金湾小区业主档案管理规定.docx

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1、 金湾小区业主档案管理规定 XX市XX物业效劳有限公司作业文件 文件编号 XX-KF -006 版次 A/0 业主档案治理规定 生效日期 2023年6月20日 页 码 第1页 共3页 1.0目的 标准业主档案的治理工作，为严格对业户档案治理，保证档案治理有效性、标准性，加强对业户资料的保密工作。 2.0适用范围 适用于物业效劳中心业主档案的动态治理。 3.0职责 3.1物业主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2资料治理员负责依照本规定详细实施业主档案的建档整理与保管。 4.0工作内容： 4.1业主档案内容： 4.1.1收楼资料： 4.1.2业主家庭状况登记表; 4.1.3业主证领用登记表

2、; 4.1.4业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张); 4.1.5物品资料及钥匙签收表; 4.1.6楼宇状况检查表; 4.1.7收楼通知书; 4.1.8交款通知书; 4.1.9购房认购书 4.1.10治理公约签约页; 4.1.11物业效劳合同; 4.2装修资料： 4.2.1装修申请审批表; 4.2.2住宅室内装修治理协议; 4.2.3装修承诺书; 4.2.4闭水试验确认书; 4.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书; 4.2.6装修人员治理条例; 4.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/托付书等); 4.3入住日常资料： 4

3、.3.1业主来函; 4.3.2客户效劳单; 4.3.3催缴费通知单; 4.3.4整改通知单; 4.4业主档案袋的整理 4.4.1业户资料整理、分类: 4.4.1.1 资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清楚标签，以便查找; 4.4.1.2 业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最终一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写名目，册面填写“业主档案资料状况”表; 4.4.1.3 资料收集按先后挨次主要分为三大部份：业主资料、装修资料、日常治理资料。 4.4.2 业户资料归档时间和更新: 4.4.2.1客服组办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台; 4.4.2.2 前台客服

4、助理户将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档; 4.4.2.3 对已收楼业户平常所新增的资料由客服助理按上述规定处理; 4.4.3客服组前台客服助理每月30日进展一次检查，发觉问题上报主任准时实行补救措施，确保档案的安全性及精确性; 4.4.4每年3月将上年度超过保管期的资料进展一次统一清理; 4.4.5 销毁档案有关文件必需从严把握，慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料，由部门主任审批后销毁，并做好记录存档。 4.5业户资料查阅及印取: 查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客服组前台进展登记，并说明因由;经物业主管审批同意后，资料治理员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料。属查阅资料的，由资料

5、治理员伴随进展现场查阅;属印取资料的，资料治理员严格按上级领导审批意见进展印取。 4.6保密要求 4.6.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的状况下，须予以上锁; 4.6.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进展一次更新; 4.6.3违反上述要求的，对责任人赐予口头警告处理; 4.6.4泄露遗失业户资料的，对责任人赐予书面警告处理，造成严峻影响的，赐予辞退。 4.7业主档案的跟踪 4.7.1对产权发生变更的业主。效劳中心应准时为新业主建立“业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。 4.7.2业主档案属绝密档案，特别状况如需查阅须报物管部经理批准，经客服组主

6、任办理登记手续前方可查阅。 4.7.3业主档案应永久保存。 4.7.4将各业主资料输入电脑进展治理。 5.0相关表格 5.1业主资料状况表 5.2业主档案名目 编制：Z 审核：Z 批准: 物业经理人：.pmceO.com 篇2：金湾物业业主档案治理规定 XX市金湾物业效劳有限公司作业文件 文件编号 AK-KF -006 版次 A/0 业主档案治理规定 生效日期 2023年6月20日 页 码 第1页 共3页 1.0目的 标准业主档案的治理工作，为严格对业户档案治理，保证档案治理有效性、标准性，加强对业户资料的保密工作。 2.0适用范围 适用于物业效劳中心业主档案的动态治理。 3.0职责 3.1物

7、业主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2资料治理员负责依照本规定详细实施业主档案的建档整理与保管。 4.0工作内容： 4.1业主档案内容： 4.1.1收楼资料： 4.1.2业主家庭状况登记表; 4.1.3业主证领用登记表; 4.1.4业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张); 4.1.5物品资料及钥匙签收表; 4.1.6楼宇状况检查表; 4.1.7收楼通知书; 4.1.8交款通知书; 4.1.9购房认购书 4.1.10治理公约签约页; 4.1.11物业效劳合同; 4.2装修资料： 4.2.1装修申请审批表; 4.2.2住宅室内装修治理协议; 4.2.3装修承诺书; 4.2.4闭水试验

8、确认书; 4.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书; 4.2.6装修人员治理条例; 4.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/托付书等); 4.3入住日常资料： 4.3.1业主来函; 4.3.2客户效劳单; 4.3.3催缴费通知单; 4.3.4整改通知单; 4.4业主档案袋的整理 4.4.1业户资料整理、分类: 4.4.1.1 资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清楚标签，以便查找; 4.4.1.2 业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最终一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写名目，册面填写“业主档案资料

9、状况”表; 4.4.1.3 资料收集按先后挨次主要分为三大部份：业主资料、装修资料、日常治理资料。 4.4.2 业户资料归档时间和更新: 4.4.2.1客服组办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台; 4.4.2.2 前台客服助理户将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档; 4.4.2.3 对已收楼业户平常所新增的资料由客服助理按上述规定处理; 4.4.3客服组前台客服助理每月30日进展一次检查，发觉问题上报主任准时实行补救措施，确保档案的安全性及精确性; 4.4.4每年3月将上年度超过保管期的资料进展一次统一清理; 4.4.5 销毁档案有关文件必需从严把握，慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料，由

10、部门主任审批后销毁，并做好记录存档。 4.5业户资料查阅及印取: 查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客服组前台进展登记，并说明因由;经物业主管审批同意后，资料治理员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料。属查阅资料的，由资料治理员伴随进展现场查阅;属印取资料的，资料治理员严格按上级领导审批意见进展印取。 4.6保密要求 4.6.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的状况下，须予以上锁; 4.6.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进展一次更新; 4.6.3违反上述要求的，对责任人赐予口头警告处理; 4.6.4泄露遗失业户资料的，对责任人赐予书面警告处理，造成严峻影响的

11、，赐予辞退。 4.7业主档案的跟踪 4.7.1对产权发生变更的业主。效劳中心应准时为新业主建立“业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。 4.7.2业主档案属绝密档案，特别状况如需查阅须报物管部经理批准，经客服组主任办理登记手续前方可查阅。 4.7.3业主档案应永久保存。 4.7.4将各业主资料输入电脑进展治理。 5.0相关表格 5.1业主资料状况表 5.2业主档案名目 编制：z 审核：周艳军 批准: 篇3：物业园区业主档案治理作业规程 物业园区业主档案治理作业规程 1.0目的 标准业主档案的保管与跟踪工作。 2.0适用范围 适用于物业治理处业主档案的保管与跟踪。 3.0职责 3.

12、1 客服部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2 治理员负责依照本规程详细实施业主档案的保管与跟踪。 4.0程序要点 4.1 业主档案内容 4.1.1经业主签署后的业主公约。 4.1.2 经业主签署后的二证一书。 4.1.3 业主家庭状况登记表。 4.1.4 钥匙领用登记表。 4.1.5 业主证领用登记表。 4.1.6 业主入住验房表; 4.1.7 装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料。 4.1.8 违章处理通知单及处理结果资料。 4.1.9业主的有关证件复印件。 4.1.10其他应保存的资料。 4.2档案盒(夹)的制作 4.2.1依据档案盒(夹)的规格预备相应的档案标贴纸。 4.2

13、.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如： 业主档案：表示物业治理有限公司治理处客服部治理的业主档案。 4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。 4.3业主档案袋的制作 4.3.1预备适量的26cm34cm左右尺寸的档案袋。 4.3.2将写有“栋号、楼层号、房号”的标贴纸贴在档案袋封面上。 4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。 4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后挨次排列在档案盒(夹)内。 4.6按档案盒(夹)内的各业主的档案排列挨次将档案有关内容登记在业主档案名目内，内

14、容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 4.7业主档案的跟踪 4.7.1当发生以下状况变化时，客服部治理员应将状况记录在业主档案中： a)通讯电话联络方式发生变化时; b)业主发生更替时。 4.7.2业主档案跟踪治理，由客服部治理员每季度进展一次家庭状况的普查，对拖欠治理费、水电费和其他效劳费一个月以上的业主，治理员应至少每隔15天跟踪一次。 4.8业主档案属绝密档案，特别状况如需查阅需报治理处经理批准，经客服部档案治理员办理登记手续前方可查阅。 4.9业主档案应永久保存。 4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进展治理。 4.11本规程执行状况作为客服部档案治理员绩效考评的依据之一。 5.0记录 业主档案名目 6.0相关支持文件 档案治理标准作业规程 业主档案名目 NO： 序号 档案编号 业主姓名 入伙时间 档案页数 备注