行政部工作规划分析.ppt

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1、行政部工作规划分析目 录 一、行政部现状分析 二、行政部组织架构图 三、行政部职能组织架构图 四、行政部人员职责分工 五、工作规划思路 六、2012年工作规划 七、2012年第二季度工作计划深圳市深圳市XXXX有限公司有限公司2（一）行政经理：岗位职责：1、行政部工作统筹、规划与管理；2、各种制度与流程的制定与优化、推行、监督落实；3、制订季/月/周的工作规划与计划，并组织实施；4、部门行政管理、办公费用的预算、管控；5、本部门人员的工作安排与绩效考评；6、月、周行政例会安排，召集；7、企业文化建设、宣传、及部门活动；8、公司与下属公司或各部门间的协调、配合工作；9、公司相关的各种行政外联协调

2、工作；10、部门通知，文件、报告等公文的拟写；11、职场安全，环境管理工作；12、处理各种突发事件；四、行政部人员职责分工行政部人员职责分工行政部人员职责分工6（二）行政主任：岗位职责：1、负责总务后勤工作的实施、管理；2、IT、办公设备、网络、网站的维修、维护；3、协助策划、组织各类会议、活动；4、督导固定资产及低值易耗品申购、调配、转移、报废、盘点；5、办公及相关劳保用品的申购及费用管控；6、各类证照、资质、奖项的申报、办理与年检；7、办公室的装修、安全、物业等方面管理；8、维护职场环境、秩序；9、员工宿舍的管理，定期或不定期检查宿舍使用情况，及相关租金、水、电费用的缴纳。行政部人员职责分

3、工行政部人员职责分工7（三）行政秘书岗位职责：1、公司各类公文、总结与计划的拟文、发文；2、负责总经办各类公文、文稿的撰写与归档管理；3、公司相关会务的组织、会议纪要的编写及对决议事项的催办、查办、督办落实；4、协助策划、组织各类活动；5、总经办的各类日常事务工作；6、公司领导交办的其他事宜。行政部人员职责分工行政部人员职责分工8（四）前台文员：岗位职责：1、日常来访接待，接听、转接电话，传达各类信息；2、各部门办公文具的统计、申购、分发与管理及相关费用的统计报销；3、各类文件、信件、快件、报刊的收发、传达与管理；4、协助人力资源部做好各类人事考勤及“工作差错汇总”工作；5、每月各部门的通讯费

4、用统计；6、及时供应公司饮水，做好饮水统计及相关费用报销工作；7、做好办公室、仓库、宿舍等物业管理费及水电费等相关费用的统计工作；8、根据名片制作申请单，联系名片制作事宜及费用报销；9、商贸公司与食品公司的的相关表单和SAP的打印；10、根据安排，做好每月相关费用票据粘贴工作；11、定期更新公司通讯录；12、监督做好办公室绿化、环境、安全工作。行政部人员职责分工行政部人员职责分工9工作规划思路工作规划思路短期战略规划 一至二年内制订、优化行政管理制度、流程，建立较健全的行政体系，梳理、固化行政工作。中长期规划 三到五年完成战略业务合作伙伴的转型，实现行政资源、法务资源、总务资源三大领域初建成型

5、，提供与公司业务战略匹配的行政管理战略。10工作规划思路工作规划思路 根据公司当前的战略目标及走集团化管理模式，结合我司行政工作现状，转变行政工作角色及提高行政执行力当前最大工作。根据行政职能架构图，短期工作规划,应着重从健全制度及流程管理、组织体系规划、企业文化建设规划、行政后勤基础、法务风险控制五大方面规划，有序推进，逐步完善行政管理体系。A、健全行政管理制度、优化工作流程1、固定资产管理制度2、办公、庶务用品管理制度3、车辆管理制度4、印鉴使用管理制度5、IT管理规范6、员工日常工作管理制度7、前台管理制度8、低值耐用品管理制度9、接待管理制度10、会议管理制度11、档案管理制度12、员

6、工宿舍管理制度13、差旅管制度B、构建部门组织体系1、理清行政部的职能及职责2、搭建本部门的组织架构3、明确岗位分工4、建立完善的管理业务流程11工作规划思路工作规划思路C、企业文化建设1、制定VI视觉识别系统，提升公司整体形象2、制定MI理念识别系统，确立公司目标、宗旨，提炼公司核心价值理念3、创建BI行为识别体系。规范员工工作行为，开展各种形式的公司员工活动。D、加强行政后勤基础管理，完善相关工作流程1、营造安静、洁净、安全的职场办公环境2、提高公司日常规章规制的执行力，强化员工纪律观念，基础管理工作规范化、固化。（今年工作重点）3、严格控制行政成本、做好节能措施4、加强公司物业、员工宿舍

7、管理5、做好办公场所、仓库的安全保卫工作，制度相关应急方案6、规范物资、资产管理，提高其利用率7、规范档案、资料管理8、加强会务管理12工作规划思路工作规划思路E、建立法务风险控制体系1、制订合同评审制度，最大限度地减少法律风险2、建立法律顾问制度，及时解决各类法律纠纷1320122012年工作规划年工作规划 2012年的第一季度即将结束，公司蓝图已描绘，如何将蓝图变成现实，这是摆在我们面前最大的任务，我们在继续做好本职工作的同时，应根据公司的战略目标，遵从集团化管理制思路，行政部将在解决实际问题中，逐步建立起健全、规范的行政体系。现从如下几个方面进行规划：1420122012年总体工作规划年

8、总体工作规划工作规划具体工作内容计划开展时间组织架构1、梳理行政工作及细化第二季度2、确定组织架构及优化3、明确职能分工及调整制度、流程建设1、修订固定资产管理制度、办公用品管理制度、宿舍管理制度、前台管理制度、IT管理制度员工日常工作管理制度、会议管理制度及相关工作流程第二、三、四季度2、搭建办公室“5S”体系（整理、整顿、清扫、清洁、素养）第二、三季度企业文化1、完成公司网站设计第三季度2、完成公司VI视觉识别的初步设计，制作各部标识牌第二、三季度3、协助鼎泰丰、食品公司、鼎佳商贸做好企业文化建设（文化墙、宣传标识等）第二、三、四季度4、公司员工活动（体检、户外拓展、年会等）第二、三、四季

9、度行政后勤管理1、营造健康、安全职场办公环境（清洁、绿化、安全）第二季度2、解决配送部宿舍管理问题第二季度3、加强资产管理工作，进行固定资产盘点第二、三季度4、加强公司办公室、仓库、宿舍的安全管理工作第二、三、四季度15第二季度行政工作计划第二季度行政工作计划（一）办公室办公区域重新调整，解决财务室空气流通问题。（根据新世界互动媒体的退租时间，尽快实施）1、根据新世界互动媒体退租的面积（需确定退租时间及面积），对办公室进行规划、装修，根据部门情况重新安排各部门办公区域，总监有独立的办公室或办公卡位；2、对办公室送风排风系统进行改造，解决财务室空气流通问题；3、改造已老化或已损毁的供电线路及照明

10、；4、可考虑食品公司办公区相对独立，与鼎汇商贸分开办公。根据根据20122012年的工作规划，结合当前公司实际情况，第二季度的主要工作内容年的工作规划，结合当前公司实际情况，第二季度的主要工作内容有如下几方面：有如下几方面：16第二季度行政工作计划第二季度行政工作计划（二）对办公室进行清洁作业，提升公司绿化品位，更换植物品种，改善办公环境。1、找专业清洁公司进行清洁，含办公室的天花，地板、墙壁、地毯、办公桌、椅、沙发、各种办公设备等；2、在夏季来临前，对公司所有空调进行清洁(5月上旬）；3、绿化需根据时节的变化更换，价钱，品种可与绿化公司协商。17第二季度行政工作计划第二季度行政工作计划（三）

11、设计公司VI系统，制作各中心、部门标识牌。快消品在VI的设计方面最起码应该具备快消品的特质，有“快”的气质和属性，有影响购买的冲动，有时尚、快乐、动感、娱乐、积极、健康、活力的因素）18第二季度行政工作计划第二季度行政工作计划（四）制定固定资产管理制度、办公用品管理办法宿舍管理规定等制度及相关流程图，并以总部作为试点推行。1、对配送部宿舍住宿情况进行调查，与配送部商讨，完善宿舍管理规定并推行（4月完成）2、完善固定资产管理制度及办公用品管理办法，对各类办公物资、固定资产进行盘点（56月）。19第二季度行政工作计划第二季度行政工作计划（五）员工活动1、2012年度组织全体员工进行体检；（4月25

12、日）2、组织公司运动会（4月下旬）3、组织2012年度优秀员工省外旅游活动（5月中后旬）4、公司员工户外拓展或旅游活动(6月15日前）。20第二季度行政工作计划第二季度行政工作计划（六）推行“5S”管理.在办公室和仓库开展“5S”管理（5月30日前进行宣传）。1、整理（SEIRI）将工作场所的任何物品区分为有必要与没有必要的，除了有必要的留下来以外，其它的都清除掉。2、整顿（SEITON）把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐，加以标示。3、清扫（SEISO）将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽；检查污染源。4、清洁（SEIKETSU）标准化和维持上面3S的成果。5、素养（SHITSUKE）每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事。培养主动积极的精神。21第二季度行政工作计划第二季度行政工作计划（七）加强与各中心、部门及各子公司间的联系，建立畅通的沟通渠道，为其提供强有力的后勤支持工作（到各子公司调研人力行政状况）。22第二季度行政工作计划第二季度行政工作计划（七）加强考勤工作管理，不定期抽查各中心、部门及各子公司的考勤情况，并采取相关措施。23此此课件下件下载可自行可自行编辑修改，修改，仅供参考！供参考！感感谢您的支持，我您的支持，我们努力做得更好！努力做得更好！谢谢!