办公自动化培训教程12161.pptx

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1、办公自动化培训教程(一)办公系统的初步使用 网络中心 李亚文 2001.8 1办公系统的初步使用(150)办公自动化概论(30)Windows 的初步使用(20)办公文档的建立与维护(30)办公系统Web 方式的使用方法(40)上机练习作业 讨论(15)2办公自动化概论网络的基本知识 Windows 操作系统IE 的使用 办公系统 浏览器端使用 办公系统 客户端使用文档管理首都师大办公信息管理系统3一.办公自动化概论（一）办公自动化定义 办公自动化（Office Automation,简称OA）是指将计算机技术、通讯技术、信息技术和软科学等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而

2、实现办公活动的科学化、自动化，最大限度提高工作质量、工作效率和改善工作环境。办 公 系 统 的 初 步 使 用41.办 公 自 动 化 是 当 前 国 际 上 飞 速 发 展 的 一 门 综 合多种技术的新型学科2.办公自动化是一个人机信息系统3.办公自动化将办公信息实现了一体化处理4.办 公 自 动 化 的 目 标 十 分 明 确，是 为 了 提 高 办 公效率和质量办 公 系 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论（二）办公自动化特点5办 公 系 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论 办公自动化功能决策支持信息管理事务处理6 收发文管理 外出人员管理 会议管理 领导活动安排 论坛管理

3、办 公 系 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论（三）办公自动化系统的功能组成 个人用户管理 电子邮件 远程办公 档案管理 简报期刊7办 公 系 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论（四）国内外发展情况阶段 第一阶段（初期）第二阶段（发展期）第三阶段（成熟期）第四阶段年代60 年代初1975 年1977 年 1982 年1983 年至今今后技术特征 单机（计算机，电话机，复印机等设备）局部计算机网络综合设备，跨企业和跨地区的计算机网络多媒体技术和全球通信网络业务能力 单项数据的处理用于完成单项业务办公业务运行的自动化管理方式标准化办公业务综合管理的自动化系统的智能化和更大范围的信息系统

4、美国 美国OA OA 系统的发展情况 系统的发展情况8办 公 系 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论（四）国内外发展情况阶段 第一阶段 第二阶段 第三阶段年代1981 年1985 年1986 年 1990 年1992 年至今技术特征 学习准备阶段，在试点上开发系统，探讨中国模式开创见成效的阶段，在全国建立一批国家级的系统，并对全国通信网进行大规模的改进，初步实施标准化工作由发展走向成熟的阶段，逐步建立起点网互联、自上而下的系统业务能力 举办展览会，研讨会，引进局域网如国务院办公厅的系统如国家投资建设了个信息管理系统我国 我国OA OA 系统的发展情况 系统的发展情况9办 公 系 统 的

5、初 步 使 用一.办公自动化概论现代办公自动化系统硬件计算机硬件计算机硬件通信设备通信设备输入出设备输入出设备软件系统系统软件软件应用应用软件软件支持软件支持软件通用软件通用软件支持软件支持软件10 微型计算机办 公 系 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论（五）现代办公自动化设备11办 公 系 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论显示器主机键盘鼠标音箱话筒摄像头12 微型计算机 打印机办 公 系 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论（五）现代办公自动化设备13 微型计算机 打印机 复印机办 公 系 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论（五）现代办公自动化设备14 微型计算机

6、打印机 复印机 传真机办 公 系 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论（五）现代办公自动化设备15 微型计算机 打印机 复印机 传真机 扫描仪办 公 系 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论（五）现代办公自动化设备16 微型计算机 打印机 复印机 传真机 扫描仪 数码相机办 公 系 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论（五）现代办公自动化设备17 Office 2000 Word 2000 Excel 2000 PowerPoint 2000 Access 2000 FrontPage 2000 Outlook 2000 Lotus Smartsuite WPS 2000办 公 系

7、 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论（六）办公软件概述18 以上介绍了办公自动化的基本概念、办公自动化系统的主要功能，介绍了微型计算机、打印机、复印机、传真机和其他常用现代办公设备的基本常识，还简要介绍了常用办公软件的应用场合。这里着重进行办公自动化的知识性介绍，使大家了解办公自动化的相关概念和基础知识，为后面的操作应用打下基础。办 公 系 统 的 初 步 使 用一.办公自动化概论（七）小结19 开机步骤：电源开关-外设电源主机电源 出现异常：Ctrl+Alt+Del Reset 关闭电源 关机步骤：关闭所有应用程序开始关机二.Windows 使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用（

8、一）计算机的开机和关机20v 桌面介绍 图标，开始菜单：程序，文档，设置，查找，帮助，运行，关闭任务栏v 任务栏：内容，移动，属性v 快捷菜单与快捷方式快捷菜单：单击鼠标右键，随鼠标右击的对象和位置不同，出现的菜单也不同。快捷方式：调用应用程序的简捷方式。是指向某个程序的软连接，记录了应用程序的位置及其运行参数。左下角斜向上的箭头标志。v 我的电脑：二.Windows 使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用（二）桌面和任务栏21是一个用于文件、文件夹和磁盘管理的实用程序。启动：开始 程序 资源管理器 我的电脑 右键 资源管理器v 窗口组成:管理结构，左文件夹列表，右文件夹内容v 查看文件夹

9、和文件：查看内容“+”“-”显示方式：列表，大图标，小图标，详细资料排序v 选择文件或文件夹对文件或文件夹进行移动、复制、删除等操作之前，必须先选中它们。Shift,Ctrl二.Windows 使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用（三）资源管理器22v 文件与文件名:8.3规则，长文件名v 复制、移动、删除文件或文件夹鼠标操作：同一驱动器，Ctrl 复制 不同驱动器，Shift 移动菜单操作：复制、剪切、粘贴删除文件或文件夹：Delete,菜单删除v 创建文件夹v 更改文件或文件夹的名称v 查找文件和文件夹：通配符*和？v 回收站：清空,恢复v 创建快捷方式：右键拖放v 运行程序二.Wi

10、ndows 使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用（四）文件管理23 格式化软盘 复制软盘 清理及修复磁盘二.Windows 使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用（五）磁盘管理24v 控制面板简介日期/时间，显示，输入法，字体，键盘，鼠标，添加新硬件，添加/删除程序，声音，多媒体，网络，调制解调器，打印机，区域设置，系统v 更改日期和时间v 定制显示效果：桌面背景，屏幕保护，窗口外观，颜色与分辨率v 设置鼠标v 添加删除程序 安装/卸载程序 安装/卸载 Windows 程序 创建Windows 启动盘二.Windows 使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用（六）控制面板25v

11、打印机设置：厂商，品牌型号v 打印文档:菜单“文件”，“打印”拖动图标到打印机文件夹v 打印队列管理：暂停，清除二.Windows 使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用（七）打印管理26 启动帮助系统 按主题查找帮助信息 索引查找帮助信息 复制、打印帮助信息二.Windows 使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用（八）帮助系统27三.办公文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用（一）汉字的输入方法 输入法的选择：Ctrl+空格:中英文输入方式切换Ctrl+Shift(Alt+Shift)：输入法切换 输入法的设置全/半角（shift+空格），标点符号，软键盘手工造词智能

12、ABC 输入法28三.办公文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用（二）利用软键盘输入特殊符号29三.办公文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用（三）通过Word 2000 建立文档v 建立新文档v 打开已经存在的文档v 保存文件 菜单：文件，保存Ctrl+S,Alt+F+S 工具按钮：软盘图标 另存为：菜单，另存为,Alt+F+A 自动保存文件：工具，自动保存 关闭文件 文件，关闭 关闭按钮：Ctrl+F4,关闭当前文档Alt+F430三.办公文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用（四）文字的录入与修饰v 选择文字v 删除、复制与粘贴v 撤销、恢复、重

13、复操作v 查找与替换v 文本的格式31三.办公文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用（五）文档的排版v 分栏与分页v 项目符号和编号v 页眉和页脚32三.办公文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用（六）页面设置与文档的输出文件打印页面设置33三.办公文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用（七）插入图片v 插入剪贴画插入 图片 剪贴画v 插入图片文件插入 图片 来自文件34三.办公文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用（八）表格的建立v 使用“插入表格”按钮自动制表v 使用“插入表格”菜单自动制表v 自动套用格式v 表格的编辑和排版v 文字

14、与表格的转换35三.办公文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用（九）图形与艺术字的使用36三.办公文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用（十）图文混排选定图形 鼠标右键“设置图片格式”“版式”37四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（一）概述q 新的办公系统的引入q 进入办公系统的方法双击IE5.0 的快捷方式图标在IE 5.0 中输入：Http:/cnu_office/foxoa3839四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（二）用户口令的修改40四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（三）

15、关心动态信息用鼠标在信息标题上停留片刻即可得到信息的详细内容。41四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（四）主界面的组成 有2 封邮件 有2 条消息42四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（五）查看在线人员将鼠标移动到“Messages”上，当出现时，单击鼠标左键，进入消息管理界面。点击次图标查看消息43四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（六）查看消息关闭此窗口 删除选择的消息选择需要删除的消息消息发送时间显示消息发送者的名字消息内容44四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（七）发送消息1

16、.选择消息接收者2.输入消息内容3.点击发送按钮选择多个接收者方法：Ctrl:间隔选择 Shift:连续选择45四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（七）发送消息如果见到下面提示对话框，说明成功发送了消息如果见到下面提示对话框，说明成功发送了消息。46四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（八）管理消息关闭此窗口 删除选择的消息选择需要删除的消息未读消息的用户已读消息的用户和时间消息内容，发送消息的时间击接收者名单。47四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（九）查看邮件步骤：个人文件夹-收件箱-详细内容2.单击图标查看

17、邮件内容1.点击查询新邮件图标48四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（十）管理邮件 收件箱：存储收到的电子邮件 发件箱：保存待发的电子邮件。已发送邮件：保存已发送邮件的拷贝。邮件的查询与删除：49四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（十一）发送邮件用鼠标点击图标 用鼠标点击图标即可进行 即可进行发送邮件 发送邮件50四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（十一）发送邮件步骤：1.选择收件人2.选择抄送人3.填写主题4.填写内容5.点击发送键双击鼠标51四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（十

18、一）发送邮件添加附件：1.“浏览”文件2.添加3.查看核对4.发送52四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（十二）发送动态信息 方法步骤与发送邮件相同，只是收件人选择“电子公告”53四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（十三）查看公文 排序：升序，降序 详细信息，文档，图片的查看 组合查询 文档的删除 换页 设定记录数 定位页号54四.我校办公系统的使用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（十四）组合查询 1.FoxOA Web Search 1.FoxOA Web Search 模块基于标准的 模块基于标准的SELECT SELECT

19、语句实现 语句实现,查询结果由 查询结果由SQL Server SQL Server 执行并返回 执行并返回.保证结果的正确性 保证结果的正确性.2.2.在查找不同类型字段时 在查找不同类型字段时,系统能帮助您使用正确的 系统能帮助您使用正确的 比较符 比较符.3.3.用户可看到下拉框和文本框 用户可看到下拉框和文本框.容易看出每个框的具体用途 容易看出每个框的具体用途,对于普 对于普通用户来说 通用户来说,可以直接添加完所需条件 可以直接添加完所需条件,点 点 提交 提交 即可 即可;但对于高级用户 但对于高级用户来说 来说,可把 可把SELECT SELECT 语句中 语句中WHERE W

20、HERE 以后的部分 以后的部分,直接写到 直接写到 编辑区 编辑区 中 中(注 注:必须使用所查字段的英文字段名 必须使用所查字段的英文字段名,可在选择所查字段点 可在选择所查字段点 添加 添加 后得到 后得到)4.4.在需要括号运算的情况下 在需要括号运算的情况下,只有由用户自行编辑实现 只有由用户自行编辑实现!5.5.点 点 提交 提交 后 后,查询结果将在主列表区中返回 查询结果将在主列表区中返回.6.6.在输入出错的情况下 在输入出错的情况下,比如数据类型不匹配、不合法字符等 比如数据类型不匹配、不合法字符等,提交 提交后将返回为空的结果 后将返回为空的结果.55四.我校办公系统的使

21、用（一）办 公 系 统 的 初 步 使 用（十五）帮助信息用鼠标点击图标 用鼠标点击图标即可得 即可得到帮助 到帮助561.信息上报的步骤：1)信息员用word 收集整理信息。2)发送到总支书记。3)总支书记审核“把关”。4)总支书记发送到：信息中心，校刊，校领导，有关部门等。2.各个职能部门发送通知（通过消息）3.信息的收集方法：1)以往的文档。2)网页。3)其它资料。4.意见与建议：信息中心（转发），各部门。57五.上机练习作业 修改自己的用户口令 收发消息 收发邮件 查看校字第*号文的内容 请将“新闻意识的培养”讲座的提纲通过邮件发送到“李雪霞”的邮箱中。请简述办公自动化系统的结构，并通过办公系统中的消息传递发送给“李雪霞”。(讲义第九页)办 公 系 统 的 初 步 使 用58六.讨论 办 公 系 统 的 初 步 使 用 怎样建立一份办公文档？如何打印？怎样通知有关部门开会？怎样了解各部门是否收到通知？如何向全校发布动态信息？查看有关文件？59