集团公司电话、传真使用规范和管理制度.docx

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1、 集团公司电话、传真使用规范和管理制度 集团公司电话、传真使用标准和治理制度 一、受理电话标准 1、电话铃声一响，应快速接听。 2、总机接到电话应通报：“您好，XX集团” ;部门、子公司接到转入电话应通报姓名：“您好，” ，接到电话(包括手机)应视情通报：“您好，XX集团，部。” 3、在受理电话时，要仔细听取对方的谈话，必要时应做好具体记录。电话记录包括来电人单位、姓名、职务、电话号码、通话内容、接电时间、接电人。 2、在完毕通话前，道“再见” 。 3、员工应在自己的电话分机上录制对外问候语，详细方法参阅语音信箱使用方法。 二、发送电话标准 1、在发送电话时，首先自己打好腹稿，重要电话，应起草

2、电话稿。 2、电话接通后，应通报自己单位、姓名，如：“您好，我是XX集团部。”恳求对方找受话人。 3、需要对方记录时，在表达事由前应提示对方做好记录预备。 4、对于重要电话，通话完毕后，应在电话稿上标明对方接电话人的姓名及 通话时间。 三、通电话的根本要求 1、语气要和气，语言要文明。通电话时，要提示自已“我在代表公司讲话”，“这是公司形象的一局部” 。所以用电话时，肯定留意使用语言要文明礼貌，例如：您好、请、麻烦您了、感谢、对不起、请原谅、再见等。讲话时，声调要热忱、开心、友好、和气。如询问对方职务、姓名时，口气尽量动听：“您贵姓?” “应当怎样称呼您?” 2、发音要清晰，语言要精确。通话必

3、需使用一般话，切忌夹杂方言土话、文言古语、避开使用生僻术语。 3、内容要扼要，重点要突出。打电话要留意节省时间和费用。对重要的或简单的内容，通话前要拟定一个提纲，突出重点，言简意明，使对方能抓住中心。 4、按权限处理问题。通话中涉及的问题如超出自已的权限，不行怕“麻烦”就随口同意，应向对方说明状况，待向领导请示后再答复对方。接打电话时，要出言慎重，识别诈骗电话，防止上当受骗，泄露机密。 5、不得在电话里与对方争吵，不得生硬顶撞，不得人在拒听。 四、电话、传真的治理制度 1、总机在工作时间须有人值班。除前台文秘外，其他人不得用总机接打电话。 2、不准过多、过长时间打私人电话，对屡教不改者，赐予批

4、判以至处分。 3、不得用公司电话拨打私人长途电话。因公打长途电话必需登记。 4、接发传真，由行政治理部专人负责，并进展登记。 5、电话设备由行政治理部统一治理维护。未经批准，不得安装、移动电话设备。 篇2：XY小学电话治理制度 XY小学电话治理制度 为了切实加强治理，确保学校电话主要效劳于学校治理，效劳于工作，效劳于集体，效劳于大家，又避开电话费用过高，做到物尽其用，节省开支。特制订制度： 一、学校电话的主要作用是四个效劳。效劳于学校治理，效劳于工作，效劳于集体，效劳于大家。 二、厉行节省，杜绝铺张。 1.不准在电话上谈天。 2.不准在学校电话上打省外、国外电话。 3.讲文明，讲师德，爱惜电话

5、设备。 三.电话费用，每月由财务室同志去邮电局交纳，在全镇经费中报销，一个月公布一次。 篇3：人防机关公务电话治理制度 人防机关公务电话治理制度 公务电话指为各级领导、各科办公室、门房、战备值班等用于工作的办公电话。通常只开通市话功能，确因工作需要开通国内长途功能的，须经主任批准前方可开通。由政秘科统一治理、结算费用，其他科室人员不得擅自串接电话。公务电话限于联系工作，严禁私用、闲聊，奉行长话短说、节省原则，降低和掌握通话费用。 对违反治理规定，常常公话私用、用公务电话联络与工作无关事项等行为除费用自理外，要进展批判教育;对使用公务电话联络违规违纪事项或发生失、泄密大事的，要追究使用人的责任。