时间管理学生精品文稿.ppt

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1、时间管理学生第1 页，本讲稿共74 页n 热烈欢迎各位辅导员n 参加时间管理课程学习！第2 页，本讲稿共74 页自我介绍（4）n 联系电话：021-65648561（O）；n 传真号码：021-65640153n 手机号码：13391326112n E-mail：第3 页，本讲稿共74 页n 认识时间障碍 n 认识时间的重要性n 认识时间的本质特征n 树立卓越时间管理理念n 明确时间管理的五个步骤n 确认和区分不同类型的任务n 制定有效的日程表课程目标第4 页，本讲稿共74 页n 向卓越的企业家学习n 向优秀的职业经理人学习n 向优秀的辅导员学习第5 页，本讲稿共74 页EDWARD W CA

2、RTET 是BROADWAY HALE连锁店的创始人及现任的董事长，他从1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连锁店，他曾经在“FORTUNE”（财富双周刊）上谈到有关时间管理的问题：“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说，我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力，而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做。”第6 页，本讲稿共74 页墨西哥城推销中心技术总监维克托 米尔克 1、我使用的最重要方法是制订每天工作计划。现在我根据各种事情的重要性安排工作顺序。2、首先完成第一号事项，然后再去进行第二号事项。过去

3、则不是这样，我那时往往将重要事项延至有空的时候去做。我没有认识到次要的事项竟占用了我的全部时间。现在我把次要事项都放在最后处理，即使这些事情完不成我也不用担忧。我感到非常满意，同时，我能够按时下班而不会心中感到不安。3、我认为，研讨会后出现的一个最重要变化是，我更明确地确定了各项目标。过去我从未迫使自己写出要做的事和将它们排列出优先次序。我发现，这样做使我对各项目标有了明确认识，把需要做的事交给别人，自己则可集中精力去处理那些需亲自做的事。4、对我有极大帮助的另一点是 现在就办 的概念。我有意识地尽力克服工作上的拖拉现象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性给以处理，这使我乱七八糟的办公桌上出现

4、了极大的变化。实际上，推销中心参加研讨会的50 名管理人员已经把杂乱无章的办公桌和人为的混乱列为第二号浪费时间因素。第7 页，本讲稿共74 页美电脑业著名企业家库拉特n 美国第二大电脑公司的总裁库拉特，每年有2/3 的时间都不在公司。他怎么会有时间和客户沟通？关键在于授权。他聘用一些退休的主管来担任这项工作。他把与客户的电脑沟通工作都授权出去了，所以虽然他不与客户直接沟通？仍然可以掌握到客户需求。库拉特还授权别人替代他到外界去演讲。因为他有授权，所以他才有更多的时间。第8 页，本讲稿共74 页 时间管理其实就是做决策，是决策哪些事情重要，哪些事情不重要 名人管理时间的秘密 第9 页，本讲稿共7

5、4 页一、时间的本质1、时间是最稀缺的资源“时间是最稀有的资源；管理不了时间，其他的一切也都无从管理了。”-彼得杜拉克（Peter Drucker)第10 页，本讲稿共74 页2、时间是慷慨而公平的资源n 金钱、劳动力和其他资源在这个世界上是不均等的n 金钱对所有管理者是慷慨的和平等的n 每个人每星期共拥有168 小时，其中56 小时在睡眠中度过，21 小时在吃饭和休息中度过，剩下的91 个小时由个人支配的（每天13 小时）第1 1 页，本讲稿共74 页3、时间价值启示n 不同能够的对象时间价值是不同的，时间管理的偏好也有所不同第12 页，本讲稿共74 页分析一：计算时间价值年薪 每天价值 每

6、小时价值 每分钟价值15000 62.0 7.75 0.1325000 103.3 12.9 0.2235000 144.6 18.1 0.3045000 186.0 23.3 0.3955000 227.3 28.4 0.4765000 268.6 33.6 0.5675000 309.9 38.7 0.6585000 351.2 43.9 0.73100000 413.2 51.7 0.86每天工作8小时，每年242个工作日第13 页，本讲稿共74 页价值启示n 你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值n 钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的n 浪费多少时间，就会浪费多少钱n

7、 规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益第14 页，本讲稿共74 页4、时间自然法则总结（表三）第15 页，本讲稿共74 页5、时间浪费分析第16 页，本讲稿共74 页工作日写实n 参见案例第17 页，本讲稿共74 页时间浪费分析表（1）浪费原因 是否存在Y 是/N不是严重度分1至 5级，5为最严重 任务目标不清 信息不足 领导决定拖延 同事拖延 沟通有去无回 机械工作太多 需要阅读的资料太多 别人的打断干扰 电话 缺乏时间计划习惯 开会 秘书太漂亮 人员能力不足 授权不足 自我纪律不够 来访客人太多 培训新员工 缺优先顺序 第18 页，本讲稿共74 页时间浪费分析表（2）浪费原因 是否存

8、在Y是/N不是严重度分1至5级，5为最严重“救火”现象 临时会议 要找人时找不到 垃圾电子邮件 档案管理太差 疲劳 缺流程 照顾办公室内同事关系 缺工作焦点 缺管理工具 找我帮忙的人太多 缺人手 身体不够好 同时有太多目标 太喜欢说话，话匣子常开 个性无法拒绝别人 做决定太仓促 办公室士气太低 第19 页，本讲稿共74 页时间浪费分析表（3）浪费原因 是否存在Y 是/N不是严重度分1至5级，5为最严重 常犯错 常犯一样的错误 返工太多 秘书工作不够严谨 有责无权 同事员工个人问题太多 大家讲关系，不能就事论事 人来疯，好热闹 凡事自己来 凡事大家来 越级汇报 聆听习惯不够 第20 页，本讲稿共

9、74 页时间浪费分析n 哪些是外在（别人、环境）造成的？n 哪些是内在（你）造成的？n 哪些外在因素是你可控制的？n 哪些内在因素是你可消灭的？第21 页，本讲稿共74 页6、时间的 管理切入点第22 页，本讲稿共74 页重要结论（一）时间难管，因为它是由个人支配的。正如情绪、脑子、注意力、动机一样，时间运用的主导权在个人。组织无法把它由个人身上取走，集中再分配。组织可以通过手段强迫一个人的身体，但无法强迫一个人的时间运用。第23 页，本讲稿共74 页n 时间是个性化的n 个人时间价值与组织时间价值存在巨大落差时间怎么管？第24 页，本讲稿共74 页时间的唯一管理杠杆 时间与情绪、注意力、动机

10、同属管理“高抗体”，但是，时间有一项其他高抗体所不具备的特性：时间是可度量的，度量的标准是人类一致的：n 每个人都有表；n 每个人的一小时都是60分钟；n 每个人的一分钟都是60秒。第25 页，本讲稿共74 页重要结论（二）时间的唯一管理方式，就是把时间的绝对度量性，与组织的目标挂钩，然后去管理这个挂钩。n 时间本身是管不住的-无论你高兴与否，手表都在走动；n“时间管理”或“管理时间”用语误导，正确的说法是：用时间的绝对可度量性作杠杆，管理一切其他的事务。第26 页，本讲稿共74 页时间如何与目标挂钩？企业资源金钱人力脑力设备办公场地产品企业部门财务 市场 技术 产品生产 人力资源 法务 行政

11、企业目标盈利成长市场占有率第27 页，本讲稿共74 页二、认识时间障碍第28 页，本讲稿共74 页时间杀手的分类第29 页，本讲稿共74 页时间杀手的分类第30 页，本讲稿共74 页您的问题是什么？1.2.3.4.5.第31 页，本讲稿共74 页 明确你的价值观 确定你的目标 对你的目标按优先级排序 明确你的任务 对任务按优先级排序三、有效的时间管理步骤第32 页，本讲稿共74 页n 价值观是我们想和做的基本原则，是进行时间安排的最基本的因素。n 我们有不同的价值标准，它们形成我们个性的基础，也是进行时间管理的基础。n 工作？家庭？友谊？爱情？健康？n 价值观决定目标排序第33 页，本讲稿共7

12、4 页 目标是行动的导航灯!为什么需要目标？第34 页，本讲稿共74 页成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。美国潜能大师伯恩崔西语为什么需要目标？第35 页，本讲稿共74 页哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标为什么需要目标？第36 页，本讲稿共74 页25年后调查发现：27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标 为什么需要目标？社会的最底层，抱怨整个世界社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的

13、顶尖人士第37 页，本讲稿共74 页长期目标:n个人目标-是否有关于健康,休闲和营养等的目标?n事业目标长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己!第38 页，本讲稿共74 页短期目标 项目计划(例如推行 新系统)日常运作计划(编写每月生产报告)每周的行事安排 每日的需要完成的工作短期的目标应该是现实的!第39 页，本讲稿共74 页n MBO法n“剥洋葱法”n“多叉树法”分 解 目 标第40 页，本讲稿共74 页n Specific-明确的n Measurable-可以量度的n Achievable-可以达成的n Realistic-实际可行的n Time Bound-有时间性的计划目标第41 页

14、，本讲稿共74 页n 命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 没 有 目 标第42 页，本讲稿共74 页时间管理树形图核心价值目标设置次要任务主要任务第43 页，本讲稿共74 页区分优先工作第44 页，本讲稿共74 页n 花时间最多的事情？n 第四象限的杂乱琐事 没有压力n 第三象限的日常事务 会响的轱辘有油喝第45 页，本讲稿共74 页n 高效时间管理的奥秘在第2 象限。如果把精力集中于第2 象限，可以掌握时间的主动权，保持生活的平衡，减少未来可能出现的危机第46 页，本讲稿共74 页发展任务与维持任务n 发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况将得到改善。如：学生干部培训、楼的文化建设

15、n 维持任务指：完成这些任务可以维持你现在的情况。例如，每个月向学工部门上报困难学生情况、缴水电费和办公费用n 发展任务通常由你的目标衍生而来n 可以作为一项挑战n 需要多加考虑第47 页，本讲稿共74 页最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times-哲学家 施格兰第48 页，本讲稿共74 页你是怎样安排任务及编排时间计划？一、年度计划甘特图二、周计划执行事项清单 史蒂芬 柯维博士“与时间有约”第49 页，本讲稿共74 页TO DO LIST-执行事项清单第5

16、0 页，本讲稿共74 页TO DO LIST-执行事项清单n n 每天做n n 每天同一时间做n n 将优先次序写下n n 由最重要的事情写下第51 页，本讲稿共74 页四、怎样可以增加你的生产力?第52 页，本讲稿共74 页1.你的办公桌n 你的工作环境是怎么样?n 有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?第53 页，本讲稿共74 页改善工作环境n 将所有可以吸引你视线的东西全挪开n 将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座.)n 将你要用的器材放在容易找到的地方n 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方第54 页，本讲稿共74 页n 将一些你

17、知道不会作出反应的信件抛弃n 利用文件夹来将不同的文件归档改善工作环境第55 页，本讲稿共74 页2.归档n 所有的文件和书信应只分成三类:马上处理只作参考归档第56 页，本讲稿共74 页归档系统n 一些你需要今天马上完成的事情-DO NOWn 一些你需要这个星期完成的工作-FILEn 一些你需要归档的文件-FILEn 有空才阅读的书本-READn 需要传阅的文件-PASS ONn 一些文件需要等待资料完成-PROGRESS第57 页，本讲稿共74 页3.如何处理电话/电邮n 如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电n 打电话之前,要把事情重点写下来n 要谈比较复

18、杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间n 备有有关文件n 自设时限第58 页，本讲稿共74 页4.处理会议n 每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:n 我是否一定要出席这个会议n 会议之前应派发议程n 说明开会的目的n 如果你是主席,你应 鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题n 最好设定一个时限,以方便各人安排工作第59 页，本讲稿共74 页5.授权授权的定义和原因n 委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关n 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器n 委派授权可以增强一个经理的聪明才智 第60 页，本讲稿共74 页授 权 应 有

19、的 心 态?n 把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会n 它不是用来惩罚下级n 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情第61 页，本讲稿共74 页授权的形态n 主要可以分成两种形态：下达指令 充分信任第62 页，本讲稿共74 页委派授权技巧预期的成果预期的成果n 解释所分配工作的重要性n 订出需要的结果n 询问下属的意见及疑问应守的规则n 订出下属的权利范围及规定n 达到完成工作限期的共识n 订出跟进时间表n 肯定成就,提高士气第63 页，本讲稿共74 页如何介定哪些工作委派?你必须自己做你应该做,但有些人可以帮助你你可以做,但如果其他人有机会也可以做其他人应该做,但情况紧急时你可以帮他其他人必须做第64 页，本讲稿共74 页委派授权技巧n 解释所分配工作的重要性n 订出需要的结果n 订出下属的权利范围及规定n 达到完成工作限期的共识n 询问下属的意见及疑问n 订出跟进时间表n 肯定成就,提高士气第65 页，本讲稿共74 页6.要懂得说不n 说不应该是有礼貌n 要给对方的清晰的解释n 给对方另外的选择和建议 第66 页，本讲稿共74 页