（中职）第3章日常事务类文书写作课件.ppt

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1、第3章日常事务类文书写作第第 3 章章日常事务类文书写作日常事务类文书写作简明字据书信意愿文书活动、会议文档目录第一节第二节第三节第四节第一节第一节 简明字据简明字据学 习 目 标一二三了解便条、条据、证明和启事的概念、种类和作用掌握便条、条据、证明和启事的格式和写作要求能够熟练写作便条、条据、证明和启事便条是指社会成员之间在日常事务交往中写给对方的一种条据。按内容和用途的不同，便条主要分为请假条、留言条、托事条、意见条等。一、便条概念便条具有一般书信的特征，要求简明扼要地交代清楚写给谁、什么事、谁写的、何时写的。一般采用第一人称写法。一、便条特点便条的格式主要有完整型和简略型两种。完整型如同

2、一般书信，由称呼、正文和落款（署名、日期）等部分构成，有的还需要加上简单的标题，如加上“请假条”“收条”“领条”等。简略型则可省略称呼、落款等，只要对方能看明白就行。一、便条格式请假条是指因病、因事而不能上班或不能按时上班，或者不能参加某项预定活动时撰写的用以说明原因的条据。请假条应由本人亲自撰写。请假条要写上对方称呼，写明原因和起止时限，然后写上“请予准假”或“特此请假”字样，再另行写上“此致”“敬礼”等礼貌用语，最后署上本人姓名和写作日期。此外，署上的姓名前面经常还要求写明身份，有时还会在正上方加上标题“请假条”三个字。请假条1一、便条种类请假条留言条是指在专程拜访他人时因故未能与其见面，

3、或是不能久候他人而先行离去时撰写的，向对方说明并道清事由的条据。留言条可托他人代交，也可置于交往对象易见之处。书写留言条时不必加标题，正文中应当多用礼貌用语。留言中应说清事由，或留下再次联络的方式。尤其是当双方从未打过交道时，更应详实告诉对方自己的姓名、身份及联络方式。留言条2一、便条种类留言条托事条即委托他人帮忙办理某事时写的条据。由于托事条的目的往往是有求于人，因此在撰写时务必委婉用语、礼貌用语。托事条虽无须标题，但仍应翔实说明所托之人、所托之事、具体要求及本人身份等。托事条往往由他人代为转交。托事条3一、便条种类托事条意见条是人们对一些办事机构或服务行业有某种意见时所写的一种条据，可以写

4、在该单位所设的意见本上，也可自己另外用纸写好投入该单位所设的意见箱内。意见条有明确的写作目的和阅读对象，因此可以写成一般书信形式，写明称呼、正文、落款等；也可以省略称呼、落款而直陈意见。意见条4一、便条种类意见条条据是社会团体或个人之间在财物或事务交往中所写的起凭据、证明作用的字条。条据一般是当面写作，当面交付。按内容和用途，主要分为借条、欠条、收条和领条四类。二、条据概念条据具有一般契约、协议、合同的性质和作用，要求把凭证的相关内容、凭证的责任承担人写清楚，所涉及的财物数量要用大写，生效时间要准确无误，并具有足以为凭的根据。二、条据特点条据采用第三人称写法，由标题、正文和落款（署名、签字、盖

5、章或按指印并标明日期）三部分构成，正文末尾必须写上“此据”二字。文字不得随便涂改、补充和删除，若有写错之处，改正后必须加盖图章或按上指印，或重写一张。二、条据格式借条又称借据，是向个人或单位借用现金或财物时留给出借方的单据，它是一种凭证性文书。借条是一种非正式契约，财物归还后，要把借条收回作废或当面撕毁。如因某种原因借条不便取回时，应要求对方开具已归还财物的收条。（一）借条二、条据格式借条可分为两大类：一是个人出具的借条，无论是向别人还是向单位借债借物，借条上只需有当事人签字即可；二是单位出具的借条，需要加盖公章并由经手人签字。二、条据格式（一）借条借条借个人或公家的钱物，归还一部分，还有部分

6、拖欠，对拖欠部分所写的条据就叫欠条。欠条实质是借条的一种特殊形式。有时，在借用了钱物之后补写的用作凭证的条据亦可称为欠条。欠条的格式、份数和处理方法与借条大致相仿。欠条一般由标题、正文和落款三部分组成。（二）欠条二、条据格式欠条收到别人或单位的钱物时，写给对方的字据就叫收条。收条要先写标题，正文以“今收到”开头，写清收到什么人的多少钱物，然后另行写上“此据”二字，最后落款写明收款人或收货人的姓名、日期。如果由别人代收，则把“收条”改为“代收条”，把“今收到”改为“今代收”，把收款（物）人的名字改为代收人的名字即可。（三）收条二、条据格式收条个人（单位）从别人（单位）领取钱物时，写给负责发放人留

7、存的条据就叫领条。领条要先写标题，正文以“今领到”开头，写清领到什么单位的多少钱物，然后另行写上“此据”二字，最后落款写明经手人的姓名、领款（物）日期。如果是由别人代领，则把“领条”改为“代领条”，把“今领到”改为“代领到”即可。如果发放者备有印好的空白单据，即领单，领取钱物时照单填写即可。（四）领条二、条据格式领条证明，也称证明信或证明书，是以机关、团体、个人的名义凭借确凿的语言证明某人的身份、经历或某件事的真实情况的书信。三、证明概念证明是用于证明有关人员身份或有关事务真实情况的文字凭据，通常情况下，证明具有法律效力。三、证明功用（1）依据证明的作用，可将其分为存档材料的证明信、证实情况的

8、证明信和作为证件的证明信。（2）依据证明的写作者，可将其分为以组织名义写的证明信和以个人名义写的证明信。（3）依据证明的内容，可将其分为真实身份或经历的证明和某一具体事件真实情况的证明。三、证明种类证明的格式由标题、主送单位、正文、结尾、落款和附件六部分组成。三、证明格式1.标题：首行居中写“证明”“证明信”或“关于的证明”。2.主送单位：顶格书写，加冒号，也可不写主送单位。3.正文：首行空两格，以准确、简洁而无异议的语言写清证明事由。证明的格式由标题、主送单位、正文、结尾、落款和附件六部分组成。三、证明格式4.结尾：在正文后另起一行注明“特此证明”。5.落款：落款由证明者签名、按指印、加盖章

9、并写明日期。有些重要证明，为确保证明者的合法性，还要加盖其所在单位公章。6.附件：复印件加盖复制单位印章。例文三、证明启事是机关、团体或公民个人公开向社会公众说明某件具体事情，或希望公众协助办理某项具体事务而使用的应用文体。四、启事概念启事的作用就是向社会告启某件事，或祈求社会予以协助，实现某种愿望，满足某种需求。例如，招领、寻人、寻物、征订、征文、征房、招工、招聘、迁址、更名、改期、更正、开业、停业等事项均可使用启事文体。四、启事功用启事对社会具祈求性、商洽性和周知性，但不具有约束力和强制支配作用，而且用语比公告类公文略显活泼。四、启事特点1.标题启事常以“事由+文种”为题，如“招工启事”；

10、也有直接以事由或以文种为题的，如“失物招领”；还可以“启事人姓名+文种”为题，如“王启事”等。切忌写成“启示”。四、启事格式2.正文正文具体说明启事内容，一般包括启事缘由、目的和要求，有些还要写明承诺等。结尾可写“特此启事”“此启”，或不写。四、启事格式3.落款落款应写明启事单位名称或个人姓名、时间，加盖公章（有些还要附加联系方式）等。四、启事格式例文四、启事第二节书信第二节书信学 习 目 标一二三了解介绍信、表扬信、感谢信、慰问信、贺信（电）的概念、种类、特点和作用掌握介绍信、表扬信、感谢信、慰问信、贺信（电）的常用基本格式和写作要求通过学习能够熟练写作介绍信、表扬信、感谢信、慰问信、贺信（

11、电）等社交文书。介绍信是机关团体、企事业单位介绍本单位人员到其他单位接洽事宜，办理公务（联系工作、参观学习、出席会议、调查事项等）或参加各种社会活动的一种应用文体。一、介绍信概念它具有介绍、证明的双重作用。使用介绍信，可以使对方了解来人的身份和目的，以便取得对方的信任和支持。功用一、介绍信介绍信是机关团体必备的具有介绍、证明作用的书信。接介绍信的人，可以凭借此信同有关单位或个人联系，商量洽谈一些具体事宜。收看介绍信的一方可以从对方的介绍信中了解来人的职业、身份、要办的事情、要见的人、有什么希望和要求等。介绍信是联结双方关系的一个桥梁，其目的旨在证明来人的身份，以防止假冒。证明的特性1特点一、介

12、绍信介绍信就相当于一个在一定时间内的有效证件，它可以帮助对方了解你的身份、来历，同时也赋予了你一定的责任和权利，所以介绍信一般都开列出一定的时日期限，这是一种在限期内才具备有用性的专用文书。时效的特性2特点一、介绍信需要时，根据要办的具体事项，按格逐一填写即可。专用介绍信共有两联（如例文），一联是存根，便于查存，另一联是介绍信的本文。两联正中有间缝，同时编有“字第号”字样。在第二行有“字第号”字样需要填写。在正文处需要依次填上姓名、人数、相关身份内容及前往何处要办理什么事等。结尾注明日期即可。印有固定格式的专用介绍信 1种类一、介绍信印有单位名称的公用信笺也就是即用即写的普通介绍信。格式与一般

13、书信基本相同。与带存根的介绍信在正文印制上没什么差别，随用随填。唯一不同的是普通介绍信不留存根。普通介绍信，正中写“介绍信”或“介绍信”，内容包括：称呼、正文、结尾、署名、写信日期和有效日期。印有单位名称的公用信笺 2种类一、介绍信例文一、介绍信表扬信是用来表彰单位、集体或个人的先进事迹、先进思想的专用书信，其作者可以是直接受益人，也可以是旁观者。它既可以组织名义，也可以个人名义向被表扬者所在单位或直接向表扬对象致信，也可以写给其所属单位或其上级领导，还可以写给报刊、广播、电视等新闻媒体。二、表扬信概念表扬信这种用来表彰、赞扬集体或个人的信函，与嘉奖令、表扬性通报相比，虽不属于正式公文，没有正

14、式公文的荣誉奖励效力，但表扬信同样可以鼓舞受表扬者，使公众受到教育，从而起到讴歌真善美、弘扬正气、促进社会进步的作用。二、表扬信功用表扬信的语言，既要朴实、准确，把表扬事由叙述清楚，又要热情洋溢地对所述事由予以恰如其分的赞扬，力戒不适当的铺张。二、表扬信特点一般而言，表扬信的标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。标题1二、表扬信格式表扬信应在开头顶格处写明被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”“先生”等字样，称谓后加冒号。若直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。开头（称谓）2二、表扬信格式正文的内容要另起一行

15、空两格写。首先具体准确地交代清楚被表扬者及其事迹的发生、发展与结果，然后对所叙述的人和事予以评论，尤其要揭示其精神实质和道德意义。正文3二、表扬信格式通常特别提出，要求或建议对方单位领导予以公开表彰或奖励。写给个人的表扬信，则应适当表达钦佩、感激之情，书信的礼貌用语更是不可缺少。结尾4二、表扬信特点落款应写明发信单位的名称或个人姓名，并在右下方注明发信日期。落款5二、表扬信特点二、表扬信例文感谢信是为了感谢某个单位或个人对自己曾给过的某种关怀、支援、祝贺或勉励表示回谢的一种信件。感谢信有写给个人的，也有写给单位的。它不仅可以表达自己的感谢之意、感激之情，而且可以使被谢方感到慰藉、鼓舞和鞭策。三

16、、感谢信概念用于团体或个人之间答谢对方的协作和援助，或感谢对方的奉献和帮助。三、感谢信功用（1）写给集体的感谢信。这类感谢信，一般是个人处于困境时，得到了集体的帮助，并在集体的关心和支持下，最终克服了困难，渡过了难关，摆脱了困境，所以要用感谢信的方式表达自己的感激之情。（2）写给个人的感谢信。这类感谢信，可以是个人，也可以是单位为了感谢某个人曾经给予的帮助或照顾而写的。1.按感谢 对象分三、感谢信种类（1）公开的感谢信。这种感谢信可诉诸报刊、广播或电视，也可以公开张贴。（2）寄给集体或个人的感谢信。这种感谢信通常由发信者直接寄给单位、集体或个人，而不向外界公开。2.按感谢信的存在 形式分三、感

17、谢信种类感谢信叙述的是客观存在的具有仁爱和奉献精神的人和事，语言要具有鲜明、丰富的感情，所表达的谢意也必须是真情实感。三、感谢信特点在第一行的正中写上“感谢信”或“致的感谢信”或“致的感谢信”等字样，字体可大些。标题 1三、感谢信格式在标题下面一行顶格写被感谢对象的单位名称或个人姓名。姓名后可加适当的称呼，如“同志”“先生”等，单位名称和个人姓名后加冒号，引出正文。被感谢的对象 2三、感谢信格式感谢信的正文包括两方面内容。一方面，感谢信的正文要简练地叙述对方的好品德、好作风及先进事迹，也就是感谢对方的理由。在叙述过程中，将人物、事件、时间、地点、原因、结果交代清楚，重点叙述对方的关心、支持和帮

18、助所产生的效果。另一方面，正文要热情赞颂对方的可贵精神及客观影响，表示向对方学习的态度及决心。正文 3三、感谢信格式感谢信的结尾写表示敬意和感激的话，如“此致、敬礼”“致以最诚挚的谢意”“表示衷心的感谢”等词语。结尾 4三、感谢信格式在感谢信结尾下面一行的右方署上单位名称或个人姓名。在署名下边写上发信的日期。署名和日期5三、感谢信格式三、感谢信例文慰问信是社会组织或个人于某一特殊时刻（如节假日或战争、自然灾害、意外事故突发之时）向在某方面做出特殊成绩、贡献，或遭受损失的集体和个人表示亲切问候、关怀（同情）、安慰或鼓励的一种专用书信。四、慰问信概念慰问信因收信人而异，写给做出特殊成绩和贡献的集体

19、或个人，在热情地赞颂其可贵品质和高尚风格的同时，要提出殷切的希望，鼓励读者继续奋斗；写给遭遇重大灾害、损失的集体或个人，其内容以激励和鼓舞其战胜灾害的勇气为主，同时也要表达对其遭遇的同情。内容具有鼓舞性1特点四、慰问信慰问信中赞颂或慰勉对方，其行文既要因人、因时、因事、因场合而异，又要充分体现出热烈、真挚、自然的关心和慰问之情。文字要简明扼要，篇幅尽量短小。表达具有亲切感2特点四、慰问信慰问信的格式由标题、称谓、正文、结语、署名和日期五部分组成。1.标题：问信的标题可写成“慰问信”或者“致的慰问信”等形式。2.称谓：在慰问信的标题下方另起一行顶格写称谓，慰问信的称谓应表示尊敬之意。格式四、慰问

20、信3.正文：慰问信的正文可写慰问的原因，可写事件的情况，也可介绍他人的事迹等。4.结语:慰问信的结语表示慰问、祝福、希望。5.署名和日期:署名和日期一般写在右下角，先写姓名，在姓名下另行写日期。格式四、慰问信四、慰问信例文贺信（电）是社会成员及其团体间增进友谊和交流感情的重要手段。概念五、贺信（电）功用贺信（电）是表示庆贺的书信的总称，是对有关单位、个人的喜庆，表达祝贺、赞扬或表彰的一种礼仪性书信。它包括贺信、贺电和贺词等形式。贺信（电）的种类繁多，贺信（电）的内容广泛，可以贺个人及其亲属的婚嫁、生育、寿诞、乔迁、晋升和获奖一类的喜事，也可以贺社会团体的重要会议的开、闭幕，重大工程的奠基或竣工

21、，重要的节日纪念活动等重大庆典。按传播方式分，可分为投送式贺信（电）、张贴式贺信（电）、广播式贺信（电）和登载式贺信（电）。按作者人数分，又可分为个人贺信和团体贺信。种类五、贺信（电）1.标题标题要用较大的字体写在第一行正中，主要有如下几种形式：（1）直接用文种做标题，如“贺信（电）”。（2）由“致贺者+致贺对象+文种”构成，如“致的贺信（电）”。（3）由“给受贺单位或个人姓名+文种”构成，如“给的贺信（电）”。（4）由“祝贺单位名称（+个人姓名）+文种”构成，如“的贺信（电）”。格式五、贺信（电）2.称呼要顶格书写受贺者的姓名或采用“名称+尊称”的形式。3.正文正文一般要分两个层次，首先是开

22、门见山，简述祝贺事由，并表示热烈的祝贺；然后对所述事由给予中肯的赞扬。格式五、贺信（电）4.结尾结尾要对被贺者表达祝贺者的祝愿和期盼。5.落款要签署祝贺者的名称或姓名及写信时间。格式五、贺信（电）五、贺信（电）例文第三节意愿文书第三节意愿文书学 习 目 标一二了解倡议书、申请书、决心书、保证书、检讨书的概念、特点和功用掌握倡议书、申请书、决心书、保证书、检讨书的格式，能够写作一般的意愿文书倡议书是个人或集体向公众或社会团体提出建议并公开发起、倡导某项活动，希望共同完成某项任务或开展某项公益活动所运用的一种专用书信。概念一、倡议书倡议书具有广泛的群众性。它可以在较大范围内调动群众的积极性，使大家

23、心往一处想，劲往一处使，齐心协力共同做好一些有益于社会的事务和开展某些公益活动。广泛的群众性1功用一、倡议书倡议书是开展精神文明建设的一种有效方式。倡导的内容既是与人们日常生活相关的某些事务，又属于社会主义精神文明的重要范畴。它表达的是一种建议、倡导，不具备强制性，是要在轻松倡导之中宣传真善美，使人们无形之中就受到深刻的教育，从而推动社会文明的进步。一种有效方式2功用一、倡议书（1）从作者角度分，可将倡议书分为个人倡议书和集体倡议书两种。（2）从传播角度分，可将倡议书分为传单式倡议书、张贴式倡议书、广播式倡议书和登载式倡议书等。种类一、倡议书倡议书不是专门针对某一个人，它往往面向广大群众，或对

24、一个部门的所有人，或对一个地区的所有单位，或向全国人民发出。对象的广泛性是倡议书的根本特征。倡议书的群众性1特点一、倡议书倡议书是要求广大群众响应的，然而其对象范围往往是不定的。即便是在文中明确了具体的对象，但由于其本身不具有很强的约束力，有关人员可以表示响应，也可以不表示响应，而与此无关的群众团体却有可能做出响应。对象的不确定性2特点一、倡议书倡议书就是一种广而告之的书信，它需要更多的人知晓，从而激起更多人响应，以期在最大范围内引起共鸣。倡议书的公开性3特点一、倡议书倡议书的标题一般由文种名单独组成，即在第一行正中用较大的字体写“倡议书”三个字。还可以由“倡议内容+文种名”共同组成，如“爱护

25、绿色校园保护环境倡议书”。1.标题格式一、倡议书应根据倡议的对象选用适当的称呼，如“广大的青少年朋友们”“广大的妇女同胞们”等。有的倡议书也可不用称呼，而在正文中指出。2.称呼格式一、倡议书（1）写倡议书的背景、原因和目的。倡议书的发出贵在引起广泛的响应，只有交代清楚倡议活动的原因，以及当时的各种背景事实，并申明发布倡议的目的，能感召人们，令人理解和信服，才会使人响应并自觉地行动，否则难以奏效。（2）通常使用“序号”逐条列出倡议的具体内容和要求。这是正文的重点。要开展什么活动，要做哪些事情，具体要求是什么，其价值和意义所在均需一一写明。3.正文格式一、倡议书正文写完后，可以写一些共勉语作为结尾

26、，如“让我们为实现上述目标共同努力吧！”等。4.结尾格式一、倡议书正文之后，在另起一行的右下方签署倡议者的名称或姓名，在下一行的对应位置注明倡议的年、月、日。5.落款格式一、倡议书一、倡议书例文申请书是个人或集体向组织、机关、企事业单位或社会团体表述某种愿望、提出某种请求时使用的一种专用书信。概念二、申请书申请书的使用范围广泛，个人对上级党、政、法机关和其他群众团体、企事业单位表述志愿、理想和希望，要使用申请书；下级在工作、生产、学习、生活等方面对上级有所请求时，也可以使用申请书。申请书把个人或单位的愿望、要求向组织或上级领导表述出来，让组织和领导对自己或下级的意愿有所了解，争取得到组织和领导

27、的帮助与批准，同时也加强了上下级之间、集体与个人之间的关系。功用二、申请书申请书涉及内容广泛，依照不同的标准，可以划分为不同的种类：（1）依照申请的目的分，可分为司法权益申请书、政治愿望申请书和日常事务申请书。（2）依照申请者的名义分，可分为个人申请书和集体申请书。种类二、申请书申请书总是申述理由并有所请求的。无论是个人在政治生活上的入团、入党申请，还是个人或单位在其他方面的申请，均是请求满足己方要求的，故请求性是申请书的一个根本的特点。请求性1特点二、申请书这是由申请书的性质所决定的。个人对党团组织和其他群众团体表述志愿、理想和希望，要使用申请书；下级在工作、生产、学习、生活等方面对上级有所

28、请求时，也可使用申请书，正因为申请书把个人或单位的愿望、要求向组织或上级领导表达，争取组织和领导的帮助与批准，所以在语言、措辞方面需符合这种下对上的行文标准。上行性2特点二、申请书申请书也是一种专用书信，它同一般书信一样，也是表情达意的工具，因此，它也必须按照书信的格式行文。申请书内容因要求不同而不同，但形式都基本保持不变。与普通书信不同的是，申请书要求内容单纯，一事一议。采用书信体格式3特点二、申请书申请书的标题有两种形式：（1）由“性质文种”构成，如“入团申请书”。（2）只由文种“申请书”构成。标题1格式二、申请书另起行，顶格写明接收申请书的单位名称或领导人姓名，其后加冒号，如“团支部：”

29、“系总支领导同志：”等。称谓2格式二、申请书（1）申请内容。申请书要开门见山、直截了当，不能含糊其词。（2）申请原因。要说明申请书的目的、意义及自己对申请事项的认识。（3）决心和要求。申请书的最后要进一步表明自己的决心、态度和要求，以便接收申请者了解申请人的认识和情况，应写得具体、详细、诚恳而有分寸，语言要朴实准确、简洁明了。正文3格式二、申请书申请书可以有结语，也可以没有结语。结语一般是表示敬意的话，如“此致、敬礼”“特此申请”等；也可写表示感谢和希望的话，如“请组织考验”“请审查”“望领导批准”“敬请批准”等。洁明了。结语4格式二、申请书在右下方署明申请人姓名，并在姓名下面注明年、月、日。

30、落款5格式二、申请书二、申请书例文决心书是人们响应上级号召，为了完成某项任务、实现某个目标而表示决心所用的文书。概念三、决心书一般都是个人对组织和领导、下级对上级表达决心而用的。其作用在于营造气氛，鼓舞人心，振奋精神，制造声势，以利于完成某项任务，实现某个目标。功用（1）决心书一般是呈交给上级领导或者在大会上宣读，讲求语言简洁、流畅，富有感染力。（2）写决心书的理由、接受任务的目的和意义要求简明、扼要，不必分析和论证。参加活动和完成任务的态度、执行任务的措施要让人听得明白、看得清楚。三、决心书特点在第一行正中以稍大的字体写上“决心书”三字，也可以写明是干什么事情、完成什么任务的决心书。标题1三

31、、决心书格式在标题下一行顶格处，写接受决心书的组织、机关、团体、单位的名称或对领导者的尊称，称呼后面加冒号，提示下面的具体内容。称呼2三、决心书格式决心书的正文部分主要有两大内容：一是说明写决心书的缘由，即该任务的目的、意义，这部分要求简明、扼要，不必分析和论证；二是达到决心目标的具体事项和具体措施，等等。这是决心书的主要部分，以逐条列出、让人听得明白、看得清楚为宜。正文3三、决心书格式当众宣读的决心书一般用“请领导和同志们看我们的行动吧，胜利一定是属于我们的！”之类的宣誓语作为结语；递交书信式决心书，其结语与普通书信大同小异。结语4三、决心书格式结语之后另起一行的右下角签署递交者的姓名或单位

32、的全称，然后写明递交的具体年、月、日。署名和日期5三、决心书格式三、决心书例文保证书是个人、集体、单位为响应上级号召，为完成上级交付的任务，或做错了事、犯了错误并决心改正而提出保证时使用的专用文书。四、保证书概念保证书是某些团体或个人立誓完成某项工作或发誓不再犯某种错误而写的保证性的书信或文字材料。功用（1）保证书具有誓言的特性。保证书是以集体或个人名义，用一种较为强烈的态度向上级组织、领导或个人表达意愿的一种文书，对保证人形成一种制约和鞭策。（2）保证书具有单方的特征。上级组织或社会有关方面在收到保证书后并不做相应的答复，只是根据保证者所保证的内容实施监督和检查。四、保证书特点保证书的标题一

33、般有两种形式：（1）在第一行正中写明“保证书”。（2）由“保证目的+文种”构成，如“完成任务的保证书”。标题1四、保证书格式如果保证书是呈交领导、师长个人的，就直接写出接受保证者的姓名称呼，如“学院党委书记”“老师”；若是交给领导机关或单位的，就冠以该机关或单位的名称。称谓2四、保证书格式正文首先简述写保证书的缘由，然后以“为此，特作如下保证”做过渡，逐条列出保证的内容。正文3四、保证书格式一般是在正文结束之后写“请领导监督我们的行动吧！我们保证说到做到！”或者“此致敬礼”，也可省略不写。结语4四、保证书格式落款署明保证人姓名（代表单位者要写单位全称并加盖公章）和具体的日期。落款5四、保证书格

34、式四、保证书例文检讨书是单位或个人犯了错误之后，向领导、群众或上级检查反省其错误言行而写的书信。五、检讨书概念检讨书是在犯了错误之后，承认错误，查找根源，深刻反思，总结教训的记录，是确定错误事实、追究相关责任人的重要依据，可以起到纠正错误、弥补损失、惩前毖后的作用。五、检讨书功用种类按作者分，检讨书可分为集体名义的检讨书和个人名义的检讨书两类。检讨书由标题、称谓、正文、署名和日期几部分组成。1.标题：在第一行正中写明“检讨书”三个字即可；有的要注明所犯错误的范围或性质，如“关于违反财经纪律的检讨书”。2.称谓：称谓要写明检讨书呈报的对象，如“校党委”“公司人事部”“书记”等。五、检讨书格式3.

35、正文：正文由三部分组成：一是所犯错误事实，二是对所犯错误的认识，三是改正错误的决心与措施。4.署名和日期：检讨人的姓名或单位名称（公章）写在正文后的右下方，然后注明呈送日期。五、检讨书格式五、检讨书例文第四节第四节 活动、会议文档活动、会议文档学 习 目 标一二了解调查报告、会议记录、计划、总结的含义、种类、特点和作用掌握调查报告、会议记录、计划、总结的基本格式和写作要求三了解会议记录与相关文体的异同点，写出合乎规范的会议记录调查报告是调查与报告的结合。调查就是运用马列主义的立场、观点和方法，对现实生活中或历史上有重要意义或重大价值的问题、事件、经验教训进行有目的、实事求是、全面深入的了解，广

36、泛收集材料并对所获材料进行充分而科学的分析的过程。报告就是运用书面的形式阐明调查研究的结果。一、调查报告概念调查报告能够揭示客观现象背后的规律性的东西，它可以作为制定政策的依据，贯彻执行政策的工具。因此，调查报告的作用集中体现在它的指导性上，调查报告的目的在于“抓点”以“带面”，从而减少盲目性和不必要的失误。一、调查报告功用调查报告所涉及的内容很广泛，其表现形式也是多种多样。按不同的分类标准，可将调查报告大致分为以下几类：（1）按时间跨度分，可将调查报告分为历史情况调查报告和现实情况调查报告。（2）按范围大小分，可将调查报告分为单项调查报告和综合调查报告。一、调查报告种类（3）按内容异同分，可

37、将调查报告分为社会情况调查报告、经济情况调查报告和科学文化调查报告。（4）按作用范围分，可将调查报告分为情况性调查报告、经验性调查报告、判断性调查报告和科研性调查报告。一、调查报告种类调查报告是为直接解决工作中的某个问题而写的。它总是针对需要弄清和解决的某个问题先做周密细致的调查研究，然后将事实和结论写成报告，回答或解决所关心的问题。针对性目的性 1一、调查报告特点调查报告要坚持真实的原则。对事件背景的交代，对事件发生、发展、结局等的叙述，对一些数据的介绍，都必须非常准确，否则，就失去了报告的 科学价值。调查报告的观点，也必须是从事实材料中推导的，切勿主观臆测、人为定论。真实性准确性2一、调查

38、报告特点调查报告不仅要准确地叙述客观事实，而且还要对事实进行概括、分析、形成自己的观点。因此，在调查报告的写作中，一般用第三人称进行叙述和评论。叙议结合以叙为主3一、调查报告特点标题的形式有单标题和双标题两种。（1）单标题。单标题形式写法较灵活，或者是公文式，或者是设问，或者只写调查地点和范围等。（2）双标题。正标题鲜明地揭示主题，副标题指明调查的地点、内容或范围。副标题写在正标题下一行，前面打上破折号。标题1一、调查报告格式（1）开头。概括介绍式。结论式。议论式。提问式。正文2一、调查报告格式（2）主体。主体是调查报告的重点部分，是对调查情况、调查结果全面真实的反映。这部分内容既要具体叙述调

39、查中的事实情况，又要在事实的叙述报告中分析评价，阐明观点。因主体内容不同，主体的结构形式也不同。正文2一、调查报告格式（3）结尾。调查报告结尾的写法也很灵活，可以总结全文，深化主题；可以指出问题，提出建议；可以对现状归纳说明，指明发展方向；可以自然收尾，不再另写结尾等。正文2一、调查报告格式调查报告的落款只有作者署名这一项内容，这个署名可以写在标题下一行居中位置，也可写在文章结尾的右下方。落款3一、调查报告格式会议记录是由负责记录的人员对会议有关情况及会议讨论发言的具体内容所作的如实记载。它是会议情况的真实反映，不论会议规模大小，凡是重要的会议都应有记录。二、会议记录二、会议记录概念会议记录是

40、记载会议的基本情况、会议报告、讨论发言、会议决议等内容的书面材料。会议记录既可以作为贯彻执行会议决议或会议精神的依据，也可以作为进一步分析研究、检查总结工作的重要参考，还能起到文献资料的重要作用。二、会议记录二、会议记录功用（1）按性质分，可分为党务会议记录、行政会议记录、群众团体会议记录和企事业单位会议记录等。（2）按内容分，可分为工作会议记录、座谈会议记录等。（3）按范围分，可分为大会会议记录、小组会议记录等。二、会议记录二、会议记录种类（4）按详略分，可分为会议详细记录、会议摘要记录等。（5）按书写方式分，可分为填写表格式会议记录和便写式会议记录。（6）按记录方式分，可分为文字式会议记录

41、，录音式会议记录，录像式会议记录，音 像同步式会议记录和文字、音、像结合的同步式会议记录等。二、会议记录二、会议记录种类会议记录对会议召开的时间、地点、会议名称、主持人、参加人员、议定事项等必须记录准确，不得有误。即便是略记，也要保持发言人讲话的相对完整性，不可断章取义。作为原始的记录文书，事后不得修改。记录的准确性1二、会议记录二、会议记录特点会议记录要书写规范，使用国家规范的简体字，字迹不能潦草，应使用规范的速写符号和紧缩法。书写的规范性2二、会议记录二、会议记录特点会议记录可作为会后传达会议内容、执行会议决议、贯彻会议精神、撰写会议纪要的主要依据资料；会议记录还可作为日后存查备考的会议凭

42、证，已经存档的原始会议记录，成为查对、核实会议当时情况的弥足珍贵的历史资料。执行的凭据性3二、会议记录二、会议记录特点文字式会议记录的标题通常由“单位名称会议名称（含届、次）文种”构成，如“职业技术学院班主任工作会议记录”。1.标题二、会议记录二、会议记录格式（1）组织情况。组织情况包括会议名称（含届、次）、会议的时间、地点、出席人、缺席人、列席人（非本次会议的正式成员，而是本次会议的相关者）、主持人（包括主持人的姓名、职务）、记录人（包括记录者的姓名，必要时注明其真实职务，以示对所写作记录的内容负责）。会议人数不多时，可将出席人员姓名一一记录，如会议出席人数较多，只需记出席人的职务及其总数。

43、2.正文二、会议记录二、会议记录格式（2）会议内容。会议内容包括会议议程、发言人的姓名、发言的内容（包括讨论的内容）、提出的建议、通过的决议等。2.正文二、会议记录二、会议记录格式会议结束，记录人员记录完后要另起一行空两格写“散会”或者“结束”字样，使记录有头有尾，结构完整。必须注意的是，主持人和记录人员须签名。3.结尾二、会议记录二、会议记录格式计划是国家机关、社会团体和企事业单位等组织对一定时期内的工作预先提出目标、要求、措施及安排而使用的一种实用性文体。计划是一个较为宽泛的文种概念，由于内容及其涉及的范围时限等不同，还有其他一些名称，常见的有规划、方案、要点、安排等。三、计划三、计划概念

44、（1）计划是做好工作的基础，完成任务的保证。“凡事预则立，不预则废。”经过统筹兼顾制订出的计划能够为以后的实际工作树立标尺。（2）具有指导作用和激励作用。计划中的目标、任务、要求和措施，不仅要体现计划制订者及其下属成员的意志，而且能够对其行为产生规范和激励作用。三、计划三、计划功用（3）具有调节控制的作用。计划是行动的先导，一份周密的计划，可使人在工作中有条不紊，既可消除畏缩不前的保守和怠惰，又可防止操之过急、脱离实际的冒进。三、计划三、计划功用（1）按性质分，可将计划分为综合性计划和专题性计划。（2）按内容分，可将计划分为工作计划、生产计划、学习计划、科研计划和军事计划等，其内容与各单位、各

45、行业的业务工作有密切关系。三、计划三、计划种类（3）按时间分，可将计划分为长期规划、短期计划、年度计划、季度计划和月计划等。（4）按范围分，可将计划分为国家计划、部门计划、单位计划和个人计划等。（5）按表达形式分，可将计划分为文件式计划、条文式计划、表格式计划和文表结合式计划。三、计划三、计划种类计划要回答的是未来要做什么、怎么做的问题，它先于实践活动，必须对未来工作中可能发生的问题有充分的估计，提出科学的、切实可行的方案。预见性1三、计划三、计划特点计划成为行动的纲领、实践的依据，具有一定的约束力。约束性2三、计划三、计划种类计划一经制订，就要对完成任务的实际活动起到指导作用。工作的开展、时

46、间的安排等，都必须按计划严格执行。指导性3三、计划三、计划种类任何计划都不是切实可行、一成不变的，它受实践检验，要根据千变万化的客观情况及时调整。可调整性4三、计划三、计划种类计划的标题一般由“计划者计划的内容文种”构成，如“大学2015 年教学改革方案”，这是最常见的标题写法。有的标题可省去计划的制订单位，如“关于2017 年第一季度税收工作的几点意见”。如果计划不成熟尚需讨论修改或者还没有正式批准通过，则需在标题后用括号注明“草案”“初稿”，或在标题下面注明“供讨论用”等字样。标题1三、计划三、计划格式（1）前言。前言包括制订计划的基础、主要依据、指导思想、基本情况等。指导思想是计划的根据

47、和方向，一般是党和国家的方针政策与上级指示精神，具有“承上”的作用。基本情况主要指主客观条件，说明制订本计划的必要性和可能性，具有“启下”的作用。正文2三、计划三、计划格式（2）任务和目标。任务和目标要指出重点，交代指标，明确任务和要求。做到什么程度（质量要求），什么时候做完（时限要求），这部分要写得简洁明确，各项指标要清楚准确。正文2三、计划三、计划格式（3）措施和步骤。措施和步骤要指出计划所针对的指标、任务，根据主客观条件确定工作的方法和步骤及应采取的必要措施等。措施和步骤是完成任务的保证，措施要具体，分工要明确；步骤要有序，条理要清楚。时间安排应当具体，到什么时间，要完成哪些任务，都要逐

48、一说明。正文2三、计划三、计划格式主要写明制订计划的日期，需要呈报上级领导批准或监督执行的，计划的制订者要签名、盖章。代表单位制订的计划，其负责人要签名，单位也要加盖公章。结尾3三、计划三、计划格式总结是单位或个人对前一阶段工作或学习进行回顾、检查和分析研究，从中找出成绩、经验及存在的问题或教训，以获得规律性的认识，指导今后实践的一种事务性文书。四、总结四、总结概念（1）总结是正确认识自我、提高自我的最佳方式。“君子博学而日参省乎己，则知明而行无过矣。”总结的过程，就是自我反省，总结成绩和经验，查找过失和缺陷，实现自我提高、自我完善的过程。四、总结四、总结功用（2）总结是下情上报、沟通信息的重

49、要途径。客观、真实的总结，既是下情上报，求得上级指导和支持的重要途径，又是同事和部门之间相互学习、相互借鉴、共同提高的重要渠道。（3）总结是正确认识客观事物、提高理论水平和实践能力的必由之路。四、总结四、总结功用按照性质分，可分为综合性总结和专题性总结。综合性总结又称全面总结，是对本单位一定时期内的全面总结。专题性总结也称单项总结，是对某一项工作或某一个问题的总结。按照性质分1四、总结四、总结种类按照内容差异分，可分为工作总结、思想总结、学习总结和生产总结等。按照内容差异分2四、总结四、总结种类按照范围大小分，可分为地区总结、部门总结、班组总结和个人总结等。按照范围大小分3四、总结四、总结种类

50、按照时间长短分，可分为年度总结、季度总结和月份总结等。按照时间长短分4四、总结四、总结种类不论是经验还是教训，总结的目的都是将来能更好地指导实践，成为改造自然和社会的一面镜子。目的性1四、总结四、总结特点实践性是指总结如实地反映本部门、本单位或个人的实践活动。实践性2四、总结四、总结特点指导性是指通过对实践活动的研究，概括总结出规律性的东西，以指导今后的实践。指导性3四、总结四、总结特点（1）文件式标题。文件式标题一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成，如 局20 年度拥军优属工作总结。1.标题四、总结四、总结格式（2）文章式标题。文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，