办公自动化——文字处理基础12205.pptx

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1、办公自动化最全教程13第四章 办公自动化 文字处理基础4.1 办公自动化软件概述一、概述n Office是Microsoft公司开发的一套现代办公套装软件，随着社会的需要技术也不断改进，现在出现了0ffice xp。但并不是每个人都需要使用套件中的所有应用程序，因此Microsoft公司将该套件设计了5个版本(标准版、商业版、专业版、Premiere、开发版)，每个版本里主要包括6个应用软件和2组工具集的若干组合。二、定义所谓办公自动化：是指通过先进技术的应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统。（办公自动化还可以形象地理解为，办公

2、人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。）我们办公自动化主要学习Office 2003版本主要包括3大项：n 文字处理软件Word n 电子表格软件Excel n 幻灯片制作软件PowerPoint Word2003基本操作文档的基本编辑方法文档的排版表格的制作图文混排页面排版与打印文档4.2 文字处理基础4.2.1Word 2003 基本操作 Word 2003有哪些基本操作呢？Word 2003启动 Word 2003退出 Word 2003窗口基本组成1.Word 2003的启动 常规启动 单击“开始”|“程序”|

3、“Microsoft Word”快捷启动 双击桌面上的Word快捷方式图标 通过已有文档进入Word 20032.Word 2003的退出 单击标题栏右侧的“关闭”按钮。单击标题栏左侧的“W”图标，在随之打开的快捷菜单中，单击关闭。双击标题栏左侧的“W”图标。单击“文件”菜单中的“退出”命令。按组合键Alt+F4。Word 2003 基本操作3.Word 2003窗口的组成标题栏菜单栏工具栏标尺状态栏文档窗口（文本区）Word 2003 基本操作 Word 2003窗口上的工具栏能不能隐藏呢？或者启动Word 2003后，没有需要的工具栏，那么如何显示呢？除了工具栏可以隐藏显示外，菜单栏、状态

4、栏等能不能隐藏显示呢？4.2.2文档的基本编辑方法 n 每次启动Word 2003都会建立一个新文档，并命名为“文档1”。n 单击“文件”菜单的“新建”命令。n 单击“常用工具栏”上的“新建”按钮。在对文档进行编辑之前，需新建文档。文档的基本编辑方法 文档输入 选定文本内容 编辑文档文档输入一、光标定位什么是光标？为什么要光标定位呢？光标表示录入文本时的插入位置。键盘定位 在欲插入文本处单击鼠标左键。鼠标定位 在当前文本范围以外的区域双击鼠标左键。4.3.1 文档输入二、选择输入法 使用Ctrl+Shift组合键在英文和各种中文输入法之间进行切换。使用鼠标单击任务栏右侧的语言指示器，在打开的输

5、入法菜单中选择所需输入法。用Ctrl+空格键在英文和系统首选中文输入法之间进行切换。英文/中文输入方式半角/全角状态中文输入法名称中/英文标点“输入法”状态栏 3.3.1 文档输入全半角有什么不同呢？软键盘有什么作用呢？除了软件盘可输入特殊符号外，还有什么方法呢？4.3.1 文档输入4.3.1 文档输入三、输入特殊符号 单击“插入”菜单中的“符号”项，出现下图对话框，选择“符号”选项卡，单击“插入”，或者直接双击要插入的符号即可。4.3.1 文档输入 在输入一行容纳不下的较长的文本时，Word 2003会在行末自动完成换行；只有在开始一个新的自然段时才需要按回车键。按回车键标志着一个段落的结束

6、。当无须换段落，但是想新起一行时，可人工换行（Shift+Enter）。4.3.1 文档输入我们经常看到一些非打印字符，例如空格等，那如何知道到底有多少个空格呢？4.3.1 文档输入四、非打印字符的显示“常用工具栏”的右侧“显示/隐藏”按钮是用于控制非打印字符是否可以显示在屏幕上。我们编辑完文档后，必须保存。否则文档将清空。那么如何保存文档呢？保存之后可不可以修改名字或保存在其它地方呢？4.3.1 文档输入4.3.1文档输入五、保存文档 单击“文件”菜单中的“保存”项，或单击“常用工具栏”中形如软盘的图标。单击“文件”/“另存为”项，出现“另存为”对话框。当对新文档实行第一次保存操作时，也将会

7、打开“另存为”对话框。我们保存过文档之后，需要打开文档进行查看或者修改。那么如何打开文档呢？4.3.1文档输入文档输入六、打开文档常用的两种方式：n 单击“常用工具栏”中左边第二个按钮，图标为一本打开的书。n 单击“文件”菜单中的“打开”选项。选定文本内容为什么要选定文本呢？如何选定文本呢？选定部分文本内容的效果 1.基本的选定方法 鼠标移到欲选取文本的开头，然后拖曳经过要选择的内容，松开鼠标按钮。光标移到欲选取文本的开头，然后同时按住Shift键和光标来选择内容。若要取消选定，在文本窗口的任意处单击鼠标或光标移动键。选定文本内容选定文本内容2.利用选定区 在文本框的左侧有一向下延伸的长条形的

8、空白区域，称为选定区。选定区选定文本的常用技巧选定文本内容编辑文档 插入 删除 移动 复制 撤销与重复 查找与替换1.插入 只要将光标移动到想要插入字符的位置，然后输入字符即可。编辑文档插入和改写的不同。2.删除 用BackSpace键或Delete键可逐个删除字符。但如果要删除大量的文字，首先选定要删除的内容，然后可以选择下述3种删除方法之一：(1)按BackSpace键或Delete键。(2)单击“常用工具栏”上的“剪切”按钮。(3)单击“编辑”菜单中的“剪切”命令。编辑文档编辑文档我们对文档进行修改时，经常要移动部分文字，甚至对部分相同文字进行复制。那么如何移动和复制文字呢？3.移动直接

9、移动 编辑文档选定后，鼠标变成左上箭头才能移动。利用剪贴板进行移动操作 选择“剪切”按钮或命令，后“粘贴”。4.复制 直接复制在移动文本的同时按住Ctrl键即可。可利用剪贴板来复制选择“复制”按钮或命令，后“粘贴”。编辑文档编辑文档我们编辑文档时，可能会出现误操作，那么能不能返回到前面的状态呢？5.撤销与重复 单击“撤销”按钮（命令），使文本恢复原来的状态。单击“编辑”菜单中的“重复”项来恢复刚执行的“撤销”操作。“常用工具栏”上有一个“恢复”按钮，其功能与“撤销”按钮正好相反，它可以恢复被撤销的一步或任意步的操作。编辑文档编辑文档我们编辑文档时，想在一篇长文档中查找某段文字，或者想用新输入的一段文字代替文档中已有的且出现在多处的特定文字，怎么办呢？6.查找与替换 在一篇长文档中查找某段文字，或者想用新输入的一段文字代替文档中已有的且出现在多处的特定文字，可以使用“查找与替换”功能。编辑文档4.2.3 文档的排版 字符的格式化 段落排版 项目符号和编号 分栏 样式 使用模板上标着重号斜体下划线字符格式化是什么呢？