档案管理的基础知识培训.pptx

《档案管理的基础知识培训.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理的基础知识培训.pptx（79页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、第一局部第一局部档案管理的基础知识档案管理的基础知识几个基本概念1 1、档档案案。档案法对档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、事、经济、科学、技术、文化、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2、档案工作的性质-专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作标准。-服务性：为各项工作服务。-机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。3、档案工作的原则：统一领导、分级管理集中统一管理档案管理工作的内容六环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、开辟利用一、档案的收集一、档案的收集 1 1、收集工作内容收

2、集工作内容：档案的收集工作，就是按照 和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的方法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。主要包括三个方面：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是对历史档案的接收和征集工作。2 2、收集工作重要性：、收集工作重要性：文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础；收集工作质量决定档案工作的质量。3 3、如何做好收集工作、如何做好收集工作（国家档案局第8号令）二、档案的整理1、档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行

3、基本的分类、组合、排列、编号、编制名录、建立全宗等，组成有序体系的过程。2、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。3 3、档案整理的方法、档案整理的方法:a、以“案卷”为单位整理。应用范围:科技档案；局部文书档案；专门档案 b、以“件”为单位整理。应用范围：文书档案、实物档案 4、档案分类常见的档案分类有以下几种：1、根据档案形成时期分类历史档案：明清档案、民国档案、新民主主义档案（即革命历史档案）、档案（建国后档案，也有称现行档案）2、根据档案载体分类纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、电子档

4、案等，古代时有甲骨、竹简、木牍、缣帛等3、根据档案的内容和使用范围分类文书档案、科技档案以及会计档案、人事档案、艺术档案、诉讼档案等各类专业档案。常规分类文书档案、科技档案与专门档案:这是社会上应用最为普遍的三个档案种类概念。文书档案实际上是指行政管理档案，如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等；科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等等；专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。5、文书档案整理流程 分类装订排列盖档号章填写

5、档号著录装盒、排架注：此流程中没有包含收集，因收集是上一环节的工作。在收集档案的同时，注意文件材料交接清单的准确性及双方签字。三、档案的鉴定1.文书档案鉴定工作的内容文书档案鉴定工作的内容基本内容包括：制定文书档案价值鉴定的标准和编制文书档案保管期限表；鉴别文书档案的保存价值并确定其保管期限；剔除无保存价值的档案予以销毁或做相应处理。2.文书档案鉴定工作的原则文书档案鉴定工作的原则从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、开展的观点来判定档案酌价值。3.文书档案价值鉴定的标准文书档案价值鉴定的标准(1)档案的来源标准(2)档案的内容标准(3)档案的形式特征标准(4)相对价值标准(5)效益标准4.

6、档案的销毁档案的销毁：(1)有鉴定工作制度标准化文件（2）成立鉴定小组（3）编制销毁清册和报告（4）履行审批手续（5）实行监销制度四、档案的保管1.1.档案管理的档案管理的“九防九防”防光、防尘、防水、防火、防盗、防有害气体、防害虫、防潮水、防辐射、防磁。2.2.档案保管的物质条件档案保管的物质条件（1）库房选址（2）装具和设备3.3.库房保管的物质条件库房保管的物质条件正常的库房：温度1424度，湿度45%-60%；底片库13-15度，湿度3545%。五、档案的统计档案统计工作是以表册、指标、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的一项业务工作，包括档案的基本登记和综合统计两局部。基本任务是对

7、档案和档案工作的开展情况进行统计调查和统计分析，提供统计资料，实行统计监督。(一)档案统计工作体系我国档案工作的统计体系基本上分为四个层次：1全国2专业系统3地方4档案馆、室(包括各专门档案室)档案工作情况统计。(二)档案统计的内容 1档案数量的统计。2档案业务管理工作质量的统计。3档案开辟利用工作情况的统计。4档案工作条件的统计。(三)全国档案事业统计年报制度主要内容和填写本卷须知1填报范围2主要内容3本卷须知(1)统计数据要真实(2)统计数据要准确(3)填写要符合要求六、档案提供利用六、档案提供利用（一）档案利用工作的含义、意义和要求一）档案利用工作的含义、意义和要求 含义含义：档案利用工

8、作，是档案部门通过一定的方式与方法，将档案工作信息直接或者间接地提供给利用者，为利用者服务的一项业务工作。档案利用工作的意义和要求档案利用工作的意义和要求 1.提供利用是档案工作的根本日的 2.利用工作对整个档案工作的开展有决定性影响（二）档案利用的途径与方式：（二）档案利用的途径与方式：档案利用的基本途径，主要包括：一是提供档案原件。二是提供档案复制品。三是提供档案信息加工品。利用效果登记簿查阅档案登记簿主要有以下十种方式 开设阅览室 档案外借 制发档案复制本 出具档案证明 提供咨询服务 印发档案名录 编写档案参考资料 举办档案展览 创立爱国主义教育基地 档案信息上网 电子档案利用（三）（三

9、）举办档案展览创立爱国主义教育基地举办档案展览创立爱国主义教育基地 1、档案展、档案展览的作用和的作用和办展工作的基本程序展工作的基本程序 1）举办档案展览是普及档案知识，宣传档案工作重要意义的一种很好的形式 2）举办档案展览属于社会教育工作 3）举办档案展览是培养社会公众档案意识的有效手段，可以广泛发挥档案的作用 4）举办档案展览的基本程序 （1）研究确定展览的主题、基本内容和预期目的；（2）选择、征集必要的档案史料和辅助展品；（3）深入进行展览内容、展品的研究，拟定展览大纲展览纲目，制定展览陈列的具体方案列出全部展览陈列品；（4）进行展览艺术形式研究和设计；（5）进行辅助展品和必要设备的设

10、计和制作；（6）进行现场安装和布置；（7）展览开展前现场的评估与开展的准备。2、举办档案展档案展览，创立立爱国主国主义教育基地，开展社会教育工作的意教育基地，开展社会教育工作的意义 1）举办档案展览，创立爱国主义教育基地，开展社会教育工作，是 和政府在新的历史时期对档案馆工作提出的新要求 2）举办档案展览，创立爱国主义教育基地，开展社会教育工作，是由档案的特点和档案馆的工作性质决定的一项重要工作 3）举办档案展览，创立爱国主义教育基地，开展社会教育工作，会整体带动档案馆工作 3、举办档案展档案展览，创立立爱国主国主义教育基地，开展社会教育工作的方式方法教育基地，开展社会教育工作的方式方法 1）

11、突出本馆特色，办好基本陈列展览 2）配合形势需要，办好专题展览 3）抓住青少年的兴趣特点，举办形式多样的活动 4）展览搬出档案馆，巡回展出 5）利用群众媒介，扩大展览教育活动覆盖面（四）开放档案（四）开放档案 1、开放档案的含义 开放档案是指档案馆对其所保存的档案，除了按照国家有关保密的规定和其他有关规定需要保密或者需要操作利用的外，均须根据不同情况，分期分批地向社会开放，各机关、团体、企业事业单位和公民，根据工作、生产、建设、科学研究等方面的需要，只要履行一定手续，即可利用已开放的档案。档案法：国家档案馆保管的档案，一般自形成之日起满三十年向社会开放。2、开放档案的意义 1）开放档案是现代社

12、会公民民主权利的具体表达 2）开放档案是现代档案馆自身开展的一项重大措施 3）开放档案可以促进档案馆的各项业务建设 3、开放档案的要求和措施 1）正确处理档案开放与操作的关系，明确开放档案的具体范围 2）做好基础工作，为开放档案创造必要条件（基础工作建设；降密、解密；编制检索工具）3）建立健全开放档案的利用管理制度 4）通过多种形式加强开放档案的利用服务工作 5）做好开放档案的公布工作 6）加强档案宣传，增强社会档案意识七、档案的编编研几种常见检索工具的编写方法：（一）大事记 1.就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料 2.大事记的体例和结构 大事记一般采用编年体，以

13、年月为经，以事实为纬，将大事条目按时问顺序排列，以便反映同时期中大事之间的联系。1）题名 2）编辑说明 3）序言 4）名录 5）正文 6）按语和注释 7）附录 3.大事记正文：1）大事记述；2）大事时间 4.大事记的编写要求 1）观点正确，用材真实；2）大事突出，要事不漏，小事不要；3）系统条理，简明扼要；4）大事记叙一般不加评述，观点寓于条文之中；5）收集材料尽量广泛，所用材料要经过严格挑选，去粗取精，去伪存真；6）材料来源一般注明出处；7）建立大事记录制度。（二）组织沿革（二）组织沿革 是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制情况的一种编研材料。（三）全宗指南（三

14、）全宗指南 1.概念：是以文章的表达形式介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。2.内容：第一、立档单位和全宗的历史概况；第二、全宗内档案内容和成分的介绍；第三、全宗指南的辅助材料。（四）统计数字聚集（四）统计数字聚集（五）专题概要（五）专题概要（六）会议简介（六）会议简介（七）图集（七）图集（八）手册（八）手册（九）年鉴（九）年鉴第二局部第二局部机关文件材料归档范围和文机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定书档案保管期限的规定国家档案局令第8号 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，

15、自公布之日起施行。局长：杨冬权 二六年十二月十八日 一、一、规定规定条款解读条款解读：1、第一条：实施范围和对象：“机关”是指各级 政机关和人民团体，各级人大、政协、法院、检察院和具有行政管理职能的事业单位等。2、第二条：“机关文件材料”是指各种门类和载体的历史记录。从门类上分：文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分：纸质、磁性、电子等载体文件材料；规定第九条：机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。一、一、规定规定条款解（续）条款解（续）：3、归档和不归档范围。（15、16）4、集中统一管理：实体统一管理 信息统一管理（档案工作的原则）

16、5、保管期限定为永久和定期。定期一般分为30年、10年。机关文件材料归档范围1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。机关文件材料不归档范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的

17、历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。二、二、表表的解读的解读 1、关于会议文件保管期限：规定第十一条，“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档”。机关联合召开会议，一般是以“会议通知”用了谁的“发文字号”来区分谁是主办机关，谁是协办机

18、关。2、上级领导视察中重要的、一般的文件材料：根据行政级别和检查视察的事由的重要程度来划分。二、二、表表的解读（续）的解读（续）3、如何区分重要业务问题与一般业务问题：法规政策性和重要业务建设内容属于重要问题；涉及基础性、技术性内容属一般业务问题。4、第8条第8款：年度以下方案总结统计资料如何把握 P67 二、二、表表的解读（续）的解读（续）5、先进表彰材料保管期限划分标准：受到县级（含）以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范和先进工作者的文件材料，归档时保管期限定为永久；受到县级以下表彰的文件材料，其保管期限为30年。6、人事劳资材料保管期限确实定都是永久。7、区分上级机关制发的属于本机关主管业

19、务的“重要的”和“一般的”文件材料 三、三、规定规定有哪些特点有哪些特点 1.具有强制性和权威性规定以“国家档案局令”的形式发布，属部门行政规章，具有法律效力。2.合二为一。规定将1987年颁发的关于机关档案保管期限的规定、机关文件材料归档不归档范围两个业务文件合二为一。规定中的附件文书档案保管期限表实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能。三、三、规定规定有哪些特点（续）有哪些特点（续）3.了文书档案保管期限划分方法。将原来的“永久”、“长期”、“短斯”保管期限划分方法改变为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。4.突出了

20、立档单位的主体地位。在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面表达了“以我为主”的思想。5.充实一些内容。新规定增加了行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等领域的文件材料。三、三、规定规定有哪些特点（续）有哪些特点（续）6、表达“以人为本”思想。凡涉及到与公民权益有关的档案，绝大多数调整为永久保管。7.将备案制改为审批制。加强了档案行政管理部门的行政管理力度。各机关编制的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，须经同级档案局审查同意前方可执行。四、编制方法：四、编制方法：（1）调查研究。全面详细了解单位职能和机构设置情况；对工作中形成的文件材料加强研究；（2）根据新规定详尽制定。详

21、尽编制本机关的文件材料归档范围；应归档的文件材料，根据其重要程度，合理确定其保管期限。（3）合二为一。编制的表要具有明确本机关文件材料归档范围和本机关文书档案保管期限的功能。（4）建议采用条款表述的形式。（5）经档案管理部门审批同意的表，各机关应以作为业务标准，以机关正式文件的形式制发并执行。编制质量要求：编制质量要求：（1）编制的表应能全面准确地反映本机关各项职能活动和基本历史面貌，具有较强的涵盖力和稳定性。（2）编制的表应能充分反映本机关的职能特点，切勿照搬照抄，千篇一律第三局部第三局部归档文件整理规则归档文件整理规则 归档文件整理档文件整理规则 P71P74 文件级公文整理方法 2000

22、年12月6日国家档案局发布了 档案行业标准归档文件整理规则 一、一、规则规则的特点：简化、兼容、灵活的特点：简化、兼容、灵活 （一）简化（一）简化 1、整理过程简单：确定文件是否归档、确定整理单位“件”、确定保管期限、以“件”为单位装订、按事由排序、确定件号及盒号、盖归档章并填写其内容、装盒、填写盒内备考表、上架。2、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程 3、取消案卷、卷内文件两级名录，只编以“件”为单位的归档文件名录 4、无需编页号，名录改设“页数”项。5、归档文件直接装盒保管。6、无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊。（二）兼容（二）兼容 1、兼顾机算机和手工

23、两种方式：分类和排列就是考虑到手工检索；2、简化档案室操作，兼顾档案馆的需要。设置了盒号。（三）灵活（三）灵活1、界定“件”的概念时，规定“来文与复文可为一件”；2、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。3、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。4、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。5、归档章的位置在首页上端的空白处皆可。并设置选择工程。如果首页上端无空，另加白纸放在首页位置加盖归档章。6、档案盒盒脊、归档文件名录可根据需要设置其它工程灵活原

24、则的掌握应取得同级档案行政管理部门的同意。三、归档文件整理的组织工作三、归档文件整理的组织工作（一）确定整理环节：（一）确定整理环节：1、谁来整理：文书处理部门 2、整理环节选择：集中式、分散式、集中与分散结合式（二）重视平时积累（二）重视平时积累 1、严格登记；2、及时收集；3、严格检查；4、随办随归；5、妥善管理（三）建立相关制度（三）建立相关制度 1、文件材料整理及归档方法（明确整理工作的环节、明确分类方案、确定整理方法、对机关工作中产生的其他门类和载体的档案一并提出整理和归档要求、限定归档的时间和质量要求）2、机关文件材料归档范围和档案保管期限表 3、不归档文件管理处置方法（两点：明确

25、管理部门、逐件登记造册）（四）加强指导、监督与检查（四）加强指导、监督与检查二、归档文件的价值鉴定二、归档文件的价值鉴定 1、鉴定的原则和标准 2、归档和不归档范围 3、保管期限：永久、30年、10年 按照国家档案局八号令和市档案局的要求，制定了本单位的归档和不归范围以及档案保管期限表。四、归档文件的整理：四、归档文件的整理：1 1、确定整理单位：、确定整理单位：对“件”和“为一件”确实定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件为一件 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为

26、一件、也可各为一件。1）会议文件按内容（问题）分别确定为件；2）会议记录：以一次会议为一件；3）调查处理事项，一事一件；4）信息简报，每期一件；5）正本和不同稿本、正文和附件，过厚可单独为一件；6）正文和文件处理单应与文件为一件；7）来文和复文可分别做为一件；8）介绍信存根可以一本为一件 四、归档文件的整理：四、归档文件的整理：2 2、文件的修正、文件的修正 1）修裱破损文件 2）复制字迹模糊或易退变的文件 3）超大纸张折叠 4）去除易锈蚀的金属物四、归档文件的整理四、归档文件的整理：3 3、件内文件的排序和装订排序：正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后 原件在前，复制件在后 转发文在前，被

27、转发文在后 复文在前，来文在后 汉文本在前，少数民族文字在后 中文本在前，外文在后 文件处理单可放在最前面 四、归档文件的整理四、归档文件的整理：3 3、件内文件的排序和装订、件内文件的排序和装订 装订：装订：符合档案保护要求，对文件无损害。装订方式能维护文件原始面貌 1、常见的装订方式用不锈钢订在左侧或左上角装订。正常左铡两针。2、较厚的文件采用三孔一线装订方式装订 1、不锈钢钉在左侧或左上角装订 2、较厚的文件采用三孔一线装订方式装订 4 4、归档文件的分类：、归档文件的分类：年度分类法：）一般以文件形成日期为准；2）对方案、总结、预决算、统计报表统一以文件的签发日期判定所属年度，取消了原

28、来按针对年度归类。2023年形成的2023年总结归2023年。3）跨年度形成的会议文件归闭幕年。4）跨年度的案件放在结案年立卷。5）几份文件做为一件时，以排在前面的日期为准。6）有专门年度按一般年度分类，如教学年度 机构分类法：机关名称就是类名，排序为领导和综合机构排在最前面，业务部门起草的以机关名义发出的应归在业务部门中。问题分类法：按职能和中心任务单独设类，“群类”、“行政类”、“业务类”保管期限分类法：永久、30年、10年 （1）年度机构（问题）保管期限分类法（排架上，同一机构集中）（2）保管期限年度机构（问题）分类法（同一期限集中）（3）年度保管期限分类法 （4）保管期限年度分类法 5

29、 5、归档文件的排列：、归档文件的排列：同一保管期限内，同一类目内文件确定顺序使之系统化。1）同一事由内的归档文件排列：按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的排列在后；或者按文件重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。2）不同事由间归档文件的排列：按不同事由形成时间排列；按事由的重要程度排列；按事由的具有的共同属性分别集中排列。6 6、归档文件的编号：、归档文件的编号：1）室编件号：在分类方案的最低一级类目内排列顺序号（原来跨年度流水），有利于平时归卷，手工检索和机检兼顾。2）必要工程：全宗号、年度、保管期限、件号；选择工程：机构和问题。3）档号章：

30、一般规格4516mm，在档案业务指导部门指导下可自行设定。有将收文章合二为一的，有的省市要盖页数章。具体要求：具体要求：填写要求：耐久字迹材料。填写要求：耐久字迹材料。归档章内容填写：归档章内容填写：盖章位置：首页上端居中位置，可文件的收文阶段盖章位置：首页上端居中位置，可文件的收文阶段提前盖好。有文件处理单的，盖文件处理单上。提前盖好。有文件处理单的，盖文件处理单上。在分类方案的最低一级类目内排列顺序号在分类方案的最低一级类目内排列顺序号7 7、归档文件名录的、归档文件名录的 ）件号：填写室编件号：2）责任者：全称或者通用简称，领导讲话和著作填写个人责任者。多个责任者要录上；3）文号：不能省

31、略。不要填写期刊号和会议次数。4）题名：题名不全不能反映内容，补充缺失内容；被转发文要补充被转发的题目；会议记录要写议题；副标题加破折号录入；补充内容加方括号标示“”；附件内容加“（）”标示。5）日期：省略年月日，8位阿拉伯数字表示。可分两行回行填写：1999 0117 6）页数：文件处理单+复文+来文的总页数，空白页不计，折叠前的页面计算页数。7）备注项：缺损、修改、补充、移出、销毁、互见等情况说明。归档文件名录要打字和装订！归归 档档 文文 件件 目目 录录 8 8、装盒：、装盒：1）装盒要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题

32、）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。选择适当大小的档案盒；档案盒是装具，不是整理单位；2）编号：在盒脊上填写全宗号、年度、保管期限、起止件号。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号。盒号可不编写，要编用铅笔。特特别提醒：提醒：一般的档案盒所用材料中含有大量的酸性物质，对档案有很大的危害，酸会使纸张变硬变脆，严峻的会导致纸张成粉沫，所以长期保存档案的装具要用无酸档案盒。3）备考表考表备考表置于盒内文件之后，工程包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。第四局部声像档案管理第四局部声像档案管理一、声像档案的概念和特点 (一)声像档案的概念 声像档案是指国家

33、机构，社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。(二)声像档案的特点 1直观的形象性 2收集、保管的特殊性 3是其他载体档案的必要补充 二、声像材料的收集归档(一)声像材料的收集工作 将分散在各部门、个人手中的具有保存价值的声像材料，收集、集中到档案馆、室，实行统一管理，是声像档案管理的首要工作环节。(二)声像材料的归档制度 1声像材料的归档范围 声像材料的归档，也要强谓“以我为主”即本单位形成的并反映本单位工作活动的声像材料，是归档的重点。2声像材料的归档时间 “两段式归档对间”。一是声像材料要随时归档。二是局部声像材料

34、年终归档 3声像材料的归档要求 (1)归档的声像材料应力求是原底片、原件(原声磁带)。要尽量防止复制版或复制件。(2)归档的声像材料要齐全完整、照片归档时，应同时有底片及文字说明。录音、录像磁带归档时，也要附有简要的文字说明。(3)对归档的声像材料要进行选择和鉴别。三、声像档案的整理、鉴定和编目(一)照片档案的整理、鉴定、编目 照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备1照片档

35、案的结构 传统的照片档案是由底片、照片及文字说明构成的。2照片档案的整理 照片档案的整理，要符合国家标准照片档案管理标准(GBT118289)的要求，即应有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务。(1)底片的整理方法、要求 对照片档案整理，首先要进行底片的整理，整理时要注意一个全宗的底片要单独整理，不要分散。不同全宗的底片不要混杂。底片分类底片排列、编号底片装袋插册填写底片册芯页(2)照片的整理方法、要求 照片的分类、组卷照片排列照片编号填写照片说明填写照片册卷内名录照片档案卷内名录 (3)特殊规格的照片整理方法 这些照片往往规格幅面不一，无法插放在标准的照片册芯页内。因

36、此，这些照片的整理要注意从实际出发，一般方法是：小于照片册芯页的照片(约810寸)，可采用空白芯页插放。并以每张为单元填写文字说明。超大，超长的照片，可装盒或装袋平放，但是盒内或袋内要有照片的编号和文字说明。3照片档案的鉴定 (1)照片档案的保管期限 在同一活动中形成的照片档案与纸质载体档案，其保管期限应是一致的，因此，某些照片档案的保管期限可以参考与之有密切联系的纸质载体档案的保管期限，加以确定。(2)照片档案价值的鉴定方法 照片的形成年代照片反映的内容照片的制成材料和技术质量 4照片档案案卷名录的编制 (二二)录音录像档案的整理、编目录音录像档案的整理、编目 录音、录像档案是指用专门的器械

37、和材料，采用录音、录像的方法，记录下声音和图像的一种特殊载体的档案。主要有：唱片档案、磁带录音档案、磁带录像档案、非磁带录像档案等。1录音、录像档案的整理 (1)分类：在各档案室中，录音和录像档案由于记录形式不同、规格不同，首先要分为录音档案、录像档案两类，不能混杂。(2)编号：录音录像档案是以盘或盒为保管单位的，编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。(3)文字说明：录音、录像档案在录制或制作完成后，应作必要的登记并辅以文字材料。主要是记录磁带形成单位、形成时间、内容、节目时间、盘数、技术质量、摄录人员，检查人员等。文字材料是指反映磁带内容的文字稿、解说词等。在进行整理时可参考

38、登记的内容，填写标签，放入录音、录像档案的盒内，以便查阅、使用。2录音、录像档案的编目 对整理后的录音、录像档案要分别编制名录，以利于保管和利用。四、声像档案的保管和保护四、声像档案的保管和保护 1照片档案的保管、保护 (1)在照片档案入库前，档案人员应对照片、底片进行认真细致的检查，防止受污染的照片、底片入库。(2)档案人员在接触底片时，应戴上洁净的手套，防止汗渍污染底片。(3)感光材料属易燃材料，因此保存照片档案的库房要枯燥、凉爽、严禁烟火，并且防光、防尘。应有专门的档案柜存放照片档案。(4)选择和使用标准的照片档案装具。社会上许多相册是不利于照片档案管理的，在照片档案保管中，要选择档案行

39、政管理机关推举使用的照片册和底片册。照片册和底片册的存放要采用立放形式。(5)档案馆、室应建立照片档案定期检查制度，发现问题及时解决。2录音录像档案的保管、保护。(1)库房要保持适宜的温、湿度 (2)磁带应竖放，卷绕平整，防止带体损坏。(3)防尘、防光 (4)防磁 (5)加强定期复制、转绕 第五局部会计档案管理第五局部会计档案管理 一、会计档案的概念和特点一、会计档案的概念和特点(一一)会计档案的概念会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。材料，是记录和反映单位经

40、济业务的重要史料和证据。(二二)会计档案的特点会计档案的特点 1形成范围广泛形成范围广泛 2档案类别稳定档案类别稳定 3外在形式多样外在形式多样 二、会计核算材料的归档二、会计核算材料的归档(一一)归档范围归档范围 1会计凭证会计凭证 2会计账簿会计账簿 3财务报告财务报告 4其他核算材料其他核算材料(二二)归档时间归档时间 归归档档时时间间，是是指指会会计计机机构构将将会会计计核核算算材材料料整整理理后后向向本本单单位位档档案案机构移交的时间。机构移交的时间。档案人员在执行归档时间时应该注意：档案人员在执行归档时间时应该注意：1每个单位应明确会计档案具体的归档时间。每个单位应明确会计档案具体

41、的归档时间。2每年年初，会计机构应把上一年度的会计档案保管清册每年年初，会计机构应把上一年度的会计档案保管清册(名录名录)，先向档案机构移交，先向档案机构移交份。份。(三三)归档要求归档要求 1归档的会计核算材料真实、准确。归档的会计核算材料真实、准确。2会计档案属于专门档案，涉及法律和经济责任，因此移会计档案属于专门档案，涉及法律和经济责任，因此移 交归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。交归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。3.归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷 认真清点，严格交接手续，双方签字。认真清点，严格交接

42、手续，双方签字。三、会计档案的整理和编目工作三、会计档案的整理和编目工作(一一)会计核算材料的组卷方法及案卷质量要求会计核算材料的组卷方法及案卷质量要求 1会计凭证的组卷方法会计凭证的组卷方法 会会计计凭凭证证在在各各个个单单位位，形形成成的的数数量量有有多多有有少少。组组卷卷时时需需要要按按月月分分开，也就是不同月份产生的凭证不要组合在一起。开，也就是不同月份产生的凭证不要组合在一起。凭证的案卷质量要求是：凭证的案卷质量要求是：(1)按记账凭征的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒。按记账凭征的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒。(2)记记账账凭凭证证所所附附的的各各种种原原始始凭凭证证(如如收收

43、据据、发发票票等等)要要折折叠叠贴贴粘粘整整齐齐、标准。、标准。(3)撤撤除除金金属属物物，装装订订采采用用线线绳绳或或塑塑钉钉等等，凭凭证证的的厚厚度度一一般般在在12厘米。厘米。(4)装订后要进行密封处理装订后要进行密封处理,并加盖经手人员章或财务专用章。并加盖经手人员章或财务专用章。(5)填写凭证封面要工程齐全、标准清楚，并留出档号填写的位置。填写凭证封面要工程齐全、标准清楚，并留出档号填写的位置。2会计账簿的组卷方法会计账簿的组卷方法 会计账簿的组卷要注意按账簿形成的特点，区分会计年度并把不同名称种类的账簿分别组卷。会计账簿的案卷质量要求是：(1)各类账簿的扉页，反映了账簿的应用、交接

44、的使用状况，归档前应按要求逐项填写清楚。内容包括：单位名称、账簿名称及编号、启用日期及起止页数、经管人员及日期、交接记录、会计主管人员及单位负责人的签章等。(2)对于订本式账，整理立卷应保存原有面目，不要撤除空白页；账内要有连续页码；账簿封面要加贴不干胶的标签，并填写标准。(3)对于活页式账，在会计年度结束后，要将空白页撤除；编制页码；进行密封装订并在密封处加盖经手人员章或财务专用章；账簿封面填写标准；保管期限为25年的账簿要在封底加上备考表并填写。3财务报告的组卷方法财务报告的组卷方法 财务报告组卷时，首先要注意按所形成的会计年度组卷，不同年度的不要混杂组卷。另外财务报告是由会计报表、会计报

45、表附注和财务情况说明书组成的,组卷时不要分开。其次，组卷要注意区分不同的保管期限，如年度财务报告的保管期限是永久，就要与月度、季度的财务报告分开组卷，因为其价值不同。财务报告的案卷质量要求是：(1)案卷要编制页码。(2)案卷开首要填写“卷内文件名录”，永久保管的财务报告案卷要在封底前加填“备考表”。(3)财务报告中会计报表的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人的签名或盖章,设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。(4)案卷封面填写标准、整齐。4银行余额调节表和银行对账单的组卷方法银行余额调节表和银行对账单的组卷方法 银行余额调节表和银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，要

46、注意分别组卷。案卷质量要求是：(1)按产生的年度组卷，一年可一卷或数卷。(2)卷内按时间顺序排列，编制页码、进行装订。(3)案卷封面填写清楚、标准。(二二)会计档案的案卷题名会计档案的案卷题名 案卷题名揭示了会计档案的内容和成份。会计档案与其他门类档案 的要求一致，每本案卷都要有案卷题名。会计档案案卷题名的结构是三局部,即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料的名称。题名的拟写要求是：结构完整、文字简明。例：哈尔滨锅炉厂2000年第14季度财务报告(三三)会计档案的分类、排列、编号会计档案的分类、排列、编号 1会计年度一类别一保管期限会计年度一类别一保管期限 其其优优越越性性：(1)便于按年度

47、查找会计档案。(2)可以充分地利用档案库房和装具。缺缺乏乏之之处处：(1)由于每年度的档案有四类,而档案的外形又不尽一致，所以案卷的排列不够美观，上架后会出现有高有低，有大有小(2)由于是按年度编制案卷号并形成案卷名录，名录一年一本，结果造成名录过多。适适用用于于会会计计档档案案形形成成量量比比较较大大的的单单位位，如如大大型型企企业业、金金融融单单位位、总总预预算单位等。算单位等。2类别一会计年度一保管期限类别一会计年度一保管期限 优优越越性性是是：(1)由于一个类别的档案集中排列,保持了类别的连惯性，便于按类别查找会计档案。(2)由于按类别集中排列档案，每类档案的外形基本一致，排列美观、整

48、齐划一。缺乏之处是：缺乏之处是：(1)不便于按年度查找档案。(2)由于每类档案的案卷号是每年顺延，所以各类档案实体排列之后，需要预留出较充分的空位和空间。适用于大多数的中、小型单位适用于大多数的中、小型单位,即会计档案的年形成量不大的单位。即会计档案的年形成量不大的单位。(四四)编制会计档案案卷名录编制会计档案案卷名录 1会计档案案卷名录的格式及著录要求格式如下表 2编制会计档案的案卷名录的本卷须知 (1)会计档案案卷名录的编制首先要在确定和实施了档案的实体分类、排列、编号的前题下完成，由会计机构的兼职会计档案管理人员编制。(2)名录的编制可采用手工编制或使用会计档案管理软件自动生成和打印。(

49、3)案卷名录应一式二套。会计机构保存一套，随档案实体移交档案机构一套。(五)会计档案装具 会计档案装具是指保护、保管会计凭证、账簿、财务报告的专门用具。它可以有效地起到防尘、防光、防磨损的作用，且质地巩固、标记明显，是标准管理、方便查找利用会计档案的较好的工具 四、会计档案的鉴定、销毁和移交工作四、会计档案的鉴定、销毁和移交工作(一一)会计档案的鉴定工作会计档案的鉴定工作 会计档案鉴定工作的任务主要有两项：会计档案鉴定工作的任务主要有两项：一一是是，会会计计机机构构在在进进行行会会计计核核算算专专业业材材料料组组卷卷时时，根根据据会会计计档案保管期限表档案保管期限表确定案卷的保管期限。确定案卷

50、的保管期限。二二是是，对对已已满满保保管管期期限限的的案案卷卷，进进行行再再次次审审核核，确确定定是是继继续续存存留留，还还是是销销毁毁。这这项项工工作作也也称称为为“二二次次鉴鉴定定”，它它是是由由档档案案机机构提出意见并会同会计机构，共同进行的工作。构提出意见并会同会计机构，共同进行的工作。会计档案保管期限表会计档案保管期限表是财政部和国家档案局共同制定的，是是财政部和国家档案局共同制定的，是会计机构和档案机构进行会计档案鉴定，确定档案保管期限的会计机构和档案机构进行会计档案鉴定，确定档案保管期限的主要依据。主要依据。会计档案保管期限表会计档案保管期限表分为两局部：分为两局部：1企业和其他