（中职）数据库应用基础（Access 2010）03电子课件.pptx

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1、YCF正版可修改PPT（中职）数据库应用基础（Access 2010）03ppt电子课件模块3管理与使用表u3.1 编辑字段u3.2 设置字段属性u3.3 编辑记录u3.4 排序和查找/替换记录的方法u3.5 复制、重命名与删除表的方法3.1 编辑字段记录字段名称表名称数据表由三部分组成：表名称、字段名称和记录。记录是由相关字段组成的集合，数据表中的一行称为一条记录。3.1 编辑字段在图3-1中数据表的名称是“科目代码表”，数据表中包含的字段有“科目编号”“科目名称”“学年”“学期”，字段名称下的每一行代表1条记录，本数据表中一共有6条记录。图3-1 科目代码表3.1.1 3.1.1 修改字段

2、名称修改字段名称3.1 编辑字段【例3-1】在设计视图中修改数据表。（1）打开“学生管理数据库”，右击“联络信息表”，选择“设计视图”命令，打开如图3-2所示的设计视图。（2）单击字段名称“邮编”，并将其改为“邮政编码”，如图3-3所示。图3-2“联络信息表”的设计视图图3-3“邮编”改为“邮政编码”3.1.1 3.1.1 修改字段名称修改字段名称3.1 编辑字段（3）如图3-4所示，单击右上角“关闭”按钮，会弹出如图3-5所示的对话框，询问是否保存对“联络信息表”的设计的更改，单击“是”按钮完成对数据表字段名的修改。图3-4 单击“关闭”按钮图3-5 询问是否保存更改的对话框技巧：在创建完一

3、个数据表之后，我们可以随时通过设计视图对数据表的结构进行修改；但是需要注意的是，如果数据表中已经输入了记录，则修改有可能会影响到记录的内容。3.1.2 3.1.2 添加和删除字段添加和删除字段3.1 编辑字段【例3-2】在“联络信息表”中添加“户籍地址”“微信号”和“邮箱”字段。图3-6 添加“户籍地址”字段（1）打开“学生管理数据库”，右击“联络信息表”，选择设计视图，单击“邮政编码”的下一行空白处，输入“户籍地址”，数据类型默认为“文本”，如图3-6所示。3.1.2 3.1.2 添加和删除字段添加和删除字段3.1 编辑字段【例3-2】在“联络信息表”中添加“户籍地址”“微信号”和“邮箱”字

4、段。（2）重复上一步骤，依次添加“微信号”和“邮箱”字段，数据类型默认为“文本”，如图3-7所示。图3-7 添加“微信号”和“邮箱”字段（3）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。3.1.2 3.1.2 添加和删除字段添加和删除字段3.1 编辑字段【例3-3】从“联络信息表”中删除“户籍地址”“微信号”“邮箱”字段。图3-8 选中三个字段（1）打开“学生管理数据库”，右击“联络信息表”，选择设计视图。按住鼠标左键从“户籍地址”行的头部向下拖至“邮箱”行，如图3-8所示，三个字段被全部选中。3.1.2 3.1.2 添加和删除字段添加和删除字段3.1 编辑字段（2）在选中的位置右击，从弹出的快捷菜单

5、中选择“删除行”命令，如图3-9所示。图3-9 连续删除多个字段（3）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。技巧：在进行删除操作时，可以通过按住Shift键选择连续的字段进行删除，通过按住Ctrl键选择不连续的字段进行删除。3.2.1 3.2.1 设置数据类型和长度设置数据类型和长度3.2 设置字段属性【例3-4】在“学生基本信息表”中添加“微信”字段，并设置数据类型为“数字”，字段大小为“整型”。（1）打开“学生管理数据库”，右击“学生基本信息表”，选择设计视图，单击“毕业学校”的下一行空白处，输入“微信”，设置数据类型为“数字”，如图3-10所示。图3-10 添加“微信”字段并设置数据类型为

6、“数字”3.2.1 3.2.1 设置数据类型和长度设置数据类型和长度3.2 设置字段属性（2）切换到“常规”选项卡，单击“字段大小”右侧下拉按钮，选择“整型”选项，将“小数位数”设置为0，如图3-11所示。（3）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。图 3-11 设置常规属性技巧：有些字段的数据类型是固定的，如出生日期；有些字段的长度是固定的，如身份证号。我们可以根据实际需要设置字段的数据类型和长度。3.2.2 3.2.2 设置字段显示格式设置字段显示格式3.2 设置字段属性根据用户的实际需要，我们可以按用户的要求显示信息。例如，在显示银行卡卡号时，可以设置每四位进行一次分隔；在显示出生日期时，

7、可以按照“年-月-日”的形式显示，也可以按照“年/月/日”的形式显示。【例3-5】在“学生基本信息表”中设置“出生日期”的格式为“年/月/日”。（1）打开“学生管理数据库”，右击“学生基本信息表”字段，选择设计视图，单击“出生日期”字段。查看“出生日期”字段的类型是否是“日期/时间”。如果不是，则单击“数据类型”项，选择“日期/时间”格式，如图3-12所示。图3-12 确认“出生日期”字段的数据类型3.2.2 3.2.2 设置字段显示格式设置字段显示格式3.2 设置字段属性（2）切换到“常规”选项卡，单击“格式”右侧下拉按钮，选择“短日期”选项，如图3-13所示。图3-13 选择“短日期”选项

8、（3）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。3.2.3 3.2.3 设置默认值设置默认值3.2 设置字段属性 【例3-6】在“学生基本信息表”中设置“毕业学校”字段的默认值为“天津三中”。（1）打开“学生管理数据库”，右击“学生基本信息表”，选择设计视图，选中“毕业学校”字段，如图3-14所示。图3-14 选中“毕业学校”字段3.2.3 3.2.3 设置默认值设置默认值3.2 设置字段属性（2）切换到“常规”选项卡，设置“默认值”为“天津三中”，如图3-15所示。图3-15 设置“默认值”为“天津三中”（3）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。3.2.4 3.2.4 设置有效性规则设置有效性规则

9、3.2 设置字段属性在输入记录时，为避免操作失误，需要对一些特定字段进行限制。例如，性别只能是男或女，年龄不能是负数，人的身高、体重往往也有范围的限制。【例3-7】在“学生基本信息表”中设置“性别”字段仅允许输入“男”或“女”。图3-16 选中“性别”字段（1）打开“学生管理数据库”，右击“学生基本信息表”，选择设计视图，选中“性别”字段，如图3-16所示。3.2.4 3.2.4 设置有效性规则设置有效性规则3.2 设置字段属性（2）切换到“常规”选项卡，如图3-17所示，单击“有效性规则”栏右侧的按钮，打开“表达式生成器”对话框。图3-17 设置有效性规则3.2.4 3.2.4 设置有效性规

10、则设置有效性规则3.2 设置字段属性（3）在“表达式生成器”对话框中输入表达式：男or女。单击“确定”按钮。在这里特别要注意的是，引号要用英文半角形式，如图3-18所示。（4）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。图3-18 输入表达式3.2.5 3.2.5 设置输入掩码设置输入掩码3.2 设置字段属性使用输入掩码的目的是设置数据的格式，成功设置后用户在输入数据时要按照特定的格式进行输入。例如，设置日期的输入掩码为“yyyy/mm/dd”，在输入实际数据时，输入的数值可以替换占位符，但是无法删除或修改分隔符。3.2.5 3.2.5 设置输入掩码设置输入掩码3.2 设置字段属性【例3-8】在“学生

11、基本信息表”中为“出生日期”字段设置输入掩码。（1）打开“学生管理数据库”，右击“学生基本信息表”，选择设计视图，选中“出生日期”字段，如图3-19所示。图3-19 选中“出生日期”字段3.2.5 3.2.5 设置输入掩码设置输入掩码3.2 设置字段属性（2）切换到“常规”选项卡，如图3-20所示，单击“输入掩码”栏右侧的 按钮，打开“输入掩码向导”对话框。图3-20 设置输入掩码3.2.5 3.2.5 设置输入掩码设置输入掩码3.2 设置字段属性（3）在“输入掩码向导”对话框中选择“短日期”选项，如图3-21所示。单击“完成”按钮，结果如图3-22所示。（4）单击快速访问工具栏中的“保存”按

12、钮。图3-22“出生日期”字段的输入掩码格式图3-21选择“短日期”选项3.2.6 3.2.6 数据表格式的设置数据表格式的设置3.2 设置字段属性【例3-9】对“科目代码表”进行美化。（1）打开“学生管理数据库”，双击打开“科目代码表”，如图3-23所示。（2）在“开始”选项卡的“文本格式”组中单击右下角 按钮，如图3-24所示。图3-23 打开“科目代码表”（一）图3-24“设置数据表格式”按钮3.2.6 3.2.6 数据表格式的设置数据表格式的设置3.2 设置字段属性（3）在打开的“设置数据表格式”对话框中选中“单元格效果”选项区中的“凸起”单选按钮，“背景色”选择“浅蓝3”，“网格线颜

13、色”选择“深蓝”，如图3-25所示。图3-25“设置数据表格式”对话框3.2.6 3.2.6 数据表格式的设置数据表格式的设置3.2 设置字段属性（4）单击“确定”按钮完成“科目代码表”格式的设置，然后单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。技巧：在“单元格效果”选项区中选中“平面”单选按钮，可以对数据表边框进行相关格式设置。3.3 编辑记录图3-26 打开“科目代码表”（二）【例3-10】将“科目代码表”中的“图像处理技术”修改为“图像特效处理”。（1）打开“学生管理数据库”，双击打开“科目代码表”，如图3-26所示。在创建系统初期所录入的数据有可能会随着时间的变化发生改变，因此，对数据库中的记

14、录需要根据实际需求进行修改和完善。3.3.1 3.3.1 表中记录的修改表中记录的修改3.3 编辑记录（2）单击选中“图像处理技术”单元格，之后删除该单元格的内容，然后输入“图像特效处理”，如图3-27所示。（3）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。图3-27修改后效果3.3.1 3.3.1 表中记录的修改表中记录的修改3.3 编辑记录如果要向数据库中添加数据，就要选择相关的数据表进行记录的添加。反之，如果要删除数据，就要找到符合指定条件的记录，然后执行删除操作。【例3-11】在“联络信息表”中根据表3-2添加4位家长的联络方式。表3-2家长的联络方式3.3.2 3.3.2 记录的添加与删除3

15、.3 编辑记录（1）打开“学生管理数据库”，双击打开“联络信息表”，如图3-28所示。（2）按下键盘上的Page Down键，此刻光标指向最后一条记录的下一行，输入表3-2中的内容，如图3-29所示。（3）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。图3-28 打开“联络信息表”图3-29 添加记录3.3.2 3.3.2 记录的添加与删除3.3 编辑记录【例3-12】在“科目代码表”中删除科目编号为“06”的记录。图3-31 选中要删除的记录图3-30 打开“科目代码表”（三）（2）单击科目编号为“06”的记录前面的方框，此刻该记录呈反显状态，如图3-31所示。（1）打开“学生管理数据库”，双击打开“

16、科目代码表”，如图3-30所示。3.3.2 3.3.2 记录的添加与删除3.3 编辑记录（3）在该反显记录上右击，弹出快捷菜单，选择“删除记录”命令，如图3-32所示。（4）此时会弹出“您正准备删除1条记录。”提示对话框，如图3-33所示，单击“是”按钮完成记录的删除。（5）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。图3-32 删除记录图3-33 提示对话框3.3.2 3.3.2 记录的添加与删除3.4.1 记录排序的方法3.4 排序和查找/替换记录的方法 最常见的一种处理数据方法就是排序。例如，对学生的期末成绩进行排名，这样可以直观地了解学生的学习情况。数据排序有升序和降序两种，升序是指数据从小到

17、大排列，如我们可以针对价格进行升序排列，然后找到物美价廉的商品；降序是指数据从大到小排列，如学生的期末成绩排名。3.4.1 记录排序的方法3.4 排序和查找/替换记录的方法【例3-13】以“出生日期”字段为关键字，对“学生基本信息表”进行降序排序。（1）打开“学生管理数据库”，双击打开“学生基本信息表”，如图3-34所示。图3-34 打开“学生基本信息表”（一）3.4.1 记录排序的方法3.4 排序和查找/替换记录的方法（2）单击“出生日期”字段右侧的下拉按钮，从弹出的下拉菜单中选择“降序”选项，如图3-35所示。（3）单击“确定”按钮，“学生基本信息表”将按照“出生日期”字段降序排列记录，如

18、图3-36所示。（4）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。图3-35 降序排序图3-36 按照“出生日期”字段降序排列记录3.4.1 记录排序的方法3.4 排序和查找/替换记录的方法图3-37 选择“高级筛选/排序”选项假设我们要同时对多个字段进行排序，就要用到“高级排序”功能。在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中单击“高级”下拉按钮，从弹出的下拉菜单中选择“高级筛选/排序”选项，如图3-37所示。3.4.2 查找和替换记录3.4 排序和查找/替换记录的方法图3-39 设置查找条件图3-38 打开“学生基本信息表”（二）（1）打开“学生管理数据库”，双击打开“学生基本信息表”，如图3-38所示

19、。（2）选中“姓名”字段，在“开始”选项卡的“查找”组中单击“查找”按钮，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“赵晓鹏”，将查找范围设置为“当前字段”，将“匹配”设置为“整个字段”，如图3-39所示。【例3-14】查找姓名是“赵晓鹏”的学生信息。3.4.2 查找和替换记录3.4 排序和查找/替换记录的方法（3）单击“查找下一个”按钮后系统将查找到指定数据并将其反显，如图3-40所示。（4）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。图3-40 姓名是“赵晓鹏”的学生基本信息3.4.2 查找和替换记录3.4 排序和查找/替换记录的方法（2 2）（1 1）（3 3）查找范围：“当前字段”指

20、光标所在字段，“当前文档”指整个数据表。匹配：可以匹配“字段任何部分”“整个字段”和“字段开头”。搜索：可以选择“全部”“向上”“向下”，其中“向上”和“向下”是指从当前光标所在的记录位置开始搜索。技巧：“查找和替换”对话框中部分选项的含义如下。3.4.3 筛选记录3.4 排序和查找/替换记录的方法筛选的目的是将符合条件的记录显示，不符合条件的记录隐藏。Access 2010为我们提供了筛选器进行记录的筛选。【例3-15】从“学生基本信息表”中筛选出生日期在1999年的全部学生基本信息。（1）打开“学生管理数据库”，双击打开“学生基本信息表”，如图3-41所示。图3-41 打开“学生基本信息表

21、”（三）3.4.3 筛选记录3.4 排序和查找/替换记录的方法（2）选中“出生日期”字段，在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中单击“筛选器”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“日期筛选器”“期间”选项，如图3-42所示。（3）弹出“始末日期之间”对话框，按照如图3-43所示输入相关参数。图3-43输入日期区间图3-42设置筛选条件3.4.3 筛选记录3.4 排序和查找/替换记录的方法（4）单击“确定”按钮，完成筛选，结果如图3-44所示。（5）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。图3-44 显示筛选结果技巧：如果要取消筛选，可以在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中单击“切换筛选”按钮。3.4.4 显

22、示和隐藏列3.4 排序和查找/替换记录的方法若数据表中的记录过多，当我们需要查找有用的信息时往往需要拖动滚动条才能查看完整信息，为了便于查找，可以将不需要的信息隐藏。图3-45 打开“学生基本信息表”（四）【例3-16】在“学生基本信息表”中隐藏“团员”字段。（1）打开“学生管理数据库”，双击打开“学生基本信息表”，如图3-45所示。3.4.4 显示和隐藏列3.4 排序和查找/替换记录的方法图3-46 选择“隐藏字段”选项（2）选中“团员”字段，在“开始”选项卡的“记录”组中单击“其他”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“隐藏字段”选项，如图3-46所示。3.4.4 显示和隐藏列3.4 排序和查

23、找/替换记录的方法（3）此刻“团员”字段被隐藏，如图3-47所示。图3-47 团员”字段被隐藏（4）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。技巧：如果要取消隐藏，可以在“开始”选项卡的“记录”组中单击“其他”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“取消隐藏字段”选项。3.5 复制、重命名与删除表的方法在进行数据库管理的时候，往往要创建一些结构类似的数据表，为了保证数据的一致性常常采用复制的方式进行操作。对于复制后的数据表，我们可以给它重命名，以便于今后使用。对于不再需要的数据表，我们可以进行删除操作删除表，为数据库“减负”。3.5 复制、重命名与删除表的方法【例3-17】复制一个和“学生基本信息表”相同

24、表结构的数据表。（1）打开“学生管理数据库”，在导航窗格中右击“学生基本信息表”，在弹出的如图3-48所示的快捷菜单中选择“复制”命令。图3-48 快捷菜单3.5 复制、重命名与删除表的方法（2）右击导航窗格的空白处，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令，弹出如图3-49所示的对话框，“粘贴选项”选择“仅结构”，单击“确定”按钮。（3）此刻在数据表中多了一个“学生基本信息表的副本”，双击打开该表，发现该数据表已经复制了“学生基本信息表”的表结构，如图3-50所示。图3-49“粘贴表方式”对话框图3-50 学生基本信息表的副本3.5 复制、重命名与删除表的方法【例3-18】把“学生基本信息表的副本

25、”重命名为“学生基本信息临时表”。（1）打开“学生管理数据库”，在导航窗格中右击“学生基本信息表的副本”，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令。（2）此时该数据表名处于反显状态，如图3-51所示，输入“学生基本信息临时表”后按回车键确定，结果如图3-52所示。图3-52 重命名数据表结果图3-51 表名处于反显状态3.5 复制、重命名与删除表的方法【例3-19】删除“学生基本信息临时表”。（1）打开“学生管理数据库”，在导航窗格中右击“学生基本信息临时表”，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，如图3-53所示。（2）此时弹出如图3-54所示的警告对话框，询问是否删除，单击“是”按钮。图3-54

26、 警告对话框图3-53 删除“学生基本信息临时表”习题一、填空题1.数据表由 、和 三部分组成。2.是由相关字段组成的集合，数据表中的一行称为一条 。3.在进行删除操作时，我们可以通过按住 键选择连续的字段进行删除，通过按住 键选择不连续的字段进行删除。4.字段的属性一般分为常规和查阅两种，常规属性一般包括 等，而查阅属性是指数据表在打开时记录显示 的，不是所有的字段都有 属性。5.使用输入掩码的目的是 ，成功设置后用户在输入数据时要按照特定的格式进行输入。6.数据排序有升序和降序两种，升序是指数据 ，如我们可以针对价格进行升序排列，然后找到物美价廉的商品。降序是指数据 ，如期末学生的成绩排名

27、。7.假设我们要同时对多个字段进行排序，那么我们就要用到 功能。操作方法是在“开始”选项卡的组 中单击 按钮。8.筛选的目的是将符合条件的记录 ，将不符合条件的记录 。二、操作题1.将“联络信息表”中的“家庭地址”字段名更改为“现住址”，删除该表中的“邮政编码”字段。2.在“学生基本信息表”中修改“学号”字段的字段大小为“4”，格式为“99”。3.在“联络信息表”中设置“邮编”字段的默认值为“300000”。习题4.在“学生基本信息表”中设置“学号”字段不能为空，如果没有输入，则提示信息“请输入学号”。5.在“学生基本信息表”中将“出生日期”字段设置为“中日期”。6.将“科目代码表”中的“项目管理”修改为“项目开发”。7.从“科目代码表”中删除科目编号为“03”的记录。8.以“性别”字段为关键字，对“学生基本信息表”进行降序排序。9.查找姓名是“李晓萌”的学生信息。10.从“学生基本信息表”中筛选出生日期在2000年的全部学生基本信息。11.在“学生基本信息表”中隐藏“出生日期”字段。12.复制一个和“联络信息表”相同表结构的数据表，将表名称设置为“户籍地址表”。习题Thanks