文字处理软件应用 (2).ppt

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1、第5章文字处理软件应用理解Word中的常用术语及窗口组成熟练掌握Word文档的管理、编辑、排版、预览及打印输出熟练掌握表格的创建、编辑和数据处理方法熟练掌握Word图形图片的插入与编辑，并实现图文混排掌握样式、模板和邮件合并等高效编排功能的用法了解长文档的基本制作方法，并能够对较大型学术性文档熟练排版及生成目录等操作【能力考查要求】【学习目标】能够根据实际要求对文档资料进行搜集、整理、排版，并交付打印能够利用互联网、书籍文献及自己所学专业知识，规范制作较大型学术性文档，包括文档基本排版格式设置、图文混排和表格制作、页眉页脚设置、脚注尾注设置、样式设置及目录生成等文档输入与编辑（建立文档、录入文

2、档、复制粘贴、查找替换）字符格式设置（设置字体、字号、字形、字符间距、动态效果）段落格式设置（设置段落对齐方式、段落缩进、行距和段落间距）页面格式设置（设置文档的纸张大小、方向，页边距）其他版面格式设置（分栏、首字下沉、边框和底纹、项目符号和编号、中文版式、格式刷、添加页眉页脚、添加脚注尾注及批注、插入页码）表格操作（创建表格、表格编辑、绘制斜线表头、表格中数据计算和排序）图形图片操作（绘制自选图形、图片和艺术字的插入及编辑、文本框的使用、数学公式的输入）高效排版（使用样式、模板、自动生成目录）【操作考查点】5.1Office2003系列软件与中文系列软件与中文Word2003概述概述5.2文

3、档的管理文档的管理5.3文档的编辑文档的编辑5.4文档的排版文档的排版5.5表格制作与处理表格制作与处理5.6图文混排图文混排5.7高效排版高效排版5.8文件的输出文件的输出打印预览与打印打印预览与打印第5章文字处理软件应用5.1 Office 2003系列软件与中文系列软件与中文Word2003概述概述Office2003汇集了汇集了字处理（Word）电子表格（Excel）演示文稿（PowerPoint）数据库（Access）网页制作工具（FrontPage）项目管理软件（Project）等常用软件以及一系列功能强大的实用工具，是目前最为流行的办公软件系列。中文Word2003概述中文Wor

4、d2003是一个非常完善的文字处理软件，它是微软办公室软件包（MicrosoftOffice2003）中最主要和最常用的应用程序之一。使用其便捷全面的编辑、排版功能，可以快速地制作出各种类型的文档，如书籍、信函、公文、报告、传真、出版物、备忘录、简历、日历以及网页等。5.1.1Word2003的安装、启动与退出的安装、启动与退出5.1.2Word窗口组成窗口组成5.1.3Word帮助帮助5.1.1Word2003的安装、启动与退出的安装、启动与退出1.Word的安装的安装将MicrosoftOffice2003的安装光盘放入光驱中，光盘将自动启动MicrosoftOffice2003的安装程序

5、。2.启动启动Word“开始”“所有程序”“MicrosoftOffice”“MicrosoftOfficeWord2003”命令双击Word应用程序的快捷方式图标“开始”“运行”，输入命令“winword.exe”双击任意Word文件图标，在子菜单中选择要打开的Word文档。3.退出Word单击Word应用程序窗口右上角的“关闭”按钮。在Word窗口“文件”菜单中选择“退出”命令。单击Word应用程序窗口左上角的“窗口控制”图标，选择“关闭”命令退出。双击Word应用程序窗口左上角的“窗口控制”图标。键入快捷键AltF4。5.1.2Word窗口组成5.1.3Word帮助获得帮助的方法如下：使

6、用Office助手利用对话框的“帮助”按钮5.2文档的管理文档的管理5.2.1创建新文档创建新文档5.2.2保存与保护文档保存与保护文档5.2.3打开文档打开文档5.2.4关闭文档关闭文档5.2.1创建新文档创建新文档1.按CtrlN组合键，2.单击常用工具栏中的“新建空白文档”按钮3.执行“文件”“新建”命令。5.2.2保存与保护文档保存与保护文档在Word中所做的各种编辑工作针对的是对调入内存工作区中的文档，如果不执行存盘操作的话，一旦关机（掉电），所做的工作就可能因为得不到保存而丢失。只有外存（如硬盘、优盘等）上的文件才能被长期保存，所以当完成编辑工作后，应把工作的成果及时地保存到外存中

7、。1.保存文件保存文件（1）保存新建文档（2）保存已有文档（3）自动保存2.保护文档保护文档对Word文档进行保护，最常见的方法就是设置密码。操作步骤如下：（1）打开要设置密码的文档。（2）执行“工具”“选项”命令，选择“安全性”选项卡。（3）根据需要分别设定“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”。（4）在“确认密码”对话框中再次输入密码，单击“确定”按钮。如果要撤消文档保护，只需要把设置的密码删除即可。5.2.3打开文档打开文档如果要对已存盘的文档进行浏览、编辑、排版等操作，首先要打开它。打开文件就是将保存在外存（如磁盘、光盘等）上的文件调入内存，在Word窗口显示文档内容。5.2.4关

8、闭文档关闭文档关闭文档，就是将当前文档窗口关闭，并将暂存在内存中的文档内容清除，释放所占的内存。5.3文档的编辑文档的编辑5.3.1文本的输入文本的输入5.3.2文本的选取文本的选取5.3.3文本的复制、移动和删除文本的复制、移动和删除文本的撤销与恢复文本的撤销与恢复5.3.5文本的查找、替换与定位文本的查找、替换与定位5.3.6文本编辑中的常用工具文本编辑中的常用工具5.3.1文本的输入文本的输入1.键盘输入键盘输入“搜狗输入法”中利用软键盘输入字符特殊符号通过“插入”“符号”对话框在汉字输入过程中经常要作的切换操作如下：利用输入法列表或按Ctrl+Shift键在不同输入法间切换；利用输入法

9、列表或按Ctrl+空格键在中文和英文输入法间切换；利用输入法状态条或按Shift+空格键进行切换全角/半角状态利用输入法状态条或按Ctrl+.键进行切换中英文标点符号状态。2.语音输入语音输入3.联机手写输入联机手写输入4.扫描输入扫描输入5.3.2文本的选取文本的选取要对文档进行编辑，诸如复制、移动、删除、替换、改变字体等，首先要选定执行操作的文本范围，然后再操作(参考教材P75)。1.使用鼠标在文档区选定文本使用鼠标在文档区选定文本（单击、双击、Ctrl+单击、三击、拖动、Ctrl+拖动、Shift+单击、“编辑/全选”命令或Ctrl+A键）2.2.使用鼠标在选择栏选定文本使用鼠标在选择栏

10、选定文本3.垂直选择文本块垂直选择文本块（先按下Alt键，然后按下并拖动鼠标选取即可。）4.对图片、自选图形、艺术字、文本框等对象的选择对图片、自选图形、艺术字、文本框等对象的选择（用鼠标单击该对象即可，或者单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮。）2.插入插入l切换插入切换插入改写状态：改写状态：双击状态栏中双击状态栏中“改写改写”，或按，或按Ins键键“改写改写”状态下，输入的字符复盖插入点右边的字符，插入点右移状态下，输入的字符复盖插入点右边的字符，插入点右移l插入行：插入行：插入点位于段落结束处按回车键：在段落下方产生空行插入点位于段落结束处按回车键：在段落下方产生空行插入点位于段落开

11、始处按回车键：在段落上方产生空行插入点位于段落开始处按回车键：在段落上方产生空行l插入文件：插入插入文件：插入文件文件1.选定文本选定文本l段落：鼠标在左边选定区双击段落：鼠标在左边选定区双击l几行几行段：指针在左边选定区段：指针在左边选定区,垂直拖曳几行垂直拖曳几行段段l全部全部：Ctrl+A或或编辑编辑全选全选l任意：任意：单击开始处，单击开始处，Shift+单击结束单击结束单击开始处，鼠标拖曳到结束处单击开始处，鼠标拖曳到结束处l矩形块：矩形块：Alt+拖曳拖曳1.复制或移动文本块复制或移动文本块(参考教材P76)用剪贴板复制或移动文本。2.删除文本块删除文本块(按按“Del”键或键或)

12、执行“编辑/Office剪贴板”命令，弹出“剪贴板”工具栏5.3.3文本的复制、移动和删除文本的复制、移动和删除选定欲删除的文本选定欲删除的文本Del 键键剪切剪切删除文本删除文本选定要移选定要移动的文本动的文本剪切剪切插入点定位目标处插入点定位目标处粘贴粘贴指针指向选定文本指针指向选定文本拖曳到目标处拖曳到目标处移动文本移动文本复制文本复制文本选定要复选定要复制的文本制的文本复制复制插入点定位目标处插入点定位目标处粘贴粘贴指针指向选定文本指针指向选定文本Ctrl+拖曳到目标处拖曳到目标处文本的撤销与恢复文本的撤销与恢复1.撤销撤销（1）撤销最近一次操作（2）撤销最近若干次操作2.恢复（1）恢

13、复最近一次操作（2）恢复若干次操作撤消和恢复撤消和恢复l撤消：编辑撤消：编辑撤消撤消,或单击或单击 ；取消上一步操作取消上一步操作l恢复：编辑恢复：编辑恢复恢复,或单击或单击 ；恢复到撤消前的状态恢复到撤消前的状态5.3.5文本的查找、替换与定位文本的查找、替换与定位l替换：替换：可以替换内容可以替换内容,或替换大小写字母、字符格式、特殊字符等或替换大小写字母、字符格式、特殊字符等l查找：查找：输入查找的输入查找的内容及格式内容及格式编辑编辑查找查找“查找和替换查找和替换”对话对话框框“查找查找”选项卡选项卡查找下一处查找下一处编辑编辑替换替换输入查找和替换输入查找和替换的内容及格式的内容及格

14、式“查找和替换查找和替换”对话对话框框“替换替换”选项卡选项卡替换替换全部替换全部替换n提示：查找内容中可以使用通配符提示：查找内容中可以使用通配符“*”或或“？”。n“*”匹配所在位置的字符串，匹配所在位置的字符串，n“？”匹配所在位置的一个字符，匹配所在位置的一个字符，n如如“L*”表示查找以表示查找以“L”开始的字符串。开始的字符串。n如果使用通配符查找，如果使用通配符查找，“使用通配符使用通配符”复选框应该为选中状态。复选框应该为选中状态。1.查找2.替换5.3.6文本编辑中的常用工具文本编辑中的常用工具1.拼写和语法检查2.字数统计3.自动更正选择“工具”“自动更正选项”菜单下的“自

15、动更正”命令，自动检测并更正键入错误、误拼的单词、语法错误和错误的大小写等。5.4文档的排版文档的排版5.4.1字符排版字符排版5.4.2段落排版段落排版5.4.3其他常用格式设置其他常用格式设置5.4.1字符排版字符排版1.查看字符格式查看字符格式2.使用使用“格式格式/字体字体”命令设置字符格式命令设置字符格式“字体”对话框（1）“字体”选项卡（2）“字符间距”选项卡（3）“动态效果”选项卡不同字体格式的效果4.更改字母大小写更改字母大小写3.3.使用使用“格式格式”工具栏设置字符格式工具栏设置字符格式段落格式化包括设置段落中文本对齐方式、首行缩进、左/右缩进、行间距、与段前和段后的间距等

16、方面。5.4.2段落排版段落排版1.对齐方式对齐方式文本对齐方式是指段落中的文本相对于左、右缩进标志的位置。包括：左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐。2.文本的缩进文本的缩进文本缩进包括段落左缩进、右缩进、段落首行缩进和悬挂缩进四种设置，其缩进的距离可由标尺上对应的四个标志指示。水平标尺上及其上的各种缩进标志在Word中提供了三种能够实现段落缩进的方法:方法一：使用标尺设置所选段落的首行缩进方法二：使用“格式”“段落”命令设置方法三：使用“格式”工具栏中的“减少缩进量”按钮和“增加缩进量”按钮。3.3.设置行距和段间距设置行距和段间距 5.4.3其他常用格式设置其他常用格式设置1.1.分

17、栏分栏 选中需要分栏的一段或多个段落,通过“格式”“分栏”命令来设置。“分栏”对话框 分栏效果图2.首字下沉首字下沉把插入点定位在要设置下沉或悬挂的段落，执行“格式”“首字下沉”命令可完成设置。“首字下沉”对话框 首字下沉的效果3.3.边框和底纹边框和底纹 选择“格式/边框和底纹”命令，屏幕显示“边框和底纹”对话框，可以为文字、段落或页面添加边框或底纹。“边框和底纹”对话框 边框、页面边框和底纹效果4.项目符号和编号项目符号和编号选择“格式”“项目符号和编号”命令，可对列表进行格式化，使得文档突出、有层次感。“项目符号和编号”对话框自定义编号列表对话框各项目符号、编号和多级符号的设置效果5.中

18、文版式中文版式通过“格式/中文版式”菜单中的命令可实现加拼音、加圈、纵横混排等中文版式处理功能。通过“工具/语言/中文简繁转换”命令可实现简体与繁体字的转换。中文版式效果样例6.格式刷格式刷常用工具栏中的格式刷是一个小型的格式复制器，它适用于进行重复的字体、字形、以及段落格式等的设置操作。（1）使用格式刷进行字符格式复制（2）使用格式刷进行段落格式复制7.批注、尾注和脚注批注、尾注和脚注“插入”“批注”批注示例脚注示例“插入”“引用”“脚注和尾注”8.页眉与页脚设置页眉与页脚设置（1）通过“视图/页眉和页脚”命令创建页眉和页脚“页眉和页脚”编辑区及工具栏（2）同一文档中不同的页眉和页脚（3）首

19、页不同的页眉和页脚（4）奇偶页不同的页眉和页脚5.5表格制作与处理表格制作与处理5.5.1创建表格创建表格5.5.2编辑表格编辑表格5.5.3表格中的文本处理表格中的文本处理5.5.4表格的边框和底纹表格的边框和底纹5.5.6表格中数据的计算与排序表格中数据的计算与排序5.5.7由表格生成统计图由表格生成统计图5.5.1创建表格创建表格方法方法1：使用“表格”菜单的“表格”“插入”“表格”命令。方法方法2 2：绘制表格。选择“表格”菜单的“绘制表格”菜单项或者单击“常用”工具栏的“表格和边框”按钮 ，利用“表格和边框”工具栏绘制表格。“插入表格”对话框5.5.2编辑表格编辑表格2.表格单元格、

20、行和列的插入与删除1.选择表格中的文本3.设置表格列宽和行高4.合并和拆分表格和单元格5.绘制斜线表头“斜线表头”对话框基本工资津贴奖金水电房租王飞200018002000150200刘华250020001600200300杨微300023001800140360添加斜线表头工资明细姓名5.5.3表格中的文本处理表格中的文本处理1.表格中文本的输入与编辑2.表格中文本的对齐选择单元格对齐方式5.5.4表格的边框和底纹表格的边框和底纹1.利用利用“边框与底纹边框与底纹”对话框设置表格的边框与底纹对话框设置表格的边框与底纹表格的边框和底纹效果2.自动套用表格格式自动套用表格格式将插入点移动到表格内

21、或选中整个表格后，选择“表格”菜单下的“表格自动套用格式”命令。在对话框内可以选择一种现成的表格边框和底纹的样式。“表格自动套用格式”对话框3.显示显示/隐藏表格虚框隐藏表格虚框单击“表格”菜单下的“隐藏虚框”命令将隐藏掉这些虚线。5.5.6表格中数据的计算与排序表格中数据的计算与排序1.表格数据计算表格数据计算工资明细姓名基本工资津贴奖金水电房租王飞200018002000150200刘华250020001600200300杨微300023001800140360工资明细姓名某公司员工工资一览表基本工资津贴奖金水电房租实发工资王飞2000180020001502005,450刘华250020

22、0016002003005,650杨微3000230018001403606,600总计75006100540049086017,700平均值2,500.02,033.31,800.0 163.3 286.75,900.02.表格的排序表格的排序Word可以使表格按升序（A到Z、0到9或日期由早到晚）或降序（Z到A、9到0或日期由晚到早）对文字、数字或日期进行排序。也可选择多列排序。工资明细姓名某公司员工工资一览表基本工资津贴奖金水电房租实发工资王飞2000180020001502005,450刘华2500200016002003005,650杨微3000230018001403606,600

23、总计75006100540049086017,700平均值2,500.02,033.31,800.0 163.3 286.75,900.0由表格生成统计图由表格生成统计图工资明细姓名某公司员工工资一览表基本工资津贴奖金水电房租实发工资杨微3000230018001403606,600刘华2500200016002003005,650王飞2000180020001502005,450总计75006100540049086017,700平均值2,500.02,033.31,800.0 163.3 286.75,900.05.6图文混排图文混排5.6.1图片的插入图片的插入5.6.2图片的编辑和格式

24、化图片的编辑和格式化5.6.3自选图形自选图形5.6.4文本框文本框5.6.5艺术字艺术字5.6.6公式编辑器公式编辑器5.6.1图片的插入1.插入剪贴画“剪贴画”任务窗格“Microsoft剪辑管理器”对话框2.插入来自另一文件的图片选择“插入”“图片”“来自文件”命令。3.使用剪贴板插入图片（PrintScreen或Alt+PrintScreen）在Word应用程序中粘贴剪贴板中的图片5.6.2图片的编辑和格式化图片的编辑和格式化1.改变图片大小2.图片的移动3.图片的复制和删除（1）使用“图片”工具栏（2）右击图片的快捷菜单中选择“设置图片格式”命令，打开“设置图片格式”对话框。4.图片

25、格式设置5.6.3自选图形自选图形依次选择“插入”“图片”“自选图形”命令，打开“自选图形”工具栏，其中包括线条、基本形状、箭头总汇、流程图、星与旗帜、标注等类型的自选图形。或者单击“绘图”工具栏的“自选图形”按钮，选择一种自选图形。1.插入自选图形“绘图”工具栏含有七个图形对象的画布2.编辑图形对象（1）选定对象（2）缩放和旋转对象（3）在图形对象上添加文字（4）组合对象（5）图形的修饰通过“绘图”工具栏上的相关命令,可对图形的线条形状、填充颜色、线条颜色等属性进行修改，还可设置图形的阴影及三维效果。5.6.4文本框文本框选择“插入”“文本框”“横排”或“竖排”命令，可插入文本框。设置文本框

26、格式对话框横排文本框和竖排文本框5.6.5艺术字艺术字1.插入艺术字执行“插入”“图片”“艺术字”命令，或者单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮。2.设置艺术字格式利用“艺术字”工具栏上的按钮，可以增加或改变艺术字的效果。利用“艺术字”工具栏设置艺术字格式5.6.6公式编辑器公式编辑器利用Word提供的公式编辑器，可以很方便地在文档中建立和编辑复杂的数学公式。具体步骤如下：（1）执行“插入”“对象”命令，打开“对象”对话框。（2）在“新建”选项卡中，选择“对象类型”框中的“Microsoft公式3.0”选项。（3）单击“确定”按钮，即可启动“公式编辑器”。利用“公式编辑器”输入公式5.7高

27、效排版高效排版 5.7.1样式的创建与使用样式的创建与使用5.7.2长文档的制作方法与技巧长文档的制作方法与技巧5.7.3模板的应用模板的应用5.7.4邮件合并邮件合并5.7.1样式的创建与使用样式的创建与使用1.样式的概念样式可以分为两类：基于字符的样式和基于段落的样式。不同的样式所包含的具体设置2.查看和应用样式应用样式有两种方法：（1）应用“格式”工具栏的“样式”列表框。（2）选择“格式/样式和格式”命令，使用“格式和样式”任务窗格。“格式”工具栏的“样式”列表框“样式和格式”任务窗格3.创建新样式“新建样式”对话框4.修改样式“右击”样式的快捷菜单5.删除样式5.7.2长文档的制作方法

28、与技巧长文档的制作方法与技巧1.长文档制作的准备工作2.制作长文档的标题结构3.建立多级符号标题可以创建“链接到标题样式的多级符号”，这样，Word既可以随内容自动改变标题编号，同时各级标题也应用了相同级别的标题样式。4.抽取目录5.7.3模板的应用模板的应用选择“文件”菜单中的“新建”命令，在“新建”对话框中选择合适的选项卡，再选择合适的模板文件。选择合适的模板文件1.模板的概念2.应用模板3.新建模板创建模板的目的是固定文档的一整套样式或设置预设项。例如设计某一公司专用的公文、报表等。（2）用文档建立新模板（1）用现有模板建立新模板5.7.4邮件合并邮件合并1.邮件合并的概念2.邮件合并的基本过程（1）建立主文档（2）准备数据源（3）将数据源合并到主文档中5.8文件的输出文件的输出打印预览与打印打印预览与打印页面设置1.设置纸张大小2.设置页边距3.设置“版式”选项卡“页面设置”对话框