公司合同管理规章.doc

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1、公司合同管理规章一、 目的为规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，维护公司的合法权益，制定本规章。二、 适用范围 本规章适用于集团、集团下属各公司对外签订和履行招展、买卖、运输、租赁、仓储、服务等各类合同。三、 合同的签订（一） 签订合同必须遵守国家的法律、法规、政策及有关规定。（二） 合同的主体：订立合同的主体应是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。订立合同前，应对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力等进行调查，不应签订与该单位履约能力不相符的合同，提前防范发生合同诈骗与合同履行的风险。（三） 合同的形式除即时银货两讫的简

2、单小额交易外，订立合同应当采用书面形式。（四） 合同的内容1、当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。2、合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。3、数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。4、质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应

3、约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。5、价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。6、履行期限、地点和方式履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；7、合同的担保 合同中对方事人要求提供担保或本方要求

4、对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。8合同的解释合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。9、保密条款对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。10、合同联系制度 履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。11、违约责任 根据合同法作适当约定，注意合同的公平性。12、解决争议的方式 解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。（五） 合同签订程序1、签订合同前，业务人员或公司指

5、定的其他谈判人员应按照本制度的规定对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。2、由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由办公室编写合同编号并加盖合同专用章，必要时，应由法律顾问对合同进行合法性审查。3、法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由办公室依法及时办理。4、合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随合同会审表交存公司办公室一份备案。四、 合同的审核批准（一）合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。（二）合同审批权限1、一般情况下合同由董事长授权总经理审批。 2、下列合

6、同由董事长审批： 标的超过（10）万元的；投资10万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。 3、标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。（三）公司办公室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：1、负责根据公司法定代表人的授权签订合同；2、负责制定销售、采购合同统一文本；3、负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理；4、负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查；5、负责经济合同纠纷的处理；6、负责经济合同的档案管理；7、负责本制度的监督执行。五、 合同的履行（一）合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执

7、行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。 （二）合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。 （三）总经理、副总经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。 （四）合同负责人在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。 （五）在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应及时书面上报公司办公室处理，并报总经理，经批准应立即中止履行合同。

8、1、经营状况严重恶化；2、转移财产，抽逃资金，以逃避债务；3、丧失商业信誉；4、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；（六）债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认；1、在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；2、在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。六、 合同的变更、解除（一）在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的

9、期限内作出书面答复。（二）存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同1、因不可抗力致使不能实现合同目的；2、在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；3、对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的； 5、法律规定的其他情形。（三）变更或解除经济的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；（四）变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；七、 合同纠纷的处理（一）合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决

10、；（二）合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。 对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司办公室和总经理。（三）公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司办公室。（四）合同纠纷应由有关业务部门与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理应具体负责到底并提供相应证据材料。（五）对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。 （

11、六）对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。八、合同的日常管理（一）公司办公室全面负责公司的合同管理；其他业务部门的办公室负责所在部门的合同管理。 （二）公司的合同专用章专人管理，分别编号。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总经理批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、（已签订的合同）遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。（三）已签订的合同及送货回单

12、，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好；重要资料应将原件交公司办公室随合同保管。（四）合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认后方可办理有关手续。 （五）合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。九、考核与奖惩（一）公司、所属各公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司办公室负责本制度执行情况的监督考核。（二）对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免

13、重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。（三）合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：1、未经授权批准或超越职权签订合同；2、为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；3、应当签订书面合同而未签订书面合同。（四）合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失： 1、因工作过失致使公司被诈骗；2、公司履行合同未经对方当事人确认；3、遗失重要证据；4、发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；5、合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；6、其他违反公司相关制度的。（五）公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。本制度从201X年XX月XX日开始执行。