办公软件高级应用任务驱动教程模块3Word制作批量文档教学课件.pptx
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1、模块3 Word制作批量文档3.2 邮件合并的基本过程理解邮件合并的基本过程，就抓住了邮件合并的“纲”，就可以有条不紊地运用该功能解决实际任务了。（1）建立主文档“主文档”就是固定不变的主体内容。例如，信函的落款对每个收信人都是不变的内容。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯，一方面可以考查预计的工作是否适合使用邮件合并，另一方面为数据源的建立或选择提供了标准和思路。（2）准备好数据源数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。在实际工作中，数据源通常是现成存在的。例如，要制作大量
2、的客户信封，多数情况下，客户信息早已做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”“地址”“邮政编码”等字段。在这种情况下，直接拿过来使用就可以了，不必重新制作。也就是说，在准备自己建立数据源文件之前要先考查一下，是否有现成的可用。如果没有现成的数据源文件，则要根据主文档对数据源的要求建立，使用Word、Excel、Access都可以。在实际工作时，常常使用Excel制作。（3）把数据源合并到主文档中前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格的记录行数，决定了主文件生成的份数。利用如图3-1所示的【邮件】选项卡中各项命令可完成邮件合并的相关操作。图3-1 Word的【邮件】选项卡快乐学习！高效学习！快乐学习！高效学习！祝学习进步！祝学习进步！
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