计算机会计学之采购与付款管理evqs.pptx

《计算机会计学之采购与付款管理evqs.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《计算机会计学之采购与付款管理evqs.pptx（68页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、Slide 1Renmin University of China计算机会计学计算机会计学Accounting Information System第五章第五章第五章第五章 采购与付款核算与管理采购与付款核算与管理采购与付款核算与管理采购与付款核算与管理Slide 2Renmin University of China主要内容主要内容第一节第一节第一节第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析采购与付款循环的核算与管理需求分析采购与付款循环的核算与管理需求分析采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节第二节第二节第二节 IT IT IT IT环境下采购与付款子系统的流程分析环境下采购与付款子系统

2、的流程分析环境下采购与付款子系统的流程分析环境下采购与付款子系统的流程分析第三节第三节第三节第三节 采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计第四节第四节第四节第四节 采购与付款子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置第五节第五节第五节第五节 采购与入库处理管理采购与入库处理管理采购与入库处理管理采购与入库处理管理第六节第六节第六节第六节 采购发票、采购结算与付款管理采购发票、采购结算与付款管理采购发票、采购结算与付款管理采购发票、采购结算与付款管理第七节第七节第七节第七

3、节 账表输出和统计分析账表输出和统计分析账表输出和统计分析账表输出和统计分析Slide 3Renmin University of China企业从采购到付款都要经历以下几个步骤企业从采购到付款都要经历以下几个步骤企业从采购到付款都要经历以下几个步骤企业从采购到付款都要经历以下几个步骤 Slide 4Renmin University of China采购与付款业务流程分析采购与付款业务流程分析n n采购与付款业务流程涉及的业务部门有：采购与付款业务流程涉及的业务部门有：请购部门、采购部门、验收部门、财务部请购部门、采购部门、验收部门、财务部门、供应商（外部部门）门、供应商（外部部门）n n采

4、购环节：请购、确定需求、选择供应商、采购环节：请购、确定需求、选择供应商、确定订单、发布订单、验收货物、确认发确定订单、发布订单、验收货物、确认发票、货款支付票、货款支付Slide 5Renmin University of China采购与付款流程采购与付款流程Slide 6Renmin University of China采购与付款业务核算与管理的特点采购与付款业务核算与管理的特点n n1数据存储量大数据存储量大n n2数据变化频繁数据变化频繁n n 3管理要求高管理要求高 n n4与其他子系统联系广泛与其他子系统联系广泛Slide 7Renmin University of China

5、手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析 福特北福特北美公司美公司在手工在手工环境下环境下的采购的采购与付款与付款流程流程 为什么要设置验收报告与发票进行核对？为什么要设置验收报告与发票进行核对？为什么要设置订单与发票进行核对？为什么要设置订单与发票进行核对？为什么会影响采购到付款流程的效率？为什么会影响采购到付款流程的效率？流程图流程图 P 223 P 223Slide 8Renmin University of China主要内容主要内容第一节第一节第一节第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析采购与付款循环的核算与管理需求分析采购与付款循环的核算与管

6、理需求分析采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节第二节第二节第二节 IT IT环境下采购与付款子系统的流程分析环境下采购与付款子系统的流程分析环境下采购与付款子系统的流程分析环境下采购与付款子系统的流程分析第三节第三节第三节第三节 采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计第四节第四节第四节第四节 采购与付款子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置第五节第五节第五节第五节 采购与入库处理管理采购与入库处理管理采购与入库处理管理采购与入库处理管理第六节第六节第六节第六节

7、采购发票、采购结算与付款管理采购发票、采购结算与付款管理采购发票、采购结算与付款管理采购发票、采购结算与付款管理第七节第七节第七节第七节 账表输出和统计分析账表输出和统计分析账表输出和统计分析账表输出和统计分析Slide 9Renmin University of China采购与付款子系统的目标采购与付款子系统的目标n n1灵活、正确地反映企业个性化特征灵活、正确地反映企业个性化特征n n2正确反映采购与付款日常业务，并进行正确反映采购与付款日常业务，并进行实时控制实时控制n n3加强对资金的管理加强对资金的管理n n4提供各种核算和管理信息提供各种核算和管理信息n n5充分应用网络技术实现

8、无纸采购与付款充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统系统Slide 10Renmin University of China采购与付款流程构建的原则采购与付款流程构建的原则n n“数出一门，共同使用数出一门，共同使用”：质检、财务部：质检、财务部门门n n整个流程采用统一的数据库：整个流程采用统一的数据库：“采购订单采购订单”文件为主数据库文件为主数据库n n在关键环节设计控制点，强化实时控制：在关键环节设计控制点，强化实时控制：柔性控制和刚性控制柔性控制和刚性控制Slide 11Renmin University of China请购与采购管理流程请购与采购管理流程 Slide 12Renm

9、in University of China存货验收流程存货验收流程n n 当供应商将存货送入企业，此时，当供应商将存货送入企业，此时，由检由检验岗位的人员对存货进行检验：验岗位的人员对存货进行检验：n n 从采购订单文件中获取信息，并将存货信从采购订单文件中获取信息，并将存货信息与实物进行核对息与实物进行核对n n 如果检验合格，将检验合格信息写入采购如果检验合格，将检验合格信息写入采购订单文件，将自动生成入库单传递到存货订单文件，将自动生成入库单传递到存货子系统的入库单文件中。子系统的入库单文件中。请同学画出流程图请同学画出流程图请同学画出流程图请同学画出流程图Slide 13Renmin

10、 University of China发票管理流程发票管理流程n n1 1发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商的发票时，从采购订单文件中获取数据，自动生的发票时，从采购订单文件中获取数据，自动生的发票时，从采购订单文件中获取数据，自动生的发票时，从采购订单文件中获取数据，自动生成采购发票的基本信息；成采购发票的基本信息；成采购发票的基本信息；成采购发票的基本信息；n n2 2发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入发票管理岗位人员

11、只将采购发票上的金额录入发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使用了用了用了用了EDIEDI系统进行网上采购，那么可以通过系统进行网上采购，那么可以通过系统进行网上采购，那么可以通过系统进行网上采购，那么可以通过EDIEDI网网网网络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发票文件中，经过发票与采购订单核对

12、后的发票，票文件中，经过发票与采购订单核对后的发票，票文件中，经过发票与采购订单核对后的发票，票文件中，经过发票与采购订单核对后的发票，才能保存在采购发票文件中。才能保存在采购发票文件中。才能保存在采购发票文件中。才能保存在采购发票文件中。Slide 14Renmin University of China发票管理流程发票管理流程n n3 3实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机自动从采购订单文件中获取合同金额，从临时采购自动从采购订单文件中获取合同金额，从临时采购自动从采

13、购订单文件中获取合同金额，从临时采购自动从采购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获取录入发票金额。如果发票金额大于发票文件中获取录入发票金额。如果发票金额大于发票文件中获取录入发票金额。如果发票金额大于发票文件中获取录入发票金额。如果发票金额大于合同金额，此发票不能处理，即对采购发票进行实合同金额，此发票不能处理，即对采购发票进行实合同金额，此发票不能处理，即对采购发票进行实合同金额，此发票不能处理，即对采购发票进行实时刚性控制；否则，生成采购发票，并将结果保存时刚性控制；否则，生成采购发票，并将结果保存时刚性控制；否则，生成采购发票，并将结果保存时刚性控制；否则，生成采购发票，并将

14、结果保存在采购发票文件中。这是一个非常重要的控制点，在采购发票文件中。这是一个非常重要的控制点，在采购发票文件中。这是一个非常重要的控制点，在采购发票文件中。这是一个非常重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。在在在在ITIT环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人可以设在采购

15、部门，但该岗位的人员必须是财务人可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员，并受财务部门管理。员，并受财务部门管理。员，并受财务部门管理。员，并受财务部门管理。Slide 15Renmin University of China发票管理流程发票管理流程n n4 4采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息确认采购成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，确认采购成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，确认采购成本，并根据财会人员预先设置

16、凭证模版，确认采购成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转账凭证，传递到总账系统的临时凭证文自动生成转账凭证，传递到总账系统的临时凭证文自动生成转账凭证，传递到总账系统的临时凭证文自动生成转账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。件中。件中。件中。n n流程流程流程流程 P 228 P 228 Slide 16Renmin University of China付款流程付款流程n n以采购订单文件为数据基础。以采购订单文件为数据基础。以采购订单文件为数据基础。以采购订单文件为数据基础。n n通过应付款管理，出纳付款，将资金付给供应商，通过应付款管理，出纳付款，将资金付给供应商，通过应付

17、款管理，出纳付款，将资金付给供应商，通过应付款管理，出纳付款，将资金付给供应商，完成整个采购和付款流程。完成整个采购和付款流程。完成整个采购和付款流程。完成整个采购和付款流程。n n流程流程流程流程 P 229 P 229 Slide 17Renmin University of ChinaIT环境下与手工环境下环境下与手工环境下采购与付款流程的区别采购与付款流程的区别n n1 1、ITIT环境下实现数据的高度共享和及时传递环境下实现数据的高度共享和及时传递环境下实现数据的高度共享和及时传递环境下实现数据的高度共享和及时传递n n2 2、ITIT环境下保证数据一致性和工作高效性环境下保证数据一

18、致性和工作高效性环境下保证数据一致性和工作高效性环境下保证数据一致性和工作高效性 n n3 3ITIT环境下加强了统计分析能力环境下加强了统计分析能力环境下加强了统计分析能力环境下加强了统计分析能力 n n4 4ITIT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能环境下使得无纸采购、付款业务成为可能环境下使得无纸采购、付款业务成为可能环境下使得无纸采购、付款业务成为可能Slide 18Renmin University of China主要内容主要内容第一节第一节第一节第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析采购与付款循环的核算与管理需求分析采购与付款循环的核算与管理需求分析采购与付款循环的核算与管

19、理需求分析第二节第二节第二节第二节 IT IT环境下采购与付款子系统的流程分析环境下采购与付款子系统的流程分析环境下采购与付款子系统的流程分析环境下采购与付款子系统的流程分析第三节第三节第三节第三节 采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计第四节第四节第四节第四节 采购与付款子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置第五节第五节第五节第五节 采购与入库处理管理采购与入库处理管理采购与入库处理管理采购与入库处理管理第六节第六节第六节第六节 采购发票、采购结算与付款管理采购发

20、票、采购结算与付款管理采购发票、采购结算与付款管理采购发票、采购结算与付款管理第七节第七节第七节第七节 账表输出和统计分析账表输出和统计分析账表输出和统计分析账表输出和统计分析Slide 19Renmin University of China采购与付款子系统的数据编码设计采购与付款子系统的数据编码设计 制定编码原则制定编码原则n n按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等设计供应商编码。设计供应商编码。设计供应商编码。设计供应商编码。n n一致性原则：供应商是来自全面各地甚

21、至不同国家，一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国家，一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国家，一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国家，而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的编号，如北京区号：编号，如北京区号：编号，如北京区号：编号，如北京区号：010010010010，南京区号：，南京区号：，南京区号：，南京区号：025025025025。因此，供。因此，供。因此，供。因此，供应商编码应该与国家行政区号保持一致。应商编码应该与国家行政

22、区号保持一致。应商编码应该与国家行政区号保持一致。应商编码应该与国家行政区号保持一致。n n层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此，层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此，层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此，层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此，在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和分析。分析。分析。分析。n n易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其易用性原则

23、：供应商是法人，每个法人都有区别与其易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电话号码，便于使用和记忆。话号码，便于使用和记忆。话号码，便于使用和记忆。话号码，便于使用和记忆。Slide 20Renmin University of China采购与付款子系统的数据编码设计采购与付款子系统的数据编码设计 选择合理编码方法选择合理编码方法n n顺序编码顺序编码n n位数编码位数编码n n分组编码分组编码Slide

24、 21Renmin University of China数据文件设计数据文件设计n n请购单文件请购单文件请购单文件请购单文件n n采购发票文件采购发票文件采购发票文件采购发票文件n n采购订单文件（采购合同文件）采购订单文件（采购合同文件）采购订单文件（采购合同文件）采购订单文件（采购合同文件）n n供应商档案文件供应商档案文件供应商档案文件供应商档案文件n n采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进行更新）行更新）行更新）行更新）n n入库单文件（与存货子系统共享）入库

25、单文件（与存货子系统共享）入库单文件（与存货子系统共享）入库单文件（与存货子系统共享）n n临时凭证文件（与总账子系统共享）临时凭证文件（与总账子系统共享）临时凭证文件（与总账子系统共享）临时凭证文件（与总账子系统共享）Slide 22Renmin University of China供应商档案文件供应商档案文件数数数数 据据据据 结结结结 构构构构 Slide 23Renmin University of China供应商档案文件供应商档案文件1 1、作用：、作用：、作用：、作用：n n该文件存储所有供应商的固定信息，文件中每个记录对该文件存储所有供应商的固定信息，文件中每个记录对该文件存

26、储所有供应商的固定信息，文件中每个记录对该文件存储所有供应商的固定信息，文件中每个记录对应一个供应商。应一个供应商。应一个供应商。应一个供应商。n n该文件的建立是为企业的采购核算与管理、存货核算与该文件的建立是为企业的采购核算与管理、存货核算与该文件的建立是为企业的采购核算与管理、存货核算与该文件的建立是为企业的采购核算与管理、存货核算与管理、应付账款核算与管理服务。管理、应付账款核算与管理服务。管理、应付账款核算与管理服务。管理、应付账款核算与管理服务。n n保证在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应保证在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应保证在填制采购入库单、采购发票和进行

27、采购结算、应保证在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供应单位统计时提供一致的供应商信息，付款结算和有关供应单位统计时提供一致的供应商信息，付款结算和有关供应单位统计时提供一致的供应商信息，付款结算和有关供应单位统计时提供一致的供应商信息，提高处理速度，减少工作差错。提高处理速度，减少工作差错。提高处理速度，减少工作差错。提高处理速度，减少工作差错。2 2、存储策略、存储策略、存储策略、存储策略n n供应商档案文件作为查询用的目录文件，因此，可以采供应商档案文件作为查询用的目录文件，因此，可以采供应商档案文件作为查询用的目录文件，因此，可以采供应商档案文件作为查询用的目录文

28、件，因此，可以采用一年一个文件。用一年一个文件。用一年一个文件。用一年一个文件。3 3、存储方式存储方式存储方式存储方式n n供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。Slide 24Renmin University of China采购订单文件采购订单文件1 1、作用：、作用：、作用：、作用：n n该文件存储企业确认的各种采购订单，是整个流该文件存储企业确认的各种采购订单，是整个流该文件存储企业确认的各种采购订单，是整个流该文件存储企业确认的各种采购订单，是整个流程的核心和

29、基础文件程的核心和基础文件程的核心和基础文件程的核心和基础文件2 2、存储策略、存储策略、存储策略、存储策略n n既可将采购订单文件设计成一个文件，也可将采既可将采购订单文件设计成一个文件，也可将采既可将采购订单文件设计成一个文件，也可将采既可将采购订单文件设计成一个文件，也可将采购订单文件分成两个互相联系的文件：采购订单购订单文件分成两个互相联系的文件：采购订单购订单文件分成两个互相联系的文件：采购订单购订单文件分成两个互相联系的文件：采购订单固定信息文件和变动信息文件。用固定信息文件和变动信息文件。用固定信息文件和变动信息文件。用固定信息文件和变动信息文件。用“订单号订单号订单号订单号”关

30、关关关键字连接。键字连接。键字连接。键字连接。3 3、存储方式存储方式存储方式存储方式n n可以采用一年一个文件。可以采用一年一个文件。可以采用一年一个文件。可以采用一年一个文件。Slide 25Renmin University of China数数 据据 结结 构构 P 234采购订单文件采购订单文件Slide 26Renmin University of China采购与付款子系统的功能结构采购与付款子系统的功能结构 Slide 27Renmin University of China主要内容主要内容第一节第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节

31、第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析环境下采购与付款子系统的流程分析第三节第三节 采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计第四节第四节 采购与付款子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置第五节第五节 采购与入库处理管理采购与入库处理管理第六节第六节 采购发票、采购结算与付款管理采购发票、采购结算与付款管理第七节第七节 账表输出和统计分析账表输出和统计分析Slide 28Renmin University of China为什么要进行初始设置？为什么要进行初始设置？n n由于现实企业采购的存货、供应商档案、由于现实企业采购的存货、供应商档案、付款条件、结算方式等都是实实

32、在在存在付款条件、结算方式等都是实实在在存在的，而且是千差万别的。因而，企业要实的，而且是千差万别的。因而，企业要实现用计算机完成采购与付款账款核算和管现用计算机完成采购与付款账款核算和管理，在使用采购与付款子系统前，就要针理，在使用采购与付款子系统前，就要针对本企业的业务性质、会计核算和财务管对本企业的业务性质、会计核算和财务管理的具体要求进行具体设置，将企业个性理的具体要求进行具体设置，将企业个性化特征嵌入系统。化特征嵌入系统。Slide 29Renmin University of China初始设置内容初始设置内容n n存货档案设置存货档案设置n n供应商档案设置供应商档案设置n n采

33、购类型设置采购类型设置n n付款条件设置付款条件设置n n结算方式设置结算方式设置n n期初余额处理等期初余额处理等Slide 30Renmin University of China供应商档案设置供应商档案设置 n n解释设置基本信息的目的解释设置基本信息的目的Slide 31Renmin University of Chinan n解释设置信用信息的目的解释设置信用信息的目的解释设置信用信息的目的解释设置信用信息的目的 n n联系信息、其他信息联系信息、其他信息联系信息、其他信息联系信息、其他信息 P237 P237供应商档案设置供应商档案设置 Slide 32Renmin Univers

34、ity of China期初余额设置期初余额设置n n期初余额设置模块的功能是将用户输入的采购、期初余额设置模块的功能是将用户输入的采购、期初余额设置模块的功能是将用户输入的采购、期初余额设置模块的功能是将用户输入的采购、应付账款等期初余额存入相应的文件中，为计算应付账款等期初余额存入相应的文件中，为计算应付账款等期初余额存入相应的文件中，为计算应付账款等期初余额存入相应的文件中，为计算机系统核算和管理采购、应付账款等业务提供基机系统核算和管理采购、应付账款等业务提供基机系统核算和管理采购、应付账款等业务提供基机系统核算和管理采购、应付账款等业务提供基础数据。期初余额模块是会计业务连续的要求，

35、础数据。期初余额模块是会计业务连续的要求，础数据。期初余额模块是会计业务连续的要求，础数据。期初余额模块是会计业务连续的要求，是手工采购、应付账款核算向计算机核算和管理是手工采购、应付账款核算向计算机核算和管理是手工采购、应付账款核算向计算机核算和管理是手工采购、应付账款核算向计算机核算和管理转化的基础。录入的期初余额主要包括转化的基础。录入的期初余额主要包括转化的基础。录入的期初余额主要包括转化的基础。录入的期初余额主要包括“采购初采购初采购初采购初始业务始业务始业务始业务”，即将手工采购业务送入计算机并保存，即将手工采购业务送入计算机并保存，即将手工采购业务送入计算机并保存，即将手工采购业

36、务送入计算机并保存在采购订单文件中；在采购订单文件中；在采购订单文件中；在采购订单文件中；“应付账款初始业务应付账款初始业务应付账款初始业务应付账款初始业务”，即，即，即，即将各供应商的应付账款期初数据送入计算机并保将各供应商的应付账款期初数据送入计算机并保将各供应商的应付账款期初数据送入计算机并保将各供应商的应付账款期初数据送入计算机并保存在发票文件中。存在发票文件中。存在发票文件中。存在发票文件中。Slide 33Renmin University of China主要内容主要内容第一节第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节第二节 IT环境下采购

37、与付款子系统的流程分析环境下采购与付款子系统的流程分析第三节第三节 采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计第四节第四节 采购与付款子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置第五节第五节 采购与入库处理管理采购与入库处理管理第六节第六节 采购发票、采购结算与付款管理采购发票、采购结算与付款管理第七节第七节 账表输出和统计分析账表输出和统计分析Slide 34Renmin University of China采购与入库处理管理采购与入库处理管理n n采购与采购入库管理是采购与付款子系统采购与采购入库管理是采购与付款子系统中的主要功能模块。中的主要功能模块。n n为了做好采购管理

38、又将采购管理模块进一为了做好采购管理又将采购管理模块进一步划分为：步划分为：n n请购单处理请购单处理请购单处理请购单处理n n采购价格管理采购价格管理采购价格管理采购价格管理n n选择供应商选择供应商选择供应商选择供应商n n采购订单管理采购订单管理采购订单管理采购订单管理Slide 35Renmin University of China处理请购单 n n1录入请购单录入请购单n n2自动获取请购单自动获取请购单n n3审核请购单审核请购单Slide 36Renmin University of China采购价格管理采购价格管理模块的功能是帮助用户解决：采购价格管理模块的功能是帮助用户解

39、决：n n如何管理不同（相同）供应商在不同（相如何管理不同（相同）供应商在不同（相同）时期对不同（相同）产品的报价；同）时期对不同（相同）产品的报价；n n如何随时提供给采购部门最新最完整的存如何随时提供给采购部门最新最完整的存货采购价格；货采购价格；n n如何处理存货的新老报价等等问题如何处理存货的新老报价等等问题Slide 37Renmin University of China提供采购价格管理屏幕采购价格管理模块一般提供多种采购价格管采购价格管理模块一般提供多种采购价格管理的屏幕显示格式：理的屏幕显示格式：n n以供应商为关键字显示该供应商所有存货以供应商为关键字显示该供应商所有存货报价

40、信息报价信息n n以存货为关键字显示该存货不同供应商的以存货为关键字显示该存货不同供应商的报价信息报价信息n nP244Slide 38Renmin University of China采购价格获取方法n n方法一：通过采购价格管理屏幕，将供应方法一：通过采购价格管理屏幕，将供应商提供的存货采购价格信息（纸张）一一商提供的存货采购价格信息（纸张）一一送入计算机，并将相应数据保存在采购价送入计算机，并将相应数据保存在采购价格文件中。格文件中。n n方法二：自动获取，即充分发挥计算机网方法二：自动获取，即充分发挥计算机网络功能，管理者通过选择系统提供的络功能，管理者通过选择系统提供的“自自动获取

41、动获取”功能指挥计算机自动从网上获取功能指挥计算机自动从网上获取供应商的存货采购价格信息，并将相应数供应商的存货采购价格信息，并将相应数据存入采购价格文件。据存入采购价格文件。Slide 39Renmin University of China修改采购价格n n方法一：以方法一：以“供应商供应商+存货存货”为关键字，从为关键字，从采购价格文件中自动获取信息，显示在屏采购价格文件中自动获取信息，显示在屏幕上，并对价格进行修改。幕上，并对价格进行修改。n n方法二：以方法二：以“存货存货+供应商供应商”为关键字，从为关键字，从采购价格文件中自动获取信息，显示在屏采购价格文件中自动获取信息，显示在屏

42、幕上，并对价格进行修改。幕上，并对价格进行修改。Slide 40Renmin University of China选择供应商选择供应商 n n选择供应商的基本原理选择供应商的基本原理一般来讲，随着管理软件的不断完善，在一般来讲，随着管理软件的不断完善，在采购与付款子系统中应该设计选择供应商采购与付款子系统中应该设计选择供应商模块，帮助企业科学地选择供应商。选择模块，帮助企业科学地选择供应商。选择供应商模块主要包括两个基本功能：供应供应商模块主要包括两个基本功能：供应商评价指标体系设置、自动生成供应商排商评价指标体系设置、自动生成供应商排名。名。P245 图图 Slide 41Renmin U

43、niversity of China选择供应商选择供应商 n n供应商评价指标体系设置供应商评价指标体系设置以供应商的交货指标、服务指标、价格指以供应商的交货指标、服务指标、价格指标、质量指标及各指标的标、质量指标及各指标的 权重等，形成一权重等，形成一个完整的评价体系，以此作为评价供应商个完整的评价体系，以此作为评价供应商的依据。的依据。该模块允许管理者自行定义评价指标个数，该模块允许管理者自行定义评价指标个数，并将具体指标通过屏幕输入系统，保存在并将具体指标通过屏幕输入系统，保存在指标体系文件中。指标体系文件中。Slide 42Renmin University of China选择供应商

44、选择供应商 n n自动生成供应商排名自动生成供应商排名自动生成供应商排名自动生成供应商排名该模块从供应商评价体系文件中获取评价指标，该模块从供应商评价体系文件中获取评价指标，该模块从供应商评价体系文件中获取评价指标，该模块从供应商评价体系文件中获取评价指标，从供应商档案文件、采购价格文件等文件获取供从供应商档案文件、采购价格文件等文件获取供从供应商档案文件、采购价格文件等文件获取供从供应商档案文件、采购价格文件等文件获取供应商的质量信息、交货信息、价格信息等，按以应商的质量信息、交货信息、价格信息等，按以应商的质量信息、交货信息、价格信息等，按以应商的质量信息、交货信息、价格信息等，按以下步骤

45、进行排名：下步骤进行排名：下步骤进行排名：下步骤进行排名：1 1、获取供应商的评价值、获取供应商的评价值、获取供应商的评价值、获取供应商的评价值2 2、计算出每个指标的实际得分和相应的级别、计算出每个指标的实际得分和相应的级别、计算出每个指标的实际得分和相应的级别、计算出每个指标的实际得分和相应的级别3 3、根据权重计算每个供应商的总评估值、根据权重计算每个供应商的总评估值、根据权重计算每个供应商的总评估值、根据权重计算每个供应商的总评估值4 4、将结果保存在供应商排名文件中、将结果保存在供应商排名文件中、将结果保存在供应商排名文件中、将结果保存在供应商排名文件中Slide 43Renmin

46、University of China采购订单管理采购订单是企业与供应商之间签订的一种协采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议或者经济合同。主要包括：议或者经济合同。主要包括：n n采购什么货物采购什么货物采购什么货物采购什么货物n n采购多少采购多少采购多少采购多少n n由谁供货由谁供货由谁供货由谁供货n n什么时间到货什么时间到货什么时间到货什么时间到货n n到货地点到货地点到货地点到货地点n n运输方式运输方式运输方式运输方式n n价格、运费等价格、运费等价格、运费等价格、运费等Slide 44Renmin University of China采购订单管理n n采购订单是经济活动中的

47、重要组成部分，采购订单是经济活动中的重要组成部分，因此采购订单管理是企业采购管理尤为重因此采购订单管理是企业采购管理尤为重要的内容要的内容n n采购订单管理模块的功能主要包括：采购订单管理模块的功能主要包括：n n编制采购订单编制采购订单编制采购订单编制采购订单n n修改和审核采购订单修改和审核采购订单修改和审核采购订单修改和审核采购订单n n关闭采购订单等关闭采购订单等关闭采购订单等关闭采购订单等Slide 45Renmin University of China采购订单示例采购订单示例Slide 46Renmin University of China如何编制采购订单n n录入采购订单录入

48、采购订单n n根据请购单编制：根据请购单编制：“调请购单调请购单”功能按钮功能按钮n n根据供应商排名选择供应商：根据供应商排名选择供应商：“查询排名查询排名”Slide 47Renmin University of China采购入库处理n n采购的存货到达企业时，用户填制、修改、采购的存货到达企业时，用户填制、修改、审核、打印和处理采购入库单，完成采购审核、打印和处理采购入库单，完成采购入库工作。入库工作。n n采购入库单的类型采购入库单的类型采购入库单的类型采购入库单的类型n n采购入库单录入方式采购入库单录入方式采购入库单录入方式采购入库单录入方式n n采购入库单的入口采购入库单的入口

49、采购入库单的入口采购入库单的入口Slide 48Renmin University of China采购入库单的类型n n按进出仓库方向划分：按进出仓库方向划分：n n入库单入库单n n退货单退货单n n按业务类型划分：按业务类型划分：n n普通业务入库单普通业务入库单n n受托代销入库单（商业）受托代销入库单（商业）Slide 49Renmin University of China采购入库单录入方式n n直接录入直接录入n n根据采购订单生成采购入库单根据采购订单生成采购入库单n n根据采购发票生成采购入库单根据采购发票生成采购入库单Slide 50Renmin University of

50、 China采购入库单的入口n n在采购与付款子系统中设计采购入库模块，在采购与付款子系统中设计采购入库模块，同时在存货子系统中也设计采购入库模块。同时在存货子系统中也设计采购入库模块。当两个系统集成使用时，为保持数据一致当两个系统集成使用时，为保持数据一致性，采购入库单入口采用以下原则：性，采购入库单入口采用以下原则：n n若采购入库单在采购与付款子系统中的采购入若采购入库单在采购与付款子系统中的采购入若采购入库单在采购与付款子系统中的采购入若采购入库单在采购与付款子系统中的采购入库模块中录入，在存货系统就只允许修改和审库模块中录入，在存货系统就只允许修改和审库模块中录入，在存货系统就只允许