办公软件操作方法.ppt

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1、办公软件操作方法跳转到第一页第一节 文字处理和WORD在本节首先介绍文字处理软件的概念及WORD的基础知识。跳转到第一页跳转到第一页跳转到第一页跳转到第一页四、在四、在Windows中如何启动中如何启动WORD？方法一：在“开始”菜单中选择“程序”，然后单击“Microsoft Word”项；方法二：如果屏幕上有WORD的快捷图标，双击它；方法三：双击一个WORD文档。等等跳转到第一页五、五、WORD的窗口组成的窗口组成WORD的窗口是和WIN98的其他窗口一致的，可分两大区域：正文编辑区：编辑操作文档的区域；功能菜单区：窗口菜单和工具按钮区域跳转到第一页Word2000窗口示例：窗口示例：跳

2、转到第一页五、五、WORD的窗口组成（续）的窗口组成（续）重要提示：重要提示：WORDWORD的工具栏及许多窗口的工具栏及许多窗口组成元素，可以由用户自行定义。组成元素，可以由用户自行定义。在在WORD的窗口菜单中选择的窗口菜单中选择 视图视图 项，项，可定义窗口组成。可定义窗口组成。跳转到第一页六、六、WORD的帮助功能：的帮助功能：在WORD中，除了秉承W indows帮助的传统外，还提供了一个称为OFFICE助手的工具，方便用户随时得到充分的帮助。跳转到第一页七、如何退出七、如何退出WORD？与结束其他WIN98的应用程序类似。在退出WORD之前要保存处理的文档（除非你不想要它）。如果在

3、退出之前没有保存已修改的文档，WORD会给出提示。跳转到第一页第二节第二节 WORD的文档操作的文档操作本节介绍如何在WORD2000/2003操作WORD所处理的文档文件(磁盘文件)跳转到第一页一、开始编辑一个新文档操作一、开始编辑一个新文档操作在启动WORD时，WORD自动建立并打开一个名为“文档1”的新文档窗口。用户只需在此文档窗口输入文章,在保存此文档内容时，可以换另一个文件名存盘。跳转到第一页一、开始编辑一个新文档操作（续）一、开始编辑一个新文档操作（续）创建新文档：如果用户需要再建立新的文档，可用菜单中的文件新建功能。注：建立新文档需用“模板”，在一般情况下，选择WORD2003默

4、认提供的“空文档”模板即可。跳转到第一页一、开始编辑一个新文档操作（续）一、开始编辑一个新文档操作（续）说明：WORD可以在正文区中打开多个文档窗口，操作者可以在多个文档窗口中切换，并可自由地关闭某个文档窗口。跳转到第一页二、保存二、保存WORD文档的操作文档的操作要保存修改后的文章，在菜单中选要保存修改后的文章，在菜单中选 文件文件，然后在其中选，然后在其中选 保存保存 或或 另存为另存为 项。项。保存保存 是用原来的名字存盘（第一次存盘是用原来的名字存盘（第一次存盘除外），除外），另存为另存为 是用一个新文件名存盘，是用一个新文件名存盘，原来的旧文件内容不变且保留。原来的旧文件内容不变且保

5、留。再次提醒：文档必须保存在磁盘中，才不至于在关机后丢失。跳转到第一页二、保存二、保存WORD文档的操作（续）文档的操作（续）在保存文档或打开已有文档时，WORD会弹出“文件操作对话框”：选择保存位置输入文件名跳转到第一页三、关闭三、关闭WORD文档的操作文档的操作要关闭一个WORD文档窗口，首先要选中该窗口（使之成为当前窗口），然后在菜单中选文件关闭项或单击该文档窗口的 。如果在关闭文档之前没有保存文档，WORD提示保存文档。跳转到第一页四、打开已存在的四、打开已存在的WORD文档操作文档操作在菜单中选文件打开项，会弹出文件操作框，在文件操作对话框中选择WORD能够处理的文件，再按打开按钮即

6、可打开编辑选定的文档。跳转到第一页四、打开已存在的四、打开已存在的WORD文档操作（续）文档操作（续）注意：WORD默认的文档类型.DOC，但WORD还可以处理其他的文档。在文件操作框中的文件类型列表中可看到WORD支持的文件类型。跳转到第一页第三节第三节 文本编辑基本操作文本编辑基本操作本节介绍在WORD中编辑文档的基本技术。跳转到第一页一、输入文本的基本操作一、输入文本的基本操作要点一：首先在WORD文档中定位插入点。输入的字符出现在插入点(光标)位置（先定位，再输入）。可以使用鼠标(单击)或键盘上的光标控制键定位光标。跳转到第一页一、输入文本的基本操作（续）一、输入文本的基本操作（续）要

7、点二：当输入的文字串延伸到输入区的右侧时，WORD可以自动换行。在一个自然段落没有结束以前不要按回车换行，否则会影响以后的排版。跳转到第一页二、文字的增、删及修改操作二、文字的增、删及修改操作1、定位光标；参看表2.1常用编辑操作的快捷键2、使用删除键删除文字；3、在插入状态下输入将插入文字；4、在改写状态下输入文字替换对应位置要覆盖的文字串。通过双击状态栏中的改写框，转换插入和改写状态。跳转到第一页三、文字块操作三、文字块操作一个连续的文字区域称为文字块。步骤一：先选中要操作的文字区域；步骤二：利用剪贴板移动或复制、删除选中的对象，也可以直接用鼠标拖动选中的对象。关于选定字、句子、行、段落等

8、操作：参看表2.2跳转到第一页四、操作的撤消和恢复四、操作的撤消和恢复在WORD中，如果对操作的结果有不满，可以回退到操作前的状态。如果需要取消以前的操作，按撤销按钮；要恢复被撤销的操作，按恢复按钮。恢复钮撤消钮跳转到第一页五、字符串的查找和替换操作五、字符串的查找和替换操作查找：在文档一定范围中找出指定的字符串；替换：在文档一定范围中用指定的新字符串替换原有的旧字符串。跳转到第一页五、字符串的查找和替换操作（续）五、字符串的查找和替换操作（续）查找操作：步骤一：在菜单中选编辑查找项；步骤二：在出现的查找和替换对话框中 输入和选定有关条件；步骤三：按“查找下一个”按钮开始查 找工作。跳转到第一

9、页五、字符串的查找和替换操作（续）五、字符串的查找和替换操作（续）如果查找成功，被查找的字符串被选中，要继续查找下一个相同的字符串，再按一次“查找下一个”按钮。跳转到第一页五、字符串的查找和替换操作（续）五、字符串的查找和替换操作（续）替换操作：步骤一：在菜单中选编辑替换项；步骤二：在出现的查找和替换对话框选定有关条件；跳转到第一页五、字符串的查找和替换操作（续）五、字符串的查找和替换操作（续）替换操作(续)：步骤三：按“查找下一个”按钮开始查找工作。如果查找成功，被查找的字符串被选中,根据情况选按“替换”或“全部替换”按钮，不替换按“取消”按钮。跳转到第一页五、字符串的查找和替换操作（续）五

10、、字符串的查找和替换操作（续）查找与替换中特殊字符与通配符的使用跳转到第一页六、快速录入的一些窍门六、快速录入的一些窍门n方法一：利用“自动图文集”n方法二：利用“自动更正”n方法三：利用“查找-替换”n方法四：利用“复制-粘贴”跳转到第一页第四节第四节 文本排版基本操作文本排版基本操作本节介绍在WORD中进行文档排版的基本技巧跳转到第一页一、文档排版的概念一、文档排版的概念文档排版，是指按将文档编排成预定的所需的格式。如字体、分栏、页面大小等。跳转到第一页一、文档排版的概念（续）一、文档排版的概念（续）排版的层次：一般，WORD的初级排版操作可分成三个层次：1、字符格式编排2、段落格式编排3

11、、页面格式编排跳转到第一页预备知识：预备知识：WORD显示文档的几种方式：显示文档的几种方式：1、普通2、页面 3、Web版式4、大纲显示方式的选择跳转到第一页二、字符格式的编排二、字符格式的编排字符格式包括字符格式包括:字体字体-宋、黑、楷等（英文也有字体）宋、黑、楷等（英文也有字体）字号字号-字符的大小字符的大小字型字型-加粗、斜体及效果加粗、斜体及效果字及背景颜色字及背景颜色字符间距字符间距等等等等跳转到第一页二、字符格式的编排（续）二、字符格式的编排（续）在WORD中，如果先选中一段文字后再设置字符的格式，对选中的文字起作用；如果没有选中文字就设置字符的格式，对光标所在位置起作用，即在

12、光标位置输入字符，按设置的格式显示。跳转到第一页二、字符格式的编排（续）二、字符格式的编排（续）设置字符格式的方法：方法一：使用格式工具栏的工具钮字体字号字型颜色跳转到第一页二、字符格式的编排（续）二、字符格式的编排（续）设置字符格式的方法：方法二：在菜单中选格式字体格式设置框跳转到第一页二、字符格式的编排（续）二、字符格式的编排（续）设置字符格式的方法：方法三：利用常用工具栏的格式刷选定样板文字，单击格式刷，然后选中目标文字段，其格式即与样板一致；如果双击格式刷，可多次选择目标文字，直到再次单击格式刷取消设置。跳转到第一页WORD及及WINDOWS文本处理的特点：文本处理的特点：在WINDO

13、WS环境下运行的文字处理软件，几乎都有一个共同特点：可以在屏幕上直接看到排版的效果，即所谓“所见即所得”。跳转到第一页三、段落格式的编排三、段落格式的编排段落的概念：两个硬回车符之间的文本为一个段落一般，在录入文本时，应该使自然段和WORD段落吻合，以便后来的排版。跳转到第一页三、段落格式的编排（续）三、段落格式的编排（续）段落的选中：默认光标所在段落即为选中的段落。如果要同时设置连续的若干段落的格式，必须先用鼠标（或键盘）选中该连续的区域（和选中文字相同）。跳转到第一页预备知识：标尺的概念预备知识：标尺的概念n标尺：正常的文字输入区域范围。n显示和隐蔽标尺操作：在菜单中选视图标尺项。每单击一

14、次该项，标尺就出现（或隐蔽）。跳转到第一页三、段落格式的编排（续）三、段落格式的编排（续）段落格式包括：段落格式包括：段落左右边界段落左右边界-默认是标尺宽度默认是标尺宽度首行缩进或悬挂首行缩进或悬挂-相对同段落其他的相对同段落其他的行行对齐方式对齐方式-左、右、居中、两端和分左、右、居中、两端和分散对齐散对齐行间距和段落间的间距行间距和段落间的间距跳转到第一页三、段落格式的编排（续）三、段落格式的编排（续）设置段落格式的方法：方法一：使用格式工具栏的工具钮对齐自动编号边界调整跳转到第一页三、段落格式的编排（续）三、段落格式的编排（续）设置段落格式的方法：方法二：用标尺调整段落的边界工作区上方

15、的左右标尺工作区上方的左右标尺跳转到第一页三、段落格式的编排（续）三、段落格式的编排（续）方法三：在菜单中选格式段落段落格式段落格式设置框设置框跳转到第一页四、页面格式的设置四、页面格式的设置页面设置的概念：页面设置就是设置页的格式。在页面格式设置好之后，WORD会自动按页面格式编排文本，如调整段落宽度以适应页面变化等。页面格式和标尺的关系：定好纸张大小和页边距后，正文区的尺寸就是标尺宽度。跳转到第一页四、页面格式的设置（续）四、页面格式的设置（续）页面格式包括：纸张尺寸-即按此尺寸安排版面页边距-纸张上下左右保留的空间文字行方向-指打印输出时的方向页码-页码的编排分栏-一个页中的文字分栏跳转

16、到第一页四、页面格式的设置（续）四、页面格式的设置（续）设置页面格式的方法：方法一：在菜单中选文件页面设置在“页面设置对话框”中可设定纸张大小、页边距、文字行方向等跳转到第一页页面设置对话框页面设置对话框跳转到第一页四、页面格式的设置（续）四、页面格式的设置（续）设置页面格式的方法：方法二：在菜单中选格式分栏设置分栏。跳转到第一页四、页面格式的设置（续）四、页面格式的设置（续）设置页面格式的方法：方法三：n在菜单中选插入页码项设置页码；n在菜单中选视图页眉和页脚项设置页眉和页脚。n同样，可以在菜单中选插入分隔符项强制分页。跳转到第一页五、查看排版效果的方法五、查看排版效果的方法n方法一：在菜单

17、中选视图页面项，可以直接在屏幕上看到排版效果。可以用显示比例框设置屏幕上文本的显示尺寸。n方法二：在菜单中选文件打印预览项，更真实地反映打印的效果。跳转到第一页第五节第五节 图形编排基本操作图形编排基本操作本节介绍在WORD的文档中插入图形及修改图形的基本技巧跳转到第一页在文档中插入图形在文档中插入图形n将图形文件插入到文档中n利用剪贴板插入图形n利用工具绘制图形跳转到第一页一、将图形文件插入到文档中一、将图形文件插入到文档中1.插入图片插入图片2.图片的编辑图片的编辑(1)放大与缩小放大与缩小(2)图片的移动图片的移动3.图片格式设置图片格式设置(1)设置环绕方式设置环绕方式(2)改变图片的

18、背景色和填充色改变图片的背景色和填充色跳转到第一页二、利用剪贴板插入图形二、利用剪贴板插入图形n步骤一：使用其他图形软件（如画图）绘出或打开一个图画；n步骤二：选中所需的图形区域，并复制到剪贴板；n步骤三：在WORD中定位要插入图形的位置，从剪贴板粘贴图形。跳转到第一页三、使用三、使用WORD提供的绘图工具提供的绘图工具n步骤一：在菜单中选择视图页面项使文档按页面方式显示；n步骤二：在菜单中选择视图工具栏并选中绘图项，窗口下方将出现“绘图”工具栏；n步骤三：用鼠标选中所需的绘图工具，直接在文档中绘出图形。跳转到第一页四、四、“图文框图文框”的作用及调用的作用及调用n“图文框”是WORD提供的在

19、文档中开辟一个特殊区域的工具，在图文框中可以放置文字和图片，并使用与周围的文字不同的格式。n调用“图文框”的方法：在菜单中选插入图文框，然后用鼠标在文档中拖出一个区域，该区域即为图文框。跳转到第一页第六节第六节 表表 格格一、创建表格 1.用“插入表格”按钮 2.用“插入表格“命令 3.用“表格和边框”工具栏的“绘制表格”按钮。二、选定表格跳转到第一页三、插入单元格、行或列三、插入单元格、行或列 1.插入单元格 2.插入行 3.插入列跳转到第一页四、删除单元格、行或列四、删除单元格、行或列 1.删除单元格 2.删除行 3.删除列跳转到第一页五、移动或复制单元格、行或列五、移动或复制单元格、行或

20、列1.移动2.复制跳转到第一页六、合并和拆分单元格六、合并和拆分单元格1.合并单元格2.拆分单元格跳转到第一页七、拆分和合并表格七、拆分和合并表格 1.拆分表格 2.合并表格跳转到第一页八、调整行高、列宽八、调整行高、列宽1.调整行高 (1)用鼠标拖动 (2)用命令对话框2.调整列宽 (1)用鼠标拖动 (2)用命令对话框 (3)自动修改列宽跳转到第一页九、添加边框和底纹九、添加边框和底纹 1.添加边框 2.添加底纹跳转到第一页十、表格的运算十、表格的运算 1.单元格引用 2.计算 3.排序跳转到第一页第七节第七节 邮件合并邮件合并跳转到第一页邮件合并的意义邮件合并的意义 在日常的工作事务中，会

21、有许多的在日常的工作事务中，会有许多的文件、信函、公文等文档，它们都具有文件、信函、公文等文档，它们都具有相同的格式，而不同的只是个别的属性，相同的格式，而不同的只是个别的属性，如姓名、性别、单位、地址等。而如姓名、性别、单位、地址等。而Word Word 20032003提供的提供的“邮件合并邮件合并”功能，为我们功能，为我们处理这样的事务提供了捷径。处理这样的事务提供了捷径。跳转到第一页合并的邮件由两部分组成合并的邮件由两部分组成n主文档n数据源跳转到第一页主文档主文档主文档包含了保持不变的文本（如信函中的正文）和一些合并域（如信函中的收信人姓名及地址等）。合并域实际上就是一个变量，它随着

22、数据源的内容而变化。返回跳转到第一页数据源数据源数据源则包含合并域中使用的文本，如一个或多个人的姓名及地址等信息。跳转到第一页邮件合并的过程邮件合并的过程n创建主文档n创建数据源n插入合并域n合并文档跳转到第一页创建主文档创建主文档n首首先先新新建建或或打打开开一一个个要要作作为为主主文文档档的的文件文件n单击单击“工具工具”“邮件合并邮件合并”n选择主文档的类型及所在窗口选择主文档的类型及所在窗口 返回跳转到第一页创建数据源创建数据源n单击邮件合并工具栏上的“邮件合并帮助器”按钮，屏幕显示“邮件合并帮助器”对话框n在“数据源”组框中单击“获取数据”n单击“建立数据源”n在“域名行中的域名”框

23、中,用户根据实际情况可进行域名的增删跳转到第一页创建数据源（续）创建数据源（续）n单击“确定”按钮，选择数据源存放的文件夹，以及数据源文件的文件名n单击“保存”按钮n选择“编辑数据源”n在“数据表单”中输入数据,单击“新增”按钮可输入下一组数据n数据输入完毕，单击“确定”按钮返回跳转到第一页插入合并域插入合并域n在主文档中将光标移到要插入合并域的位置，单击邮件合并工具栏上的“插入合并域”按钮。n从下拉列表中选择要插入的合并域。按同样的方法可以将其它合并域插入到主文档的合适位置。返回跳转到第一页合并文档合并文档n打开主文档n单击“邮件合并帮助器”按钮n单击“合并数据和文档”下的“合并”按钮n选择

24、“合并到”列表框的“新建文档”项，并单击“合并”按钮。跳转到第一页第八节第八节 文档打印基本操作文档打印基本操作本节介绍打印WORD文档的基本知识跳转到第一页一、检查打印驱动程序一、检查打印驱动程序第一步：确定在WINXP中是否安装了和正在连接使用的打印机配合的驱动程序。跳转到第一页二、给打印机通电和装纸二、给打印机通电和装纸第二步：打开打印机的电源开关，装好合适的打印纸。打印纸的规格不宜与要打印的文档中选定的页面格式相差太大，否则打印效果很难达到理想。跳转到第一页三、连机，如果有此需要三、连机，如果有此需要第三步：按打印机面板上的联机键。n有许多旧式打印机上面有个联机键，要按一下让“联机”指

25、示灯亮之后才可以接受计算机送来的信号。n许多新式的打印机已经取消了该键。跳转到第一页四、在四、在WORD中启动打印功能中启动打印功能第四步：在WORD中打开要打印的文档，在菜单中选文件打印，在打印设置对话框中设好打印参数，按“确定”按钮，稍待片刻，打印机开始打印。跳转到第一页有关打印的窍门和技术问题：有关打印的窍门和技术问题：1、在打印前检查文档的页面设置和用打印预览检查效果，可以避免许多不必要的浪费；2、在WORD的打印设置对话框中按“属性”钮，可以设置打印机的打印参数，如打印质量等等。跳转到第一页有关打印的窍门和技术问题（续）：有关打印的窍门和技术问题（续）：3、WINDOWS一般不会立即

26、输出打印信息到打印机，它会首先将打印信息写到磁盘的一个临时文件中，然 后再从临时文件送到打印机。所以，要等一段时间后打印机才开始打印。跳转到第一页有关打印的窍门和技术问题（续）：有关打印的窍门和技术问题（续）：4、在正式打印开始后，用户可以操作计算机做其他工作，此功能称为“脱机打印”。5、如果在打印过程中要暂停打印，要先按“打印信息框”中的“停止”按钮。跳转到第一页第九节第九节 WORD的其他功能的其他功能本节简单介绍WORD的其他功能WORD是一个功能非常丰富的软件，本章前面介绍的只是它的基本的功能。跳转到第一页样式：样式：样式是预定的文字（一般是一个段落）格式，如同模具一样。WORD允许用

27、户自己定义样式并可保存样式。在需要使用样式的时候，选中段落后在样式列表框中选择一个样式，该段落的格式立即改变为样式的格式。跳转到第一页模板：模板：模板是一组样式的集合。WORD自身已经提供了一组模板，并允许用户自己定义和保存新模板。在建立新文档时，WORD会首先要求用户选择模板。选用合适的模板可以提高工作的效率。跳转到第一页工具栏：工具栏：nWORD提供十分丰富的工具，有的工具是菜单所没有的，放在“工具栏”。n要显示更多的工具栏，可以在菜单中选视图工具栏。WORD甚至允许用户自己定义工具栏（在其中增加自己常用的工具图标）。跳转到第一页文字校对：文字校对：n在WORD的菜单中选择工具拼写和语法项，就可以对文档的内容进行拼写和语法检查。此此课件下件下载可自行可自行编辑修改，修改，仅供参考！供参考！感感谢您的支持，我您的支持，我们努力做得更好！努力做得更好！谢谢!