外贸跟单实务第4章-采购跟单.pptx

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1、 第四章 物料采购跟单实务本章学习要点本章学习要点1掌握采购的含义、特征、目标；2掌握物料采购的含义、内容；3掌握物料采购跟单的含义；4掌握物料采购的起因；5掌握物料采购中经常出现的问题；6掌握物料采购跟单流程；7掌握物料采购跟单的要求。第一节第一节 物料采购跟单概述物料采购跟单概述一一 .采购的含义采购的含义 “采购采购”的的“采采”是从众多对象中选择是从众多对象中选择若干的意思；若干的意思；“购购”就是取得或购买，是通过商品交就是取得或购买，是通过商品交易的手段把所选对象从对方手上转到易的手段把所选对象从对方手上转到自己手中一种活动。自己手中一种活动。一一 .采购的含义采购的含义 采购就是

2、指在一定的时间、地点、采购就是指在一定的时间、地点、条件下，通过交易手段，实现从多个条件下，通过交易手段，实现从多个备选对象中选择取得能满足自身需求备选对象中选择取得能满足自身需求的物品的活动过程。的物品的活动过程。二采购基本的特征二采购基本的特征1所有采购都是从资源市场获取资源的所有采购都是从资源市场获取资源的过程；过程；采购既是一个信息流、商流和物流采购既是一个信息流、商流和物流相结合的过程；相结合的过程；采购是一种经济活动。采购是一种经济活动。采购对企业的重要作用还表现在：采购对企业的重要作用还表现在：1.是保证产品质量的关键。只有优质的是保证产品质量的关键。只有优质的输入，才能保证优质

3、的产出；输入，才能保证优质的产出；2.是提升产品竞争力的重要手段。是提升产品竞争力的重要手段。三物料采购的含义三物料采购的含义资源市场是指经过买家认可的、信得过资源市场是指经过买家认可的、信得过的采购资源，由一些供应商组成。的采购资源，由一些供应商组成。资源可能是一个有形的物品，如一颗螺资源可能是一个有形的物品，如一颗螺丝，一块集成电路；资源也可能是一个丝，一块集成电路；资源也可能是一个无形的物品，或者是参与一个系统运行无形的物品，或者是参与一个系统运行的组成部分，如一个软件，一项服务。的组成部分，如一个软件，一项服务。三物料采购的含义三物料采购的含义有形物品的采购称之为有形物品的采购称之为“

4、有形采购有形采购”；无形物品的采购称之为无形物品的采购称之为“无形采购无形采购”。在有形采购中仅用于生产目的的采购，在有形采购中仅用于生产目的的采购，称之为称之为“物料采购物料采购”。物料采购的起因物料采购的起因 1.生产企业因生产交货需要，在接单备货生产生产企业因生产交货需要，在接单备货生产前，为控制和计算成本前，为控制和计算成本，需进行物料采购备料。，需进行物料采购备料。2.生产企业因产品（成套）配套生产需要，需生产企业因产品（成套）配套生产需要，需向外企业物料采购相应零部件、组件、辅料。向外企业物料采购相应零部件、组件、辅料。3.外贸公司等因来料加工、供料加工需要，需外贸公司等因来料加工

5、、供料加工需要，需物料采购物料提供给生产企业生产加工，有利物料采购物料提供给生产企业生产加工，有利降低出口成本。降低出口成本。4.外贸公司等因成套出口需要，需物料采外贸公司等因成套出口需要，需物料采购物料、设备、零部件等，供生产企业配购物料、设备、零部件等，供生产企业配套，有利降低出口成本。套，有利降低出口成本。5.外贸公司在物料价格上涨行情中，为锁外贸公司在物料价格上涨行情中，为锁定内外销合同成本，确保对外合同的签订定内外销合同成本，确保对外合同的签订及签订后的正常履行，需进行物料采购，及签订后的正常履行，需进行物料采购，向生产企业直接提供材料。向生产企业直接提供材料。四采购的目标四采购的目

6、标1降低生产成本降低生产成本;2提高产品质量提高产品质量;3提供最新信息提供最新信息;4推进产品开发推进产品开发;5提升企业竞争力提升企业竞争力 。五物料采购的内容五物料采购的内容企业的物料采购主要有以下内容：企业的物料采购主要有以下内容：（一）原料（一）原料（二）辅助材料（二）辅助材料（三）半成品（三）半成品（四）成品（四）成品（五）固定设备（五）固定设备（六）（六）MRO物品物品 第二节第二节 物料采购跟单的流程物料采购跟单的流程一物料采购跟单的含义一物料采购跟单的含义 物料采购跟单是指外贸跟单员根据对外合同、物料采购跟单是指外贸跟单员根据对外合同、订单所列明的产品名称、规格、质量、数订单

7、所列明的产品名称、规格、质量、数量以交货期等，需要在国内其他企业物料量以交货期等，需要在国内其他企业物料采购，并向生产企业提供对外合同、订单采购，并向生产企业提供对外合同、订单所需产品的物料、零部件或辅料的物料采所需产品的物料、零部件或辅料的物料采购跟进工作。购跟进工作。二、物料采购跟单的原因二、物料采购跟单的原因 （1）供应商方面的原因：由于供应商方面供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。工程管理不良，质量管理不水准的接单。工程管理不良，质量管

8、理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低、完不成等原因。员工工作效率低、完不成等原因。二、物料采购跟单的原因二、物料采购跟单的原因 （2）企业方面的原因：供应商的选定有误，企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。掌握和督促不力。下订单到过远的地方。（3）沟通方面的原因：信息交换不及时。沟通方面的原因：信息交换不及时。物料采购流程物料采购流程采采购购申申请请采采购计购计划划采

9、采购购定定单单供供货货商文件商文件采采购报购报价文件价文件收收货货管理管理库存文件文件库库存管理采采购发购发票票归归档档采采购购政策文件政策文件四四物料采购流程具体阐述物料采购流程具体阐述 采购实施是指采购工作的具体过程，采购实施是指采购工作的具体过程，主要包括采购认证、选择供应商、签主要包括采购认证、选择供应商、签订合同、合同跟踪、付款操作等几个订合同、合同跟踪、付款操作等几个方面。方面。确认需求确认需求货物跟催货物跟催选择供应商选择供应商支付货款支付货款描述需求描述需求验收货物验收货物订单安排订单安排确定价格确定价格记录并维护档案记录并维护档案结案结案一个完整的采购流程应包括以下环节一个完

10、整的采购流程应包括以下环节（一）确认需求（一）确认需求 采购的起点是确认需求。在采购之前，采购的起点是确认需求。在采购之前，应先确定需要采购哪些货品、需要多应先确定需要采购哪些货品、需要多少、何时需要、何时采购、由谁决定少、何时需要、何时采购、由谁决定等。等。采购部门应协助生产部门预测物料需采购部门应协助生产部门预测物料需求。求。（二）描述需求（二）描述需求描述需求是指对所需的物品、商品或服务描述需求是指对所需的物品、商品或服务的特点和数量进行准确的叙述。的特点和数量进行准确的叙述。在采购部门保留一份文件，列出经常购买在采购部门保留一份文件，列出经常购买的物品名称。的物品名称。知识链接知识链接

11、:在采购申请中应包含下列内容在采购申请中应包含下列内容（）采购日期；（）采购日期；（）采购品的编号；（）采购品的编号；（）采购申请的发出部门；（）采购申请的发出部门；（）采购所涉及的金额；（）采购所涉及的金额；（）对于所需采购品本身的型号、（）对于所需采购品本身的型号、品名、规格、产地和数量的完整描述；品名、规格、产地和数量的完整描述；（）采购品需要的日期；（）采购品需要的日期；（三）选择供应商（三）选择供应商选择供应商是采购作业中的重要一环。选择供应商是采购作业中的重要一环。供应商的质量直接关系到采购品的质量、供应商的质量直接关系到采购品的质量、交付、数量、价格和售后服务等。交付、数量、价格

12、和售后服务等。供应商与采购相关的品质要素，包括历供应商与采购相关的品质要素，包括历史记录、设备状况、技术力量、财务状况、史记录、设备状况、技术力量、财务状况、组织管理、声誉、系统、通信、位置和供组织管理、声誉、系统、通信、位置和供应柔性等也是采购部门要关注的。应柔性等也是采购部门要关注的。小知识:为了有效地采购，采购部门必须做到：对合同的履行情况进行监控；提供多购货品项目的分类表；做好供应商记录；提供合同样本。（四）确定价格（四）确定价格确定价格是采购过程中的一项重要决确定价格是采购过程中的一项重要决策。策。选定可能的供应商后，对供应商的报选定可能的供应商后，对供应商的报价进行分析，与供应商谈

13、判，选择好供价进行分析，与供应商谈判，选择好供应商，最后发出订单。应商，最后发出订单。（五）订单安排（五）订单安排价格谈妥后，应办理价格谈妥后，应办理订货签约订货签约手续。手续。订单和合约，均属于具有法律效力的订单和合约，均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求及权利、书面文件，对买卖双方的要求及权利、义务要明确列出。义务要明确列出。在采购过程中，如果使用的订单不是在采购过程中，如果使用的订单不是供应商的销售协议或总括订单，采购供应商的销售协议或总括订单，采购人员就要拟定采购订单。人员就要拟定采购订单。小知识小知识:采购订单包括哪些要素采购订单包括哪些要素？采购订单应包括以下几个基本要素

14、：采购订单应包括以下几个基本要素：（1）采购品序列编号；）采购品序列编号；（2）采购订单发出的日期；）采购订单发出的日期；（3）接受订单的供应商名称和地址；）接受订单的供应商名称和地址；（4）所需货品的数量和描述；）所需货品的数量和描述；（5）发货日期；）发货日期；（6）运输要求；）运输要求；（7）价格；）价格；（8）付款条件；）付款条件；（9）对订单有约束的各种条件。）对订单有约束的各种条件。（六）货物跟催（六）货物跟催采购订单签订和发出后，为使供应商采购订单签订和发出后，为使供应商按期、按质、按时、按量交货，应根按期、按质、按时、按量交货，应根据合同规定，督促供应商按规定交运。据合同规定，

15、督促供应商按规定交运。（七）验收货物（七）验收货物货物验收的基本目的是为了确保以前货物验收的基本目的是为了确保以前发出的订单所采购的货物已经实际到发出的订单所采购的货物已经实际到达并检查是否完好无损，数量质量是达并检查是否完好无损，数量质量是否与订单相符合。否与订单相符合。（八）支付货款（八）支付货款供应商交货验收合格后，随即开具发供应商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，采购部门应核票，要求付清货款时，采购部门应核查发票的内容是否正确后财务部门才查发票的内容是否正确后财务部门才能付清货款。能付清货款。（九）不符与退货处理（九）不符与退货处理凡供应商所交货品与合同不符的，应凡供应商所

16、交货品与合同不符的，应依照合约规定退货，并立即办理重购依照合约规定退货，并立即办理重购手续，予以结案。手续，予以结案。（十）结案（十）结案凡验收合格付款或验收不合格退货的凡验收合格付款或验收不合格退货的采购事项，均需办理结案手续，查清采购事项，均需办理结案手续，查清各项书面资料有无缺失，审查采购成各项书面资料有无缺失，审查采购成效好坏等，签报高级管理部门或权责效好坏等，签报高级管理部门或权责部门校阅批示。部门校阅批示。（十一）记录并维护档案（十一）记录并维护档案经过上述所有步骤后，对于一次完整的经过上述所有步骤后，对于一次完整的采购活动而言就是更新采购部门的记录。采购活动而言就是更新采购部门的

17、记录。凡经结案的采购事项均应列入档案、登凡经结案的采购事项均应列入档案、登记编号分类予以保管，以便参阅或事后记编号分类予以保管，以便参阅或事后发生问题时查考。发生问题时查考。知识链接:在采购实物务中要保存的档案有1.采购订单目录采购订单目录2.采购订单卷宗采购订单卷宗3.商品文件商品文件4.供应商历史文件供应商历史文件5.合同管理合同管理6.投标历史文件投标历史文件7.工具和寿命记录。工具和寿命记录。五五物料采购单跟踪物料采购单跟踪 物料采购单跟踪是外贸跟单员花费精物料采购单跟踪是外贸跟单员花费精力最多的环节，对于那些长期合作的、力最多的环节，对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行物

18、料信誉良好的供应商，可以不进行物料采购单跟踪。但对一些重要或紧急的采购单跟踪。但对一些重要或紧急的物料的物料采购单，外贸跟单员则应物料的物料采购单，外贸跟单员则应全力跟踪。全力跟踪。应应改改为为斜斜纹纹应应改改为为2016/1282016/1286060应应改改为为黑黑色色应应改改为为206844206844应应改改为为2%2%请请供供应应以下以下产产品：品：规格/型号品名颜色单位数量单价金额备注大货预缩后有效门幅不少于145cm，规格为：1620/12860，大货缩率需控制在3%以内，具体颜色，品质见我公司2008年11月28日寄予贵厂的小样 平纹全棉棕色米15670￥13.20￥21252

19、01、严格按大货确认样生产；2、实际生产数量允许为合同数的1%;3、色牢度2级以上灰色米15670￥13.20￥212520合计人民币叁拾肆万伍佰陆拾元整应应改改为为 3-3-4 4级级应应改改为为肆肆拾拾壹壹万万叁叁千千陆陆佰佰捌捌拾捌元整拾捌元整采购单采购单采购单编号：采购单编号：086616 086616 日期：日期：20082008年年1212月月7 7日日供应商：长乐金峰纺织有限公司供应商：长乐金峰纺织有限公司时间时间太太紧紧，应应改改为为0808年年1212月月1515日左右日左右1 1、交、交货货日期和交日期和交货货地点：地点：20092009年年1 1月月4 4日以前一次性送至

20、我公司日以前一次性送至我公司2 2、供方所提供的、供方所提供的产产品不得侵犯第三方的品不得侵犯第三方的专专利利权权、制造、制造权权、商、商标权标权和其他有关和其他有关权权利利3 3、供方、供方须严须严格按合同格按合同规规定定时间时间交交货货，若要延，若要延迟迟交交货货，需事先征得需方，需事先征得需方书书面同意，否面同意，否则则由此造成相由此造成相应订单应订单的的额额外外费费用（空运用（空运费费、配、配额额、误误事事费费、扣款等）和其他、扣款等）和其他费费用，均用，均由供方承担，并且需方有由供方承担，并且需方有权权取消合同，并提出索取消合同，并提出索赔赔4 4、按、按产产品品责责任法任法规规定：

21、定：货货物出运后，供方仍需物出运后，供方仍需对对其其产产品的品品的品质质、数量、数量、颜颜色等色等负责负责。若因若因产产品款式不符，包装或品款式不符，包装或产产品本身或其他缺陷和品本身或其他缺陷和质质量原因而造成索量原因而造成索赔赔的，需方有的，需方有权权追追索供方，供方有索供方，供方有责责任任进进行理行理赔赔5 5、产产品入品入库仅库仅表明需方表明需方仓库对仓库对供方供方产产品的数量品的数量验验收，收，对对于于产产品的品的质质量、量、颜颜色等色等问题问题需需由需方采由需方采购员验购员验收收6 6、付款方式：、付款方式：货货到交到交货货地，地，经经我公司我公司验验收合格后付收合格后付50%50

22、%款款项项，其余，其余6060天后付款天后付款7 7、凡因、凡因执执行本合同所行本合同所发发生的或与本合同有关的一切争生的或与本合同有关的一切争议议，应应由双方通由双方通过过友好友好协协商解决。商解决。如果如果协协商不成，可由需方向所在地人民法院提起商不成，可由需方向所在地人民法院提起诉讼诉讼8 8、其他：本合同未、其他：本合同未设计设计的事宜，的事宜，经经双方双方书书面同意的面同意的协议协议可作可作为为本合同的本合同的补补充部分充部分外贸跟单员在制作物料采购单时应注意：（一）审查（一）审查采购物料申请单采购物料申请单外贸跟单员在审查外贸跟单员在审查采购物料申请单采购物料申请单时应时应注重以下

23、内容：注重以下内容：适当的物料采购人。适当的物料采购人。以书面方式提出物料的物料采购。以书面方式提出物料的物料采购。明确表明物料的要求。明确表明物料的要求。以型号规格表明物料采购的标准。以型号规格表明物料采购的标准。（二）确认质量标准（二）确认质量标准物料质量直接影响生产产品的质量，必须认真检查物料采购物料的质量，使物料符合对外合同的要求。（三）确认物料采购量（三）确认物料采购量物料的物料采购数量应与对外合同、订单总量相匹配，或者稍小对外合同订单总量。小知识:采购单是物料采购跟单的重要内容，主要内容有采购单是物料采购跟单的重要内容，主要内容有:交货方式交货方式验收方式验收方式处罚条款处罚条款履

24、约保证履约保证品质保证品质保证仲裁或诉讼仲裁或诉讼 （四）物料采（四）物料采购单购单跟跟综综的工作内容的工作内容物料采物料采购单购单跟踪跟踪 的的项项目目 外外贸贸跟跟单员单员的工作内容的工作内容1跟踪物料供跟踪物料供应应商的生商的生产产加工工加工工艺艺物料生物料生产产加工工加工工艺艺是是进进行加工生行加工生产产的第一步，的第一步，对对任何外任何外协协件（需要供件（需要供应应商加工的物料）的商加工的物料）的物料采物料采购单购单，外，外贸贸跟跟单员单员都都应对应对供供应应商的加商的加工工工工艺进艺进行跟踪，如果行跟踪，如果发现发现供供应应商没有相关商没有相关加工工加工工艺艺和能力，或者加工工和能

25、力，或者加工工艺艺和能力不足，和能力不足，应应及及时时提醒供提醒供应应商改商改进进，并提醒供，并提醒供应应商如果商如果不能保不能保质质、保量、准、保量、准时时交交货货，则则要按照物料要按照物料采采购单购单条款条款进进行行赔偿赔偿，甚至取消今后的物料，甚至取消今后的物料采采购购。2跟踪物料跟踪物料备齐备齐物料是供物料是供应应商商执执行工行工艺艺流程的第一步，流程的第一步，有有经验经验的外的外贸贸跟跟单员单员会会经经常常发现发现，供，供应应商有商有时时会会说谎说谎，因此外，因此外贸贸跟跟单员单员必必须实须实地考察了地考察了解解实际实际情况，遇到与供情况，遇到与供应应商所述不符的情况商所述不符的情况

26、时时，外，外贸贸跟跟单员单员必必须须提醒供提醒供应应商及商及时时准准备备物物料，不能存在料，不能存在马马虎心理，特虎心理，特别别是是对对一些信誉一些信誉较较差的供差的供应应商要提高警惕。商要提高警惕。3跟踪加跟踪加工工过过程程不同物料的生不同物料的生产产加工加工过过程是有区程是有区别别的，的，为为了保了保证证货货期、期、质质量，外量，外贸贸跟跟单员单员需要需要对对加工加工过过程程进进行行监监控。控。对对有些物料采有些物料采购购，其加工，其加工过过程的程的质检质检小小组组要要有外有外贸贸跟跟单员单员参加。参加。对对于一次性大开支的于一次性大开支的项项目物目物料采料采购购、设备设备物料采物料采购购

27、、建筑材料物料采、建筑材料物料采购购等，等，外外贸贸跟跟单员单员要特要特别别重重视视。4跟踪跟踪组组装装总测总测外外贸贸跟跟单员单员有有时时需向需向产产品零部件生品零部件生产产厂家物料采厂家物料采购购成批零部件，有的零部件需要成批零部件，有的零部件需要组组装，因此必装，因此必须须进进行行组组装装检测检测。对这对这些零部件些零部件组组装装总测总测是完成整是完成整机机产产品生品生产产的重要的重要环节环节。这这一一环节环节的完成，需要的完成，需要跟跟单员单员有有较较好的好的电电子技子技术专业术专业知知识识和行和行业业工作工作经经验验，否，否则则，即使跟踪也达不到效果。，即使跟踪也达不到效果。5跟踪包

28、跟踪包装入装入库库此此环节环节是整个物料、零部件跟踪是整个物料、零部件跟踪环节结环节结束点，外束点，外贸贸跟跟单员单员要与供要与供应应商商联联系，了解物料、零部件最系，了解物料、零部件最终终完成的包装入完成的包装入库库信息。信息。对对重要的物料、零部件重要的物料、零部件外外贸贸跟跟单员应单员应去供去供应应商的商的仓库查仓库查看。看。六六物料检验跟单物料检验跟单确定检验日期确定检验日期通知检验人员通知检验人员进行物料检验进行物料检验处理质量问题处理质量问题供供应应商市商市场场物料部物料部预预收收物料部入物料部入仓仓物料部物料部发发料料生生产产部使用部使用不良品返不良品返纳纳剩余品退剩余品退仓仓盘

29、盘点点物料控制流程物料控制流程图图六六 物料进仓流程跟单物料进仓流程跟单协调送货协调送货协调接收协调接收物料入库物料入库处理物料接受问题处理物料接受问题物料的库房接收过程有物料的库房接收过程有1.检查即将送达的货物清单信息是否完整；检查即将送达的货物清单信息是否完整；2.接受物料，对应物料采购单进行核查；接受物料，对应物料采购单进行核查；3.检查送货单据及装箱单据；检查送货单据及装箱单据；4.检查包装与外观，注意物料检验合格后才能卸货；检查包装与外观，注意物料检验合格后才能卸货；5.卸货；卸货；6.清点物料；清点物料；7.搬运入库；搬运入库；8.填写填写“物料入库单据物料入库单据”，注意物料检

30、验合格后才，注意物料检验合格后才能填写物料入库单；能填写物料入库单；9.将物料入库信息录入存储信息系统中。将物料入库信息录入存储信息系统中。由于供应商或者外贸跟单员方面的原因，物料由于供应商或者外贸跟单员方面的原因，物料在接收环节上可能会出现以下问题：在接收环节上可能会出现以下问题：1.物料型号与物料采购单中要求不一致；物料型号与物料采购单中要求不一致；2.未按照物料采购单中指定的物料数量送未按照物料采购单中指定的物料数量送货；货；3.交货日期不对；交货日期不对；4.物料的包装质量不符合要求等。物料的包装质量不符合要求等。小知识小知识:JIT:JIT物料采购具有以下特点物料采购具有以下特点 （

31、1）合理选择供应商。）合理选择供应商。（2）小批量物料采购。）小批量物料采购。（3）实现零库存或少库存。）实现零库存或少库存。（4）交货准时，包装标准。）交货准时，包装标准。（5）信息共享。）信息共享。（6）重视教育与培训。）重视教育与培训。（7）严格的质量控制，产品国际认证。）严格的质量控制，产品国际认证。知识扩充：知识扩充：日商物料采购流程简介日商物料采购流程简介JIT（）物料采购是准时化生产系（）物料采购是准时化生产系统（统（JIT）的重要组成部分。）的重要组成部分。JIT是近四十年来由日本企业首创是近四十年来由日本企业首创的一种新的生产管理系统，最早使用这一系统的公司是全球知的一种新的

32、生产管理系统，最早使用这一系统的公司是全球知名的丰田汽车公司。名的丰田汽车公司。JIT系统是指企业在生产自动化、电算化系统是指企业在生产自动化、电算化的情况下，合理规划并大大简化物料采购、生产及销售过程，的情况下，合理规划并大大简化物料采购、生产及销售过程，使物料进厂到产成品出厂进入市场能够紧密衔接，尽可能减少使物料进厂到产成品出厂进入市场能够紧密衔接，尽可能减少库存，从而达到降低产品成本、全面提高产品质量、劳动生产库存，从而达到降低产品成本、全面提高产品质量、劳动生产率和综合济效益目的的一种先进生产系统。率和综合济效益目的的一种先进生产系统。JIT物料采购是物料采购是JIT系统得以顺利运行的

33、重要内容，是系统得以顺利运行的重要内容，是JIT系统循环的起点，推行系统循环的起点，推行JIT物料采购是实施物料采购是实施JIT生产经营的必然要求和前提条件。生产经营的必然要求和前提条件。日本企业的供应商开拓日本企业的供应商开拓(3个月个月-1年年)第三节物料采购跟单的要求物料采购跟单的要求一一 物料采购的起因物料采购的起因1.生产企业因生产交货需要，在接单备货生产生产企业因生产交货需要，在接单备货生产前，为控制和计算成本，前，为控制和计算成本，2.需进行物料采购备料。需进行物料采购备料。3.生产企业因产品（成套）配套生产需要，需生产企业因产品（成套）配套生产需要，需向外企业物料采购相应零部件

34、、组件、辅向外企业物料采购相应零部件、组件、辅料。料。4.外贸公司等因来料加工、供料加工需要，外贸公司等因来料加工、供料加工需要，需物料采购物料提供给生产企业生产加工，需物料采购物料提供给生产企业生产加工，有利降低出口成本。有利降低出口成本。5.外贸公司等因成套出口需要，需物料采外贸公司等因成套出口需要，需物料采购物料、设备、零部件等，供生产企业配购物料、设备、零部件等，供生产企业配套，有利降低出口成本。套，有利降低出口成本。6.外贸公司在物料价格上涨行情中，为锁外贸公司在物料价格上涨行情中，为锁定内外销合同成本，确保对外合同的签订定内外销合同成本，确保对外合同的签订及签订后的正常履行，需进行

35、物料采购，及签订后的正常履行，需进行物料采购，向生产企业直接提供材料。向生产企业直接提供材料。二物料采购中经常出现的问题二物料采购中经常出现的问题在在物物料料等等物物料料采采购购跟跟单单工工作作中中，外外贸贸跟跟单单员员要要事事先先预预计计到到可可能能发发生生的的问问题题，其其关关键键环环节节主主要要在在物物料料供供应应商商、物物料料采采购购方方企企业业等等控制方面。控制方面。（一）供一）供应应商方面的原因商方面的原因，供供应应商方面的原因商方面的原因具体表具体表现现1管理能力方面管理能力方面（1）交）交货时间计货时间计算算错误错误；（2）物料采）物料采购购管理不健全；管理不健全；（3）质质量

36、管理不到位；量管理不到位；（4）交）交货货期期责责任意任意识识不不强强。2生生产产能力方面能力方面（1）超）超过产过产能接能接单单；（2）临时临时插入急插入急单单；（3）小批量）小批量订单订单需要合起来生需要合起来生产产；（4）物料采）物料采购购延延误误影响生影响生产产量的准确掌握量的准确掌握（5）不合格）不合格产产品品过过多造成物料用料多造成物料用料过过多。多。3技技术术能能力方面力方面（1）超）超过过本厂生本厂生产产技技术术能力接能力接单单；（2）对对新下新下单产单产品不熟悉；品不熟悉；（3）机器）机器设备设备故障率高。故障率高。4其他方其他方面原因面原因（1）员员工流工流动动性大及性大及

37、员员工待遇低工待遇低对对工作工作的抵制情的抵制情绪绪造成造成产产能下降；能下降；（2）经营业绩经营业绩不佳需要不佳需要调调整整经营经营方向。方向。（二）物料采购方企业方面的原因（二）物料采购方企业方面的原因1.物料采购方的生产能力或技术能力调查不深入，出现物料采购方的生产能力或技术能力调查不深入，出现物料供应商选定失误；物料供应商选定失误；2.物料采购方提供材料、零部件给生产方加工的供应延物料采购方提供材料、零部件给生产方加工的供应延迟，造成生产方下道工序加工耽误；迟，造成生产方下道工序加工耽误；3.物料采购方与供应商沟通存在问题，物料采购单或者物料采购方与供应商沟通存在问题，物料采购单或者指

38、示联络事项阐述不清，指示联络不切实际，单方面指指示联络事项阐述不清，指示联络不切实际，单方面指定交货期，业务手续不全造成工作耽误；定交货期，业务手续不全造成工作耽误；4.物料采购方对供应商生产工艺等技术指导、图纸接洽、物料采购方对供应商生产工艺等技术指导、图纸接洽、变更说明等不到位，质量要求不明确，造成产品交货不变更说明等不到位，质量要求不明确，造成产品交货不符要求；符要求；5.外贸跟单员经验不足，确保货期意识不强，未能掌握外贸跟单员经验不足，确保货期意识不强，未能掌握供应商产能的变动，对进度掌握与督促不够。供应商产能的变动，对进度掌握与督促不够。三物料采购跟单的基本要求三物料采购跟单的基本要

39、求物料采购跟单的基本要求是：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。小知识：物料质量达不到企业使用要求的严重后果1.导致企业内部花费大量的时间与精力去处理，增导致企业内部花费大量的时间与精力去处理，增加大量的管理费用；加大量的管理费用；2.会导致企业的重检、挑选上花费额外的时间与精会导致企业的重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加；力，造成检验费用增加；3.会导致生产线返工增多，降低生产效率；会导致生产线返工增多，降低生产效率；4.会导致生产计划推迟，不能按时间客户交货，会会导致生产计划推迟，不能按时间客户交货，会降低客户对企业的信任度；降低

40、客户对企业的信任度；5.会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重的会丢失客户。的会丢失客户。物料采物料采购购跟跟单单要求要求外外贸贸跟跟单员单员的工作内容的工作内容1适当的交适当的交货时间货时间适当的交适当的交货时间货时间是指企是指企业业所物料采所物料采购购的物料在的物料在规规定的定的时间获时间获得有效的得有效的供供应应。它是外。它是外贸贸跟跟单员进单员进行物料采行物料采购购跟跟单单的中心任的中心任务务。2适当的交适当的交货质货质量量外外贸贸跟跟单员单员不能只看重交不能只看重交货时间货时间，适当的交适当的交货质货质量是跟量是跟进进工作的重点工作的重点

41、之一。所之一。所谓谓适当的交适当的交货质货质量，是指量，是指供供应应商所交的物料可以商所交的物料可以满满足企足企业业使使用要求。用要求。过过低的低的质质量要求是不容量要求是不容许许的，但的，但过过高的高的质质量会量会导导致成本提高，致成本提高，削弱削弱产产品的品的竞竞争力，争力，这这同同样样不可取。不可取。3适当的交适当的交货货地点地点适当的地点是指港口、物流中心企适当的地点是指港口、物流中心企业业的的仓库仓库，甚至是企甚至是企业业的生的生产线产线上。上。为为了减少企了减少企业业的运的运输输与装卸与装卸费费用，外用，外贸贸跟跟单员单员在在进进行物料跟行物料跟单单时应时应要求供要求供应应商在适当

42、的地点交商在适当的地点交货货，只要离，只要离企企业业最近、方便企最近、方便企业业装卸的地点都是适当的装卸的地点都是适当的交交货货地点。地点。4适当的交适当的交货货数量数量适当的交适当的交货货数量是指每次交来的物料数量是指每次交来的物料刚刚好好够够企企业业用，不用，不产产生更多的生更多的库库存。交存。交货货数量越多，数量越多，价格越便宜，外价格越便宜，外贸贸跟跟单员单员的工作也相的工作也相对对越越轻轻松。松。5适当的交适当的交货货价格价格适当的交适当的交货货价格是指在市价格是指在市场经济场经济条件下，条件下，对对企企业业及供及供应应商双方均属适当的，并且要与市商双方均属适当的，并且要与市场竞场竞

43、争、交争、交货质货质量、交量、交货时间货时间及付款条件相及付款条件相称。外称。外贸贸跟跟单员长单员长期与众多供期与众多供应应商打交道，商打交道，对对物料价格十分熟悉。因此，在跟物料价格十分熟悉。因此，在跟单时单时要十要十分注意交分注意交货货的价格。的价格。知识链接:为什么交货不能太早也不能太迟？1延迟交货成为增加企业成本的原因延迟交货成为增加企业成本的原因1)由于物料进货的延误，出现生产待货空等或延误，导致生产效率由于物料进货的延误，出现生产待货空等或延误，导致生产效率下降；下降；2)为追上生产进度，需要加班或增加员工，致使人工费用加；为追上生产进度，需要加班或增加员工，致使人工费用加；3)采

44、用替代品或使用低品质的物料，造成产品质量不符合要求，引采用替代品或使用低品质的物料，造成产品质量不符合要求，引起纠纷；起纠纷；4)交货延误的频率越高，跟催工作费用就越高。交货延误的频率越高，跟催工作费用就越高。2提早交货增加经营成本提早交货增加经营成本1)不急于要用的货品提早交货，会增加物料采购方仓储费、短不急于要用的货品提早交货，会增加物料采购方仓储费、短途搬运费等费用；途搬运费等费用；2)供应商提前交货，物料采购方提前付款，增加物料采购方库供应商提前交货，物料采购方提前付款，增加物料采购方库存货物的资金占用存货物的资金占用时间，导致资金使用效率下降；允许供应商时间，导致资金使用效率下降；允

45、许供应商提早交货，会导致供应商发生其他交货的延迟。提早交货，会导致供应商发生其他交货的延迟。因为供应商为提高自身资金使用效率，会优先生产高价格的货因为供应商为提高自身资金使用效率，会优先生产高价格的货品以提早交货，会造成其他低价格产品的延迟交货。品以提早交货，会造成其他低价格产品的延迟交货。第四节第四节物料采购跟单的方法物料采购跟单的方法一一 物料采购催单的方法物料采购催单的方法（一）按物料采购单跟催（一）按物料采购单跟催 1.联单法联单法 2.统计法统计法 3.跟催箱法跟催箱法 4.计算机提醒法计算机提醒法（二）定期跟催（二）定期跟催二二 物料采购催单的规划物料采购催单的规划（一）一般监控（

46、一）一般监控（二）预定进度管理时间（二）预定进度管理时间（三）生产企业实地考察（三）生产企业实地考察三三 物料采购催单的工作要点物料采购催单的工作要点（一）事前规划（一）事前规划 1.确定交货日期及数量；2.了解供应商生产设备利用率；3.供应商提供生产计划表或交货日程表；4.提高供应商的物料及生产管理；5.贮备地带来源。（二）事中执行（二）事中执行1)了解供应商备料情况；2)企业提供必要的材料、模具或技术支援；3)了解供应商的生产效率；4)加强交货前的归档工作；5)交货期及数量变更的通知；6)企业尽量减少规格变更。（三）事后考核（三）事后考核1对交货延迟的原因进行分析并做好对策措施；对交货延迟的原因进行分析并做好对策措施；2分析是否需要更换供应商；分析是否需要更换供应商；3执行对供应商的奖惩办法；执行对供应商的奖惩办法；4完成物料采购单后对余料、模具、图纸等收回完成物料采购单后对余料、模具、图纸等收回及处理。及处理。思考与练习思考与练习1采购的含义、特征、目标是什么？2物料采购的含义、内容是什么？3物料采购跟单的含义是什么？4物料采购的起因是什么？5物料采购中经常出现的问题是什么？6物料采购跟单流程是什么？7物料采购跟单的要求是什么？