《电子文档存档规范》PPT课件.ppt

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1、中国地质调查局成都地质资料馆中国地质调查局成都地质资料馆二六年十一月二十九日二六年十一月二十九日成果地质资料电子文件汇交格式要求成果地质资料电子文件汇交格式要求使使 用用 说说 明明一、汇交人的工作内容一、汇交人的工作内容二、配套软件二、配套软件三、电子文件的类别三、电子文件的类别四、电子文件命名四、电子文件命名五、电子文档制作五、电子文档制作六、电子文档的检查与验收六、电子文档的检查与验收汇交人应完成以下工作：汇交人应完成以下工作：汇交人应完成以下工作：汇交人应完成以下工作：按项目工作要求和格式要求的规定制作所有按项目工作要求和格式要求的规定制作所有按项目工作要求和格式要求的规定制作所有按项

2、目工作要求和格式要求的规定制作所有的成果地质资料源电子文件的成果地质资料源电子文件的成果地质资料源电子文件的成果地质资料源电子文件生成存档电文文件（文本部分文件格式为生成存档电文文件（文本部分文件格式为生成存档电文文件（文本部分文件格式为生成存档电文文件（文本部分文件格式为“.pdf”.pdf”.pdf”.pdf”，图像文件格式为，图像文件格式为，图像文件格式为，图像文件格式为“.jpg“.jpg“.jpg“.jpg、.tiff.tiff.tiff.tiff、.eps.eps.eps.eps、.pdf.pdf.pdf.pdf、.gif”.gif”.gif”.gif”）如果电子文件中有插图、插照

3、、图版等，创建如果电子文件中有插图、插照、图版等，创建如果电子文件中有插图、插照、图版等，创建如果电子文件中有插图、插照、图版等，创建“插图文件插图文件插图文件插图文件”文件夹，用于存放这些文件插入前的文件夹，用于存放这些文件插入前的文件夹，用于存放这些文件插入前的文件夹，用于存放这些文件插入前的源图形文件源图形文件源图形文件源图形文件按按按按格式要求格式要求格式要求格式要求组织电子文件组织电子文件组织电子文件组织电子文件完整地著录完整地著录完整地著录完整地著录电子文件登记表电子文件登记表电子文件登记表电子文件登记表制作载体外标签制作载体外标签制作载体外标签制作载体外标签检查所有电子文件，保证

4、能正常使用后进行录制检查所有电子文件，保证能正常使用后进行录制检查所有电子文件，保证能正常使用后进行录制检查所有电子文件，保证能正常使用后进行录制向地质资料主管部门汇交制作好的，包括源电子向地质资料主管部门汇交制作好的，包括源电子向地质资料主管部门汇交制作好的，包括源电子向地质资料主管部门汇交制作好的，包括源电子文件、存档电子文件和附加文件在内的完整的电文件、存档电子文件和附加文件在内的完整的电文件、存档电子文件和附加文件在内的完整的电文件、存档电子文件和附加文件在内的完整的电子文档子文档子文档子文档二、配套软件二、配套软件部组织开发一套与格式要求配套的电子部组织开发一套与格式要求配套的电子部

5、组织开发一套与格式要求配套的电子部组织开发一套与格式要求配套的电子文档制作与浏览验收系统工具软件，目的是帮助文档制作与浏览验收系统工具软件，目的是帮助文档制作与浏览验收系统工具软件，目的是帮助文档制作与浏览验收系统工具软件，目的是帮助用户形成一套符合格式要求的适用于汇交和使用户形成一套符合格式要求的适用于汇交和使用户形成一套符合格式要求的适用于汇交和使用户形成一套符合格式要求的适用于汇交和使用的成果地质资料电子文档用的成果地质资料电子文档用的成果地质资料电子文档用的成果地质资料电子文档用户用户1、按项、按项目工作目工作要求和要求和本要求本要求制作成制作成果地质果地质资料源资料源电子文电子文件件

6、2、按、按要求要求要求要求将图像将图像文件转文件转换成存换成存档格式档格式软件辅助制作软件辅助制作1、组织：将用户、组织：将用户编制好的电子文件编制好的电子文件组织制作成一份符组织制作成一份符合本要求的，完整合本要求的，完整的电子文档的电子文档2、电子文件登、电子文件登记表：对记表：对“电子电子文件的软硬件环境文件的软硬件环境特征及软件版本、特征及软件版本、电子文档说明、电电子文档说明、电子文件形成单位信子文件形成单位信息和数据交接信息、息和数据交接信息、电子文件名和文件电子文件名和文件题名题名”等信息进行等信息进行著录著录3、载体外标签：、载体外标签：著录载体外标签需著录载体外标签需要的有关

7、信息要的有关信息软件功能软件功能1、对本文部分、对本文部分源电子文件能源电子文件能自动生成自动生成PDF存档格式存档格式2、根据用户著、根据用户著录的信息形成录的信息形成电子文件登电子文件登记表、载记表、载体外标签等体外标签等附加文件附加文件3、形成一套符、形成一套符合本要求的可合本要求的可浏览的成果地浏览的成果地质资料电子文质资料电子文档档4、录制、录制5、浏览、浏览汇汇 交交 使使 用用后台控制：后台控制：1、按本、按本格式要求格式要求的要求的要求2、按资料、按资料浏览使用的浏览使用的要求要求汇交及汇交及使用使用格式要求配套软件应用示意图格式要求配套软件应用示意图 归类时，一般采用以下原则

8、：根据成果地质资归类时，一般采用以下原则：根据成果地质资归类时，一般采用以下原则：根据成果地质资归类时，一般采用以下原则：根据成果地质资料电子文档的构成和电子文件的内容，确定电子文件料电子文档的构成和电子文件的内容，确定电子文件料电子文档的构成和电子文件的内容，确定电子文件料电子文档的构成和电子文件的内容，确定电子文件归属的类别归属的类别归属的类别归属的类别 为便于成果地质资料电子文件的管理和汇交，为便于成果地质资料电子文件的管理和汇交，为便于成果地质资料电子文件的管理和汇交，为便于成果地质资料电子文件的管理和汇交，将数据库和软件类以及多媒体类以外的电子文件分为将数据库和软件类以及多媒体类以外

9、的电子文件分为将数据库和软件类以及多媒体类以外的电子文件分为将数据库和软件类以及多媒体类以外的电子文件分为源电子文件和存档电子文件两类，数据库和软件类以源电子文件和存档电子文件两类，数据库和软件类以源电子文件和存档电子文件两类，数据库和软件类以源电子文件和存档电子文件两类，数据库和软件类以及多媒体类只有源电子文件一类及多媒体类只有源电子文件一类及多媒体类只有源电子文件一类及多媒体类只有源电子文件一类 序号序号序号序号类别类别类别类别电子文件内容电子文件内容电子文件内容电子文件内容1 1正文类正文类正文类正文类成果地质资料全部正文。成果地质资料全部正文。成果地质资料全部正文。成果地质资料全部正文

10、。2 2审批类审批类审批类审批类由法定单位对成果地质资料进行评审、验收和审查时所形成由法定单位对成果地质资料进行评审、验收和审查时所形成由法定单位对成果地质资料进行评审、验收和审查时所形成由法定单位对成果地质资料进行评审、验收和审查时所形成的文件。如报告的最终认定书的文件。如报告的最终认定书的文件。如报告的最终认定书的文件。如报告的最终认定书(决议书决议书决议书决议书)、验收文件、审查、验收文件、审查、验收文件、审查、验收文件、审查(评评评评审批类审审批类审审批类审审批类审)意见书等意见书等意见书等意见书等3 3附图类附图类附图类附图类成果地质资料中除文本部分插图外的各种图形文件成果地质资料中

11、除文本部分插图外的各种图形文件成果地质资料中除文本部分插图外的各种图形文件成果地质资料中除文本部分插图外的各种图形文件4 4附表类附表类附表类附表类成果地质资料中除文本部分插表外的各种表格文件成果地质资料中除文本部分插表外的各种表格文件成果地质资料中除文本部分插表外的各种表格文件成果地质资料中除文本部分插表外的各种表格文件5 5附件类附件类附件类附件类成果地质资料所附的技术性或说明性文件。如数据库或软件成果地质资料所附的技术性或说明性文件。如数据库或软件成果地质资料所附的技术性或说明性文件。如数据库或软件成果地质资料所附的技术性或说明性文件。如数据库或软件的测试报告、使用说明和操作手册以及根据

12、成果报告而产生的测试报告、使用说明和操作手册以及根据成果报告而产生的测试报告、使用说明和操作手册以及根据成果报告而产生的测试报告、使用说明和操作手册以及根据成果报告而产生的论文等；原始地质资料登记薄的论文等；原始地质资料登记薄的论文等；原始地质资料登记薄的论文等；原始地质资料登记薄(明细帐明细帐明细帐明细帐)也可归入此类也可归入此类也可归入此类也可归入此类6 6数据库和数据库和数据库和数据库和软件类软件类软件类软件类成果地质资料中以数据库建设或系统开发为主体工作内容而成果地质资料中以数据库建设或系统开发为主体工作内容而成果地质资料中以数据库建设或系统开发为主体工作内容而成果地质资料中以数据库建

13、设或系统开发为主体工作内容而形成的各类数据库和软件；数据库和软件类的工作形成的各类数据库和软件；数据库和软件类的工作形成的各类数据库和软件；数据库和软件类的工作形成的各类数据库和软件；数据库和软件类的工作(成果、总成果、总成果、总成果、总结结结结)报告作为其电子文件的正文报告作为其电子文件的正文报告作为其电子文件的正文报告作为其电子文件的正文7 7多媒体类多媒体类多媒体类多媒体类成果地质资料所包含的各种音频、视频文件等成果地质资料所包含的各种音频、视频文件等成果地质资料所包含的各种音频、视频文件等成果地质资料所包含的各种音频、视频文件等8 8其它类其它类其它类其它类成果地质资料中上述七类以外的

14、文件。如资料汇交凭单、电成果地质资料中上述七类以外的文件。如资料汇交凭单、电成果地质资料中上述七类以外的文件。如资料汇交凭单、电成果地质资料中上述七类以外的文件。如资料汇交凭单、电子文件登记表、勘查许可证、项目任务书、项目设计书、项子文件登记表、勘查许可证、项目任务书、项目设计书、项子文件登记表、勘查许可证、项目任务书、项目设计书、项子文件登记表、勘查许可证、项目任务书、项目设计书、项目设计审查意见书、目录著录表等目设计审查意见书、目录著录表等目设计审查意见书、目录著录表等目设计审查意见书、目录著录表等四、电子文件命名四、电子文件命名 成果地质资料电子文件按照其类别进行命名，成果地质资料电子文

15、件按照其类别进行命名，成果地质资料电子文件按照其类别进行命名，成果地质资料电子文件按照其类别进行命名，一般电子文件名的构成及命名方法见格式要求。一般电子文件名的构成及命名方法见格式要求。一般电子文件名的构成及命名方法见格式要求。一般电子文件名的构成及命名方法见格式要求。这里需要说明的是，这里需要说明的是，这里需要说明的是，这里需要说明的是，对于附图类的源电子文件以及数对于附图类的源电子文件以及数对于附图类的源电子文件以及数对于附图类的源电子文件以及数据库和软件类电子文件的命名，并不是按照以上分类据库和软件类电子文件的命名，并不是按照以上分类据库和软件类电子文件的命名，并不是按照以上分类据库和软

16、件类电子文件的命名，并不是按照以上分类法进行命名的，而是根据制图或建库时的相关规范或法进行命名的，而是根据制图或建库时的相关规范或法进行命名的，而是根据制图或建库时的相关规范或法进行命名的，而是根据制图或建库时的相关规范或自身的命名规则进行，即保持其原来制图或建库时所自身的命名规则进行，即保持其原来制图或建库时所自身的命名规则进行，即保持其原来制图或建库时所自身的命名规则进行，即保持其原来制图或建库时所取的电子文件名取的电子文件名取的电子文件名取的电子文件名（一）（一）文本部分源电子文件的制作文本部分源电子文件的制作文本部分源电子文件的制作文本部分源电子文件的制作 本格式要求对文本部分源电子文

17、件的格式本格式要求对文本部分源电子文件的格式本格式要求对文本部分源电子文件的格式本格式要求对文本部分源电子文件的格式原则上不作限制，但要求使用通用的文本文件格式。原则上不作限制，但要求使用通用的文本文件格式。原则上不作限制，但要求使用通用的文本文件格式。原则上不作限制，但要求使用通用的文本文件格式。格式要求中推荐使用格式要求中推荐使用格式要求中推荐使用格式要求中推荐使用Microsoft WordMicrosoft WordMicrosoft WordMicrosoft Word简体中文简体中文简体中文简体中文格式、格式、格式、格式、WPSWPSWPSWPS格式。对于附表类文件，除上述格式外，

18、格式。对于附表类文件，除上述格式外，格式。对于附表类文件，除上述格式外，格式。对于附表类文件，除上述格式外，还推荐使用还推荐使用还推荐使用还推荐使用Microsoft ExcelMicrosoft ExcelMicrosoft ExcelMicrosoft Excel简体中文格式简体中文格式简体中文格式简体中文格式1 1 1 1、制作、制作、制作、制作WordWordWordWord文件的标题与页码要求文件的标题与页码要求文件的标题与页码要求文件的标题与页码要求篇名（部分名）、章名、节名应用标题命令定义，篇名（部分名）、章名、节名应用标题命令定义，篇名（部分名）、章名、节名应用标题命令定义，篇

19、名（部分名）、章名、节名应用标题命令定义，标题阶次可以视具体情况而定，但是同一层次的标题标题阶次可以视具体情况而定，但是同一层次的标题标题阶次可以视具体情况而定，但是同一层次的标题标题阶次可以视具体情况而定，但是同一层次的标题其标题阶次应相同其标题阶次应相同其标题阶次应相同其标题阶次应相同定义过的标题应用定义过的标题应用定义过的标题应用定义过的标题应用WORDWORDWORDWORD软件的插入索引和目录命软件的插入索引和目录命软件的插入索引和目录命软件的插入索引和目录命令生成本电子文件的目录，令生成本电子文件的目录，令生成本电子文件的目录，令生成本电子文件的目录，WORDWORDWORDWOR

20、D格式电子文件的目录格式电子文件的目录格式电子文件的目录格式电子文件的目录应是自动生成而不是手工录入的应是自动生成而不是手工录入的应是自动生成而不是手工录入的应是自动生成而不是手工录入的页码的要求页码的要求页码的要求页码的要求 每一个电子文件都应插入连续的页码，页码位于每一个电子文件都应插入连续的页码，页码位于每一个电子文件都应插入连续的页码，页码位于每一个电子文件都应插入连续的页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式为页面底端（页脚），对齐方式为页面底端（页脚），对齐方式为页面底端（页脚），对齐方式为“居中居中居中居中”或或或或“外侧外侧外侧外侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧）（奇数页在右侧

21、，偶数页在左侧）（奇数页在右侧，偶数页在左侧）（奇数页在右侧，偶数页在左侧）电子文件与纸介质的页码允许在一定程度上不完电子文件与纸介质的页码允许在一定程度上不完电子文件与纸介质的页码允许在一定程度上不完电子文件与纸介质的页码允许在一定程度上不完全一一对应，但在每一章结束后，其页码应对应起来全一一对应，但在每一章结束后，其页码应对应起来全一一对应，但在每一章结束后，其页码应对应起来全一一对应，但在每一章结束后，其页码应对应起来对于电子文件中某些特殊的版面，其页码位置及对于电子文件中某些特殊的版面，其页码位置及对于电子文件中某些特殊的版面，其页码位置及对于电子文件中某些特殊的版面，其页码位置及方向

22、可以不和与纸介质完全对应方向可以不和与纸介质完全对应方向可以不和与纸介质完全对应方向可以不和与纸介质完全对应封面不得有页码，文件的封面、目录、前封面不得有页码，文件的封面、目录、前言等部分与正文文字或表格部分不得使用一套言等部分与正文文字或表格部分不得使用一套连续的页码连续的页码对于连续的文字或表格部分，一般情况下对于连续的文字或表格部分，一般情况下应使用一套连续的页码，不得无故中断（如因应使用一套连续的页码，不得无故中断（如因插入分隔符而造成页码不连续等）或又重新使插入分隔符而造成页码不连续等）或又重新使用另一套新的页码用另一套新的页码2 2 2 2、制作、制作、制作、制作WordWordW

23、ordWord文件常用命令文件常用命令文件常用命令文件常用命令定义标题定义标题定义标题定义标题自动生成当前文章的目录自动生成当前文章的目录自动生成当前文章的目录自动生成当前文章的目录纵向长表标题行重复纵向长表标题行重复纵向长表标题行重复纵向长表标题行重复3 3 3 3、在、在、在、在WordWordWordWord软件中插入软件中插入软件中插入软件中插入“分节符分节符分节符分节符”及其运用及其运用及其运用及其运用将光标定位在需要插入将光标定位在需要插入将光标定位在需要插入将光标定位在需要插入“分节符分节符分节符分节符”地方，然后点地方，然后点地方，然后点地方，然后点击击击击wordwordwo

24、rdword主菜单的主菜单的主菜单的主菜单的“插入插入插入插入”选择选择选择选择“分隔符分隔符分隔符分隔符”屏幕出屏幕出屏幕出屏幕出现分隔符对话框现分隔符对话框现分隔符对话框现分隔符对话框 选择分节符栏中的选择分节符栏中的选择分节符栏中的选择分节符栏中的“下一节下一节下一节下一节”，按，按，按，按“确定确定确定确定”后返回后返回后返回后返回点击点击点击点击wordwordwordword主菜单的主菜单的主菜单的主菜单的“视图视图视图视图”选择选择选择选择“页眉和页脚页眉和页脚页眉和页脚页眉和页脚”屏幕出现页眉屏幕出现页眉屏幕出现页眉屏幕出现页眉/页脚工具条页脚工具条页脚工具条页脚工具条点击点击

25、点击点击“在页眉在页眉在页眉在页眉/页脚页脚页脚页脚间切换间切换间切换间切换”按钮，使虚框移到页脚。然后，再在工具条按钮，使虚框移到页脚。然后，再在工具条按钮，使虚框移到页脚。然后，再在工具条按钮，使虚框移到页脚。然后，再在工具条上找到上找到上找到上找到“与上一节相同与上一节相同与上一节相同与上一节相同”的按钮，并将其弹起来！此的按钮，并将其弹起来！此的按钮，并将其弹起来！此的按钮，并将其弹起来！此时，在虚框上面的时，在虚框上面的时，在虚框上面的时，在虚框上面的“与上节相同与上节相同与上节相同与上节相同”的字样消失的字样消失的字样消失的字样消失在插入页码过程中，在在插入页码过程中，在在插入页码

26、过程中，在在插入页码过程中，在“页码对话框页码对话框页码对话框页码对话框”中点击中点击中点击中点击“格式格式格式格式”按钮，出现页码格式对话框按钮，出现页码格式对话框按钮，出现页码格式对话框按钮，出现页码格式对话框，在页码编排栏中在页码编排栏中在页码编排栏中在页码编排栏中不要选不要选不要选不要选“续前节续前节续前节续前节”4 4 4 4、制作、制作、制作、制作WordWordWordWord文件的其它要求文件的其它要求文件的其它要求文件的其它要求为了便于为了便于为了便于为了便于WORDWORDWORDWORD文档的双面打印，制作时要设置文档的双面打印，制作时要设置文档的双面打印，制作时要设置文

27、档的双面打印，制作时要设置“对称页边距对称页边距对称页边距对称页边距”格式要求中没有对格式要求中没有对格式要求中没有对格式要求中没有对WordWordWordWord格式电子文件的版本格式电子文件的版本格式电子文件的版本格式电子文件的版本做规定，因此，其版本信息必须在电子文件登记表中做规定，因此，其版本信息必须在电子文件登记表中做规定，因此，其版本信息必须在电子文件登记表中做规定，因此，其版本信息必须在电子文件登记表中进行说明进行说明进行说明进行说明5 5 5 5、制作、制作、制作、制作ExcelExcelExcelExcel文件的要求文件的要求文件的要求文件的要求使用使用使用使用ExcelE

28、xcelExcelExcel制作附表类电子文件时，原则上不对制作附表类电子文件时，原则上不对制作附表类电子文件时，原则上不对制作附表类电子文件时，原则上不对表格做切割，不同册的附表不能放在同一个表格做切割，不同册的附表不能放在同一个表格做切割，不同册的附表不能放在同一个表格做切割，不同册的附表不能放在同一个ExcelExcelExcelExcel文件文件文件文件（工作薄）中。也就是说一册附表要放在一个（工作薄）中。也就是说一册附表要放在一个（工作薄）中。也就是说一册附表要放在一个（工作薄）中。也就是说一册附表要放在一个ExcelExcelExcelExcel文文文文件（工作薄）中，该册表中的每

29、个附表要使用工作薄件（工作薄）中，该册表中的每个附表要使用工作薄件（工作薄）中，该册表中的每个附表要使用工作薄件（工作薄）中，该册表中的每个附表要使用工作薄中的一个工作表来表示，每个附表的表名即为该工作中的一个工作表来表示，每个附表的表名即为该工作中的一个工作表来表示，每个附表的表名即为该工作中的一个工作表来表示，每个附表的表名即为该工作表的标签。因此使用表的标签。因此使用表的标签。因此使用表的标签。因此使用ExcelExcelExcelExcel制作附表，不需要使用标题制作附表，不需要使用标题制作附表，不需要使用标题制作附表，不需要使用标题命令来定义其表名，且一般情况下也不会出现续表命令来定

30、义其表名，且一般情况下也不会出现续表命令来定义其表名，且一般情况下也不会出现续表命令来定义其表名，且一般情况下也不会出现续表（二）（二）文本部分存档电子文件（文本部分存档电子文件（文本部分存档电子文件（文本部分存档电子文件（.PDF.PDF.PDF.PDF格式）的制作格式）的制作格式）的制作格式）的制作将文本部分源电子文件转换为将文本部分源电子文件转换为将文本部分源电子文件转换为将文本部分源电子文件转换为PDFPDFPDFPDF格式的存档电子文格式的存档电子文格式的存档电子文格式的存档电子文件时，一般可以使用与本格式要求配套的制作与浏件时，一般可以使用与本格式要求配套的制作与浏件时，一般可以使

31、用与本格式要求配套的制作与浏件时，一般可以使用与本格式要求配套的制作与浏览验收软件来实现，用户也可以使用其他方法进行转换览验收软件来实现，用户也可以使用其他方法进行转换览验收软件来实现，用户也可以使用其他方法进行转换览验收软件来实现，用户也可以使用其他方法进行转换推荐使用推荐使用推荐使用推荐使用AdobeAdobeAdobeAdobe公司的公司的公司的公司的Adobe Acrobat Professional Adobe Acrobat Professional Adobe Acrobat Professional Adobe Acrobat Professional 7.07.07.07.0

32、软件软件软件软件（三）（三）附图类存档电子文件的制作附图类存档电子文件的制作附图类存档电子文件的制作附图类存档电子文件的制作 附图类存档电子文件采用下列附图类存档电子文件采用下列附图类存档电子文件采用下列附图类存档电子文件采用下列5 5 5 5种格式之一：种格式之一：种格式之一：种格式之一：压缩的压缩的压缩的压缩的JPEGJPEGJPEGJPEG、EPSEPSEPSEPS（不分色，文字变曲线）、（不分色，文字变曲线）、（不分色，文字变曲线）、（不分色，文字变曲线）、GIFGIFGIFGIF、PDFPDFPDFPDF和和和和CCITT tiff g4CCITT tiff g4CCITT tiff

33、 g4CCITT tiff g4。在转换格式时，分辨率的选取以保。在转换格式时，分辨率的选取以保。在转换格式时，分辨率的选取以保。在转换格式时，分辨率的选取以保证图形的精度和清晰度为准，一般可取证图形的精度和清晰度为准，一般可取证图形的精度和清晰度为准，一般可取证图形的精度和清晰度为准，一般可取300dpi300dpi300dpi300dpi；对压；对压；对压；对压缩的缩的缩的缩的JPEGJPEGJPEGJPEG格式质量因子取格式质量因子取格式质量因子取格式质量因子取75757575以上以上以上以上（四）几种常用图形工具软件转换成存档电子文件（四）几种常用图形工具软件转换成存档电子文件（四）几

34、种常用图形工具软件转换成存档电子文件（四）几种常用图形工具软件转换成存档电子文件的方法的方法的方法的方法mapGISmapGISmapGISmapGIS软件（软件（软件（软件（EPSEPSEPSEPS、JPGJPGJPGJPG、TIFFTIFFTIFFTIFF）AutoCADAutoCADAutoCADAutoCAD软件（软件（软件（软件（EPSEPSEPSEPS、JPGJPGJPGJPG文件）文件）文件）文件）CORELDRAWCORELDRAWCORELDRAWCORELDRAW软件（软件（软件（软件（EPSEPSEPSEPS、TIFFTIFFTIFFTIFF、JPGJPGJPGJPG）P

35、HOTOSHOPPHOTOSHOPPHOTOSHOPPHOTOSHOP软件（软件（软件（软件（EPSEPSEPSEPS、JPGJPGJPGJPG）ARC/INFOARC/INFOARC/INFOARC/INFO软件（软件（软件（软件（E00E00E00E00）（五）（五）数据库和软件类、多媒体类电子文件的制数据库和软件类、多媒体类电子文件的制数据库和软件类、多媒体类电子文件的制数据库和软件类、多媒体类电子文件的制作作作作数据库和软件类的格式原则上不作限制，可根据数据库和软件类的格式原则上不作限制，可根据数据库和软件类的格式原则上不作限制，可根据数据库和软件类的格式原则上不作限制，可根据建库或开

36、发时所用的工具软件而提交相应格式的电子建库或开发时所用的工具软件而提交相应格式的电子建库或开发时所用的工具软件而提交相应格式的电子建库或开发时所用的工具软件而提交相应格式的电子文件，但这些文件应符合相关建库标准或工作指南文件，但这些文件应符合相关建库标准或工作指南文件，但这些文件应符合相关建库标准或工作指南文件，但这些文件应符合相关建库标准或工作指南（如地质图空间数据库建设工作指南）（如地质图空间数据库建设工作指南）（如地质图空间数据库建设工作指南）（如地质图空间数据库建设工作指南）格式要求对数据库和软件类、多媒体类电子格式要求对数据库和软件类、多媒体类电子格式要求对数据库和软件类、多媒体类电

37、子格式要求对数据库和软件类、多媒体类电子文件的制作要求留有较大的空间，制作时保持其各类文件的制作要求留有较大的空间，制作时保持其各类文件的制作要求留有较大的空间，制作时保持其各类文件的制作要求留有较大的空间，制作时保持其各类文件原来的组织方式和目录结构不变，按照文件原来的组织方式和目录结构不变，按照文件原来的组织方式和目录结构不变，按照文件原来的组织方式和目录结构不变，按照“数据库数据库数据库数据库”、“安装程序安装程序安装程序安装程序”、“源代码源代码源代码源代码”、“技术文档技术文档技术文档技术文档”、“测试数据测试数据测试数据测试数据”等类别分类建立文件夹存放即可等类别分类建立文件夹存放

38、即可等类别分类建立文件夹存放即可等类别分类建立文件夹存放即可编制数据库和软件类电子文件时，要编制数据库和软件类电子文件时，要将其工作将其工作(成果、总结成果、总结)报告作为正文进行报告作为正文进行编制编制（一）电子文档检查与验收的原则（一）电子文档检查与验收的原则（一）电子文档检查与验收的原则（一）电子文档检查与验收的原则保证电子文档的安全性、完整性和有效性，所汇保证电子文档的安全性、完整性和有效性，所汇保证电子文档的安全性、完整性和有效性，所汇保证电子文档的安全性、完整性和有效性，所汇交的电子文档应做到：交的电子文档应做到：交的电子文档应做到：交的电子文档应做到：1 1、不携带病毒、不携带病

39、毒、不携带病毒、不携带病毒2 2、源电子文件、存档电子文件及其附加文件（如、源电子文件、存档电子文件及其附加文件（如、源电子文件、存档电子文件及其附加文件（如、源电子文件、存档电子文件及其附加文件（如电子文件登记表等）内容完整、数量齐全、文件名和电子文件登记表等）内容完整、数量齐全、文件名和电子文件登记表等）内容完整、数量齐全、文件名和电子文件登记表等）内容完整、数量齐全、文件名和格式正确、在存储载体中的组织形式符合要求、可以格式正确、在存储载体中的组织形式符合要求、可以格式正确、在存储载体中的组织形式符合要求、可以格式正确、在存储载体中的组织形式符合要求、可以被正常打开和利用被正常打开和利用

40、被正常打开和利用被正常打开和利用3、载体的内外标签、各种登记表完整规、载体的内外标签、各种登记表完整规范范4、信息内容清晰无误，每一个文件均可、信息内容清晰无误，每一个文件均可读、可懂、可复制、可再利用读、可懂、可复制、可再利用（二）（二）电子文件登记表电子文件登记表电子文件登记表电子文件登记表1 1 1 1、电子文档均要有完整的电子文件登记表，纸质、电子文档均要有完整的电子文件登记表，纸质、电子文档均要有完整的电子文件登记表，纸质、电子文档均要有完整的电子文件登记表，纸质和电子文件各一份，源电子文件和存档文件均要汇交，和电子文件各一份，源电子文件和存档文件均要汇交，和电子文件各一份，源电子文

41、件和存档文件均要汇交，和电子文件各一份，源电子文件和存档文件均要汇交，汇交时置于其它类中汇交时置于其它类中汇交时置于其它类中汇交时置于其它类中2 2 2 2、电子文件登记表的所有内容均应按规定进行填、电子文件登记表的所有内容均应按规定进行填、电子文件登记表的所有内容均应按规定进行填、电子文件登记表的所有内容均应按规定进行填写，要求内容齐全、规范，表的格式和电子文件格式应写，要求内容齐全、规范，表的格式和电子文件格式应写，要求内容齐全、规范，表的格式和电子文件格式应写，要求内容齐全、规范，表的格式和电子文件格式应正确无误；电子文件的数量和名称、电子文档号、题名、正确无误；电子文件的数量和名称、电

42、子文档号、题名、正确无误；电子文件的数量和名称、电子文档号、题名、正确无误；电子文件的数量和名称、电子文档号、题名、文件题名、文件格式及软件版本、电子文档说明、电子文件题名、文件格式及软件版本、电子文档说明、电子文件题名、文件格式及软件版本、电子文档说明、电子文件题名、文件格式及软件版本、电子文档说明、电子文件数量和字节数以及存储路径等内容要与载体的实际文件数量和字节数以及存储路径等内容要与载体的实际文件数量和字节数以及存储路径等内容要与载体的实际文件数量和字节数以及存储路径等内容要与载体的实际保存内容一致；此外，电子文件的实际尺寸和分辨率以保存内容一致；此外，电子文件的实际尺寸和分辨率以保存

43、内容一致；此外，电子文件的实际尺寸和分辨率以保存内容一致；此外，电子文件的实际尺寸和分辨率以及数据库和数据的文件及数据库和数据的文件及数据库和数据的文件及数据库和数据的文件(夹夹夹夹)数也需如实填写数也需如实填写数也需如实填写数也需如实填写3 3、登记表中的电子文件名及其文件题名的填写尤、登记表中的电子文件名及其文件题名的填写尤、登记表中的电子文件名及其文件题名的填写尤、登记表中的电子文件名及其文件题名的填写尤为重要，不得任意省略文件名或文件题名的内容，必为重要，不得任意省略文件名或文件题名的内容，必为重要，不得任意省略文件名或文件题名的内容，必为重要，不得任意省略文件名或文件题名的内容，必须

44、按照要求在登记表中正确、规范地填写，且做到相须按照要求在登记表中正确、规范地填写，且做到相须按照要求在登记表中正确、规范地填写，且做到相须按照要求在登记表中正确、规范地填写，且做到相互一一对应互一一对应互一一对应互一一对应4 4、电子文件登记表的制作既可以按照格式要求、电子文件登记表的制作既可以按照格式要求、电子文件登记表的制作既可以按照格式要求、电子文件登记表的制作既可以按照格式要求的要求自行编制，也可以通过使用与格式要求的要求自行编制，也可以通过使用与格式要求的要求自行编制，也可以通过使用与格式要求的要求自行编制，也可以通过使用与格式要求配套的制作软件来完成配套的制作软件来完成配套的制作软

45、件来完成配套的制作软件来完成（三）（三）标题命令标题命令标题命令标题命令1 1、每一个电子文件中凡是具有检索意义的篇名、每一个电子文件中凡是具有检索意义的篇名、每一个电子文件中凡是具有检索意义的篇名、每一个电子文件中凡是具有检索意义的篇名（部分名）、章名、节名、表名、图名以及内容摘要（部分名）、章名、节名、表名、图名以及内容摘要（部分名）、章名、节名、表名、图名以及内容摘要（部分名）、章名、节名、表名、图名以及内容摘要等均应使用软件的标题命令进行定义，同时通过使用等均应使用软件的标题命令进行定义，同时通过使用等均应使用软件的标题命令进行定义，同时通过使用等均应使用软件的标题命令进行定义，同时通

46、过使用软件的插入目录命令自动生成具备检索功能的目录，软件的插入目录命令自动生成具备检索功能的目录，软件的插入目录命令自动生成具备检索功能的目录，软件的插入目录命令自动生成具备检索功能的目录，该目录不得使用手工录入的方式来形成该目录不得使用手工录入的方式来形成该目录不得使用手工录入的方式来形成该目录不得使用手工录入的方式来形成2 2、对各级标题的级次不作规定，同一电子文件、对各级标题的级次不作规定，同一电子文件、对各级标题的级次不作规定，同一电子文件、对各级标题的级次不作规定，同一电子文件只要遵循级次从大到小、中间不跳级、同一级标题其只要遵循级次从大到小、中间不跳级、同一级标题其只要遵循级次从大

47、到小、中间不跳级、同一级标题其只要遵循级次从大到小、中间不跳级、同一级标题其级次也相同的原则即可级次也相同的原则即可级次也相同的原则即可级次也相同的原则即可3 3 3 3、标题的级次不宜定义得过多，一般情况下定义、标题的级次不宜定义得过多，一般情况下定义、标题的级次不宜定义得过多，一般情况下定义、标题的级次不宜定义得过多，一般情况下定义到到到到4 4 4 46 6 6 6级即可满足使用级即可满足使用级即可满足使用级即可满足使用4 4 4 4、在大纲视图中进行查看时，所定义的标题应做、在大纲视图中进行查看时，所定义的标题应做、在大纲视图中进行查看时，所定义的标题应做、在大纲视图中进行查看时，所定

48、义的标题应做到不重、不漏、不混乱，各级标题应清晰完整，既没到不重、不漏、不混乱，各级标题应清晰完整，既没到不重、不漏、不混乱，各级标题应清晰完整，既没到不重、不漏、不混乱，各级标题应清晰完整，既没有多余的内容（比如把某一节下面的正文文字内容也有多余的内容（比如把某一节下面的正文文字内容也有多余的内容（比如把某一节下面的正文文字内容也有多余的内容（比如把某一节下面的正文文字内容也和节一起定义了），也不要漏掉具有检索点的标题和节一起定义了），也不要漏掉具有检索点的标题和节一起定义了），也不要漏掉具有检索点的标题和节一起定义了），也不要漏掉具有检索点的标题5 5 5 5、自动生成的目录要对字体、字号

49、、行距等进行、自动生成的目录要对字体、字号、行距等进行、自动生成的目录要对字体、字号、行距等进行、自动生成的目录要对字体、字号、行距等进行一定的整饰，去除多余的内容（如文章的篇名），做一定的整饰，去除多余的内容（如文章的篇名），做一定的整饰，去除多余的内容（如文章的篇名），做一定的整饰，去除多余的内容（如文章的篇名），做到整齐、美观，同时还要保证目录中页码的正确性到整齐、美观，同时还要保证目录中页码的正确性到整齐、美观，同时还要保证目录中页码的正确性到整齐、美观，同时还要保证目录中页码的正确性（四）（四）页码页码页码页码1 1 1 1、每一个电子文件都应插入连续的页码，页码、每一个电子文件都应

50、插入连续的页码，页码、每一个电子文件都应插入连续的页码，页码、每一个电子文件都应插入连续的页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式为位于页面底端（页脚），对齐方式为位于页面底端（页脚），对齐方式为位于页面底端（页脚），对齐方式为“居中居中居中居中”或或或或“外外外外侧侧侧侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧）。对于特殊页（奇数页在右侧，偶数页在左侧）。对于特殊页（奇数页在右侧，偶数页在左侧）。对于特殊页（奇数页在右侧，偶数页在左侧）。对于特殊页面，也可采用其它对齐方式面，也可采用其它对齐方式面，也可采用其它对齐方式面，也可采用其它对齐方式2 2 2 2、电子文件与纸介质的页码允许在一定程度上、电子