办公自动化讲座.pptx

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1、 办公自动化讲座办公自动化讲座 1培训专用什么是办公自动化？把计算机技术、通讯技术、信息技术和软件科学等技术及现代办公设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，以提高工作质量、工作效率和改善工作环境而构成的服务于某一目的的人机信息处理系统。2培训专用办公自动化系统构成A收发文管理A会议管理A个人管理A电子邮件A档案管理A远程办公A3培训专用学习目标A掌握常用办公软件的基本使用方法和办公实用技巧WordExcelPowerPointPhotoshopA了解使用计算机实现办公过程的自动化。4培训专用讲座安排AWord 基本使用方法介绍；AWord长文档排版方式和办公实用技巧；AExcel基本使用方法

2、介绍AExcel办公常用操作介绍；A如何用PowerPoint制作内容丰富的幻灯片APhotoshop条件下简单图像处理5培训专用 第一讲第一讲 Word 2003 Word 2003概述概述 A强大的文字录入排版的功能；A图片图行处理功能；A强大的表格制作；6培训专用一、Word简介1、Word2003的启动与退出1.1 Word 2003 的启动通过“开始”菜单；利用桌面上的快捷图标；直接利用已经创建的文档。1.2 Word 2003 的退出(1)单击 Word 2003窗口右上角的“关闭”(2)双击 Word 2003 窗口标题栏上的控制菜单图标(3)单击“文件”“退出”命令(4)使用键

3、盘组合键Alt+F47培训专用2、Word 窗口的基本结构窗口的基本结构8培训专用3 3、WordWord菜单栏提供的菜单命令有：菜单栏提供的菜单命令有：文件文件执行与文件有关的操作，包括文件的新建、打开、执行与文件有关的操作，包括文件的新建、打开、保存、打印等。保存、打印等。编辑编辑实现对已有文本的编辑、查找、替换和连接。实现对已有文本的编辑、查找、替换和连接。视图视图定义定义WordWord文档的各种显示方式。文档的各种显示方式。插入插入在在WordWord文档中插入各种类型的元素。文档中插入各种类型的元素。格式格式对文本或其他文档元素的编辑格式进行定义。对文本或其他文档元素的编辑格式进行

4、定义。工具工具提供制作文档过程中的实用工具，如拼写检查、提供制作文档过程中的实用工具，如拼写检查、字数统计等。字数统计等。表格表格在文档中引入表格，并对表格进行各种编辑。在文档中引入表格，并对表格进行各种编辑。窗口窗口可实现文档的多窗口操作。可实现文档的多窗口操作。帮助帮助查阅有关查阅有关WordWord的联机帮助信息。的联机帮助信息。9培训专用图图1 Word 20031 Word 2003的常用工具栏和格式工具栏的常用工具栏和格式工具栏新建新建打开打开电电 子子邮件邮件预览预览拼拼写写和和语语法法检查检查复制复制格式刷格式刷恢复恢复表格表格和边框和边框插入插入ExcelExcel工作表工作

5、表绘图绘图显示比例显示比例保存保存打印打印中中文文简简繁繁体体转换转换剪切剪切粘贴粘贴撤消撤消超级超级链接链接更改文更改文字方向字方向插入插入表格表格显显示示/隐隐藏藏编编辑标记辑标记帮助帮助常用工具栏工具按钮介绍常用工具栏工具按钮介绍样式样式字号字号倾斜倾斜字符边字符边框框字符字符缩放缩放居中居中分散分散对齐对齐项目符项目符号号增加增加缩进量缩进量字体字体加粗加粗下划线下划线字符字符底纹底纹两端对两端对齐齐右对齐右对齐编号编号减少减少缩进量缩进量字体颜字体颜色色格式工具栏工具按钮介绍格式工具栏工具按钮介绍10培训专用4、Word 文档显示方式文档显示方式阅读版式大纲视图Web版式全屏显示全屏

6、显示缩略图缩略图文档结构图文档结构图页面视图普通视图11培训专用二、文档的基本操作 创建文档（新文档窗）保存文档（内存 外存）打开文档（外存 内存）关闭文档（结束文档操作）多文档之间的操作菜单栏工具栏快捷键12培训专用2、保存文档 打开文档后，要保存已修改的文档，可采用以下方法：(1)在“文件”菜单中打开【另存为】对话框，在“保存位置”中选择要将文件保存的具体位置，在“文件名”中输入要保存的文件名称，单击保存即可。(2)如果不更改文件原有保存位置和名称，则可直接点击“文件”菜单中【保存】命令或工具栏中【保存】图标。ctrl+s14培训专用3、多文档切换 打开【文件】菜单，最下面列出了我们打开的

7、所有文档，其中标号1所对应的文件是当前编辑的文档，单击“文档2.doc”，就切换到了“文档2.doc”。当然也可以按下Alt+Tab键来切换。4、关闭文档和退出Word当文档编辑完毕，需要关闭文档，以备下次再进行编辑或使用。关闭文档的方法有：(1)退出Word。(2)关闭单个文档。15培训专用选择合适的输入法1、文字录入文字录入特殊符号和难检字的输入“插入”菜单中的“符号”命令，在弹出的“符号”对话框中选择需要的字体及符号。使用软键盘。用鼠标右键单击用鼠标右键单击“标点符号标点符号”软键盘软键盘16培训专用2、文档的编辑文档的编辑A选定文本（快捷键）词的选择：词前双击词的选择：词前双击连续文本

8、：连续文本：shift行的选取行的选取：句前单击：句前单击段的选取：双击鼠标段的选取：双击鼠标矩形选取矩形选取:alt全文选取全文选取：ctrl+a，文前三击，文前三击A删除文本：del、backspaceA复制、剪切和粘贴：ctrl+c,ctrl+x,ctrl+vA查找替换编辑编辑查找查找编辑编辑替换替换A撤销恢复ctrl+z，ctrl+y先选择再编辑的方法。选择文先选择再编辑的方法。选择文本可以用鼠标，也可以采用一本可以用鼠标，也可以采用一些快捷键，大大提高效率。些快捷键，大大提高效率。查找：从已有的文档中查找指查找：从已有的文档中查找指定的字符串；替换：新字符串定的字符串；替换：新字符串

9、替换文档中已有的字符串；替换文档中已有的字符串；技巧：实现大量文本的快速技巧：实现大量文本的快速输入。输入。17培训专用3、文本排版、文本排版A字符格式；字符格式；A段落格式；段落格式；A项目符号和编号；项目符号和编号；A边框和底纹边框和底纹A分栏分栏18培训专用（1）使用使用“字体字体”命令设置字符格式命令设置字符格式（2）使用使用“格式格式”工具栏设置字符格式工具栏设置字符格式（3）使用使用“格式刷格式刷”按钮复制字符格式按钮复制字符格式 3.1设置字符格式设置字符格式19培训专用1、设置字符格式字体、字号、字形、颜色、特殊效果、字符间距2、高效修饰工具:高级查找高级查找/替换命令替换命令

10、宋体三号字宋体三号字，楷体四号字楷体四号字，黑体16点字，隶书隶书2424点字点字 字符间距字符间距字符缩放字符缩放H2O上标下标上标下标添加边框和底纹添加边框和底纹 字符修饰字符修饰20培训专用3.2段落的格式段落的格式（1）对齐方式 有五种：左对齐、两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。（2）段落的缩进：左缩进、右缩进、首行缩进（3）段落间距（4）自动套用格式21培训专用A段的对齐方式A设置段落缩进A设置行间距和段落间距22培训专用使用使用“格式格式”/“”/“首字下沉首字下沉”菜单菜单命令打开命令打开“首字下沉首字下沉”对话框对话框 使用使用“首字下沉首字下沉”23培训专用 3.3 项目符号

11、和编号项目符号和编号图4-11 设置项目符号和编号 图4-12 添加项目编号效果图取消自动编号“工具”“自动更正选项”24培训专用3.4 边框和底纹边框和底纹A在Word2000中文版中，可以为选定的字符、段落设置边框，美化文档。设置边框的方法是：1.先选定要添加边框的文字或段落；2.单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框；3.在“边框”选项卡中，分别设置边框的样式、线型、颜色、宽度、应用范围等，应用范围可以是“文字”或“段落”。文字和段落边框25培训专用页面边框A设置页面边框效果的方法是：1.单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框；2.单击

12、“页面边框”选项卡，分别设置边框的样式、线型、颜色、宽度、应用范围等，要使用“艺术型”页面边框，可以单击艺术型右边的箭头，从下拉列表中进行选择后单击“确定”按钮，应用范围是“整篇文档”。26培训专用底纹A设定文字或段落底纹的方法是：单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框；单击“底纹”选项卡，分别设定填充底纹的颜色、式样和设定应用范围等。27培训专用设置栏数、栏宽、栏与栏的间距，设置栏数、栏宽、栏与栏的间距，以及是否在两栏之间加线以及是否在两栏之间加线排版多种分栏形式共存排版多种分栏形式共存 3.5 分栏分栏 28培训专用图4-13“分栏”对话框 分栏排版分栏排版29培

13、训专用缺省值：每隔缺省值：每隔0.5英寸就设置一个制表位。英寸就设置一个制表位。自定义制表位：自定义制表位：对齐方式对齐方式 终止位置终止位置 前导字符前导字符自定义方法：自定义方法：利用标尺设置利用标尺设置 格式菜单制表符命令格式菜单制表符命令删除自定义制表符：拖离标尺。标尺标尺制表位类型切换按钮制表位类型切换按钮示例示例3.6 制表位30培训专用31培训专用3.7样式样式1.内部样式及其类型Word预定义了几十种样式，这些成为内部样式。Word允许修改内部样式的定义，但不允许重命名或删除内部样式。样式分为两种类型：(1)字符类型的样式字符类型的样式只针对字符设置格式，只控制所选字符的外观，

14、包括字符的字体、字形、大小和字符间距等方面。(2)段落类型的样式段落类型的样式是针对段落设置格式的。它控制插入点所在段落或选择内容涉及的段落的外观，包括字符的字体、字形、大小等字符格式以及段落的间距、行间距、对齐方式、制表位、边框等。32培训专用1、套用样式：快速格式化文档中的某个段落；(1)使用“格式”工具栏上的“样式”列表框；(2)使用格式菜单中的样式命令。2、修改样式：33培训专用3、创建新样式(1)格式化文档中的某个段落；(2)单击该段落，使插入点落在该段落中的任一位置；(3)通过用“样式和格式”命令创建新样式：选择【格式】【样式和格式】，单击【新样式】，显示如图所示对话框。利用对话框

15、对新样式进行设置，包括属性、格式等的设置。再输入新创建的样式名。34培训专用四、四、表格的使用表格的使用A创建和绘制表格A编辑表格A格式化表格A表格计算A文字与表格的转换35培训专用1、创建和绘制表格A 单击“表格”菜单中的“绘制表格”命令；A表格插入“插入表格”对话框，分别输入列数、行数，单击“确定”按钮即可；A工具栏上插入表格工具按钮；A使用“表格和边框”工具绘制表格36培训专用2、编辑表格A单元格的选定A表行的选定A表列的选定A表中矩形块的选定A整表选定A表格高度、宽度的调整用鼠标调整行高或列宽利用菜单“表格属性”调整A合并、拆分单元格A平均分布各行（各列）：表格自动调整A行、列的插入：

16、tabA行、列的删除37培训专用3、编辑表格A表格内容的编辑A单元格的对齐方式38培训专用4、格式化表格A表格自动套用格式“表格”菜单中的“表格自动套用格式”；A使用“表格属性”对话框A对表格进行边框和底纹的设置39培训专用5、表格计算A一个表格是由若干行和若干列组成的一个矩形的单元格阵列。A单元格是组成表格的基本单位。单元格地址是由行号和列标来标识的，列标在前，行号在后。列标用A、B、C、Z、AA、ABAZ、BA、BB、表示，最多达63列；行号用1、2、3表示，最多可达32767行，所以一张Word表格最多可有3276763个单元格。A单元格区域的表示方法是用该区域左上角的单元格地址和右下角

17、单元格地址中间加一个冒号“：”组成。例如A1:B6、B3:D8、C3:C7等。40培训专用5、表格计算公式计算A单击要计算结果的单元格，如F2单元格，单击“表格”菜单中的“公式”命令；A在“公 式”文 本 框 中 输 入 计 算 公 式“=SUM(LEFT)”或“=SUM(B2:E2)”。单 击“确定”按钮，关闭“公式”对话框，即可计算出F2单元格的值。用同样的方法可以计算出其余员工的总工资。41培训专用A公式中可以使用函数，只要将需要的函数粘贴到公式中并填上相应的参数即可。AWord2000的表格计算中常用的四个函数参数，分别是：ABOVE、LEFT、RIGHT和BELOW，用来指示运算的方

18、向。ABOVE表示对当前单元格以上的数据进行计算；LEFT表示对当前单元格左边的数据进行计算；RIGHT表示对当前单元格右边的数据进行计算.BELOW表示对当前单元格下边的数据进行计算。42培训专用6、文字与表格的转换表格转换成文字A表格转换成文字的方法是：将光标定位在需要转换为文本的表格中；单击“表格”菜单下的“转换”命令，在其级联菜单中选择“表格转换成文字”命令；在对话框中选择合适的文字分隔符，用来分隔单元格的内容，单击“确定”按钮即可。43培训专用7、文字与表格的转换文字转换为表格A文字转换为表格的方法是：选定需要转换成表格的文本；单击“表格”菜单下的“转换”命令，在其级联菜单中选择“文

19、字转换成表格”命令；在对话框中，先在“文字分隔位置”单选框中选择文本中使用的分隔符，对话框中就会自动出现合适的列数、行数；还可以调整列的宽度和使用“自动套用格式”。44培训专用五、在文档中插入对象AWord最精彩之处就是能够在文档实现图文混排。AWord中使用的图形有：剪辑库中包含的图片、Windows提供的大量图形文件、通过“绘图”工具栏绘制的自选图形、“艺术字”、数学公式等。45培训专用图片的插入A剪贴画和文件中的图片（绘图工具栏）A插入到文档中的图片对象有两种存在形式：一种是嵌入式对象，一种是浮动式对象。Word2000默认的插入剪贴画和图片的形式是嵌入式。两种图片的尺寸柄46培训专用A

20、对象的选定；A对象的调整；A对象的移动；（ctrl+方向键）A对象的复制；（ctrl+拖拽）A对象的删除对象的编辑47培训专用设置对象格式A选定对象后单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置对象格式”命令；或者在选定对象后，单击“格式”菜单中的“对象”命令，均可以弹出“设置对象格式”对话框。在“设置对象格式”对话框中，因选定的对象不同，弹出的对话框名称不同，其名称就是针对所选对象的，可使用的选项卡也不同，最多有6个选项卡可供使用。48培训专用设置图片的环绕方式A改变对象环绕方式的方法是：右键单击要设置环绕方式的图片，从弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”命令，打开“设置图片格式”对话框，单击“版

21、式”标签，在环绕方式中列出了多种环绕方式，选择其中一种，单击“确定”按钮即可实现环绕。单击“高级”按钮，可以弹出“高级版式”对话框，可以设置更多的环绕方式。49培训专用文字对象和图片对象的文字对象和图片对象的“层次关系层次关系”“文字环绕文字环绕”效果：效果：四周型、紧密型、穿越型、无环绕、上下型四周型、紧密型、穿越型、无环绕、上下型同层同层下方下方上方上方剪贴画库剪贴画库剪贴画库剪贴画库 外部图形文件外部图形文件外部图形文件外部图形文件绘制自选图形绘制自选图形绘制自选图形绘制自选图形50培训专用制作艺术字51培训专用使用文本框制作特殊的标题样式：使用文本框制作特殊的标题样式：文中标题、栏间标

22、题、边标题、局部竖排文本效果文中标题、栏间标题、边标题、局部竖排文本效果文本框的使用52培训专用公式编辑器的使用A输入数学公式的步骤如下：（1）在要输入数学公式的位置，单击鼠标插入点。（2）单击“插入”|“对象”命令，打开“对象”对话（3）单击“新建”选项卡，在“对象类型”框中选择“Microsoft公式3.0”选项。（4）单击“确定”，显示“公式”工具栏（5）从“工具栏”上选择所需符号、样板构造公式。（6）单击Word文档可返回到编辑状态。53培训专用54培训专用自选图形的美化A阴影A边框A三维A色彩效果55培训专用六、文档的预览、打印六、文档的预览、打印1、页面设置页面设置2、页眉和页脚页

23、眉和页脚3、打印预览、打印预览4、执行打印执行打印56培训专用纸张大小纸张大小走纸方向走纸方向页眉、页脚页眉、页脚页边距页边距标尺标尺分页规则分页规则插入插入“分页符分页符”页眉页眉 Header页脚页脚 FooterPage SizePage Size左页边距左页边距右页边距右页边距顶页边距顶页边距底页边距底页边距1、页面设置页面设置57培训专用“文件文件”菜单菜单“页页面面设设置置”命命 令令方方 法法页面设置页面设置58培训专用2、页眉和页脚、页眉和页脚59培训专用页面设置页面设置页眉页眉/页脚间切换页脚间切换页页 码码页页 数数页码格式页码格式“视图视图”菜单菜单“页页 眉眉 和和 页

24、页 脚脚”命命令令方方 法法页眉和页脚页眉和页脚60培训专用“文件文件”菜单菜单“打打 印印”命命 令令方方 法法确认打印机确认打印机打印范围打印范围打印方式打印方式打印份数打印份数3、打印预览与打印打印预览与打印打印预览与打印打印预览与打印61培训专用62培训专用内容总结办公自动化讲座。掌握常用办公软件的基本使用方法和办公实用技巧。第一讲 Word 2003概述。(1)单击 Word 2003窗口右上角的“关闭”。插入在Word文档中插入各种类型的元素。格式对文本或其他文档元素的编辑格式进行定义。工具提供制作文档过程中的实用工具，如拼写检查、。窗口可实现文档的多窗口操作。帮助查阅有关Word

25、的联机帮助信息。打开文档（外存 内存）。(1)Word启动创建：“文档1.doc”。(3)【文件】菜单中的【新建】：新建一个空白文档。(4)使用右键菜单来建立：快捷菜单中【新建】【Microsoft Word文档】。(2)如果不更改文件原有保存位置和名称，则可直接点击“文件”菜单中【保存】命令或工具栏中【保存】图标。ctrl+c,ctrl+x,ctrl+v。ctrl+z，ctrl+y。替换：新字符串替换文档中已有的字符串。（2）使用“格式”工具栏设置字符格式。（3）使用“格式刷”按钮复制字符格式。单击“底纹”选项卡，分别设定填充底纹的颜色、式样和设定应用范围等。Word预定义了几十种样式，这些成为内部样式。Word允许修改内部样式的定义，但不允许重命名或删除内部样式。62培训专用