公文写作与处理.ppt

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1、公文写作与处理公文写作与处理一、什么是公文（一）文章的含义（一）文章的含义文学作品文学作品实用文章实用文章文章文章理论文体理论文体新闻文体新闻文体科学文体科学文体应用文体应用文体党政公文党政公文事务文书事务文书日用文书日用文书专用文书专用文书（二）法定公文（二）法定公文1、中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例第二条规定：第二条规定：党的机关公文，是党的机关实施领导，处理公务的党的机关公文，是党的机关实施领导，处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示路线、方针、政策，指导、布置和

2、商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。和答复问题，报告和交流情况的工具。2、国家行政机关公文处理方法国家行政机关公文处理方法第二条规定：第二条规定：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。法行政和进行公务活动的重要工具。（三）公文（三）公文公文是党政机关、社会团体、企事业单位或其公文是党政机关、社会团体、企事业单位或其他法定组织在实施领导、管理和处理公务中形成使他法定组织在实施领导、管理和处理公务中形成使用的具有法定效

3、力和规范体式的文书。用的具有法定效力和规范体式的文书。（四）公文写作与文学作品创作的主要区别（四）公文写作与文学作品创作的主要区别1、写作需要不同。、写作需要不同。公文写作所反映的是机关的意志或领导公文写作所反映的是机关的意志或领导的意图，写与不写，写什么，不以撰写者的个人意志为转的意图，写与不写，写什么，不以撰写者的个人意志为转移，因此实际上是一种移，因此实际上是一种“遵命遵命”写作。而文学作品创作是个写作。而文学作品创作是个人有写作的冲动，是自己想写，要写。人有写作的冲动，是自己想写，要写。2、写作目的不同。、写作目的不同。公文写作的为的是实用，解决公务活动公文写作的为的是实用，解决公务活

4、动中需要解决的实际问题；而文学作品创作为的是审美，是中需要解决的实际问题；而文学作品创作为的是审美，是满足人们的精神需要。满足人们的精神需要。3、思维方式不同。、思维方式不同。公文写作以抽象思维为主，文学作品创公文写作以抽象思维为主，文学作品创作则以形象思维为主。作则以形象思维为主。4、表达方式不同。、表达方式不同。公文写作一般只用叙述、议论、说明几公文写作一般只用叙述、议论、说明几种表达方式；而文学作品创作则可以根据需要运用叙述、种表达方式；而文学作品创作则可以根据需要运用叙述、说明、描写、议论、抒情等一切表达方式。说明、描写、议论、抒情等一切表达方式。5、表现形式不同。、表现形式不同。公文

5、写作要求规范化，而文学作品创作公文写作要求规范化，而文学作品创作则最忌公式化，模式化。则最忌公式化，模式化。二、公文的特点二、公文的特点 （一）公文由法定作者制发（一）公文由法定作者制发 公文的法定作者指的不是公文的草拟者，而是制发公文公文的法定作者指的不是公文的草拟者，而是制发公文的机关、单位或个人。的机关、单位或个人。(二二)公文有法定的权威性公文有法定的权威性 首先是法定公文是由法定作者在法定的职权范围内为行首先是法定公文是由法定作者在法定的职权范围内为行使职权而制发的。其次是下行的行政公文（如决议、决定、使职权而制发的。其次是下行的行政公文（如决议、决定、指示、通知等）具有法定的权威性

6、和组织约束力。受文单位指示、通知等）具有法定的权威性和组织约束力。受文单位如不按规定处理公文，有关人员就有可能受到处分。如不按规定处理公文，有关人员就有可能受到处分。(三三)公文具有特有的时效性公文具有特有的时效性 任何公文都有一定的时效（即生效和失效）。除公文中任何公文都有一定的时效（即生效和失效）。除公文中有明确规定公文的生效时间外，一般以公文的有明确规定公文的生效时间外，一般以公文的“成文日期成文日期”作作为公文的生效时间。公文失效一般有三种情况：一是为公文的生效时间。公文失效一般有三种情况：一是“废止废止”（即公文从废止之日起失效），二是（即公文从废止之日起失效），二是“撤销撤销”（即

7、公文的制发（即公文的制发无效），三是自然失效。无效），三是自然失效。(四四)公文有规范的体式公文有规范的体式 公文有规范的文体、语体和比较固定的格式。公文有规范的文体、语体和比较固定的格式。三、公文的种类三、公文的种类（一）公文不同的分类方法及种类（一）公文不同的分类方法及种类1、按特点和作用分：、按特点和作用分：（1）规范性公文。如条例、规定、规则、办法、实施细则等。）规范性公文。如条例、规定、规则、办法、实施细则等。（2）指挥性公文。如命令（令）、决议、决定、指示、批复等。）指挥性公文。如命令（令）、决议、决定、指示、批复等。（3）告知性公文。如公报、通报、公告、通告、通知、函等。）告知性

8、公文。如公报、通报、公告、通告、通知、函等。（4）报请性公文。如议案、报告、请示等。）报请性公文。如议案、报告、请示等。（5）记录性公文。如会议纪要。）记录性公文。如会议纪要。2、按行文方向分、按行文方向分：（：（1）上行文。如报告、请示等。（）上行文。如报告、请示等。（2）下行文。）下行文。指示、批复等。（指示、批复等。（3）平行文。如函。）平行文。如函。3、按秘密等级分、按秘密等级分：（：（1）绝密公文。（）绝密公文。（2）机密公文。（）机密公文。（3）秘密公）秘密公文。文。4、按紧急程度分、按紧急程度分：（：（1）特急公文。）特急公文。（2）加急公文。加急公文。5、按适用范围分、按适用范

9、围分：（：（1）通用）通用公文。是指党政机关、社会团体、企公文。是指党政机关、社会团体、企事业单位均使用的公文。事业单位均使用的公文。（2）专用公文。是指外交、司法、军）专用公文。是指外交、司法、军事等特殊部门用于专门业务的公文。事等特殊部门用于专门业务的公文。（二）党的机关公文种类二）党的机关公文种类第一次，第一次，1950年年4月至月至1954年年8月，中央办公厅先后下发了月，中央办公厅先后下发了关于统一文件纸形与格式的规定、关于规定党内文件的纸关于统一文件纸形与格式的规定、关于规定党内文件的纸形与格式等问题的通知，规定凡各级党委的各种文件及印行的形与格式等问题的通知，规定凡各级党委的各种

10、文件及印行的文件汇集、党内刊物，均一律使用文件汇集、党内刊物，均一律使用16开纸，文字竖排，右侧装订，开纸，文字竖排，右侧装订，并写明出文机关的全衔及出文的年、月、日。并写明出文机关的全衔及出文的年、月、日。第二次，第二次，1956年年1月，中央办公厅颁发了关于党内文书改月，中央办公厅颁发了关于党内文书改为横写、横排的通知。自此，党内文件由竖排改为横排，公文为横写、横排的通知。自此，党内文件由竖排改为横排，公文格式进一步规范和完善。格式进一步规范和完善。第三次，第三次，1989年年4月，依据国家技术监督局颁布的国家机月，依据国家技术监督局颁布的国家机关公文格式等三项国家标准，中央办公厅首次颁布

11、了有关党内关公文格式等三项国家标准，中央办公厅首次颁布了有关党内公文的规章中国共产党各级领导机关文件处理条例公文的规章中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行试行)，结合党的机关公文的特点，对文件种类和格式作了具体规定，明结合党的机关公文的特点，对文件种类和格式作了具体规定，明确党的文件主要种类为确党的文件主要种类为13种。种。第四次，第四次，1996年年5月月3日，中央办公厅正式颁布了中国共日，中央办公厅正式颁布了中国共产党机关公文处理条例，文种确定为产党机关公文处理条例，文种确定为14种种：决议决议、决定、决定、指示指示、意见、通知、通报、意见、通知、通报、公报公报、报告、请示、批复、报告

12、、请示、批复、条例、规定条例、规定、函、函、会议纪要等。会议纪要等。（三）行政机关公文种类（三）行政机关公文种类第一次，第一次，1951年年9月，月，政务院政务院首次颁布了公文处理暂行首次颁布了公文处理暂行办法，规定我国行政机关公文为办法，规定我国行政机关公文为7类类12种。种。第二次，第二次，1957年年10月，国务院秘书厅又发布了关于对月，国务院秘书厅又发布了关于对公文名称和体式的几点意见，对部分文种作了调整，但仍是公文名称和体式的几点意见，对部分文种作了调整，但仍是7类类12种。种。第三次，第三次，1981年年2月，国务院办公厅颁布了国家行政机月，国务院办公厅颁布了国家行政机关公文处理暂

13、行办法，将行政机关公文的文种重新规定为关公文处理暂行办法，将行政机关公文的文种重新规定为9类类15种。种。第四次，第四次，1987年年2月，国务院办公厅颁发了国家行政机月，国务院办公厅颁发了国家行政机关公文处理办法，正式规定行政机关公文的种类为关公文处理办法，正式规定行政机关公文的种类为10类类15种。种。第五次，第五次，1993年年11月，国务院办公厅又对这一办法月，国务院办公厅又对这一办法进行了修订，规定行政机关公文的种类为进行了修订，规定行政机关公文的种类为12类类13种。种。第六次，第六次，年年8月，月，国务院国务院颁发了国家行政机关颁发了国家行政机关公文处理办法，规定行政机关公文的文

14、种为公文处理办法，规定行政机关公文的文种为13种：种：命令命令（令）（令）、决定、决定、公告、通告公告、通告、通知、通报、通知、通报、议案议案、报告、请示、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等批复、意见、函、会议纪要等。这个办法从这个办法从2001年年1月月1日起日起施行施行。（四）公文文种运用时要注意的问题（四）公文文种运用时要注意的问题1、公告与通告的区别、公告与通告的区别。（。（1）公告的发布机关级别高。公告公告的发布机关级别高。公告的发布机关是中央国家一级机关或是其授权的中央新闻单位；的发布机关是中央国家一级机关或是其授权的中央新闻单位；而而通告通告的发布机关一般是地方各级人民政府、

15、社会团体、企事的发布机关一般是地方各级人民政府、社会团体、企事业单位、基层的各行业等。（业单位、基层的各行业等。（2）公告的发布范围广。公告是）公告的发布范围广。公告是向国内外发布国家的重要事项或者法定事项；而向国内外发布国家的重要事项或者法定事项；而通告通告只向一定只向一定范围公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。范围公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。2、请示与报告的区别、请示与报告的区别。（。（1）行文目的不同。）行文目的不同。请示用于向上级请示用于向上级请求批准事项，请求上级批复；而报告用于向上级汇报工作，请求批准事项，请求上级批复；而报告用于向上级汇报工作，反映情况，提建议或回

16、复上级询问，不要求上级批复。（反映情况，提建议或回复上级询问，不要求上级批复。（2）请示只能是一文一事，而报告则无此限制。（请示只能是一文一事，而报告则无此限制。（3）行文时间不行文时间不同。请示是事前行文；同。请示是事前行文；而报告而报告是事中或事后行文。（是事中或事后行文。（4）结尾）结尾用语不同。（用语不同。（5）请示与报告不能连用。）请示与报告不能连用。由于历史的原因，由于历史的原因，50年代中央的许多文件都习惯将请示与报告连用，以及人们的口年代中央的许多文件都习惯将请示与报告连用，以及人们的口语习惯，往往连用而出错。语习惯，往往连用而出错。3、请示与函的区别、请示与函的区别。（。（1

17、）请示专门用于相互隶属的上下级之请示专门用于相互隶属的上下级之间；而平行机关和不相隶属的机关请求批准事项，均应用函。间；而平行机关和不相隶属的机关请求批准事项，均应用函。例如某县教育局给该县财政局的关于解决民办教师经费问题例如某县教育局给该县财政局的关于解决民办教师经费问题的请示，因教育局与财政局是平行机关，不能用请示；再如的请示，因教育局与财政局是平行机关，不能用请示；再如某镇政府给县国土局的关于要批准土地使用权的请示，因某镇政府给县国土局的关于要批准土地使用权的请示，因某镇政府与县国土局是不相隶属机关，也不能用请示。这两种某镇政府与县国土局是不相隶属机关，也不能用请示。这两种情况都应该用请

18、批情况都应该用请批“函函”。但是由于对请示与函。但是由于对请示与函的区别的区别不太清楚；不太清楚；或是出于或是出于“礼多人不嫌礼多人不嫌”的想法，或是为了表达对有关主管部门的想法，或是为了表达对有关主管部门的尊重，而用错了。另外，一些掌握审批实权的部门，认为用的尊重，而用错了。另外，一些掌握审批实权的部门，认为用“函函”对自己不太尊重，因而比较喜欢别人用请示。（对自己不太尊重，因而比较喜欢别人用请示。（2）请示）请示的适用范围较小，只能用于向上级机关请求批复；的适用范围较小，只能用于向上级机关请求批复；函函的适用范的适用范围较广，除请批围较广，除请批“函函”用于平行机关和不相隶属的机关请求批准

19、用于平行机关和不相隶属的机关请求批准事项外，其他类型如事项外，其他类型如商洽函商洽函（用于请求协助、商洽解决问题的用于请求协助、商洽解决问题的函）、函）、询问函询问函（询问不明确问题的函）、（询问不明确问题的函）、答复函答复函（上级答复下上级答复下级询问或主管部门批复申请事项时使用的函）、级询问或主管部门批复申请事项时使用的函）、告知函告知函（平级平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函）或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函）催办函催办函（催促催促有关单位部门尽快办理有关事项的函）等，在相互隶属的上下有关单位部门尽快办理有关事项的函）等，在相互隶属的上下级之间、平行机关和不相隶属的机关

20、之间均可使用。级之间、平行机关和不相隶属的机关之间均可使用。4、不要生造一些文种、不要生造一些文种。例如用。例如用“汇报汇报”，“批示批示”等。等。“批示批示”在在建国初期曾经一度作为正式公文文种使用，现在已不能再作为建国初期曾经一度作为正式公文文种使用，现在已不能再作为文种使用。文种使用。5、不要将党的机关公文文种与行政机关公文文种之间错用。、不要将党的机关公文文种与行政机关公文文种之间错用。四、公文的格式四、公文的格式（一）公文份数序号（党的公文叫（一）公文份数序号（党的公文叫“份号份号”）这是同一份公文的顺序编号。用阿拉伯数字，这是同一份公文的顺序编号。用阿拉伯数字，可根据当次发文数量编

21、虚位。编公文份数序号便可根据当次发文数量编虚位。编公文份数序号便于掌握印制份数，掌握公文的去向和回收公文。于掌握印制份数，掌握公文的去向和回收公文。带有绝密和机密级的行政公文都要编公文份带有绝密和机密级的行政公文都要编公文份数序号，其他公文根据需要也可编公文份数序号。数序号，其他公文根据需要也可编公文份数序号。目前，国务院的公文都编公文份数序号。目前，国务院的公文都编公文份数序号。党的公文，只要是带有密党的公文，只要是带有密级的，都要编级的，都要编“份份号号”。（二）秘密等级（党的公文叫（二）秘密等级（党的公文叫“密级密级”）带有密级的公文共分三级带有密级的公文共分三级,即即:绝密、机密绝密、

22、机密、秘密。秘密。有的还标上具体的保密期限。如未具体有的还标上具体的保密期限。如未具体标明，则按国家保密的有关规定，绝密文件保标明，则按国家保密的有关规定，绝密文件保密期限为三十年，机密文件保密期限为二十年，密期限为三十年，机密文件保密期限为二十年，秘密文件保密期限为十年。秘密文件保密期限为十年。行政公文的行政公文的“秘密等级秘密等级”要求标于右上角，要求标于右上角，而而党的公文的党的公文的“密级密级”则标于左上角则标于左上角“份号份号”的下的下面。面。（三）紧急程度（三）紧急程度行政公文的行政公文的“紧急程度紧急程度”分为：分为：特急、急件特急、急件。党。党的公文的的公文的“紧急程度紧急程度

23、”分为：分为：特急特急、加急、加急。特急公文，要求随到随办，最迟不超过特急公文，要求随到随办，最迟不超过24小时。小时。加急公文，要求在三天内处理完毕。加急公文，要求在三天内处理完毕。行政公文的行政公文的“紧急程度紧急程度”要求标于右上角要求标于右上角“秘密等秘密等级级”之下，而党的公文未做明确规定。之下，而党的公文未做明确规定。（四）发文机关标识（党的公文叫（四）发文机关标识（党的公文叫“版头版头”）由由“发文机关全称（或规范化简称）发文机关全称（或规范化简称）+文件文件”构成。构成。（五）发文字号（五）发文字号由由“发文机关代字发文机关代字+年份年份+发文顺序号发文顺序号”构成。构成。如如

24、“湛府湛府200656号号”。行政公文规定：年号用阿拉伯数字且要用全行政公文规定：年号用阿拉伯数字且要用全称，用六角括号括入，后面不加称，用六角括号括入，后面不加“年年”字；序号字；序号前不加前不加“第第”字，也不编虚位。字，也不编虚位。（六）签发人（六）签发人党政公文都称党政公文都称“签发人签发人”，而且规定上行文，而且规定上行文要在发文字号右侧标注签发人姓名。要在发文字号右侧标注签发人姓名。（七）公文标题（七）公文标题公文标题有三要素，即公文标题有三要素，即发文机关，事由和发文机关，事由和文种文种。写作公文标题时，庄重、严肃的公文或。写作公文标题时，庄重、严肃的公文或没制有版头的公文可用完

25、全式标题，其他一般没制有版头的公文可用完全式标题，其他一般用省略式标题。公文标题中除法律、法规、规用省略式标题。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号和一些特定省略用双引号外，章名称加书名号和一些特定省略用双引号外，一般不用标点符号。一般不用标点符号。一些批转、转发公文要慎用标点符号。一些批转、转发公文要慎用标点符号。（八）主送机关（八）主送机关公文主送机关就是受理、办理公文的机关，公文主送机关就是受理、办理公文的机关，或称送达机关和行文对象。上行文，只能有一或称送达机关和行文对象。上行文，只能有一个主送机关，其他需要阅知公文的机关可以抄个主送机关，其他需要阅知公文的机关可以抄送；下行文，可

26、以是一个主送机关，也可以有送；下行文，可以是一个主送机关，也可以有多个主送机关。一些规范性公文（如多个主送机关。一些规范性公文（如条例、规条例、规定定），告知性公文（如），告知性公文（如公报、公告、通告、命公报、公告、通告、命令令）或者）或者决议、决定决议、决定等公文种类，一般不写主等公文种类，一般不写主送机关，因为它的告知对象很明确。送机关，因为它的告知对象很明确。（九）（九）公文正文内容正文内容1、公文正文内容的结构层次表示法：、公文正文内容的结构层次表示法：第一层用第一层用“一一”，第二层用，第二层用“（一）（一）”，第三层用，第三层用“1”，第四层用，第四层用“（1）”。2、公文的内容

27、应符合下列要求、公文的内容应符合下列要求：（：（1）符合党）符合党的路线、方针、政策，国家的法律、法规及上级机关的路线、方针、政策，国家的法律、法规及上级机关的指示，完整准确地体现发文机关的意图，并与现行的指示，完整准确地体现发文机关的意图，并与现行有关公文相衔接。（有关公文相衔接。（2）全面准确地反映客观实际情）全面准确地反映客观实际情况，提出的政策，措施切实可行。（况，提出的政策，措施切实可行。（3）观点明确，）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。（条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。（4）开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简

28、短，文风端正。（正。（5）如果是）如果是“请示请示”，应是一文一事，不得在请，应是一文一事，不得在请示中夹带其他事项。示中夹带其他事项。3、公文正文内容开头的一般形式、公文正文内容开头的一般形式：（：（1）根据式。）根据式。即开即开头交代行文的根据，以保证发文的法定权威性，一般头交代行文的根据，以保证发文的法定权威性，一般多用多用“根据根据”、“遵照遵照”、“按照按照”等作为语言标志等作为语言标志。（2）目的式。）目的式。即在开头交代行文的目的或意图，开即在开头交代行文的目的或意图，开宗明义，以便使收文机关明确发文机关的意图，一般宗明义，以便使收文机关明确发文机关的意图，一般常用常用“为为”、

29、“为了为了”、等介词标引、等介词标引。（。（3）原因式。）原因式。即即在开头讲明制发文件的缘由，以揭示全文的必然性和在开头讲明制发文件的缘由，以揭示全文的必然性和合理性，还可昭示行文的必要性与重要性。一般用合理性，还可昭示行文的必要性与重要性。一般用“由于由于”、“鉴于鉴于”等介词标引等介词标引。（。（4）引文式。）引文式。即开头先即开头先引用文件或领导讲话中的某些句子作为引言或点明主引用文件或领导讲话中的某些句子作为引言或点明主旨旨。（。（5）时间式。）时间式。即开篇点明某事、某情况的时间，即开篇点明某事、某情况的时间，可写具体时间，也可用可写具体时间，也可用“最近最近”、“近来近来”等模糊

30、度稍大等模糊度稍大的时间副词的时间副词。（。（6）事情式。）事情式。即开篇简明扼要地介绍即开篇简明扼要地介绍事件或情况，给人以清晰印象。事件或情况，给人以清晰印象。4、公文正文内容结尾的一般形式、公文正文内容结尾的一般形式：（：（1）总结式。）总结式。即对全即对全文的主要内容和基本思想作出进一步的概括和归纳，以文的主要内容和基本思想作出进一步的概括和归纳，以加深人们的认识，明确行文意图加深人们的认识，明确行文意图。（。（2）展望式。）展望式。即用即用充满激情和希望的笔调，对未来作美好的憧憬，从而激充满激情和希望的笔调，对未来作美好的憧憬，从而激励人们为实现文中所提目标不懈地努力，奋力拼搏励人们

31、为实现文中所提目标不懈地努力，奋力拼搏。（3）号召式。）号召式。即在正文部分阐述今后一定时期的工作即在正文部分阐述今后一定时期的工作任务或奋斗目标后，号召人们为实现这一任务或目标而任务或奋斗目标后，号召人们为实现这一任务或目标而积极进取积极进取。（。（4）警告式。）警告式。为使文中规定事宜得以顺利为使文中规定事宜得以顺利实施，对有可能违反这一规定的人事先提出告诫，行文实施，对有可能违反这一规定的人事先提出告诫，行文时即可用警告式结尾时即可用警告式结尾。（。（5）指令式。）指令式。即对正文中所阐即对正文中所阐述的主要措施、意见或办法提出明确而又具体的贯彻落述的主要措施、意见或办法提出明确而又具体

32、的贯彻落实意见实意见。（。（6）要求式。）要求式。指上级机关向下级机关行文发指上级机关向下级机关行文发布指示，同时要求下级机关将落实、执行情况在特定时布指示，同时要求下级机关将落实、执行情况在特定时间内反馈回去，或者是征求下级机关对文件的意见或建间内反馈回去，或者是征求下级机关对文件的意见或建议议。（。（7）使用固定用语。）使用固定用语。有些文种的结尾常用一些具有些文种的结尾常用一些具有固定格式的习惯用语，如请示用有固定格式的习惯用语，如请示用“妥否，请批示妥否，请批示”、“当否，请指示当否，请指示”；批复用；批复用“特此批复特此批复”；通知用；通知用“特此通知特此通知”等等。等等。（十）附件

33、（十）附件公文如有附件，应注明附件的名称。公文如有附件，应注明附件的名称。如有两个或以上附件，还应注明附件如有两个或以上附件，还应注明附件的顺序。行政公文特别规定，附件名的顺序。行政公文特别规定，附件名称的后面不能加标点符号。称的后面不能加标点符号。（十一）公文的落款、印章（十一）公文的落款、印章党的公文的落款要用发文机关的全称或规范化党的公文的落款要用发文机关的全称或规范化简称，而且要加盖公章。简称，而且要加盖公章。单一行政机关制发的公文可以不署发文机关单一行政机关制发的公文可以不署发文机关名称。联合发文既有落款又有印章；联合上报的公名称。联合发文既有落款又有印章；联合上报的公文，由主办机关

34、加盖印章；联合下发的公文，发文文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖印章。机关都应该加盖印章。但但“会议纪要会议纪要”、印制有特定版头的普发性公、印制有特定版头的普发性公文和以领导人名义制发的公文，则不需要盖公章。文和以领导人名义制发的公文，则不需要盖公章。（十二）成文日期（十二）成文日期如公文的内容不特别说明，成文日期就是公如公文的内容不特别说明，成文日期就是公文生效的时间。文生效的时间。党的公文成文时期用阿拉伯数字，年、月、党的公文成文时期用阿拉伯数字，年、月、日要写齐。决议、决定、条例、规定不标明主送日要写齐。决议、决定、条例、规定不标明主送机关的公文，成文日期加括号

35、标于标题下方居中机关的公文，成文日期加括号标于标题下方居中位置。位置。行政公文成文日期要用汉字书写，年、月、行政公文成文日期要用汉字书写，年、月、日要写齐，打印时要右空四个字符。日要写齐，打印时要右空四个字符。（十三）附注（十三）附注行政公文如需要，可加行政公文如需要，可加“附注附注”。党。党的公文则叫做的公文则叫做“印发传达范围印发传达范围”。（十四）主题词（十四）主题词1、公文主题词的标引方法、公文主题词的标引方法（1）首先选用国务院公文主题词表中的主）首先选用国务院公文主题词表中的主题词。如还需要且在表中找不到，再根据公文主题词。如还需要且在表中找不到，再根据公文主题内容另拟与表中近似的

36、词，所用的词最好是名题内容另拟与表中近似的词，所用的词最好是名词或名词性词组。最新的国务院公文主题词词或名词性词组。最新的国务院公文主题词表于表于1998年年2月月1日起执行使用，共有日起执行使用，共有15类类1049个主题词。表中的词共分三个层次，第一层次是个主题词。表中的词共分三个层次，第一层次是主题区域分类，第二层次是类别词，第三层次是主题区域分类，第二层次是类别词，第三层次是类属词。标引时只标类别词和类属词。类属词。标引时只标类别词和类属词。（2）标引的顺序是先标类别词，再标类属词，）标引的顺序是先标类别词，再标类属词，最后标文种。最后标文种。（3）一份文件标引的主题词，最多不超过）一

37、份文件标引的主题词，最多不超过5个。个。2、关于我市关于我市2005年粮食工作考评结果的通报年粮食工作考评结果的通报各县（市、区）人民政府，湛江经济技术开发区、东海岛经济开发验区管委会，市府直属各单位：2005年，我市各级党委、政府对粮食工作高度重视，切实加对粮食工作的领导，认真落实有关扶持发展粮食生产的政策措施，积极开展粮食考评工作，取得了粮食生产恢复性增长。根据湛江市粮食工作考评办法的有关规定和市下达给各县（市、区）2005年粮食工作考评指标，我市对2005年各县（市、区）粮食工作进行了考评，现将考评结果通报如下：一、达标单位：坡头区人民政府、麻章区人民政府、赤坎区人民政府、霞山区人民政府

38、、东海岛经济开发试验区管委会。二、批评单位：雷州市人民政府、遂溪县人民政府、廉江市人民政府。三、警告单位：徐闻县人民政府、吴川市人民政府。湛江市人民政府二六年八月二十三日主题词主题词：农业农业 粮食粮食 通报通报 印发湛江市印发湛江市2006年消防安全年消防安全 责任制考评工作方案的通知责任制考评工作方案的通知各县（市、区）人民政府，湛江经济技术开发区、东海岛经济开发验区管委会，市府直属各单位：湛江市2006年消防安全责任制考评工作方案业经市人民政府同意,现印发给你们,请认真贯彻执行。湛江市人民政府办公室二六年十一月十五日主题词主题词：公安公安 消防消防 督查督查 通知通知 4、公文主题词与论

39、文关键词的主要区别、公文主题词与论文关键词的主要区别（1）来源不同。）来源不同。公文主题词取自国务院公文主题词公文主题词取自国务院公文主题词表或与之最近似的词。而论文关键词是直接取自文章的表或与之最近似的词。而论文关键词是直接取自文章的题目、摘要、正文中具有实际意义、高度概括文章内容、题目、摘要、正文中具有实际意义、高度概括文章内容、反映文章特点的自然词语，一般不做规范化的处理。反映文章特点的自然词语，一般不做规范化的处理。（2）词语标引数量不同。）词语标引数量不同。一份文件的主题词一般在一份文件的主题词一般在35个之间，有数量的限制；论文的关键词数量多少以函盖论个之间，有数量的限制；论文的关

40、键词数量多少以函盖论文主题内容为准，习惯选取文主题内容为准，习惯选取28个词或术语。个词或术语。（3）词语标出的层次不同。）词语标出的层次不同。主题词之间不是平行并列主题词之间不是平行并列关系，而是存在一定的层次，由大到小，从内容到形式，关系，而是存在一定的层次，由大到小，从内容到形式，遵循先类别、再类属、后文种的顺序标引，不能调换位置。遵循先类别、再类属、后文种的顺序标引，不能调换位置。论文关键词之间是平等的并列关系，一般按词语出现的顺论文关键词之间是平等的并列关系，一般按词语出现的顺序标引排列，但词序互换不影响标引作用。序标引排列，但词序互换不影响标引作用。（4）标引的位置不同。）标引的位

41、置不同。主题词标引在附注之下，抄送机主题词标引在附注之下，抄送机关标识之上；而论文关键词标引在标题、摘要之下，正文关标识之上；而论文关键词标引在标题、摘要之下，正文之上。之上。（十五）抄送（十五）抄送公文除主送机关外，其他需要阅知的机关公文除主送机关外，其他需要阅知的机关可抄送。可抄送。（十六）印发机关和印发时间（印（十六）印发机关和印发时间（印发份数）发份数）党的公文叫做党的公文叫做“印刷版记印刷版记”。五、几种常见公文的写作五、几种常见公文的写作（一）（一）“请示请示”的写作的写作1、请示的应用范围、请示的应用范围请示作为报请性的上行文，应用范围大致可归纳为以下几请示作为报请性的上行文，应

42、用范围大致可归纳为以下几个方面：个方面：下级机关在财、物方面需要上级给予时，要用请示；下级机关在财、物方面需要上级给予时，要用请示；下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时候，要用请示；下没有把握，需要上级机关给以指示的时候，要用请示；下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示；政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示；下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于下级机关在工作

43、中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，要用请示；下级机关对有关方需要上级帮助解决的时候，要用请示；下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用请示；下级机关之间在较重要的问机关给予解答时，要用请示；下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。、请示的特点、请示的特点（）期复性。（）期复性。在公文体系中，请示是

44、为数在公文体系中，请示是为数不多的双向对应文体之一，与它相对应的文体是不多的双向对应文体之一，与它相对应的文体是批复。下级有一份请示报上去，上级就会有一份批复。下级有一份请示报上去，上级就会有一份批复发下来。不管上级是不是同意下级的请示事批复发下来。不管上级是不是同意下级的请示事项，都必须给请示单位一个回复。因此可以说，项，都必须给请示单位一个回复。因此可以说，写请示最直接的目的就是得到批复。而且，下级写请示最直接的目的就是得到批复。而且，下级机关都是在遇到比较重要的情况和问题需要解决机关都是在遇到比较重要的情况和问题需要解决时，才会及时向上级机关请示，急切地期待回复时，才会及时向上级机关请示

45、，急切地期待回复是请示者的必然心态。我们把这一特点称为是请示者的必然心态。我们把这一特点称为“期复期复性性”。尽管请示者都有急于得到答复的心理，但是，。尽管请示者都有急于得到答复的心理，但是，也必须遵循行文规则，一般不得越级请示。特殊也必须遵循行文规则，一般不得越级请示。特殊情况确实需要越级请示的，可以越级请示，但必情况确实需要越级请示的，可以越级请示，但必须同时抄报给被越过的直接上级机关。须同时抄报给被越过的直接上级机关。（）单一性。（）单一性。跟其它上行文相比，请示更跟其它上行文相比，请示更要强调遵循要强调遵循“一事一报一事一报”的原则。在一份请示中，的原则。在一份请示中，只能就一项工作或

46、一种情况、一个问题作出请示，只能就一项工作或一种情况、一个问题作出请示，不得在一份公文中就若干事项请求指示和批准。不得在一份公文中就若干事项请求指示和批准。如果确有若干事项都需要同时向同一上级机关请如果确有若干事项都需要同时向同一上级机关请示，可以同时写出若干份请示，它们各自都是一示，可以同时写出若干份请示，它们各自都是一份独立的文件，有不同的发文字号和标题。而上份独立的文件，有不同的发文字号和标题。而上级机关则会分别对不同的请示作出不同的批复级机关则会分别对不同的请示作出不同的批复。我们可把这叫做我们可把这叫做“香烧一股香烧一股”。另外，请示只写一。另外，请示只写一个主送机关，其他需要阅知的

47、机关，可用抄送。个主送机关，其他需要阅知的机关，可用抄送。我们可把这叫做我们可把这叫做“敬佛一尊敬佛一尊”。（）针对性。（）针对性。请示的行文，有很强的针对请示的行文，有很强的针对性。必须针对本机关没有对策、没有把握或没有性。必须针对本机关没有对策、没有把握或没有能力解决的重要事件和问题，才能运用请示。不能力解决的重要事件和问题，才能运用请示。不得动辙就向上级请示，那样看起来像是尊重上级，得动辙就向上级请示，那样看起来像是尊重上级，实际上却是把矛盾交给上级，而自己躲避责任的实际上却是把矛盾交给上级，而自己躲避责任的表现。表现。（）时效性。（）时效性。请示所涉及的情况和问题，请示所涉及的情况和问

48、题，都有一定的迫切性，应该及时写作、及时发出，都有一定的迫切性，应该及时写作、及时发出，如有延误，就有可能耽误解决的时机。相应地，如有延误，就有可能耽误解决的时机。相应地，上级机关在处理下级的请示时，也会注意到时效上级机关在处理下级的请示时，也会注意到时效性问题，对请示作出及时的批复。性问题，对请示作出及时的批复。、请示的结构、请示的结构请示由开头（请示理由）、主体请示由开头（请示理由）、主体（请示事项）、（请示事项）、结尾（固定用语）构成。结尾（固定用语）构成。例：例：关于召开关于召开2005年度领导班子民主生活会的请示年度领导班子民主生活会的请示根据集团公司党委下发的根据集团公司党委下发的

49、200531号文关于开好号文关于开好2005年年基层领导班子民主生活会的通知精神，结合本公司实际，为基层领导班子民主生活会的通知精神，结合本公司实际，为保证民主生活会的如期、顺利召开，现就开好我公司保证民主生活会的如期、顺利召开，现就开好我公司2005年年度领导班子民主生活会有关事项请示如下：度领导班子民主生活会有关事项请示如下：一、本单位召开民主生活会的时间。一、本单位召开民主生活会的时间。二、本单位民主生活会的主题。二、本单位民主生活会的主题。三、民主生活会的组织召开。三、民主生活会的组织召开。以上请示当否，请批示。以上请示当否，请批示。4、请示的结尾用语、请示的结尾用语可否，请批示。可否

50、，请批示。妥否，请批示。妥否，请批示。当否，请批示。当否，请批示。是否可行，请批示。是否可行，请批示。以上请示，望予审批。以上请示，望予审批。以上意见，如无不妥，请批转以上意见，如无不妥，请批转执行。执行。（二）（二）“报告报告”的写作的写作报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事情过程中或事后。属上行文，一般产生于事情过程中或事后。作为党政机关公文的报告，和一些专业部门作为党政机关公文的报告，和一些专业部门从事业务工作时所使用的、标题中也带有从事业