工作分析与职位说明书咨询实务.ppt

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1、工作分析与职位说明工作分析与职位说明书咨询实务书咨询实务导读什么是工作分析职务说明书的内容职位说明用途概述填写前的基本概念介绍填写说明填写注意事项1引例引例人力资源部门经理A与生产部门经理B的对话“我一直想不出你到底需要什么样的操作工人我已经为你提供了四位面试候选人，他们好象都还满足工作说明中规定的要求，但你却一个也没有录用。”“什么工作说明我关心的是找到一个能够胜任那项工作的人。但是你给我派来的人都无法胜任，而且，我从来就没有见过什么工作说明。”A递给B一份工作说明，并逐条解释给他听。他们发现要么是工作说明与实际工作不相符，要么就是工作说明规定以后，实际工作又有很大变化。例如工作说明中说明了

2、需要有关老式钻床的使用经验，但实际中使用的是一种新型数控机床，需要工人掌握更多的知识。听了B对操作工人必须具备的条件及应当履行职责的描述后，然后说：“我想我们现在可以写一份准确的工作说明，以他为指导，我们就能够找到适合这项工作的人。让我们今后工作加强联系，这种状况再也不会发生了。”ABA2工作分析是什么？工作分析是什么？对某特定的工作、某特定的工作、岗位作出明确位作出明确规定，并确定完成定，并确定完成这一工作所需要的一工作所需要的知知识技能等技能等资格条件的格条件的过程，也即程，也即获取与工作有关的取与工作有关的详细信息的信息的过程程着眼于岗位及岗位要求；从岗位活动中提炼出那些对岗位来说是必要

3、的和有效的条件；对岗位的系位的系统概括，并不概括，并不针对目前目前岗位上的人位上的人概念概念过程程输入入过程程输出出关于特定工作、岗位的相关信息工作说明和工作规范。工作说明是关于工作职责、任务内容的详细描述；工作规范则是指工作须具备的知识、技能、能力及其他基本要求基本要求3为什么做工作分析：工作分析的目的及意什么做工作分析：工作分析的目的及意义（一）（一）n明晰工作明晰工作职责及及岗位划分位划分n确定工作要求确定工作要求n员工工录用与上用与上岗的最低条件的最低条件n以建立适当的指以建立适当的指导与培与培训内容内容n为制制定定考考核核程程序序及及方方法法提提供供依依据据，以以利利于于管管理理人人

4、员执行行监督督职能能及及员工工进行自我控制行自我控制n确定工作之确定工作之间的相互关系，以利于合理的晋升、的相互关系，以利于合理的晋升、调动与指派与指派对工作的直接指导意义4为什么做工作分析：工作分析的目的及意什么做工作分析：工作分析的目的及意义（二）（二）n获得有关工作与得有关工作与环境的境的实际情况，利于情况，利于发现导致致员工不工不满、工作效率、工作效率下降的原因下降的原因n为改改进工作方法工作方法积累必要的累必要的资料，料，为组织的的变革提供依据革提供依据n为确定确定组织的人力的人力资源需求、制定人力源需求、制定人力资源源计划提供依据划提供依据n促使工作的名称与含促使工作的名称与含义在

5、整个在整个组织中表示特定而一致的意中表示特定而一致的意义，实现工工作用作用语的的标准化准化对企业长远的意义5工作分析是工作分析是岗位位评价的基价的基础工作工作岗位位评价的作用价的作用n对工作进行科学定量测评，以相对价值表现岗位特征。n使性质相同或相近的岗位有统一的评判和估价标准，便于比较岗位间价值的高低。n为企业岗位归级列等奠定基础。n为建立公平合理的工资和奖励制度提供科学的依据。工作分析是现代企业科学管理的基础工作，为进行科学合理的分工提供依据以岗位评价为依据，建立起一种公平合理的薪酬结构岗位评价结果是薪酬体系重要因素之一6有效的人力有效的人力资源管理是在工作分析的基源管理是在工作分析的基础

6、上通上通过一系列一系列相互关相互关联的活的活动而而实现的的招聘招聘培培训考核考核薪酬激励薪酬激励人力人力资源源规划划工作分析7工作分析所工作分析所获得信息的得信息的应用用工作分析培训要求岗位评价以及岗位工资确定基础工作绩效评价招聘选拔依据工作说明工作规范8如何如何进行工作分析（一）：工作分析方法行工作分析（一）：工作分析方法观察法察法资料分析法料分析法面面谈法法问卷卷调查法法 方方法法关关键事件事件记录法法实验法法9工作分析方法：工作分析方法：资料分析法料分析法 概念充分利用现有的资料加以分析整理，形成工作描述和任职说明的方法做法如岗位责任制文本，工人的作业统计可以体现工作内容，人事部门的人事

7、档案则可以体现任职者的基本素质优点可以充分降低工作分析的成本缺点因资料缺乏、陈旧等往往不能够满足工作分析的要求10工作分析方法：工作分析方法：问卷卷调查法法概念通过精心设计的问卷获取关于某岗位的工作内容、工作特征和人员要求等信息的方法做法管理职位描述问卷（MPDQ）、职位分析问卷法（PAQ）、任务详细目录法（TIQ）、体能分析问卷法（PAAQ）、调查表法等优点规范化、数据化，比较快捷经济，结果可以在各组织中进行比较，保证公平性缺点会由于员工表达能力不同而结果不同，有时描述不足，有时夸大其辞，也不易观察员工态度，问卷的设计也比较费工夫11工作分析方法：面工作分析方法：面谈法法概念通过与员工和管理

8、者的面谈交流，获得关于工作的信息的方法做法通常工作分析人员先与员工面谈，帮助员工描述他们的职责，再与管理者面谈，获得补充信息，并检验信息的准确性。面谈内容包括工作目标、工作内容、工作性质和范围、所负责任优点可以了解对方的工作态度和动机，获得信息比较充分缺点面谈需要专门的技巧，工作分析人员一般要接受专门的训练，而且该法耗时很多12如何如何进行工作分析（三）：工作分析的工具行工作分析（三）：工作分析的工具职位位说明明书n职位说明书是工作分析的书面表达形式，其核心是工作分析n工作分析中的职位说明书是人力资源管理体系中的基础系统n在此基础上人力资源管理划分为招聘、培训、考核和薪酬四大环节，而这四个环节

9、无一不与工作分析密切相关n因此对职位说明书进行科学化、标准化和规范化管理是十分重要的13一、基本资料n岗位名称n所在部门n直接上级n直接下级n所辖人数n岗位定员n填写人n填写日期职位位说明明书内容内容基本基本资料料14二、工作描述n本职概述n职责表述n职责所占工作时间比例n工作任务n权力n工作协作关系职位位说明明书内容内容工作描述工作描述15三、任职资格n教育水平n参考专业n工作经验n相关知识n相关技能职位位说明明书内容内容任任职资格格16四、工作环境n使用工具/设备n工作时间特征n工作环境职务说明明书内容内容工作工作环境境17从招聘角度来从招聘角度来说：如果某岗位缺人，该岗位所属部门就可以依

10、该岗职务说明书到招聘部去要人，招聘人员并不是凭自己的好恶来招，而是依据该岗位职务说明书中的“任职资格”一栏要求进行筛选招到最合适的人选。这样可以避免由于人为因素而造成的不规范，而使招聘来的人员并不能胜任该岗，而且这也有效杜绝招聘中的舞弊行为，做到“因岗设人，因职设人”，从而大大提高工作效率。从工作分配的角度从工作分配的角度说：岗位职务说明书应该是上级安排工作的主要依据。管理层应对部门内员工所从事的岗位有充分的认识，什么岗位负责什么工作并不是完全凭管理层主观的想法，而是依据该岗位的职务说明书进行合情合理的分配工作任务。从考核的角度来从考核的角度来说：岗位职务说明书是确定员工考核范围的主要依据。从

11、职务说明书的工作内容、工作目标和要求对每位员工进行考核，考核范围应仅限于职务说明书中所列的工作内容和职责，对其所在岗位应做的工作中所表现的绩效、态度、能力进行考核，对于不属于本岗位职责的由于其他原因本人作了这件事，不应列入对其业绩的考核范围。否则会造成“种了他人的田，荒了自己的地”这并不是企业所追求的目标。职位位说明明书作用一作用一18从薪从薪资、福利角度来、福利角度来说：岗位职务说明书应是员工薪资标准的基础。公司应根据不同的岗位，所从事的工作难易程度进行评价，对不同岗位确定一个基本职务工资，在此岗位的所有员工职务工资应是相同的，不同的只是他们的基础工资、工龄工资、津贴等等其他的部分。确定这一

12、标准应依据职务说明书中所反映的工作内容，通过职位评定专家小组进行评定确定这个标准。从从员工个人角度来工个人角度来说：职务说明书规定了员工的主要工作内容，什么是我该做，什么是我负责的什么是我协助的？我应具有什么样的特殊能力？我要在那些方面提高？我还应具体什么样的知识？等等，员工会自觉的向公司所要求的方向努力的。从从员工工职业发展展规划来划来说：职务说明书还具有给出员工未来职业发展方向。比如员工可以认识到目前所在的岗位，上级岗位是什么，这一方向最高能做到什么，需要什么任职资格，我还欠缺什么、我有什么优势，我如何通过努力获得提升等等。职位位说明明书作用二作用二19填写前的基本概念介填写前的基本概念介

13、绍要素要素，是指工作活动中不便再继续分解的最小单位。例如速记人员速记时，能正确书写各种速记符号；锯木工锯木头前，从工具箱中拿出一把锯子。任任务，是为了不同的目的所担负完成的不同的工作活动，即工作活动中达到某一工作目的的要素集合。例如，管理一项计算机项目、打字，从卡车上卸货等等，都是不同的任务。职责，是指某人担负的一项或多项相互关联的任务集合。例如，人事管理人员的职责之一是进行工资调查。这一职责由下列任务所组成：设计调查问卷，把问卷发给调查对象，将结果表格化并加以解释，把调查结果反馈给调查对象等四个任务。职位位，是指某一时间内某一主体所担负的一项或数项相互联系的职责集合。例如，办公室主任，同时担

14、负单位人事调配、文书管理、日常行政事务处理等三项职责。职业，是指不同时间、不同组织中，工作要求相似或职责平行（相近、相当）的职位集合。例如，会计、工程师等。职系系，由两个或两个以上的工作组成，是职责繁简难易、轻重大小及所需资格条件不同，但工作性质充分相似的所有职位集合。例如销售工作和财会工作是不同职系。职系与工作族同义。职级，是同一职系中职责繁简、难易、轻重及任职条件充分相似的所有职位集合。职等等，是指不同职系之间，职责的繁简、难易、轻重及任职条件要求充分相似的所有职位的集合。职业生涯生涯，是指一个人在某工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。20填写填写说明一基本明一基本资料料岗位名称位名

15、称：填写你所在岗位位的名称全称，如：人力资源部部长岗、资产管理岗所在部所在部门：填写你所在部门的全称，如：人力资源部、财务部直接上直接上级：填写直接领导岗位名称，有几个直接领导就填几个，有行政和技术两个领导的，就填两个，(如：党委副书记、财务部部长)直接下直接下级：填写直接下级岗位名称，如XX部长的直接下级是XX科长，XX科长的直接下级是XX岗，XX部长的直接下级不包括XX科长分管的人员所所辖人数人数：填写直接下级的数量岗位定位定员：填现在本岗的实际人数(如：一线生产岗按班次乘以每班本岗人数)填写人姓名填写人姓名：填上填表人姓名，直接主管领导在审核内容无错误后，也在此签字填写日期填写日期：填上

16、填表日期21填写填写说明明职责描述一描述一本本职概述概述：在此处用一句话概括本岗位的工作。如财务副总经理：协助总经理工作，分管公司整体财务规划、财务管理、成本管理、会计核算、资金总体调度、整体信息化建设以及审计工作 职责与工作任与工作任务：此处不用填写职责表述表述：在此处填写工作职责。详尽标准以未从事过本岗位工作的人员可正确理解本岗位全部工作内容为准。如：领导分管部门制订公司有关管理制度，并组织执行 p职责按照领导、负责、协助、参与等顺序归纳p职责表述按工作内容、作业过程、工作对象归纳F 工作内容(如：负责会议组织工作、负责文件收发)F 作业过程(如：负责氮化管生产准备工作F 工作对象(如：组

17、织或人、财、物、信息)p归纳为3至10条，如果10条还不能说清也可以再多填，表格不足可自行加页，把岗位中最重要职责作为“职责一”排在前面，相同重要时，按工作时间百分比从大到小顺序排列工作工作时间百分比百分比：填写本项职责占本岗位全部职责工作时间的百分比。工作任工作任务：在此处填写职责中的每一步骤的任务。例如：职责是负责会议组织工作。则任务可以写：协助会议发起者确定会议议题人员时间地点；负责通知参会人员并督促按时到场；负责联系会议场所并布置会场；负责安排会议文秘工作；22填写填写说明明职责描述二描述二权力力：在后续空格内填写每项职责对应该的权力，权力归纳方法如下：p权力对象：F 人：聘用解聘权、

18、指挥权、指导权、考核权、奖罚权、晋升权、工资调整 权F 财：批准权、审核权F 物：使用权(操作权)、维护权、处置权、F 信息：收集权、发布权、核对权F 制度：制定权、拟定权F 工作任务(流程)：执行权、控制权、监督权、检查权等p权力范围：本公司、本部门、其他部门、本岗位、本任务等p权力等级：决定权、建议权等p权力实现的方式：执行权、提名权等工作工作协作关系作关系：此处不用填写p内部协调关系：上级、同级、下级岗位p外部协调关系：填写公司外部协调单位，如：工商局、税务局、外经贸、协会、社会团体、企业、个人等23填写填写说明明任任职资格格任任职资格格：此处不用填写教育水平教育水平：填写可满足本岗位工

19、作要求的最低学历要求，如：小学、初中、技校、中专、职业高中、高中、大专、本科、硕士、博士等专业：填写可满足本岗位工作要求所需学习的专业，如：化工、机械、电子、经济、管理、营销、无特别要求等工作工作经验：填写可满足本岗位工作要求所需工作经验，如：几年工作经验、几年相关专业工作经验、几年管理工作经验、无特别要求等相关知相关知识：为了圆满完成某项工作，工作人员应具备的实际知识。这种知识应包括任用后为执行其工作任务，所需获得的知识，以及任用前已具备的知识。如：财务管理知识、人力资源管理知识等技技术能力能力：填写满足本岗位工作要求所需的能力特性，如：人际交往能力、组织领导能力、语言表达能力、文字表达能力

20、、协调能力、时间管理能力、应变能力、操作能力、无特别要求等身体条件身体条件：完成某项工作所必须的健康要求。一般填写健康即可，但有些工作要求站立、弯腰、半蹲、跪下、旋转等消耗体力的要求，应加以纪录并作具体说明 24填写填写说明明工作特点工作特点工作特点工作特点：此处不用填写使用工具使用工具/设备：填写工作中使用的工具与设备，如：包装机械、升降机械、电脑、计算器、电话、传真、复印机、XX设备等工作工作环境境：填写工作环境描述，如：冷、热、湿、燥、异味、粉尘、噪声、强光等；或填写独立办公室、合并办公室等工作工作时间特征特征：此处填写工作的时间特征，如：工作时间极不固定且无规律、经常需要加班、经常需要

21、下班延时、一般只需白天工作时间、工作时间较自由、弹性工作制、其他情况等备注注：其它未尽事宜25任任职资格与格与岗位位责任任对应注意事注意事项填写中按填写中按现有工作有工作实际情况填写，如果你情况填写，如果你认为有有应该增加的增加的职责、任、任务、权力可填上，但力可填上，但应在后面注明在后面注明为“(新增新增)”字字样工作内容不要多写，将来工作内容不要多写，将来岗位工作会按描述的内容位工作会按描述的内容进行考核；也不要少行考核；也不要少写，因写，因为将来要用它来将来要用它来对你的你的岗位位进行行评价以作价以作为确定确定岗位薪位薪资的依据。的依据。按格式要求，不要漏按格式要求，不要漏项。26技技术

22、参考（附件）参考（附件）职责动词汇集权力形式汇集任职资格填写规范27职位位说明明书调查表表检查要点要点1、填写漏项、错别字、格式规范、用错表格2、内容、用词与描述的规范性(参照填写说明)3、职责与任务的逻辑性与详细程度(标准)4、频次与用时的准确性、合理性5、权力与职责的对应性对各自分管的岗位负责对岗位实际工作内容不清楚的可以与岗位操作人员讨论或与其直接上级讨论疑难问题向人力资源部门或其他主责部门寻问，或直接向项目组寻问检查人员要认真阅读填写说明，每项内容要与填写要求一致28请用用电子版填写并按子版填写并按时提交提交各部门、分子公司相关人员填写部门负责人审核、签字请于*月*日下午*点以前以电子板的形式交至人力资源部门/其他主责部门或实际纵横管理咨询项目组Tel：29谢谢大家的协助！30