会计软件的总账系统操作流程设计.pdf

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1、目录摘要.4前言.5一、总账系统初始化设置.5()基础档案设置.5()会计科目设置.6(三)期初余额设置.6二、总账系统日常业务处理.7()填制凭证.7(二)出纳签字.7(三)审核凭证.7(四)记账.7三、期末处理.8(-)定义转账凭证.8()生成转账凭证.8(三)月末对账与结账.9总结.9致谢.11参考文献.12This document is produced by trial version of Print2Flash.Visit for more information冶1要在竞争激烈和信息技术飞速发展的时代，作为现代化的会计人员，应熟练运用会 计电算化信息系统，对企业的各项业务进行

2、有效管理，从而达到优化资源。总账系统 是整个财务软件的核心系统，其正常运行影响着企业会计信息的整体质量，但是该系统 在实务操作中容易引起失误，特别是软件本身问题也影响到了会计人员的操作速度和质 量。本课题主要探讨了在会计电算化总账系统的基本功能和具体操作方法。通过不断 地操作去理解总账系统的功能特点、基本处理流程，掌握初始化设置，总账系统的日 常业务处理、及期末处理。关键词：总账系统；操作方法；设置；This document is produced by trial version of Print2Flash.Visit for more information刖言总账系统是会计电算化系统

3、中的核心系统，它与其它子系统之间存在大量的数据传 递，其他核算子系统有关资金数据最终要归集到总账中以数据形式体现出来。总账系统处理的会计数据一般具有很强的综合性和概括性。总账系统是整个会计 信息系统数据交换的桥梁和纽带，它把其他功能模块有机地结合在一起，共同组成了 一个完整的会计信息系统。一、总账系统初始化设置（一）基础档案设置设置基础档案包括设置部门档案、设置职员档案、设置客户档案、设置供应商档 案、设置外币及汇率、设置结算方式等。这些档案信息将在设置会计科目、填制凭证 等操作中被引用。1、设置部门档案在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理，从下一级自动向有隶属 关系的上一级进行汇

4、总。部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以 及要进行个人核算的往来个人所属的部门。掌握操作步骤：“双击部门档案f点击增加f输入信息f保存f退出”。2、设置职员档案职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个 人往来核算和管理等操作。掌握操作步骤：“双击人员档案f点击增加输入信息f保存f退出”。3、设置客户档案建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管 理等业务中需要处理的客户档案资料，应先在本功能中设定，平时如有变动应及时在 此进行调整。如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客

5、户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等 其他信息。This document is produced by trial version of Print2Flash.Visit for more information注意：必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。如果企业需要进行往来账 管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。4、设置供应商档案如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档 案。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，平 时如有变动要及时在此进行调整。提示：必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。5、

6、设置外币及汇率汇率管理是为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用 固定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率是由帐簿初始化设置决定 的。6、设置结算方式为便于管理和提高银行对账的效率，软件提供了设置银行结算方式的功能，用来 建立在经营活动中所涉及到的结算方式。结算方式设置主要包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。票据 管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据而设置的功能，类似与手工系统中的支票 登记簿的管理方式。（二）会计科目设置会计科目是会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表。根据

7、基础资料调整会计科 目，新增或者修改会计科目。主要设置现金、银行日记账，外币、客户往来、个人往 来、项目核算、部门核算、数量核算等辅助账。操作程序：单击“增加”按钮，进入会计科目页编辑界面，根据栏目说明输入科 目信息，“确定”后保存。（三）期初余额设置操作完成选项设置后，需要录入期初余额。录入科目期初余额可以用于年初录入 余额或调整余额能通过核对期初余额进行试算平衡。This document is produced by trial version of Print2Flash.Visit for more information录入余额：单位如果是第一次使用账务处理系统，必须使用此功能输入

8、科目余 额。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户将自动结 转到本年。操作注意事项：无论往来核算在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科 目都要按明细录入数据。只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余 额和累计发生数由系统自动计算。二、总账系统日常业务处理（_）填制凭证在流程图中单击“凭证填制”,选择模版、凭证字号及日期、科目及金额，在单 击“保存”按钮或“下一张”按钮即可。（二）出纳签字出纳签字之前首先要更换操作员，即单击【总账系统】中【文件】菜单下的【重 新注册】命令。然后单击【总账系统】中【审核凭证】下的【出纳签字】。输入出纳 凭证的条件后，屏幕显

9、示凭证预览表，选择一张待签字凭证，出纳人员在确认该张凭 证正确后，单击【签字】按钮，凭证下方的“出纳”处自动签上出纳人姓名。可单击【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮翻页连续签字。若想对已签字的凭证 取消签字，可单击【取消】按钮取消签字。也可通过【签字】菜单下的【成批签字】或【成批取消签字】，将当前范围内的所有凭证签字或取消签字。（三）审核凭证凭证审核同出纳签字不是同一个操作员，需先重新注册更换操作员，然后通过【总账系统】中的【审核凭证】对待审核凭证进行审核；单击【审核】菜单下的【成 批审核凭证】或【成批取消审核】，系统将自动对待审核凭证或已审核凭证进行成批 审核或成批取消审核。凭证一经

10、审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才能对以进行修改 或删除，取消审核签字只能由审核人自己进行。（四）记账This document is produced by trial version of Print2Flash.Visit for more information记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来 账、项目账以及备查账等。记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作 由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。单击【总账系统】中【记账】,进入【记账】向导，在向导的指引下，输入记账 范围、查看记账报告、开始记账。待系统提示记账完毕时，单击【

11、确定】,完成记账 工作。每月系统允许多次记账。记账过程不得中断，一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记 账前状态”恢复数据，然后再重新记账。以下情况将不允许记账：(1)在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。(2)所选范围内的不平衡凭证，不允许记账。(3)所选范围内的未审核凭证，不允许记账。(4)上月未结账，本月不允许记账。三、期末处理(_)定义转账凭证转账凭证是指在每期期末有规律性发生的结转业务编制的凭证。一般地，这些“转账凭证”通常选用的凭证类别也是“转账凭证”。转账凭证定义提供了自定义转 账、对应结转、销售成本结转、售价(计划价)销售成本结转、汇总损益、期间

12、损益结 转等。这里主要介绍自定义转账和期间损益结转两项。1-定义结转设置如前所述，企业总会有一些业务是有规律发生的，并且账户与账户之间存在特定 的关系。为了减少期末业务处理的工作量，避免各期重复操作，可以将具有固定对应 关系的业务定义为转账凭证。2.期间损益结转设置执行“期末转账定义一期间损益”命令，即可进入“期间损益结转设置”窗 口，首先选择“凭证类别”为“转账凭证”；然后在“本年利润科目”栏输入科目编码“3131”，确定各损益类科目与本年利润之间对应关系;最后单击【确定】按钮，即可 完成操作。(二)生成转账凭证This document is produced by trial versi

13、on of Print2Flash.Visit for more information在定义完转账凭证后，没有生成真正的凭证，所以每月月末只需执行本功能即可 快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到来记账凭证中去了。延用上 例，这里主要讲解自定义结转生成和期间损益结转生成。1.生成期末自定义结转的转账凭证执行“期末f转账生成”命令，系统进入“转账生成”窗口，窗口左侧列示用户 可以执行转账生成的选项，单击【自定义转账】按钮，则屏幕显示自定义转账凭证信 息，选择要执行转账生成的记录，即在对应的是否结转”栏中打上标记。2.期间损益结转生成在“转账生成”窗口，单击左侧的“期间损益结转”的复选

14、框，窗口即变为期间 损益结转生成的窗口，选择需要结转的科目，在“是否结转”处打上标记（双击鼠 标），表示该科目将执行结转，也可单击【全选】、【全消】按钮，全部选择、全部取 消选择要结转的凭证。选择完毕后，单击【确定】按钮，即按计算结果生成转账凭 证。（三）月末对账与结账1.对账执行“期末对账”命令，即可进入“对账”窗口，在窗口右侧区域内单击选择 准备对账的月份，然后单击【选择】功能键，系统自动在右侧区域内的“是否对账”栏内作上标记，用户只需单击【对账】功能键，系统自动核对总账与明细、总账与各 辅助账的账簿记录。若对账结果为账账相符，则对账月份的对账结果处显示“正 确”。2.结账单击选择需要结账

15、的月份后，单击【下一步】按钮，系统进入“核对账簿”对话 框中，单击【对账】按钮，系统自动对要结账月份的账簿进行核对，然后再单击【下 一步】按钮，进入“月度工作报告”对话框，系统显示当月工作报告，单击【下一 步】按钮，进入“完成结账”对话框，单击【结账】按钮，若完全符合系统要求的结 账条件，则系统将自动进行结账操作；否则，会提示错误，不予结账结账后发现结账 错误，应进行“反结账”。“反结账”操作只能由账套主管执行。This document is produced by trial version of Print2Flash.Visit for more information总结会计是为经济

16、主体提供客观、真实、有用的决策信息的一种方法和工具。总账日常 业务处理的主要内容和操作方法，以及总账系统日常业务处理中凭证处理和记账的方 法。总账系统主要用于单位财务部门进行凭证管理、账簿处理、部门管理、出纳管理和 项目核算等工作。通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看科目最新余额等功能，加强对发生业务的管理 和控制。制单赤字控制可控制出纳科目、个人往来科目、客户往来科目、供应商往来 科目。为出纳人员提供良好的办公环境，加强对现金及银行存款的管理。提供银行日 记账、现金银行日记账随时查看最新资金日报表，余额调节表以及进行银行对账。自 动完成

17、月末期间损益结转业务。进行试算平衡、对账、结转、生成月末工作报告。This document is produced by trial version of Print2Flash.Visit for more information致谢本设计是在张爱侠老师的悉心指导下完成的，从课题选择、设计框架到具体各部 分的编写，都凝聚着导师的心血和汗水，正是有了导师的悉心帮助和支持，才使我们 的设计顺利完成，在此向张爱侠老师表示由衷的谢意。本设计的顺利完成，也归功于各位任课老师的认真负责，他们严谨的教学指导使 我们能够很好地掌握和运用专业知识，并在设计中得以体现。在会计软件总账的操作 流程设计的撰写期间

18、，我们也得到同班同学和本专业教研室很多老师的关心和帮助，在此我们也表示深深的感谢。This document is produced by trial version of Print2Flash.Visit for more information参考文献1 杨定泉UFERP-M8.1总账系统的实验操作技巧J.中国会计电算化.2003(09)2 何日胜，会计电算化系统应用操作，清华大学出版社3 张爱侠，会计电算化项目化教程，高职高专“十二五“规划教材4 李玉琪.会计电算化总账系统的辅助核算J.焦作大学学报.2004(04)5 百度文库，This document is produced by trial version of Print2Flash.Visit for more information