房地产公司销售部资料管理.docx

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1、房地产公司销售部资料管理房地产开发公司销售部资料管理一资料内容文字部份：1送来董事会资料。2公司下发文件。落款为XX公司、董事会的通知、通告、指示、决定、决议等。3会议纪要。4内部资料。包含通常资料和关键资料（须要长期留存）。5送来其他部门资料，主要指部门贯通函。6其他部门送来本部门资料。贯通函、落款为*部的通告、通报、同意等。7策划部送来行业信息。包含：策划部送去的会议记录、其他楼盘信息等。8活动方案。包括公司内部及对外举办的各种活动细则，实施方案，请柬，门票样本等。9报刊杂志信息。分后有关行业信息、广告信息等。10法律方面资料。主要指法律顾问的意见书、信函。11各项目售前资料。包括国土出让

2、协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件、建设规划许可证复印件、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住宅和铺面价目表。12各项目运行中资料。包括合同书、预定单、工程变更单、退房申请单及批复、按揭资料、客户档案。13各项目售后资料。主要指物管公司送来的，如客户住宅电话等资料。14销售代表档案。包含入司时间、生日时间、奖罚情况。15各项目销售日报表。16每天各销售代表的工作日志及每周、每月汇总。电脑部份：1销售资料。主要指商品房销售一览表、合约全文，营业用房合约全文，车库运销情况，已售房、余房信息。2工作日志。3客户档案。4销售代表档案。二资料的管理。销售

3、助理负责管理本部门的资料管理工作，主管展开监督和严格执行。销售助理做为资料的管理人，应当及时搞好资料的搜集、整理、档案，保证资料的完备、恰当和安全。1文字资料。报董事会资料。标明所呈报的具体内容董事、时间。公司下发文件。在收文的次日晚可以递交，会后档案。销售日报表。由经办的销售主管当日详尽核对，销售助理每天晚可以检查，会上汇总（包含当日汇总、截至当日汇总），经理会后检查。一本填好后档案。工作日志。由各销售代表每天上班前顺利完成，主管助理当日汇总，分后项目销售时间档案。合同书的管理。参见原订单合约的管理。原订单的管理。参见原订单合约的管理。工程更改单的管理。销售部留存的工程更改单应分项目长期留存

4、。项目售后服务资料。长期留存。项目售后资料。长期留存。注意事项：1.每份资料撰写目录，创建借书盖章制。例如导致售楼资料遗失，须原样填补，并罚款200元，例如导致其他资料的遗失，须分担适当的经济及法律责任并罚款200元。2.大部分文字资料须要长期留存，有些资料须要永久留存，这些资料主要就是所指与客户签订的极易引起争议的书面资料，如a、客户的改名、受让资料（见到改名、受让相关手续的办理）；b、优惠客户的情况表明；c、公司对客户的索赔资料（不含时间、原因、客户姓名、购房边线、索赔结果、领导盖章、经办人盖章、客户赔付后的声明）；d、退租资料（见到退租相关手续的办理）。二电脑部分。主管机要加密，除经理、

5、主管、主管助理以外的人员采用须要请示主管以上一级领导同意。牵涉保密的邮件必须列印出后得当管理，邮件删掉。合约及原订（付款）单的管理一核对1由经办的销售代表核对，例如该经办人员无此，由主管或经理精心安排人员核对，该被精心安排的工作人员存有义务保质、保量地顺利完成，否则将做为责任人受行政处罚。2字迹必须工整、确切，采用黑色钢笔或签字笔。例如存有修正，采用涂改液或刀片后再核对。例如辨认出字迹简略、模糊不清者，用笔相左要求者，一份罚款50元。3合约内容的核对。A.合约包含：主合同、补充协议、物管协议。B.严格执行规定的单价、退款时间、既定的条款，例如发生金额的优惠，合同条款的修正，补足条款的减少等被视

6、为特定合约，按照评审建议展开合约评审，C.合约金额四舍五入留存至元，并确保分项金额之和等同于总金额，单价除以面积等同于总价。合约中须标明定金金额，定金统一为壹万元。大写金额处为数据前的零需用/替代，数据中的零严禁缩写。D.核对严禁存有空白栏，并无内容核对应用领域/划出回去，否则导致后果者自行分担一切后果。合约上一定必须存有客户的身份证号、通讯电话、通讯地址。4合同签写的程序。包括从书写到交由主管助理管理。合同书分后格式化合约与特定合约，格式化合约由经办销售代表核对内部审查表中，后须要另外一位销售代表、销售主管核查盖章，核查内容包含合同书与否各文本都绍约了及其中的每一条、每一款及保证正确性和未经

7、过任一修正。特定合约必须展开单独合约评审，与否存有有关领导盖章普遍认可，之后再交予客户回去办理交款等以后的相关手续。合同一式份，客户、公司财务、销售各一份，销售保留的一份由主管、经理核查后交开发公司管理，核查的内容同上。不规范合约的责任三方除揭发问题的人以外均将受50元-1000元的行政处罚，并分担由此导致的一切后果，公司不分担由于工作人员原因导致的任何损失。5原订单内容的核对。严格执行规定的单价、原订截至期限（从签下原订单次日起至3天），例如存有调整视为特定原订单，单价的优惠由经理以上一级领导盖章，原订截至日期的缩短由主管以上一级领导盖章，否则将视情况给责任人以行政处罚。核对严禁存有空白栏，

8、并无内容核对应用领域/划出回去，否则导致后果者自行分担一切后果。单上一定必须存有客户的通讯电话、通讯地址特别注意单价与退款方式的对应一致，否则自行分担一切后果。6原订单绍约的程序。1）核对电脑证实单，载明原订单号、客户姓名、房屋边线、型号、定房日期及销售代表姓名，将此单交至经理处展开电脑输出，证实有误；2）核对房屋原订单，由另外一位销售代表展开核查，客户盖章后交回经理处盖章证实；3）拎客户至财务部入行交款，盖章经济合同章；4）将原订单的第一联及（白色）交回经理处展开档案，第二联及交予客户，第三联及交予财务。签下原订单须缴纳_元以上的预定金。7.退租程序1.）定金：由客户打电话表明必须退租，且定

9、金可以予以归还者，由销售代表核对情况表明，载明客户姓名、定房边线，定房时间及退租原因，交回经理处展开档案。（此种情况大多为已过留出截至日期者）2.）退租且退定金：由于公司及其他原因导致客户建议退租的：A.原订退租：归还客户的原订单，经理盖章后由适当销售员拎客户至财务部付款，付款后将原订单交至销售经理（财务部）处展开档案；B.合约退租：归还客户的合约、业主卡等，建议客户核对退租申请单，交由财务核算按例金额并盖章证实，销售主管盖章证实，金额在5万元以上者由公司领导盖章证实，之后由财务部与客户签订合同时间展开付款,付款后将退租申请单原件交回财务部，复印件交回销售助理处展开档案。二合约管理。此工作由经

10、理助理分担，经理展开监督。1合约的管理。时间：从客户签合同已经开始至转交给实业公司之前。内容：分后项目、分后住宅和铺面；创建借书盖章制。注意事项：应当做为机密资料留存，严禁遗失，严禁将信息告诉他人；除公司领导、销售经理、合约经办人员以外，其他人员查阅合约须经主管同意，借书须盖章。2原订单的管理。时间：从客户订车已经开始须长期留存，该原订单无论是有效率的、补发的、过期的都须要长期留存，以备查。内容：分后项目、分已退租和未退租、分后有效率的和失灵的。三.关于合约评审1.格式化合约A.定义：对成交前的合约展开统一内容的拟定，在经过合约评审后，即为沦为格式化合约。B.合同评审程序：销售部拟订内容-填写

11、合同评审表格-有关部门负责人签字-管理者代表签字-总经理签字C.签订此类合约时，须经过销售部内部审查过程：销售代表与客户签订合约-经办销售代表核对内部审查马星耀盖章证实-核查销售代表盖章-销售主管盖章证实-销售经理盖章证实客户盖章-砌经济合同章。D.对于核查人员应当证实客户在现场，对于条款未展开任一修正和减少，例如在一般不能的前提下减少了条款，证实此条款属于客户对于公司的约束还是属于公司对客户的约束，如是前者，则应当展开特定合约的评审，例如属于后者，则应当在减少条款上展开盖章证实后展开内部审查（此类减少内容应当首先由销售主管在审查单上展开书面证实后核对）。2.特定合约：A.定义：对格式化合约内容展开了发生改变（减少或删掉，其中减少条款属于客户对公司的约束类），即为表示其为特定合约。B.评审程序：销售代表核对合约评审表格（详尽核对合约更改的内容）-有关部门展开评审-法律顾问展开评审-管理者代表展开评审-销售总监、总经理展开评审C.对于最终评审结果与客户达成一致一致后，客户展开合约的盖章证实，砌经济合同章。D.若公司对此评审程序存有发生改变，按发生改变后的程序自行继续执行。