中职 办公软件Excel 2003 第5章电子课件中职Dreamweaver+CS3网页制作任务实训教程（电子教案）.ppt

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1、中职 办公软件Excel 2003 第5章电子课件 中职Dreamweaver+CS3网页制作任务实训教程（高教版）第5章 管理工作表数据 表格的管理对象是数据，如何有效地管理、应用表格数据，是表格数据处理的重要内容。Excel 2003具有强大的数据管理功能，在Excel 2003中可以对数据进行分类汇总、排序、筛选，也可以制作数据透视表和数据透视图，这些操作便于用户对数据进行深层次分析。只有全面了解和掌握使用工作表数据的方法，才能有效提高数据管理水平。任务任务1 数据排序数据排序 任务描述任务描述 某超市的理货员小刘对2009年各品牌化妆品的销售情况统计后，想按各品牌的销售情况进行排序，以

2、方便上级主管确定明年各类化妆品的进货数量。任务分析任务分析 使用工具栏中的“升序”和“降序”按钮，可以非常方便地对数据进行排序，但是只能按照单个字段的内容进行排序，当遇到有多个数据相同的情况时，可以使用“数据”菜单项中的“排序”命令，根据多个关键字进行排序。因此任务操作可以分解为以下过程：按行升（降）序排序；根据多列内容进行排序。任务操作任务操作1.按行升（降）序排序按行升（降）序排序（1）打开“2009年东风超市化妆品销售统计表”工作簿。（2）单击“总计（瓶）”列中的任意单元格，单击工具栏上的“升序排序”按钮，打开“排序警告”对话框，如图所示。（3）选中“以当前选定区域排序”单选钮，单击“排

3、序”按钮，“总计（瓶）”字段的内容按升序排序，排序结果如图所示。（4）单击“总计（瓶）”列中的任意单元格，使用工具栏上的“降序排序”按钮，可以进行降序排序，排序结果如图所示。2.根据多列内容进行排序根据多列内容进行排序（1）单击“数据”“排序”命令，打开“排序”对话框，如图所示。（2）在“主要关键字”下拉列表中选择“总计（瓶）”，在“次要关键字”下拉列表中选择“第四季度”，在“第三关键字”下拉列表中选择“第二季度”，全部按降序排列。（3）单击“确定”按钮，排序结果如图所示。3.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）数据排序可能遇到什么问题？如何处理？（2）怎样操作才能按字母或笔画排序？在什

4、么情况下需要进行自定义排序？任务小结任务小结 数据排序是指按照一定的规则对数据进行整理、排列，如升序、降序或者按照某一个字段值或多个字段值的大小次序排列等。排序不但可以针对单个字段进行，也可以根据需要针对多个关键字进行排序，进行数据排序便于用户对复杂数据的分析与统计，也更容易看出规律性的结论。排序操作不但可以选择数值型字段，还可以选择按字母或笔画排序，排序方向也有按行排序与按列排序之分。利用工具栏中的“排序”按钮，可以对选定数据进行排序，而使用“排序”对话框进行排序，则可以有更多的、适合应用需求的选择。任务任务2 分类汇总分类汇总任务描述任务描述 小刘是公司的销售统计员，每月底要上报月内的商品

5、销售表。为了使领导能够从报表中得到概括性的数据和结论，他利用Excel 2003的分类汇总功能，对每类商品的销售情况进行了分类统计。任务分析任务分析 对工作表数据中的某类数据进行分类汇总，首先要对该类数据排序，然后才能进行汇总，排序是汇总的前提，两者密不可分，因此任务操作可以分解为以下过程：对销售数量和销售金额进行分类汇总；分析汇总操作适用环境。任务操作任务操作（1）打开）打开“商品销商品销售表售表”工作簿。工作簿。（2）对）对“商品名称商品名称”进行升序排序，进行升序排序，结果如图所示。结果如图所示。1.对销售数量和销售金额进行分类汇总对销售数量和销售金额进行分类汇总（3）选中“商品名称”列

6、中的任意一单元格，单击“数据”“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，如图所示。（4）在“分类字段”下拉列表中选择“商品名称”，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”，在“选定汇总项”列表中选中“销售数量”和“销售金额”复选框。（5）根据需要，选择相应复选框指定汇总结果的显示位置。（6）单击“确定”按钮，完成分类汇总，结果如图所示。（7）单击页面左侧的“减号”按钮，可以将数据清单中的明细数据隐藏起来，效果如图所示。单击“加号”按钮，可以显示数据清单中隐藏的明细数据。3.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）对表格数据汇总，可以解决哪些问题？请详细列举。（2）为什么汇总需要先排序？由此可以得

7、出什么结论？（3）怎样清除数据表中的分类汇总，将数据表恢复到原来样式？任务小结任务小结 利用Excel 2003的分类汇总功能可以对数据进行简单分析，并统计得出概括性数据，便于用户对数据进行规律性的总结。要想对工作表中的某类数据进行分类汇总，需要先对该数据排序。汇总不但可以针对单项，还可以针对多项。如果用户不需要分类汇总，也可将数据恢复到原来样式。利用“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮，可以删除分类汇总。任务任务3 筛选数据筛选数据任务描述任务描述 某公司对参加竞选人员进行笔试与面试答辩，想从中选出比较优秀的人员进入公司中层，领导让王秘书用计算机来完成选优操作。小王决定用Excel 200

8、3的筛选功能让系统自动查找满足条件的人选。任务分析任务分析 利用Excel 2003自动筛选和高级筛选功能，可以实现有目的的内容查找并显示。不同筛选方法的操作有一定差异，因此学习筛选数据的任务被分解成以下过程：自动筛选；自定义筛选；高级筛选。任务操作任务操作1.自动筛选自动筛选（1）打开“某公司招聘人员成绩表”工作簿，如图所示。（2）选中“某公司招聘人员成绩表”工作表中的任一单元格，单击“数据”“筛选”“自动筛选”命令。（3）工作表中数据的第一行处于可筛选状态，此时，每一列字段名的右边都出现了一个下拉按钮，如图所示。（4）单击“性别”字段名的下拉按钮，打开下拉列表，在下拉列表中选择“女”，筛选

9、结果如图所示。此时，“性别”字段名的下拉箭头颜色变为蓝色。（5）如果要撤销筛选，单击“性别”字段名后面的下拉按钮，打开下拉列表，选择“全部”即可。在数据清单中如果要取消对所有列进行的筛选，可单击“数据”“筛选”“全部显示”命令。如果要撤销数据清单中的筛选箭头，单击“数据”“筛选”“自动筛选”命令。2.自定义筛选自定义筛选（1）单击“总成绩”字段名后面的下拉按钮，打开下拉列表，选择“自定义”，打开“自定义自动筛选方式”对话框，如图所示。（2）在“总成绩”选项的第一行列表框的下拉列表中，选择“大于或等于”、“176”选项，单击“确定”按钮，筛选结果如图所示。3.高级筛选高级筛选（1）在“某公司招聘

10、人员成绩表”工作表的E14:F15单元格区域，输入高级筛选条件：总成绩170，面试成绩95，如图所示。（2）单击“数据”“筛选”“高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框，如图所示。（3）在“方式”选项，选中“将筛选结果复制到其他位置”单选钮。（4）在“列表区域”文本框中输入数据筛选的数据区域，或单击“折叠对话框”按钮，用鼠标选择数据区域，这里选择“Sheet1!$A$1:$F$12”。（5）在“条件区域”文本框中输入或选择筛选条件的区域，这里选择“Sheet1!$E$14:$F$15”。（6）在“复制到”文本框中输入或选择筛选结果的放置位置，可以随意选择区域，这里选择“Sheet1!$A$16

11、:$E$19”。（7）根据需要，选择或不选择“选择不重复的记录”复选框。（8）单击“确定”按钮，筛选结果如图所示。4.4.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）在自定义筛选方式中，如何使用“？”和“*”？怎样才能使数据清单中不出现重复的记录？（2）怎样才能取消对所有列进行的筛选操作？任务小结任务小结 对于一个复杂的数据清单，可以通过筛选操作快速找到自己所需的数据。筛选是只显示满足条件的数据记录，将其他一些暂时不用的数据记录隐藏起来。Excel 2003有自动筛选、自定义筛选和高级筛选功能。灵活选择筛选的形式，可以达到预期的目的。注意：筛选与排序有本质区别。任务任务4 制作数据透视表和数据透

12、视图制作数据透视表和数据透视图任务描述任务描述 小张是一家公司销售部门的员工，每天他都要面对很多销售信息，若仅使用Excel 2003的排序、自动筛选、分类汇总等功能，已不能很好帮助他完成工作。他需要找出更好的方法，帮助他统计和分析大量的数据信息。任务分析任务分析 Excel 2003的数据透视表和数据透视图功能，能够帮助小张解决工作中遇到的困难。数据透视表和数据透视图有关联，也有区别，因此任务操作可以分解为以下过程：制作数据透视表；制作数据透视图。任务操作任务操作1.制作数据透视表制作数据透视表（1）建立如图所示的“销售订单月表”工作表。（2）单击“数据”“数据透视表和数据透视图”命令，打开

13、“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”对话框，如图所示。（3）在“请指定待分析数据的数据源类型”选项中，选择“Microsoft Office Excel 数据列表或数据库”单选钮；在“所需创建的报表类型”选项中，选择“数据透视表”单选钮。（4）单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之2”对话框，如图所示。（5）单击“选定区域”文本框右端的“折叠对话框”按钮，选择数据区域，单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框，如图所示。（6）在“数据透视表显示位置”选项中，选中“新建工作表”单选钮，单击“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导

14、布局”对话框，如图所示。（7）将对话框右侧的“部门”按钮拖拽至“页”区域释放；将“销售人员”和“订单号”按钮拖拽至“行”区域释放；将“销售数量”和“销售金额”按钮拖拽至“数据”区域释放，结果如图所示。（8）单击“确定”按钮，即可完成数据透视表布局的设置操作，并返回“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框。（9）单击“完成”按钮，生成数据透视表，结果如图所示。（10）用户可以根据需要，在“部门”、“销售人”、“订单号”、“数据”项的下拉列表中选择所要显示的数据。如只显示“销售1部”的销售情况，可在“部门”列表中选择“销售1部”，显示结果如图所示。2.制作数据透视图制作数据透视图（1）单击

15、“数据透视表”工作表中的任意单元格。（2）单击“数据透视表”工具栏中的“图表向导”按钮，系统将自动在“数据透视表”所在的工作表之前插入一个被命名为“Chart1”的工作表，并在该工作表中自动生成如图5-26所示的数据透视图（3）将数据透视图所在的工作表重命名为“数据透视图”，保存工作簿。3.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）利用数据透视表和数据透视图可以解决表格数据分析的哪些问题？（2）数据透视表和数据透视图会随着表格数据更新而更新吗？为什么？任务小结任务小结 数据透视图表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作图表，是放置在数据工作表以外的工作表。用户可以直接使用向导生成数据

16、透视表或数据透视图，也可以在生成数据透视表后，利用图表向导快速生成数据透视图。任务拓展任务拓展 数据分析数据分析任务描述任务描述 过去，小刘进行繁琐复杂的数据分析，都是采用手工方法，自从学会了使用Excel 2003自带的数据分析功能后，他开始利用Excel 2003中的数据分析功能完成过去手工完成的任务了。任务分析任务分析 利用Excel 2003的数据抽样功能，可以实现对数据的随机抽取和统计，制作直方图可以直观显示频数分布和累积频数表，因此数据分析任务被分解为以下过程：数据抽样；制作直方图。任务操作任务操作1.数据抽样数据抽样（1）打开原始数据表格“某合资企业招聘人员面试成绩”，如图所示。

17、（2）单击“工具”“数据分析”命令，打开“数据分析”对话框，如图所示。（3）选择“抽样”选项，单击“确定”按钮，打开“抽样”对话框，如图所示。（4）在“抽样”对话框“输入”选项的“输入区域”文本框中，输入或选择输入的区域，这里选择$A$3:$A$60；在“抽样方法”选项中，选择“随机”单选钮，在“样本数”文本框中输入20；在“输出选项”选项中，选择“输出区域”单选钮，并输入或选择输出的区域，这里选择$B$3。（5）单击“确定”按钮，显示计算机自行随机抽样的结果，如图4所示。（6）选中“抽样结果”列，单击“数据”“筛选”“高级筛选”，打开“高级筛选”对话框，如图所示。（7）在“高级筛选”对话框的

18、“方式”选项中，选择“在原有区域显示筛选结果”单选钮，在“列表区域”文本框中选择或输入$B$2:$B$22，选中“选择不重复的记录”复选框，单击“确定”按钮，去掉重复抽样的记录，结果如图所示。2.制作直方图制作直方图（1）打开原始数据表格“某合资企业招聘人员面试成绩”。（2）在右侧输入数据接受序列，本例采用10分为一个分数统计单元，如图所示。（3）单击“工具”“数据分析”命令，打开“数据分析”对话框，选择“直方图”，单击“确定”按钮，打开“直方图”对话框，如图所示。（4）在“输入”选项的“输入区域”文本框中选择原始数据区域，这里选择$B$2:$B$62，在“接受区域”文本框中选择数据接受序列，

19、这里选择$D$2:$D$13；在“输出选项”选项中，选择“输出区域”单选钮，并在其后的文本框中输入或选择新对象插入的位置，这里选择$C$14，选中“累积百分率”、“图表输出”复选框。（5）单击“确定”按钮，即可生成相应的直方图，结果如图所示。（6）根据需要对生成的直方图进行适当的调整，调整后的直方图如图所示。3.思考并回答以下问题思考并回答以下问题（1）利用Excel 2003的数据分析功能可以解决哪些问题？（2）Excel 2003都有哪些数据分析功能？任务小结任务小结 Excel 2003提供有多种数据分析工具，各种工具有不同的作用。利用数据抽样工具可以实现数据的随机抽取和统计，制作直方图

20、可以显示频数分布和累积频数。数据分析工具附加在Excel 2003的扩展功能中，如果打开Excel 2003未找到“数据分析”命令，说明尚未安装数据分析工具。单击“工具”“加载宏”命令，打开“加载宏”对话框，在“加载宏”对话框中选择“分析工具库”复选框，根据屏幕提示进行加载。加载成功后，就可以在“工具”菜单项中看到“数据分析”命令。本章小结本章小结 掌握本章的学习内容，需要完成4个任务。学会对数据清单进行筛选，可以有目的显示需要的对象。能够对数据按降序或升序排序，则可以将最大或最小数据排在最前面，方便查找极限值。分类汇总可以将某类数据集中在一起，以方便对比分析，数据透视表和数据透视图也具有汇总功能，也是方便数据分析的有用工具。若用户能够在了解4个任务操作的基础上，独立完成数据的筛选、排序、分类汇总和制作数据透视表、数据透视图任务，说明已达到了学习本章的目的。使用Excel 2003自带的数据分析工具，可以完成很多专业软件才能完成的数据统计、分析任务，因此，相关操作也是某些专业人员必须掌握的内容。