项目管理软件及Project工具介绍.pptx

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1、2 2Learning ObjectivesDiscussion of the common featuresCriteria for selecting project management softwareDiscussion of some advantagesDiscussion of some disadvantages第1页/共41页3 3Project Management Software FeaturesBudgeting and cost controlCalendarsInternet CapabilitiesGraphicsImporting/exporting dat

2、aHandling multiple projects and subprojectsReport generation第2页/共41页Project Management Software Features(Cont.)Resource managementPlanningProject monitoring and trackingSchedulingSecuritySorting and filteringWhat-if analysis第3页/共41页4Criteria for Selecting Project Management SoftwareCapacityDocumenta

3、tion and on-line help facilitiesEase of useFeatures availableIntegration with other systemsInstallation requirementsReporting capabilities第4页/共41页4Criteria for Selecting Project Management Software(Cont.)Internet FeaturesSecurityVendor Support第5页/共41页5Advantages of Using Project Management SoftwareA

4、ccuracyAffordabilityEase of useAbility to handle complexityMaintainability and modifiabilityRecord keepingSpeedWhat-if analysis第6页/共41页6Concerns about Using Project Management SoftwareBecoming distracted by the softwareA false sense of securityInformation overloadThe learning curveOver-reliance on s

5、oftware第7页/共41页Popular Project Management Software Packages目前市场上大约有100多种项目管理软件工具Microsoft Project 2000应用最普遍的项目管理软件Project 4.0、Project 98、Project 2000,2002年推出Project 2002版，并将其列为Office 2000中，可适应各种规模的项目Project 2000可处理100万个任务项目，同时计算处理群体项目达1000个，能在不同项目之间的任务级链接，使项目间复杂控制得以实现功能：范围管理、时间管理、成本管理、人力资源管理、风险管理、质量

6、管理、沟通管理、采购管理、综合管理第8页/共41页Popular Project Management Software Packages（Cont.）Primavera Project Planner(P3)美国Primavera公司的产品，是国际上是为浒的项目管理之一，并且已成为项目管理软件标准适用于任何工程类项目，在工程界（即建筑、设计、施工行业的市场份额高达81%）Project Scheduler(Scitor 公司的产品)国内项目管理软件智能项目管理软件（清华斯维尔软件科技有限公司为国内建设行业定制的项目管理软件）维新项目管理系统（成都维新科技发展有限公司）第9页/共41页Proj

7、ect 2003软件应用第10页/共41页项目信息种类Project数据库中的信息主要有三类，理解这三类信息对于查阅项目信息是至关重要的任务信息：当开始输入项目信息时，通常要输入任务和与任务有关的信息，如工期、时间约束、期限、任务的依赖关系。资源信息：任务信息后，输入资源名称和相关信息，如标准费率、加班费率、工作时间日历，等分配信息：一旦为任务分配了资源，就创建了工作分配，它是任务与资源的结合。与工作分配有关的信息包括工时量、工作分配的开始和结束时间、成本，等第11页/共41页视图系统默认视图：甘特图单击“视图/视图栏”，可以把常用的视图显示在左边，便于视图间的转换第12页/共41页表任何视图

8、的工作表区域，都定义了一个默认的表，可以对这些表进行修改，增加、删除列中的域向表中加入一列：右击一列的标题头（在其左边插一列），选定“插入列”，“列定义”对话框被打开自表中移出一列：右击要移出列的标题头，选定“隐藏列”第13页/共41页重新安排项目信息对项目信息进行排序：打开一个工作表视图，单击“项目/排序”对项目信息进行分组：打开一个工作表视图，单击“项目/分组依据”取消一个分组：单击“项目/分组依据/不分组”对项目信息进行筛选：打开包括筛选信息的视图，单击“项目/筛选”第14页/共41页创建新项目启动project 2003在“文件”菜单中选择“新建”可选择“本机上的模板”，通过修改模板创

9、建一个新项目可选择空白项目，通过输入相关信息创建一个新项目可选择“根据现有项目创建”，通过修改已存的项目文件创建一个新项目第15页/共41页设置安排项目进度的方法由项目开始日期安排项目进度也可由项目完成日期安排项目进度设置：单击“项目/项目信息”，选择并输入相应的日期第16页/共41页设置项目日历项目日历为项目及其任务设定工作日和工作时间，在资源日历缺省情况下，也为项目资源设定工作日和工作时间Project的基准日历有4个：标准（项目日历）、24小时、夜班、行政日历系统默认的项目日历是标准基准日历，也可选择后三个基准日历中的一个并将其设置为项目日历：“项目/项目信息/日历”，选择基准日历并确定

10、不管选择哪个基准日历，都可以根据需要修改基准日历：单击“工具/更改工作时间”，选择想要修改的基准日历的名称，然后修改第17页/共41页输入任务直接向项目计划中添加任务显示甘特图视图，输入任务名称和工期（开始时间、完成时间暂时空着，让project来计算）输入周期性任务：周期性发生的特定任务，可以输入一个周期性任务取代重复输入显示甘特图视图，单击希望输入周期性任务的行，单击“插入/周期性任务”，然后输入相关内容第18页/共41页建立任务的依赖性创建“完成开始型”任务依赖打开甘特图，选定希望链接的两个任务，单击“链接任务”按钮或者，双击某项任务，打开“任务信息”对话框，在“前置任务”选项中填写创建

11、其它依赖类型（“完成开始”、“完成完成”、“开始开始”）的任务依赖双击某项任务，打开“任务信息”对话框，单击“类型”域，选择任务依赖性的类型第19页/共41页在日期约束下安排任务进度限制类型由开始时间安排进度的话，Project默认对所有任务应用的限制类型是“越早越好”由完成时间安排进度的话，Project默认对所有任务应用的限制类型是“越晚越好”除了上述2种之外，project还提供了另外6种限制类型，如“不得晚于开始”、“不得晚于完成”、“不得早于开始”、“不得早于完成”、“必须开始于”、“必须完成于”可根据某任务的时间约束选择相应的限制类型：双击某项任务/任务信息/高级/限制类型、限制日

12、期第20页/共41页建立项目资源建立项目资源随着任务的明确和进度计划的排定，必须在项目计划中指出实际资源。通过向项目中添加资源可以提高进度计划的精确性，并了解在已分配时间中是否有资源过度分配或资源分配不足，跟踪项目的成本和原料使用，确认所有任务都分配了负责的、可依靠的资源。第21页/共41页工时资源：人员和设备，以时间度量材料资源：原料，以数量度量手工添加资源打开“资源工作表”，单击“视图/表/项”，在“资源名称”域中输入资源的名称向项目中添加资源第22页/共41页工时资源指定工时资源的可用性全职资源的可用性为100%资源单位，一半时间可用的资源其可用性为50%，3个工程师的可用资源为300%

13、设定工时资源的资源日历（资源的工作时间，其影响任务进度安排）打开资源工作表或其他资源视图，双击某资源，打开“资源信息”对话框，选“工作时间”，设定默认情况下，项目日历就是资源日历成本数据在”资源信息“对话框，选”成本“，输入标准费率、加班费率、每次使用成本第23页/共41页分配资源项目计划中有了任务和资源，现在需要把任务和资源匹配在一起，创建“分配”。人员、设备和材料资源分配给任务后，project可以创建一个项目进度表，它不仅反映项目日历、任务工期有、依赖性和限制，还可以反映所分配资源的日历和可用性。第24页/共41页分配资源甘特图或其他任务工作表中，单击希望分配资源的任务，单击“分配资源”

14、按钮，在“分配资源”对话框，单击要分配的资源名称，点击“分配”第25页/共41页审查计划成本审查工作分配成本显示“任务分配状况”或“资源使用状况”视图“视图/表/成本”，就出现一个成本域或者“格式/详细信息/成本”，成本域就添加到时间表区域中审查资源成本打开“资源工作表”，“视图/表/成本”第26页/共41页审查任务成本“视图/报表/成本/预算”审查项目总计划成本“项目/项目信息/统计信息”第27页/共41页检查及优化项目计划缩短项目的工期减少项目费用平衡资源工作负荷第28页/共41页缩短项目工期关键路径与关键任务“跟踪甘特图”视图中的红色路径图络图中的红色路径缩短项目的工期分解关键任务：分解

15、为可同时进行的子任务缩减关键任务的工期（若任务还没分配资源，或任务是“固定工期”类型的）若缩短一个“固定工时”类型任务的工期，且资源已分配给此任务，那么这些资源有可能会被过度分配。重叠相链接的关键任务：“完成开始”型改为“开始开始”型改变资源日历增加资源的工作时间：“工具/更改工作时间”减少关键任务的工时：“任务分配状况”视图，“视图/表/工时”，“项目/筛选/关键”，查看关键任务的工时，选择并输入更改值为关键任务添加额外的资源：单击“分配资源”按钮，添加新的资源并分配为关键任务分配加班工时：“甘特图”视图，单击某关键任务，“窗口/拆分”，单击下方“任务窗体”视图，“格式/详细信息/资源工时”

16、，输入加班工时第29页/共41页缩减项目成本降低资源的费率（标准费率、加班费率、每次使用成本）减少任务的工时减少资源的数量可能会相应地延长任务的工期任务的总成本任务的固定成本+工时*工资费率*数量第30页/共41页平衡资源工作负荷资源过度分配与资源分配不足查看资源负荷在资源视图中，以红色显示的资源就是过度分配的资源在资源视图中，“格式/详细信息/过度分配的资源”，在时间工作表区域中，红色显示的都是在该时段超出资源可用性的工时“资源图表”视图，也可看出资源过度分配“窗口/拆分”，信息更加详细第31页/共41页平衡资源工作负荷调整项目范围（增加或减少任务）平衡资源负荷拆分或延迟任务考虑到资源有时间

17、执行调整成本（投入更多的资金增加资源包括加班），平衡资源负荷把分配不足的资源用以过度分配的地方（前提是两种资源可替代）第32页/共41页解决资源的过度分配自动解决资源的过度分配（project自动进行延迟或拆分）“工具/调配资源/开始调配”手动解决资源过度分配当自动调配无法达到预期效果时，可手动解决，用替代资源的办法解决过度分配选择资源过度分配的任务，单击“资源分配”按钮，选择要替换的资源，单击“替换”通过延迟任务或工作分配来解决资源的过度分配“调配甘特图”视图，在“资源调配延迟”域中输入要延迟的时间量第33页/共41页比较基准经过多次调整已趋近完美的项目计划，通常被称作“比较基准”，也可以把

18、它看作是原始计划保存比较基准：“工具/跟踪/保存比较基准”在项目进行过程中，一旦输入了进度信息，项目计划就会重新计算并做出相应调整以反映这些新的实际信息比较基准与当前进度信息之间的偏差称为“差异”有时，你跟踪项目一段时间后，发生了重大变化，可能原始的比较基准不再像以前那么有用了，你也许希望使用另外一个更新的比较基准进行每日的项目跟踪。Project总共可以保存11个不同的比较基准。第34页/共41页跟踪项目进度为项目建立了比较基准计划之后，为了进一步审查项目进度情况，需要不断地更新项目的日程。如，任务的实际开始日期和完成日期。跟踪这些实际值可以让用户了解所作的更改如何影响其他任务并最终影响项目

19、的完成日期。Project 能够根据用户输入的实际值重排项目的其它部分，用户也可使用该信息监视任务进度，管理成本以及制定项目人员的计划。第35页/共41页更新任务工期在甘特图的“任务名称”域中选择要更新工期的任务，点击“工具/跟踪/更新任务”，打开“更新任务”对话框。输入任务的实际工期或输入任务的完成百分比或输入任务的实际开始日期和完成日期第36页/共41页显示项目进度线通过显示项目状态日期或当前日期的进度线，可以以图形方式显示出项目的当前进度。打开“甘特图”视图后，选择“工具/跟踪/进度线”，打开“进度线”对话框。第37页/共41页跟踪成本在任务执行过程中，Project将基于任务的成本累算方式来更新实际成本，并提供两种计算成本的方式：自动和人工。人工输入实际成本：选择“工具/选项”，打开对话框，选择“计算方式”，把“自动”改为“人工”“任务分配状况”视图，“视图/表/跟踪”，在“实际成本”域中输入实际成本第38页/共41页查看任务成本是否与预算匹配“甘特图”视图中，“视图/表/成本”，接着向右拖动分隔条，在窗口中显示“总成本”域和“比较基准”域，对照。第39页/共41页查看超支预算“任务分配状况”视图，“视图/表/成本”，“项目/筛选/其他筛选器”，选择出“成本超过预算”的筛选器并应用第40页/共41页感谢您的观看！第41页/共41页