第5章办公自动化14953.pptx

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1、第5章 办 公 自 动 化 第5章 办 公 自 动 化 5.1 OAS 的组成体系 5.2 OAS 的软硬件配置返回第5章 办 公 自 动 化 5.1 OAS 的组成体系5.1.1主要任务办 公 自 动 化 是 用 高 新 技 术 来 支 撑 的、辅 助 办 公 的先进手段。它主要有以下三项任务：(1)电 子 数 据 处 理(EDPElectronic Data Processing)。即 处 理 办 公 中 大 量 繁 琐 的 事 务 性 工 作，如 发 送 通 知、打 印 文 件、汇 总 表 格、组 织 会 议 等，将 这 些 繁 琐 的 事务 交 由 机 器 完 成，以 达 到 提 高

2、工 作 效 率、节 省 人 力 的目的。第5章 办 公 自 动 化(2)信 息 管 理(MISMessageInformationSystem)。对 信 息 流 的 控 制 管 理 是 每 个 部 门 最 本 质 的 工 作，OAS是 信 息 管 理 的 最 佳 手 段，它 把 各 项 独 立 的 事 务 处 理 通过 信 息 交 换 和 资 源 共 享 联 系 起 来，以 获 得 准 确、快 捷、及时、优质的功效。(3)决 策 支 持(DSSDecisionSuppotSystem)。决 策是 根 据 预 定 目 标 行 动 的 决 定，是 高 层 次 的 管 理 工 作。决 策 过 程 是

3、 指 提 出 问 题、搜 集 资 料、拟 定 方 案、分 析评 价、最 后 选 定 等 一 系 列 活 动 环 节。OAS 系 统 的 建 立，能 自 动 地 分 析、采 集 信 息，提 供 各 种 优 化 方 案，辅 助决策者迅速地做出正确的决定。第5章 办 公 自 动 化 5.1.2主要依赖技术办公自动化技术是一门综合性、跨学科的现代化办公技术，它涉及计算机科学、通信科学、系统工程学、人机工程学、控制论、经济学、社会心理学、人工智能等等，但人们通常把计算技术、通信技术、系统科学和行为科学称做OAS 的四大支柱。第5章 办 公 自 动 化 1计算机技术计 算 机 软 硬 件 技 术 是 办

4、公 自 动 化 的 主 要 支 柱。办 公自 动 化 系 统 中 的 信 息 采 集、输 入、存 储、加 工、传 输 和输 出 均 依 赖 于 计 算 机 技 术。文 件 和 数 据 库 的 建 立 和 管 理、办 公 语 言 的 建 立 和 各 种 办 公 软 件 的 开 发 与 应 用 也 依 赖 于计 算 机。另 外，计 算 机 高 性 能 的 通 信 联 网 能 力，使 相 隔任 意 距 离、处 于 不 同 地 点 的 办 公 室 之 间 的 人 员 可 以 像 在同 一 间 办 公 室 办 公 一 样。因 而 在 众 多 现 代 化 办 公 技 术 与设 备 中，对 办 公 自 动

5、化 起 关 键 作 用 的 是 计 算 机 信 息 处 理设备和构成办公室信息通信的计算机网络通信系统。第5章 办 公 自 动 化 2通信技术代化的办公自动化系统是一个开放的大系统，各部分都以大量的信息纵向和横向联系，信息从某一个办公室向附近或者远程的目的地传送。所以说通信技术是办公自动化的重要支撑技术，是办公自动化的神经系统。从模拟通信到数字通信，从局域网到广域网，从公共电话网、低速电报网到分组交换网、综合业务数字网，从一般电话到微波、光纤、卫星通信等各种现代化的通信方式，都缩短了空间距离，克服了时空障碍，丰富了办公自动化的内容。第5章 办 公 自 动 化 3其他综合技术支 持 现 代 化

6、办 公 自 动 化 系 统 的 技 术 还 包 括 微 电 子技 术、光 电 技 术、精 密 仪 器 技 术、显 示 技 术、自 动 化技术、磁记录和光记录技术等。第5章 办 公 自 动 化 5.1.3不同级别的三类OAS办 公 自 动 化 系 统 按 其 职 能 可 分 为 三 个 层 次，即 事务 处 理 级 办 公 自 动 化 系 统、信 息 管 理 级 办 公 自 动 化 系统和决策支持级办公自动化系统。1事务处理级办公自动化系统办 公 事 务 处 理 的 主 要 内 容 是 执 行 例 行 性 的 日 常 办公 事 务，涉 及 大 量 的 基 础 性 工 作，包 括 文 字 处 理、

7、电子 排 版、电 子 表 格 处 理、文 件 收 发 登 录、电 子 文 档 管理、办 公 日 程 管 理、人 事 管 理、财 务 统 计、报 表 处 理、个 人 数 据 库 等。事 务 型 办 公 自 动 化 系 统 可 以 是 单 机 系统，但现在基本上是网络化的多机系统。第5章 办 公 自 动 化 2信息管理级办公自动化系统管理型办公自动化系统是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一体化的办公信息处理系统。它由事务型办公系统支持，以管理控制活动为主，除了具备事务型办公系统的全部功能外，主要是增加了信息管理功能。根据不同的应用，管理型办公自动化系统可分为政府机关型、市场经济型、生产管理型、

8、财务管理型、人事管理型等。第5章 办 公 自 动 化 管理型办公自动化系统多数是以局域网为主体构成的系统，局域网可以连接不同类型的主机，可方便地实现部门微机网之间或者是与远程网之间的通信。通信网络最典型的结构是采用中、小型主机系统与超级微机和办公处理工作站三级通信网络结构。其中，中、小型机将主要完成管理信息系统的功能，处于第一层，设置于计算机中心机房；超级微机处于中间层，设置于各职能管理机关，主要完成办公事务处理功能；工作站完成一些实际操作，设置在各基层科室，为最底层。这种结构第5章 办 公 自 动 化 具有较强的分布处理能力，资源共享性好，可靠性高。对于范围较大的系统，可以通过通信网络，把大

9、(中)型机、超级小型机、高档微机、微机、各种工作站、终端设备，以及电话机、传真机等互连起来，构成一个范围更广的办公自动化系统。第5章 办 公 自 动 化 3决策型办公自动化系统决策型办公自动化系统是在事务处理系统和信息管理系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的最高级的办公自动化系统。该系统主要担负辅助决策的任务，即对决策提供支持。它不同于一般的信息管理，它要协助决策者在求解问题答案的过程中方便地检索出相关的数据，对各种方案进行试验和比较，对结果进行优化。为此，该系统除了利用信息管理系统数据库所提供的基础信息或数据资料外，还需为决策者提供模型、案例或决策方法。第5章 办 公 自 动 化 所以只有

10、数据库的支持是不够的，还必须具备模型库和方法库。模型库是决策支持系统的核心，其作用是提供各种模型供决策者使用，以寻求最佳方案。模型库一般包括计划模型、预测模型、评估模型、投入/产出模型、反馈模型、结构优化模型、经济控制模型、仿真模型、综合平衡等。在实际应用中，对同一问题可以用不同的模型，从不同的角度去进行模拟，向决策者提出有效的建议。返回第5章 办 公 自 动 化 5.2 OAS 的软硬件配置 5.2.1硬件设备办公自动化系统的基本设备一般分为以下三大类：第 一 类 是 图 文 数 据 处 理 设 备，包 括 计 算 机 设 备、电 子 打 字 机、打 印 机、复 印 机、图 文 扫 描 机、

11、电 子 轻印 刷 系 统、数 码 摄 像 设 备、录 音 设 备 及 数 据 存 储 设 备等。第5章 办 公 自 动 化 第 二 类 是 图 文 数 据 传 送 设 备，包 括 图 文 传 真 机、电 传 机、程 控 交 换 机、卫 星 收 发 设 备、微 波 通 信 设 备及 各 类 网 络 通 信 设 备，如 路 由 器、交 换 机、网 卡、光端机等。第 三 类 是 图 文 数 据 特 殊 处 理 设 备，如 碎 纸 机 等 保密 设 备、防 火 墙 与 入 侵 检 测 设 备 等，这 些 设 备 为 办 公提供特殊需求。第5章 办 公 自 动 化 5.2.2软件系统办 公 自 动 化

12、系 统 软 件 结 构 是 层 次 式 的。机 器 与 人之 间 共 有 三 层 软 件：基 本 软 件 层、办 公 室 环 境 软 件 层和应用软件层。各层软件都支持办公室网络环境。1基本软件基本软件包括操作系统和各种基础平台软件。第5章 办 公 自 动 化 2办公室环境软件办 公 室 环 境 软 件 是 指 为 办 公 室 提 供 基 本 支 持 环 境 的软件，主要有下列几种：办 公 室 管 理 软 件：管 理 办 公 室 系 统 的 配 置、作 业、安全、保密等；办 公 室 文 件 管 理 系 统：管 理 办 公 室 环 境 下 的 个 人 用文件及共用文件；办 公 室 邮 件 管 理

13、 系 统：个 人 工 作 站 之 间 资 料 和 信 息的传递管理；办公室数据库管理系统：办公室共享信息的管理。第5章 办 公 自 动 化 3办公室应用软件应 用 软 件 是 办 公 室 系 统 中 最 大 的 软 件 层，包 括 各 种 办公 事 务 处 理 的 应 用 程 序 和 实 用 程 序。这 一 层 软 件 又 可 分 为具有一定通用性的软件及完全专用的应用软件。1)通用软件较 为 通 用 的 应 用 软 件 大 多 是 一 些 办 公 人 员 的 工 具 型 软件，用 这 些 软 件 可 以 处 理 各 种 不 定 型 的 办 公 业 务。主 要 有：文 字 处 理 软 件，声

14、音 处 理 软 件，表 格 处 理 软 件，图 像 处 理软 件，图 形 处 理 软 件，文 字、数 据、图 表 的 集 成 软 件，统计 分 析 软 件，预 测 软 件，情 报 资 料 检 索 软 件，日 程 计 划 软件，词典检索服务软件。第5章 办 公 自 动 化 2)专用软件专 用 软 件 是 指 为 具 体 办 公 业 务 和 其 他 业 务 使 用 的软 件。其 数 量 较 多，使 用 广 泛，一 般 由 用 户 研 制，但近年来也有软件产品出售，如下列两大类软件：各 种 专 家 系 统 软 件：会 议 室 管 理 软 件、印 刷 排 版系 统 软 件、电 话 记 账 软 件、办

15、公 用 品 管 理 软 件、出 退勤 管 理 软 件、现 金 出 纳 软 件、会 计 业 务 软 件、图 书 馆软件、备忘录软件。行 业 管 理 专 用 软 件：旅 馆 管 理 系 统、医 院 管 理 系统、商 店 管 理 系 统、车 辆 调 度 系 统、工 厂 管 理 信 息 系统。第5章 办 公 自 动 化 5.2.3全面办公自动化系统从 实 际 的 应 用 来 看，由 于 开 发 商 水 平 参 差 不 齐，办 公 自 动 化 系 统 开 发 缺 乏 相 应 的 标 准，从 而 导 致 不 同的 办 公 系 统 之 间 的 连 接 出 现 问 题，不 同 程 度 地 给 信 息的流通造成

16、了障碍。因 此，需 要 提 供 一 种 方 式，进 行 不 同 办 公 系 统 之间的连接(见图5.1)，实现现代企业的信息化。第5章 办 公 自 动 化 图5.1第5章 办 公 自 动 化 仅 仅 面 向 内 部 的 办 公 不 是 真 正 意 义 的 办 公 自 动 化，完 整 的 办 公 自 动 化 系 统 解 决 方 案 应 该 将 内 部 与 外 部 信息 统 一 考 虑，通 过 跨 平 台 的 信 息 集 成 和 发 布 技 术，为企业构造坚固和宽广的信息基石。面 向 内 部 的 办 公 自 动 化 系 统 结 构 如 图5.2所 示。面向外部的办公自动化系统结构如图5.3所示。第

17、5章 办 公 自 动 化 图5.2第5章 办 公 自 动 化 图5.3第5章 办 公 自 动 化 1综合信息服务平台功能结构一 个 独 立 的、跨 平 台 的 信 息 发 布 系 统，一 般 应 具有 栏 目 定 制、权 限 控 制、个 性 化 设 置、系 统 管 理、全文 检 索 以 及 业 务 数 据 发 布 等 功 能。不 同 的 用 户 具 有 不同 的 访 问 权 限，每 个 用 户 可 以 根 据 自 己 的 需 要 设 定 关注信息、发布留言等。第5章 办 公 自 动 化 系 统 应 可 以 建 立 与 企 业 业 务 数 据 库 的 连 接，通 过数 据 的 重 新 组 织，以

18、HTML 等 形 式 进 行 业 务 数 据 的 发布。系 统 可 以 与 其 他 系 统 相 融 合，补 充OA 系 统 对 于 信息的共享和业务数据发布的功能。作 为 一 个 信 息 平 台，系 统 还 必 须 能 满 足 日 常 工 作中非业务交流的需要。第5章 办 公 自 动 化 2系统模块分解 用 户 登 录。为 了 保 证 信 息 的 安 全，系 统 为 所 有 用户都分配了相应的功能权限和信息权限。信 息 的 发 布。提 供 可 自 定 义 的 各 级 栏 目 和 公 告 牌、留 言 簿 供 用 户 发 布、查 看 各 项 分 类 信 息；支 持 从 本 地或 远 程 业 务 系

19、 统 中 提 取 数 据 并 集 中 显 示，支 持 与 其 他系统的连接。第5章 办 公 自 动 化 权 限 管 理。所 有 用 户 按 权 限 大 小 可 分 为 多 个 级 别或 不 同 用 户 群，并 可 进 行 特 殊 授 权，从 而 可 以 做 到 每个用户的权限都可严格控制。系统管理。对综合信息服务平台进行维护和管理，管理用户、管理栏目、管理信息内容、管理页面、管理公告牌的留言、更改系统管理员的口令。信 息 组 织 和 管 理。系 统 管 理 员 对 用 户 发 布 的 留 言信息进行管理。第5章 办 公 自 动 化 栏 目 的 定 制 和 管 理。根 据 用 户 的 需 要，系

20、 统 管 理员可以灵活地增加、修改、删除系统中的栏目。页 面 的 定 制 和 管 理。根 据 用 户 的 需 要，可 以 由 系统管理员更换页面显示风格。信 息 全 文 检 索。对 发 布 到 页 面 的 信 息 可 根 据 信 息标题或内容进行全文检索。业 务 数 据 发 布 和 查 询。建 立 系 统 的 数 据 库 接 口，通 过 通 用 数 据 接 口 将 业 务 系 统 中 的 数 据 由 相 应 的 业 务部 门 传 送 到 系 统 中 来，发 布 到 内 联 网 上，最 大 限 度 地共享信息资源。第5章 办 公 自 动 化 5.2.4设计与实施办 公 自 动 化 系 统 的 设

21、 计 应 根 据 具 体 系 统 的 功 能 要求 进 行，注 意 做 到 统 筹 规 划、分 期 建 设、配 套 发 展。办 公 自 动 化 系 统 实 施 分 为 四 个 步 骤：系 统 分 析、系 统设计、系统实施和系统评估。1系统分析在 系 统 分 析 中 分 为 办 公 事 务 调 研、系 统 目 标 分 析、系统功能分析、系统配置分析及可行性论证几步。第5章 办 公 自 动 化(1)办 公 事 务 调 研：首 先 是 对 项 目 进 行 全 面 调 研，确 定 信 息 量 大 小、信 息 的 类 型、信 息 的 流 程 和 内 外 信息 需 求 的 关 系 等；其 次 还 要 对

22、构 成 本 系 统 的 情 况 进 行调 研，了 解 本 部 门 与 相 关 部 门 及 相 关 机 构 之 间 的 关 系，了 解 本 部 门 现 有 设 备 配 置 和 办 公 资 源 的 使 用 情 况 及 工作 能 力 大 小，为 系 统 进 行 设 备 配 置 及 选 择 提 供 依 据。也 就 是 要 确 定 办 公 自 动 化 系 统 的 功 能 和 目 的，这 是 建设办公自动化系统的基础。第5章 办 公 自 动 化(2)系 统 目 标 分 析：根 据 办 公 事 务 需 求，分 析 该 办公 自 动 化 系 统 能 完 成 的 基 本 任 务，包 括 近 期、中 期 和远期的

23、目标，以及将来获得的社会效益和经济效益。(3)系统功能分析：确定为实现系统目标具有的所有功能，如办公事务管理信息资料的存储、查询等，这是设计办公自动化系统具体管理事务模块所必需的。第5章 办 公 自 动 化(4)系 统 配 置 分 析：根 据 系 统 的 需 求 及 实 际 的 资 金投 入，从 确 保 系 统 的 先 进 性、实 用 性、可 靠 性、经 济性 来 选 择 办 公 自 动 化 设 备 的 配 置，并 要 考 虑 到 发 展 的需要。(5)可 行 性 论 证：对 系 统 的 总 体 方 案 进 行 分 析、评估、论 证、修 订。依 靠 专 家 对 系 统 方 案 的 科 学 性、

24、先进性、可行性进行全面论证和评估之后才能实施。第5章 办 公 自 动 化(4)系 统 配 置 分 析：根 据 系 统 的 需 求 及 实 际 的 资 金投 入，从 确 保 系 统 的 先 进 性、实 用 性、可 靠 性、经 济性 来 选 择 办 公 自 动 化 设 备 的 配 置，并 要 考 虑 到 发 展 的需要。(5)可 行 性 论 证：对 系 统 的 总 体 方 案 进 行 分 析、评估、论 证、修 订。依 靠 专 家 对 系 统 方 案 的 科 学 性、先进性、可行性进行全面论证和评估之后才能实施。第5章 办 公 自 动 化 1)硬件系统与软件结构设计为 了 实 现 系 统 功 能，需

25、 要 进 行 硬 件 网 络 系 统 的 设 计和软件结构的设计。硬件网络设计主要是计算机硬件和网型的选择。选择网络和硬件时，一方面应考虑满足系统对存储容量、响应速度和共享资源等方面的要求，另一方面要考虑网络的覆盖面，以及施工、维护、扩展的方便与可靠，最后还要考虑安全方面，比如容错、后备、防断电、防雷击等。软件结构的设计，主要是将按系统功能要求做出的数据流程图转换为软件模块调用控制图，并对各个模块的功能和输入、输出给予明确的定义。第5章 办 公 自 动 化 2)程序设计程序设计分为初步设计(总体设计)和详细设计。步 设 计 通 常 从 功 能 分 解 入 手，将 系 统 划 分 成 功 能简

26、单 的 若 干 个 子 系 统，这 样 不 仅 可 以 简 化 设 计，而 且还 有 利 于 今 后 的 修 改 和 扩 充。然 后 进 行 计 算 机 处 理 流程 设 计，绘 制 出 系 统 的 处 理 流 程 图。例 如，企 业 管 理信 息 系 统 可 以 划 分 成 产 品 技 术 文 件 子 系 统、人 事 劳 资系 统、基 本 生 产 管 理 子 系 统、物 资 管 理 子 系 统、经 济计 划 子 系 统、辅 助 生 产 子 系 统、财 务 成 本 子 系 统、产品 销 售 子 系 统、设 备 管 理 子 系 统 等 等，而 物 资 管 理 子系 统 又 可 以 分 解 成 采

27、 购 计 划 管 理、合 同 管 理 和 库 存 管理等。第5章 办 公 自 动 化 详细设计是在确定功能结构图的同时，进一步确定每一模块的具体实现方法，设计系统的物理模型等。详细设计包括代码设计、输入设计、输出设计、存储设计、连机设计和编写程序设计说明书等。标准形式的程序说明书由项目说明、数据定义和处理内容定义三部分组成。项目说明包括系统名称、子系统名称、功能名称、程序名称、程序标识符、程序语言、使用机器等。数据定义有库文件名称、文件名称、数据大小标识信息、项目名称及其位数、字符性质等。处理内容定义可用关联图表示输入、输出数据间的关系，对处理作简要说明。第5章 办 公 自 动 化 3系统实施

28、系 统 实 施 主 要 包 括：实 施 计 划 的 制 定；实 施 单 位 的确 定；实 施 过 程 的 监 控；具 体 项 目 的 实 施(软 硬 件 设 备的 安 装、研 制、调 试 等)；具 体 方 案 的 调 整；项 目 完 工验收和移交；人员培训等内容。办 公 自 动 化 系 统 在 智 能 建 筑 中 的 实 施 基 础 是 大 楼 内的 综 合 布 线 系 统 和 信 息 通 信 系 统。大 楼 内 的 综 合 布 线 系统 为 大 楼 内 各 楼 层 安 装 办 公 自 动 化 设 施 做 好 了 准 备，布线 系 统 的 设 计 不 仅 考 虑 了 传 输 速 率 的 要 求，而 且 其 模 块化结构使办公自动化系统的组网方式更加灵活、方便。第5章 办 公 自 动 化 4系统运行与评估系统运行与评估主要包括日常运行管理、审计、修正、评估等工作。返回