规范会议管理提高会议质量通知集合9篇.docx

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1、规范会议管理提高会议质量通知集合9篇集团各部门、各公司：为进一步管好、用好视频会议系统，充分发挥其功能和作用，提高会议效率，加强视频会场秩序管理，现就视频会议系统运行和会议管理等有关事项通知如下：一、明确单位管理人员。各子公司要明确2名管理人员负责视频会议管理工作，管理人员要熟练掌握视频会议设备设施开启、调试、维护和管理等有关技术。各子公司5月20日前将确定的操作和设备管理人员名单报集团办公室。二、规范会场布置。各子公司应高度重视视频会议室环境布置和装饰，配备相应设备设施，精心安排，合理摆放，力求分会场整洁美观，光线适度，公司座牌端正，摄像头位置恰当，画面效果良好。三、精心准备会议。各子公司接

2、到视频会议通知后，应及时通知视频会议系统操作人员，作好会议系统调试、会议PPT材料的预演。四、参加会前联调。视频会议联调是为准确掌握各子公司会议室设备运行状况，了解图像、声音传输质量，落实运行维护措施，安排、调整会议相关事项而进行的调试工作，分别在会前一天和会前1小时进行。各子公司应提前作好视频会议终端设备、摄像头、电视机、音响设备、话筒等调试工作，调整灯光、公司座牌和会议室桌椅，以符合会议要求，并主动呼入会议，配合集团办公室统一联调。五、确保运行正常。各子公司应定期对视频会议系统进行维护，确保设施设备随时能够正常运行。视频会议期间，各子公司必须安排管理人员全程服务，出现问题时应主动与集团办公

3、室联系，积极调试解决，力求尽快恢复，保证正常使用。六、严肃会议纪律。视频会议虽是异地远距离会议，但仍然必须按照相关会议制度的规定，按时参加会议，保持会场安静。会议期间禁止来回走动、喧哗、吸烟或处理与会议无关的事务，同时应将手机等通讯设备调为静音状态。特殊情况确需接打电话的，应安静地离开会场于会场外进行。会议期间参会人员应认真做好会议记录。会议室与员工办公区相连的公司，要关闭会议室门窗，为会议召开创造安静的环境。七、加强设备管理。各子公司应妥善保管视频会议系统设备设施，不得挪作他用，不得擅自拆卸、更换，确保不遗失损坏。集团办公室各乡镇人民政府、集州街道办事处，县府各部门、直属事业单位，有关单位：

4、为进一步严肃会议纪律、改进会风，确保会议质效，经县政府领导同意，现将有关要求通知如下。一、树牢规矩意识会议是各级党政机关统一思想认识、安排部署工作、研究解决问题、推进工作落实的有效方式，是各级党委、政府开展工作的重要手段。良好的会风是确保会议质量、实现预期效果的重要保证，是干部素质、精神状态及单位形象的重要展现。各地各部门一定要从牢固树立纪律意识和规矩意识，充分认识严肃会议纪律、改进会风的重要性和必要性，以良好的会风推动各项工作部署高效落实。二、严肃会议纪律(一)严格按要求参会。各地各部门要严格按照会议通知要求派员参加会议。通知主要负责同志参加的，不得擅自派其他负责同志参会；主要负责同志因事不

5、能参加的，要严格执行请假制度，经召集会议的领导同意后可委派其他负责同志参会，并按通知要求反馈参会人员名单。通知明确要求反馈参会信息的，要将参会人员姓名、职务、联系电话在规定的时间内反馈至会议组织单位。通知有明确报到要求的，要按限定时间和指定地点报到，因特殊情况不能按时报到的，应及时向会议承办单位和会议主持人说明原因。(二)严格执行请假制度。凡县政府召开的各类会议，参会对象原则上不得请假。确因特殊情况不能参会的，本人必须提前按规定程序请假，经会议主持人同意后方可请假或调整人员，并向县政府办公室说明情况。未经批准，不得缺席或安排他人代替。各乡(镇)、街道、县级各部门召开的会议与县政府会议冲突的，一

6、律服从县政府会议安排。(三)严格会议签到制度。各地各部门参加会议人员要按照限定的时间和地点签到，严禁代签、漏签，不得无故迟到或早退。如未履行签到手续又不及时说明原因或代签、漏签的，视为缺席会议。(四)严格遵守会议纪律。(1)参会人员应提前进入会场并按指定位置就座，不得擅自调换座牌和位置;(2)参会人员进入会场后，须将通讯工具关闭或调至静音状态，不得在会场内接打电话或玩手机;(3)会议期间，不得在会场内接打电话、交头接耳、打瞌睡、随意走动或长时间滞留会场外、无故早退，如有特殊原因需提前离会的，需经会议主持人同意;(4)有通知要求做好发言准备的应事先做好发言准备;(5)参会人员与工作人员要严格遵守

7、保密规定，不得擅自将会议材料带离会场，确因工作需要需将涉密文件(资料)带走的，必须经会议承办单位批准，并严格履行登记手续;对涉密会议在进入会场前要按要求将手机等通讯工具存放指定地方或交工作人员保管，不得对会议内容进行记录、录音录像或拍照，不得将文件或资料带离会场;(6)代替他人参会的，在会后要及时把会议精神传达给应参会人员，应参会人员要按要求做好会议传达贯彻落实工作。三、精心组织会务要按当前要求提前做好会议组织工作。要加强对会议的统筹协调。县政府综合性工作会议，会务工作由县政府办公室综合股牵头办理，有关部门予以协助；安排部署单一方面工作的专项会议，会务工作由主办部门组织，县政府办公室予以指导。

8、各地各部门要在会议通知、会场安排、材料印发、通信网络、后勤保障等环节精心筹备，周密组织，确保会议顺利召开。要加强新冠肺炎疫情防控期间会议管理。对会议室内进行清洁、消毒,加强室内通风，尽量缩短会议时间；进入会场前对参会人员、工作人员进行体温监测，体温异常者禁止进入会场；会议期间所有人员均须全程佩戴医用口罩；会场座位保持1米以上间隔；50人以上的会议，必须制定疫情防控方案，送签会议方案时附疫情防控方案。要加强对电视电话会议的组织管理。会议承办单位应提前一个工作日组织各分会场(视频连线单位)调试视频和通话设备，会前应对相关设备进行复查，确保画质清晰、画面稳定、声音清楚，确保视频会议效果，会中确保有专

9、业工作人员在场服务保障，准备好备用设备、线路；参会人员应在会场集中、整齐就座，在视频画面中前排就座人员一般出现34人；背景简洁、庄重，不悬挂会标；桌面摆放的茶杯(矿泉水)、文具等物品整齐统一，不提倡个人携带水杯，座签尺寸适中，不摆放鲜花，如无发言不摆放话筒。四、切实提高会议质效坚持严格落实中央八项规定精神，坚持精减会议，严格会议审批制度，县政府办公室要加强会议统筹，严格控制会议数量、规模，能够合并召开的尽量合并召开，能够套开的尽量套开。会议承办单位要按相关要求提前拟定会议方案报县政府办公室审批，报送方案同时要将参会人员名单、疫情防控方案、需研究的议题或汇报（或发言）材料一并送审，不得分批送审。

10、会议结束后，各地各部门要按照会议要求，迅速、认真抓好会议精神的学习传达贯彻，扎实、有效、迅速地开展有关工作，切实提高执行力。严禁不传达、不汇报、不贯彻、不落实等失职渎职行为。五、严格督查考核县府办、目标绩效办将加强会风会纪的督查考核，建立参会情况通报制度，对违反会议纪律的单位及个人进行通报批评、责令书面检讨，并将干部遵守会议纪律情况作为绩效考核的重要依据。凡被通报的单位，主要负责人应向会议主持人书面说明原因；凡被通报2次的单位，责成该单位主要负责人向县政府书面检讨；通报3次以上的，对该单位主要负责人进行约谈。同时加强对县政府各类会议议决事项的落实情况进行跟踪督办,定期梳理汇总办理情况并通报全县

11、,切实推动会议各项安排部署高效落地落实。机关各科室：为进一步加强机关建设，规范会议操作程序，确保会议的质量和效果，根据有关规定，现就进一步规范会议管理的有关事项通知如下：一、会议室管理。机关会议室由办公室负责日常管理。办会科室召开会议，按用途提前半天以上时间通知办公室。会议室使用遵循先全局性会议后部门会议、先紧急会议后一般性会议的原则。如遇同时召开同等次会议，一般按通知时间依次安排使用。二、会议用品提供。办公室根据办会科室提供的会议所需办公用品清单，按照市局有关规定采购并提供。三、会议通知发布。办会科室在市局内网发布会议通知时，根据内网信息发布流程，由办公室审核发布。四、领导参会提醒。办会科室

12、根据会议要求，提前通知参会领导会议时间、地点、内容及注意事项。需单位一把手参加时，可由办公室代为通知。机关各科室：为进一步加强机关建设，规范会议操作程序，确保会议的质量和效果，根据有关规定，现就进一步规范会议管理的有关事项通知如下：一、会议室管理。机关会议室由办公室负责日常管理。办会科室召开会议，按用途提前半天以上时间通知办公室。会议室使用遵循先全局性会议后部门会议、先紧急会议后一般性会议的原则。如遇同时召开同等次会议，一般按通知时间依次安排使用。二、会议用品提供。办公室根据办会科室提供的会议所需办公用品清单，按照市局有关规定采购并提供。三、会议通知发布。办会科室在市局内网发布会议通知时，根据

13、内网信息发布流程，由办公室审核发布。四、领导参会提醒。办会科室根据会议要求，提前通知参会领导会议时间、地点、内容及注意事项。需单位一把手参加时，可由办公室代为通知。为了使质量工作适应集团转型发展的要求，进一步加强质量文化建设，提升质量管理水平，提高产品和服务质量，兹定于20-年4月10日（星期四）上午9：00在会议中心3楼会议室召开20-*集团质量工作会议。届时，各厂将作质量管理经验交流发言。出席范围：1、各单位分管质量的副总裁（副总经理）；2、各单位质量、技术、项目、采购、制造、服务等部门的主管领导；3、各单位上述部门近二年来提拔的中层以上干部；4、集团市场销售部、技术部、采购部、质保部等部

14、门相关领导。请各厂（公司）、集团本部各部室统计与会人员名单，并于4月8日前上报集团。联系人：*，邮箱：*T2航站楼工程监理及施工单位、设计单位项目负责人；GTC工程监理及施工单位、设计单位项目负责人；请各参会单位人员准时参加。各县市区林业局、局机关各科站、局属各单位：为进一步加强和规范会议公文管理程序，大力精简会议文件，提高机关办事效率和质量，在全局上下形成真抓实干的良好风气，现结合我局工作实际，就有关事项通知如下：一、精简规范会议，认真改进会风1、减少会议数量。能不开的会议坚决不开，能合并召开的合并召开，今后每年会议数只减不增，保持会议总量适度。严格执行会议计划制度，科室需召开的各类会议，应

15、经局主要领导同意方可召开，未经同意一律不得召开会议。2、控制会议规模。各类会议要严格控制规模，减少参会人员和工作人员。会议要主题鲜明，安排紧凑，议而有决。提倡开短会、讲短话，做到开门见山，力戒空话、套话以及与会议主题不相关的话。要严格控制会期，单个会议一般不超过半天，多个会议合并召开的一般不超过一天。3、严肃会议纪律。对必须召开的会议，要认真组织，严格要求，务求实效。严禁与会人员无故缺席、迟到、早退。会议召开期间，参会人员应自觉关闭通信设备，不得随意走动、大声喧哗、交头接耳或从事与会议无关的事项，保持会场良好秩序。确因特殊情况不能参会的，须履行请假手续。4、创新方式方法。局领导班子成员要带头精

16、简各类会议，在改进工作作风、创新工作方法上下功夫。要尽量减少以会议部署工作，集中时间和精力多深入到基层一线，以召开现场办公会、专题办公会等方式，主动靠前指挥，解决实际问题，推动工作落实。二、遵守行文规则，规范制发程序5、公文拟稿。拟稿要求正确使用文种，遵守行文规则，符合规定格式，公文内容力求主旨突出、观点明确、条理清楚、文字精炼、标点准确、力求简短，杜绝内容空洞、言之无物、模棱两可。6、审核签发。发文办理要遵循“先核后签”的原则，把“质量第一”的理念贯穿到文件处理的各环节和全过程，切实把好文件的政治关、政策关、法律关、文字关和格式关，发文流程为：科站(单位)拟稿(文件内容涉及多个科站的，由牵头

17、科站负责征求相关科站意见后进入拟稿程序)-科站(单位)负责人初审-秘书科负责人审核(规范性文件需由法改科前置审核)-分管领导审签(常规性业务工作文件可由分管领导签发)-主要领导签发。7、印制公文。经局领导签发后的公文送秘书科编发文件顺序号，并明确抄送单位、印制份数、印发日期等后进行印制。公文印制成文件正本后由秘书科盖印，盖印后将公文草拟稿、领导批示、盖印后的文件正本两份，作留底存档用。8、公文下达。公文根据需要印制对应份数的纸质文本，对涉及社会公众的规范性文件，除涉密或其它原因不宜公开外，原则上要在局门户网站进行信息公开，供广大群众查阅、知情、监督。三、严把发文关口，规范公文格式9、加强发文审

18、核。严把发文审核关口，能不发的文件坚决不发。省林业局、市委、市政府已制发文件贯彻落实国家林草局、省委、省政府文件精神的，市一级原则上不再制发配套文件;贯彻省林业局、市委、市政府文件，一般只配套到市一级，不得要求县(市区)林业局再制发配套文件。领导同志在会议上的讲话已印发会议材料或已公开发表的，原则上不再印发文件。提倡合并发文，涉及同一事项的实施意见、工作方案、责任分工、考核办法等，原则上合并为一个文件制发。10、精简发文数量。按照市委、市政府关于进一步做好精简文件工作有关要求，严格控制全口径文件(以单位及其办公室名义正式印发的所有文件)和重点精简类文件(主要包括规章和决定、意见、通知等效力持续

19、时间超过1年的规范性文件，议事协调成员调整类文件，通报类文件3大类)数量，由秘书科实施台账管理，定期报送数据，确保完成精简文件工作任务。11、控制发文规格。对单一性、通知性、阶段性事项，能以其他形式通知的，一般不印发正式文件。严格按照工作需要和行文规则确定发文对象，不随意扩大或缩小发文对象范围。规范议事协调机构及其办事机构发文工作。12、统一发文口径。统一发文对象称谓，各县市区林业局(含明月山林业局)，统称“各县市区林业局”。局内设行政科室，下属参公、事业编制站，统称“局机关各科站”，局属单位统称“局属各单位”;统一局内设行政科室，下属参公、事业编制站、局属单位简称，分别为“秘书科、法改科、造

20、林科、资源科、野保科、种苗科、规财科、防灾科、党总支、木检站、监测站、林工站、野保站、种苗站、森防站、林产局、林科所”。13、压缩文件篇幅。大力提倡发短文、发管用的文，着力增强文件针对性、可操作性。严格控制文件篇幅，除事关长远和全局发展规划外，原则上文件篇幅控制在5000字以内。四、及时审阅批办，规范收文处理14、签收登记。确定专人负责“政务信息平台”、“OA系统”电子公文及其他纸质公文的收发工作，确保各项公文处理及时、准确、安全，收文登记要按照来文机关、收文日期、文件字号、文件标题格式完整输入电脑存档，及时备份保存。15、审阅批办。文件登记入册并贴上文件处理单后，交由秘书科负责人拟办，秘书科

21、根据拟办意见转送相关科站、单位承办，承办科站、单位要将文件及时呈送分管领导阅批，提出处置意见。对涉及重要工作事项的文件，要呈送主要领导阅批。16、文件承办。主要领导或分管领导提出处置意见后的文件，相关科站、单位要及时抓好承办落实，在承办过程中要分清主次缓急，科学安排办理次序。限定办理时限的公文，应在规定时限内办复;紧急公文，应随到随办。办理结束，要及时将文件返回办公室，由办公室负责整理归档。五、加强公文管理，严守相关规定17、行文、收文、阅文均力求务实、规范、高效。行文要文种使用适当、格式标准规范、文风朴实严谨、语言准确简炼;发文要严格程序、控制数量、提高质量;收文运转要及时、快捷，杜绝压文、

22、漏文现象;文件的阅读传达范围必须严格遵照相关规定执行。未经批准，任何单位和个人不得擅自扩大或缩小阅读传达范围，特别是涉密文件，要严格按相关保密要求管理，在阅读传达、流转登记、翻印发送、清退销毁、归档存放等各个环节要进一步加强日常监管，不在非涉密计算机上编辑、存储涉密文件，不随意将U盘、移动硬盘、数码相机等移动存储介质甚至是手机等具有上网功能的设施设备接入涉密网络或涉密计算机，强化全方位管控。18、杜绝多头办文。进一步明确秘书科是公文处理中心和公文运转枢纽中心的职能，秘书科对公文实行“五统一”管理，即统一收发、统一审核、统一用印、统一归档、统一销毁。19、涉密文件专人管理。为确保国家秘密安全，维

23、护国家利益，对涉密文电、档案的收发和管理实行专人专事，秘书科指定专人管理文件、档案、电脑、移动存储介质等，从源头上杜绝各类风险隐患。局机关各处室、直属各单位:根据市委办公室、市政府办公室关于严肃市委市政府会议纪律的通知(温委办发201044号)精神,为深入推进我局“转作风抓落实”专项活动,进一步规范会议管理,严肃会议纪律,提高会议质量和效果,促进各项决策部署的贯彻落实,现就规范会议管理、严肃会议纪律有关事项通知如下:一、切实提高对会议重要性的认识会议是我局传达上级指示精神、统一思想、研究问题、部署工作、沟通信息的重要方式,是开展工作协调、推动工作落实的重要手段.办会工作如何,体现部门的行政效率

24、和行政水平;会风如何,不仅事关会议的质量和效率,而且事关党风、政风,事关机关的形象.局机关各处室、直属各单位(以下简称各处室、单位)要从讲政治、讲大局的高度,提高对会议重要性的认识.局中层以上领导干部要自觉做到个人服从组织,局部服从全局,下级服从上级,以身作则,率先垂范,严格规范办会、遵守会议纪律,以实际行动促进我局机关作风建设.二、明确办会职责和程序(一)强化办会职责局系统会议分为两大类,一类会议是市水利局机关组织召开的会议,包括党组会、局长办公会、专题会议、理论中心组学习会、民主生活会、春节团拜会等,由局办公室牵头办理,其他相关处室、单位予以配合;二类会议是各处室、单位以市水利局名义召开的

25、全市水利行业性工作会议,分别由各承办处室、单位牵头办理.各承办处室、单位要按照“周密、安全、高效”的要求,缜密考虑、精心安排、有序运作,扎实做好会议组织、服务工作,局办公室负责各类会议协调和会务指导工作.(二)实行会议审批制各处室、单位以市水利局名义召开的全市性行业工作(培训)会议实行审批制.承办处室、单位须提前3-5个工作日将会议方案送局办公室审核后,报分管领导审批,并送监察室备案.会议方案应包括会议主题、会议时间、会议地点、会议主持人、报告人、会议议程、列席和邀请单位和人员名单,以及会议预算等.各承办处室、单位按会议审批要求做好会议办理工作.(三)从严控制会议数量和规模各处室、单位要认真落

26、实中共温州市纪律检查委员会关于深入贯彻落实厉行节约各项要求的通知(温纪201024号)精神,切实精简会议,压缩会议规模,节约行政资源,杜绝以会议贯彻会议、以文件落实文件的形式主义.要严格控制会议时间、参会人员和会议数量,可开可不开的会议坚决不开,可合并或套开的会议必须合并或套开,提倡少开会、开短会,尽量多采用电视电话会议或网络视频会议形式.(四)严格控制会议费用要根据市纪委关于深入贯彻落实厉行节约各项要求的通知(温纪201024号)精神,严格控制会议费用,节约行政成本.在尽可能控制会议数量、压缩会议规模的同时,严格控制在宾馆酒店召开会议,严禁在旅游景区召开会议,小型的技术审查会、座谈会原则上不

27、安排在酒店宾馆召开,大型会议原则上安排在就近的经济型宾馆召开.三、规范局党组和局长办公会议有关事项1、充分酝酿.提请局党组和局长办公会议研究的议题,提请单位必须事先进行充分研究论证、征求意见,并提出建议方案.须协调解决的议题,涉及多个处室、单位的,由牵头处室、单位进行协调;协调不一致的,再由分管领导协调,形成协调意见;协调后意见仍不一致,但确需提交会议研究的,应事先将材料报请局长审阅,牵头处室、单位要在材料中说明协调经过、各方意见.应协调而未经协调的事项,不得列入局党组和局长办公会议议题.2、议题审批程序.提请局党组和局长办公会议研究的议题,由处室、单位提出,经办公室初审后,呈报分管领导审核,

28、并报请局长审定.凡各分管领导职权范围内可以处理和协调解决的问题,原则上不提交局党组或局长办公会议研究.3、材料准备.议题提请处室、单位要在会议召开前2天提供.应做到主题鲜明、重点突出、内容简洁、文字精练,主要内容包括议题概要、会前协调情况、需要会议议定的事项和建议解决方案等.议题材料经局办公室审核后,于开会前1天将相关文件以纸质或通过oa系统提交局领导和列席处室、单位审阅.对会前1个工作日议题材料仍未准备妥当的,除特殊紧急议题外,不予提交会议研究.4、会议召开.议题原则上由提请处室、单位主要负责人汇报,因故不能与会的,经分管领导和局长批准后可由提请处室、单位具体负责或熟悉该工作的负责人汇报.议

29、题提请单位汇报时要重点突出、言简意赅,汇报时间一般不超过10分钟.会议列席处室、单位原则上也应由主要负责人参加,因特殊原因不能到会的,应按规定报经局长同意,并委派本处室、单位熟悉议题相关情况、能够决定议题相关事项的负责人参加.列席处室、单位会前已参与协调,会上不再重复发表意见,确需对有关事项作解释说明的,发言时间不超过3分钟.5、工作落实.局党组、局长办公会议后,各相关处室、单位要按照会议精神,认真履行工作职责,切实抓好会议议定事项的落实工作.除会议另有明确要求外,一般情况交办事项应在1个月内办理完毕;特殊情况需延时办理的,应提前书面函告局监察室.四、严肃会议纪律(一)严格会议请假制度各处室、

30、单位必须按照会议通知要求派员参加会议,不得缺席或擅自安排他人代会.参加会议人员原则上不得请假,确有特殊情况不能参加会议的(如出国出省考察,参加中央、省、市召开的会议,参与重要接待活动,因病住院治疗等),应提前向分管副局长请假(局党组和局长办公会议应向局长请假),并报局监察室备案.(二)严格会议报到制度各处室、单位要严格按照会议通知要求及时上报参会人员名单.参会人员要提前到会,其中大型会议参会人员一般提前15分钟进入会场;会议通知有明确报到时间的,参会人员要根据要求按时报到,不得迟到.会议签到不得由他人代签.(三)严格遵守会场纪律会议期间不迟到,不早退,不会客,严格控制使用无线通信设备,不得在会

31、场内阅读与会议主题无关的报刊杂志,不得在会场内来回走动、打瞌睡或长时间滞留会场外.未经同意,任何人不得在会场办理与会议无关的文件和事项.参会人员因特殊情况在会议中途请假的,必须经会议主持人或会议组织处室、单位同意后方可离开,否则按早退处理.五、建立完善监督落实机制(一)完善监督机制会议决定事项的落实情况,由局办公室牵头、监察室配合负责跟踪督查,并及时向局领导反馈.(二)建立通报制度建立会议出席情况通报制度,对于局召开的重大会议,由监察室负责组织开展会场纪律督查,督查结果以适当方式予以通报(包括现场通报).局召开的其他会议,一般由会议组织处室、单位对无故缺席、迟到、早退及违反会场纪律等情况进行统

32、计,并报监察室予以通报.(三)完善考核机制局监察室要对会风问题加强督查,对不遵守会议制度、会议纪律的单位或个人予以通报批评,并在局机关年度重点工作目标管理考核评比中进行扣分;对情节严重、影响全局工作、造成重大损失的,要依法依纪追究处室、单位主要负责人的责任.各院、系、处级单位：为加强学校会议管理，提高会议质量，现将有关事项通知如下：一、规范会议制度（一）院长办公会由院长、副院长、院长助理组成，由院长或院长委托的其他院领导召集和主持。院长办公室负责人、议题涉及部门和单位主要负责人列席相关议题。（二）院长办公会一般每周召开一次，根据工作实际需要也可随时召开。（三）院长办公会的主要任务是：传达贯彻上

33、级行政部门和学校党委的重要决定，并研究落实措施；研究形成提交党委会讨论的政治思想工作、教学、科研、行政、后勤管理重要工作的方案；研究处理学校行政日常工作中的重要事项；讨论决定学校行政报上级行政部门的重要请示、报告；讨论中层单位请示的重要事项；听取有关部门的专题汇报，研究处理需要院长、副院长协调的有关重大问题；通报和讨论学校行政其他重要事项。（四）副院长、院长助理根据各自的分工和工作需要，可召开专题工作会议，听取汇报，征求意见，协调关系，检查工作，研究处理有关问题。二、加强会前协调（一）学校各单位拟提请院长办公会研究的事项，主办单位应在会前主动与相关单位协商，力争形成一致意见；经协商后意见仍不一

34、致的，应将分歧意见如实上报院长办公室，列明各方理由，提出主办部门的倾向性意见。（二）院长办公室对单位拟提请院长办公会研究的事项，对其中意见不一致的，必须进行会前协调，在充分听取各方意见的基础上，站在学校全局的高度，积极主动地与各方沟通；经协商后意见仍不一致的，应提出解决问题的方案，报分管领导审定。（三）副院长、院长助理对拟提请院长办公会研究的事项，要进行认真研究和把关，对意见不一致的，要听取各方意见或论证，及时协调，并形成一致意见，同时提出优选方案。（四）涉及全局性的重大事项，意见不一致时，可报请院长协调。凡没有形成一致意见的事项，原则上不提请院长办公会研究。三、严格审批程序（一）各单位提请院

35、长办公会研究的议题，需填写议题登记表（见附件1），经单位主要负责人签批后，报院长办公室，并附上汇报材料、有关单位会商意见等内容。汇报材料要主题鲜明，简明扼要，分析问题要实事求是，所提意见和建议要明确具体，必要时要拟订可供选择的若干方案，重大问题还要提供专家咨询意见。（二）院长办公室收到议题登记表后报请院长助理、分管副院长、院长审批。（三）所有提请院长办公会研究的议题，院长办公室和院领导同志要加强审核把关，做到“四种议题”不上会，即学校分管领导能够研究解决或副院长之间能够协商解决的不上会，主办单位会前未与相关单位充分协商达成一致意见或未就分歧问题提出倾向性意见的不上会，未填报会议审批单并报请院长

36、审定的不上会，汇报单位主要负责人无法参会或未能按会议要求和时间报送会议材料的不上会。（四）院长办公室综合科一般于会前3天，根据汇总的议题及汇报材料的准备情况，按学校主要领导同志意见和轻重缓急程度，合理编排会议议题。每次院长办公会议题一般不超过5个。综合科编排议题后，填报会议审批单（见附件2、3、4），报请院长办公室主任、院长审定。会议议题一经审定，原则上不再临时增加其他议题。各位副院长如对议题有意见或建议，可在会前提出。四、严明会议纪律（一）参加院长办公会必须单位主要负责人，除汇报单位可带1名副职和1名助手外，其他单位一律不得带副职或助手。因特殊原因确实不能与会者，必须在会前1天向院长办公室书

37、面请假，并安排一名负责同志与会。（二）一次会议有多个议题时，实行候会制度。会议在讨论前一议题时，后一议题的参会人员在候会室等候。参会人员一律不得提前退场或临时请人代会，确有紧急情况的，要事先向主持会议的领导同志请假，获准后告知会议工作人员。（三）严格控制汇报和发言时间。汇报人必须是汇报单位的主要负责人，汇报和发言要开门见山，直奔主题，主要汇报提请解决的问题和相关背景，汇报时间不超过10分钟，特殊情况最长不超过15分钟。其他与会人员发言要紧扣主题、直陈观点，不讲与会议无关的话，不讲重复的话，时间一般不超过5分钟。（四）会议期间，除机要人员及会议工作人员外，其他人员非经允许不得进入会场约请领导、传

38、送文件。确有紧急情况的，由会议工作人员统一代办。会场实行无线信号屏蔽，所有与会人员要自觉关闭各类通信工具，或设置为静音、振动。五、提高办会水平（一）根据学校主要领导同志的会议审批意见，由院长办公室综合科及时报告院长、副院长、院长助理、院长办公室主任，通知列席人员和各参会单位。会议通知一般采取书面方式，紧急情况可电话通知。文件和议题于会前送达院长、副院长、院长助理和院长办公室主任。（二）议题确定上会后，主办单位要根据协调情况明确主汇报单位，汇报材料经分管领导审签后，由汇报单位负责按统一要求印制（见附件5）。汇报材料一般不超过1500字，标题下方注明汇报单位全称。对提交会议审议和讨论的文件稿，须有

39、起草说明，并在正文标题下方用括号标注“草案”或“送审稿”字样。汇报材料不署单位负责人姓名，不用单位文头纸，不得出现缺页、漏页、字迹不清等问题。（三）院长办公会一般在行政楼三楼3号会议室召开。会议工作人员会前要做好会场布置等工作。（四）会议期间，由院长办公室综合科安排专人负责签到、引导与会人员进入会场、处理领导临时交办事项等。六、强化督办落实（一）院长办公会除特殊要求外，均制发院长办公会议纪要。院长办公会议纪要按程序经院长办公室主任审核后，报院长或主持会议的副院长签发。（二）会议纪要应做到文字精练，表述准确，采取条文式写法，只写议定事项，一般不对汇报单位的工作进行评价。院长办公室秘书科一般于会后3个工作日内完成会议纪要的起草并送审。会议纪要对与会人员按照“出席”、“列席”范围分别表述。（三）院长办公会议定的事项，各单位必须严格遵照执行，不折不扣地贯彻落实，并将落实情况于会后2个月内报院长办公室。院长办公室督办与法律事务科每季度对会议议定事项的贯彻落实情况进行督办检查，并将落实情况草拟督办通报，报院长办公室主任签发。