产险电销事业部财务单据流转流程.doc

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1、产险电销事业部财务单据流转流程 共享服务中心 分支公司财务流程操作手册 （九） 单据流转流程 当前版本编号：V3.3 日期：2007年8月09日 文档信息 财务流程名称：单据流转流程所有人：文档版本编号：V3.3项目管理阶段：文档版本日期：2007-08-09起草人：起草日期：2006-03-21复审人：复审日期：2006-6-12分发名单 From自日期部门职务Email / 给To 部门文档签字确认 *行动类别：批准，复审，通知，存档，所需行动，参加会议，其它（请指明） 版本历史 版本编号版本日期修改人描述文件名V3.22006-11-10钟慧修改单据类型V3.32007-08-09钟慧增

2、加单据流转清单摘要编写规则；加急单据处理时效要求版权声明 目录 版权声明0 1.概述0 1.1.定义与范围0 1.2.职能说明0 1.3.管理方法0 2.业务流程0 2.1单据流转0 0 述0 2.2在途包裹追踪0 0 述0 2.3补充单据流转0 0 述0 2.4凭证流转0 0 述0 3.附件0 概述 定义与范围 定义： 单据：共享服务中心需要据以进行资金运作或会计操作的各类实物资料，包括各类表单及相关的附件如发票、银行回单、银行对帐单、合同等。 EMS包裹：公司前台当日寄送或接收的整个财务单据快递包裹。 前提： 本流程的设计主要基于财务共享模式的前提。 单据编号作为共享中心识别单据的标识。

3、单据包编号作为共享中心识别单据包的标识。 EMS快递单号作为共享中心识别EMS包裹的标识。 全国统一采用EMS寄送财务单据。 适用业务： 分支公司所有需要寄送至共享服务中心的单据流转过程。 共享服务中心的单据清分。 共享中心内部以及共享中心与分支公司之间的凭证流转过程。 职能说明 岗位职能职责描述支公司财务部/核算会计岗收集各类单据以及报销凭据。 对单据进行编号并编制单据流转清单。 负责支公司实际单据的寄送。 单据缺失的原因调查。 负责退单的接收以及分发至相应责任人。分公司财务部/核算会计岗收集各类单据以及报销凭据。 对单据进行编号并编制单据流转清单。 负责分公司实际单据的寄送。 单据缺失的原

4、因调查。 负责退单的接收以及分发至相应责任人。共享服务中心/档案管理岗签收分公司寄送的单据。 从服务器上下载各分公司的单据流转清单。 核对寄送单据的完整性。 清分各分公司寄送的清单，发至共享中心对应岗位。 追踪在途EMS包裹。 单据流转遗失报告的撰写。总公司财务部/总经理提出单据寄送遗失的处理意见。共享服务中心/各会计岗签收档案管理岗分发的实际单据。 登记问题单据记录。共享服务中心/资金岗签收档案管理岗分发的实际单据。 登记问题单据记录。管理方法 管理原则： 支公司财务部每周一次寄送单据至共享服务中心。 分公司财务部每周一、三、五将分公司的单据寄至共享服务中心。 共享服务中心档案管理岗在收到单

5、据当日进行单据的核对与清分。 分支公司财务部应在寄送单据后立即将单据流转清单上传至服务器，并在寄送单据的信封上注明单据流转清单的编号。 单据的编号规则为：公司名（Oracle财务系统公司码前4位）月份（4位）流水号（4位），完整的单据编号是12位，使用打号机打号时务必保证号码清晰可辨。 例如：广东分公司06年5月的第139号单据编号为440106050139。 单据流转清单的编号规则为：公司名（Oracle财务系统公司码前4位）发件日期（6位）。例如：北京分公司06年5月10日发出的清单编号为1101060510。 单据流转清单摘要的编写规则参考会计凭证摘要编写规定。对于OIE类单据须在清单最

6、后一列填写OIE号。 寄送至共享中心的单据原则上不再退回，需要补充资料的单据由共享中心处理人员通知相关人员补充或修改。 业务流程 2.1单据流转 述 步骤详细描述相关部门/岗位相关文件1单据交至财务部申请人将单据投递至当地财务部设置的投递箱中，同时在单据登记表中登记相应的信息，并签字确认。 申请人将已审批好的需加急付款的付款申请单直接递交财务部负责收单人员，注明要求付款日期。（因特殊原因相关权责审批人无法在付款申请单原件上签字的，可凭审批人明确同意，且与付款申请明确匹配的邮件作为审批凭据，打印后递交财务） 单据登记表 2收集单据并整理编号每周五支公司财务部核算会计岗应收集截止当日下午4点的所有

7、单据。 每周一、三、五分公司财务部核算会计岗应收集截止当日下午4点的所有单据。 每天共享中心出纳岗应收集截止当日下午4点的所有单据。 分支公司财务部核算会计及共享中心出纳岗在开箱后应立即核对实际单据与单据登记表，若发现问题及时与申请人联系。 完成核对后，分支公司财务部核算会计及共享中心出纳岗各自对所有单据按单据的编号规则进行流水编号。 对于加急单据，各机构财务部应于收到付款申请单当日审核完毕。分支公司财务部/核算会计岗 共享服务中心/出纳岗 单据登记表 单据的编号规则2编制单据流转清单分支公司财务部核算会计岗在单据流转清单中登记此批寄送单据的相关信息，包括单据类型、编号、摘要、金额以、附件张数

8、以及EMS包裹单号等。 共享服务中心出纳岗无需登记包裹单号。 单据流转清单文件采用Excel格式，文件名的命名方式为：单据流转清单+公司名发件日期。 分支公司财务部/核算会计岗 共享服务中心/出纳岗单据流转清单3单据寄送支公司财务部核算会计岗将本周收集到的所有单据打包，并附单据流转清单打印版，寄送至共享服务中心。 分公司财务部每周一、三、五将当天收集的单据打包，并附单据流转清单打印版，寄送至共享服务中心。 对于审核无误的加急单据，应于当天交接前台并确认在交接当日寄出。若付款申请单在下午3点前收到，必须于当日寄出。若付款申请单在下午3点后收到，应不迟于次日上午10时前寄出。分支公司财务部/核算会

9、计岗 单据流转清单 4上传单据流转清单和EMS包裹单号分支公司财务部核算会计在各自寄送单据的当天应及时登陆上传界面，输入EMS包裹单号并上传单据流转清单。 共享中心出纳岗每天下午4点开箱以后将当日单据流转清单及时上传。 分支公司财务部核算会计岗确认加急单据寄出后，发送加急单据通知单给SSC负责收单的同事，并抄送AP主管分支公司财务部/核算会计岗 共享服务中心/出纳岗单据流转清单 加急单据通知单 5签收EMS包裹共享中心前台收到EMS包裹后通知共享服务中心档案管理岗，由其对包裹进行检查。 共享服务中心档案管理岗检查包装是否破损，其中的单据包是否齐全。若发现问题应立即向快递公司提出，商讨解决方案。

10、 确认无误后签收。共享服务中心/档案管理岗6下载单据流转清单共享服务中心档案管理岗签收EMS包裹后，将服务器上相应的EMS包裹标记为已收。 同时将已标记为已收的单据流转清单下载至本地。共享服务中心/档案管理岗单据流转清单7接收单据并核对共享服务中心档案管理岗收到EMS包裹后，选择每包单据对应的单据流转清单电子版，进行核对，检查寄送单据是否完整。 若检查发现单据有缺失的情况，应在单据流转清单上对缺失单据进行标注，并立即与分支公司财务部联系，尽快查找出原因，进行相应的调整或补寄。 共享中心出纳岗上传单据流转清单后直接将当日收集单据交至共享服务中心档案管理岗。 共享服务中心档案管理岗检查无误后签收。

11、共享服务中心/档案管理岗 分支公司财务部/核算会计岗 共享服务中心/出纳岗单据流转清单8分发单据至相关岗位 共享中心档案管理岗利用单据流转清单电子版，运行单据清分程序，按照单据类型生成单据分发清单。 共享中心档案管理岗根据每张单据分发清单对单据进行清分。 共享服务中心其他岗位收到相应单据后，与单据分发清单核对，无误后签收确认。 共享服务中心档案管理岗接到单据后，按照加急单据通知单，优先将需要加急付款的申请单分给共享服务中心应付会计岗。共享服务中心各岗位优先处理加急单据。共享服务中心/档案管理岗 共享服务中心/各会计岗及资金岗单据流转清单 单据分发清单 加急单据通知单 2.2在途包裹追踪 述 步

12、骤详细描述相关部门/岗位相关文件1查询所有在途包裹共享中心档案管理岗每天查询所有在途EMS包裹。 将寄件日期距当日超过3天仍未达的包裹列入在途包裹清单。共享服务中心/档案管理岗在途包裹清单2联系EMS查询在途包裹状态共享服务中心档案管理岗负责与EMS联系，查询在途包裹清单中的包裹状态是否正常。 若包裹状态正常则等待次日是否寄达。 若包裹状态不正常，共享中心档案管理岗立即通知对应分支公司财务部核算会计岗，由其联系当地EMS继续跟踪追查在途包裹状况。共享服务中心/档案管理岗在途包裹清单3在途包裹于次日寄达若在途包裹清单中的包裹于次日寄达，则共享中心档案管理岗更新在途包裹清单为，同时转入单据流转流程

13、的签收步骤。 若在途包裹在分支公司财务部核算会计岗追查后寄达，则共享中心档案管理岗更新在途包裹清单为，同时转入单据流转流程的签收步骤。共享服务中心/档案管理岗 分支公司财务部在途包裹清单4确认包裹丢失经分支公司财务部核算会计岗追查确认EMS丢失，应取得EMS书面证实材料，并以邮件形式通知共享服务中心档案管理岗。 共享中心档案管理岗收到通知后将服务器上包裹状态标记为遗失处理中，并撰写单据流转遗失报告。共享服务中心/档案管理岗 分支公司财务部单据流转遗失报告5单据遗失处理意见共享中心档案管理岗完成单据流转遗失报告后提交至总公司财务部总经理。 总公司财务部总经理对单据流转遗失报告提出处理意见并签署。

14、总公司财务部/总经理单据流转遗失报告6单据遗失处理共享中心档案管理岗收到总公司财务部总经理的处理意见后，将服务器上该包裹的状态更新为遗失。 转入单据流转流程的单据清分步骤。 单据流转遗失报告及处理意见的原件由共享中心档案管理岗存档，将复印件分发至各相应岗位。共享服务中心/档案管理岗单据流转遗失报告及处理意见7接收单据及帐务处理共享服务中心各岗位收到因单据遗失而缺少附件的单据分发清单后，根据情况采取两种处理方式。 若遗失的单据无法取得任何形式的副本或无法重新制作，则依据单据流转遗失报告及处理意见作为帐务处理的凭证。 若遗失的单据可取得副本或重新制作，则通知相关人员补充单据，转入补充单据流转流程。共享服务中心/各岗位单据分发清单 单据流转遗失报告8EMS包裹遗失后续事宜确认EMS包裹遗失后，分支公司财务部核算会计岗应及时向EMS提出索赔等后续事宜。 配合共享中心补充单据流转的工作。分支公司财务部/核算会计岗 2.3补充单据流转 述 步骤详细描述相关部门/岗位相关文件1发现单据问题并登记共享服务中心各岗位发现单据存在问题或因单据遗失需要提交补充附件时，应在问题单据记录中进行登记。 每天下午4点钟将当天的问题单据记录发至共享中