基本职业素质培训教材27243.pptx

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1、科学的工作方法科学的工作方法基本职业素质培训基本职业素质培训第第1章章使你的工作系统化使你的工作系统化 在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不再代表其他。再代表其他。1.1 你的工作需要系统化你的工作需要系统化 办公室的办公室的5S运动：运动：5S起源于日本，就是整理（起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（）、整顿（SEITON）、）、清扫（清扫（SEISO）、清洁（）、清洁（SETKETSU）、素养（）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称

2、为开头，简称为5S。5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。大程度地提高工作效率。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。1.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作提醒：提醒：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷

3、入这样的困境：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西。西。系统化你的工具系统化你的工具 （1）基本工具。）基本工具。（2）复印机。）复印机。（3）传真机。）传真机。（4）电脑。）电脑。1.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作 系统化你的文件系统化你的文件（1

4、）工作档。）工作档。什么是工作档？什么是工作档？工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。工作档有什么？工作档有什么？A.立即可用的资料。立即可用的资料。B.“待议待议”的项目。的项目。C.固定职务。固定职务。D.目前的专案目前的专案 E.问题档问题档1.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作教你一招：教你一招：（1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。可取。（2）将所有不用的文件移走，不

5、要让它们占据你的工作档。）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。（3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。清楚地贴上标签。（4）建立问题档，一部分编号）建立问题档，一部分编号0112，代表每年的每一个，代表每年的每一个 月；另一部分编号月；另一部分编号0131号，代表一个月的每一天。号，代表一个月的每一天。1.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作 系统化你的文件系统化你的文件（2）资料档。）资料档。列出你的资料档项目清单。列出你的资料档项目清单。建立资料档时需要考虑的两件事：建立资料档时需要考虑的两件

6、事：A.怎样的资料才有保存价值？怎样的资料才有保存价值？B.你的资料档方便查阅吗？你的资料档方便查阅吗？帮助你将自己资料档结构化的做法：帮助你将自己资料档结构化的做法：A.列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可 以成为你资料档的类别。以成为你资料档的类别。B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。查现存的档案，然后去掉没用的档案。D.一个抽屉存放一个或多个类别。一个抽屉存放一个或多个类别。E.将档案按字母顺序排列。将档案按字母

7、顺序排列。F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。1.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作让你的档案更加有效的小秘诀：让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同 颜色标示。颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。）为大型的资料建立索引。第第2章章学会用学会用P

8、DCA循环法循环法 P D C A 它是一种很科学的管理程序，同它是一种很科学的管理程序，同时也是一种很科学的工作程序。时也是一种很科学的工作程序。2.1 认识认识PDCA循环法循环法什么是什么是PDCA？这是四个英文字母，分别代表计划（这是四个英文字母，分别代表计划（Plan）、执行（）、执行（Do）、检查（）、检查（Check）、修正再执行（）、修正再执行（Action）。）。计划计划（Plan）修正修正 再执行再执行 执行执行(Action)(Do)检查检查(Check)PCDA循环循环2.2 PCDA循环法四大要素循环法四大要素计划（计划（Plan）执行（执行（Do）检查（检查（Che

9、ck）修正再执行（修正再执行（Action）在工作程序在工作程序Plan Do Check Action过程中：过程中：Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；Do即执行实施，并加以控制；即执行实施，并加以控制；Check即确认或评估执行状况与目标之差距；即确认或评估执行状况与目标之差距；Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正即执行结果与目标值之差距探讨，并修正 采取措施。采取措施。PDCA循环工作步骤表循环工作步骤表PDCA循环工作步骤图循环工作步骤图A PC D修正后再执行修正后再执行对检查结果对检查结果做出修正做出修正设定设定目标

10、目标搜索搜索信息信息拟定方案拟定方案制作计划工作表制作计划工作表检查执行情况检查执行情况按计划工作表按计划工作表执行工作执行工作第第3章章计划化你的工作计划化你的工作 他每天早晨都要计划一天的具体他每天早晨都要计划一天的具体事务，并认真加以贯彻。这犹如一条红事务，并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他走出生活中繁忙的迷宫。有线，引导他走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排就像一线光明，冲破他条理的时间安排就像一线光明，冲破他生活的樊篱。哪里没有计划，哪里的时生活的樊篱。哪里没有计划，哪里的时间配置就不合理，混乱就会降临到哪里。间配置就不合理，混乱就会降临到哪里。维克多维克多 雨果雨果3.1 锁

11、定工作的目标锁定工作的目标 未了解目的港口的人未了解目的港口的人无法一帆风顺。无法一帆风顺。塞内卡塞内卡3.1 锁定工作的目标锁定工作的目标 有效目标的有效目标的“SMART”原则：原则：明确的（明确的（Specific）；）；可量化的（可量化的（Measurable）；）；切实可行的（切实可行的（Achievable）；）；注重结果的（注重结果的（Result-oriented）；）；有时间限制的（有时间限制的（Time-limited）。）。出差目标设定出差目标设定 出差的目的出差的目的明确化。明确化。费用的预算目标费用的预算目标可量化。可量化。时间目标时间目标有时间限制的。有时间限制的。

12、可以实现的目标。可以实现的目标。注重结果的。注重结果的。实例实战实例实战小测试小测试3.1 锁定工作的目标锁定工作的目标 剥洋葱法剥洋葱法长期目标长期目标剥剥 洋洋 葱葱 图图即时目标即时目标大目标大目标中期目标中期目标大目标大目标即时目标即时目标更小目标更小目标小目标小目标设定目标设定目标实现目标实现目标3.1 锁定工作的目标锁定工作的目标 目标多杈树目标多杈树树干代表目标；树干代表目标；每一根树杈代表子目标。每一根树杈代表子目标。叶子代表实现子目标的因素。叶子代表实现子目标的因素。在目标多杈树中，目标与子目标的关系：在目标多杈树中，目标与子目标的关系：A、子目标是实现目标的策略；、子目标是

13、实现目标的策略；B、目标是子目标的结果；、目标是子目标的结果；C、子目标实现之、子目标实现之“和和”一定是目标的实现。一定是目标的实现。描绘目标多杈树的技巧：描绘目标多杈树的技巧：首先，写下你的目标；首先，写下你的目标；然后，思考实现目标有哪些策略，列出并添加到子目标框里；然后，思考实现目标有哪些策略，列出并添加到子目标框里；最后，考虑完成每个子目标的因素，添加到叶子代表的框里。最后，考虑完成每个子目标的因素，添加到叶子代表的框里。3.2 信息过滤器信息过滤器 如果我们只会一如果我们只会一 味地搜集资料，而不味地搜集资料，而不会加以利用，那么我们拥有的资料与垃会加以利用，那么我们拥有的资料与垃

14、圾桶里的垃圾并无两样。圾桶里的垃圾并无两样。3.2 信息过滤器信息过滤器“占有占有”信息的四种主要方法：信息的四种主要方法：（1）阅读法；）阅读法；（2）捕捉法；）捕捉法；（3）调查法；）调查法；（4）交换法。）交换法。3.2 信息过滤器信息过滤器信息过滤器流程图信息过滤器流程图大量的大量的信息信息直接直接相关相关的信的信息息有有用用信信息息相关相关信息信息过滤器过滤器过滤器过滤器过滤器过滤器3.3 制定行动计划制定行动计划 “令人惊讶的是，当我用足够令人惊讶的是，当我用足够的时间计划后，我可以完成很多的时间计划后，我可以完成很多事情，而同样令人惊讶的是，如事情，而同样令人惊讶的是，如果不经过

15、计划，我就只能完成一果不经过计划，我就只能完成一点点事情。我宁愿在一个星期里点点事情。我宁愿在一个星期里紧张的工作四天半而有进度，而紧张的工作四天半而有进度，而不要一直做却没有进度。不要一直做却没有进度。”富兰克富兰克贝格贝格计划是联结我们当前所在之处与将来我们所去之处的桥梁。计划是联结我们当前所在之处与将来我们所去之处的桥梁。3.3 制定行动计划制定行动计划用不同的时间分配方式计划和执行两批类似的项目用不同的时间分配方式计划和执行两批类似的项目第一批项目第一批项目第二批项目第二批项目制订计划制订计划的时间的时间执行时需要的时间执行时需要的时间制订计划制订计划的时间的时间执行时需要的时间执行时

16、需要的时间3.3 制定行动计划制定行动计划 制定工作计划表制定工作计划表 制制订你的你的计划表划表 把工作分把工作分类 工作内容工作内容简单明了，你已明了，你已经掌握了完成工作所掌握了完成工作所 需要的所有信息。需要的所有信息。不能确定怎不能确定怎样才能完成，才能完成，还需要需要进一步分析。一步分析。一定会一定会给你你带来麻来麻烦的工作。的工作。3.3 制定行动计划制定行动计划 工工 作作 计计 划划 表表使用分使用分类的方类的方法说明法说明工作的工作的范畴范畴使用分使用分类的方类的方法说明法说明工作的工作的内容内容预计工预计工作最后作最后完成的完成的时间时间表明计划表中每项工作的状况表明计划

17、表中每项工作的状况3.3 制定行动计划制定行动计划 滚动计划法滚动计划法计划与实际之间的差异计划与实际之间的差异第一阶段实际完成情况第一阶段实际完成情况修正计划修正计划3.3 制定行动计划制定行动计划 备用计划法备用计划法制订初始计划（制订初始计划（A）并说明偶然事件并说明偶然事件评价偶然事件评价偶然事件采用备用计划（采用备用计划（B）采用备用计划（采用备用计划（C）继续初始计划（继续初始计划（A）3.3 制定行动计划制定行动计划提醒你注意：提醒你注意：实际上，一个切实可行的计划可以展示的虽然是有限实际上，一个切实可行的计划可以展示的虽然是有限的，但却是可行的目标及达到这一目标不可或缺的手段。

18、的，但却是可行的目标及达到这一目标不可或缺的手段。正确的计划应该详细而准确地说明了完成任务每一步该怎正确的计划应该详细而准确地说明了完成任务每一步该怎么走。它总是要回答下面这些问题：谁（么走。它总是要回答下面这些问题：谁（Who）？什么？什么时候（时候（When）？在哪里（？在哪里（Where）？怎么样（？怎么样（How）？）？第第4章章给你的工作吃给你的工作吃“高效丹高效丹”症状：工作越来越没效率；症状：工作越来越没效率；文件积压越来越厚；文件积压越来越厚；每天的预定目标只完成了一半；每天的预定目标只完成了一半；下班时发现今天几乎什么也没干。下班时发现今天几乎什么也没干。病因：无目标、无计划

19、，工作无规律；病因：无目标、无计划，工作无规律；做事拖拉，时常抱着做事拖拉，时常抱着“还有明天还有明天”的想法；的想法；时间管理不善，做事不分先后、时间管理不善，做事不分先后、主次。主次。4.1 第一剂：立即行动第一剂：立即行动 不要把难事往后拖不要把难事往后拖 不要把不喜欢的事往后推不要把不喜欢的事往后推 不要把喜欢的事做过了头不要把喜欢的事做过了头 提醒你注意：提醒你注意：有时候你最好能立刻着手解决问题，决不拖延半点时间；有时候你最好能立刻着手解决问题，决不拖延半点时间；但有时候，解决问题的时机并不成熟，如果这时候你就立即但有时候，解决问题的时机并不成熟，如果这时候你就立即 行动，往往只会

20、弄巧成拙。这时候最好能把事情缓一缓，另外行动，往往只会弄巧成拙。这时候最好能把事情缓一缓，另外 选择一个适当的时机。选择一个适当的时机。4.2 第二剂：第二剂：ABC法则法则 把你的工作按照以下标准分成三种类型：把你的工作按照以下标准分成三种类型：A型：今天必须做型：今天必须做重要并且紧急的任务。重要并且紧急的任务。B型：今天应该做型：今天应该做重要或紧急，但不是既重重要或紧急，但不是既重 要又紧急的任务。要又紧急的任务。C型：今天可以做型：今天可以做既不重要也不紧急的日常既不重要也不紧急的日常 任务。任务。平衡日常工作任务平衡日常工作任务A型：型：你应该尝试每天完你应该尝试每天完成几项紧急和

21、有难成几项紧急和有难度的任务。度的任务。B型：型：你的工作主要由这你的工作主要由这部分任务构成，这部分任务构成，这些任务应占去大部些任务应占去大部分工作时间。分工作时间。C型：型：这些不紧急的事这些不紧急的事情应待有时间再情应待有时间再做。做。一个工作日一个工作日提醒你注意：提醒你注意：任何工作日，都应任何工作日，都应该是该是A型、型、B型、型、C型任务的混合。型任务的混合。你应该把这三种类你应该把这三种类型的工作任务均匀型的工作任务均匀分布于全天，而不分布于全天，而不是按顺序干完是按顺序干完A型型任务，再干任务，再干B型任型任务，等等，注意三务，等等，注意三者的平衡。者的平衡。考虑一项任务的

22、优先程度考虑一项任务的优先程度这项任务是否既重这项任务是否既重要又紧迫？否要又紧迫？否 是是这项任务是否必要？这项任务是否必要？否否 是是这项任务能否助你更这项任务能否助你更有效地工作？有效地工作？否否 是是这项任务是否日常性这项任务是否日常性的？的？否否 是是 是否今天就需要完成？是否今天就需要完成？否否 是是这项任务是否有最后这项任务是否有最后期限？期限？否否 是是 这项任务是否重要但这项任务是否重要但不紧迫，或紧迫但不不紧迫，或紧迫但不重要？重要？否否 昌昌不必做，取消它不必做，取消它留待有空时再做留待有空时再做分出时间来完成分出时间来完成制订可行的期限制订可行的期限留出时间完成留出时间

23、完成立即行动立即行动A型型任务任务C型型任务任务B型型任务任务否否否否否否否否否否否否否否是是是是是是是是是是是是是是4.2 第二剂：第二剂：ABC法则法则提醒你注意：提醒你注意：世事变幻无穷，没有任何事是处在一成不变的环境中世事变幻无穷，没有任何事是处在一成不变的环境中的。同样，你的工作顺序也总是不断变化，因为我们的周的。同样，你的工作顺序也总是不断变化，因为我们的周围环境总在不断变化。往往一则新的信息就可能将一项任围环境总在不断变化。往往一则新的信息就可能将一项任务的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议延迟务的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议延迟三天后举行，你还认为它是三天

24、后举行，你还认为它是A型的任务吗？一旦得知任何影型的任务吗？一旦得知任何影响你工作优先顺序的新信息，你就应该重新评估你工作的响你工作优先顺序的新信息，你就应该重新评估你工作的优先顺序。优先顺序。4.3 第三剂：第三剂：80:20定律定律 80：20定律主张：以一个小的诱因、投入定律主张：以一个小的诱因、投入或努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。或努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里80%成果，来自于你所付出的成果，来自于你所付出的20%。因此，你只。因此，你只要集中精力处理工作中比较重要的要集中精力处理

25、工作中比较重要的20%的那分，的那分，就可以解决全部的就可以解决全部的80%。4.3 第三剂：第三剂：80:20定律定律应用应用80:2080:20定律，你必须学会：定律，你必须学会：寻求捷径，而非全程参与；寻求捷径，而非全程参与；练习用最少的努力去控制工作、生活；练习用最少的努力去控制工作、生活；选择性寻找，而非巨细无遗地观察；选择性寻找，而非巨细无遗地观察；在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；完成最重要的工作，不必事必躬亲；完成最重要的工作，不必事必躬亲；特别提醒：特别提醒：我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关我们务必时时检讨自

26、己，是否把较多的时间和精力放在关键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。4.4 第四剂：因数分解法第四剂：因数分解法 将一件困难的事情细分化成几小件将一件困难的事情细分化成几小件比较容易的事情的方法叫比较容易的事情的方法叫“因数分解法因数分解法”。第第5章章用图表来检查你的工作用图表来检查你的工作 在工作的过程中，如果能够运用在工作的过程中，如果能够运用分析工具来帮助你检查工作分析问分析工具来帮助你检查工作分析问题，往往能够达到事半功倍，并能题，往往能够达到事半功倍，并能得出科学准确的结果。得出科学准确的结果。记住：图表比你更会说话。记住：图

27、表比你更会说话。5.1 因果图法因果图法 它是什么它是什么 又叫鱼刺图法。它是在工作中寻找关键问题产生原因的一种图示法。又叫鱼刺图法。它是在工作中寻找关键问题产生原因的一种图示法。它的原理它的原理干线（某个问题）干线（某个问题）分线（大原因）分线（大原因）支线（中原因）支线（中原因）细线（小原因）细线（小原因）何时使用何时使用 在解决问题过程中遇到任何状况时，你都可以并且应该绘制因果图。在解决问题过程中遇到任何状况时，你都可以并且应该绘制因果图。5.1 因果图法因果图法 会议会议失败失败设备设备人力人力其他其他方法方法材料材料麦克风音质模糊麦克风音质模糊投影机故障投影机故障与会者迟到与会者迟到

28、会议主持者未能控制全局会议主持者未能控制全局与会者未积极发言与会者未积极发言会议记录不详细会议记录不详细会议报告准备不充分会议报告准备不充分会议资料备份不够会议资料备份不够开会前没计划开会前没计划未能调动与会者积极性未能调动与会者积极性会议环境太差会议环境太差未能及时通知与会者未能及时通知与会者5.2 散点图法散点图法 它是什么它是什么 又叫相关图法。它是显示成对数据或两个原因之间相关关系的图。又叫相关图法。它是显示成对数据或两个原因之间相关关系的图。它的原理它的原理 对相关关系进行分析。对相关关系进行分析。何时使用何时使用 当你想分析两个变量之间的相关性时可以绘制散点图。当你想分析两个变量之

29、间的相关性时可以绘制散点图。5.2 散点图法散点图法 客户满意与定期上门服务次数的关系客户满意与定期上门服务次数的关系1098765432100 20 40 60 80 100次数次数客户满意度得分客户满意度得分5.3 直方图法直方图法 它是什么它是什么 直方图是通过对数据的加工整理，从而分析和掌握数据的分布情况的一直方图是通过对数据的加工整理，从而分析和掌握数据的分布情况的一种方法。种方法。它的原理它的原理 通过对图形的观察和分析，来判断各类过程是否稳定。通过对图形的观察和分析，来判断各类过程是否稳定。何时使用何时使用 当你想表示变化趋势或表明数据从一点到另一点的变化方式时，可以使当你想表示

30、变化趋势或表明数据从一点到另一点的变化方式时，可以使用此图。用此图。第第6章章创造性地解决问题创造性地解决问题创新创新,犹如电脑犹如电脑CPU的升级换代。的升级换代。6.1 解决问题需要你的创新解决问题需要你的创新 问题问题:哪两个互相连接的月份都是哪两个互相连接的月份都是31天天?习惯性思维习惯性思维运用以前获得的信息，不需要更改或解决运用以前获得的信息，不需要更改或解决 类似情景中的问题的思维过程。类似情景中的问题的思维过程。创造性思维创造性思维以新异的、发明性的方式来正确解决问题以新异的、发明性的方式来正确解决问题 的思维过程。的思维过程。6.2 解决问题的步骤解决问题的步骤 创意解决问题的流程图创意解决问题的流程图寻寻找找目目标标寻寻找找事事实实寻寻找找问问题题寻寻找找创创意意寻寻找找解解答答寻寻找找接接纳纳本篇回顾本篇回顾第一章第一章 使你的工作系统化使你的工作系统化第二章第二章 学会用学会用PDCA循环法循环法第三章第三章 计划化你的工作计划化你的工作第四章第四章 给你的工作吃给你的工作吃“高效丹高效丹”第五章第五章 用图表来检查你的工作用图表来检查你的工作第六章第六章 创造性地解决问题创造性地解决问题下次再见！下次再见！