云计算环境下高校电子文件一体化管理研究_石峻峰.docx

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1、中图分类号： G640 论文编号： 1028710 15-S031 学科分类号： 040106 硕士学位论文 云计算环境下高校电子文件 一 体化管理研究 研宄生姓名 石峻峰 学科、专业 高等教育学 研究方向 高等教育管理 指导教师 樊泽恒教授 南京航空航天大学 研究生院人文学院 二 _五年三月 Nanjing University of Aeronautics and Astronautics The Graduate School College of Humanities and Social Sciences Study on the Integrated Management of E

2、lectronic Records in Colleges and Universities in the Cloud Computing Environment A Thesis in Higher Education by Shi Junfeng Advised by Prof. Fan Zeheng Submitted in Partial Fulfillment of the Requirements for the Degree of Master of Education March, 2015 承诺书 本人声明所呈交的硕士学位论文是本人在导师指导下进 行的研宄工作及取得的研宄成果

3、。除了文中特别加以标注和致 谢的地方外，论文中不包含其他人己经发表或撰写过的研究成 果，也不包含为获得南京航空航天大学或其他教育机构的学位 或证书而使用过的材料。 本人授权南京航空航天大学可以将学位论文的全部或部 分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描 等复制手段保存、汇编学位论文。 (保密的学位论文在解密后适用本承诺书 ） 作者签名 : 日 期 : 摘要 随着信息技术的快速发展，站在科学前沿的高校纷纷进行数字化校园建设，各部门在教学、 科研、管理及社会服务中随之产生了大量的电子文件，这些电子文件作为数字资产的重要组成 部分，是学校建设发展的真实记录，发挥着 “ 存凭、留史、资

4、政、育人 ” 的特殊价值。然而， 面对电子文件来源广泛、体量巨大、格式多样、迅速增长的态势，如何 有效地管理和利用好电 子文件，更好地为学校的教学、科研、管理等活动服务，已成为高校信息化部门和档案部门亟 需解决的问题。 本文试图将云计算技术与电子文件一体化管理思想高度融合，一方面云计算具有低成本、 资源池化、高度虚拟化、存储能力强、弹性服务等特点，被迅速运用到社会各个领域，同样也 给电子文件管理带来了挑战和机遇。另一方面，电子文件一体化思想在文件档案管理领域发挥 着重要的指导作用，推动着文件档案管理的实践。将两者有机结合，将有利于解决目前高校电 子文件管理面临的困境，提高管理效能，实现科学化管

5、理。可以说 ，电子文件管理的发展趋势 将是云计算环境下的电子文件一体化管理。 采取文献研究法、问卷分析法等研究方法，分析目前高校电子文件一体化管理现状，诠释 高校电子文件一体化管理之内涵，揭示云计算环境下高校电子文件一体化管理新的特征。针对 目前高校电子文件一体化管理之现状，利用 s W 0 T战略分析法对高校电子文件一体化管理应 用云计算进行综合评估，提出云计算环境下电子文件一体化管理顶层设计思想，构建基于电子 校务云的一体化管理模型。从管理标准、技术规范、业务重组、云电子文件管理平台、组织机 构等方面加强电子文件一体化管理，使电子文件在生命周期中始终处于云端同步，为用户提供 一站式服务。

6、关键词：云计算，高校，电子文件，一体化管理，顶层设计，规范化建设，业务流程重组 ABSTRACT With the rapid development of information technology, standing at the frontier of colleges and universities started to build digital campus construction. A great number of electronic records were born immediately in teaching, scientific research, mana

7、gement and social service departments. These electronic records are regarded as an important part of digital assets, authentic records of school construction and development, as well as play a special role in reserving, providing and enlightening. However, some serious problems need to be solved qui

8、ckly to effectively manage and make good use of the electronic records as massive and variable electronic records are fast growing. This paper attempts to combine cloud computing technology with electronic records management. On one hand, this highly integration is low cost, resource pooling, highly

9、 virtualization, storage capacity and flexible. They can be rapidly applied to various fields and brought challenges and opportunities to the scientific management of electronic records. On the other hand, the integration of ideas in the field of records management plays an important role in guiding

10、 and driving the practice of the records. The organic combination of cloud computing technology and electronic records management will solve the difficulties of electronic records management, improve efficiency and finally realize the scientific management. Therefore, the development of electronic r

11、ecords management will be an integrated management mode of electronic records in the cloud computing environment. This paper interpretates the integrated management of electronic records in colleges and universities. Aiming at the present situation, it applies cloud computing to comprehensively eval

12、uate the integrated management of electronic records in colleges and universities by the strategic analysis method of SWOT. Then it proposes a top design idea of the electronic records integrated management in cloud computing environment and constructing the integrated management model based on the

13、cloud. Finally, it put forward that colleges and universities should strengthen the integrated management of electronic records from perspectives of the management standards, technical specifications, business restructuring and so on, in order that the electronic records in the life cycle always in

14、the clouds to provide one -stop service for users. Keywords: Cloud Computing, Colleges and Universities, Electronic Records, Integrated Management, Top-Level Design, Standardization Construction, Business Process Reengineering 目录 m-# 懸 . 1 1.1选题的依据 . 1 1.1.1课题来源 . 1 1. 1.2研究目的和意义 . 1 1. 1. 2. 1本选题的理

15、论价值 . 2 1. 1.2. 2本选题的实践价值 . 2 1.2研究方法 . 2 1.2. 1文献研究法 . 2 1.2.2调查分析法 . 2 1.2.3实证研究法 . 3 1.3国内外研究综述 . 3 1. 3. 1国外研究现状 . 3 1.3.2国内研究现状 . 5 1.3.2. 1高校电子文件一体化管理概念 . 8 1.3. 2. 2高校电子文件一体化管理的必要性和可行性 . 9 1.3. 2. 3阻碍电子文件一体化管理的因素 . 10 1.3. 2. 4电子文件一体化管理对策 . 11 1.3.2. 5云计算在电子文件管理中的运用研究 . 12 1.4研究创新 . 13 1.5论文内

16、容结构 . 14 第二章云计算环境下高校电子文件一体化管理涵义及运行基础 . 15 2. 1云计算环境下高校电子文件一体化管理之内涵 . 15 2.2云计算环境下高校电子文件一体化管理新特征 . 15 2. 2. 1电子文件 数据存储形态变化 . 16 2. 2. 2电子文件管理业务流程变化 . 16 2.2.3电子文件管理人员角色变化 . 16 2.3云计算环境下高校电子文件一体化管理的意义 . 16 2.3. 1有利于信息资产的集中管理 . 16 2. 3.2有利于信息资源的共建共享 . 17 2. 3. 3有利于科学决策和科学管理 . 17 2.4云计算环境下高校电子文件一体化管理运行基

17、础 . 17 2. 4.1实践基础 . 17 2. 4. 2理论基础 . 18 2.4.2. 1文件生命周期理论 . 18 2. 4. 2. 2文件连续体理论 . 19 2. 4. 2. 3后保管模式 . 19 第三章云计算环境下高校电子文件一体化管理现状调查与分析 . 20 3. 1调查问卷设计 . 20 3.2调查问卷数据与分析 . 20 3. 2. 1调查对象的基本情况 . 20 3. 2. 2调查对象对电子文件一体化 概念的认知 . 21 3. 2. 3高校电子文件一体化实施情况 . 21 3. 2. 4云计算在高校电子文件一体化管理的前景 . 22 3. 3高校电子文件一体化管理现状

18、分析 . 24 3. 4高校电子文件一体化管理滞后的原因分析 . 26 3.4. 1 “ 双套制 ” 管理模式长期存在 . 26 3. 4. 2电子文件管理人员文档一体化意识薄弱 . 26 3.4.3电子文件法律效力难以凸显 . 27 3. 4. 4校园信息化建设中缺乏统一的技术标准 . 27 3.4.5数据格式多样，开发环境各异 . 27 3. 5高校电子文件一体化管理应用云计算的 SWOT分析 . 27 3. 5. 1云计算核心思想 . 27 3. 5. 2云计算的优势 . 28 3. 5. 2. 1高度虚拟化 . 28 3. 5. 2. 2海量数据存储 . 28 3. 5. 2. 3安全

19、性高 . 28 3. 5. 2. 4网络访问便捷 . 29 3. 5. 3云计算在高校电子文件一体化管理的 SWOT分析 . 29 第四章云计算环境下高校电子文件一体化管理实现路径 . 32 4. 1遵循的基本原则 . 32 4. 1. 1统一领导原则 . 32 4. 1.2协同效应原则 . 32 4. 1.3全程管理原则 . 32 4. 1.4前端控制原则 . 33 4.2电子文件一体化管理基本思路 . 33 4.2. 1文件流与业务流的集成 . 33 _ 南京航空航天大学硕士学位论文 _ 4.2.2数据流和文件流的转化 . 34 4. 3加强顶层设计 . 34 4. 3. 1云模式选择 .

20、 35 4.3.2云平台架构 . 35 4. 3. 3设计总体架构模型 . 36 4. 4重视规范化建设 . 37 4. 4. 1管理性标准 . 38 4. 4. 2 技术性标准 . 38 4.5重组电子文件管理流程 . 39 4.6云电子文件管理平台构建 . 41 4.7完善电子文件管理组织机构 . 43 第五章结束语 . 44 参考文献 . 46 至夂 i射 . 49 在学期间的研究成果及发表的学术论文 . 50 附录云计算环境下高校电子文件一体化管理现状调查与分析问卷 . 51 图表清单 图 1.3.1 2009年至今历年来发表的外文文献统计图 . 3 图 1.3.2国内电子文件一体化管

21、理的相关论著、期刊统计图 . 6 图 2.4.1数据、信息、文件、档案演变关系图 . 18 图 3.3.3云计算应用于高校电子文件管理 SWO T分析 . 30 图 4.2.2数据流和文件流的转化过程图 . 34 图 4.3.3云计算环境下高校电子文件一体化管理总体架构模型 . 36 图 4.5学生成绩管理流程图 . 40 图 4.6云电子文件管理平台体系结构图 . 42 表 3.5.3 SWOT矩阵模型 . 31 表 4.4.2 OA系统和档案管理系统数据库字段映射关系表 . 38 第一章绪论 1.1选题的依据 1.1.1课题来源 本课题来源于 2013年度国家社会科学基金项目 “ 云计算环

22、境下电子文件一体化管理实证研 究 ”（ 项目编号： 13CTQ053)、 江苏省社会科学基金项目 “ 云计算环境下数字档案资源管理的理 论与实践研究 ” （ 项目编号： 13XW18) 、江苏省学校党建研究会课题 “ 高校校园网络舆论信息 的捕获和存储研究 ” （ 项目编号： 2013JYDJZZ-YB05005)及 2014年度南京航空航天大学基本科研 业务费专项科研项目 “ 大数据时代高校网络数据资源集成管理研究 ” （ 项目编号： NR2014021)， 结合高等教育学专业及本人所在高校档案工作岗位实际情况开展理论与实证研究。 1.1.2研究目的和意义 随着信息技术的迅猛发展，网络技术的

23、快速运用，站在 科学前沿的高校纷纷进行数字化校 园建设，各部门在教学、科研、管理及社会服务中随之产生了大量的文本文件、数据库文件、 图形图像文件、声像文件等各种类型的电子文件。这些电子文件作为数字资产 1的重要组成部 分，是学校建设发展的真实记录，发挥着 “ 存凭、留史、资政、育人 ” 的特殊价值。然而，一 方面，特别是近年来物联网、云计算、移动互联网等技术在高校的应用和普及，诸多高校在数 字化校园建设中己经开始向智慧校园过渡，智慧校园以各种应用服务系统为载体，将人才培训、 科学研究、管理活动和校园生活充分融合，大大提高了校园数 字化水平和管理效率。与此同时， 智慧校园在建设过程中也形成了海量

24、数据信息，如何从日益增长的海量数据中提取出有价值的 信息作为电子文件归档保存及提供服务已成为高校亟需解决的问题。另一方面，多数高校在信 息化管理方面普遍存在缺乏统一标准、业务信息系统相对独立、资源难以共享、文档分离及海 量信息存储等诸多问题。电子文件一体化管理是做好电子文件管理最为有效的手段和方法，是 文档管理人员长期工作经验的积累；是保存知识信息资产，实现人才培养的历史使命；是传递 前人科研成果，开展科学研究的客观需要；是维护学校历史真实，传 承高校文化的时代要求。 云计算作为一种新技术，具有低成本、高度虚拟化、存储能力强、弹性服务、资源池化等 特点 23，目前高校电子文件管理存在的一系列问

25、题恰恰是云计算能够一一对应解决的。可以 1 安小米 .电子文件资产管理 :概念、动议与原则 J.档案学研究， 2010 =17-21. 2 许守东 .云计算技术应用与实践 M.北京：中国铁道出版社， 2013:3. 3Gartner says cloud computing will be as influential as e-business EB / 0L. 2013-7-07. http:/www. gartner. com/newsroom/id/707508. 说，借助云计算技术实现电子文件一体化管理是目前解决高校电子文件管理困境的有效方案。 通过本课题的研究，对提高高校电子文件管

26、理水平具有一定的参考价值和理论指导意义， 同时也具有较强的应用价值和实践意义。 1.1.2.1本选题的理论价值 云计算的应用使电子文件管理必须深化 “ 大档案 ” 的管理理念，对其进行统一规划和部署， 统一的存储与维护，统一的开发与利用，实现电子文件的一体化管理。电子文件的一体化管理 在云计算环境和传统网络环境下有着不同的管理机制和管理方法，组织的业务流程也会发生变 化。因此，云计算的应用将进一步充实和修正传统的电子文件管理理论。 1.1.2.2本选题的实践价值 云计算可以为高校电子文件一体化管理提供可靠的基础设施和服务平台，有效降低安全风 险；可以提供高质量的权限管理策略和数据共享环境，有效

27、的扩大电子文件共享范围；可以提 供低成本建设方案，有效降低建设和管理费用；可以反过来促进相关标准规范的制定，进一步 完善电子文件管理的标准规范体系。 1.2研究方法 本文坚持理论与实践相结合，以高校各部门产生的电子文件为研究对象，利用云计算技术， 结合高等教育学、档案管理学等相关学科，开展对电子文件从顶层设计、规范化建设、管理流 程重组、云电子文件管理平台构建等方面研究。本文主要采取的研究方法有： 1.2.1文献研究法 文献研究法是指根据研究课题或任务的需要，通过较为全面地搜索积累、归纳整理、分析 鉴别文献资料，多角度、全方位地了解和掌握所研究课题的现状，形成对研究对象科学认识的 一种科研方法

28、。文献研究法是一种建立在别人的研究成果之上，使用频繁、经济且高效的信息 收集方法。本课题通过借鉴国内外研究者在电子文件管理研究的基础上，对其进行系统梳理、 归纳分析，并试图在前人研究的基础上，将云计算技术与高校电子文件管理有机结合，提出自 己的研究重点和方向，对云计算环境下高校电子文件管理展开深入研究。 1.2.2调查分析法 调查分析法是指根据研究目的，事先拟定好调研方案，通过问卷、面谈等方式收集、掌握 所要了解 研究对象的详细资料和数据，并加以分析、综合，最终得到结论的研究方法。这种方 法较多应用于社会科学和人文科学领域。本课题针对目前高校电子文件管理的工作现状，采用 网络问卷的方式开展调查

29、，调查对象是我国高校档案管理人员，他们肩负着电子文件管理的使 命。通过此次调查，获得了较为可靠的第一手研究资料，为云计算环境下高校电子文件一体化 管理研究奠定了良好的研究基础。 1.2.3实证研究法 实证研究法是通过对研究对象大量的观察、实验和调查，获取客观材料，从个别到一般， 归纳出事物的本质属性和发展规律的一种研究方法。本课题依托我校数字化档案馆建设的契机， 购置云服务器、智慧文档管理系统，以我校电子公文一体化管理为案例，从个案入手开展实证 研究。 1.3国内外研究综述 云计算作为一种新技术、新理念、新模式，引领电子文件管理变革。越来越多的专家和学 者开始着手研究云计算对电子文件管理的影响

30、，并提出了相应的对策。本文对国内外学者的研 究成果进行了文献调研、归纳总结和聚类分析，旨在对云计算环境下高校电子文件一体化管理 有一个较为全面、深入的认识，为高校利用云计算优势做好电子文件管理 打下基础。 1.3.1国外研究现状 以 “electronic records” and “integrated management” and “cloud computing” 为检 索主题对常用的 ISI Web of Science (SCI)、 Nature系列期刊 、 Ei Village工程索引数据库 进行英文文献检索，时间跨度为 1950年 -2014年，检索结果为 17条记录，查看摘要

31、和全文， 仅发现 2篇有关电子病历（个人健康档案）方面的论述。为了更为全面的了解云计算环境下电 子文件管理研究现状，减少关键词，扩大检索范围，仅以 “electronic records” and “cloud computing ”为主题词进行同样检索，检索到 55篇文献。历年来发布的论文如下图 1所示： 图 1为 2009年至今历年来发表的外文文献 国外学者自 2009年就开始对云计算环境下电子文件管理开展研究 。 Jeremy Leighton John 从数字记录角度认为越来越多的个人数字档案信息将形成，大量的非结构化数据资源收集与归 档保存依赖云存储的支持，并总结了云计算环境下哪些信

32、息需要归档、保存和用于检索 1。 Jim Ericson认为对于电子文件捕获来说，信息资源获取的时间和速度相当重要，文件形成者不管 是自己管理还是第三方机构托管 Email服务器、 Email记 录及其归档等方面，云计算都为档案 信息的归档存储提供了全新的解决方案 2。 Brent Gatewood认为云计算环境下电子文件管理应 关注如何将文件管理规则应用于云计算存储解决方案，指出云计算可提供包括软硬件开发平台 与数据服务在内的 FT虚拟资源池，使用软件即服务 （ SaaS)的用户并非真正拥有软件，而是按 照对软件的计量付费后授权使用，用户无需知道文件和信息存放在何处 3。 Askhoj Ja

33、nt和 Sugimoto Shigeo等人探讨在云计算环境下电子文件管理的特点，分析现有的归档模式，设计 出开放档案信息系统 （ 0AIS)模型，该模型覆盖了整个电子文件生命周期，要求在早期阶段做 好文件归档存储，这样有利于信息资源的迀移和流转 4。 Breeding M认为在云计算时代，无论 是在专业或制度层面上，现在比以往任何时候都有更多的措施来保存文档数据，云计算技术提 供了全面的数字存储服务，它可以提高数据的保管水平 5。 Decman Mitja和 Vintar Mirko 在云计算的基础上提出了公共管理部门数字档案长期保存的解决方案，研究了一种专注于公共 管理部门数字资源长期保存的云计算框架，在云计算框架 内以数字知识库的形式保管数字资源， 以帮助公共管理部门处理在生命周期阶段的文件