采购备用金制度.docx

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1、 采购备用金制度 目的：备用金的设立是为了一些部门或个人由于业务的特别性而消失的，为了保证备用金的完整性和安全性，特拟定以下制度。选购员、收银员、出纳员、司机等要熟识并遵守此制度。 1、备用金的申请 (1)要求设立备用金的部门或个人需先填好借支单，说明缘由。 (2)财务部对此进展调查和审核，假如确因业务需要，财务部请示总经理审批。 (3)经过审批同意后，申请人可到财务部出纳处领取备用金。 (4)申请人领取备用金，我部即可确认其为备用金保管人(简称保管人)，保管人负责怪用金的完整和安全。 2、备用金的保管使用 (1)设立备用金的部门或个人必需对备用金专款专用，不得消失占用、挪用备用金的状况。 (

2、2)财务部可对设有备用金的部门或个人定期或不定期地进展盘点，盘点时财务人员和保管人一起清点备用金，并填制备用金盘点表，双方签字确认。 (3)在对备用金的盘点当中，假如发觉备用金有被占用、挪用、短缺等状况，必需由保管人马上补上，有长款状况则要求保管人解释缘由。 (4)任何人不得对保管人提出借用备用金的要求，否则，财务部有权对此行为进展惩罚。 (5)假如备用金始终都发生短缺、占用、挪用等现象，我部有权对保管人进展经济及行政惩罚(经济惩罚是短缺、占用、挪用款的2-5倍。行政惩罚是口头、严峻警告、最终警告等惩罚)。 (6)保管人在使用备用金时，可用符合财务制度的单据到财务部报销，经过报销后到出纳处领取

3、相应的报销金额。 3、备用金的归还 (1)保管人因业务关系不需要可随时将备用金归还财务部，财务部开出收据给保管人以证明其已将备用金归还。 (2)财务部在盘点备用金过程中，如发觉保管人不需要备用金或备用金使用量不大，有权要求保管人在限期内归还局部或全部备用金。 选购备用金制度 为了加强公司对有关部门及各工程部备用金的.治理，标准借款行为，提高资金利用效率，夯实本钱费用核算，削减资金损失，特制定本制度。 一、本制度适用于公司各部门及全部工程部。 二、备用金范围 1、选购员零星选购备用金； 2、个人因公出差零星开支备用； 3、常常性的零星开支备用金； 4、工程兼任财务人员备用金； 5、其他备用金。

4、三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极敏捷地开展业务，从而提高工作效率，但必需做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发觉，将严厉处理。 四、备用金借款和报销手续程序 1、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员依据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。 2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员依据财务制度规定仔细

5、审核无误后，办理报销手续。 3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应准时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。 4、因业务缘由长期借用备用金的人员可由财务部依据实际状况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必需设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必需妥当保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必需按月定期向公司财务部申报备用金使用状况，前账未清，不得连续借款。对因特别缘由不能按时结算的，须提前向财务负责人说明缘由，经财务负责人同意

6、后，方可延期。 五、备用金额度 1、选购员借用的零星选购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料选购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或工程部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的选购，必需根据工程部制度规定，走合同审批程序选购。 2、员工因公出差借款，按估计出差天数、来回路费、住宿费等支出核定借款额度。 3、各工程工程备用金，视各工程状况不同，备用金额度暂定为每周1万5万。特别状况，需由工程经理提前向总经理说明状况，予以审批。 4、其他借款，依据实际状况核定金额。 六、备用金使用审批权限 备用金使用由部门负责人签字批准

7、，部门负责人为备用金借款的第一责任人。 七、财务部应当根据借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月准时清理。 八、借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最终一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。 九、全部各种备用金，必需在年末进展彻底清理，不允许跨年度使用。对因特别缘由必需跨年度使用备用金时，年底必需重新办理借款手续，并冲销当年借款。 十、本制度由公司财务部负责解释和修订。 十一、本制度自下发之日起实施。 选购备用金制度 一、目的 为了加强公司各部门备用金的治理，提高资金利用效率，有效掌握资金占用，特制定

8、本制度。但必需做到专款专用，专人专账治理，不得挪用和贪污，一经发觉严厉处理。 二、范围 是各部门人员用作日常办公用品开支、工程治理及实施、差旅费、搬运、货运、临时网费及日常性费用之类的借用款项。 三、职责 1、由财务中心门负责怪用金的审核、发放和收回； 2、由各有关部门负责人负责怪用金发放的初审及帮助备用金的收回； 3、由总经理负责怪用金的审批。 四、备用金分类 为保证日常临零支付而单独储藏的现金。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种： 1、定额备用金是指因支出频繁等缘由而需要周转的现金，具有时间长、比拟固定的特点； 2、临时备用金是指因公司业务需要而临时借支的现金，具有一次性、时间

9、较短的特点； 3、出纳备用金是指因结算需要而预备的库存现金，具有金额较大、流转快的特点，一般不超过规定限额。 五、治理要求： 1、备用金帐户由专人负责，实行专帐治理。各部门需将备用金帐户治理人员的状况报财务中心备案； 2、备用金治理员准时做好备用金帐户的收支记录，备用金帐户按季度结清，备用金治理员应于每季度10号前将收支状况以电子报表形式报公司财务中心； 3、公司财务中心有权对各部门的备用金帐户进展不定期清查，备用金的支出要严格遵守公司的制度，不得消失白条抵帐，未经同意任何人无权转借备用金； 4、定额备用金每年为一次周转期，即年底收回备用金，备用金归还后如需要连续借用，其借款审批手续需重新办理

10、。 六、备用金的使用程序： 1、定额备用金和临时备用金的使用： 1）借款部门填写备用金申请表部门经理签字中心负责人签字财务中心核签备用金额度总经理审批会计记帐出纳审核付款； 2）各部门内部使用备用金，备用金专管员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应准时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款； 3）备用金专管员必需妥当保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出，每季度10号前备用金专管员汇总清理备用金帐户，并将备用金帐户的.收支状况报财务中心备查； 4）借用备用金的人员应准时冲账，对无故拖延

11、者，备用金专管员发出催办通知后还不办理者，备用金专管员可通知财务中心将从下月起直接从借款人工资中抵扣。 2、出纳备用金的使用： 1）出纳填写备用金申请表财务经理审核总经理审核执行董事审批， 填写根本户银行支票（或网上银行转帐提现）会计依据相关票据记帐。 2）出纳备用金必需留意安全第一原则，有专用保险柜存放现金，并且存放地点符合公安、公司安全治理原则。 3）保险柜隔夜存放现金额不得超过掌握金额，特别状况下的大额存放，必需准时向财务经理报告，以便实行相应的安全措施。 4）出纳备用金必需日清月结，每天核对帐实数据。 5）出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员，财务中心经理负治理责任。 3、因人员调动

12、或离职等缘由造成定额备用金责任人更换的，必需办理变更手续，变更方法采纳借还两条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款。 4、备用金的申请必需严格遵守公司的治理制度，由部门提出申请，经部门负责人、中心负责人审核，财务中心核准，公司总经理审批后，方能划入指定帐户或领取现金； 5、上年度备用金帐户没有结清的，不能申请下年度的备用金 七、其他相关规定： 1、从事工作未满一年其出差借款不作为备用金，仅作为暂借款，在结算时由财务中心负责收回； 2、备用金借款的员工一旦离开公司或调离岗位，应在离开或调离之前还清备用金。部门负责人有义务准时通知财务中心清帐，否则，造成的损失由相关部门负责。若无法归还且造成经

13、济损失的，借款人担当相应的法律责任； 3、使用备用金人员应准时办理结算手续，公司将不定期地对备用金私用现象进展检查，促使备用金处于正常状态。 八、惩处 1、出纳在审批手续不全状况下借支备用金的，按借支金额10%惩罚，情节严峻者直接除名并追究其法律责任； 2、到期临时备用金借款未准时收回的，也无法供应其他特批书面报告的，每发觉一笔，对出纳扣罚100元； 3、对于超过周转期还不能足额归还备用金的，财务中心有权在工资中扣除，并对未归还局部按月利率1%计算利息，计息日期从借款之日起计算；因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特别缘由需要续借的，必需提出书面报告，并经中心负责人审核，总经理批准后免于罚息，提交财务中心备案； 4、财务中心负责人负责对备用金定期盘点（一个月不少于一次），对因未准时盘点而消失的损失担当连带责任；备用金盘点损失，一律由责任人赔偿； 5、若借款人拒不归还（超过归还时间一个星期），由出纳提出申请经批准后，告知人力行政中心相关人员在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。如人力行政中心未作扣款处理，每次惩罚100元，造成损失的，由责任人担当. 6、财务中心对借款人的借款信用进展评定，对于逾期还款或拒不还款等人员，严格掌握以后借款，甚至取消借款资格； 九、附则 1.本治理制度解释权、修订权归人力行政中心。 2.本治理制度自20年10月01日起执行。