第二章公文写作基础知识精选PPT.ppt

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1、第二章公文写作基础知识第1页，本讲稿共70页第二章第二章 公文写作基础知识公文写作基础知识 第一节第一节 公文概述公文概述 第2页，本讲稿共70页所谓公文，指的是在公务活动过程中形成所谓公文，指的是在公务活动过程中形成的体式完整、内容系统、并有严格处理程的体式完整、内容系统、并有严格处理程序的文书材料。序的文书材料。就我国现阶段而言，公文主要包括：就我国现阶段而言，公文主要包括：中国共产党机关公文中国共产党机关公文中共中央办公厅中共中央办公厅于于19961996年年5 5月月3 3日发布的日发布的中国共产党机关中国共产党机关公文处理条例公文处理条例（以下简称（以下简称条例条例）第二章第二章第一

2、节第一节第3页，本讲稿共70页国家行政机关公文公文国家行政机关公文公文国务院国务院20012001年年一月一日宣布实施的国家行政机关公文一月一日宣布实施的国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）处理办法（以下简称办法）中国人民解放军机关公文中国人民解放军机关公文 司法机关公文司法机关公文 等等等等第二章第二章第一节第一节第4页，本讲稿共70页一、公文的定义一、公文的定义公文的定义有广义和狭义之分：公文的定义有广义和狭义之分：广义公文的定义即公务文书，泛指各单位广义公文的定义即公务文书，泛指各单位在一切公务活动中形成和使用的各类应用在一切公务活动中形成和使用的各类应用文书。文书。狭义公文的定义特

3、指狭义公文的定义特指条例条例和和办法办法规定使用的相关文书。亦称规定使用的相关文书。亦称“法定公文法定公文”、“党政公文党政公文”和和“通用公文通用公文”。第二章第二章第一节第一节第5页，本讲稿共70页在在条例条例中，中共中央办公厅将党的机中，中共中央办公厅将党的机关的公文定义为：关的公文定义为：“是党的机关实施领导，是党的机关实施领导，处理公务的具有特定效力和规范格式的文处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。报告和交流情况的工

4、具。”在在办法办法中，国务院将行政机关的公文中，国务院将行政机关的公文定义为：定义为：“是行政机关在行政管理活动中是行政机关在行政管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。是依法行政和进行公务活动的重要工具。”第二章第二章第一节第一节第6页，本讲稿共70页二、公文的特点二、公文的特点（一）法定性（一）法定性 1 1、作者的法定性、作者的法定性 2 2、效用的法定性、效用的法定性 3 3、制发程序的法定性、制发程序的法定性（二）工具性（二）工具性（三）规范性（三）规范性（四）时效性（四）时效性第二章第二章第一节第一节第7

5、页，本讲稿共70页三、公文的作用三、公文的作用1 1、指挥和指导作用、指挥和指导作用 2 2、规范行为作用、规范行为作用 3 3、联系协调作用、联系协调作用 4 4、宣传教育作用、宣传教育作用 5 5、凭据记载作用、凭据记载作用第二章第二章第一节第一节第8页，本讲稿共70页四、公文的分类四、公文的分类（一）按使用范围分（一）按使用范围分 1 1、通用公文、通用公文 即办法、条例中规定的公文。又即办法、条例中规定的公文。又称为称为“一般公文一般公文”、“法定公文法定公文”。2 2、专用公文、专用公文 专门机关、专业部门、专门行业的特殊需专门机关、专业部门、专门行业的特殊需要而使用的公文。要而使用

6、的公文。第二章第二章第一节第一节第9页，本讲稿共70页（二）按发文机关所属组织系统分（二）按发文机关所属组织系统分 1 1、党的机关公文、党的机关公文条例规定的公文文种条例规定的公文文种1414种：种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要函、会议纪要 2 2、行政机关公文、行政机关公文办法规定的公文文种办法规定的公文文种1313种：种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、通报、议案、报告、请示、批复、意见

7、、函、会议纪要函、会议纪要第二章第二章第一节第一节第10页，本讲稿共70页（三）按行文方向分（三）按行文方向分 1 1、上行文、上行文 报告、请示。部分意见可以上行。报告、请示。部分意见可以上行。2 2、下行文、下行文 命令、决定、指示、通知、决议、条例、规定、批复、通命令、决定、指示、通知、决议、条例、规定、批复、通告、公告、会议纪要。部分意见可以下行。告、公告、会议纪要。部分意见可以下行。3 3、平行文、平行文 函、议案。部分意见、通知、会议纪要可以平行。函、议案。部分意见、通知、会议纪要可以平行。（意见、部分通知、部分会议纪要，行文方向有特殊（意见、部分通知、部分会议纪要，行文方向有特殊

8、之处）之处）第二章第二章第一节第一节第11页，本讲稿共70页（四）按涉密程度分（四）按涉密程度分 普通公文、秘密公文、普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文机密公文、绝密公文 对外公开件、国内公开件、内部使用件等对外公开件、国内公开件、内部使用件等 （五）按处理时限分（五）按处理时限分 平件、急件、特急件等平件、急件、特急件等第二章第二章第一节第一节第12页，本讲稿共70页区分机关、行政公文文种类别区分机关、行政公文文种类别机关公文：决议、指示、意见、公报、条机关公文：决议、指示、意见、公报、条例、规定例、规定行政公文：命令（令）、公告、通告、议行政公文：命令（令）、公告、通告、议案、意见案、

9、意见机关、行政公文都有的文种：决定、通知、机关、行政公文都有的文种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要通报、报告、请示、批复、函、会议纪要第13页，本讲稿共70页第二章第二章 公文写作基础知识公文写作基础知识 第二节第二节 公文规范公文规范 第14页，本讲稿共70页具体地讲，我国现阶段的公文的规范，具体地讲，我国现阶段的公文的规范，主要是指的主要是指的条例条例和和办法办法中有关公中有关公文的若干标准以及由国家技术监督局制定文的若干标准以及由国家技术监督局制定的的国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式中的有关标中的有关标准；再加上长期社会实践，探索和总结的准；再加上长期社会实践，

10、探索和总结的一些已经被公认的原则和规律。一些已经被公认的原则和规律。以上这些，构成了我国现代公文应遵以上这些，构成了我国现代公文应遵循的规范。循的规范。第二章第二章第二节第二节第15页，本讲稿共70页实现公文规范化的意义：实现公文规范化的意义：1 1、保证质量、保证质量 2 2、提高效率、提高效率 3 3、维护权威性、维护权威性第二章第二章第二节第二节第16页，本讲稿共70页一、公文文种的规范一、公文文种的规范（一）文种选用的原则（一）文种选用的原则1 1、按组织系统的职能范围选用文种、按组织系统的职能范围选用文种2 2、按组织的级别权限选用文种、按组织的级别权限选用文种3 3、按组织之间的工

11、作关系选用文种、按组织之间的工作关系选用文种4 4、按公文的适用范围选用文种、按公文的适用范围选用文种第二章第二章第二节第二节第17页，本讲稿共70页1 1、公报、公报适用于公开发布重要决定或者适用于公开发布重要决定或者重大事件。重大事件。2 2、决议、决议适用于经会议讨论通过的重要适用于经会议讨论通过的重要决策事项。决策事项。3 3、指示、指示适用于对下级机关布置工作，适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。提出开展工作的原则和要求。4 4、条例、条例适用于党的中央组织制定规范适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制党组织的工作、活动和党员行为的规章制度度。

12、第二章第二章第二节第二节第18页，本讲稿共70页5 5、规定、规定适用于对特定范围内的工作和适用于对特定范围内的工作和事务制定带有约束力的行为规范。事务制定带有约束力的行为规范。6 6、命令（令）、命令（令）适用于依照有关法律公适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实施重大强制性布行政法规和规章；宣布实施重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员。行政措施；嘉奖有关单位和人员。7 7、决定、决定适用于对重大事项或者重大行适用于对重大事项或者重大行动作出安排，嘉奖有关单位和人员，变更动作出安排，嘉奖有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。或者撤消下级机关不适当的决定事项。8 8、公

13、告、公告适用于向国内外宣布重要事项适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。或者法定事项。第二章第二章第二节第二节第19页，本讲稿共70页9 9、通告、通告适用于公布社会各有关方面应适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。当遵守或者周知的事项。1010、通知、通知适用于批转下级机关的公文、适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文；转转发上级机关和不相隶属机关的公文；转达上级机关的指示；发布规章；传达要求达上级机关的指示；发布规章；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。同执行的事项；任免和聘用干部。1

14、111、通报、通报适用于表彰先进，批评错误，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。传达重要精神或者情况。第二章第二章第二节第二节第20页，本讲稿共70页1212、议案、议案适用于各级人民政府按照法适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。会常务委员会提请审议事项。1313、报告、报告适用于向上级机关汇报工作，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。反映情况，答复上级机关的询问。1414、请示、请示适用于向上级机关请求指示、适用于向上级机关请求指示、批准。批准。1515、批复、批复适用于答复

15、下级机关请示事适用于答复下级机关请示事项。项。第二章第二章第二节第二节第21页，本讲稿共70页1616、意见、意见适用于对重要问题提出见解适用于对重要问题提出见解和处理办法。和处理办法。1717、函、函适用于不相隶属机关之间商洽适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。审批事项。1818、会议纪要、会议纪要适用于记载、传达会议适用于记载、传达会议情况和议定事项。情况和议定事项。第二章第二章第二节第二节第22页，本讲稿共70页（二）避免文种混乱现象（二）避免文种混乱现象 1 1、混用公文文种、混用公文文种 2 2、生造公文文种、生

16、造公文文种 3 3、误用公文文种、误用公文文种第二章第二章第二节第二节第23页，本讲稿共70页二、公文行文的规范二、公文行文的规范（一）行文精简的规则（一）行文精简的规则（二）按权限行文的规则（二）按权限行文的规则（三）职能部门行文的规则（三）职能部门行文的规则 在具体行文中，有以下几种关系：在具体行文中，有以下几种关系：1 1、上下级关系、上下级关系 2 2、平级关系、平级关系 3 3、隶属关系、隶属关系 4 4、不相隶属关系、不相隶属关系第二章第二章第二节第二节第24页，本讲稿共70页（四）联合行文的规则（四）联合行文的规则1 1、同级政府可以联合行文。、同级政府可以联合行文。如：省政府与

17、省政府之间；市政府与市政府如：省政府与省政府之间；市政府与市政府之间之间2 2、同级政府各部门之间可以联合行文。、同级政府各部门之间可以联合行文。如：省政府所属各厅、局级之间如：省政府所属各厅、局级之间3 3、上级政府部门可以和下一级人民政府联合、上级政府部门可以和下一级人民政府联合行文。行文。如：国务院各部委与同一行政级别的省政府如：国务院各部委与同一行政级别的省政府之间之间第二章第二章第二节第二节第25页，本讲稿共70页4 4、政府与同级党委、军事机关可以联合行、政府与同级党委、军事机关可以联合行文。文。5 5、上级政府部门与下一级党委、军事机关、上级政府部门与下一级党委、军事机关如处于同

18、一行政级别，可以联合行文。如处于同一行政级别，可以联合行文。6 6、政府部门与同级人民团体和具有行政职、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。能的事业单位可以联合行文。如：政协、工会、等等如：政协、工会、等等第二章第二章第二节第二节第26页，本讲稿共70页（五）文件抄送的规则（五）文件抄送的规则 （六）协商一致的规则（六）协商一致的规则 （七）向上机请示的规则（七）向上机请示的规则 （八）报刊发布公文的规则（八）报刊发布公文的规则 （九）文件退回的规则（九）文件退回的规则第二章第二章第二节第二节第27页，本讲稿共70页三、公文语言的规范三、公文语言的规范千百年来，在公文的

19、形成和发展中，形成千百年来，在公文的形成和发展中，形成了公文语言的特殊语体，即公文语体。了公文语言的特殊语体，即公文语体。其特点是：准确、简明、朴实、庄重其特点是：准确、简明、朴实、庄重 （一）准确（一）准确 是公文语言的第一要素。后面的三个特点是公文语言的第一要素。后面的三个特点是以它为基础、前提和条件。是以它为基础、前提和条件。第二章第二章第二节第二节第28页，本讲稿共70页（二）简明（二）简明 表义要简单明了。表义要简单明了。另外，使用简缩语要规范。另外，使用简缩语要规范。第二章第二章第二节第二节第29页，本讲稿共70页（三）朴实（三）朴实 要求公文的语言实实在在，不花哨、不修要求公文的

20、语言实实在在，不花哨、不修饰、不需要渲染、铺陈，常常是开门见山，饰、不需要渲染、铺陈，常常是开门见山，直陈意见，少说空洞、漂亮的大话。直陈意见，少说空洞、漂亮的大话。（四）庄重（四）庄重 严肃、认真。一般使用书面语。严肃、认真。一般使用书面语。第二章第二章第二节第二节第30页，本讲稿共70页第二章第二章 公文写作基础知识公文写作基础知识 第三节第三节 公文格式公文格式 第31页，本讲稿共70页一、公文格式的含义一、公文格式的含义按照按照条例条例办法办法中的规定，公文的格中的规定，公文的格式项目可以分为：式项目可以分为：指定性格式项目指定性格式项目如版头、发文机关标识、如版头、发文机关标识、发文

21、字号、标题、正文、成文日期、主题发文字号、标题、正文、成文日期、主题词词 等等等等 选择性格式项目选择性格式项目秘密等级、保密期限、秘密等级、保密期限、紧急程度、签发人、附注、附件紧急程度、签发人、附注、附件 等等等等第二章第二章第三节第三节第32页，本讲稿共70页二、公文格式的制作二、公文格式的制作1 1、眉首部分（又称、眉首部分（又称“文头部分文头部分”）（1 1）公文份号）公文份号（2 2）秘密等级和保密期限）秘密等级和保密期限（3 3）紧急程度）紧急程度 行政公文分为：特急行政公文分为：特急 急件急件 党的公文分为：特急党的公文分为：特急 加急加急第二章第二章第三节第三节第33页，本讲

22、稿共70页（4 4）发文机关名称（标识）发文机关名称（标识）（5 5）发文字号）发文字号 “机关代字机关代字+发文年号发文年号+发文顺序号发文顺序号”中发中发 2004 3 2004 3号号 国办发国办发 2003 21 2003 21号号 渝府渝府 2004 5 2004 5号号 渝委渝委 2004 6 2004 6号号 渝工商大渝工商大2005 92005 9号号第二章第二章第三节第三节第34页，本讲稿共70页关于关于“发文字号发文字号”要注意的几个问题：要注意的几个问题：联合行文，只标注主办机关的发文字号。联合行文，只标注主办机关的发文字号。机关代字用简称，比较固定，不能随便乱机关代字用

23、简称，比较固定，不能随便乱用。用。“国发国发”、“中发中发”的这个的这个“发发”字，有字，有上级发下来文件的意思，一般单位不能随上级发下来文件的意思，一般单位不能随意使用。如对上级行文用意使用。如对上级行文用“发发”字，使行字，使行文方向、级别关系颠倒。文方向、级别关系颠倒。“命令命令”（令）和（令）和“公告公告”，走单独的发，走单独的发文序号。文序号。第二章第二章第三节第三节第35页，本讲稿共70页批复和函，走批复和函，走“函函”的发文序号。的发文序号。渝府函渝府函 2004 5 2004 5号号 顺序号中，不用顺序号中，不用“第第”字。字。（6 6）签发人）签发人 仅供上行文使用，表示签发

24、人在其职仅供上行文使用，表示签发人在其职权范围内必须对文件负责。联合行文，所权范围内必须对文件负责。联合行文，所有单位批准该文发出的负责人均需签名。有单位批准该文发出的负责人均需签名。主办单位签发人放在前面，最后的签发人主办单位签发人放在前面，最后的签发人与发文字号平行排列。与发文字号平行排列。第二章第二章第三节第三节第36页，本讲稿共70页眉首（版头）部分：0000030（份数）机 密（3号黑体）（密级）一年（保密期限）特 急（3号黑体）（紧急程度）XXX人民政府文件（发文机关标识）XXX府发2008号（3号仿宋）签发人：XXX（3号楷体）第37页，本讲稿共70页2 2、公文的主体部分（行文

25、部分）、公文的主体部分（行文部分）公文的主体部分又称公文的主体部分又称“内文内文”，这是公文实质，这是公文实质性内容的部分。由于公文内容的长短不同，主体部分性内容的部分。由于公文内容的长短不同，主体部分的位置经常变动。的位置经常变动。（1 1）公文的标题（主要有三类）公文的标题（主要有三类）A A、完整式的标题、完整式的标题由由“发文机关发文机关+发文事由发文事由+文种文种”构成构成 （又称标题三要素）（又称标题三要素）中共中央关于经济体制改革中共中央关于经济体制改革的的决定决定 发文机关发文机关 发文事由发文事由 文种文种 国务院关于大力推进职业教育改革与发展国务院关于大力推进职业教育改革与

26、发展的的决定决定 发文机关发文机关 发文事由发文事由 文种文种第二章第二章第三节第三节第38页，本讲稿共70页B B、非完整式：或省略发文机关或省略事由，、非完整式：或省略发文机关或省略事由，留用两项。留用两项。关于加强对企业国有、集体产权关于加强对企业国有、集体产权 管理有关问题的意见（省略发文机关）管理有关问题的意见（省略发文机关）深圳市人民政府通知（省略事由）深圳市人民政府通知（省略事由）C C、文种式、文种式第二章第二章第三节第三节第39页，本讲稿共70页 公文标题前面的两项可以省略，最不可以省略的是文种这公文标题前面的两项可以省略，最不可以省略的是文种这一项。一项。标题中，除了法规、

27、规章名称加书名号以外，一般标题中，除了法规、规章名称加书名号以外，一般不使用标点符号。但有时，不使用标点符号会引起不使用标点符号。但有时，不使用标点符号会引起误会时，可以使用。误会时，可以使用。国务院关于国务院关于“九五九五”期间深化科学技术体期间深化科学技术体制改革的决定制改革的决定 “三八三八”妇女节妇女节 “一二一二九九”运动运动 第二章第二章第三节第三节第40页，本讲稿共70页另外公文标题的排列很有讲究，大致以另外公文标题的排列很有讲究，大致以对称、美观为原则，在排列方式上，有：对称、美观为原则，在排列方式上，有：两行对齐式、上长下短式、上短下长式、两行对齐式、上长下短式、上短下长式、

28、宝塔式、倒宝塔式。宝塔式、倒宝塔式。分行时，一个词不能分开写。分行时，一个词不能分开写。（错例）（错例）XX XX城管局关于治理城管局关于治理XXXX市场市场混混 乱乱状况的通知状况的通知 第二章第二章第三节第三节第41页，本讲稿共70页（2 2）主送机关）主送机关又称又称“抬头抬头”，是公文的主要受理机关，对，是公文的主要受理机关，对该公文负有直接的办理责任。该公文负有直接的办理责任。主送机关要根据行文的目的、内容确定行主送机关要根据行文的目的、内容确定行文对象，应当标明主送机关的全称、规范文对象，应当标明主送机关的全称、规范化简称、同类型机关的统称。化简称、同类型机关的统称。“各区人民政府

29、各区人民政府”，“市政府直属各单位市政府直属各单位”有两各以上的主送机关，就有一个排列顺有两各以上的主送机关，就有一个排列顺序。一般要考虑与公文内容的关切度，同序。一般要考虑与公文内容的关切度，同时顾及系统、级别的高低，有时还要比照时顾及系统、级别的高低，有时还要比照有关排序的规定。有关排序的规定。第二章第二章第三节第三节第42页，本讲稿共70页主送机关属于选择项目，并非所有的都要主送机关属于选择项目，并非所有的都要标上，一些公文内容告知的范围较大，收标上，一些公文内容告知的范围较大，收文对象无法确定，也无需确定，可以不标文对象无法确定，也无需确定，可以不标注主送机关。这类多数是下行文。注主送

30、机关。这类多数是下行文。如：通告、公告、通报、命令、决定、和会如：通告、公告、通报、命令、决定、和会议纪要。议纪要。主送机关无论上行、下行、平行，只能送主送机关无论上行、下行、平行，只能送某一机关，而不是送机关的领导个人。某一机关，而不是送机关的领导个人。第二章第二章第三节第三节第43页，本讲稿共70页（3 3）正文）正文 是公文的核心部分。用来表述公文的内容，是公文的核心部分。用来表述公文的内容，一份公文的质量如何，主要体现在这一部一份公文的质量如何，主要体现在这一部分。不同种类的公文，正文的篇幅长短不分。不同种类的公文，正文的篇幅长短不同，格式写法也不同。同，格式写法也不同。第二章第二章第

31、三节第三节第44页，本讲稿共70页（4 4）附件）附件 附件是公文正文的附属材料，或是正文的附件是公文正文的附属材料，或是正文的补充说明、或是正文内容的延伸，是正文补充说明、或是正文内容的延伸，是正文内容的补充部分，与正文具有同等效力。内容的补充部分，与正文具有同等效力。使用附件的目的，是为了避免隔断公文前使用附件的目的，是为了避免隔断公文前后意思的联系，造成阅读上的不便。后意思的联系，造成阅读上的不便。附件的使用情况附件的使用情况大多数公文是没有附大多数公文是没有附件的。使用附件的情况主要有：使用了图件的。使用附件的情况主要有：使用了图表、名单、计划、调查报告等专项材料，表、名单、计划、调查

32、报告等专项材料，是对公文正文的补充和印证。是对公文正文的补充和印证。第二章第二章第三节第三节第45页，本讲稿共70页（5 5）成文日期）成文日期 成文日期是公文生效的时间，是一份公文成文日期是公文生效的时间，是一份公文的重要内容。没有成文日期，这份公文就的重要内容。没有成文日期，这份公文就失去效用。失去效用。成文日期根据以下情况确定：成文日期根据以下情况确定：第二章第二章第三节第三节第46页，本讲稿共70页A A、一般公文以机关领导人的签发日期为准。、一般公文以机关领导人的签发日期为准。B B、法规、规章类公文以依法批准的日期为准。、法规、规章类公文以依法批准的日期为准。C C、会议类公文以会

33、议正式通过日期为准。、会议类公文以会议正式通过日期为准。D D、张贴、公布、告示类公文，以公布之日为、张贴、公布、告示类公文，以公布之日为准。准。E E、联合行文，以最后一位机关领导人签发日、联合行文，以最后一位机关领导人签发日期为准。期为准。F F、以电报形式发出的公文，以发出日期为准。、以电报形式发出的公文，以发出日期为准。第二章第二章第三节第三节第47页，本讲稿共70页成文日期的写法：成文日期的写法：A A、行政公文要用汉字，年、月、日写全。、行政公文要用汉字，年、月、日写全。二三年十一月八日二三年十一月八日 二四年一月十日二四年一月十日（“”不能写成不能写成“零零”，不能用阿拉伯数，不

34、能用阿拉伯数字的字的“0”“0”，不能用英文字母的，不能用英文字母的“O”“O”代替。代替。）第二章第二章第三节第三节第48页，本讲稿共70页B B、成文日期的位置，有三种情况：、成文日期的位置，有三种情况：1 1）、一个机关行文的，规定标在右空）、一个机关行文的，规定标在右空4 4字，字，离正文的距离是加盖印章后不道一行，具离正文的距离是加盖印章后不道一行，具体看印章的大小。体看印章的大小。2 2）、两个单位联合发文的，将成文日期）、两个单位联合发文的，将成文日期拉开，左右各空拉开，左右各空7 7字，离正文的距离与单一字，离正文的距离与单一行文的要求相同。行文的要求相同。3 3）、三个以上单

35、位联合行文的，成文日）、三个以上单位联合行文的，成文日期在最后一排印章之下空一行的位置，右期在最后一排印章之下空一行的位置，右空空2 2字。字。C C、党的公文的成文日期可以写成阿拉伯数字。、党的公文的成文日期可以写成阿拉伯数字。20042004年年1111月月8 8日日第二章第二章第三节第三节第49页，本讲稿共70页（6 6）印章）印章 印章是公文生效的标志。公文加盖印章，印章是公文生效的标志。公文加盖印章，既保证公文的效力和信用，也是发文机关既保证公文的效力和信用，也是发文机关以示负责。以示负责。根据现行公文法规规定，公文除根据现行公文法规规定，公文除“会议纪会议纪要要”和以电报形式发出的

36、公文外，都必须和以电报形式发出的公文外，都必须加盖公章。加盖公章。（其规范见例文）（其规范见例文）第二章第二章第三节第三节第50页，本讲稿共70页（7 7）附注）附注 用以说明正文中其他的一些事项。比如：用以说明正文中其他的一些事项。比如：发放范围、使用注意事项发放范围、使用注意事项 ，等等。，等等。常见的有常见的有：（此件（此件发至县、团级）发至县、团级）（此件发至地、师级）（此件发至地、师级）（此件可见报（此件可见报 ）等等）等等 附注在成文日期的下一行，用圆括号括入，附注在成文日期的下一行，用圆括号括入，左空左空2 2个字格。个字格。第二章第二章第三节第三节第51页，本讲稿共70页主体部

37、分XXX人民政府关于XXXX的通知（小标宋体2号）（标题）各县（市）、区人民政府，X政府各直属单位：（3号仿宋）（主送机关)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）附件(仿宋3号）：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 印章 二八年十一月六日 （此件发至厅、局）（3号仿宋）（附注）第52页，本讲稿共70页3 3、版记部分（文尾部分）、版记部分（

38、文尾部分）（1 1）主题词）主题词 主题词主题词经过规范化处理的、用来标引经过规范化处理的、用来标引公文主题内容、表述公文的性质和类属的公文主题内容、表述公文的性质和类属的高度概括的便于检索查询的规范词。高度概括的便于检索查询的规范词。标引的要求：通常由公文制发机关的最高标引的要求：通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如：国务行政主管机关负责制定和发布。如：国务院办公厅制发的院办公厅制发的国务院主题词表国务院主题词表，所，所属行政机关的公文标注主题词，必须按它属行政机关的公文标注主题词，必须按它来制作，来标准。来制作，来标准。第二章第二章第三节第三节第53页，本讲稿共70页标引

39、方法：主题词是一组反映公文内容、标引方法：主题词是一组反映公文内容、文种的概括的词或词组。文种的概括的词或词组。1 1、词表分为三个层次、词表分为三个层次 第一层：对主题词区域的分类第一层：对主题词区域的分类 第二层：称为第二层：称为“类别词类别词”，即对主题，即对主题词具体的分类。词具体的分类。第三层：称为第三层：称为“类属词类属词”，属于类别，属于类别词以下的词。词以下的词。第二、三层统称为第二、三层统称为“主题词主题词”，用于，用于文件的标引。文件的标引。第二章第二章第三节第三节第54页，本讲稿共70页2 2、主题词表中的黑体字，是、主题词表中的黑体字，是19881988年年1212月月

40、和和19941994年年4 4月修订词表中曾列入本词表中月修订词表中曾列入本词表中的词，但现在已不继续用作标引的主题词，的词，但现在已不继续用作标引的主题词，因而用黑体字单列在区域分类的最后部分。因而用黑体字单列在区域分类的最后部分。这些黑体字，只供检索用，不在用于标引。这些黑体字，只供检索用，不在用于标引。3 3、一份文件的标引，一般、一份文件的标引，一般3535个词，词个词，词与词之间空一个字格，不加标点。与词之间空一个字格，不加标点。第二章第二章第三节第三节第55页，本讲稿共70页4 4、标引的顺序：、标引的顺序：（1 1）先标类别词。）先标类别词。（2 2）再标类属词（在标引类属词时，

41、先标引）再标类属词（在标引类属词时，先标引反映文件内容的词，再标引反映文件形式反映文件内容的词，再标引反映文件形式的词）的词）（3 3）最后标引表示文件文种的词。）最后标引表示文件文种的词。国务院关于加强水土保持工作的通知国务院关于加强水土保持工作的通知 农业农业 水土保持水土保持 通知通知 类别词类别词 类属词类属词 类属词类属词 （内容）（内容）（形式）（形式）第二章第二章第三节第三节第56页，本讲稿共70页5 5、一份文件如有两个以上主题内容，先对一、一份文件如有两个以上主题内容，先对一个主题内容进行标引，再标引第二个。个主题内容进行标引，再标引第二个。“国务院关于在若干城市试行国务院关

42、于在若干城市试行 国有企业兼国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知并破产和职工再就业有关问题的通知”经济管理经济管理 企业企业 破产破产 劳动劳动 就业就业 通知通知 类别词类别词 第一主题第一主题 第二主题第二主题 形式形式第二章第二章第三节第三节第57页，本讲稿共70页6 6、根据需要，可将不同类的主题词进行组、根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。配标引。科技科技 体制体制 改革改革 决定决定 7 7、附表与主表中的词具有同等的效力。、附表与主表中的词具有同等的效力。第二章第二章第三节第三节第58页，本讲稿共70页（2 2）抄送机关）抄送机关 不是主送机关，但这些机关需要了解公文

43、不是主送机关，但这些机关需要了解公文的内容，但它不需要执行公文里的事项。的内容，但它不需要执行公文里的事项。让其了解公文的内容，主要是便于协调工让其了解公文的内容，主要是便于协调工作，在必要的情况下协调和配合其他机关作，在必要的情况下协调和配合其他机关的工作。如果没有上述的条件，则不必抄的工作。如果没有上述的条件，则不必抄送。送。一般抄送的范围：一般抄送的范围：第二章第二章第三节第三节第59页，本讲稿共70页A A、受双重领导单位之间行文，行文前征得、受双重领导单位之间行文，行文前征得同意，须抄送。同意，须抄送。B B、特殊情况越级行文，被越过的直接上级、特殊情况越级行文，被越过的直接上级或下

44、级机关需要抄送。或下级机关需要抄送。C C、批复某一机关而另一机关要照此办理的，、批复某一机关而另一机关要照此办理的，需要抄送。需要抄送。D D、行文中涉及另一机关职权，行文前会签，、行文中涉及另一机关职权，行文前会签，行文中要抄送。行文中要抄送。E E、除主送外，需要阅知的，要抄送备案、除主送外，需要阅知的，要抄送备案。第二章第二章第三节第三节第60页，本讲稿共70页（3 3）印发机关和印发日期）印发机关和印发日期 印发机关：一般是公文印制的主管部门，印发机关：一般是公文印制的主管部门，不是公文的发文机关。一般是直属于上级不是公文的发文机关。一般是直属于上级领导的办公厅（室）、文秘部门。（校

45、长领导的办公厅（室）、文秘部门。（校长办公室、中央办公厅、秘书处办公室、中央办公厅、秘书处 等等）他们等等）他们负责文件的办理和印发等具体工作。负责文件的办理和印发等具体工作。印发日期：以公文付印的日期为准。印发日期：以公文付印的日期为准。第二章第二章第三节第三节第61页，本讲稿共70页（4 4）印刷份数）印刷份数 一份公文印刷的总量。一份公文印刷的总量。（5 5）页码）页码 非常重要的公文，要编注页码。非常重要的公文，要编注页码。第二章第二章第三节第三节第62页，本讲稿共70页版记部分主题词（3号黑体）：X X XX XX（3号宋体）抄送（3号仿宋）：XXXXXX、XXXXXX、XXXXXX

46、XX。XXX人民政府办公室（3号仿宋）2008年11月6日印发版记部分主题词（3号黑体）：X X XX XX（3号宋体）抄送（3号仿宋）：XXXXXX、XXXXXX、XXXXXXXX。XXX人民政府办公室（3号仿宋）2008年11月6日印发 （XX份）第63页，本讲稿共70页三、公文的特定格式三、公文的特定格式根据现代公文处理的需要，公文中还规定根据现代公文处理的需要，公文中还规定了信函、命令、会议纪要三种特定的格式。了信函、命令、会议纪要三种特定的格式。他们在版式设计、项目安排和标识方法上，他们在版式设计、项目安排和标识方法上，有特殊的要求。有特殊的要求。1 1、信函格式、信函格式 2 2、

47、命令格式、命令格式 3 3、会议纪要格式、会议纪要格式第二章第二章第三节第三节第64页，本讲稿共70页四、公文平头文件的格式四、公文平头文件的格式平头文件平头文件是指没有发文机关标识的文是指没有发文机关标识的文件。（相对于红头文件而言）在制发过程件。（相对于红头文件而言）在制发过程中，不用文头和文尾部分，但是文头部分中，不用文头和文尾部分，但是文头部分的发文字号要提下来放在标题的下方的发文字号要提下来放在标题的下方 平头文件格式一般用于单位内部发文、教平头文件格式一般用于单位内部发文、教材例文也采用这种格式。材例文也采用这种格式。第二章第二章第三节第三节第65页，本讲稿共70页平头文件的格式：

48、平头文件的格式：1 1、标题、标题 2 2、发文字号（把发文字号从文头部分，调、发文字号（把发文字号从文头部分，调到标的正下方或右下方）到标的正下方或右下方）3 3、主送机关、主送机关 4 4、正文、正文 5 5、附件、附件 6 6、发文机关、发文机关 7 7、成文日期、成文日期第二章第二章第三节第三节第66页，本讲稿共70页例：行政机关公文0000030（份号）机 密密级一年保密期限 紧 急紧急程度 XXX人民政府文件（发文机关标识）XX府发2008号（发文字号）签发人：XXX XXX人民政府关于XXXXX的通知（标题）各县(市)、区人民政府，市政府各直属单位：（主送机关）XXXXXXXXX

49、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 印章 二八年十一月六日（成文日期）（此件发至厅、局）（附注）主题词：XX XX XX 抄 送：XXXX、XXXX、XXXXXXX。XXX人民政府办公室 2008年11月6日印 （XX份）第67页，本讲稿共70页机关公文格式和行政公文格式需要注意的地方机关公文格式和行政公

50、文格式需要注意的地方机关公文格式和行政公文格式需要注意的地方机关公文格式和行政公文格式需要注意的地方一、密级和份号：党的“绝密”“机密”级机关公文应当标明份数序号。行政公文没有强行规定，只是说“如需标识公文份数序号，用7位阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行”。二、发文机关署名和印章党的机关公文应当用全称或规范化简称位于正文右下方。除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外应当加盖发文机关印章。而行政机关公文单一机关制发的公文在落款处不需要署发文机关名称，只加盖发文机关印章。三、成文时间的标注党的机关公文成文日期用阿拉伯数字标注；行政机关成文日期的数字用小写汉字标注。四、印发传达范围、附注、附件