03第三章 秘书工作机构的职能与工作要求.ppt

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1、03第三章 秘书工作机构的职能与工作要求5 4 3 2 1横向幅度可加大精简原则纵向层次尽量少一、秘书工作机构的设置原则（二）设置原则人员精简是为了提高工作效率,避免人浮于事。纵向层次少是为了上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义横向幅度大是因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂。右图为锐角三角形式，纵向层次多，横向幅度小，控制严，但上下沟通不便。左图为钝角三角形式，纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由度大，上下沟通方便。两种模式各有特点，如军队就采用前一种模式，便于指挥、控制。秘书机构则宜采用后一种模式。组织机构的两种模式2.组织形式、人员配备必须符合精简合理高效的要求。1.凡独立单位必

2、须设置秘书机构。（从独立行文角度把握）3.秘书机构与所属机关、单位在工作性质上必须相适应。二、秘书机构的设置原则（三）具体要求1是一个有一定职责范围即有一定权力的独立负责部门，有上级颁发的公章，有行文的权限.有一定数量的常驻的领导干部和办事人员；有一定数量的收发文件。指具有一定数量的常驻领导干部和办事人员，能独立行使一定权利的实体单位，凡是行文单位均可设置秘书机构。独立单位条件独立单位:二、秘书工作机构的名称与组织形式广义的：指秘书长或办公厅(室)主任领导下的办公厅或办公室。狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅(室)之下。负责：文书、会务、联络、接待等工作

3、。组织形式：分理制或综理制。职责：统管政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作名称：由机关、单位或首长名称加秘书机构名称组成。国务院办公厅。Description of the contents下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作。如中共中央和国务院实行的都是这种形式，办公厅内部下设局级机构，局级以下设处、室或科等。就是采用不分部门办公的形式，由秘书工作机构综合管理领导机关的一切日常工作。如市、县政协和大多数企事业单位都采用综理制。分理制综理制秘书工作机关中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机构有召集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的权力,还有权制订秘书工作程序、规范秘书工作技术、指导下

4、级组织的秘书工作。地位与作用如下图：一、秘书工作机构的地位秘书机关秘书机关首脑机关首脑机关下级组织下级组织下级组织下级组织职能部门职能部门职能部门职能部门下级组织下级组织下级组织下级组织职能部门职能部门职能部门职能部门秘书部门秘书部门 秘书工作部门中级和中型企事业单位的秘书工作机构，它往往在领导的直接指挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从事一般文书、事务工作。通常被称之为“秘书工作部门”。其地位见下图：一、秘书工作机构的地位领导部门领导部门秘书工作岗位基层组织和小型企事业单位，由于其规模小、人员少，往往不设独立的“办公室”，只配置一、二名专职或兼职秘书，作为主管的工作助手。他们往往与上司同在一

5、间办公室，或在办公室外占一席之地办公，被称之为“秘书岗位”。一、秘书工作机构的地位二、秘书机构的领导关系 （一）秘书机构只直接对所属机关负责1.“条条”领导关系：教育部和重点院校，并对下级教委(厅)有领导关系；铁道部直接领导各大铁路局。2.“块块”领导关系：如省、市、县人民政府分别领导属下各厅、各局、各区等。秘书机构只直接为本单位领导服务，对下或上不存在领导或被领导关系，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。纵向联系上级秘书机构有义务对下级秘书机构进行业务上的指导。这种业务指导关系体现在由上级领导机关(不是秘书部门)颁发制度、指示和通知，或召开专业

6、工作会议，解决存在的问题。横向联系秘书机构之间就一些共同性问题或业务问题，相互交流经验，展开对秘书学教学和秘书工作的研究。全国和各地秘书学研究会对横向联系起着重大的促进作用。（二）秘书机构之间的联系（一）秘书机构的类型秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构（或称“业务性机构”、“职能部门”、“业务部门”）职能性机构 承担具体业务工作，专业性强，分工明确，职能界线清晰；综合性机构 不承担具体业务工作，处理综合事务，全面协调，拾遗补缺二、秘书工作机构的性质综合性综合性 辅助性辅助性 服务性服务性机密性机密性四种四种特性特性（二）秘书工作机构的性质秘书部门处于中枢地位，又掌管机密文件

7、、秘密会议，负责组织内部的安全、保卫工作。秘书部门是直接辅助领导工作的。活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督主要活动是围绕领导层的活动而展开，内容涉及面广。既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性。秘书部门为领导、其他部门和全体成员服务。包括管理服务、信息服务、生活服务和事务服务。是秘书部门的本质特征。功能功能一个组织机构所具有的能力和作用的总和。取决于其结构和内在素质。职能职能 根据工作需要赋予某一机构的职责权限。一、秘书工作机构的职能Mishu004秘书部门的功能 第三层次第三层次近身（左右手）第一层次 服务 第二层次第二层次辅助（助手）通过近身、直接辅助领导，为领导服

8、务。近 身 直 接辅 助服 务 助手作用1.要有能力。对你从事的工作必须达到懂(就是知道)、会(就是知道该怎么做)、精(就是要比别人出色)，2.要有精力。3.知识面要广4.要要适度的圆滑一、秘书工作机构的职能每课一题 参谋职能围绕一个时期的中心任务，开展信息与调研工作，协助领导做好工作布局；反馈信息，当好耳目；联络各方，协调督促。一、秘书工作机构的职能 枢纽智能处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。向下、向上、与有关地区单位等的协调。一、秘书工作机构的职能协调职能秘书部门还负有机关、单位和上下左右、方方面面之间沟通、协调工作。一、秘书工作机构的职能 保密职能负责保管各种机密文件、资料，负

9、责组织机密会议、安排重要会晤，等一、秘书工作机构的职能 公关职能秘书部门应本着：“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种公共关系。一、秘书工作机构的职能Mishu004明确职责、权限、目标、任务1制定工作的各项制度和标准2 分清主次，有条不紊3科学地安排工作程序4准确细致，切实无误5 迅速果断，讲求时效6忠于职守，安于职分7加强教育管理，不断提高素质能力8秘书部门应确定每个秘书人员的职责、权限、具体工作目标和工作任务，做到既分工明确，又配合密切。二、秘书工作机构的工作原则与要求典冠为战国七雄之一的韩昭侯盖衣 工作越位：表态、批复审阅身份越位：敬酒、打招呼明确职责、权限、目标、任务1制定

10、工作的各项制度和标准2 分清主次，有条不紊3科学地安排工作程序4准确细致，切实无误5 迅速果断，讲求时效6忠于职守，安于职分7加强教育管理，不断提高素质能力8 秘书部门所有工作都应制订明确的规章制度和工作标准，使之事事有规可循，有章可依，工作应有质量标准和时限要求。二、秘书工作机构的工作原则与要求明确职责、权限、目标、任务1制定工作的各项制度和标准2 分清主次，有条不紊3科学地安排工作程序4准确细致，切实无误5 迅速果断，讲求时效6忠于职守，安于职分7加强教育管理，不断提高素质能力8秘书部门做工作千头万绪，秘书人员必须头脑冷静，熟悉业务，根据任务轻重，时限长短，或者根据领导指示，区分主次缓急，

11、把工作做得有条不紊，井然有序。二、秘书工作机构的工作原则与要求明确职责、权限、目标、任务1制定工作的各项制度和标准2 分清主次，有条不紊3科学地安排工作程序4准确细致，切实无误5 迅速果断，讲求时效6忠于职守，安于职分7加强教育管理，不断提高素质能力8秘书部门应根据本单位的工作实际、工作习惯，以精简为原则，科学地安排各项秘书工作程序。力求工作程序的简洁、严密和清顺，提高工作效率。二、秘书工作机构的工作原则与要求明确职责、权限、目标、任务1制定工作的各项制度和标准2 分清主次，有条不紊3科学地安排工作程序4准确细致，切实无误5 迅速果断，讲求时效6忠于职守，安于职分7加强教育管理，不断提高素质能

12、力8秘书部门的工作责任重大，关系到整个机关、单位的得失成败，因此做任何工作都必须准确细致，切实无误。二、秘书工作机构的工作原则与要求明确职责、权限、目标、任务1制定工作的各项制度和标准2 分清主次，有条不紊3科学地安排工作程序4准确细致，切实无误5 迅速果断，讲求时效6忠于职守，安于职分7加强教育管理，不断提高素质能力8秘书做工作必须抓紧时间，反应敏捷，操作迅速、准确，讲求时效。职责范围之内的事情要敢于负责，果断处理；职责范围之外的工作要及时请示，从速办理。二、秘书工作机构的工作原则与要求明确职责、权限、目标、任务1制定工作的各项制度和标准2 分清主次，有条不紊3科学地安排工作程序4准确细致，

13、切实无误5 迅速果断，讲求时效6忠于职守，安于职分7加强教育管理，不断提高素质能力8秘书必须忠于职守，忠于机关、单位、领导的政治利益、经济利益和社会效益。秘书做工作还应该安于职分，甘心当好助手、配角，甘做幕后英雄。二、秘书工作机构的工作原则与要求明确职责、权限、目标、任务1制定工作的各项制度和标准2 分清主次，有条不紊3科学地安排工作程序4准确细致，切实无误5 迅速果断，讲求时效6忠于职守，安于职分7加强教育管理，不断提高素质能力8秘书部门对秘书人员要做到“人适其职，职得其人”；要创造条件，让秘书人员更新知识，提高素养和能力，得到晋升、奖励或加薪。二、秘书工作机构的工作原则与要求秘书工作机构是

14、由若干成员组成的工作群体，俗称“秘书班子”。群体的科学组合是群体优化的前提。三、秘书工作机构成员 1.秘书班子成员 的不同层次要求 2秘书班子的 群体优化在一个秘书班子中，可能有不同层次的众多秘书人员，高层、中层、基层的秘书人员所需的知识和能力在结构和组合上有所不同。每个秘书人员应根据自己的工作责任、工作范围和职位的变化，调整，提高。1.秘书班子成员的 不同层次要求 2秘书班子的 群体优化优化组合A.秘书群体的科学组合应遵从“异质结合的原则，即由不同的专长、学历、能力、年龄及性格、性别的人员组合。经验丰富领导中年青年年；性格内向、沉稳性格外向、活跃的外勤人擅长、男女 2秘书班子的 群体优化B.

15、合理分工、密切合作秘书人员都应该既是“通才”又有某方面专长。上司要善于发现专长，合理使用，发挥其才能。成员之间必须互相了解、尊重，紧密合作。新陈代谢、补充提高群体部分调整甚至重新组合。淘汰、补充、流动。成员不断提高自身的水平和能力，补充、更新知识，一、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求秘书部门要适应新时期日益增加的秘书工作范围、数量、质量、效率的要求。要求：“精兵简政”、“合理地调整”、“确定分工职责使每个部门都各司其职，各尽其责”。1.机构与部门职责一、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求 2.岗位责任制由秘书部门或行政管理部门规定每一个秘书人员的工作岗位名称和实质内容，包括：职务、职能、责任

16、、权利、义务、纪律以及与上下左右成员的合作要求等。做到既各尽其职、各负责，又密切配合、共同完成任务。“task workers”一、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求所谓工作程序，是指工作中的每一个环节和它们之间的先后排列次序、操作步骤。环节不能随意地增加或减少；次序也不能任意地颠倒或随便排列。所谓工作方法，是指工作的技能和操作要求。它既需要秘书人员以具有一定的知识、技术、能力为基础，又要善于综合运用，善于转化为实际的效果。3.工作程序和方法“office workers”一、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求秘书部门是一个较大的系统(它又属于更大的机关、企业、行政管理的系统)，部门中的每一个

17、成员(秘书岗位人员)则是它领属下的若干小系统。信息系统则是秘书工作的重要系统之一。国务院、省、市县至乡政府互相联网、配套，形成一个大系统。4.信息系统“remote workers”工作管理环境管理行为管理时间管理1.工作管理内容（秘书无小事）受支配、受制约部分：领导交办或集体承担的；自己支配部分：如职责内的日常工作。要有明确的工作计划 要区分轻重缓急二、秘书人员的自我管理工作管理环境管理行为管理时间管理2.行为管理包括行为方式，也含有言语、举止、态度等因素。秘书应根据不同的工作任务、对象、环境采取适当的行为方式。秘书做事要干净利落，动作准确到位。合乎礼仪、谦虚温和、不背后议论领导、不泄密等二

18、、秘书人员的自我管理工作管理环境管理行为管理时间管理3.时间管理秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。C.应有效控制某些工作时间的弹性幅度：接待来访、接电话。D.应养成定期记录自己在一定时间内的工作时间使用情况：在拟稿、会务、接待所用时间。二、秘书人员的自我管理工作管理环境管理行为管理时间管理4.办公环境管理A.养成每天提早15分钟到办公室打扫、整理环境，迟几分钟下班清理办公桌的良好习惯。B.办公室和接待室应保持窗明几净，办公桌面应整洁美观，文件、电话等安放整齐。C.要经常清理自己的办公桌抽屉、文件夹、资料柜等。二、秘书人员的自我管理此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢谢谢!