项目九订单处理作业.ppt

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1、仓储与配送管理实务2023/5/1 1 2项目九 订单处理作业学习目标123订单处理作业流程订单处理作业管理2023/5/1 1 3项目九 订单处理作业学习目标123订单处理作业流程订单处理作业管理2023/5/1 1 4学习目标知识 知识目标 目标能阐述订单处理作业的含义、流程能说明客户档案所包含的内容、存货分配与缺货处理原则能理解订单处理作业的管理指标技能 技能目标 目标 会手工或信息系统上确认订单的有效性 会根据客户需求对存货进行合理分配会分析订单处理作业的状况，对订单处理进行管理2023/5/1 1 5项目九 订单处理作业学习目标123订单处理作业流程订单处理作业管理2023/5/1

2、1 6订单处理作业的含义 订单处理（Order Processing）：有关客户和订单的资料确认、存货查询和单证处理等活动。详细指从接到客户订货开始到准备着手拣货为止的作业阶段，对客户订单进行品项数量、交货日期、客户信用度、订单金额、加工包装、订单号码、客户档案、配送货方法和订单资料输出等一系列的技术工作。物流术语国家标准2023/5/1 1 7订单内容 订单表头档 订单号 订货日期 客户代号 客户名称 客户采购单号 送货日期 送货地址 配送批次 付款方式 业务员号 配送要求 订单型态 备注 订单详细档 订单号 商品代码 商品名称 商品规格 商品单价 订购数量 订购单位 金额 折扣 交易类别2

3、023/5/1 1 8订单处理作业流程接受订单需求品种、数量日期客户信用订单型态订单价格加工包装形式设定订单号码建立客户档案存货查询及依订单分配存货确认存货足够计算拣取时间排定出货时间及拣货顺序订单资料处理、输出拣货、送货、缺货单据允许过期交货否重新调整否过期交货采 购拣 货重新分配存货删除订单上不足订货或取消整张订单是否是是2023/5/1 1 9接受客户订单v传统订货方式电脑打印订单 单据邮政邮寄电话传真人员接单制作订单填写订货资料电脑输入打印单据2023/5/1 1 10接受客户订单v电子订货方式电子订货方式1.订货簿或货架标签配合手持终端机及扫描器2.POS（Point of Sale

4、销售时点管理系统）3.订货应用系统具体操作订货人员携带订货簿及手持终端（H.T-HandyTerminal)及扫描器巡视货架，若发现商品缺货则用扫描器扫描订货簿或货架上的商品标签，再输入订货数量，利用计算机将订货资料传给总公司或供应商。客户设定安全存量，每当销售一笔商品时，计算机自动扣除该商品库存，当库存低于安全存量时，即自动产生订货资料，将此订货资料确认后即可透过信息网路传给总公司或供应商。客户信息系统里若有订单处理系统，可将应用系统产生的订货资料，经由特定软件转换功能转成与供应商约定的共通格式，在约定时间里将资料传送出去。2023/5/1 1 1 1客户订单确认客户订单确认订货价格加工包装

5、设定订单号码物品名称、数量及日期客户信用订单型态每一张订单都要有其单独的订单号码，所有配送工作说明单及进度报告均应附此号码。2023/5/1 1 12订单类别 含义 具体处理方法一般交易订单接单后按正常作业程序拣货、出货、配送、收款结账的订单。接单后，将资料输入订单处理系统，按正常的订单处理程序处理，资料处理完后进行拣货、出货、配送、收款结账等作业。现销式交易订单与客户当场直接交易、直接给货的交易订单。订单输入前就已把货物交给了客户，故订单不需再参与拣货、出货、配送等作业，只需记录交易资料，以便收取应收款项。间接交易订单客户向配送中心订货，但由供应商直接配送给客户的交易订单。接单后，将客户的出

6、货资料传给供应商由其代配。客户的送货单是自行制作或委托供应商制作，应对出货资料（送货单回联）加以核对确认。合约式交易订单与客户签订配送契约的交易。如在某期间内定时配送某数量的商品。约定送货日到时，将该资料输入系统处理以便出货配送；或一开始输入合约内容并设定各批次送货时间，在约定日到时系统自动处理。寄库式交易订单客户因促销、降价等市场因素而先行订购某数量商品，以后视需要再要求出货的交易。当客户要求配送寄库商品时，系统检核是否确实，若有，则出货是要从此项商品的寄库量中扣除。注意此项商品的交易价格是依据客户当初订购时的单价计算。兑换券交易订单客户通过兑换券所兑换商品的配送出货。将客户兑换券的商品配送

7、时，系统应查核是否确实，若确实，依兑换券兑换的商品及兑换条件予以出货，并扣除兑换量和回收兑换券。2023/5/1 1 13建立客户档案1客户姓名、代号、等级型态(产业交易性质)。2客户信用额度。3客户销售付款及折扣率的条件。4开发或负责此客户的业务员。5客户配送区域。6客户收帐地址。7客户点配送路径顺序。8客户点适合的车辆型态。9客户点卸货特性。10客户配送要求。11过期订单处理指示。2023/5/1 1 14存货查询与分配订单批次分配的处理原则与方法批次划分原则 处理方法1.按接单时序划分将整个接单时段划分成几个区段，若一天有多个配送批次，可配合配送批次，将订单按接单先后分为几个批次处理。2

8、.按配送区域或路径划分将同一配送区域或路径的订单汇总一起处理。3.按流通加工需求划分将需要加工处理或相同流通加工处理的订单汇总一起处理。4.按车辆需求划分若配送商品需要特殊的配送车辆（如低温车、冷冻车、冷藏车）或客户所在地卸货特性，特殊型态车辆可汇总合并处理。2023/5/1 1 15客户订购优先性原则1.依客户等级来取舍。2.依订单交易量或交易金额来取舍。3.依客户信用状况来取舍。4.具有特殊优先权者先分配。2023/5/1 1 16拣货顺序确定与拣货时间计算根据每一订单或每批订单的订货品种及考虑一些纸上作业的时间，算出整张或整批订单的拣取标准时间。第三步 依据每种商品的订购数量（多少单元）

9、，再配合每种商品的寻找时间，计算出每种商品拣取的标准时间。第二步 注意：这种计算只是一个粗略的计算，因为总的拣货时间还与拣货人员行走时间、作业熟练程度有关。在保证准确性的前提下，拣货人员应尽可能缩短行走、寻找货物、拣取货物三个方面的时间，从而提高拣货的效率。要想缩短这三方面的时间，就必须选择合理有效的拣货方式和辅助拣货设备。首先计算每一单元（一托盘、一纸箱、一件）的拣取标准时间。第一步 2023/5/1 1 17缺货处理依客户意愿而定 有些客户不允许过期交货，而有些客户允许过期交货，有些客户希望所有订货一同送达。缺货处理方式依公司政策而定 一些公司可过期向客户进行分批补交货，但一些公司因成本原

10、因不愿意向客户分批补交货。情况类别 约束条件 处理说明客户不允许过期交货公司无法重新调拨删除订单上不足额的订货，甚至取消订单公司无法重新调拨 重新分配存货客户允许不足额订单公司政策不希望分拣送货 删除订单上不足额的部分等待有货时再补送货 等待有货时再补送处理下一张订单时补送 与下一张订单合并配送有时限延迟交货，并一次配送客户允许一段时间的过期交货，且希望所有订单一同配送无时限延迟交货，并一次配送不论须等多久客户皆允许过期交货，且希望所有订货一同送达，则等待所有订货到达后再出货客户希望所有订货一次配送，且不允许过期交货-将整张订单取消根据公司政策-允许过期分批补货由于分批出货的额外成本高，不愿分

11、批补货，宁可客户取消订单，或要求客户延迟交货日期2023/5/1 1 182023/5/1 1 19订单资料处理输出拣货单编号 用户订单编号用户名称出货日期 出货货位号拣货时间 年 月 日 时 分至 时 分 拣货人核查时间 年 月 日 时 分至 时 分 核查人序号储位号码 商品名称 规格型号 商品编码数量（包装单位）备注托盘 箱 单件1234分户拣货单2023/5/1 1 20订单资料处理输出品种拣货单拣货单编号 包装单位 储位号码商品名称数量托盘 箱 单件规格型号商品编码拣货时间 年月日时分至时分 拣货人核查时间 年月日时分至时分 核查人序号 订单编号 客户名称 单位 数量 出货单位 备注1

12、23 4 2023/5/1 1 21订单资料处理输出送货单收货单位 送货人员送达地点 送货时间发运货物详细内容货物名称 型号 规格 单位 数量 单价 总额 备注有关说明收货方验收情况收货方负责人签字验收人员 负责人（公章）日 期 日 期2023/5/1 1 22订单资料处理输出商品缺货表编号：日期：年月日商品名称 规格型号 生产厂家 商品编码 缺货数量 储存位置 安全库存 备注缺货订单表编号：日期：年月日订单号 客户名称 缺货商品名称 规格型号 生产厂家 商品编码 缺货数量 备注2023/5/1 1 23项目九 订单处理作业学习目标123订单处理作业流程订单处理作业管理2023/5/1 1 2

13、4订单处理流程的跟踪订单信息档案资料说明档案资料名称 说明1预计销售资料及不合格资料客户的订单资料进入订单处理系统经过确认核实后，将正确的订单资料记录为预计销售资料文件；而不合格的订单资料记录为不合格资料文件。2已分配未出库的销售资料及缺货资料、转录资料、补送资料预计销售资料经过库存分配后，转为已分配未出库销售资料。而分配后缺货的物品资料记录为缺货资料文件；缺货的订单若要合并到下一张订单则记录为合并订单文件，若有库存时予以补送则记录为补送订单文件。3已拣货未出库销售资料已分配未出库销售资料经过打印拣货单后转为已拣货未出库销售资料，如果拣货后发现缺货的物品资料记录为缺货资料文件；缺货的订单若要合

14、并到下一张订单则记录为合并订单文件，若有库存时予以补送则记录为补送订单文件。4在途销售资料 已拣货未出库资料，出货配送后即转为在途销售资料。5销售资料 在途销售资料，经过回库确认修改后即转为销售资料，此为实际的销售资料，为应收账款系统的收款资料来源。6历史销售资料 经过结账后即为历史销售资料。2023/5/1 1 25订单处理流程的跟踪订单资料的展开 订单状况资料（1）订单状态明细表（2）未出货订单明细表（3）缺货订单明细表（4）未取款订单（5）未结账订单等 商业信息（1）物品销售量（2）每种物品的市场销售情况（3）客户等级（4）每位客户的订货特点（5）订单处理过程中的库存情况（6）每种物品的

15、库存情况（7）配送中心的作业效率2023/5/1 1 26异常情况下的订单处理异常订单 处理方法1客户取消订单客户取消订单常常会造成许多损失，因此在业务处理上需要与客户就此问题进行协商。若目前订单处于已分配未出库状态，则应从已分配未出库销售资料里找出此订单，将其删除，并恢复相关品项的库存资料(库存量/出库量)；若此订单处于已拣货状态，则应从已拣货未出库销售资料里找出此笔订单，将其删除，并恢复相关品项的库存资料(库存量/出库量)，且将已拣取的物品按拣货的相反顺序放回拣货区。2客户增订如果客户在出货前临时打电话来增加订购某物品，那么作业人员要先查询客户的订单目前处于何种状态，是否还未出货，是否还有

16、时间再去拣货。若接受增订，则应追加此笔增订资料；若客户订单处于已分配状态，则应修改已分配未出库销售资料文件里的这笔订单资料，并更改物品库存档案资料(库存量/出库量)。3拣货时发生缺货拣货时发现仓库缺货，则应从已拣货未出库销售资料里找出这笔缺货订单资料，加以修改。若此时出货单据已打印，就必须重新打印。4配送前发生缺货当配送前装车清点时才发现缺货，则应从已拣货未出库销售资料里找出此笔缺货订单资料，加以修改。若此时出货单据已打印，就必须重新打印。5送货时客户拒收/短缺配送人员送货时，若客户对送货品项、数目有异议予以拒收，或是发生少送或多送，则回库时应从在途销售资料里找出此客户的订单资料加以修改，以反

17、映实际出货资料。2023/5/1 1 27订单处理作业改善的关键因素 时间因素 成本因素 信息因素订单处理周期在客户眼中是订货提前期，改善目标是在时间耗用的稳定性前提下，努力减少时间耗费。配送中心设置的地点和数量，运输批量和运输路线的调控等。配送中心要通过完善的配送信息系统，向客户及企业内部（生产，销售，财务及仓储运输等部门）提供准确、完备、快速的信息服务。供货准确性因素提供产品的准确品种、数量、质量和正确的交货地点（卸货时间和地点也很关键），如需分批送货和延期供货时，应与客户提前沟通好。2023/5/1 1 28订单处理作业分析指标1平均每日订单数=订单数量/工作天数2平均客单数=订单数量/下级客3平均客单价=营业额/订单数量 4订单延迟率=延迟交货订单数/订单数量 订单货件延迟率=延迟交货量/出货量 5订单速交率=12小时内的发货订单/订单数量 6退货率=退货数/出货量 折扣率=折扣数/出货量(也可用金额表示)7取消订单率=取消订单数/订单数量 用户意见率=意见次数/订单数量 8订单满足率=实际交货数量/订单货物需求数量 缺货率=1-订单满足率或缺货数量/订单货物需求数量 9短缺率=出货品短缺量/出货量