文件档案管理制度5篇.docx

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1、文件档案管理制度5篇文件档案管理制度 篇一 一、文件材料归档 1、归档范围 凡是公司及各分公司、小区经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料都应定期归档保存在公司档案室。 2、归档时间 对公司规定应当立卷归档的材料，必须由档案形成部门按规定收集、整理后，定期移交给本单位档案室及档案工作人员进行集中管理，任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。 （1）文书文档(包括统计档案以及业务部门形成的档案)。 （2）会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。 （3）设备档案在设备安装后一周内归档。 （4）特种载体档案，随时归档。 （5）合同档案在合同签订后逐步归档。 3、归档要求 （1）归档的文件材料

2、必须完整、准确、系统。 （2）归档的文件材料必须按其规律组成案卷。 （3）归档材料除外部原因外原则上采用A4纸型。 （4）归档时必须填写移交目录，办理交接手续。 （5）归档的材料原则上应装订成册，确实不能装订成册的，由经办人说明原因，由档案员接受不成册的资料后装订成册。 二、档案借阅 1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案，因特殊情况需借出者，要经公司有关领导同意后并办理借出手续，归还时对所借档案应予以检查核对，并注销。 2、借阅档案必须经领导批准，机密以上档案一律在档案室查阅，不得借出。 3、外单位要查阅档案，需经本公司有关领导书面同意批准，方可借阅，借阅人要登记

3、签名。 4、借阅者要爱护档案，不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失，如发现以上情况，视情节按档案法规定处理。 5、借阅档案要严守机密，不得转借他人，不得向借阅范围以外的人员泄露档案内容。 6、摘抄、复制档案须经分管领导批准，摘抄的档案内容必须经档案人员核对，加盖公章后始有效用。 7、对借出的档案，管理人员应及时催还。 三、档案保密 1、认真执行公司的商业和技术保密制作，维护档案的安全，做好公司的保密的工作。 2、档案工作人员和借阅档案人员，严格遵守保密制度，不准将档案给无关人员翻阅，若有泄露，按保密规定处理。 3、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改，拆页和销毁档案，不得私自泄露档案内容

4、。 4、档案室应根据保密条例规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。 5、借阅有密级的档案，必须按档案借阅制度有关规定办理。 6、管理人员如有变动，必须办理交接手续，移交时进行清点、核对，以确保档案的完整与安全。 文件档案管理制度 篇二 第一章总则 第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理，确保档案保管和使用安全，提高利用效率，更好的为公司经营管理服务，特制订本制度。 第二条本制度所称的档案是指自公司成立，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。 第三条本制度适用于公司各部门。第二章基本原则及管理范

5、围 第四条档案工作的基本原则：集中统一管理公司系统档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。 第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案，须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法，公司行政人事部具有监督和指导的责任。第三章管理机构及主要职责 第六条管理模式公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门，采取总经理直管模式，即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。 第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。 一、综合类档案主要包括：行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告

6、和销售合同、资产、声像、实物等档案； 二、技术类档案主要包括：各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案，以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。 第八条重要档案基本管理要求合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜，并设专职人员保管，其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。 第九条档案管理部门（行政人事部）主要职责 一、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系； 二、统筹规划并负责公司档案的收

7、集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设； 三、监督落实同步归档制度，指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作； 四、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作； 五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。第四章档案的归档、立卷和移交 第十条档案归档范围及归档时间 一、对于公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何个人不得据为己有、拒绝移交； 二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，将对相关人员进行失职问责。 第十一条归档要求 一、归档专业技术要求 （一）归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文

8、件，不能以复印件归档。传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处； （二）归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整； （三）文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存； （四）声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。 二、相关工作要求 （一）如因工作需要不能及时归档的，应主动向公司行政人事部备案，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档； （二）原

9、则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理； （三）新成立公司，在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内，必须将上述内容的原件存公司行政人事部。 第十二条档案立卷 一、立卷原则综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷，在建工程资料要整理成册； 二、立卷时间：综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷，该工程项目完工后45天内完成组卷工作； 三、各部门专兼

10、职资料管理员应注重日常收集和整理，按照归档范围督促部门人员及时归档，并做好档案预立卷工作。 第十三条档案移交 一、档案对外移交要求：按照政府规定办理档案对外移交时，须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，公司行政人事部须留存复印件备查。 二、公司内部移交要求： （一）行政人事部接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷，更需要仔细核对，经查验无误方可办理签收手续。（档案移交登记表格式见附表一） （二）全部移交手续办理完毕后，移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见，并加盖部门印章，档案移交工作视为完成，移

11、交中的所有记录均须存档。 三、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有行政人事部经理签字，不得办理调离手续。 四、电子档案管理（略）第五章档案的利用 第十四条档案借阅基本程序仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。（档案查询审批表见附表二） 第十五条档案借阅事项规定 一、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续；（档案借阅审批表见附表三） 二、借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间超过10天以上，须上报公司总经理审批；

12、 三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记； 四、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密； 五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作，档案、资料借阅须上报公司总经理审批，各档案室即可办理； 六、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报公司总经理签字同意； 七、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案； 八、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向公司行政人事部报备，按公司规定失职问责处理； 九、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借出，如确因工作需要，须经公司总经理同意方可

13、借出； 十、外单位借阅档案，应持盖有该单位公章的介绍信，写明借阅内容，经公司总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅； 十一、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。 第十六条档案资料借阅规定 一、公司绝密类的档案一律不得复制； 二、复印完毕须注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章。 第十七条档案密级确定与管理公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。（密级事项划分表见附表四）。密级档案保管要求如下： 一、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄； 二、查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅； 三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，必

14、须由专人负责执行，采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密； 四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案，且档案室内门、柜应做到随开随锁； 五、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告公司总经理，查明情况严肃处理； 六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密； 七、档案属下列情况之一者，不与开放利用： （一）涉及公司商业机密； （二）涉及公司专利或技术秘密； （三）涉及公司员工个人隐私； （四）档案形成部门规定限制使用。 第十八条档案统计公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴

15、定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。（档案材料归档数量统计表格式见附表五）第六章档案的保管和鉴定 第十九条档案室设置及管理规定 一、公司应设置独立的档案室，并保证档案室安全。档案室由专人管理，无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗，确保档案安全； 二、档案室应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风； 三、档案室内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾；

16、 四、定期对档案室进行检查，每半年进行一次全面盘查，对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。 第二十条档案鉴定与销毁流程档案一经立卷、归档，未经鉴定，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织，行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。 一、档案鉴定要求 （一）经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时，应继续保存至次年再进行鉴定； （二）技术档案鉴定时，需附工程技术部门的专业意见； （三）鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。 二、档案销毁规定 （一）经批准销毁的档案，由公

17、司行政人事部负责妥善安排，不得作其它用途或当作废纸出售； （二）销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字； （三）档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。 第二十一条档案保管期限档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等，公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。第七章奖惩规定 第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查，对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的部门或个人

18、，整理相关材料上报公司总经理，给予相应表彰和奖励。 第二十三条罚则 一、工作不负责任，未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求，导致档案管理工作混乱，根据实地检查情况，对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。 （一）档案保管期限内，档案严重缺失，或因管理、使用不当，造成档案材料损坏、遗失等； （二）未根据公司统一制度规定制定档案管理细则，导致工作流程不清晰，关键环节工作失控等； （三）未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定，未经批准，档案管理人员擅自外借档案材料等； （四）未按照公司统一全宗编号规定编排目录，立卷归档不及时，且目录与内容严重不符等； （五）未组织专兼职档案资料管理

19、人员培训学习，导致公司整体管理水平偏低，各项检查严重不达标等； （六）专兼职管理员态度不端正，工作责任心不强，未按要求管理本部门的档案资料，经检查管理混乱等。 二、因管理或使用不当，违反公司档案保密规定，造成档案（保密）信息外泄；或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况，公司将根据情节严重性给予相应处分。第八章附则 第二十四条本制度自印发之日起执行。附表： 一、档案移交登记表 二、档案查询审批表 三、档案借阅审批表 四、公司密级事项划分表 五、档案材料归档数量统计表 文件档案管理制度 篇三 物业公司文件档案管理制度 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别

20、的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公司法律文件：公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件：董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资：人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录劳动合同等6.公司经营策略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册：客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客

21、户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件：公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件：服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案：已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等 11.公司专业资料：公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件：日常通知、备忘

22、、报告、批复、外来文函 14.公司宣传资料：公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。 文件档案管理制度 篇四 第一章总则 第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理，确保档案保管和使用安全，提高利用效率，更好的为公司经营管理服务，特制订本制度。 第二条本制度所称的档案是指自公司成立，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。 第三条本制度适用于公司各部门。 第二章基本原则及管理范围 第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。 第五条根

23、据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案，须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法，公司行政人事部具有监督和指导的责任。 第三章管理机构及主要职责 第六条管理模式 公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门，采取总经理直管模式，即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。 第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。 一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案； 二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案，

24、以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。 第八条重要档案基本管理要求 合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜，并设专职人员保管，其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。 第九条档案管理部门（行政人事部）主要职责 一、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系； 二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设； 三、监督落实同步归档制度，

25、指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作； 四、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作； 五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。 第四章档案的归档、立卷和移交 第十条档案归档范围及归档时间 一、对于公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何个人不得据为己有、拒绝移交； 二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，将对相关人员进行失职问责。 第十一条归档要求 一、归档专业技术要求 （一）归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处；

26、（二）归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整； （三）文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存； （四）声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。 二、相关工作要求 （一）如因工作需要不能及时归档的，应主动向公司行政人事部备案，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档； （二）原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当

27、事人和部门负责人失职问责严肃处理； （三）新成立公司，在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内，必须将上述内容的原件存公司行政人事部。 第十二条档案立卷 一、立卷原则 综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷，在建工程资料要整理成册； 二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷，该工程项目完工后45天内完成组卷工作； 三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理，按照归档范围督促部门人员及时归档，并做好档案预立卷工作。 第十三

28、条档案移交 一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时，须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，公司行政人事部须留存复印件备查。 二、公司内部移交要求: （一)行政人事部接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷，更需要仔细核对，经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一） （二）全部移交手续办理完毕后，移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见，并加盖部门印章，档案移交工作视为完成，移交中的所有记录均须存档。 三、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有行政人事部经

29、理签字，不得办理调离手续。 四、电子档案管理(略) 第五章档案的利用 第十四条档案借阅基本程序 仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。（档案查询审批表见附表二） 第十五条档案借阅事项规定 一、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续；（档案借阅审批表见附表三） 二、借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间超过10天以上，须上报公司总经理审批； 三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作

30、其它任何标记； 四、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密； 五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作，档案、资料借阅须上报公司总经理审批各档案室即可办理； 六、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报公司总经理签字同意； 七、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案； 八、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向公司行政人事部报备，按公司规定失职问责处理； 九、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借出，如确因工作需要，须经公司总经理同意方可借出； 十、外单位借阅档案，应持盖有该单位公章的介绍信，写明借阅内容，经公司总经理批准，由相关部

31、门人员带领方可借阅； 十一、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。 第十六条档案资料借阅规定 一、公司绝密类的档案一律不得复制； 二、复印完毕须注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章。 第十七条档案密级确定与管理 公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。（密级事项划分表见附表四）。密级档案保管要求如下: 一、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄； 二、查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅； 三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，必须由专人负责执行，采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密； 四、须在设备完好的

32、保险装置中保存密级档案，且档案室内门、柜应做到随开随锁； 五、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告公司总经理，查明情况严肃处理； 六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密； 七、档案属下列情况之一者，不与开放利用: （一）涉及公司商业机密； （二）涉及公司专利或技术秘密； （三）涉及公司员工个人隐私； （四）档案形成部门规定限制使用。 第十八条档案统计 公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确

33、保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。（档案材料归档数量统计表格式见附表五） 第六章档案的保管和鉴定 第十九条档案室设置及管理规定 一、公司应设置独立的档案室，并保证档案室安全。档案室由专人管理，无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗，确保档案安全； 二、档案室应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风； 三、档案室内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾； 四、定期对档案室进行检查，每半年进行一次全面盘查，对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏

34、情况等做好记录，发现问题及时采取措施。 第二十条档案鉴定与销毁流程 档案一经立卷、归档，未经鉴定，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织，行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。 一、档案鉴定要求 （一）经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时，应继续保存至次年再进行鉴定； （二）技术档案鉴定时，需附工程技术部门的专业意见； （三）鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。 二、档案销毁规定 （一）经批准销毁的档案，由公司行政人事部负责妥善安排，不得作其它用途或当作废纸出售； （二）销毁档案须有至少两名监销

35、人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字； （三）档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。 第二十一条档案保管期限 档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等，公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。 第七章奖惩规定 第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查，对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的部门或个人，整理相关材料上报公司总经理，给予相应表彰和奖励。 第二十三条罚则 一、工作不负责任

36、，未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求，导致档案管理工作混乱，根据实地检查情况，对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。 （一）档案保管期限内，档案严重缺失，或因管理、使用不当，造成档案材料损坏、遗失等； （二）未根据公司统一制度规定制定档案管理细则，导致工作流程不清晰，关键环节工作失控等； （三）未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定，未经批准，档案管理人员擅自外借档案材料等； （四）未按照公司统一全宗编号规定编排目录，立卷归档不及时，且目录与内容严重不符等； （五）未组织专兼职档案资料管理人员培训学习，导致公司整体管理水平偏低，各项检查严重不达标等； （六）专兼职管理员态

37、度不端正，工作责任心不强，未按要求管理本部门的档案资料，经检查管理混乱等。 二、因管理或使用不当，违反公司档案保密规定，造成档案（保密）信息外泄；或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况，公司将根据情节严重性给予相应处分。 第八章附则 第二十四条本制度自印发之日起执行。 附表:一、档案移交登记表 二、档案查询审批表 三、档案借阅审批表 四、公司密级事项划分表 文件档案管理制度 篇五 1.目的 为进一步规范公司安全文件、档案管理工作，有效地保障安全生产管理工作的顺利进行。根据中华人民共和国安全生产法、中华人民共和国档案法及有关规定，结合公司实际，制定本制度。 2.适用范围 适用于本

38、公司安全文件、档案管理 本制度所称安全文件、档案是指在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 3.管理体制与职责 3.1公司的安全生产直接责任人负责安全生产档案工作的领导，指定一位档案管理员，负责档案日常管理工作。 3.2安全生产档案管理员应具有安全生产及档案专业知识，集中统一管理本公司安全生产档案，对各部门、车间的安全生产档案工作进行监督与指导。 3.3安全生产管理档案员职责 （1）凡是企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。 （2）建立健全安全生产档案管理责任制和

39、规章制度。 （3）安全生产档案管理员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和相关标准，协助各职能部门、车间对收集的安全关联归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。 （4）公司办公室负责收集公司领导在企业安全管理和参加重大安全生产活动中形成的材料。 4.档案的范围、收集与移交 4.1安全生产档案范围包括以下内容： 1)基础档案 （1）企业基本情况； （2）厂区平面布置图； （3）主要管理人员登记表； （4）企业证照文书； （5）危险化学品登记证； （6）职业危害申报表及申报回执单； （7）应急预案备案回执单； （8）重点部位、关键装置和危险岗位一览表； （10）特种设备登记表； （11）特种

40、作业人员登记表（附操作证复印件）。 2)组织机构 （1）安全生产组织架构图； （2）关于成立安全生产领导小组的通知； （3）关于任命安全生产管理人员的决定； （4）关于印发安全生产职责和安全管理制度的通知。 （5）其他与安全组织有关的内容。 3)安全职责 各部门、各级人员安全生产职责 4)安全管理制度 安全标准化规定的安全管理制度。 5)安全操作规程 6)教育培训 （1）企业安全教育培训计划； （2）企业主要负责人、管理人员的安全教育培训记录； （3）员工三级教育培训卡； （4）员工三级安全教育培训记录； （5）特种作业人员安全教育培训记录； （6）复转岗、“四新”安全教育培训记录； （7）日

41、常安全、宣传、教育培训记录及总结； （8）应急救援预案演练记录及总结， （9）其他安全培训记录。 7)安全检查 （1）各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全检查指令书、整改通知书等各类执法文书； （2）企业执行各类执法文书所采取的措施及上报主管部门的报告； （3）安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。 （4）安全检查及整改通知书（企业自检部分）。 （5）车间（部门）、班组例行安全检查记录； （6）各专项安全检查的计划安排、检查记录； （7）安全生产领导小组组织季度、年度安全检查记录； （8）各项安全检查的处理情况及整改验收记录； （9）各项安全检查的总结汇报材料； 8)安全投入 （1）全年

42、安全投入的计划及专项安全投入计划； （2）安全、宣传、教育培训投入的情况记录； （3）安全隐患整改方面的投入记录； （4）劳动防护用品方面的投入记录； （5）安全防护设备、设施方面的投入记录； （6）安全评价、职业安全健康管理体系、安全文化建设的投入； （7）其他与安全有关的投入。 9)“三同时” （1）有关安全设施和劳动防护职业卫生方面“三同时”项目的文件、资料； （2）“三同时”项目的设计图纸及相关资料； （3）“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料； （4）其他与“三同时”项目相关的文件、资料。 10)防护装置（含职业卫生设备、下同） （1）各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料；

43、（2）各类安全防护设备运行维护保养情况记录； （3）应急救援设备的种类、数量、型号及管理部门、状况记录； （4）其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录； 11)特种设备 （1）特种设备制造单位、合格证书、使用说明书、安装技术文件和资料； （2）特种设备的定期检验记录； （3）特种设备的日常使用及维护保养记录； （4）特种设备安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维修保养记录； （5）特种设备运行故障和事故记录。 12)安全用电 （1）变、配电室运行状况记录。 （2）临时用电申请及拆除记录； （3)配电柜（箱）、控制柜(箱）等用电设施运行记录； （4）变配电室平面图及供电

44、系统图。 13)工伤保险 （1）参加工伤保险员工的名单； （2）企业为员工缴纳保险费的凭证或单据； （3）发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据； （4）其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。 14)职业病防治 （1）本公司内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类； （2）产生职业病危害的岗位的预防措施情况； （3）产生职业病危害的岗位定期检测检验报告； （4）接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况； （5）确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录； （6）其他与职业病防治相关的文件、材料。 15)劳动防护用品 （1）各类劳动防护用品发放记录； （2）员工使用和佩戴劳动防护用品的记录； （3）其他与劳动防护用品有关的文件、材料。 16)事故调查处理 （1）事故调查收集各类证据； （2）事故调查的相关会议记录； （3)工伤事故调查处理报告书(表）； （4）按“四不放过”原则对事故进行处理的文件； （5）其他与事故相关的文件、资料。 17)消防安全 （1）消防安全管理制度及落实情况记录； （2）消防安全管理组织机构和各级消防安全责任人的岗位职责； （3）消防设施、器材平面布置及应急疏散平面图； （4）火险火灾应急处置预案框图及实施细则； （5）义务消防队人员名单及其消防装备情况； （6）建筑物或者场所施工、使用