报销系统操作说明bkdc.pptx

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1、慧点科技网上报销使用操作手册慧点科技网上报销使用操作手册1.环境配置环境配置目前报销系统支持IE6.0、IE7.0(不支持IE8)、360安全浏览器，如果系统未安装以上浏览器，请下载安装以上浏览器。网上报销登录网址：http:/172.20.90.191/K3WEB首次登录时需要安装网上报销客户端插件和将该网址设为可信任站点：1.1信任站点设置信任站点设置设置信任站点第一步：在浏览器录入http:/172.20.90.191/K3WEB，页面跳转至如下页面：设置信任站点第二步：点击图中安全设置，设置可信任站点，弹出如下界面：设置信任站点第三步：点击运行，跳转至如下页面：设置信任站点第四步：点击

2、运行，跳转至如下页面：在红色文本框录入IP地址：172.20.90.191，点击确定，完成信任站点的设置。1.2IE客户端组件安装客户端组件安装IE客户端组件安装第一步：在下图中点击IE客户端组件安装第二步：点击 出现如下界面：点击运行出现如下界面：点击运行，进行安装跳转至如下界面：点击确定，跳转至如下界面：安装完成，重启浏览器。2.1系统登录系统登录1.在IE中录入网上报销登录地址：http:/172.20.90.191/K3WEB，进入登录界面，如下图所示：登录方式默认为 不需要修改；数据源选择：北京慧点2010-2012用户名：录入公司分配K3使用账户，中文名字的全称，如“李黎霞”，若有

3、名字重复的，请与管理员黄戟确认；密码：登录密码（初始密码为空）录入完毕后，点击确定登录网上报销系统。2.在IE录入OA地址：http:/公司OA内网，即可打开登录页面，如下图：输入用户名和密码（这里的用户名和密码和公司内部OA中一致）进入OA内网后，点击内部链接中的新报销系统项，即可打开登录页面，如下图：登录方式默认为 不需要修改；数据源选择：北京慧点2010-2012用户名：录入公司分配K3使用账户，中文名字的全称，如“李黎霞”，若有名字重复的，请与管理员黄戟确认；密码：登录密码（初始密码为空）录入完毕后，点击确定登录网上报销系统。2.2更改密码更改密码系统登录成功后，进入如下界面：在左下角

4、点击 系统设置系统设置更改密码 进入如下界面：依次在系统中录入 旧密码、新密码，注意：密码最长为15位；密码对大小写很敏感；不支持特殊字符；信息录入完毕，点击保存，系统提示：密码修改完毕。系统自动退出，需要重新登录系统。2.3模块介绍模块介绍登录网上报销系统后显示界面如下：其中左侧红色部分为业务部分，右侧未待处理消息部分。左侧用于填写费用借款申请单和费用报销单，右侧显示员工提交至审核人时，审核人需处理的任务。其中左侧红色部分为业务部分，右侧未待处理消息部分。左侧用于填写费用借款申请单和费用报销单，右侧显示员工提交至审核人时，审核人需处理的任务。在标准产品中，网上报销模块包含了费用借款申请出差借

5、款申请费用报销单差旅费报销单费用转移单五个子模块，根据我公司实际业务只使根据我公司实际业务只使费用借款费用借款(申请申请)单单、费用报销单费用报销单两类单据两类单据。如下图红色标识处：3.费用借款申请费用借款申请3.1借款单新增借款单新增当员工需要向公司借款时，需要在网上报销系统中录入费用(借款)申请单，操作过程如下：首先按照之前介绍登录网上报销系统，然后打开网上报销费用（借款）申请页签，点击新增申请页签，系统进入新增费用（借款）申请单页面，界面如下图：填写步骤如下：首先勾选系统左侧 复选框，然后填写申请日期、申请人所在部门，选择对应的支付方式。目前用的支付方式主要有三种现金、电汇、支票，分别

6、对应于下图中红色框选部分：如果收款人与申请人不为同一人时，请将收款人信息分别填写在收款人、开户行、银行账号文本框中。单据头部分填写完毕后，点击下图表中单据头部分填写完毕后，点击下图表中 按钮，增加分录行，填写具体的借款明细。核算项目类别：核算项目类别：系统默认为部门；核算项目：核算项目：与申请部门一致；费用项目：费用项目：用于填写借款的费用类型；比如：某员工需要出差，需借款差旅费500元，则在费用项目一栏，选择 跳转至费用项目基础资料查询界面，如下图：因费用项目较多，系统提供了查询功能，如下图：录入完毕，点击查找如下图：勾选该费用选项，双击费用即可；项目实施人员请选择02.01.*;研发人员请

7、选择02.04.*;销售人员请选择02.02.*;综合部人员请选择02.03.*;后台职能部门人员请选择02.05.*支付方式：支付方式：选择该笔费用的支付方式；申请金额：申请金额：录入借款金额；预计还款日期：预计还款日期：录入预计还款日期，注意此处为时间格式，例如2011-11-30；此处亦可以通过 在日历中选择；且预计还款日期应大于申请日期；填写完毕后，点击下图中 按钮，系统提示如下：单据保存成功。制单人可以通过查看查看借款，查看与借款人相关的历史借款信息，目前只统计到部门，修正后会按照申请人来统计。单据保存成功后，单据保存在制单人报销系统的 我的草稿 中，如果对借款单部分内容需要修改，则

8、在我的草稿中找到对应单据，双击打开进行修改。(金额一旦启用多级审核不能修改，只能删除重新提交)3.2借款单提交审批借款单提交审批制单人确认借款单无误后即可提交多级审批，操作如下图：点击启动多级审批，系统提示如下：此时，可以通过编辑-查看审核路线追踪单据，查看目前单据所处环节，如下图：图中表示目前该单据处于出纳审核节点，通过 可以查看该节点具体的处理人。3.3 借款单审批借款单审批审批人登录网上报销系统，打开 信息中心任务待处理任务可以查看到目前需要审批人处理的单据列表，双击可直接打开该单据。如下图：核对单据内容后，可进行相关的审批和驳回操作。具体操作如下：如果要审核通过，则选择 编辑多级审批；

9、如果驳回审批，则选择 编辑 驳回审批（不允许选择“审核不通过”否则会造成单据无法删除，无法修改，且一直停留在“我的待办”中。在审批或者驳回时，可录入相关意见如下图：点击确定，跳转至如下页面，根据实际需要，选择下级审核人：确定，此时单据已经流转至下一个节点，后续操作跟此操作类似；3.4借款单驳回借款单驳回系统登录成功后，通过待办流程可查看到目前审批人待处理的单据，如果单据不符合公司报销制度，审核人可将其驳回，通知制单人重新修改，提交，重新进行多级审批；驳回操作如下图所示：点击驳回审核，系统跳转至如下界面：在指定驳回级次页签，选择 ，点击确定，驳回成功。4费用报销费用报销 为规范公司借款报销流程，

10、借款人需对自己的借款情况了解，能够在报销时准确划分报销时，冲借款与退款的金额；4.1费用报销新增费用报销新增 费用报销单的新增是在费用报销新增申请界面，界面如下图：其中单据头部分，如图；单据头部分，如图；申请人：申请人：系统默认制单人对应的职员；与制单人一致；申请日期申请日期：费用报销申请日期；与制单日期一致；申请部门申请部门：申请人所在部门；带带Z的为去年的部门的为去年的部门；凡各事业的劳务费的外包人员，此项请选择项目承担凡各事业的劳务费的外包人员，此项请选择项目承担人所在部门；人所在部门；费用承担部门：费用承担部门：费用承担人所在部门，此项应与表单中此项应与表单中“核算项目核算项目”一致一

11、致；带带Z的为去年的部门的为去年的部门，请根据2012年新组织架构中的部门进行选择；财务日期：财务日期：要求与申请日期在同一个月支付方式：支付方式：选择对应的支付方式；建议选择为现金或电汇建议选择为现金或电汇，现金是出纳实际付款的，电汇是指通过银行进行转账；支票抬头：支票抬头：收款人为单位时，需填写此项；是否二次提交是否二次提交：新增保存后提交为第一次提交，在李黎霞处被驳回修改再次提交为二次提交；收款人：收款人：当报销单的收款人不为申请人时，在此录入实际收款人的名称；开开户银行：行：当报销单的收款人不为申请人时，需录入实际收款人对应的开户银行；开开户银行行账号：号：当报销单的收款人不为申请人时

12、，需录入实际收款人对应的银行账户；收款人，开收款人，开户银行，开行，开户银行行账号，当号，当报销单的收款人与申的收款人与申请人不一致人不一致时，需要填此三，需要填此三项，如外，如外包的美工包的美工费等；等；报销需要付款的且需要付款的且银行行账号已号已经在在财务处备案的，不需要填此三案的，不需要填此三项；单据头注意事项：单据头注意事项：中间部分，如图：中间部分，如图：系统默认的选项，不需要勾选：实报实销，挂账；申请付款：当公司申请付款：当公司必须付款必须付款给申请人时，给申请人时，请勾选此项，在两种两种情况下必须必须勾选此项，1.无借款，直接报销无借款，直接报销时；时；2.申请费用金额大于借款金

13、额时；申请费用金额大于借款金额时；申请退款：申请退款：申请人的申请费用金额小于借款金额且申请费用金额小于借款金额且上交报销单的同时实际退款同时实际退款给公司时，需要勾选此项；当报销金额等于借款金额时或是冲销借款时，当报销金额等于借款金额时或是冲销借款时，什么都不必勾选。什么都不必勾选。系统默认的字段：单据编号，申请人，制单日期，币别，汇率类型，汇率；系统默认的字段：单据编号，申请人，制单日期，币别，汇率类型，汇率；必须要填的字段：申请部门，费用承担部门，财务日期，支付方式，是否二次必须要填的字段：申请部门，费用承担部门，财务日期，支付方式，是否二次提交；提交；可以选择填的字段：支票抬头，收款人

14、，开户银行，开户银行账号；可以选择填的字段：支票抬头，收款人，开户银行，开户银行账号；单据体部分，如图：单据体部分，如图：首先点击上图中 按钮，单据体主要内容如下：发生日期：发生日期：系统自动生成，一般不需要修改，当餐费未达到纸质审批的额度时，需要修改为餐费实际发当餐费未达到纸质审批的额度时，需要修改为餐费实际发生的日期；生的日期；并在补充说明中写明招待单位，招待人的名字，我方陪同人员等；项目编号及名称：项目编号及名称：当报销费用是用于项目报销或日常费用时项目报销或日常费用时，在此字段录入项目编号或部门费用；若是部门费用，则选择的编号为“01”；科技开发：科技开发：此字段仅限于解决方案与产品中

15、心用于产品研发时使用仅限于解决方案与产品中心用于产品研发时使用，在此字段录入产品名称；若是报销部门费用，此字段为空，需要写在项目编号及名称中，核算项目类别：核算项目类别：系统默认为部门，不需要修改；核算项目：核算项目：选择此笔报销费用的承担部门；与“费用承担部门”一致；由于系统不支持会签，不同的费系统不支持会签，不同的费用承担部门请分单报销；用承担部门请分单报销；申请费用金额：申请费用金额：录入此项费用的报销金额；费用描述：费用描述：出差补助出差补助20元不要票部分需要在此写明出差的时间段，如元不要票部分需要在此写明出差的时间段，如“2012.1.15.9：00-2012.1.18.20：00

16、”；当费用描述的内容与实际提供的发票类型不一致时，费用描述请清空改写在补充说明中；当费用描述的内容与实际提供的发票类型不一致时，费用描述请清空改写在补充说明中；费用承担人：费用承担人：录入此笔费用的费用承担人；由于系统不支持会签，不同的费用承担人请分单报销；系统不支持会签，不同的费用承担人请分单报销；预算费用：预算费用：录入报销费用的实际费用名称实际费用名称，具体请参考快速填写攻略中的部门所对应的预算费用代码，快速填写攻略中的部门所对应的预算费用代码，如项目实施及服务中心部门请选择02.01.*;营销部门请选择02.02.*;各事业部综合部人员请选择02.03.*;解决方案及产品中心部门选择0

17、2.04.*;后台职能部门人员请选择02.05.*此字段既可输入预算费此字段既可输入预算费用代码，也可敲入预算费用名称进行选择；用代码，也可敲入预算费用名称进行选择；项目编号与科技开发在同一条报销明细中，必选一条；与“项目编号及名称”只能二选一，不能同一行同时填写预算费用明细：预算费用明细：录入实际报销费用的明细分类；例如报销费用为差旅费火车票，那么在预算费用中选择差旅费，预算费用明细中录入差旅费-火车票；此字段如预算费用字段一样，具体请参考快速快速填写攻略中的部门所对应的预算费用明细代码，填写攻略中的部门所对应的预算费用明细代码，如项目实施人员请选择02.01.*;研发人员请选择02.04.

18、*;销售人员请选择02.02.*;综合部人员请选择02.03.*;后台职能部门人员请选择02.05.*此字此字段既可输入预算费用明细代码，也可敲入预算费用明细名称进行选择；段既可输入预算费用明细代码，也可敲入预算费用明细名称进行选择；发票类型：发票类型：该字段的内容会随着预算费用字段的内容自动生成，不需要修改，当实际提供的发票类型的总金额与预算费用科目的总金额不一致时，请分行填写；现金科目：现金科目：系统默认科目，不需要修改；往来科目：往来科目：系统默认科目，不需要修改；核定费用金额（原币）：核定费用金额（原币）：不需填写，会追随“申请费用金额”的金额自动生成；申请付款金额：申请付款金额：此字

19、段配合使用，只有当使用，只有当此选项被勾选后，此字段才可以录入，该金额为报销金额减去借款金额，公司必须支付的，且每行的金额必须大于0；核定付款金额（原币）：核定付款金额（原币）：不需填写，会追随“申请付款金额”的金额；申请退款金额：申请退款金额：此字段配合 使用，只有当此选项被勾选后，此字段才可以录入；单据体注意事项：单据体注意事项：必须填的字段：必须填的字段：发生日期，核算项目，申请费用金额，费用承担人，预算费用，预算费用明细；选择性填的字段：选择性填的字段：项目编号及名称，科技开发，费用描述，补充说明，申请付款金额，申请退款金额；系统默认的字段：系统默认的字段：核算项目类别，现金科目，往来

20、科目，如果需要在单据体增加多条报销数据时，可通过 增加数据行，也可以通过 删除多余的单据行。数据录入完毕后，点击保存，单据保存成功；保存后的单据会存放在制单人的我的草稿中；保存后的单据会存放在制单人的我的草稿中；如果保存时，出现如下界面：表示此笔报销费用已超预算或无预算，请与财务黄戟核对此信息；单据体增加数据行时，只能按顺序增加，不能中间插入行4.2费用报销提交审批费用报销提交审批制单人确认报销单无误后即可提交多级审批，操作如下图：选择启动多级审批点击启动多级审批，系统提示如图：此时，在“我的在办”中，选择需要查看的报销单，通过“编辑”下的“查看审核路线”，查看目前单据所处环节，如下图：审核路

21、线如下：表示该节点已经审批过；：表示等待此节点的人审批；4.3报销单的审批报销单的审批审批人登录网上报销系统，打开 信息中心任务待处理任务可以查看到目前需要审批人处理的单据列表，双击可直接打开该单据。如下图：核对单据内容后，可进行相关的审批和驳回操作。具体操作如下：报销单内容无误时，选择审批报销单内容有误时，选择驳回审批后，提交下一级审批人不允许选择“审核不通过”否则会造成单据无法删除，无法修改，且一直停留在“我的待办”中。在审批或者驳回时，可录入相关意见如下图：点击确定，跳转至如下页面，根据实际需要，选择下级审核人：确定，此时单据已经流转至下一个节点，后续操作跟此操作类似；4.4报销单驳回报

22、销单驳回系统登录成功后，通过“待办流程”可查看到目前审批人待处理的单据，如下图，如果单据不符合公司报销制度，审核人可将其驳回，通知制单人重新修改，提交，重新进行多级审批；驳回操作如下图所示：不符合报销制度，将其驳回点击驳回审核，系统跳转至如下界面：在指定驳回级次页签，选择 ，点击确定，驳回成功。4.5 报销单的修改报销单的修改 被驳回的报销单在“我的草稿”中,修改报销单时，选择需要修改的报销单，选择“编辑”下的“修改”，即可对报销单进行修改，如图：选择修改，打开报销单进行修改选择报销单，双击打开，只能查看报销单，不能进行修改 在“查看审核路线”下，可以查看审核意见，如图；然后，根据审核意见进行修改，修改成功后保存，进而启动多级审批，开始审批。6.6跨级驳回后的修改跨级驳回后的修改若跨级驳回，报销单在“我的在办”中，如图选中需要修改的报销单，点击“编辑”中的“启动多级审批”，会出现以下图示然后在“编辑”中点击“驳回审批”会出现以下图示，点击确定，则会弹出出现对话框：此时的报销单在“我的草稿”中，然后再按5.5中的步骤进行修改，保存和提交。