办公自动化应用技术培训课件12249.pptx
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1、办公自动化应用技术主编:董铁制作:李晓新2010年2月办公自动化应用技术第一章办公自动化概述第二章文字处理技术第三章数据处理技术第四章多媒体技术的应用第五章会务管理第六章文件打印输出与归档储存第七章网络办公应用办公自动化应用技术第八章常用工具软件第九章办公自动化安全第十章附录第一章办公自动化概述1.1办公人员的岗位和主要内容1.2办公自动化的设备和环境1.3办公自动化系统1.1办公人员的岗位和主要内容1.1.1办公室工作的岗位职能和工作内容1、岗位职能2、工作内容(1)文秘工作。(2)档案管理。(3)人事管理。(4)会务管理。(5)信息管理。1.1办公人员的岗位和主要内容(6)协调关系。(7)
2、规范制度。(8)提案管理。(9)接待管理。(10)统计管理。1.1办公人员的岗位和主要内容1.1.2办公人员需要的基本素质和技能1、基本素质2、能力要求(1)思维能力。(2)表达能力。(3)写作能力。(4)阅读能力。(5)倾听能力。1.1办公人员的岗位和主要内容(6)协调能力。(7)管理能力。(8)社交能力。3、基本技能4、知识结构(1)基础知识(2)专业知识(3)相关知识1.1办公人员的岗位和主要内容1.1.3办公室工作的主要流程1、收文办理工作程序2、发文办理工作程序3、档案管理工作程序4、接待工作程序5、督查工作程序1.1办公人员的岗位和主要内容1.1.4办公自动化的特点和发展趋势1、办
3、公自动化的特点2、办公自动化的发展趋势(1)数字化(2)网络化(3)集成化(4)多媒体化(5)智能化1.2办公自动化的设备和环境1.2.1计算机设备1、办公计算机2、笔记本电脑3、终端设备1.2办公自动化的设备和环境1.2.2通讯设备1、多功能电话2、传真机1.2办公自动化的设备和环境1.2.3多媒体设备1、数码相机2、数码摄像机3、多媒体投影机4、视频展台5、等离子显示屏1.2办公自动化的设备和环境1.2.4其它办公设备1、打印机2、复印机3、扫描仪4、碎纸机5、一体机6、速印机1.3办公自动化系统1.3.1计算机操作系统1、Unix2、Linux3、Windows20004、Windows
4、Server20031.3办公自动化系统1.3.2OA系统办公室自动化(OfficeAutomation,简称OA)系统,是指实现办公室内事务性工作自动化和信息处理自动化的系统。它是随着计算机科学与技术的发展而产生出来的。1.3办公自动化系统1.3.3MIS系统管理信息系统(ManagementInformationSystem,简称MIS)是一个以人为主导,利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备,进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护,支持组织高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。1.3办公自动化系统1、管理信息系统结构(1)计算机硬件系统。(2)计算机软件系统。
5、(3)网络通信系统。(4)数据组织及存储。(5)系统中的工作人员。(6)各种规章制度。1.3办公自动化系统2、管理信息系统主要功能(1)信息处理功能。(2)预测功能。(3)计划功能。(4)控制功能。(5)辅助决策功能。1.3办公自动化系统1.3.4网络系统1、计算机网络的形成与发展2、计算机网络的功能特点3、计算机网络的组成4、计算机网络分类(1)广域网(2)局域网(3)城域网1.3办公自动化系统5、网络的体系结构(1)拓扑结构星型环型总线型树型网状型(2)层次结构1.3办公自动化系统(3)开放系统互连标准物理层数据链路层网络层传输层会话层表示层应用层1.3办公自动化系统6、网络设备(1)网络
6、传输介质双绞线同轴电缆光纤卫星信道1.3办公自动化系统(2)网络连接设备网卡集线器网桥路由器交换机1.3办公自动化系统(3)网络计算机设备网络服务器工作站7、办公自动化的网络系统第二章文字处理技术2.1提高汉字输入的效率2.2创造模板使文档统一规范2.3长文档的编辑处理技巧2.4挖掘查找替换的全部功能2.5Word“插入”的常用功能2.6使用Word快捷键提高编辑速度2.7批注及其使用2.8给自己创造方便的文字处理环境2.1提高汉字输入的效率2.1.1输入方式的选择2.1.2智能ABC的使用1、以实际选择输入方式2、简拼与混拼相结合3、笔形与音形相结合4、使用双打输入5、利用朦胧回忆功能6、把
7、握按词输入的规律2.1提高汉字输入的效率7、中文数量词简化输入8、属性设置(1)风格设置(2)功能设置9、输入特殊符号10、用户词库的备份11、输入不会读的字2.1提高汉字输入的效率2.1.3微软拼音输入法2.1.4紫光拼音输入法输入风格1、空格显示字词2、输入同时显示2.1提高汉字输入的效率常用的输入技巧1、全拼方式输入2、音节切分3、造词4、删词5、软键盘的使用6、以词定字7、模糊音2.2创造模板使文档统一规范一个部门或一种类型的文件最好有一定的版面与格式,一方面行文规范,另一方面也便于存档和查阅。在Word2003中已经提供了若干种常用文体的模板,但是如果我们找不到完全合适的,每次编写同
8、类的文档都要重新设计,那就不如将一次设计满意的文档作为模板保存。2.2创造模板使文档统一规范通常需要保持一致的是纸张大小、方向、页面边距、页眉和页脚等外观的版面,而内容每次重新录入。有的时候文档内容有一部分也是相同的,例如定期编写的简报、通讯、公告、请示、批复的抬头、落款都是相同的,甚至有时大部分内容是相同的,如证明信、报单等,可以把这些也作为模板内容保存,有的虽然具体内容不同但是可以从设备本身获得的信息如日期、时间、篇幅等则可以使用“域”的设置加上更新功能就可以,那么以后再编写同类文档的时候就变成了“填空”,相同的工作不再耗用重复的劳动。2.3长文档的编辑处理技巧一、使用Word2003缩略
9、图功能快速浏览长文档二、一篇长文档设置多个不同的页眉页脚三、用索引功能快速查找信息2.4挖掘查找替换的全部功能一、替换和删除文字二、查找和替换指定的格式三、查找和替换特殊字符四、查找和替换名词、形容词的各种形式或动词的各种时态五、使用通配符查找和替换六、使用特殊字符代码查找和替换2.5Word“插入”的常用功能一、插入图示二、插入文件三、插入对象2.6使用Word快捷键提高编辑速度1、快速重复输入字符2、快速选定字符块3、快速复制到剪贴板4、快速插入当前日期和时间5、快速创建和撤销上、下标6、快速显示智能标记的菜单7、快速把文本升为标题8、快速插入艺术字图形对象2.6使用Word快捷键提高编辑
10、速度9、快速插入文本框10、快速旋转图形对象11、快速更改图形对象在页面中的位置12、一次击键调出任务面板2.7批注及其使用一、插入文字批注二、查看与编辑文字批注三、如何修改批注作者的名称2.7批注及其使用使用样式高效排版使用现有的样式格式化文档让样式符合个性的需求使用“修改法”定制现有样式修改“正文”样式使用“命名法”创建个性的样式使用“从头创建法”创建自己的样式2.7批注及其使用应该掌握的样式基本技能重命名和删除无用的样式查找和替换样式为样式添加快捷键体验样式在文档格式化中的高效率样式的扩展应用文档标题多级编号2.8给自己创造方便的文字处理环境一、自定义工具栏二、自定义菜单三、自定义自动更
11、正选项四、自定义符号栏五、自定义样式2.8给自己创造方便的文字处理环境其他的一些默认设置的更改:默认图片环绕方式对象的精确调整告别绘图画布自选图形的默认格式启动时打开常用输入法按像素显示图形尺寸第三章数据处理技术3.1对工资表进行公式、函数及图表的综合应用3.2对销售数据表进行数据管理与数据分析3.3Excel2003的其他应用技巧3.1对工资表进行公式、函数及图表的综合应用3.1.1建立如下样例表格3.1对工资表进行公式、函数及图表的综合应用3.1.2应用公式进行工资计算1、输入公式2、编辑公式3.1对工资表进行公式、函数及图表的综合应用3.1.3常用函数的使用1、使用自动求和按钮2、插入函
12、数的使用3.1对工资表进行公式、函数及图表的综合应用3.1.4应用条件格式让不同大小的数据用不同颜色显示3.1.5创建图表分析1、选择图表类型2、创建默认图表3、使用图表向导创建图表3.2对销售数据表进行数据管理与数据分析3.2.1建立如下样例表格3.2对销售数据表进行数据管理与数据分析3.2.2使用记录单,输入数据、修改和删除记录1、使用记录单输入新数据2、使用记录单修改和删除数据记录3.2对销售数据表进行数据管理与数据分析3.2.3使用自动筛选,制作筛选表1、自动筛选2、自定义筛选3.2对销售数据表进行数据管理与数据分析3.2.4使用数据排序,制作排序表1、按列排序2、按多列排序3、自定义
13、排序3.2对销售数据表进行数据管理与数据分析3.2.5使用分类汇总,制作数据汇总表1、创建简单的分类汇总2、创建多级分类汇总3、分级显示汇总数据4、清除分类汇总3.3Excel2003的其他应用技巧3.3.1让中、英文输入法智能化地出现3.3.2应用“自动更正”输入统一的文本3.3.3快速选择所需函数3.3.4同时查看不同工作表中多个单元格内的数据与公式3.3Excel2003的其他应用技巧3.3.5成组填充多张表格的固定单元格1、在多张表格的相同单元格中输入同样的内容2、将多张表格中相同位置的数据统一改变格式3.3.6制作“专业符号”工具栏3.3.7Excel中“摄影”功能的妙用第四章多媒体
14、技术的应用4.1图像的获取和处理4.2音频素材采集与处理4.3视频素材采集与处理4.1图像的获取和处理4.1.1图像的基本知识1、图像的种类2、图像文件格式3、图像的分辨率4、设备分辨率(1)显示器分辨率(2)打印机分辨率4.1图像的获取和处理图像的获取1、图像的扫描2、图像的屏幕捕捉(1)键盘捕捉(2)软件捕捉3、数码相机和数码摄像机采集数字照片4.1图像的获取和处理4、通过其他途径获取图像素材(1)捕获VCD、DVD图像(2)通过素材光盘获取图像(3)从Internet网上下载图像素材4.1图像的获取和处理平面设计的常用软件(1)Photoshop图像处理软件(2)Fireworks图像处
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