第9章 财务共享服务中心信息系统建设 教学课件财务共享服务.pptx

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1、第9章 财务共享服务中心信息系统建设 教学课件财务共享服务企业的活动可以抽象为业务循环、管理循环和信息循环。其中，信息循环是连接业务循环和管理循环的重要纽带。而信息循环的高效运转，则需要信息系统作为重要支撑。财务共享服务中心的信息系统应能够支撑财务管理工作，以及财务共享服务自身的运营，并应用创新的信息技术，助力企业财务的组织变革、流程再造，帮助企业实现财务转型。本章将财务共享服务中心信息系统整体划分为共享业务处理平台、共享运营管理平台、数据管理与功能扩展平台和基础业务管理平台四个层面。一一、财务共享服务中心信息财务共享服务中心信息系统建设整体规划系统建设整体规划（一）财务共享服务中心信息系统的

2、实施原则和规划 1.实施原则（1）总体性。信息化平台所有的优化与完善应立足于企业的战略目标、定位和当前发展的需要，在企业决策层的大力支持与协助下，做出全局性的规划，按照需求的紧急程度与优先级分步实施和发布。（2）标准化和开放性。财务信息系统必需具有良好的开放性，提供标准通用的数据交换服务。（3）安全性。财务数据为集团的核心数据，需要信息系统具有高安全性，保护数据不被非法用户篡改、假冒或破坏。（一）财务共享服务中心信息系统的实施原则和规划（4）前瞻性。采用行业内先进的技术、设施，使新建立信息系统能够高性能运转，最大限度地适应今后发展的需要。（5）可操作性。信息化平台建设需要考虑的实用性和易操作性

3、，功能尽可能精准地满足用户的实际需求，易于用户掌握和学习使用，易于管理维护。整个信息化平台集管理与决策支持于一体，为满足不同阶段管理要求和决策，信息化平台的建设需总体规划、分步实施，如下图所示：（一）财务共享服务中心信息系统的实施原则和规划 2.实施规划（1）初期搭建。财务共享建设初期，为满足核算集中、资金集中和数据集中的要求，需逐步搭建费用报销管理系统、影像扫描系统、核算系统、资金系统和运营管理系统。同时，为提高账务处理时效与财务核算自动化水平，搭建的信息化平台需要持续优化。另外，随着纳入共享的业务范围不断扩大，系统功能、系统性能需不断完善和优化，以满足业务纳入的要求和批量作业。（一）财务共

4、享服务中心信息系统的实施原则和规划（2）稳定运营。财务共享信息化平台初期搭建系统运营稳定后，根据企业的战略目标和服务定位，可以考虑搭建共享服务平台、员工自助报销和预算管理等系统，通过这些系统实现预算管控与核算集中的规范管理，以顺应企业发展的阶段性目标和长远规划。（一）财务共享服务中心信息系统的实施原则和规划（3）战略服务。随着企业管理模式的不断调整与完善，财务信息化平台的建设为企业不断提供优质的系统服务，优化核心业务流程，提高财务核算自动化。为了更好地为企业战略决策提供必要支持和优质服务，实现企业价值最大化，战略财务、多维成本盈利性分析、商旅平台与财务电子档案可根据企业发展情况适时纳入信息化平

5、台的阶段建设目标中。（一）财务共享服务中心信息系统的实施原则和规划（二）财务共享服务中心信息系统框架财务共享服务中心的信息系统就是与财务共享服务中心运营密切相关的部分财务信息系统，以及为共享服务中心运营、管理专门建设的信息化系统。它主要划分为以下四个层面：基础业务管理平台、共享运营管理平台、共享业务处理平台、数据管理与功能扩展平台。每个层次又由若干子层次或应用组成，层层依托、科学划分，共同支撑财务共享服务管理运营，如图所示：共享业务处理平台是财务共享服务信息系统的核心功能区域，承担了核算和管理两大职能。共享运营管理平台是专门为支持财务共享服务中心运行而建设的信息系统，为共享服务各项运营管理职能

6、提供系统环境，包括共享作业、质量管理、绩效管理、信用管理、客户服务和知识管理等。数据管理与功能扩展平台承担着管理决策、数据服务和技术创新的职能。基础业务管理平台是底层技术，为财务共享服务中心各项功能提供基础服务。（二）财务共享服务中心信息系统框架二二、共享业务共享业务处理平台建设处理平台建设共享业务处理平台是财务共享服务信息系统的核心平台，是涵盖全面预算管理、财务共享管理、核算管理、资金管理、投资管理、税务管理、资产管理、产权管理、报表管理等在内的财务管理信息化系统。各管理模块也可与公司内外部OA 办公、人力资源、经营管理、项目管理、知识管理等平台，与外部商业银行、税务系统、商旅平台等实现数据

7、互联互通、有机结合，对公司业务信息进行归集、分析，为决策支持提供保障。（一）网上报账系统网上报账系统的定位主要有三个方面：一是将报销单据由原来的纸质转向线上，完成从员工提单、领导审批、会计审核、财务付款等全流程的电子化处理；二是支持任务分配管理，带审核单据到达任务池，自动分配审核任务到审核会计；三是作为连接业务系统与会计核算系统的桥梁，根据既定的规则自动生成会计分录，批量导入会计核算系统。（一）网上报账系统网上报账系统框架图（二）会计核算系统会计核算系统支持组织完成从“原始凭证会计凭证日记账分类账试算平衡表财务报表”这一整个会计循环。会计核算系统还可以通过融合先进的软件人工智能技术，搭建核算自

8、动化引擎平台，提高现有业务系统、财务系统财务核算各环节的自动化程度。（三）电子影像系统电子影像系统是票据信息采集、影像传输和集中管理的平台，主要是通过信息化手段解决流程审批及业务核算过程中原始凭证查阅、集中审核问题，实现“业影财”数据的线上一体化流程。电子影像系统需要实现包括前台影像采集、影像传输、后台影像管理、影像审核、实物票据管理、电子档案管理、费控单据的影像管理、报账单据的影像管理、发票验真、影像调阅审批和影像安全设置等功能。（三）电子影像系统影像扫描流程示意图（三）电子影像系统扫描加密后图像（四）电子档案系统电子档案指电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行

9、程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。电子档案管理系统应用于档案收集、处理、存储、查询等档案管理活动的数字化、电子化、网络化，它是基于计算机网络、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的新型档案管理系统。（四）电子档案系统（1）档案收集功能：具备接收立档单位/业务系统产生的电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要数字信息资源等功能。（2）档案存储功能：能够实现对数字档案长久的安全保存，包括两方面的要求，一是确定长久保存策略，二是选择存储属地。（3）档案利用功能：根据档案信息的利用需求和网络条件，建立利用窗口，实现档案查询、资源发布、开发利用、统计分析等功能。（4）档

10、案管理功能：包括档案整理、展示和查询统计。对所接收的各类数字档案信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作，使无序信息有序化，并实施有效控制，并辅助完成馆藏实体档案编目（著录、标引）、整理、出入库房管理等工作。（五）资金管理系统资金管理系统一般包括账户管理、资金计划、资金池、内部存款、资金结算、授信管理、银行贷款、内部调剂、票据管理、资信管理等功能。（六）税务管理系统税务管理系统是以降低税务风险、提升税务创效能力为总体目标，以满足税务核算、日常税务管理为起点，以加强税务分析、防范涉税风险为重点，积极应对税制改革，提升税务管理精细度，完善税务管理流程。（七）预算管理系统预算管理

11、系统是以业务活动为主线构建业务财务一体化管控体系。预算管理系统的建设内容包括但不限于预算编制、预算调整、执行控制、分析检测和考核评价等全流程管理功能。（八）总账管理系统总账管理系统满足财务核算规范管理要求，从不同维度（经营单位、部门、科目、项目、产品等）记录业务财务信息，支撑多种口径（核算口径、管理口径等）财务管理需求，具备组织在机构设置、账簿管理、会计科目结构管理、凭证管理、账务查询打印、报表管理、财务合并、期间管理等功能。（九）报表管理系统报表管理系统主要由报告体系、数据管理、合并报表和报表输出四个功能模块构成。三三、共享运营管理平台建设共享运营管理平台建设共享运营管理平台的核心是确保财务

12、人员在集中处理的模式下，能够流畅地对接共享业务处理平台传递过来的各项业务信息，形成财务处理需求，并按照一定的逻辑合理安排财务共享中心处理人员的工作，并在此基础上追踪处理结果与时间，为后续财务共享质量与效率的持续提升提供基础数据。（一）共享作业平台共享作业平台的核心目的是实现对共享服务作业调度、业务处理、工作量统计查询等内容，具体功能如下：1.作业人员的分组与权限的管控；2.作业平台对报账单据的统一调度，按照预置的不同规则给不同的业务组分配适用于该组的任务单据；3.共享中心组长根据实际需要对任务的人工干预，如强制取回、强制分配等；4.通过控制机制避免作业人员过度抢单，以此避免单据被过多积压，同时

13、提升作业处理的公平与合理性；5.任务池中单据处理状态的查询，方便共享中心管理人员适时了解单据的处理情况；作业人员对历史处理单据的查询；（一）共享作业平台6.与核算系统无缝集成，将共享中心作业平台生成的凭证直接传递到核算系统中；7.在总账系统中通过凭证联查单据功能。（二）质量管理平台质量管理平台负责对财务共享服务中心已经审核完成的单据进行抽样质量检测。在具体运作过程中分为质量计划、质量计划执行和质量报告三个阶段，如下图所示：（三）绩效管理平台财务共享服务中心绩效管理可以分为组织绩效和人员绩效。组织绩效是通过多维度评价一个财务共享服务中心的运营及管理水平人员绩效是组织绩效的分解，一方面是通过公平的

14、量化绩效进行考核，并形成多劳多得的考核导向，判断其业务处理时效、质量指标（即差错率）客户满意度等，另一方面则应对其作出的创新改良活动予以激励。（四）信用管理平台财务共享服务中心稳定运营后，将会对服务对象建立信用评价。财务共享服务中心信用管理平台支持信用等级设置、信用项目设置、员工信用初始化、信用调整、信用查询等功能。（五）客户服务平台财务共享服务中心客户服务平台的职责是解决共享中心与业务远离的问题，让业务端随时找到沟通解决问题的对象。智能客户服务平台的核心功能如下图所示：（五）客户服务平台财务共享服务中心运作过程中，用户可通过客户服务中心智能客服机器人进行在线咨询，机器人根据知识库内容及自我学

15、习进行相应回复，快速解答使用者提问，提高财务共享服务中心的服务能力。通过知识预置及对原始问答的深度学习和训练，智能客服可以进行问题的相似度分析，给出最接近的问题和答案，并给出推荐问题。智能客户服务平台的业务流程如图所示：（六）知识管理平台知识管理平台通过建设“知识数据库”的方式，实现筛选、分析财务共享中心的内部数据、文件、档案，融合成可用的知识，并储存于财务共享中心内部数据库中。员工可以在此基础上通过正式渠道，例如正式的会议、教育训练、公布栏等，分享或传递系统化知识。知识管理平台还可以在门户网站上构架信息检索服务，使员工能够在最短的时间内检索整个网站内数据。四四、数据管理与功能扩展平台数据管理

16、与功能扩展平台（一）数据管理平台数据管理平台整体应用架构（一）数据管理平台数据管理平台可以划分为以下几个层次：数据来源层：企业发展的多元化、规模化和全球化使得企业财务决策所需的支撑数据已经不仅仅局限于企业的财务数据，还需要考虑与企业日常经营活动相关的各个内外部机构的非财务数据。数据整合层：对各类不同来源的数据，采取相应的方式进行录入、整理。数据资源层：对经过采集和处理过的数据进行统一的存储。应用支撑层：数据采集和处理的根本目的在于利用数据发掘业务增值的机会。主体分析层：主体分析层是对应用支撑层的进一步扩展。应用发布层：是数据应用的表现形式，包括网络信息门户、移动应用终端、企业微信或监控大屏等形

17、式。（二）信息门户服务门户是一个应用框架，它将各种应用系统、数据资源和信息集成到一个信息管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户。门户管理能为财务共享服务中心提供信息和资源整合功能，通过门户可以将各种功能模块和信息资源集成到一个统一的用户界面下，信息门户中的各种要素（如功能、访问资源等）可以随意组装，实现用户界面的个性化定制。信息门户通过简单的访问方式（如浏览器）向使用者提供统一的、集成的、个性化的信息访问和工作平台。门户管理一般包括应用聚合、功能聚合、信息聚合、待办聚合、消息聚合和通知公告等功能。（三）移动终端应用移动终端应用是财务共享服务中心功能扩展的一种形式，可以用在多种服务当中，常见

18、功能包括移动报账、移动审批、移动查询数据分析等。用户通过移动报账功能可以在移动端随时随地地一键发起费用申请、借款或报销、还款等业务，实时查看与跟踪个人所有的费用报销的审批进度，及时催办流程。用户通过移动审批功能实现业务审批处理的移动化应用，移动审批会自动将流程待办任务通知推送给下一步处理人，用户点击待办通知消息即可进行移动审批，简单快捷方便地完成业务审批处理。移动查询数据分析功能用于为数据分析提供移动端展现能力，一次分析、多终端完美呈现，还可支持将可视化结果进行分享、评论和沟通数据内容。（三）移动终端应用财务共享服务中心移动应用示例（四）商旅服务平台商旅服务平台是财务共享服务中心内部信息系统与

19、外部第三方信息系统进行连接而实现的扩展功能应用，可以为企业员工提供智能商旅管理以及报账服务，为企业员工出差申请、商旅预订、商旅报销等环节提供一站式智能化服务。商旅服务平台的整体架构如下图所示：（四）商旅服务平台商旅典型业务流程示例（五）智能应用平台1.无纸化报销对财务而言，未来发票的报销将全程实现线上报销，发票采集均采用电子采集，经过验真查重后，进行全流程线上报销。2.财务机器人（机器人流程自动化）机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）是一种应用程序，它通过模仿最终用户在电脑的手动操作方式，提供了另一种方式来使最终用户手动操作流程自动化。3.人工智能应

20、用人工智能（Artificial Intelligence，AI）是研究、开发用于模拟、延伸和扩展人的智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学。五五、基础业务管理平台基础业务管理平台（一）主数据管理主数据管理就是通过一整套用于生成和维护企业主数据的规范、技术和方案，保证主数据的完整性、一致性和准确性，实现跨业务部门、跨业务系统的应用。集成、共享、数据质量、数据治理是主数据管理的四大要素，因此主数据管理中包含：数据管理、信息发布管理、数据建模管理、流程管理、报表管理、系统管理等功能。系统能够提供主数据的建立、审批、查询功能，并能够通过主数据系统与其他应用体系内系统的“接口通道”，将主数

21、据同步传递到相关系统。（二）流程引擎流程引擎一般具备以下功能：（1）支持灵活多样的工作流场景。（2）不同审批链：系统可根据实际需要灵活自定义工作流，并能动态的对审批流程进行动态控制。（3）工作流配置：系统提供面向业务的工作流管理配置工具，针对业务人员制定流程管理配置界面，使流程能够灵活适应规则变化，通过手工即可快速调整，而不必通过代码开发。（4）支持多种途径的审批方式：支持在线审批；支持通过与OA系统界面链接到财务共享平台审批界面，完成单据的审批流转；支持通过移动终端审批，支持IOS、安卓两类移动端系统。（5）审批流转信息：可通过短信、邮件等消息系统实现报账状态的实时提醒。系统支持在主页面内醒

22、目地提示审批人待办事项。（二）流程引擎（6）审批过程：系统提供审批状态查询，实时查询单据的审批环节、已审批人、待审批人等信息。（7）在各审批节点上，系统支持单人审批及会签，会签提供选择会签人功能。（8）自助审批进度查询：系统提供在审批过程中查看单据的审批流程及各级审批结果，方便下级审批人了解审批状态。（9）审批委托：系统提供委托审批功能，审批人可委托他人代为审批，能够灵活选择被委托人、委托单据、业务流程、委托生效时期等。（10）紧急审批流程：对于特别紧急的审批需求，报账员在填写报账信息时可选择紧急处理流程，经会计审核后，直接将审批工单流转至最后一级权签人，加快后续处理流程。（三）日志管理日志管

23、理可以将财务共享服务信息系统的所有业务操作都在日志文件中记录，包括用户的操作轨迹和系统的状态，如用户登录、非授权访问、敏感操作等信息，系统管理员可以按时间、功能模块等属性对日志信息进行筛选查看，实时监控和记录运行情况，以保证系统的运行安全。（四）权限管理权限管理一般指根据系统设置的安全规则或者安全策略，用户可以访问而且只能访问自己被授权的资源。权限管理是财务共享服务信息系统非常重要的基础功能。权限管理提供按角色进行授权、直接授权，授权维度包括功能授权、字段授权和数据授权；同时提供了权限报表，便于查询权限分配情况，进行权限管理和审计。（五）集成平台集成平台主要包含两大核心服务能力，即业务接口集成能力和数据交换集成能力，分别应用于两类对应的业务场景：1.业务接口集成能力：业务接口集成主要与财务共享平台、各业务系统、外部社会化服务等进行协作，作为统一的接口服务网关和接口服务监控中心。2数据交换集成能力：数据交换集成则重于更专业的大规模数据交换、中间库表或中间文件等场景，主要为财务数据中心、数据集市等提供更高效的数据共享通道，可以快速实现专项数据交换集成。谢谢！