外贸单证操作流程探讨.docx

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1、 外贸单证操作流程探讨 摘 要在履行外贸合同过程中，外贸单证工作是其关键，应当明确外贸单证操作流程，确保外贸单证工作的顺当完成。外贸单证员应当能够娴熟把握外贸单证操作流程，确保每一个流程的正确，避开在这其中消失问题，进而帮忙外贸企业猎取更多经济收益。文章就从订舱、商检、报关、产地证、出货、提单确认、投保和寄清关资料八个方面来说明外贸单证操作流程及留意事项。 关键词外贸单证;操作流程;订舱 DOI10.13939/ki.zgsc.2023.21.073 在外贸企业开展各项经济活动时，单证员都在其中扮演着特别重要的角色，需要由单证员来履行合同。从肯定程度上来讲，外贸单证工作直接影响企业是否能够顺当

2、的寄出猎取和猎取经济收益。不同的结算方法会影响外贸单证的操作流程。因此，文章就以常见的结算方法为例，来阐述外贸单证操作流程。 1 外贸单证操作流程 1.1 订舱 在客户下单后，会在出货的前一周订舱，假如发觉时间较为紧急，还需要再提前一周。外贸单证员要能够精确了解公司的货物何时能够预备好，一般都是在货物包装完成时进展订舱。1在订舱过程中，会托付有关部门进展，并且单证员要与业务员准时沟通，明确客户是自己指定相应的货代，还是由公司来查找货代。当前的订舱分为两种：电子和纸质。假如是电子订舱，就直接在网页上进展操作;假如是纸质订舱，通过提交托付书就可以，托付书的格式可以由货代来供应，也可以由企业自己打算

3、。完成订舱后，货代会发出通知，然后接收货代所供应的订单号，由跟单员来依据实际状况对货物预期到达时间、信息进展录入，最终将进仓单发给工厂。 1.2 商检 对于货物的检查报告，并非全部合同中都存在，假如是由相关法律规定，就必需要进展检查。一些虽然不在法律规定内，但是出口商要求供应检查报告，公司就需要进展检查。2检查可以自己进展，也可以由代理进展，当前许多公司都会选择代理进展检查。比方以出口竹木草制品为例，假如需要进展检查的，就须供应检查公司的信息、发票、合同等相关材料，在检查完成后拿到通关单，为后续报关使用。 1.3 报关 报关同样可以由公司自己进展，也可以托付。当前企业一般合作的都是自拉自报的货

4、代，所以一般也都由这些货代来进展报关。在订舱后会有一段时间要求，需要在这段时间内完成报关。3正常状况下截止日期都是开船前两天。在报关过程中需要供应发票、合同等材料。假如是法律规定需要进展检查的，还需要供应之前商检所获得的通关单，目前一般都是使用网络电子托付报关。 1.4 产地证 对于产地证而言，是否申领需要由客户自身的需求来打算。产地证有许多种类，比方原产地、区域性产地证等，这些可以到入境检疫局办理。一些客户可能需要多种产地证，就需要依据客户需求来为其供应。而且在这其中不管是哪一种产地证，都需要与进口商进展讨论，假如是对产地证有特别要求，在申领前就必需要说明。 1.5 出货 在完成订舱后，货代

5、会为单证员供应详细的货物到达时间、拿集装箱的单据和集装箱地址。在单据中需要明确这次产品的详细规格、数量等相应内容，这直接影响是否能够顺当的出关。4对于尺寸的大小而言，影响到整个货物的重量。对于出口货物而言，其唛头由客户供应就必需要将唛头打在装箱单上，装箱单上的封号要保证正确，避开影响后续的一系列工作。在出货前，要对内容数量、规格等进展严格检查，此外还要检查包装是否符合要求。假如是客户指定货代就需要由指定货代在出货当天供应ENS数据。在货物出运后，应当将出货信息告知客户，并且将预期到达时间等相关信息发送给客户，以便客户能够了解货物在哪个时间段到达，假如是后付款，在到达后就需要提示客户准时付款。

6、1.6 确认提单 在货物发出后，货代会将货单的详细状况供应给单证员，单证员在这其中就需要针对内容来进展核对，假如在这其中发觉错误，要准时和货代进展沟通，比方对于Shipper、Consignee等内容都需要进展核对。5对于一些客户有特别要求，就需要在提单上消失HS code的时候，将客户的要求录入。在明确提单后，要将详细状况与货代进展沟通，支付相关费用后就能够拿到最终的提单。一些客户或选择电放的方法来猎取货单，单证员就可以在这其中将扫描件发送给客户。在完成后需要与客户沟通，让客户准时接收货物，避开由于长期不提取而产生额外费用。 1.7 投保 单证员在收取到运输公司所发出的配舱回单后，需要向保险

7、公司进展投保。保险公司在了解详细状况，保证无问题后为其供应保单，一些公司也会直接与货代进展沟通，让货代来投保。 1.8 寄清关资料 对于在清关时所使用的发票与国内的发票会有所不同，假如客户在这其中有额外要求，就应当依据客户的需求来做好发票，打印公章后和相关的资料共同寄出。6一般状况下，清关所涉及的材料有保险单、产地证、发票等内容。在这其中还需要明确保单和提单的抬头是否正确。在寄出清关资料后，合同内容根本完成，单证员可以通过相关网站来了解货物的信息，然后将货物运输状况告知给客户，让客戶能够满足。 2 外贸单证操作留意事项 作为外贸单证员，首先，要了解产品信息。自身要具备专业素养，企业在这其中也需

8、要留意这一点，这样才能够削减损失的产生。对于外贸单证员应当从生产车间开头了解，对货物包装、规格等都应当娴熟把握。此外，还应当明确产品制作时间、费用等，由于在与客户沟通时，客户可能会提到这些问题。其次，应当熟识产品报价，以及回复邮件。由于报价能够直接表达产品，在这其中涉及货物的规格、尺寸等，外贸单证员要能够依据客户的实际状况来满意客户的需求，确保为客户供应满足的产品。而在这其中对于数量而言，不仅要能够依据客户要求的材质来进展，而且还需要适当调整数量，假如客户无法给出详细数量，外贸单证员要能够为客户供应一个参考。与此同时，外贸单证员还要能够精确地回复邮件，提高自身的工作效率，使客户满足。最终，在客户确定产品后，会要求寄样，这也是外贸交易中较为常见的一种状况。所以，外贸单证员应明确自身公司是否能够满意客户的要求，如若不能要照实告知，这样客户在收到货物的时候也能够满足。 3 结论 总而言之，对于外贸单证操作流程而言，要能够保证每一个环节的工作质量，从订舱到最终的寄清关材料都应当引起外贸单证员的留意，必需要实行正确的方法保证货物的准时寄出，到达客户的要求，这也为企业的进展供应帮忙，让企业能够猎取更多的经济收益。