内审培训教材-综合fxoa.pptx

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1、内部审核知识培训内部审核知识培训ISO系列培训教材系列培训教材5/6/20231本课程主要内容第一部分：审核概论第二部分：审核步骤第三部分：内部审核员5/6/20232第一部分审审核核概概论论产品审核与管理体系审核产品审核与管理体系审核管理体系审核分类管理体系审核分类管理体系审核目的管理体系审核目的管理体系审核范围管理体系审核范围内部管理体系审核依据内部管理体系审核依据5/6/20233产品审核与管理体系审核审核审核：审核是指为获得客观证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度而进行的系统的，独立的并形成文件的过程。产品审核产品审核：确定产品活动和有关结果是否符合计划的安排，以及这些安

2、排是否有效地实施并适合于达到预定目标的、有系统的、独立的检查。管理体系审核管理体系审核：确定管理体系的活动和有关结果是否符合有关标准或文件；管理体系中的各项规定的是否得到有效的的贯彻并适合于达到目标的系统的、独立的审查。5/6/20234 管理体系审核的分类供供方方顾顾客客组组织织认证机构认证机构 第一方审核第三方审核 第二方审核第二方审核第二方审核第二方审核5/6/20235管理体系第一方审核目的第一方审核第一方审核为顺利通过第二、三方审核做好准备为顺利通过第二、三方审核做好准备保持、持续改进管理体系保持、持续改进管理体系5/6/20236管理体系第二方审核目的第二方审核第二方审核选择、评价

3、、认可供应商选择、评价、认可供应商促进供应商改进管理体系促进供应商改进管理体系5/6/20237第三方审核第三方审核减少重复审核和不必要的开支减少重复审核和不必要的开支促进企业管理目标的实现促进企业管理目标的实现得到符合得到符合ISOISO标准的注册标准的注册提高企业的信誉和市场竞争力提高企业的信誉和市场竞争力管理体系第三方审核目的5/6/20238管理体系审核范围审核范围：在规定时间内，对哪些管理体系要求要求、场所场所和活动活动进行审核。n要求要求：应包含ISO标准的所有要求，剪裁应予以说明。一般以手册中所列的范围为准。n场所场所：凡与审核的管理体系所覆盖的产品和活动有关的部门和地区均应列入

4、审核范围。n活动活动：凡与认证产品范围内产品有关的活动，均应列入审核范围。5/6/20239内部管理体系审核依据ISO标准；手册；公司管理体系文件；有关的合同,顾客的要求；有关的法律、法规、标准等。5/6/202310第二部分第二部分内部审核计划内部审核计划审核准备审核准备审核实施审核实施审核报告审核报告纠正措施的跟踪纠正措施的跟踪内部管理体系审核步骤内部管理体系审核步骤5/6/202311年度审核计划年年度度审审核核计计划划集中式审核计划集中式审核计划滚动式审核计划滚动式审核计划一次审核针对全部标准要求及相关部门一次审核针对全部标准要求及相关部门适用于中小企业、无专职审核员的情况适用于中小企

5、业、无专职审核员的情况当新建管理体系、管理体系重大变化等当新建管理体系、管理体系重大变化等情况时采用情况时采用一次审核几个要求或部门，但一个审核一次审核几个要求或部门，但一个审核周期内所有要求及相关部门均应得到审周期内所有要求及相关部门均应得到审核核重要的部门和要求可安排多次审核重要的部门和要求可安排多次审核适用于大、中型企业设有专门内审机构适用于大、中型企业设有专门内审机构或专职人员的情况或专职人员的情况5/6/202312年度审核计划范例（集中式）月份部门4月5月10月11月品管部A15 B15 C16 D30E2A15 B15 C16 D30E2采购部A15 B15 C16 D20 E2

6、2 A15 B15 C16 D20 E22 营销部A15 B15 C17 D3 E5A15 B15 C17 D3 E5技术部A16 B16 C17 D30E2A16 B16 C17 D30E2生产部A16 B16 C17 D5 E7A16 B16 C17 D5 E7资料室A16 B16 C17 D30E2A16 B16 C17 D30E2人事部A15 B15 C16 D30E2A15 B15 C16 D30E2注1：A-计划审核日期；B-不合格报告发出日期；c-制定纠正措施日期；D-纠正措施完成日期；E-纠正措施验证日期。注2：该计划表示一年安排两次内审。5/6/202313内部审核准备内部审

7、核准备内部审核准备确定审核组，明确分工确定审核组，明确分工体系文件审查体系文件审查（针对体系文件的符合性、充分性）（针对体系文件的符合性、充分性）确定现场审核计划确定现场审核计划准备工作文件准备工作文件（检查表、不合格报告）（检查表、不合格报告）5/6/202314安排审核计划的注意事项应覆盖所有要素。应覆盖认证范围（场所和活动）。考虑审核活动和区域状况及重要程度。以往审核结果。审核员的独立性。5/6/202315现场审核计划现场审核计划现场审核计划审核目的审核目的审核范围审核范围审核依据审核依据审核组成员审核组成员审核时间审核时间审核报告发布审核报告发布日期及范围日期及范围审核日程安排审核日

8、程安排5/6/202316现场审核计划范例1.审核目的 2.审核范围 3.审核依据 4.审核组成员 4.1组长：张山 4.2审核员：组1为 李斯（品管）、王武（营销）；组2为 赵六(人事)、吴方（生产）。5.审核时间 2001年4月152001年4月16日6.审核报告发布日期及范围 审核报告将于2001年4月20日发布，分发范围为公司总经理及各个部门。7.审核日程安排 （见下页）编号：R822102 序号：200104105/6/202317现场审核计划范例7.审核日程安排日期时间 部门 要素总经理管理代表品管部技术部生产部营销部事务部文管中心4月15日9:009:30首次会议9:3012:0

9、013:0016:0016:0017:00审核组内部会议，开不合格报告并与部门主管交换意见5/6/202318现场审核计划范例7.审核日程安排（续页）日期时间 部门 要素总经理管理代表品管部技术部生产部营销部文管中心事务部4月16日9:0012:0013:0015:0015:0016:0016:0017:00末次会议说明:1)本计划依要求所对应的负责部门制定而成,在对各项要求审核时不排除对要求相关部门的审核。2)审核员分布状况为:A-品管部、B-技术部、C-生产部、D-营销部。拟制/日期：xxx/4月10日批准/日期：xxx/4月10日5/6/202319现场审核计划Case Study目前有

10、一家公司，其规模为100人，有管理部、质保部、技术部、生产部。目前厂内的内审员有：生产部：张三、质保部：李四、管理部:王五、技术部：赵六。预计需使用四个人天来进行审核。请练习编制现场审核计划。5/6/202320检查表编写要点检查表编写要点检查表编写要点对照标准、手册、程序对照标准、手册、程序选择典型的问题选择典型的问题结合受审部门的特点结合受审部门的特点抽样应有代表性抽样应有代表性时间要留有余地时间要留有余地检查表应有可操作性检查表应有可操作性按要素审核，应包含涉及的部门按要素审核，应包含涉及的部门按部门审核，应包含涉及的要素按部门审核，应包含涉及的要素5/6/202321检查表编写范例被审

11、核部门审核日期审核员页次1/20审核项目及内容判定不合格事项说明不合格报告单编号OKNG文件与资料控序l是否制定程序以控制各项文件、外来文件、标准及法规？l文件在发放时是否经过被授权人员的审批？l是否建立文件总览表？以及是否填写确实？l是否在重要的作业场所，均有相关的文件可供利用？l是否有文件分发与回收控制文件，以及执行是否确实？l过时文件是否有有效的识别，以避免误用？l文件的改版动作，执行结果是否正确？l各项的相关动作是否完全依照程序的规定？5/6/202322检查表编写case study请按照范例的格式编写4.4.7应急准备和响应的检查表。5/6/202323内审实施内部审核实施内部审核

12、实施首次会议首次会议现场审核现场审核审核组会议审核组会议末次会议末次会议5/6/202324首次会议目的向受审核方的高层管理者介绍审核组成员；重申审核的范围和目的；简要介绍实施审核所采取的方法和程序；在审核组和受审核方之间建立正式的联系；确认审核组所需要的资源和设备已齐全；确认审核组和受审核方高层管理者之间末次会议和中间数次会议的日期和实间；澄清审核计划中不明确的内容。5/6/202325首次会议要求准时，简短，明了，不超过半小时；获得受审核方的理解与支持；由审核组长主持会议。5/6/202326首次会议参加人员审核组全体人员；高层管理者（必要时）；受审核部门代表及主要工作人员；管理者代表；陪

13、同人员。5/6/202327首次会议内容会议开始会议开始：参加人员签到，审核组长宣布会议开始，适当时请最高管理者或管理者代表讲话；人员介绍人员介绍：审核组长介绍审核组成员及分工，各受审核部门介绍陪同人员；声明审核目的和范围声明审核目的和范围；明确审核的目的，审核的依据，审核将涉及的部门；现场审核计划的确认现场审核计划的确认：现场审核计划不宜做大的改动，征得各受审核部门的最后确认；强度审核的原则强度审核的原则：强调审核的客观、公正性，说明审核是抽样的过程，说明相互配合的重要性，提出不合格的报告形式。会议结束会议结束：确定末次会议的时间、地点、出席人员，审核组长致谢。5/6/202328首次会议c

14、ase study今有一家公司，管理体系建立并运行已达三个月，现准备进行第一次内部审核，该如何召开首次会议呢？请各组练习。5/6/202329现场审核审核控制审核组长对审核全过程的控制负责：n现场审核计划的控制；n审核进度控制；n审核气氛控制；n审核范围控制；n不合格的审定；n其他需协调、控制的方面。5/6/202330现场审核检查按照审核检查表，通过提问、面谈、检查文件、观察有关方面的工作和现状等形式来收集客观证据。如果发现重大的可能导致不合格的线索，即使不在检查表之列，也应加以记录并进行调查。对于面谈获得的信息应通过实际观察、测量和记录等其他渠道予以验证。5/6/202331现场审核观察结

15、果所有的审核观察结果都应形成文件，在所有的工作都被审核之后，审核组应评审所有的观察结果，以确定哪些要作为不合格项提出报告。审核组应确保这些报告的内容清晰、准确地形成文件，并且有证据支持。应按审核所依据的标准或其他有关文件中相应条款的要求指出不合各项。审核组长应会同受审核部门主管对观察结果进行复审，所有认为不合格的观察结果都应得到受审核方主管的认可。5/6/202332 现场审核不合格性质不合格的性质体系性不合格体系性不合格：管理体系文件与 ISO标准或有关法规、合同要求不符实施性不合格实施性不合格：未按管理体系文件的规 定执行效果性不合格效果性不合格：虽按管理体系文件规定 执行，但缺乏有效性5

16、/6/202333 现场审核不合格类型不不合合格格的的类类型型严重不合格严重不合格一般不合格一般不合格管理体系缺项或不符合管理体系缺项或不符合ISOISO要求要求任何有可能导致不合格产品或服务交付的严重任何有可能导致不合格产品或服务交付的严重不合格不合格;不符合法律法规或有相关方投诉的不不符合法律法规或有相关方投诉的不合格合格审核员根据经验判定很可能导致管理体系失审核员根据经验判定很可能导致管理体系失效或严重降低产品和过程控制能力的不合格效或严重降低产品和过程控制能力的不合格孤立的人为错误孤立的人为错误对体系不会产生重要影响的不合格对体系不会产生重要影响的不合格文件偶尔未被遵守，造成的后果不太

17、严重文件偶尔未被遵守，造成的后果不太严重5/6/202334现场审核不合格报告的内容受审核部门及主管姓名；审核员姓名，审核日期；审核依据；不合格事实描述；不合格类型；纠正措施及完成日期；纠正措施验证5/6/202335不合格报告范例受审核部门部门主管审核依据审核员审核日期不合格項描述：不符合：不合格类型：严重不合格 一般不合格审核员签名 xxx 年 月 日 责任部门签名 xxx 年 月 日 原因分析：纠正措施计划：责任部门签名 xxx 年 月 日纠正措施验证结果：审核员签名 xxx 年 月 日 5/6/202336 不合格事实描述要点不合格事实描述要点力求具体力求具体：如事情发生在何地、何时、

18、何人执行此事或在场、发生了何现象，以及有些关键的图号、文件或记录的编号等。不合格问题的性质要直接点明不合格问题的性质要直接点明：如 未经上岗就操作造成废品；错误地使用了状态标识；没有书面的操作程序造成波动等。违反标准或手册、程序的哪个具体条款应力违反标准或手册、程序的哪个具体条款应力求判得确切求判得确切：如判得不确切，纠正措施的方向就会产生偏差。5/6/202337不合格报告范例事实描述事实描述：XX公司的机械加工车间半年内连续发生三起类似的问题，即加工完的齿轮箱内有切屑以及工件未倒角，锐边切伤工人手指等；每次都采取扣奖金及教育的办法，未能收到避免再发生的效果。原因分析：原因分析：n箱体加工后

19、缺少一道检验工序，以检查内部清洁。n锐边倒角未纳入设计图纸及工艺文件。n工时定额偏紧，工人为追求定额而放松。纠正措施计划纠正措施计划：n检验规程中增加检查工件内部清洁的检验工序；n设计图纸一律注明需倒角的地方；n工艺文件中增加倒角的工序；n人事科研究箱体加工及其他零件加工工序定额是否过紧，是否需调整。n以上各项措施均在一个月内（9月30日前）完成。5/6/202338不合格报告实例纠正措施验证结果纠正措施验证结果n检验科已在检验规程中增加检查加工后清洁度的工序，已于9月12日完成。在成品库抽查20件齿轮箱均未发现箱体内有残留切屑。n设计科已全面检查各产品零件图纸，如发现未注明锐边倒角之处，均增

20、加1X45或1.5X45倒角的字样，此工作已于9月25日前完成。在设计科抽查5份零件图，发现锐边处均已注明倒角要求。n工艺科已全面检查工艺，在机械加工工艺卡中增加倒角工序，此工作已于9月26日完成。现场抽查10个工件，原锐边处均已做成倒角。n人事科研究后认为工时定额不算太紧，无调整的必要。5/6/202339不合格报告的分发不合格报告应分发至不合格产生的责任部门和相关部门。不合格报告的分发应留有分发记录并保存，以便后续的纠正措施跟踪。不合格报告编号发放日期发放部门接受人纠正措施预计完成日期纠正措施实际完成日期不合格报告分发记录R822105200104255/6/202340审核组会议在当天审

21、核工作完成后召开；时间一小时左右为宜；仅审核组成员参加；讨论并确定审核中有争议的事项；整理审核结果；确定当天的不合格报告。5/6/202341末次会议目的：n向受审核部门介绍审核总体情况；n提出后续的工作要求；n结束现场审核。要求：n准时开始、结束，以不超过一小时为宜；n由审核组长支持会议。参加人员：n与首次会议一致。5/6/202342末次会议内容会议开始会议开始：与会者签到，审核组长致谢受审核部门在审核期间的配合；强调审核的局限性强调审核的局限性：审核时抽样进行的，存在一定风险；宣读不合格报告宣读不合格报告：说明不合格报告的数量、分类，并按重要程度依次宣读不合格报告；宣布审核结论宣布审核结

22、论：就受审核部门在确保整个组织的管理体系的有效运行，实现总的目标方面提出审核结论。结论应全面总结工作的优缺点。提出纠正措施要求提出纠正措施要求：提出采取纠正措施的要求，提出受审核部门纠正措施计划的答复时间，完成纠正措施的时限，验证纠正措施的方法。会议结束会议结束：向受审核部门表示感谢，受审核部门主管对改进的承诺，必要时邀请最高管理者或管理者代表讲话。5/6/202343审核报告内部审核报告内部审核报告审核报告的编制审核报告的编制审核报告的分发与存档审核报告的分发与存档5/6/202344审核报告内容审核日期；审核的目的和范围；受审核的部门；实施审核所依据的文件、标准；审核组成员姓名；受审核部门

23、的主要参与者姓名与职务；所有不合格报告及不合格项分布；管理体系运行有效性的结论性意见；审核报告分发清单。5/6/202345审核报告范例内部审核报告内部审核报告 编号：受控状态：发放编号：拟制人：xxx 日期：2001年4月20日批准人：xxx 日期：2001年4月20日XxxxXxxx有限公司有限公司5/6/202346审核报告范例审核报告审核报告审核日期：2001年4月15日2001年4月16日受审核部门：内审组成员：组 长：XXX 日期：审核员：XXX 日期：审核员：XXX 日期：页码：1/55/6/202347审核报告范例审核目的：审核范围：审核依据：内部审核主要参加人员：。页码：2/

24、55/6/202348不合格报告范例内部审核综述内部审核综述 本次审核是按照ISO9标准要求建立管理体系后的第一次内部审核，也是在公司的手册及程序文件颁布三个月之后的一次全面内部审核。审核组由五人组成，对全公司的8个部门进行了为期2天的检查。本次内部审核得到了总经理及各部门主管的重视和支持，是审核工作进展顺利，按计划完成了全部审核任务。审核中共发出不合格报告33项，其中文件和资料控制要求中发现的问题较多（共6项），反映出在文件控制方面是一个弱点。生产和品管部门发现的的不合格也较其他部门多，其中原因是：生产部的人员多且范围最大，管理难度较大。品管部由于涉及到管理体系要求较多，也造成工作上的困难。

25、下一步应加强这两个部门的工作力量，减少不合格的产生。另外管理评审工作未做，因此这项内容未包括在本次审核中。设计要求是本公司管理体系没选择的要求，也未列入本次审核中。综上所述，本公司的管理体系已进入正常运行状态，若本次审核发出的不合格报告能按规定的时间在20天内纠正完毕，可以在40天后申请ISO:2000的正式认证。页码：3/55/6/202349不合格报告范例不合格项分布奥求编号品管部营销部采购部生产部人事部管理代表总经理储运部合计合计页码：4/55/6/202350审核报告范例审核报告发放清单审核报告发放清单部门职务姓名不符合报告份数（编号）品管部营销部技术部生产部事务部文管中心管理代表总经

26、理页码:5/55/6/202351纠正措施的跟踪纠正措施的跟踪纠正措施的跟踪纠正措施要求的提出纠正措施要求的提出纠正措施的实施纠正措施的实施纠正措施的验证纠正措施的验证5/6/202352纠正措施要求的提出审核组在现场审核中发现不合格项时，除要求受审核部门主管确认不合格事实外，还要求他们调查分析造成不合格的原因，有的放矢地提出纠正措施计划，其中包括完成纠正措施的期限。如果受审核方坚持不同意对不合格的判定，也不肯提出纠正措施，则争执应提交管理者代表仲裁。内审员可以提出纠正措施的方向，但不能代替责任部门制定纠正措施。责任部门提出的纠正措施计划应得到审核员的认可，必要时还要经过管理者代表的批准。5/

27、6/202353纠正措施的实施责任单位按纠正措施计划实施纠正措施。纠正措施实施过程中如发生问题不能按期完成时，责任部门向管理代表说明原因，申请延长期限。管理代表批准后应通知责任部门修改措施计划。如在实施过程中涉及到几个部门，发生争议并难以解决时，应提请管理代表协调仲裁。纠正措施实施情况应保存有关记录。5/6/202354纠正措施的验证审核员应对纠正措施完成情况进行验证。验证的内容包括：n计划是否按规定的日期完成；n计划中的各项措施是否都已完成；n完成后的效果如何？即是否还有类不合格项发生？n实施情况是否有记录可查，记录是否按规定编号并妥为保存。5/6/202355n如引起文件修改，是否通知了文

28、件控制部门按规定办理了修改批准和发放手续并加以记录？该文件是否已坚持执行？n如果某些效果要更长时间才能体现，可留作问题待下一次审核时再查。n审核员验证并认为措施计划已完成后，不合格报告一栏中签字。这项不合格项宣布结案。纠正措施的验证5/6/202356第三部分管管理理体体系系内内部部审审核核员员内审员的工作技巧内审员的工作技巧内审员的素质内审员的素质内审员及其组长的职责内审员及其组长的职责5/6/202357内审员的素质内审员的素质内内审审员员素素质质知识要求知识要求经验要求经验要求道德要求道德要求技能要求技能要求掌握掌握ISO认证标准要求认证标准要求熟悉熟悉ISO其他标准要求其他标准要求熟悉

29、与认证有关的法律、法规等熟悉与认证有关的法律、法规等能编制审核计划、检查表、报告能编制审核计划、检查表、报告具备管理体系文件与现场审核能力具备管理体系文件与现场审核能力具有从事管理和企业管理的经验具有从事管理和企业管理的经验具有一定的工厂生产经验具有一定的工厂生产经验正直诚实和客观公正正直诚实和客观公正尊重人尊重人冷静的态度和坚毅的精神冷静的态度和坚毅的精神善于沟通、机智灵活、适应性强善于沟通、机智灵活、适应性强5/6/202358内审员职责遵守相应的审核要求；传达和阐明审核要求；有效地策划和履行被赋予的职责；将观察结果形成文件；报告审核结果；验证所采取的纠正措施的有效性；接受和保护与审核有关

30、的资料；5/6/202359内审员的职责按要求提交这些文件；确保这些文件的机密性；谨慎处理各种特殊的信息；配合并支持审核组长工作。5/6/202360审核组长职责负责所有审核阶段的工作，有权对审核工作的开展和审核结果做最后决定；协助选择审核组的其他成员；制定审核计划；代表审核向受审核部门主管接触；编制并提交审核报告。5/6/202361审核员的工作技巧审审核核技技巧巧审核中的面谈审核中的面谈审核中的聆听审核中的聆听审核中的提问审核中的提问联想与追溯联想与追溯创造一个良好的氛围创造一个良好的氛围5/6/202362审核中的面谈得当地提问；讲得少，听得多；保持融洽的关系；选择恰当的面谈对象；避免打

31、断、干扰、反驳对方的谈话；“请”和“谢谢”应适当多用；对误解要有耐心；保持客观公正的态度。5/6/202363审核中的提问通常问：怎么样？什么？何时？何地？谁？为什么？请告诉我封闭式与开启式问题相结合。提问与索看相结合。5/6/202364审核中的提问明确观点，准确表达；发问一定考虑被问者的背景；注意神态表情；适时表达好意；努力理解问题；不说有情绪的话；不可连续发问。5/6/202365审核中的聆听应专注、认真地听；应有耐性；应及时反馈；尽可能不要做不成熟的反应；多鼓励讲话者；保持善意的态度。5/6/202366联想与追溯善于从一个要素联想到其他要素，而到其他部门追溯证据。但应避免过渡联想而顾此失彼。5/6/202367创造一个良好的氛围平等；和气待人；认真记好笔记；保持正常的节奏。5/6/202368