中国工商银行电子邮件及办公自动化系统[修改版].pdf

《中国工商银行电子邮件及办公自动化系统[修改版].pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《中国工商银行电子邮件及办公自动化系统[修改版].pdf（14页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、第一篇：中国工商银行电子邮件及办公自动化系统 作为国内最大的国有商业银行之一，中国工商银行目前拥有工商企业账户 810 万个，居民储蓄账户 4.2亿户，全年结算业务量占全国金融系统 50%以上，资产总额达到 36,296 多亿元人民币，从 1991 年起连续 5年名列中国 500 家最大服务企业的首位，成功地跻身于世界大银行的行列，在 1996 年银行家杂志根据总资产进行的排名中，中国工商银行名列第 5 位。在业务的迅速进程中，工商银行始终清醒地认识到:现代金融企业的竞争已经不仅仅是客户服务水平的竞争，更是一种内部管理 水平和工作效率的竞争，因此工商银行在积极扩大业务网点、开展新业务的同时，更

2、注重通讯基础设施的建设，积极采用世界先进的信息技术循序渐进地部署适用、可扩展的信息系统。早在 1996 年 10 月时，工商银行便选定 Lotus Domino/Notes作为电子邮件及办公自动化系统平台。截止到现在，工商银行已先后购买了 25,000 个 Lotus Domino 和 Notes许可证，所有一级分行、二级分行均已全部连上 Notes 网络，终端用户目前已达 20，000 人，服务器近 700台，形成了一个覆盖全国 330 个城市的大型应用网络，应用范围从最初的电子邮件，拓展到现在的日常办公、会计报表、资金划拨、证券管理和牡丹信用卡业务等多种业务系统。为工商银行全面实现信息 资

3、源化、办公自动化和决策科学化提供强有力的帮助，有效提高工商银行的整体决策水平、管理水平和工作效率。系统分析经过十几年的建设，中国工商银行在大、中、小型及微机平台上开发了各种银行业务系统，并且在总行、省行、大部分市行乃至县行都已经利用计算机技术建立起各自的办公自动化(OA)系统。但这些 OA 系统缺乏统一的标准，它们之间或无联系，或联系手段落后低效，这种状况严重影响了整个工行各部门之间的信息沟通效率。为了尽快改变这一状况，工行希望 能够构建一个跨平台的信息传输通道与电子邮件系统，形成一条能够高效传递部门之间、上下级之间信息的高速通道，实现全行信息传递网络，确保 OA 系统网络的一致性，实现信息传

4、递的规范化和集约化管理，并逐步实现全行范围内的多媒体信息传递。事实上，构建这样一个全行范围内的电子邮件及办公自动化系统，工行已拥有 较为齐备的硬件设施。在此之前，工行建有一个全国范围的 SNA 广域网，总行的主要部门、各省行和地市分行大都构建了自己的局域网。硬件设施基本齐备，所需建 立的是能够充分利用硬件设施的软件系统，将工行已有的各种网络系统连接起来，实现总行直接管理的、行内跨平台的电子邮件和办公自动化信息处理系统。系统目标建立工商银行电子邮件及办公自动化系统统 一、快速、高效的基础设施，形成全辖范围内的快速电子邮件网络系统，并以此作为全行 MIS 与 OA 系统的基础工程，形成自动化的信息

5、传输通道，实现总行、省(市)分行、地(市)、以及县级支行或办事处的信息快速传递。在此基础结构之上，将工行现有的各类办公自动化系统连接起来，并提供签报/报告、公文处理、档案管理、领导活动安排、会议管理、电子公告、项目管理、个人文档管理、个人日志、通信录等应用，从而最终实现全行范围内的、以总行为中心的、信息共享的无纸办公系统。为此，工行需要构建一整套完善的软、硬件基础结构，充分利用工行现有的各种应用系统，实现总行集中管理的、行内跨机种、跨平台的电子邮件和综合信息 存取系统，并能够在将来可以根据需要灵活扩展，利用该基础结构实现其他服务。要求该系统能够采用网络通讯方式、分布式数据库管理技术，为银行办公

6、提供高效 率的管理手段，运用科学方法对银行业务信息及有关社会经济信息进行采集、分析处理和存储加工，为银行高、中层决策提供决策依据和辅助资料，为银行资金运 用、完善经营管理提供服务，为社会经济部门提供行业或产品的预测分析报告，充分发挥银行经济信息的作用。系统结构总体网络结构工行电子邮件及办公自动化系统采用TCP/IP 协议，并遵照中国工商银行全国信息交换网 IP 地址、服务器名及主机名编码规定使用网络地址。在总行、省行和地市分行，设立用于邮件路由和数据库复制的 HUB 服务器，各级 HUB 服务器通过路由器、再通过总行的广域网实现局域网之间的连接和通信。在没有广域网的地区和需要移动工作的用户，可

7、以使用 Modern 通过电话线拨号与各级 Notes 服务器联接。整个系统采用层次结构。在总行、省行、地市行、县行和分理处四级分别建立连接本地用户的局域网，在每一个物理局域网上至少设立一个Notes服务器，连接 各个办公室和业务处室的PC，客户机端通过TPC/IP协议与服务器相连。电子邮件基础设施建设工行电子邮件及办公自动化系统采用客户/服务器体系结构，并提供存转路由和邮件转发代理功能，保障网络系统具有较高的容错性和邮件传输效率。系统充分挖掘现有网络平台的潜力，不仅能够为用户提供方便易用、功能完善的邮件处理系统，而且能够在网络资源 管理、共享和转换各类应用系统的信息方面提供安全、可靠和强有力

8、的工具。系统运行可以跨操作系统平台和跨网络传输协议，确保能够满足工行企业机构的调整和跨部 门、跨企业通讯和数据交换的要求。系统功能本系统旨在利用网络通讯技术，实现总行、省行、省辖地市行、县支行、直至办公处的办公室、人事、规划、计划、会计、储蓄、信贷、国际业务等主要部门 之间业务信息传递、文件以及办公处理自动化，从而实现无纸化办公。系统的主要功能包括:非 Notes 应用的文件传输。基于 Notes 的应用，包括:无纸化办公管理系统利用 Notes 工作流及数字签名技术实现工行机关办公计算机 化管理，支持远程数据库共享和远程移动办公，行内人员无论是出差，还是在办公室，都可以获得同样多的信息，有效

9、地解决了办公信息上传下达的问题，为工行的 科学决策提供有效手段。通过对用户所在分行、部室、级别的验证，系统能够实现行内签报、行内报告、干部考勤管理、会议管理、档案查询、部门报告、部门意见 和建议等日常办公管理，有效提供机关的办公效率。公告信息管理 提供包括行长信箱、行内通知、行内意见和建议、机关宣传、部门通知、部门意见和建议等多种信息。公共信息管理 提供包括金融快讯、知识园地、专家论坛、市场行情、行内传真、公共咨 信、经验交流、新闻时速、寻求帮助等公共信息，并对工行所有人员开放，行内人员可在该库相应栏目中阅读、发布、答复和修改文章。个人事务管理 包括个人通讯录、个人日志、个人文档等。公文管理系

10、统 包括多媒体光盘档案管理系统和公文编辑排版标色发排系统两大模块，前者主要负责对工行行内行外收发文书的收集整理和归类，借助 Notes 的全文检索功能实现分级授权，建立查询记录，对历史文档提供扫描图象文件的多媒体光 盘管理，不仅可以在显示屏上阅读全文，还可听到、看到与之相关的音像、图片，实现公文、文书档案管理一体化。公文编辑排版标色发排系统工程是建立在中文 Windows 或 Windows 95 平台之上的、适合银行机关系统使用的公文信件编辑排版系统。公文管理系统革新了传统公文信息生成和管理方式，紧密集成先进的网络技术、电子邮件、数据库管理、电子编辑排版以及输出打印设备，能够提供重要的特殊功

11、能，比如可以在网络从彩色喷墨打印机打印出带红色文头、印章的文件。人事档案管理系统采用先进的多媒体光盘管理系统来管理行内每个职员的人事档案、职务及工资变动情况，并能够直接从彩色喷墨打印机或激光印字机打印出特殊 格式的文书、人事档案材料。资金汇划系统能够实现资金汇划的申请、通知和调拨指令的下达，显著提供资金利用效率。与桌面软件的集成，由于 Notes 可以利用 OLE 等应用间数据传送机制完成与其他桌面软件的集成，因此，用户可以将在其它应用中生成的信息(如 Lotus 1-2-3 表格、FreeLanceGraphics 图象)放到 Notes 文档里。与数据库系统的集成，Lotus 公司提供了多

12、种有效的集成技术和产品，确保新系统能够集成现有的、基于不同数据库管理系 统的各种应用系统。支持 Internet/Intranet，由于 Notes 同时也是一个完备的 Internet/Intranet 平 台，可 以采用 SMTP/MTA附加软件与其他基于 Internet 的电子邮件系统互换 信息，因此可以采用 Notes 邮件系统直接接收或发送Internet 邮件。系统效益 分析经济效益 工行电子邮件及办公自动化系统的建成，确保工行能够实现全 国各分行之间信息传送和办公管理的自动化，为全行的信息决策管理和与包括 Internet 在内 的外部网络的连接提供了有力的保障，直接经济效益可

13、望达数十 亿甚至上百亿人民币。其中包括:由于系统的投入使用，每年将可节省 10 亿元的 差旅、电话、通信和会 议等费用;系统的自动化可以减少收发文人员和办公管 理人员，和文件印刷等费用，这一项预计每年可节省 10 亿元;系统的投入使用 将推动一系列新型金融服务项目，由此而带来的各类服务费收益每年可达20 亿元;系统的科学性和准确性可以养活风险投入费用将达到15亿元;系统的投 入产出比高达 50:1。社会效益 工行电子邮件及办公自动化系统的实施，直接 受益者将是工行辖区内各 分行及各个业务往来的企事业单位。同时，由于 金融信息处理现代化直接关系到国计民生，关系到各行各业，关系到千家 万户，因此，

14、本系统的间接受益者还可以 是国家各级政府机构和社会企事 业单位及家庭用户。一些体会:Lotus Domino 是一个面向应用程序和邮件处理的服务器软件，集成 了电子邮件、群件应用和Internet Web 等全面功能，具有完善的工作流控制和 数据库复制技术，尤其适合于处理各种非结构化与半 结构化的文档数据、建 立工作流应用、建立各类基于 Web 的应用，支持多种硬件平台、多种操作系统 和多种网络协议，这些功能使基于 Internet、Intranet 的一系 列交互式商业解 决方案成为可能。允许 Domino的企业用户能够迅速建立、使用和管理许多应用 程序，让合作者、商业伙伴及顾客对关键的商业

15、活动进行在线合作 与协作。与Domino服务器软件一起工作的Notes客户机软件可以通过把企业现有的 Client/server邮件处理系统、个人 Web 数据库、企业内外的通信与协同工 作手段结合起来，提供一个理想的通信基础设施，用于改善商业过程。Domino/Notes 另一个突出优点是它的网络安全控制得很好，具有包括验证、数字签名、存 取控制和加密在内的一整套安全保密机制，为金融机构高要 求的安全管理提供充分的保障。Lotus Domino/Notes 所具有的强大功能、开 放性、跨平台性、易用性、可伸缩性和安全性，为工商银行在市场经济大 潮中提供高效率的金融服务提供先进的信息技术手段，

16、同时也将为工商银行 的信息基础设施建设沿着世界主流技术方向 的长远发展奠定了基础。Notes 提供了强劲的数据库复制技术，使工行能够容易实现数据库同步。利用 Notes 数据库复制技术可以更改存放地不同服务器或工作站上同一数据库不同副本 的数据信息，而且Notes 数据库复制技术 可以发生在服务器与服务器、工作 站与服务器之间，也可以进行双向复制，在数据库复制过程中无需与数据库 其他事务处理同时进行，这种先进的数据库复制技术能够提供许多优点，包 括减少了网络拥挤;增加了数据库的共享和存取能力，用户在本地网上就可 以得到所需的全部数据;服务器不工作时，也能自动备份和更新用户访问过后 数据库;借助

17、于本地网上存放的数据库副本，用户可以远程脱机访问该数据库。Lotus Notes 综合了电子邮件、文档数据库及丰富的应用开发环境等核心技 术，提供了完备的数据库复制技术，因而工行总行、省行、地市行以及县支行 四级网之间 的数据传输完全可以基于Notes 的数据库复制技术和电子邮件 系统。此外，使用 Lotus Notes 开发的软件包，可以使工行各个部门相互之 间快速、方便地交流信息和协 调营运战略。可以说 Notes 是工行查询、组织、移动和共享信息的枢纽，这些信息可以是来源于关系数据库、电子邮件、桌 面应用、甚至因特网。两年来的实践证明，Lotus Domino/Notes 不仅是一个 高

18、效率的信息传输工具和可靠的信息容器，更是现代大型企业管理思想的一 种体现:让企业的员工通过计算机网络及时获得与其日常工作相关的信 息，使每个员工的工作快速、紧密地融入到企业的整体行为中去，最终促使工行能够真正作为一个整体协调地运行。第二篇：办公自动化系统 项目详情 OA（办公自动化系统）项目简介教育行政办公自动化（Office Automation 简称 OA）系统是针对中小学校领导、教师利用网络办公的一套网络软件。OA 是为具有城域网环境或具有内部局域网的教委量身定做的产品。办公自动化系统的重点在于信息产生、传递、发布和流程控制。在此，以下几个特性贯穿整个流程的始终：机构/部门/人员：所有的

19、系统操作流程控制，都是因具体的机构/部门/人员的不同而设置的，而系统中某一信息的产生、信息的发布和传递等等，都是针对特定的机构/部门/人员的。所以，主体对象的选择是一个共同的问题。信息传递和发布：当一个特定的信息需要告知特定的人员或部门时，可以通过多种渠道进行，如将主题内容发消息，发邮件，发布公告等等。所以选择发布方式也是贯穿系统始终的。信息检索和打印输出：系统所有用户均需要在必要的时候对需要的内容进行检索，并可以将结果和具体内容进行打印输出。因此以上四个功能应该贯穿整个系统的各个模块中。办公自动化系统对于教委和学校内部、教委和学校之间、学校和学校之间按照教育系统内部办公的流程通过信息化的方式

20、，为教育行政管理进行了全新的阐释。需求和计划 整个项目的功能规格说明书和开发计划说明书，描述了整个项目的人员，项目控制、风险、限制，开发计划和业务系统组成及系统模块介绍、各模块用例和事件流分析、系统安全、技术体系等方面内容。OA 功能规格说明书.pdf OA 开发计划.pdf 设计和实现 软件设计规格说明书包含了项目设计要点、架构和策略、主要类和接口设计、数据库设计等方面，代码部分是具体实现的案例。OA 软件设计规格说明书.pdf 测试 包括测试计划、测试用例、评估结果，针对项目的系统化规范化的测试案例。OA 测试计划.pdf OA 测试用例.pdf OA 测试评估报告.pdf 第三篇：中国工

21、商银行电子银行中心 中国工商银行电子银行中心 中国工商银行电子银行中心（石家庄）是中国工商银行全国性客户服务中心，主要负责北方十六个省市电话银行服务的运营和管理。中国工商银行一贯坚持弘筑基业、以人为本、爱惜人才、重才育才，致力于为员工的成长提供良好工作环境和发展机会。我们诚挚邀请有志于工商银行事业发展的优秀青年加入，携手工商银行，共创美好明天！一、招聘岗位 电子银行中心（石家庄）95588 服务代表，主要负责通过电话为客户提供人工服务，含账单查询、业务咨询、投诉受理、在线营销等服务。二、招聘条件 1、年龄 30 岁以下，大专及以上学历，经济、金融、管理、外语、法律、计算机及相关专业，同等条件下

22、，通过全国大学英语四级考试者优先。2、爱岗敬业、品行端正、能遵守国家法律法规及单位规章制度，无不良行为记录。3、口齿清楚，具有较强的语言表达能力，普通话标准流利，获普通话证书着优先。4、具有较好的沟通能力及良好的心理承受能力，具有正确的客户服务理念，具有较强的团队协作精神。5、身体健康，能够适应 7*24 小时运行的工作需要，能够适应轮班及夜班工作。6、熟练使用办公软件，汉字录入速度 60 字/分钟以上。三、工作地点 河北省石家庄市 四、薪资待遇 1、带薪培训：培训时间 10 天左右，每天 40 元的补助。2、试用期工资为正常工资的 80%（1920 元），试用时间为三个月。3、薪资：基本工资

23、 2400 元/月+绩效+夜班补助 300 元/月，平均工资 3000 元以上。五、合同签订 与银行指定科技公司签订劳务合同，五险。第四篇：政府办公自动化系统 政府办公自动化系统 政府办公自动化系统是实现政府机关内部办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。其总体目标是：以先进成熟的计算机和通讯技术为主要手段，建成一个满足政府机关办公自动化业务需要的办公信息系统，使政府机关内部各处室的公文和信息的交流畅通无阻，收到良好的社会效益。提供政府机关内部各处室之间计算机网络之间的信息交换和公文交流，建立高质量、高效率的信息网络，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源

24、化、传输网络化和决策科学化。一、功能介绍 1.个人办公 个人办公主要用于个人事务的处理，包括电子日历、电子邮件、活动安排、待办文件、待办事宜、个 人资料、个人通讯录等应用。其中工作日历、电子邮件、活动安排为 Notes 内置的功能，属于电子政务的 基本应用；名片夹和待办文件则是用户个人事务安排。电子邮件：用于收发 Notes 电子邮件，很重要一点就是处理自己邮件库中的待办文件。工作日历：计算机内置的电子台历可使您轻松地安排的各项事务活动。待办文件：集中处理来自各工作流应用模块中的批办件，如公文处理中的收、发文件等。待办事宜：可以根据用户设置的事件计划表来提醒用户将准备办理哪些事情。个人资料：录

25、入个人信息，具有编辑、存储、管理功能。2、公文处理 公文处理系统提供了收文登记、办理、查询和归档，发文起草、办理、登记和归档等功能，并具有透 明的文件运转流的特征，文件办理者可以及时、清楚地了解文件当前运转状态，真正实现了流程跟踪、监 控“智能化”的功能。收文处理：对网上各单位发送来的办文按类别、单位、密级等进行分类登记，如果是“办文”，则需 由文秘部门送交分管领导进行文件批示处理，“阅件”则需呈领导阅。发文处理：可以起草公文和办理公文（如核稿、审稿、会签、签发等）。提供手工办文与电子办公的 结合，还提供各种办理意见代填和流程切换的功能。督办管理：对领导交办或上级交办的任务和有办理期限的文件（

26、通常来自收文系统中收文）进行登记、督办，提供文件办理进程的跟踪，提醒经办人注意时间的安排。信访管理：为局举报投诉中心或办公室提供对信访件进行登记办理和处理。3、档案管理 文件查询：文件查询库自动接受来公文管理系统中各类收文和发文文件文档，并提供给大家提供一个公文查询的场所和文件归档功能档案业务管理：档案管理系统保存了所有已归档的文件供查询（如查询案卷定义、文件组卷、拆卷、移卷、封卷和案卷借阅）和备案，是保存和管理档案的场所。“档案管理”不仅可以与公文处理系统结合 使用，处理已归档的收文、发文、签报等文件，也可以独立使用，用于登录非公文处理系统处理的其他文 件。其中包含的档案借阅，提供提供对系统

27、内人员借阅档案的管理。4、行政事务 提供诸如车辆管理、固定资产等具体业务处理功能，包括车辆管理、固定资产管理、接待管理、会议 管理、人事管理等。业务审批：审批人在这里进行统一的审批，不必再到各个数据库里进行审批。当然，审批人也可以选 择到他的邮件里审批。车辆管理：由行政处对各部门使用车辆进行网上管理，包括车辆安排、车辆动态显示、派车单、车辆 档案、车辆驾驶员、油耗、车辆维修保养等相关内容管理。固定资产管理：由行政处对全局固定资产进行申请购买、登记、报废等管理。后勤管理：由行政处对本局的清洁卫生资料、水电使用情况等管理。接待管理：由办公室、行政处对本局来访人员的接待进行安排管理。呈批管理：对请假

28、、资料搜集、会议室使用和计算机耗费品领用进行管理。会议管理：主要以一个月一次的局务会议为主，进行会议的组织、会议室安排、人员通知与确认、议题准备与讨论、会议纪要等管理。工作计划：配合会议管理，提供工作计划的登记、审批和归档查询。人事档案管理：对人事档案进行登记、编辑、删除及进行调动、任免操作。5、综合信息 提供质监信息、公告栏等一些信息查询数据库 质监信息：质监信息数据库是个多功能的模块，它集合了内部办公信息，以 简报形式存在，形成正 式刊物。它还可以完成信息的统计和归档，便于浏览和管理。部门信息：用于登记一些部门内的信息，用于在网上发布。公告栏：用于发布各种会议公告、通知、消息等，发布后的信

29、息所有网络用户都可以查阅。网上讨论：网上用户就某一讨论主题、讨论热点发表意见和见解，进行思想交流。6、综合资料 综合资料包括处室资料、通讯录等一些资料数据库。政策法规：用于登记一些与本单位相关的国家重要法律条文及本系统有关规定。处室资料：提供一些重要领导讲话、互联网资料及一些报纸、杂志、图书资料。通讯录：既公用通讯录，提供直属机构、分支机构、三级机构及一些其他重要单位的通讯信息，如地 址、邮编、电话等。7、系统管理 管理员在这里进行机构设置、人员配置、ACL 控制和主题词维护等操作。二、政府办公自动化系统建设问题分析 问题一：政府办公自动化系统的核心是什么？我们团队在开发之前，从各种渠道收集过

30、许多不同厂商 OA 系统的产品说明，经分析发现大部分广做宣传的 OA 系统功能都比较丰富，比如公文管理、会议管理、档案管理、车辆管理、人员管理等等很多功能，但这些 OA 系统真正让政府客户使用得效果如何呢？客户最关心那一块功能？这两个问题我发现很多 OA 厂商没有分析精确！这其实是政府 OA 系统开发中最关键的问题，如果这个问题解决不了，其它功能开发得再深入，再完善，也是无济于事。我们分析很多部门政府客户的需求，发现如下答案：政府 OA 系统的核心是公文管理，公文管理中最核心的是流程管理与公文编辑器。有些客户最开始要求厂商开发 OA 系统时，出于功能的丰富性，提出很多功能模块的需求，比如车辆管

31、理、会议管理以及其它辅助办公管理模块。但经过一段时期的系统运行后，会发现 90%的政府工作人员，90%的时间都只应用公文管理模块，所以这个模块出得问题最多，客户的定制需求也最多。其它功能模块最终会成为一种摆设（除非领导有特殊要求，但即使领导有要求，因为最开始开发时，没有深入调研相关业务部门的需求，这些功能模块最终还是用不起来）。所以笔者建议，客户方和 OA 开发厂商应该拿出 80%的精力放在公文管理模块中来，以满足绝大多数用户使用 OA 系统的需求。至于其它功能模块，比如车辆管理、会议管理，其实可以做为业务管理系统来定制开发，不归于 OA 系统，单独调研，单独开发。笔者可能有些逆潮流而为之嫌，

32、因为目前的 OA 概念是“协同 OA”，要求 OA 系统解决全部的政府办公需求。但笔者认为“协同 OA”是 OA 系统+各业务管理系统+基础数据管理+统一权限管理。所以核心 OA 系统的主要建设目的是解决公文流转问题、解决无纸化办公问题、解决电子公章问题。问题二：公文流程问题，是应用工作流，还是让客户自行动态定义流程？我发现 IT 真是个炒概念的领域，前两年炒得比较热的“工作流系统”，近期已经归于平静。本人就是不相信，或者不相信国内的 IT 公司近期能做出一个可以解决全部业务功能需求的“万能、通用系统”，如果能做出这种系统，肯定是 Microsoft 公司，如果连 Microsoft 公司都不

33、做这种系统，您认为有必要做吗？本人认为这个概念的出发点是好的，想抽象出系统的流程逻辑部分，减轻二次开发的工作量。但到了中国 IT 同事这里，好象就有些走调了，变成了万能地、通用地可以解决全部问题的系统。好了，不说了，本人其实不懂工作流，瞎说一通，内行人不要见怪。言归正传，问个问题：“您说，政府客户的工作流程能事先定义好吗？”我感觉至少在中国是不能定义的，因为可变的情况太多。比如，一篇公文如果是普通工作人员拟稿，则需要部门领导审核把关;但如果是部门领导自己拟稿呢？这只是最简单的例子，其它的特殊例子太多了，尤其是在办事流程中，即使经手的政府工作人员可能有时也不知道下一步应该如何办，所以才经常去请示

34、领导。因此，我认为政府客户不需要，也不可能用一个事先定义好流程的办公自动化系统;而是需要一个可以每一步都让客户自己动态选择下一步操作和对象的动态流程办公自动化系统。问题三：如何让 OA 系统维护、系统管理更加方便？其实这又回到一个问题，是“以技术为中心”，还是“以客户为中心”，政府客户当然要求以“客户为中心”。所以很多招标文件中都要求“系统简单易用、便于维护”。这到也是，花了钱，谁还想买个负担。但目前的主流 OA 系统，维护使用便捷性如何呢？我可以举个例子，目前很多政府 OA 系统都是基于Domino 开发的，从前使用这种 OA，必须要求客户首先培训 Notes。现在出于方便性，都是基于 Do

35、mino 的B/S 版本的 OA 系统，最终客户的方便性是提高了，但系统管理员还是没有脱离苦海，用户管理、系统配置没有经过专业的 Notes 培训，的确是用不起来。所以我认为好的政府 OA 系统，要解决各种最终用户的使用便捷性。解决方案有：应用其它开发平台，比如 J2EE 或者.NET。这样才可以从根本上解决最终用户的使用方便性，系统管理员维护的便捷性。第五篇：办公自动化系统功能总结 办公自动化系统功能总结 办公自动化系统经过几年的不断发展，经过了多次较大的设计变动，目前整体设计与顺德版本相比有了根本性的转变。在整体功能、界面展示、功能扩展及系统稳定上均有了较大程度的改进与提升。系统开发平台以

36、 LOTUS 为主，整体系统通过文档型数据库、关系型数据库、WEB 开发技术等相结合共同构建，避免系统受单一平台或单一技术的制约，从而保证了系统功能的进一步完善与可扩展。随着对政府工作业务的日益熟悉，以及开发技术的不断加强，系统内用户直接操作的栏目模块从原来的七八个栏目扩展到近三十个栏目，涉及办文、办会、办事、资讯等多个方面，与以前仅停留在收、发、传阅文件相比，内容更加充实。一、设计原则：1以文件审批为核心：针对复杂单位内各部门独立分工、独立处理一定事务的实际状况，实现复杂单位内部文件流转的横向联系。加强单位间文件的会签、联合审批、联合发文、上发下达等纵向联系。加强工作流程的配置与完善、实现工

37、作流程的可定义。加强领导对部门内部工作绩效的监管。2以知识管理为目的：政府是文件信息资源最大的拥有者，也是最大的利用者。如何有效的组织文件、如何在文件与文件间建立相互联系、如何方便的调用、查阅、参考及管理文件，是知识管理的主要内容。3 以解决实际需求为目的：通过多个文件的组织，加强事务间的逻辑关系，使复杂事务有序化。通过与短信、传真等第三方软件的接合，进行有效的功能扩展。通过即时通讯功能，加强工作人员间的即时联络与工作讨论。以个性化设置满足不同人员的使用需求。三、整体功能的提升：1 工作流程可定制 用户能够利用系统提供的功能，自由定制具体的工作流程，操作界面简单清晰。实际流程发生改变时，用户可

38、随时修改对应的程配置关系，修改之后的流程即时被系统运用。该工作流程可以包括：催办、跨部门发送、跨（局）单位发送、部门与部门间的发送、接收部门的独立签收与处理、多领导会签、会办和分办等工作方式和步骤。几乎包括了政府工作部门对文件审批过程中的所有可能方式。这些内容是在充分熟悉政府工作方式的基础上提炼出来的，全面、丰富、具有很强的针对性。每个单位及部门均可通过简单的流程配置操作，实现本部门对应业务工作流程的规范化。部门与部门之间，不同业务之间的工作流程互不影响。2“审批件”与文件“清样”的分别建立 文件审批过程中实现了修改痕迹的保留。方便用户查看当前文件是什么人在什么时候进行了什么样的修改。同时用户

39、可以选择“查看修改痕迹”或“不查看修改痕迹”（即查看正式文件）。通过这种查看模式的转换，用户对文件的正式内容以及修改情况都可以有一个非常清晰的了解。文件审批完成，系统将自动生成一份清样，并套用对应的的红头文件格式，隐藏所有修改痕迹，方便文件的上发下达。同时各单位对收到的文件不可修改。审批件与清样均由系统自动与处理表保存在一起，无需用户手动上载，符合政府单位的文件处理方式。3 单位工作绩效的监管 系统将自动对每个单位进行“周统计”和“月统计”。在某时间段内该单位起草了多少份文件，登记了多少份文件、办结了多少份文件、超期未办理多少份文件，等等信息全方面进行统计。单位领导可查看所辖单位的相关信息，大

40、领导可查看多个单位的信息。通过这种方式，不仅可以全面掌握系统的使用情况，更可以对每个单位的工作绩效进行统计、分析和比较，利于对工作绩效的监管。4 代理人的设定 用户可以方便的设定代理人，并可设定代理的时候范围。在其他设定的时间范围内，发给该用户审批的文件将同时会发一份给其指定的代理人。两人均可以对文件进行处理，以签收为准，谁签收谁处理，非常灵活。这种处理机制适用于领导指定意见补登人、工作人员外出或工作暂时代理等情况。5 灵活的文档及文档汇总打印功能 系统提供了完善的文档打印功能，以符合政府办公的实际需求。用户可以自由建立规范化的文件格式模板，通过点击打印按钮，系统将套用对应模板自动生成标准化的

41、 WORD 文档，供用户在对细节进行调整之后，方便的打印出来。该功能同时支持对符合一定条件的多份文档进行汇总打印。从而适用于文件汇总表、文件归档表、文件统计结果打印等多种场合。也是数据统计分析的一种展现方式。6 组织结构的树性显示与管理 对于多级政府部门联合运用的系统来说，涉及到上百个单位部门，近千名工作人员，以树形结构的方式的显示出对应的组织结构，不仅符合工作人员对组织结构图的查看习惯及思维方式，更重要的是非常方便文件发送过程中对接收单位、接收人员的选择。系统还可以通过自定义的方式如将“党员”、“中层领导”等地人员进行分类显示，还可以通过建立“五套领导班子“、“市（区）直属单位”等分组，对各

42、单位进行分类显示，使用非常方便。7 复杂事务的有序性处理 对于政府单位一些复杂的事务。系统提供了有序性处理模式。以组织会议为例。当政府单位组织一场较大型会议时，往往需要安排协调诸多事宜。如：收集会议议题、确定会议的日程和议程、领导批示相关文件、申请会议室、通知相关参会单位及个人、会议材料的汇总等等。事务繁杂。通过本系统，只需要用户输入最初的数据内容，即可由系统来完成会议文件间的相互关联。同一个内容，用户只需要录入一次，则在其他所有需要用到该内容的地方，由系统自动生成，大大降低了用户的重复操作。8 文件信息的全面掌握 一份文件，可能会发送给几个甚至几十个单位，有些单位甚至有多个接收人。那些单位接

43、收了，那些单位回复了。那些单位需要催办，这些事务一直为文件发送人员所烦恼。本系统自动统计这些数据，让用户在一个页面上就清楚知道相关的信息，并可方便对未签收单位的进行催办。9 知识管理中心提供决策支持 知识管理是将各项文档资料进行合理运用的一个过程。文档资料一方面来源于政府内部生成的各项文件，另一方面来源于政府人员从各种媒体获取的各项资讯。通过设定相应的阅读级别，对各项文件进行分权限、有层次的管理。当领导在对某份文件进行批示或决定某项事务时，通过简单的操作，系统能够自动将相关的文件资料检索出来，以参考资料的形式有条理的展现，方便决策者全面掌握该事务所有相关情况，从而做出讯速而准确的处理。10 数

44、据统计与分析功能 系统提供了数据统计与分析功能，使系统不再仅仅是单纯的文件流转，而是一个能够提供一定的决策支持的智能化办公系统。如上图所示，系统可以将系统中产生的各项数据进行汇总分析，并生成“饼图”或“柱图”。以不同方式进行横向或纵向的比较，为工作人员的决策提供辅助。11 管理全局化 对单位信息的管理是一个复杂而琐碎的过程。尤其是发生了组织变动或人事调整的时候，各相关单位的内容均需要做相应调整。为了简化管理员的操作强度，系统提供了对各单位信息进行统一管理的功能。系统管理员同时可对包括用户权限的设置、人员部门的分配、组织结构树完善与管理等内容进行管理。在进行对应操作时，不用做任何代码的改动，在预

45、先设定的时间后立即生效，不影响系统正常运行。从而简化了系统管理员的在系统管理上的操作，加强了全局信息及设置的准确性和一致性。12 极具特色的个性化设置 加强与完善用户对系统的个性化定制，是本系统尊重用户个人习惯，建立用户个性化操作的具体表现。允许用户选择个人操作界面的风格，满足不同用户对界面不同的视觉要求。允许用户对主界面显示栏目的内内容、显示数量、排序等进行定制，方便用户同时监控多个栏目的内容变化。从对文件信息的被动接受转为主动获取。允许用户对待办事宜的展现进行设置，方便对重点栏目的待办事宜进行监控。允许用户设置“个人常用意见”，使对文件的批注更加个人化。允许用户对个人通讯录进行管理，方便通

46、讯录的即时更新。允许用户对个人电脑上系统常用登录用户的姓名进行管理，方便用户登录系统。允许用户设置提醒信息的提醒时间以及提醒方式。允许用户设置密码修改的提醒时间。四、界面展现的提升：1 度身制作的登录界面：登录界面中并含有首页公告功能，让用户在不登录系统的情况下，也能查看到系统内的全局公告，信息传送更加及时。2 提供多套界面风格方案供用户实际操作时选择：系统在工作界面上进行了全新的设计。提供多种风格的工作界面，每一套界面都有自己独立的风格与主题，用户可根据自己的喜好进行选择采用，从而在最大程度上满足更多人对“界面美观”的要求。3 合理的栏目分类：“办文管理”归类的是与公文有关的栏目。“会议管理

47、”归类的是与会议相关的内容，如会议的组织、会议通知、会议室的申请等。“行政管理”归类的是车辆安排、接待管理等行政事务。“资讯管理”归类的是与各类知讯资源。“公告信息”归类的电子公告、领导活动公告等相关的公告性质的文件信息。“个人信息”归类的是与个人事务相关的内容。通过这样的分类汇总，虽然栏目增多，用户在工作的时候也依然条理清晰。五、操作设计的提升：1业务内容有针对性的显示：管理员可根据用户的权限，合理的展现其对应的工作栏目及内容。不同的人有不同的业务内容，不属于当前工作人员的业务则不会出现在工作界面中。即时是同一栏目，不同单位的人进入也会有不同的显示。如：市（区）政府可以发督办到各政府单位、其

48、栏目中则有发文件的相关内容，而其他政府单位只有收文件的相关内容。两部份内容侧重点及显示内容互相不同。4 强大的个性化定制：允许用户对主界面显示栏目的内内容、显示数量、排序等进行定制，方便用户同时监控多个栏目的内容变化。用户还可以对待办事宜的提醒方式是以弹出窗口还是字幕的方式进行选择。还可以确定刷新频率等相关内容。5 精简弹出窗口：用户操作过程中，系统尽量减少新窗口的出现，而让操作基本上固定在一个窗口内进行，无论是前进、后退还是进入新的工作界面，都将尽力避免开启过多窗口。同时，在退出的时候，也能智能化的回退到进入到当前操作界面前的工作内容。以保证用户工作思路的连贯性。6 常用信息的自动输入：对于

49、一些常用信息，只需要对系统进行一次性的设置保存，系统就可以在用户需要的时候，以下拉列表、单项框或多项框的选择、或弹出小窗口等方式，供用户选择，从而减少用户对常用信息的重复输入，也减少了为此而出现的笔误。7 丰富的树形结构选择操作：对于组织结构等内容的显示，采用树形结构就能非常清楚的表示相互之间的从属关系，从而加快用户对相关内容做出准确的理解与选择。同时在操作上，系统可以根据当前环节的需求，自动将结构树的显示内容变为只显示本单位及从属部门名称、显示本单位人员名称、显示所有单位及从属部门名称、显示所有单位人员名称等多种形式。并可提供单选或多选两种选择方式。方便用户的选择操作。六、扩展功能的提升：1

50、.手机短信功能 本系统与手机短信功能完整的融合，在收发文件、发布通知、督办催办等各个方面，均可以方便的以手机短信的方式进行相关联络。2.集团电话功能 当有重要事务需要处理时，若规定时间内接收人没有登录系统查看文件，系统会自动接通单位内部电话进行电脑语音通知。同时，内部系统将记入下相关的接听状况，以保证信息的及时传达。3.电子传真功能 每名工作人员均可直接完成传真的发送与接收功能，而不需要单独配置传真机。按照系统分配的虚拟传真号码，外界的传真件即使是纸质文件也将直接以电子文档的形式发送到工作人员的个人邮箱里，而工作人员也可随时将自己的电子文件单个或群发到相关接收单位，同时，工作人员可将接收单位的