时间管理 (2).ppt

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1、时间管理时间管理Time Time ManagementManagement2001200120012001年年年年3 3 3 3月月月月22222222日日日日姓名、部门姓名、部门从事工作从事工作用一个词描述你目前的工作生活用一个词描述你目前的工作生活状况状况描述你心目中理想的时间管理状描述你心目中理想的时间管理状态是什么样？态是什么样？许多的电话在响许多的电话在响许多的电话在响许多的电话在响许多的事要备忘许多的事要备忘许多的事要备忘许多的事要备忘许多的门与抽屉许多的门与抽屉许多的门与抽屉许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张开了又关关了又开如此的慌张开了又关关了又开如此的慌张开了又关关了

2、又开如此的慌张我来来往往，我匆匆忙忙我来来往往，我匆匆忙忙我来来往往，我匆匆忙忙我来来往往，我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向从一个方向到另一个方向从一个方向到另一个方向从一个方向到另一个方向忙忙忙忙忙忙忙忙忙忙忙忙 盲盲盲盲盲盲盲盲盲盲盲盲盲的已经没有主张盲的已经没有主张盲的已经没有主张盲的已经没有主张盲的已经失去方向盲的已经失去方向盲的已经失去方向盲的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的分不清欢喜和忧伤忙的分不清欢喜和忧伤忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场忙的没有时间痛哭一场忙的没有时间痛哭一场忙的没有时间痛哭一场 Work Work smarter,Not smarter,Not h

3、arder.harder.合理有效合理有效以达到工作和以达到工作和生活的目标生活的目标组织运用时组织运用时间资源间资源确定确定事件事件你的时间流向到你的时间流向到哪里去了？哪里去了？确定确定事件事件突发突发事件事件确定确定事件事件突发突发事件事件琐碎琐碎事件事件确定确定事件事件突发突发事件事件琐碎琐碎事件事件浪浪费费时间管理时间管理Time Time ManagementManagement有效计划有效计划重要重要紧急紧急重要重要非紧急非紧急重要重要紧急紧急M1M1M2M2M3M3M4M4非重要非重要非紧急非紧急非重要非重要紧急紧急优先矩阵优先矩阵Do it laterDo it now重要重

4、要紧急紧急M1M1M2M2M3M3M4M4DeleteDelegate优先矩阵优先矩阵请看下面的案例请看下面的案例F安排计划工作时你会安排计划工作时你会考虑哪些问题？考虑哪些问题？所需所需资源资源开始开始时间时间完成完成时间时间完成完成人人追踪追踪时间时间重新分类整理客重新分类整理客重新分类整理客重新分类整理客户资料户资料户资料户资料访谈重要客户了访谈重要客户了访谈重要客户了访谈重要客户了解服务需求解服务需求解服务需求解服务需求客户的抽样意见调客户的抽样意见调客户的抽样意见调客户的抽样意见调查，并制成统计表查，并制成统计表查，并制成统计表查，并制成统计表尽量准确，尽量准确，留有余地留有余地时间

5、点的设置时间点的设置时间点的设置时间点的设置精力充沛时做精力充沛时做精力充沛时做精力充沛时做交替安排交替安排交替安排交替安排开始时间尽量提前开始时间尽量提前开始时间尽量提前开始时间尽量提前给最后期限设留缓给最后期限设留缓给最后期限设留缓给最后期限设留缓冲区冲区冲区冲区能同时做的能同时做的能同时做的能同时做的事情不要分事情不要分事情不要分事情不要分开去做开去做开去做开去做任务类型任务类型任务类型任务类型任务类型任务类型你的下周工作计划你的下周工作计划列出你下周所有要做的工作项目列出你下周所有要做的工作项目 -写出完成这些工作项目的时间点写出完成这些工作项目的时间点 -在任何特定的群体中，在任何特

6、定的群体中，重要的因子通常只占少数，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。的少数因子即能控制全局。帕雷托原则帕雷托原则（Pareto Principle）关键点关键点2020问题问题被阅读被阅读使用率使用率销售额销售额原因原因书架的书籍书架的书籍指令指令顾客顾客Pareto 原则应用原则应用集中精力在能获得最大回集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要在琐报的事情上，而不要在琐事上花过多的时间。事上花过多的时间。你的下周工作计划你的下周工作计划列出你下周所有要做的工作项目列出你下周所有要做

7、的工作项目 -写出完成这些工作项目的时间点写出完成这些工作项目的时间点 -列出你所做工作项目的关键点活动（时间价值列出你所做工作项目的关键点活动（时间价值回报较高的活动）回报较高的活动）-重要，重要，非紧急非紧急重要，重要，紧急紧急重要重要紧急紧急M1M1M3M3M4M4非重要，非重要，非紧急非紧急非重要，非重要，紧急紧急避免避免避免避免M2M2缩小缩小缩小缩小M2重要，重要，非紧急非紧急M1重要，紧急重要，紧急M3非重要，紧急非重要，紧急 准备准备 预防预防 理清价值观理清价值观 计划计划 建立人际关系建立人际关系 能力充实能力充实 投资你的第二象限投资你的第二象限No wind favor

8、s him who has no destined port.风不会偏爱没有目风不会偏爱没有目的港的人的港的人你的角色应是平衡的个人个人个人个人丈夫丈夫丈夫丈夫/父亲父亲父亲父亲新产品经理新产品经理新产品经理新产品经理人事经理人事经理人事经理人事经理行政经理行政经理行政经理行政经理有任何角色是自己有任何角色是自己觉得花时间太多或觉得花时间太多或太少的？太少的？有任何角色是自己有任何角色是自己感到不舒服的？感到不舒服的？有哪些未来的角色有哪些未来的角色是我现在可以开始是我现在可以开始努力的？努力的？一周行事历一周行事历周计划表周计划表时间管理通则 把每天要做的事列一份清单把每天要做的事列一份清单

9、 确定优先顺序，从最重要的确定优先顺序，从最重要的事情做起事情做起 每天都这么做每天都这么做/时间没有具体确定时间没有具体确定时间没有具体确定时间没有具体确定的待处理事项的待处理事项的待处理事项的待处理事项/时间已具体确定的时间已具体确定的时间已具体确定的时间已具体确定的事件事件事件事件/电话、记录等信息电话、记录等信息电话、记录等信息电话、记录等信息每日计划表每日计划表提前一天提前一天客户访谈客户访谈整理资料 2设计调查表格 1部门例会部门例会部门例会部门例会整理资料整理资料 客户访谈部门例会设计调查表格设计调查表格设计调查表格设计调查表格确定确定事件事件突发突发事件事件琐碎琐碎事件事件浪浪

10、费费时间管理时间管理Time Time ManagementManagement突发情况处理突发情况处理突发情况发生怎么办？突发情况发生怎么办？经理小王经理小王经理小王经理小王突发情况有哪些？突发情况有哪些？突发事件突发事件计划事件计划事件减少突发情况发生减少突发情况发生M努力使工作系统从一开始就正确无误努力使工作系统从一开始就正确无误M对被打扰情况进行分析对被打扰情况进行分析（WhoWhenWhyWhoWhenWhy），），建立一种工作模式建立一种工作模式减少计划外事件数量减少计划外事件数量减少计划外事件数量减少计划外事件数量累计计划外事件，创建自由时间块累计计划外事件，创建自由时间块累计计

11、划外事件，创建自由时间块累计计划外事件，创建自由时间块缩短每个计划外事件缩短每个计划外事件缩短每个计划外事件缩短每个计划外事件 的时间长度的时间长度的时间长度的时间长度缩短计划外时间缩短计划外时间确定确定事件事件突发突发事件事件琐碎琐碎事件事件浪浪费费猜猜是谁的猜猜是谁的办公桌？办公桌？请看看下面的请看看下面的案例案例聊聊 天天 室室如何根除拖延？如何根除拖延？如何保持桌面整洁如何保持桌面整洁？时间管理时间管理Time Time ManagementManagement根除拖延根除拖延你属于哪种行为你属于哪种行为模式？模式？狮子型狮子型考拉型考拉型紧迫感紧迫感紧迫感紧迫感喜竞争喜竞争喜竞争喜竞

12、争走路、动作较快走路、动作较快走路、动作较快走路、动作较快进餐迅速进餐迅速进餐迅速进餐迅速讨厌耽搁讨厌耽搁讨厌耽搁讨厌耽搁不耐心不耐心不耐心不耐心放松放松放松放松作决定需要一定时间作决定需要一定时间作决定需要一定时间作决定需要一定时间走路、动作较缓走路、动作较缓走路、动作较缓走路、动作较缓若有所思若有所思若有所思若有所思乐于倾听乐于倾听乐于倾听乐于倾听耐心耐心耐心耐心拖延者的借口拖延者的借口,强调时机不对强调时机不对,逃避不愉快的生活逃避不愉快的生活,敷衍搪塞敷衍搪塞,不愿承担责任不愿承担责任,不适当的目标不适当的目标,为了轻松混日子为了轻松混日子拖延的代价拖延的代价浪费了今天浪费了今天一时工

13、作拖延，三倍时间偿还一时工作拖延，三倍时间偿还逃避积极的人生逃避积极的人生健康不良健康不良待处理问题的不断增多待处理问题的不断增多长期在压力下工作的忧虑长期在压力下工作的忧虑动手去做你能做或梦想要做的事，动手去做你能做或梦想要做的事，勇气包含了天分、能力与奇迹，勇气包含了天分、能力与奇迹，只有动手，心灵才会启动；只有动手，心灵才会启动；开始做，工作才会完成。开始做，工作才会完成。解决拖延的秘诀解决拖延的秘诀-唯一的办法就是去做唯一的办法就是去做它它与拖延决战与拖延决战,承认：拖延是一种无益承认：拖延是一种无益承认：拖延是一种无益承认：拖延是一种无益的生活方式的生活方式的生活方式的生活方式,把大

14、工作分解把大工作分解把大工作分解把大工作分解,当机立断，直接面对不当机立断，直接面对不当机立断，直接面对不当机立断，直接面对不愉快的工作愉快的工作愉快的工作愉快的工作,平衡表法平衡表法平衡表法平衡表法,给自己设定最后时限给自己设定最后时限给自己设定最后时限给自己设定最后时限,奖励自己奖励自己奖励自己奖励自己时间管理时间管理Time Time ManagementManagement桌面整洁桌面整洁管理好书桌才管理好书桌才能管理好时间能管理好时间请说出它们的用途请说出它们的用途打孔文件夹打孔文件夹打孔文件夹打孔文件夹强力文件夹强力文件夹强力文件夹强力文件夹双页文件夹双页文件夹双页文件夹双页文件夹

15、插袋文件夹插袋文件夹插袋文件夹插袋文件夹插边文件夹插边文件夹插边文件夹插边文件夹公文袋公文袋公文袋公文袋文件架文件架文件架文件架文件筐文件筐文件筐文件筐笔盒笔盒笔盒笔盒笔筒笔筒笔筒笔筒便签纸便签纸便签纸便签纸告示贴告示贴告示贴告示贴空名片盒空名片盒空名片盒空名片盒废纸篓废纸篓计算机计算机日历日历文件架文件架电话电话文具盒文具盒便签纸便签纸文件筐文件筐计算计算机机文具盒文具盒电电话话文文件件架架文文件件筐筐便便签签纸纸日历日历常用电话常用电话周计划周计划周计划周计划常用电话常用电话废纸篓废纸篓剪刀、尺子剪刀、尺子计算器计算器曲别针等曲别针等名片夹名片夹工作台工作台储藏地储藏地想一想：想一想：你每

16、年、每你每年、每你每年、每你每年、每周、每日都周、每日都周、每日都周、每日都要用什么东要用什么东要用什么东要用什么东西？西？西？西？容易取得容易取得容易取得容易取得去除造成去除造成去除造成去除造成分心的因素分心的因素分心的因素分心的因素建立有效的办公环境建立有效的办公环境尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情工作中经常要用到的用品应容易取得工作中经常要用到的用品应容易取得工作中经常要用到的用品应容易取得工作中经常要用到的用品应容易取得每一件物品应摆放在固定的位置每一件物品应摆放在固定的位置每一件物

17、品应摆放在固定的位置每一件物品应摆放在固定的位置每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决扔掉把不再需要的东西坚决扔掉把不再需要的东西坚决扔掉把不再需要的东西坚决扔掉活动活动文件的处理文件的处理信息信息资料存档资料存档待送出文件待送出文件待办文件待办文件备忘档案夹备忘档案夹分级分级处理处理ABC文件处理原则文件处理原则每次只处理一份文件，一份文每次只处理一份文件，一份文件只处理一次件只处理一次每天排出固定的时间批量、集每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件中处理邮件、电话、信件 一项工作完成后文件就应马

18、上一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案离开桌面，归入适当的档案坚决扔掉不必要的文件坚决扔掉不必要的文件确定确定事件事件突发突发事件事件琐碎琐碎事件事件浪浪费费时间管理时间管理Time Time ManagementManagement锦囊妙计锦囊妙计充分利用充分利用记事本记事本 .待办琐事待办琐事.物品清单物品清单让脑子空下来，让脑子空下来，让脑子空下来，让脑子空下来，装更有创造性装更有创造性装更有创造性装更有创造性的事情的事情的事情的事情善用零星时间善用零星时间*通勤时间通勤时间*旅途时间旅途时间*等候时间等候时间不要随便打发不要随便打发不要随便打发不要随便打发你的零星时间你的

19、零星时间你的零星时间你的零星时间背包原则背包原则将同类的事情尽可能将同类的事情尽可能成批量处理成批量处理 琐事也有琐事琐事也有琐事琐事也有琐事琐事也有琐事的处理方式的处理方式的处理方式的处理方式逆势操作逆势操作当别人不去做的当别人不去做的当别人不去做的当别人不去做的时候我就去做时候我就去做时候我就去做时候我就去做 每天读一点没有每天读一点没有人读的东西人读的东西 每天想一些没有每天想一些没有人想的事情人想的事情给您的建议给您的建议休息休息高效率的原动力高效率的原动力种下思想，收获行动种下行动，收获习惯种下习惯，收获品格种下品格，收获命运我们先养成习惯，然后习惯造就我们昨天是一张作废的支票，昨天

20、是一张作废的支票，昨天是一张作废的支票，昨天是一张作废的支票，明天是一张未兑现的期票，明天是一张未兑现的期票，明天是一张未兑现的期票，明天是一张未兑现的期票，而今天是你唯一拥有的现而今天是你唯一拥有的现而今天是你唯一拥有的现而今天是你唯一拥有的现金金金金所以应当聪明把握。所以应当聪明把握。所以应当聪明把握。所以应当聪明把握。有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他能否帮忙再建一座房子，老木匠说可以。但是大家后来都看的出能否帮忙再

21、建一座房子，老木匠说可以。但是大家后来都看的出能否帮忙再建一座房子，老木匠说可以。但是大家后来都看的出能否帮忙再建一座房子，老木匠说可以。但是大家后来都看的出来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活。房子建来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活。房子建来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活。房子建来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活。房子建好的时候，老板把钥匙递给他：好的时候，老板把钥匙递给他：好的时候，老板把钥匙递给他：好的时候，老板把钥匙递给他：“这是你的房子，我送给你的礼这是你的房子，我送给你的礼这是你的房子，我送给你的礼这是你的房子，我送给你的礼

22、物物物物”老木匠震惊得目瞪口呆，羞愧得无地自容。如果他早知道是老木匠震惊得目瞪口呆，羞愧得无地自容。如果他早知道是老木匠震惊得目瞪口呆，羞愧得无地自容。如果他早知道是老木匠震惊得目瞪口呆，羞愧得无地自容。如果他早知道是在给自己建房子，他怎么会这样呢？现在他得住在一所粗制滥造在给自己建房子，他怎么会这样呢？现在他得住在一所粗制滥造在给自己建房子，他怎么会这样呢？现在他得住在一所粗制滥造在给自己建房子，他怎么会这样呢？现在他得住在一所粗制滥造的房子里！的房子里！的房子里！的房子里！我们又何尝不是这样呢！我们漫不经心地我们又何尝不是这样呢！我们漫不经心地我们又何尝不是这样呢！我们漫不经心地我们又何尝

23、不是这样呢！我们漫不经心地“建造建造建造建造”自己的生自己的生自己的生自己的生活，不是积极行动，而是消极应付，凡事不肯精益求精，在关键活，不是积极行动，而是消极应付，凡事不肯精益求精，在关键活，不是积极行动，而是消极应付，凡事不肯精益求精，在关键活，不是积极行动，而是消极应付，凡事不肯精益求精，在关键时刻不能尽最大努力。等我们惊觉自己的处境，早已深困在自己时刻不能尽最大努力。等我们惊觉自己的处境，早已深困在自己时刻不能尽最大努力。等我们惊觉自己的处境，早已深困在自己时刻不能尽最大努力。等我们惊觉自己的处境，早已深困在自己建造的建造的建造的建造的“房子房子房子房子”里了。里了。里了。里了。把你自

24、己当成那个木匠吧，想想你的房子，每天你敲进去一把你自己当成那个木匠吧，想想你的房子，每天你敲进去一把你自己当成那个木匠吧，想想你的房子，每天你敲进去一把你自己当成那个木匠吧，想想你的房子，每天你敲进去一颗钉，加上去一块板，或者竖起一面墙，用你的智慧好好建造吧！颗钉，加上去一块板，或者竖起一面墙，用你的智慧好好建造吧！颗钉，加上去一块板，或者竖起一面墙，用你的智慧好好建造吧！颗钉，加上去一块板，或者竖起一面墙，用你的智慧好好建造吧！你的生活是你一生唯一的创造，不能抹平重建，即使只有一天可你的生活是你一生唯一的创造，不能抹平重建，即使只有一天可你的生活是你一生唯一的创造，不能抹平重建，即使只有一天

25、可你的生活是你一生唯一的创造，不能抹平重建，即使只有一天可活，那一天也要活得优美、可贵，墙上的铭牌上写着：活，那一天也要活得优美、可贵，墙上的铭牌上写着：活，那一天也要活得优美、可贵，墙上的铭牌上写着：活，那一天也要活得优美、可贵，墙上的铭牌上写着：“生活是生活是生活是生活是自己创造的自己创造的自己创造的自己创造的”。建建 造造 自自 己己 的的 房房 子子,早晨离开家时从容自在早晨离开家时从容自在早晨离开家时从容自在早晨离开家时从容自在,微笑着开始新的一天的工作微笑着开始新的一天的工作微笑着开始新的一天的工作微笑着开始新的一天的工作,享受悠闲的午餐时间享受悠闲的午餐时间享受悠闲的午餐时间享受

26、悠闲的午餐时间,充满信心地应对新挑战充满信心地应对新挑战充满信心地应对新挑战充满信心地应对新挑战,下班时准时离开公司，并对当天的成就感到满意下班时准时离开公司，并对当天的成就感到满意下班时准时离开公司，并对当天的成就感到满意下班时准时离开公司，并对当天的成就感到满意,回家与朋友家人相处回家与朋友家人相处回家与朋友家人相处回家与朋友家人相处,保持健康的身体、理想的体重保持健康的身体、理想的体重保持健康的身体、理想的体重保持健康的身体、理想的体重,暂停一下，深呼吸；集中思绪；补充精神暂停一下，深呼吸；集中思绪；补充精神暂停一下，深呼吸；集中思绪；补充精神暂停一下，深呼吸；集中思绪；补充精神活在真实的时间里活在真实的时间里