用高效的时间管理.pptx

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1、常见的问题常见的问题这个来电话，那个来请示、投诉比谁都忙，到处救火，工作越做越多计划赶不上变化，或计划从未兑现过对什么都不放心，每天忙于事务性工作工作抓不住重点，也没空去想何为重点总无法说“不”，因此总要打乱时间计划第1页/共37页您的问题是什么？您的问题是什么？1.2.3.4.5.第2页/共37页您的解决办法？您的解决办法？无能为力；尽量加班；减少自己的休闲时间；求助于老板；把一些事情向后推迟；第3页/共37页格言格言浪费他人的时间，无异于谋财害命！鲁迅第4页/共37页学习目的学习目的学会合理应用时间掌握时间管理的几个原则提高时间管理的技能，并在最差的方面做出改变第5页/共37页必须建立的观

2、念必须建立的观念失去的时间是永远无法追回的我们都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事损失了时间就等于抵押你的未来时间是经不起浪费的时间一流逝，我们就一无所获第6页/共37页我们为何忙乱？我们为何忙乱？电话干扰事必亲躬工作没有程序做事没有主次和轻重缓急太关注细节和小事不知道如何说“不”对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖第7页/共37页时间管理的障碍时间管理的障碍障碍一：我的时间安排得挺好，我是一个有序的人障碍二：时间管理有什么用，计划赶不上变化障碍三：时间掌握在别人手中障碍四：时间管理太麻烦障碍五：习惯不同，我就这样，不好改第8页/共37页时间哪里去了？时间哪里去了？对时间的

3、分析第9页/共37页价值启示价值启示你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的浪费多少时间，就会浪费多少钱规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益第10页/共37页分析一：时间清单分析分析一：时间清单分析目标：分析每天（或每周/月）的法定工作时间都是怎样用掉的方法：运用时间清单分析表内容：计划性如何有多少时段记不起来做什么了浪费/超时多少第11页/共37页分析二：工作清单分析分析二：工作清单分析目标：分析一个工作日内都做了哪些工作事项，用时如何方法：工作清单分析表内容：时间利用率延误、浪费多少时间寻找原因与对策第12页/共37页分析三：工作分项

4、分析分析三：工作分项分析目标：分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间方法：工作分项分析表内容：计划用时与实际用时差异最大的是哪三项浪费/延误最多的是哪三项无计划用时最多的是哪三项第13页/共37页分析四：每周时间分析分析四：每周时间分析目标：分析一周时间使用状况方法：每周时间分析表内容：各项工作每周总计用多少时间用时排序，找出前三项各项工作实际用时顺序，找出前三项误差最大的前三项工作？分析原因一周里，误差的总小时数第14页/共37页分析五：工作分析分析五：工作分析目标分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析工作内容、责任、特征、必要条件等了解自身职位与时间管理的关系方法：工作分析表内容

5、工作的时间、目标、概要、内容等费用支出、失误造成的损失内部接触、外部接触监督、管理、能力要求第15页/共37页其他分析其他分析工作紧急性分析工作重要性分析高效益活动分析低效益活动分析出差分析干扰因素分析第16页/共37页时间管理的原则时间管理的原则第17页/共37页原则一：原则一：80/2080/20原则原则20%20%的工作占整个工作80%80%的价值集中80%80%的精力做好20%20%的工作投入20%20%的精力做另外80%80%的工作第18页/共37页如何坚持这一原则？如何坚持这一原则？列出全部工作项目对工作按价值进行分类分配自己的时间和精力常见误区：面面俱到都想做好完全主义都想做完平

6、均分配时间和精力第19页/共37页原则二：目标原则二：目标ABCABCA：必须做的B：应该做的C：暂时可以不做的第20页/共37页原则三：排列优先次序原则三：排列优先次序紧急不紧急重要不重要A：紧急重要B：不紧急重要C：紧急不重要D：不紧急不重要第21页/共37页四象限原理解析四象限原理解析A：紧急状况迫切问题限期完成突发事件B：准备工作预防措施计划人际关系的建立真正的再创造能力自身能力的提升C：造成干扰的访问、电话、信件、报告某些会议迫在眉睫的急事符合别人期望的急事D：忙碌琐碎的事处理文件等函件电话浪费性时间逃避性活动第22页/共37页时间管理矩阵使用技巧：时间管理矩阵使用技巧：不要总是做灭

7、火员，尤其是灭自己的火；B做得多了，A就自然做得少了；寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划；尽量将每件事情一次性做对。第23页/共37页原则四：制订计划原则四：制订计划对工作做出计划，并按计划去执行必须留出处理不可预计事务的时间列出日、周、月的工作清单第24页/共37页原则五：养成习惯原则五：养成习惯Watch your thoughts 注意你的思想Watch your words 注意你的话they become words 它会成为你的话they become actions

8、 它会成为行动Watch your actions 注意你的行动they become habits 它会成为习惯Watch your habits 注意你的习惯they become character 它会成为你的个性Watch your Character 注意你的个性it become your destiny 它决定你的命运第25页/共37页高效时间管理的方法高效时间管理的方法第26页/共37页有效管理时间四大法则：有效管理时间四大法则：法则一：明确目标树立时间观念设计职业生涯切实的短期目标合理进行目标管理法则二：分清轻重缓急运筹时间，充分应用只做最重要的事情时间管理矩阵20/802

9、0/80原理的运用法则三：制订计划表六项工作法制订有效计划逐步实现远期目标自我激励法则四：立即行动克服拖延有头有尾重视今日第27页/共37页方法之一：方法之一：只做重要的事情六项工作法：请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：1.1.2.2.3.3.4.4.5.5.6.6.第28页/共37页如何选择？如何选择？对于所有要做和想做的事情，都要有如下判断：我内心深处的潜意识是什么？我真的必须做这些事吗？假如我不做，会发生什么事情？如果我拖延，会对我有什么影响？第29页/共37页方法二：日计划方法二：日计划ABAB表表A表六项工作每项工作开始及结束时间每项

10、工作完成情况B表未完成事项未完成原因是否需要移到明天继续做？明天能否完成？第30页/共37页方法三：方法三：标准化标准化环境标准化：保证办公环境的整洁有序时间标准化：计算时间，保证守时讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料和若干种标准讲解方式流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和高速解决问题第31页/共37页方法四：利用零星时间方法四：利用零星时间最好的时间管理方法是：第32页/共37页如何充分利用零星时间？如何充分利用零星时间？有时仅仅需要调整一下工作的顺序！第33页/共37页回顾回顾做好时间管理的方法：1.六项工作法2.排列优先顺序，运用AB表3.标准化操作4.养成好习惯，充分利用零星时间第34页/共37页你肯定行！你肯定行！我们经常听到别人用自信的语气说：“我没有自信！”现在，我们需要换位思考。我们需要告诉自己：“我只要坚持这一天。”当你有渴望时，你就应该把你的意愿变成行动。你的老板永远不会反对你向高效率的工作进发。立即行动！这本就是时间管理的要旨之一。第35页/共37页谢谢！第36页/共37页感谢您的观看！第37页/共37页