内部控制-企业采购及付款循环内部控制fwhf.pptx
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1、采购及付款循环的管理采购及付款循环的管理及控制及控制主讲人:郑主讲人:郑主要讲述主要讲述1.采购及付款的总体概述采购及付款的总体概述 2.采购与付款的岗位责任制采购与付款的岗位责任制3.采购及收款授权审批制采购及收款授权审批制3.采购及收款各环节的关键控制点及管控措采购及收款各环节的关键控制点及管控措施施4.相关控制制度及表单示例分享相关控制制度及表单示例分享概念分析概念分析 采购与付款循环指企业支付货币取得物品或采购与付款循环指企业支付货币取得物品或劳务的全过程,是企业生产经营管理中的一个劳务的全过程,是企业生产经营管理中的一个重要环节。重要环节。循环特点循环特点1.与生产、项目和销售等其他
2、经营活动联系与生产、项目和销售等其他经营活动联系密切。密切。2.业务发生频繁,分类复杂、零星急件多、业务发生频繁,分类复杂、零星急件多、工作量大工作量大3.运行环节多,容易产生管理漏洞运行环节多,容易产生管理漏洞控制目标控制目标1.使得存货、生产加工、项目需求保持一致使得存货、生产加工、项目需求保持一致2.货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良的库存或物资为前提,保持货款支付和负债的良的库存或物资为前提,保持货款支付和负债的增加真实性与合理性增加真实性与合理性3.合理的揭示企业应该享有的购货折扣与折让合理的揭示企业应该享有的购货折扣与折让4.防止
3、采购环节违法乱纪侵吞企业利益等不法行为防止采购环节违法乱纪侵吞企业利益等不法行为的发生的发生5.保证采购业务在内部外部各环节的运行畅通和高保证采购业务在内部外部各环节的运行畅通和高效率,并能及时准确地提供存货采购的会计信息效率,并能及时准确地提供存货采购的会计信息主要模块主要模块采购及收款循环验收采购供应商管理请购后续跟踪考核管理付款关键控制点关键控制点1.采购与付款岗位责任制采购与付款岗位责任制2.采购及付款授权批准制度采购及付款授权批准制度3.请购控制程序请购控制程序4.报价、定价价格管控制度报价、定价价格管控制度5.采购控制程序采购控制程序6.验收控制验收控制7.付款付款采购与付款的岗位
4、责任制采购与付款的岗位责任制原则:各部门岗位和职责权限应明确,确保原则:各部门岗位和职责权限应明确,确保不相容岗位相分离、制约、监督不相容岗位相分离、制约、监督宗旨:不得一人办理采购与付款业务的全过宗旨:不得一人办理采购与付款业务的全过程(包括记账与付款,采购和付款、审批和程(包括记账与付款,采购和付款、审批和执行)执行)岗位责任制关键控制点岗位责任制关键控制点1.物品和劳务需求部门,不能担任采购职务物品和劳务需求部门,不能担任采购职务2.付款审批人和付款执行人不能同时办理寻付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务求供应商和索价业务3.采购人员不能担任验收工作采购人员不能担任验收
5、工作4.物品的采购、储存和使用应该相分离,同物品的采购、储存和使用应该相分离,同时不能账务的记录工作时不能账务的记录工作5.接受各种劳务和物品的部门或主管人,适接受各种劳务和物品的部门或主管人,适当的同账簿记录人分离当的同账簿记录人分离6.审核付款人应同付款执行人相分离审核付款人应同付款执行人相分离7.记录付款的人应该与付款人职务分离记录付款的人应该与付款人职务分离8.不得由同一个部门和同一个人负责采购及不得由同一个部门和同一个人负责采购及付款的全过程付款的全过程条件允许情况下:条件允许情况下:采购部门应将供应商开发与实际采购业务人采购部门应将供应商开发与实际采购业务人员分离员分离岗位分工控制
6、措施岗位分工控制措施1.建立岗位责任制,明确相关部门的职责和建立岗位责任制,明确相关部门的职责和权限权限2.明确不相容职务岗位明确不相容职务岗位3.制定采购付款业务流程制定采购付款业务流程采购与付款授权批准关键控制点采购与付款授权批准关键控制点1.明确审批人对请购、采购与付款业务的授权批准明确审批人对请购、采购与付款业务的授权批准方式、权限程序、责任和相关控制措施方式、权限程序、责任和相关控制措施2.明确经办人的职责范围和工作要求明确经办人的职责范围和工作要求3.严禁为取得授权的部门或人员办理采购与付款业严禁为取得授权的部门或人员办理采购与付款业务务4.必要项目实行会签决策和审批必要项目实行会
7、签决策和审批5.采购与付款业务核对采购与付款业务核对控制措施控制措施1.由董事会或类似决策机构来决定采购与付由董事会或类似决策机构来决定采购与付款审批人、审批范围和审批权限款审批人、审批范围和审批权限2.董事会或类似决策机构来决定采购与付款董事会或类似决策机构来决定采购与付款审批人不在时委托代理人的权限审批人不在时委托代理人的权限3.超越审批应做无效处理超越审批应做无效处理4.相关岗位人员向董事会或相关权利人报告相关岗位人员向董事会或相关权利人报告越权审批业务越权审批业务请购关键控制点请购关键控制点1.常规物料应根据库存及使用状况做请购计划,避常规物料应根据库存及使用状况做请购计划,避免急件采
8、购造成的不必要的成本免急件采购造成的不必要的成本2.根据预算合理的签发请购申请单,请购单的签核根据预算合理的签发请购申请单,请购单的签核必须在相应的权限范围内必须在相应的权限范围内3.请购人在请购时,请购单项目必须填写清楚,如请购人在请购时,请购单项目必须填写清楚,如名称、规格数量、送货地点等名称、规格数量、送货地点等,必要时得另附样品必要时得另附样品或图案或图案,若涉及材质者若涉及材质者,应将材质注明清楚;应将材质注明清楚;4.请购人员应确实分析该项料品的耗用量及库存量等资料后填写填写需请购人员应确实分析该项料品的耗用量及库存量等资料后填写填写需用日期用日期,供采购人员办理采购及供采购人员办
9、理采购及 交货控制时之参考交货控制时之参考;5.请购单位若未将需求条件书写明确时请购单位若未将需求条件书写明确时,采购单位应将采购单位应将 请购单退回请购单退回,待资料补齐后再行办理待资料补齐后再行办理;6.权责主管审查需求权责主管审查需求,应以避免产生呆滞库存为最高原应以避免产生呆滞库存为最高原 则。则。7.请购请购/采购采购/验收相关表单应采取连续编号控管完整验收相关表单应采取连续编号控管完整 性并依序归档。性并依序归档。8.临时需要的急件零星物品可由使用部门直接购买,但必须列入预算临时需要的急件零星物品可由使用部门直接购买,但必须列入预算请购控制措施请购控制措施1.分清请购类型,不同类型
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