字为“党发,”
15、,部门文头发文代字为“a字”(a为部室,包括群众组织);子公司文头发文代字为“b发。年份用四位阿拉伯数字,序号为该代字流水号。联合发文只标明主办单位代字、序号。 5.2.2.4 签发人 上行文应注明签发人,签发人一般应为单位主要领导。 5.2.2.5 标题 精确简要概括公文主要内容,并可说明公文种类。 5.2.2.6 主送机关 公文的主要受理机关,用全称或标准化简称、统称。 5.2.2.7 附件 如有附件,标明名称。附件说明在正文下空1行、左空2行字进展标识。如: 附件: 1. 2.(后面不加标点符号) 5.2.2.8 印章除会议纪要外,各文种均加盖印章;印章应与文头相符。 5.2.2.9 成
16、文时间 以负责人签发日期为准。 5.2.2.10 附注 公文如有其他需要说明的事项,应加附注,用括号括起位于成文时间下一行居左空2格加圆括号标识;上行文应在附注中注明联系人姓名和电话。 5.2.2.11 主题词 根据集团公司公文主题词表标注;同时结合企业实际,规定五种自由词作为主题的补充,包括公文中关键的人名、单位(地)名、产品名、工程名、装置(设备)名。主题词不能超过5组。 5.2.2.12 抄送单位 公文如需除主送机关外的其他机关知晓或执行,应注明抄送单位;抄送单位名称应使用全称或标准化简称、统称。 5.2.2.13 印发单位和日期 标明主办单位全称或标准化简称以及印发时间。 5.2.2.
17、14 印刷和装订 公文采纳国际标准a4型纸张双面印制,左侧装订。 5.2.3 行文规章 5.2.3.1 行文应当确有必要,注意效用。 5.2.3.2 公司机关各部门依据职权范围,可以代表公司,以公司名义向分子公司行文;子公司及职能部室可在本单位范围内行文,不得对外正式行文。 5.2.3.3 向上级机关行文,应主送一个上级机关,如需其他上级机关阅知,可以抄送;公司形成的请示、报告公文要将底稿和两份文件交公司经理(党委)办公室存档,然后再将两份文件送上级办公室阅批。 5.2.3.4 一般不得越级请示或报告;除生产事故、大型集体上访、突发大事等紧急重大状况或逐级行文延误时机将造成损失,经公司领导指定
18、可以越级行文外,均要逐级行文。因上述状况必需越级行文时,应抄送被越过的上级机关。 5.2.3.5 “请示”和“报告”在公文中不能并用;“请示”应一文一事;报告中不得夹带“请示”事项。 5.2.3.6 除本规定规定的公文种类以外,工作要点、活动方案、规划等文体都不能作为公文的独立行文文种,必需以“通知”的形式印发。 5.2.4 发文办理 5.2.4.1 发文办理是指制发公文的过程,包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。 5.2.4.2 草拟公文应当做到: a. 符合国家的法律、法规和企业有关规定,遵循上级机关的指示精神,完整、精确地表达发文机关的意图; b. 全面、客观
19、反映状况,提出的政策、措施切实可行; c. 观点明确、条理清晰,构造严谨,表述精确,直述不曲,文字精练,字词标准,标点正确; d. 人名、地名、数字、引文精确;引用公文应先引标题后引发文字号;引用外文注明中文含义;日期写明详细年、月、日; e. 构造层次序数为:第一层为“一、”,其次层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“”; f. 依据行文目的和发文机关职权选择适当的文种; h. 公文中的数字,除成文日期、局部构造层次序号和在词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞颜色语句中作为词素的数字必需使用汉字外,应使用阿拉伯数字; i. 应使用国家法定计量单位; j.文中使用非标准化简称,应先用全称并
20、注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次消失时注明精确的中文译名; k. 公文书写稿纸要洁净耐用,书写字迹整齐,必需使用蓝黑钢笔、炭素笔或毛笔书写,不能用铅笔、圆珠笔和彩笔书写;用计算机打印的,排版要标准。 5.2.4.3 行文前,应填写发文稿纸,标明起草人,主送机关和公文标题。 5.2.4.4 拟制的公文,由起草单位负责人进展审核。公文的签发,凡以公司(子公司)名义报送上级机关或下发的涉及全局工作的重要公文,都要由主要领导签发;涉及专项或某一系统工作的公文,由分管领导签发。需要会签的联合行文,应在会签栏注明会签部门;签发或会签应署姓名和日期。 5.2.4.5 审核、签发或会签公
21、文,必需使用蓝黑钢笔、炭素笔或毛笔,留意不要在文稿左侧装订线外书写。 5.2.4.6 公文不准翻印,经办公室批准,可以复印或翻印。 5.2.4.7 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的问题,主办部门应当与有关部门协商,取得全都意见前方可行文。 5.2.4.8 公文送负责人签发前,应先经起草部门负责人核稿、把关、签字,然后由办文单位(部门)送经理(党委)办公室进展审核,最终呈送公司(子公司)相应领导签发。经理(党委)办公室审核的重点是: a. 是否确需行文,行文方式是否妥当; b. 是否符合党的路线、方针和政策,是否符合国家法律、法规和企业的有关规定,是否符合上级有关精神和本单位实际; c. 是
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