建设电子档案元数据标准.docx

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1、 建设电子档案元数据标准 UDC 中华人民共和国行业标准 P CJJ/T XXX-XXXX 建立电子档案元数据标准 （征求意见稿） Standard for metadata of electronic construction records XXXX-XX-XX 公布 XXXX-XX-XX 实施 中 中 华 人 民 共 和 国 住 房 和 城 乡 建 设 部 发 布 中华人民共和国行业标准 建立电子档案元数据标准 Standard for metadata of electronic construction records CJJ/T XXX XXXX J XXX XXXX 批准部门：中

2、华人民共和国住房和城乡建立部 施行日期：XXXX年XX月XX日 前 言 依据住房和城乡建立部建标2023102 号文的要求，标准编制组经过深入的调查讨论，仔细分析总结国内外科研成果，并结合实践阅历，在广泛征求意见的根底上，制定了本标准。 本标准的主要技术内容是：1. 总则；2. 术语和；3. 根本规定；4. 元数据总体框架；5. 元数据元素定义及描述；附录A至附录F。 本标准由住房和城乡建立部负责治理，由住房和城乡建立部城建档案工作办公室负责详细技术内容的解释。执行过程中如有意见或建议，请寄住房和城乡建立部城建档案工作办公室（地址：北京市海淀区三里河路 9 号，邮政编码 100835）。 本标

3、准主编单位：住房和城乡建立部城建档案工作办公室 珠海市城市建立档案馆 本标准参编单位： 本标准主要起草人： 目 目 次 1 总则 . 1 2 术语 . 2 3 根本规定 . 5 3.1 一般要求 . 5 3.2 元数据质量要求 . 5 4 元数据总体框架 . 7 4.1 模型 . 7 4.2 元数据元素描述规章 . 11 4.3 元数据扩展 . 11 5 元数据元素定义及描述 . 13 5.1 文件实体 . 13 5.2 业务实体 . 22 5.3 责任者实体 . 27 5.4 关系实体 . 30 附录 A 建立档案文件层级表 . 33 附录 B 城市建立业务层级表 . 33 附录 C 责任者

4、实体层级表 . 33 附录 D 关系名称表 . 34 附录 E 权限类型表 . 34 附录 F 文件治理大事表 . 34 本标准用词说明 . 37 引用标准名录 . 38 1 1 1 总则 1.0.1 为加强建立电子档案的归档与治理，建立真实、精确、完整、有效的建立电子档案，保障建立电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，特制定本标准。 1.0.2 本标准适用于建立电子档案的形成、整理、归档、移交、保管、利用等业务环节中元数据的建立、治理和交换；本标准也适用于其它不同载体的城市建立档案。 1.0.3 本标准的编制目的在于：实现建立电子档案全过程治理与监控；实现对文件及相关实体进展标准化描述

5、；实现不同机构、不同系统之间建立电子文件及电子档案信息的互操作；为建立电子档案在不同时间、不同空间、不同应用软件中的再利用及长期保存供应统一的元数据。 1.0.4 建立电子文件元数据除执行本标准外，尚应执行国家现行有关标准的规定。 2 2 2 术语 2.0.1 文件 Record 机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为证据和情报的信息。(ISO15489-1：2023) 2.0.2 元数据 Metadata 元数据是描述文件背景、内容、构造及其整个治理过程的构造化或半构造化数据。 2.0.3 元素 Element 通过标签、定义、使用目的、使用方法、取值类型及方案

6、等一系列属性描述的元数据中的一个数据单元。 2.0.4 子元素 Subelement 子元素是对元素的进一步描述，也具有元素的属性。 2.0.5 元数据集 Metadata schema 规定和描述元数据元素与子元素以及元素间相互关系的框架，标准元数据的语法和构造。本标准采纳可扩展标记语言(XML)建立元数据集。 2.0.6 责任者 agent 负责或参加文件形成、捕获和（或）文件治理过程的个人、机构或团体。 2.0.7 业务 Business 业务是责任者的职能、活动或事务。 2.0.8 实体 Entity 实体是客观存在的有形或无形的事物以及它们之间的联系，也可以是与该事物其相关的一组信息

7、。实体可表示一个工程工程，也可以表示与该工程工程相关的单位工程；实体可表示一个工程工程的全部文件的集合，也可以表示一个单一文件；实体可表示一个机构，也可以表示机构中的一个人。本标准主要涉及四个实体：文件实体、业务实体、责任者实体及关系实体。见附录 A实体类型表。 3 2.0.9 文件实体 Record Entity 在城市规划、建立工程活动过程中，由团体或个人形成或接收和保存的任何形式或载体的记录信息。可以是单份文件，也可以是文件的集合。 档案实体是指档案本身（包括单份文件或文件集合体）。档案实体分为多个层次，见附录 A。 2.0.10 业务实体 Business entity 业务实体是指城

8、市规划、建立过程中对文件进展处理与治理的一系统活动。业务实体分为多个层次，见附录 B。 2.0.11 责任者实体 Agent entity 责任者实体是指城市规划、建立业务活动中的个人或组织机构。责任者作为文件的形成和处理者，是业务活动或事务处理活动的实施者。责任者实体分为多个层次，见附录 C。 2.0.12 关系实体 Relation entity 描述文件、责任者、业务等实体自身和实体间有机联系的信息实体。 2.0.13 文件治理单元 Record Management Unit 文件治理单元是指可被元数据描述的一份或多份文件。文件治理单元不仅涵盖能由计算机处理的电子文件，也包含传统纸质的

9、文件。针对建立工程工程的特点，本标准规定文件治理单元以单一文件、复合文件、聚合文件及文件集四种方式存在。 2.0.14 单一文件 Single document 将单份文件作为一个独立的治理单元。 2.0.15 复合文件 Compound document 复合文件是将多份文件作为一个治理单元。复合文件中的文件可能具有不同的呈现方式或格式。 2.0.16 文件聚合 Document aggregation 将多份单一文件构成一个治理单元。 4 2.0.17 文件集 Document set 文件集是将全部文件治理单元的集合作为一个治理单元。 2.0.18 关系 Relationship 关系是

10、业务活动与文件治理活动中涉及的两个或多个实体之间的联系。建立电子档案具有极强的时空关系，此外责任者与业务的关系也是错综简单，这些关系构成了电子文件的背景信息。所以关系是本元数据标准的核心，关系中涉及的全部实体都必需记录与描述，以确保电子文件的真实性、完整性与牢靠性。 5 3 根本规定 3.1 一般要求 3.1.1 建立电子档案元数据应能精确记录、描述电子文件的内容、背景、构造、及整个生命周期内治理过程。 3.1.2 建立电子档案形成单位应依据本标准的要求，建立和运用建立电子文件归档与治理系统，用元数据记录文件治理活动的过程。根据建立电子文件与电子档案治理标准CJJ/T 117 规定，实现对建立

11、电子文件的形成、收集与积存、整理、鉴定、归档等业务环节的全过程的治理，并确保电子文件的真实性、牢靠性、完整性与有效性。 3.1.3 建立电子文件的创立通常由不同的组织机构参加，每一个机构可能使用配有各自特点的元数据集的文件治理系统。但向城建档案治理机构移交城建电子档案、城建电子档案进展数据采集和交换时应含本标准规定的元数据。 3.1.4 城建档案治理部门在接收建立电子档案时应一并接收元数据，验收与移交的程序和要求根据建立电子文件与电子档案治理标准CJJ/T 117 的规定执行。 3.1.5 城建档案治理部门应建立相应的业务系统实现对建立电子档案的治理，并在电子档案生命周期内，保证元数据的完整、

12、连续。 3.1.6 城建电子档案元数据、元数据实体和元数据的定义应符合本标准的规定，局部元数据元素的值域应符合城市建立档案著录标准、建立工程文件归档整理标准、建筑工程资料治理规程的规定。 3.1.7 城建电子档案元数据实行多层级，可针对一个工程（工程）档案建立、也可以对一个系列文件或一份文件建立。 3.1.8 元数据可以在数据库中与文件采纳封装方式一起存储，或分开存储，或同时以这两种方式进展存储。 3.2 2 元数据质量 要求 3.2.1 建立元数据时，应保证元数据的质量符合完整性、正确性和规律全都性的要求。 6 3.2.2 城建电子档案进展数据采集、传递、治理、交换、处置和供应利用时，应保证

13、元数据的完整性、正确性、规律全都性和连续性。 3.2.3 元数据完整性应符合以下要求： 1 元数据表中对的约束条件为“必选”的元数据元素、子元素应全部消失； 2 当元数据集满意相应的约束条件时，对应元数据中约束条件为“条件必选”的元数据元素、子元素应全部消失； 3 元数据的值应完整。 3.2.4 元数据正确性应符合以下要求： 1 元数据实体和元数据元素的名称、缩写名应正确； 2 元数据元素的值应正确。 7 4 元数据总体框架 4 4. .1 1 模型 4.1.1 建立档案元数据模型的建立是以文件连续体理论为根底的，将建立电子档案元数据分为文件实体元数据、责任者实体元数据、业务实体元数据、实体之

14、间的关系实体元数据等四个元数据集，帮忙确保文件真实性、完整性和有效性。主要实体与相互关系见附图 4.1.1。 图 4.1.1 概念模型：主要实体与相互关系 4.1.2 本标准采纳多实体与单一实体并存的执行方式，多实体的状况包括：两实体（如：文件、责任者）、三实体（如：文件、责任者、业务，或文件、责任者、关系）、四全部实体（文件、责任者、业务、关系）。单一实体是将非文件实体全部在文件实体中描述。 采纳多实体方法时，必需采纳关系实体来描述多个实体间发生的大事，描述或业务 文件治理业务 人（责任者） 文件 政策法规 创立 被利用 执行 掌握 赋 予 职责 执行 整合于 说明职责执行状况 被 记 录于

15、 记录、治理、使用 8 记录两个或更多相关联实体间的联接的关系实例、描述发生的大事或行为与其他实体间的关系。 4.1.3 城建电子档案元数据由文件实体、业务实体、责任者实体及关系实体等四个实体元数据集构成，实体元数据集由相关的元素和子元素组成。元数据元素见表 4.1.3。 表 4.1.3 实体与元数据元素总表 实体类别 元素 子 元素 文件 Record Entity 元素名称 元素标签 可 选性 子 元素名称 子 元素标签 可选性 文件层级 RecordCategory 必选 文件标识 Record Identification 必选 文件标识码 RecordIdentifier 必选 文件

16、标识方案 RecordIdentifierScheme 必选 文件名称 RecordName 必选 名称 Name Words 必选 名称方案 Name Scheme 必选 文件分类 Record Classification 必选 文 件 分 类 方案 RecordClassificationScheme 必选 文 件 类 别 名称 RecordClassName 必选 文件分类号 RecordClassNumber 条件选 主 题 词 或关键词 SubjectOr Keyword 可选 提要 Summary 可选 附注 Annotation 可选 语种 RecordForm 可选 稿本 M

17、anuscript 可选 存储 Storage 必选 载体 Medium 必选 规格 Spec 可选 载体编号 MediumNumber 可选 单位 Units 必选 数量或大小 QuantityOrLogicalSize 必选 位置 Location 必选 格式名称 Format 条件 9 格式版本 FormatVersion 可选 应 用 程 序 名称 CreatingApplicationName 可选 文件日期 RecordDate 必选 文 件 开头日期 RecordStartDate 必选 文 件 结 束 日期 RecordEndDate 条件 权限 Rights 条件 权限描述

18、RightsStatement 必选 权限类型 RightsType 必选 权限状态 RightsStatus 条件 安全掌握 SecurityAnd Control 必选 密级 SecretClassification 必选 保密期限 SecrecyExpiryDate 条件 保管期限 PreservationPeriod 必选 处置 Disposal 条件 处置授权 DisposalAuthority 必选 处置分类 DisposalClass 可选 处置行为 DisposalAction 可选 处置实施日期 DisposalActionDate 可选 完整性 Integrity Chec

19、k 条件 算法名称 FunctionName 可选 算法值 MessageDigest 可选 业务 Business Entity 业务层级 Business Category 必选 业务标识 Business Identification 必选 标识码 BusinessIdentifier 必选 标识方案 BusinessIdentifierScheme 条件 业务名称 BusinessName 必选 业务分类 Business Classification 必选 业务分类号 BusinessClassificationID 必选 业 务 分 类 方案 BusinessClassificat

20、ionScheme 条件 业务依据 Mandate 必选 业务描述 Business Description 可选 特征项 CharacterItem 必选 10 特征项值 CharacterItemValue 必选 特征项值类型 CharacterItemValueType 必选 业务日期 BusinessDate 必选 业 务 开 始 日期 BusinessStartDate 必选 业务完毕日期 BusinessEndDate 必选 业务许可 Business Permissions 可选 业务许可内容 BusinessPermissionText 必选 业 务 许 可 类型 Busine

21、ssPermissionType 必选 业务位置 Business Location 必选 责任者 Agent Entity 责 任 者 层级 AgentCategory 必选 责 任 者 标识 Agent Identification 必选 责 任 者 标 识码 AgentIdentifier 必选 责任者标识方案 AgentIdentifierScheme 条件 责任者数字签名 DigitalSignature 可选 责 任 者 名称 AgenttName 必选 责 任 者 职能 Agent function 可选 责 任 者 许可 Agent Permissions 可选 责任者许可内容

22、 AgentPermissionText 必选 责 任 者 许 可类型 AgentPermissionType 必选 责 任 者 联系方式 Contact 可选 联系具体内容 Contact Details 可选 联系方式类型 Contact Type 可选 关系Relationship Entity 关系标识 RelationshipIdentification 必选 关系标识码 RelationshipIdentifier 必选 关系标识方案 RelationshipIdentifierScheme 条件 关系名称 RelationshipName 必选 关系日期 Relationship

23、Date 必选 关 系 开 始 日期 RelationshipStartDate 必选 11 关系完毕日期 RelationshipEndDate 必选 相关实体 RelatedEntity 必选 主实体标识 EntityID 必选 相关实体标识 AssignedEntityID 必选 4 4. .2 2 元数据元素 描述规章 4.2.1 城建电子档案元数据元素的语义构成采纳以下属性来描述： 1 名称：元素和子元素的人工可读名称。 2 标签：不占空间的机器处理版本的元素和子元素名称。 3 定义：对元素概念与内涵的说明与描述。 4 目的：只用于对元素的描述中。指出访用元素及子元素应当实现的目标。

24、 5 使用：描述元素的使用方法。包括以下几个方面： 1）适用性：规定元素与子元素可用于哪些实体及层级。 2）使用条件：对条件性元素和子元素，应规定实际条件，包括依靠其他元素和子元素的规定值。如使用权限 3）可选性：规定元素必选、可选、条件必选。 4）可重复性：说明元素是否可以重复消失。 5）子元素：说明是否需要用子元素来限定本元素。假如不需要子元素，就不用在元素中描述。假如需要子元素，则仅从子元素的名称、标签、可选性、取值类型及取值范围几个方面描述。 6 取值：对元素取值类型与范围的规定。其中 1）取值类型：规定元素取值的数据类型。 2）取值范围：规定元素取值的允许范围，有可能从编码方案中猎取

25、。 7 解释：对元素的补充说明。 4. 3 元数据 扩展 4.3.1 城建电子档案元数据可以依据需求进展扩展，元数据内容的扩展应符合本标准的规定并应满意以下要求： 12 1 可以对现有元素的层级或取值进展细化和限定； 2 在现有的元素不能描述对象某个特征时，定义新的元素。宜在本标准定义的实体元数据集下扩展元素与子元素，扩展元素与子元素不能与已有元素和子元素有语义上的重叠。 3 扩展元素与子元素应根据本标准所列属性项进展描述。 13 5 元数据元素定义及描述 5.1 文件 实体 5.1.1 文件层级 名称 文件层级 标签 RecordCategory 定义 为文件实体指定明确的层级。 目的 将文

26、件实体子层级化。 搜寻指定文件实体的指定层级。 用于实现基于文件层级的搜寻。 使用 适用性 使用条件 可选性 可重复性 子元素 文件实体 适用于建立电子档案和实体档案的各治理层级 必选 否 否 取值 取值类型 取值范围 字符串 参见附录 2文件层级表。 解释 1 文件层级是指文件组合的级次，即文件治理单元，可以是单份文件，也可以是文件组合：如复合文件、案卷或工程。 2 文件层级的选用，取决于组织机构的需求。文件系统应当设计成具有在任何层级上捕获元数据的功能，以便于与组织机构的需求相适应。 5.1.2 文件标识 名称 文件标识 标签 RecordIdentification 定义 文件实体的唯一

27、识别。 目的 城市建立规划、建立及治理活动中形成的文件实体的唯一标识、文件治理单元的唯一标识、工程（工程）档案的唯一标识。 用于文件实体定位。 作为访问更多文件实体信息的一个入口。 供应用于标识文件实体的方法或商定的背景信息。 使用 适用性 使用条件 可选性 可重 复性 包含 子元素 文件实体 城建电子档案的规定、习惯治理对象， 必选 是 是 14 如单份文件、案卷、工程（工程） 子元素 名称 标签 可选性 取值类型 取值范围 文件标识码 RecordIdentifier 必选 字符串 1 文（图）号； 2 档案号； 3 工程（工程）编号。等 文件标识方案 RecordIdentificati

28、on Scheme 必选 字符串 1 文件、图纸等制发单位的文号、工程号编制规定； 2 档案室档案分类规定； 3 城市建立档案馆分类规定名。等 解释 1 发文号、图号、档号等，根据原文字和符号著录，档号、文号必著。 2 本元素是可重复的，但使用中推举将本元素的子元素“文件标识符”作“档号”使用，使用方式见城市建立档案著录标准GB/T 50323-2023中的“档号”。 3 假如文件实体用以描述单份文件，则著录文件标识号，假如文件实体用以描述文件组合（案卷），则著录案卷档号；假如文件实体用以描述工程（工程）则著录工程（工程）级档号或工程（工程）、代码。 4 单份文件或文件集合的标识码，在系统中都

29、应具有唯一性。 5.1.3 文件名称 名称 文件名称 标签 RecordName 定义 给指定文件实体的名称或文件的标题。 目的 帮助识别文件实体。 作为用户资源发觉文件的访问入口。 描述文件的职能或主题。 实现名称整体的搜寻。 使用 适用性 使用条件 可选性 可重 复性 包含 子元素 文件实体 对文件及文件层级都应使用 必选 是 是 子元素 名称 标签 可选性 取值类型 取值范围 15 名 称 NameWords 必选 字符串 关键词或自然描述语言 机构特定辞典 名称方案 NameScheme 必选 字符串 解释 1 假如文件实体用以描述单个文件，则著录为文件题名；假如文件实体用以描述文件组

30、合（案卷），则著录文件组合（案卷）名称；假如文件实体用以描述工程（工程），则著录工程（工程）名称； 2 著录按城市建立档案著录标准GB/T 50323 的规定执行。 5.1.4 文件分类 名称 文件分类 标签 RecordClassification 定义 根据科技文件的特征，将文件进展归类。 目的 便于对文件实体的搜寻、定位。 便于对文件实体信息的组织。 便于文件的检索。 使用 适用性 使用条件 可选性 可重 复性 包含 子元素 文件实体 必选 是 是 子元素 名称 标签 可选性 取值类型 取值范围 文 件 分 类 方案 RecordClassificationScheme 必选 字符串 文

31、 件 类 别 名称 RecordClassName 必选 字符串 文件分类号 RecordClassNumber 条 件选 字符串 解释 1 建立系统业务治理文件按文种分类，如命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、协议书、任务书、施工图、竣工图、进度表、鉴定书等进展著录； 2 建立工程文件分类，按建筑工程资料治理规程 JGJ/T185-2023规定的工程资料分类的层级和名称著录。其它工程可依据相关标准自行确定； 3 使用该子元素来标识文件分类，可由系统赋值。 5.1.5 主题词或关键词 名称 主题词或关键词 标签 SubjectOrKeyword 16 定义 主题词是提醒文件内容的

32、标准化的词或词组。 关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达文件主题并具有检索意思的词或词组。 目的 提醒文件主题，为用户供应以主题词为条件的检索途径。 使用 适用性 使用条件 可选性 可重复性 子元素 文件实体 仅用于单份文件、案卷、工程（工程）。 可选 否 否 取值 取值类型 取值范围 字符串 1 从城建档案主题词表、 公文主题词表、 汉语主题题词表、中国档案主题词表等中取值； 2 关键词需用标准性词。 解释 按城市建立档案著录标准GB/T50323 的规定执行。 5.1.6 提要 名称 提要 标签 Summary 定义 是对文件实体内容的简介和评述，应力求反映其主题内容、重要数据

33、(包括技术参数)。 目的 供应比标题更多的信息，便于对文件的了解、检索和利用。 使用 适用性 使用条件 可选性 可重复性 子元素 文件实体 仅用于单份文件或工程（工程）级。 可选 否 否 取值 取值类型 取值范围 字符串 解释 按城市建立档案著录标准GB/T 50323 的规定执行。 5.1.7 附注 名称 附注 标签 Annotation 定义 文件本身以及形成、处理和治理过程需要解释和补充说明的事项。 目的 供应电子文件有关补充信息，为用户供应以附注为条件的检索途径。 使用 适用性 使用条件 可选性 可重复性 子元素 17 文件实体 仅用于单份文件、案卷或工程（工程）级。 可选 否 否 取

34、值 取值类型 取值范围 字符串 解释 按城市建立档案著录标准GB/T 50323 的规定执行。 5.1.8 语种 名称 语种 标签 LanguageCode 定义 表达文件内容的语言种类。 目的 便于查询和检索。 缩小检索范围。 使用 适用性 使用条件 可选性 可重复性 子元素 文件实体 可选 是 否 取值 取值类型 取值范围 字符串 语种名称代码GB/T 4880 规定的语种的汉语名称 解释 5.1.9 稿本 名称 稿本 标签 Manuscript 定义 稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。 目的 供应文件原始性、合法性依据，同时供应利用者对文件稿本的检索。 使用 适用性 使用条件 可选性

35、可重复性 子元素 文件实体 可用于单份文件、文件集。 可选 是 否 取值 取值类型 取值范围 字符串 依实际状况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、试行本、修订本、复印件、版本号等。 18 解释 1 按城市建立档案著录标准GB/T 50323 规定执行； 2 填填写时注明稿本的版本号，用于区分已存在的文件的其他版本。版本标识码通常由电子文件治理系统自动生成。 5.1.10 存储 名称 存储 标签 Storage 定义 记录各种载体文件的形态及存放或存储的位置。 目的 实体各种载体文件的统一治理。 促进文件长期存储及保存，促进文件长期存储及保存。 便于保存和存储治理。 当需要检索时，便于识别文件的当前位置。 搜寻特定数据格式的文件，实现对资源治理的目的。 使用 适用性 使用条件 可选性 可重 复性 包含 子元素 文件实体 必选 是 是 子元素 名称 标签 可选性 取值类型 取值范围 载体 Medium 必选 字符串 纸质、底图、缩微片、照片、底片、录音带、录像带、光盘、计算机磁盘、计算机磁带、电影胶片、唱片等。 规格 Spec 必选 字符串 载体尺寸编号 载体编号 MediumNumber 必选 字符串 单位 Uni