上海电力学院OA协同办公系统建设管理研究_叶涵敏.docx

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1、 国内图书分类号： C935 国际图书分类号： 300 学校代码： 10079 密级：公开 专业硕士学位论文 上海电力学院 OA 协同办公系统 建设管理研究 硕士研究生： 叶涵敏 导 师 ：张立辉教授 企 业 导 师 ：茅大钧教授级高工 申 请 学 位 ： 工 程 硕 士 专业领 域：工业工程 培养方式 :在职 所在学 院：经济与管理学院 答辩日期： 2015 年 6月 授予学位单位：华北电 力大学 Classified Index: C935 U.D.C: 300 Thesis for the Master Degree Study on the Office Automation Syst

2、em Management in Shanghai University of Electric Power Candidate： Ye Hanmin Supervisor： Prof.Zhang Lihui School： School of Economics and Management Date of Defence： June， 2015 Degree-Conferring-Institution s North China Electric Power University 华北电力大学硕士学位论文原创性声明 本人郑重声明：此处所提交的硕士学位论文上海电力学院 0A 协同办公系统

3、建设管理研究，是本人在导师指导下，在华北电力大学攻读硕士学位期间独立进 行研究工作所取得的成果。据本人所知，论文中除己注明部分外不包含他人己发表 或撰写过的研究成果。对本文的研究工作做出重要贡献的个人和集体，均己在文中 以明确方式注明。本声明的法律结果将完全由本人承担。 上海电力学院 0A 协同办公系统建设管理研究系人在华北电力大学攻读 硕士学位期间在导师指导下完成的硕士学位论文。本论文的研究成果归华北电力大 学所有，本论文的研宄内容不得以其它单位的名义发表。本人完全了解华北电力大 学关于保存、使用学位论文的规定，同意学校保留并向国家有关部门或机构送交论 文的复印件和电子版本，同意学校将学位论

4、文的全部或部分内容编入有关数据库进 行检索，允许论文被查阅和借阅，学校可以为存在馆际合作关系的兄弟高校用户提 供文献传递服务和交换服务。本人授权华北电力大学，可以采用影印、缩印或扫描 等复制手段保存，可以公布论文的全部或部分内容。 本学位论文属于（请在以上相应方框内打 “ V”) ： 保密 ， f 年解密后适用本授权书 不保密 华北电力大学硕士学位论文使用授权书 摘要 随着高等教育的大力发展，高校组织机构规模、师生人数、校区面积都相应有 了巨大的变化。随之而来的是高校传统的办公管理方式与不断增长的办公业务量之 间的矛盾正在日益明显。高校只有提高资源使用效益和行政管理水平，才能搞好教 学、科研工

5、作，提高服务社会的质量。在这样的背景下，高校引入 0A 协同办公系 ,统来辅助行政管理就显得很有必要。 本文以上 海电力学院开发建设 0A 协同办公系统为例，旨在研宄如何将管理理 论和方法应用到高校 0A 协同办公系统建设的实践中去。文章首先简要概述了国内 外在 0A 系统发展历程和 0A 系统的建设管理理论，并将信息化建设与传统业务建 设作了比较。接着，从上海电力学院目前的行政管理和办公自动化的现状入手，结 合实际情况对上海电力学院 0A 协同办公系统建设的可行性进行了探析，同时通过 调研对上海电力学院 0A 协同办公系统需求作了分析并得出了具体需求内容并设计 了系统模块。之后，从组织管理、

6、进度管理、质量管理、沟通和培训管理、以及风 险管理这五个方面对上海电力学院 0A 协同办公系统实施过程中遇到的问题和管理 的方法进行了深入的剖析和阐述。目前该系统行政管理、流程实施、基础办公功能、 工作管理、以及知识管理这五大管理模块己经开始投入使用。因此，本文利用层次 分析法对这五大管理模块进行综合评价，结果展示了各个模块的不足，从而为以后 线上 0A 系统需要改进的地方提供了方向，同时也为线下的使用人员提出了要求。 本文提出了一些关于在高校 0A 协同办公系统建设中实施管理方面的方法，为 高校0A 协同办公系统建设中存在的一些共性问题提供一些解决的思路 ； 并通过 对 五大功能模块的分析，

7、为之后 0A 系统在校园的普及和完善提供了依据。 关键词：高校； OA 协同办公系统；综合评价；管理 Abstract With the rapid development of higher education, there are huge changes in terms of the scale of university organization, quantity of personnel and square meter of campus, which cause the traditional administration far and far behind the inc

8、reased business. A university can do good job to teaching, scientific research and well serving the society as long as it improves the efficiency of resource deployment as well as service level of administration. Hence, it will be highly necessary to adopt OA system in daily administration of uni ve

9、rsity. The author will show you a real case of developing OA system in Shaniai University of Electric Power ( SUEP ) in this paper, in which you can study how to apply the theory and methods to the practice of OA system in SUEP. Firstly, in this paper, the development of OA system and the constructi

10、on management theory of OA system are briefly summarized， and the cons 加 ction of information technology and the traditional business are compared. Secondly, starting from the current administrative management and office automation (OA) status of SUEP, the feasibility analysis of OA cooperative offi

11、ce system in SUEP is carried out in the practical situation. At the same time, through investigation and analysis of the OA system of SUEP, the content of specific requirements were analyzed. Thirdly, the author will get an in-depth analysis and elaboration of the OA project implementation in SUEP f

12、rom the view of organization management, time management, quality management, comnmaication & training, and risk management. At present, the five management modules of the system， such as administration, process implementation, basic office functions, work management and knowledge management, have a

13、lready begun to put into use. Therefore, this paper uses the analytic hierarchy process to carry on the comprehensive evaluation to the five management module, the result shows the insufficiency of each module. So as to provide the direction for the improvement of OA system in the futurej but also m

14、ake the request to users. This paper presents some methods for implementing the management on OA cooperative office system in University. And through the analysis of the five functional modules, it provides the basis for the popularization and perfection of the OA system in university Keywords: Univ

15、ersity; Office Automation; Comprehensive Evaluation; Management 目录 m .I Abstract. . II m-mmt . i n 研究背景及意义 . 1 L1.1 研究背景 . 1 1 丄 2 研究意义 . . 1 1.2 国内外研宄现状 . .2 1.2.1 对办公自动化系统的研宄 . 2 1.2.2 对高校 0A 系统的研究 . . 4 1.3 办公自动化系统建设与传统业务建设的比较 . 5 1.4 本文研究结构与内容 . 5 第二章上海电力学院 0A 协同办公系统需求分析和可行性分析 . . 7 2.1 上海电力学院概况

16、 . 7 2.2 行政管理现状分析 . 7 2 J 0A 系统建设现状 . 8 2.4 0A 协同办公系统建设的需求分析 . 9 2.4.1 需求分析概述 . 9 2.4.2 需求分析管理 . 10 2.4.3 需求分析与功能模块设计 . 11 2.5 办公自动化系统建设的可行性分析 . 14 2.5.1 经济上的可行性分析 . 14 2.5.2 技术上的可行性分析 . 15 2.5.3 管理上的可行性分析 . . . 15 2.6 本章小结 . 15 第三章上海电力学院办公自动化系统实施过程管理 . 16 3.1 组织管理 . 16 3.U 组织管理概述 . 16 3.1.2 组织结构及责任

17、分配 . 18 3.2 进度管理 . 19 3.2.1 进度管理概述 . 19 3.2.2 工作分解结构 WBS . 20 3.2.3 进度计划 . 23 3.2.4 进度控制 . 27 3.3 沟通管理及培训工作 . 28 3.3.1 沟通管理 . . 28 3.3.2 培训工作 . 33 3.4 质量管理 . 33 3A1 质量管理概述 . . 33 3.4.2 PDCA 循环管理在办公自动化系统建设质量管理中的应用 . 35 3.5 风险管理 . 37 3.5.1 风险管理概述 . 37 3.5.2 风险分析与管理 . 38 3.6 本章小结 . . 40 第四章上海电力学院 OA 协同

18、办公系统的评价 . 41 4.1 层次分析法介绍 . 41 4.2 OA 协同办公系统的综合评价 . 44 4.2.1 OA 协同办公系统层次划分 . 44 4,2.2 层次分析法计算权重 . 45 4.2,3 分析与建议 . 48 4.3 本章小结 . 49 第五章结论与展望 . 50 5.1 论文主要工作 . 50 5.2 后续工作建议与展望 . 50 参考文献 . . . . * . 51 攻读硕士学位期间发表的论文及其它成果 . . 54 致谢 . 55 作者简介 . 56 第一章绪论 1.1 研究背景及意义 1.1.1 研究背景 近年来， .我国的高等教育正处于前所未有的发展阶段，各

19、大高校的教育规模也 在不断扩大，随之带来的是高校组织机构庞大，校区面积增大，师生人数增多，各 类事务也更加纷繁复杂，处理起来往往牵涉到众多的机构部门。随着对高校管理职 能要求地不断増强，传统公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐。 “ 工欲善其事，必先利其器 ” ，高等学校作为高新技术的发源地，要搞好教学、科 研工作，提高服务社会的质量，拓展服务社会的功能，步入经济、社会发展的舞台， 就必须借助 0A协同办公的技术，加快对知识信息的创造、加工、传播和应用，提 高资源使用效益和行政管理水平。 0A 协同办公模式无疑更符合信息时代和低 碳经 济的要求，各高校正纷纷上马OA 协同办公系统，努

20、力实现办公业务的网络化和数 字化。 1 丄 2 研究意义 如何建立符合高校自身发展战略要求的 OA 协同办公模式；如何使用国外先进 的管理理念、方法和技术手段，来完善 0A 协同办公系统建设的过程、把握 0A 系 统建设的各个环节，这就提出了研究这一问题的必要性。 , (1)理论意义 通过分析上海电力学院 0A 协同办公系统建设过程中各阶段的管理问题，通过 对 OA协同办公系统实施管理过程中的研究，能够为高校 0A 协同办公系统建设中 存在的一些共性问题，提出一些解决方法，提供一些参考和启发，促使高校将 0A 系统建设的计划、实施、控制、收尾及评价各实施管理阶段充分做好，从而提高系 统建设实施

21、效率，最终实现最大的价值和收益。 (2)现实意义 虽然目前很多高校已经开始使用 0A 协同办公系统，但是诸如系统建设不能实 现预期的目标，系统使用中出现水土不服现象、系统后期维护困难，系统投入资金 远超预算，人员培训未达到良好效果等问题还是时有发生，因此，对上海电力学院 OA 协同办公系统实施管理全过程进行研宄，如何构 建合理的组织结构，控制好建 设的时间、质量等要素，做好沟通培训工作，规避风险，使各阶段的工作都能顺利 进行，是本论文要实现的目标。 1.2 国内外研究现状 1.2,1 对办公自动化系统的研究 (1) 办公自动化 办公自动化，即 Office Automation (以下简称 0

22、A)， 是在西方发达国家经济高 速 J；展，办公业务量急剧增加，使得企业的生产效率不断下降的背景下，而渐渐发 展起来的一门综合性的技术。它是以行为科学、系统工程学和管理科学作为理论基 础，将计算机技术、现代通信技术、互联网技术和信息技术等综合应用于各类各项 曰常办公事务中，以此达到提升工作质量，提高工作效率、辅助决策的目的。它是 经济增速，社会进步和科学发展的必然产物，对推动社会现代化发展建设具有重大 而又深远的意义 1。 办公自动化概念在国外发展的过程大致经历了三个阶段： 1936 年，美国通用汽车公司 D.S.哈特第一次将办公自动化作为一个术语提出。 20世纪 60 年代初，美国等西方发达

23、国家出现了办公自动化概念。 20 世纪 70 年代，美国麻省理工学院教授 M.C.季斯曼对办公自动化下了一 个较为完整的定义。 M.C.季斯曼教授 2对办公自动化的定义是： “ 办公自动化就是将计算机技术、通 信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理且量非常大而结 构又不明确的那些业务处理上的一顼综合技术。它的基本任务是利用先进的科学技 术，使人们借助各种设备解决一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效 率和质量，方便管理和决策的目的。 ” 中国对办公自动化的研究起步要晚于欧美、日本等国家。直到 1985 年中国召 开了第一次办公自动化划讨论会才对办公自动化进行了定义。

24、(2) 办 公自动化系统 办公自动化系统，即 OA 系统，是指通过现代先进科学技术的应用，办公人员 将部分办公业务物化于人以外的各种设备，通过各种媒体形式，传输和管理信息， 形成设备和办公人员共同完成工作任务的人机信息系统。 随着计算机技术、信息化工程及互联网建设的快速发展， OA 系统经历了多阶 段的革新和本质性的突破，一般认为可分为四个发展阶段： 个事务型 OA 阶段，以数据处理为中心，应用单机版应用软件，如微软 Microsoft公司的 Office 办公软件。 业务流程型 OA 阶段，以工作流为中心，应用局域网技术合作办公，打破了 之前个人化办公模式 . 知识管理型 OA,以知识管理为

25、核心，应用互联网技术，使得原先单一的日 常工作管理基础平台向企业知识传播和共享的支持平台转变。 智能协同型 OA。 以协同为核心，形成跨功能多系统的全面信息和流程整合 智能化系统，成为了整个企事业内部信息化的平台和入口。随着移动办公自动化系 统的加入，可以随时随地地获得信息，便高效地 1：理事务 3。 (3)国内外研宄 随着办公自动化系统开发设计技术不断地提高，用户要求不断地复杂细致 化，系统建设的管理难度也随之增加。本世纪初期以来欧美、日本等国家出现了一 系列优秀的系统设计和建设管理方法，如 SOA 面向服务开发理论的提出，敏捷开 发的逐渐使用，建模技术的兴起，面向对象技术的成熟，项目管理理

26、论 PMBOK 思 想的广泛使用等等。 虽然国内办公自动化系统建设相较发达国家起步较晚，但随着技术的不断成熟， 理念不断的更新， OA 系统设计建设的水平也正在不断向欧美等国家接近。目前国 内的 OA 系统已经应用于各行各业。在最近几年不断摸索中，也逐渐形成了适合中 国国情的系统建设和管理方式。 以下是对部分国 内外研究内容的综述： 功能方面： Brock、 Wilkerson、 Wiene4等在其书中介绍了国外的 OA 系统功能，尤其是在 多媒体、数据即时通讯、智能化等这些方面已经做的相当成熟。比如美国的微软公 司 （ Microsoft)的 OA 系统就囊获了公司所有办公业务功能，拥有视频

27、会议、终端 通讯、语音识别以及与其它系统间的数据交互模块，真正实现了办公自动化处理全 覆盖 。 技术方面 ： ThomaS5在其书中具体介绍了 SOA 面向服务架构，并指出 SOA 可以应用于开 发 0A办公系统、电子商务系统等十分广泛的领域 。 SOA 与 OA 系统的融合可以推 动办公自动协同软件发展。 荷兰的 Wilvan、 Hee6的著书， Hossny、 AbdElrahman、 Badr7等的文章，宋朝 8、杨刚 9的论文等都介绍了基于工作流的系统开发技术。 聂祥 1()，刘光鼐 11等的文章对移动办公自动化系统设计建设进行了研究。赵金 12，宋洪涛 13的文章都探讨了办公自动化系

28、统建设的网络安全问题。 管理方面： 美国明尼达大学教授凯西 斯奇沃泊 （ KathySchwalbe) 14在其书中结合现实中 成功和失败的案例，从项目集成、范围、时间安排、成本、质量、人力资源、沟通、 风险以及釆购等角度提出了 IT 项目尤其是软件工程项目的管理方法和过程。 熊学武 15在书中对组织为何需要协同管理平台软件 （ 0A)， 如何选择适合的 0A， 如何实施 0A， 如何推广 0A， 如何评价 0A 成效等做了详细的阐述。 1.2.2 对高校 0A系统的研究 对高校办公自动化系统的研宂主要可以分为四个阶段： 第一阶段大概出现在 20 世纪 60 年代。由于当时办公自动化还属于先进

29、技术， 并没有大规模普及。相关尖端人才少、建设使用费用高，所以只是出现在部分高校 的科研活动中等。 第二阶段出现在 20 世纪 80 年代左右。在美国这个时候计算机己经开始慢慢普 及，相关专业人才也越来越多，许多美国的高校开始建立了自己学校内的办公自动 化系统。 第三阶段出现在 20 世纪 90 年代中后期。个人电脑的大范围使用，互联网的高 速建设，信息技术的飞跃发展，都促使办公自动化系统在国内高校生根发芽。 第四阶段出现在大约 2010 年以后。办公自动化系统已经在各高校遍地开花。 随着移动终端的普及和协同办公技术的日趋成熟，高校办公自动化系统开始慢慢向 协同办公系统和移动办公系统转变。 以

30、下是高校办公自动化系统研究内容的综述： 李聰 16，张秋松 17,马胜龙 18等都对高校办公自动化系统的设计和实现做了深 入研宄。 邓文华宋晓丽等从具体某个技术的角度出发，对高校 0A系统的设计与 实现做了探讨。 刘雪滢 21,张位刚 22等高校建设移动 OA 办公系统进行了研究。 陈树彬、洪沛伟 23通过对高校 OA 实施中存在问题进行了分析，并提出了相应 的改进措施。 从以上的国内外参考文献资 料来看，目前从 OA 办公系统设计角度进行研宄的 文章有很多，但是针对 OA 办公系统建设管理研宄的方法和文章却不多，而且大部 分是针对企业或者政府部门 OA 系统建设的管理研究，真正能涉及高校 O

31、A 系统建 设管理的研宄就很少。 1.3 办公自动化系统建设与传统业务建设的比较 0A 协同办公系统建设其本质是企业信息化的过程，这一过程即流程优化和效 率提升的过程。 信息化建设于其他传统业务建设相比，彼此既有相通的共同点，也有着自己独 有的一些特点。下表 M 将信息化建设与传统业务建设从需求与期望、人力资源、 技术、管理复杂性、对企业的作用、风险、外部影响等这几个要素进行比较。 表 1-1 信息化建设和其它传统建设的比较 要素 Z信息化建设 传统业务建设 需求与期望 今 不明确、不稳定、时常变化 比较明确、稳定 今 对人力资源依赖性高 今 对人力资源依赖性低 人力资源 今 建设小组成员由兼

32、职与全职 混合组成 通常由全职或专用人员组成 今 大多为传统技术，更新换代速 技术 今 技术更新换代快 度较慢 v 今 技术风险阔 技术凤险较低 今 范围缺乏清哳的界定 管理复杂性 今 时间、成本不易控制 范围、时间、成 :、质量等管 今 质量受到人为因素影响大 理要素明确清晰，较易管理 今 管理难度教导 今 非主要业务必要成分 是主业务不可缺少的重要组 对企业的作用 今 辅助主业，对主业开展起支持 成部分 作用 今 与主业并肩存在 今 受较多因素影响，风险相对较 风险 大 风险相对较小 外部影响 外部影响大 外部影响相对较小 因此，在 0A 协同办公系统建设管理中，要对各类实施管理方法进行深

33、入了解 并根据实际情况做出相应的改变，以适应每一个系统建设的实施管理要求，帮助顺 利完成 OA 协同办公系统上线的各项工作。 1.4 本女研究结构与内容 本以 0A 系统发展历程和实施管理理论作为研究依据，以上海电力学院的 肀北屯力大学硕士学位论文 0A 协同办公系统建设作为研究对象，剖析了上海电力学院目前行政管理和 0A 系 统的现状及存在的问题，并对在上海电力学院实施 OA 协同办公系统建设的需求和 可行性进行了分析。接着，从组织管理、时间管理、质量管理、沟通和培训管理和 风险管理等五个角度对上海电力学院的 OA 协同办公系统建设实施过程管理进行了 研宄，将理论与实际相结合，对上海电力学院

34、 OA 协同办公系统建设管理中的关键 几个管理步骤提出了一些对策和方案。最后通过层次分析法对五大模块进行了研究 评价。本文组织结构如图 1-1 所示： 第二章上海电力学院 0A 协同办公系统需求分析和可 行性分析 2.1 上海电力学院概况 上海电力学院是一所中央与上海市共建、以上海市管理为主的全日制普通高等 院校。学校共有三个校区，分别位于上海市杨浦区的长阳路和国顺东路以及浦东新 区的学海路。目前，学校全日制在校生规模一万余人，教职工一千余人。 上海电力学院建校己有将近 64 年的历史了，己逐步发展成了以工科为主，主 干学科电力特色明显，同时还兼具有管理、理学、经济、文史等学科的高等学校。 学

35、校共有12 个二级学院和 2 个直属学部。学校设有热能与动力工程、电气工程及 其自动化等 29个本科专业，并有 8 个独立招收和培养硕士研究生的硕士点。同时， 学校还拥有 “ 上海热交换系统节能工程技术研究中心 ” 、 “ 上海发电环保工程技术研 宄中心 ” 等四个技术研宄中心为上海市工程技术研宄中心和一个国家级工程实践教 育中心。 学校创建以来，己经为我国培养了近 4 万名各行业、尤其是电力行 业的专业技 术人员，为我国电力工业的振兴与发展及髙级专业人员的培养做出了卓有成效的贡 献，成为我国电力人才培养的摇篮。 2.2 行政管理现状分析 上海电力学院行政管理现状主要可以归纳为以下几个方面：

36、(1) 多校区办公，机关人员精简 十几年前全国高校改革，上海电力学院也加入了不断扩招的队伍，扩招使得原 本的就不大的校区显得拥挤不堪，促使学校在上海另外两地增设了分校区。行人 员常常要在不同校区之间奔波办公。同时这几年机关人员精简，一个人往往承担着 多项分工任务，一旦有人因出差或者生病等原因而不在 _位上，将会使工作搁置不 前。 (2) 金字塔式的组织结构，不利于信息全方位传递 上海电力学院采用了目前在我国高校行政管理中的普遍模式，即为 “ 校一院一 系 ”三级管理层次。一级管一级，隶属关系清晰，建构了一个金字塔式的组织结啤 在这种金字塔组织结构下，传递信息通常通过几种形式 . 层层下发文件或

37、通知、召 集开会、层层上报等。在这几种信息传递形式下往往会产生以下问题： 公文流转效率低。传递公文主要还是通过人工传递，有些紧急重要的文件经 过党委书记、校长、分管领导、部门领导到具体工作人员等层层传递，对文件要求 开展工作所剩佘的时间己经不多了，有的甚至己超时了。同时流转程序的不规范也 使得效率降低 。 不利于跟进督办。各项工作任务下发后，信息反馈慢，跟进督办较为耗时费 力。 文山会海。虽然中央下发了 “ 八项规定 ” ，文山会海己经有所减少，但是在信 息传递单调的情况下，发文开会依旧是一种较为常用的方式，行政人员还是常常疲 于应付各种会议，影响了工作效率。 (3) 事后处理多，事前预测少

38、管理人员被繁琐重复劳动耗去大量时间，没有充分的时间和精力去综合、分析、 解决管理中出现的重要、重大问题，往往重心都是在事后处理上，而不是事前预测 上。 (4) 人员存在流动性，知识不能固化 学校管理人员存在一定流动性，使得很多工作经验未能保留，没有使知识固化 下来。 (5) 业务流程繁杂，制度执行带有随意性 学校各种门类的业务流程复杂繁多，如果第一次办理业务的师生不了解流程， 不熟悉各个职能部门的话，从提交申请到最终完成往往需要往返多次才能完成。另 外，业务流程虽有一定的制度，但是细节上仍然会因人的不同而有所变化，带有一 定的随意性。 (6) 数据统计工作多，人工收集分析效率低 高校经常有各种

39、调研问卷，基本采用人工收集统计的方式，无论对于被调研人 员还是调研工作人员都是一件较为麻烦的事情。同时统计工作量大，也比较容易出 错。 2.3 0A系统建设现状 上海电力学院经过学校信息化建设的长期积累，计算机硬件环境和主干通讯网 络搭建完成，校园网连接 3 个校区和十多个附属单位，覆盖全校所有教学、办公、 宿舍等 200余幢楼宇。学校在校园网上建设并投入使用了十多个主要职能域的业务 信息系统，涵盖了教学、学生、人事、档案、财物、资产、校园一卡通、校友会基 金等大学管理的重要环节和部门。建设和投入使用了统一身份认证和集中权限管理 平台，通过校园信息门户在全校数十个应用系统中实现统一身份认证后的漫游访问。 虽然这些建设为